記賬實(shí)操- 材料采購(gòu)及其付款管理作業(yè)辦法

會(huì)計(jì)實(shí)操文庫(kù)1/15記賬實(shí)操-材料采購(gòu)及其付款管理作業(yè)辦法一、總則1.為了加強(qiáng)對(duì)單位采購(gòu)、工程及其付款的內(nèi)部控制，規(guī)范采購(gòu)、工程及其付款行為，理順采購(gòu)、工程及其他付款程序，防范采購(gòu)、工程及其付款過程中的差錯(cuò)和舞弊，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》和《內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范—基本規(guī)范（試行）》等法律法規(guī)，制定本制度。2.本制度適用于本公司的所有部門，所有人員。二、崗位分工采購(gòu)、工程及其他付款的操作及核算部門1、工程物資采購(gòu)的執(zhí)行部門為采購(gòu)員，其他任何部門不得直接參與采購(gòu)工作，除特殊情況下，其他部門經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)可與采購(gòu)員一同參與生產(chǎn)物資的采購(gòu)。2、采購(gòu)員：工程材料管理、工程材料采購(gòu)及工程用固定資產(chǎn)采購(gòu)的執(zhí)行部門。3、項(xiàng)目部：施工管理的執(zhí)行部門。4、成本部：材料量的確認(rèn)部門，超欠領(lǐng)用材料的確定部門。5、辦公室：非生產(chǎn)用固定資產(chǎn)和辦公用品采購(gòu)的執(zhí)行部門。6、財(cái)務(wù)部：為付款部門，出納會(huì)計(jì)為具體付款的執(zhí)行人，財(cái)務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)與財(cái)務(wù)相關(guān)的總體事宜。7、設(shè)計(jì)部：負(fù)責(zé)采購(gòu)和工程管理過程中的質(zhì)量監(jiān)督。8、未經(jīng)授權(quán)的機(jī)構(gòu)或人員不得辦理采購(gòu)、工程及其他付款業(yè)務(wù)。9、采購(gòu)、工程及其他付款的基本業(yè)務(wù)流程10、本制度中涉及的采購(gòu)、工程及其他付款業(yè)務(wù)流程中的審批人應(yīng)當(dāng)根據(jù)規(guī)定，在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批，不得超越審批權(quán)限。經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)在職責(zé)范圍內(nèi)，按照審批人的批準(zhǔn)意見辦理采購(gòu)、工程及其他付款業(yè)務(wù)。對(duì)于審批人超越授權(quán)范圍審批的采購(gòu)、工程及其他付款業(yè)務(wù)，經(jīng)辦人員有權(quán)拒絕辦理，并及時(shí)向?qū)徟说纳霞?jí)授權(quán)部門報(bào)告。11、根據(jù)具體情況對(duì)辦理采購(gòu)、工程及其他付款業(yè)務(wù)的人員在具備條件的情況下，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行定期或不定期的崗位輪換。三、請(qǐng)購(gòu)與審批控制工程用物資采購(gòu)的請(qǐng)購(gòu)及審批1、采購(gòu)員根據(jù)“材料采購(gòu)計(jì)劃”（采購(gòu)計(jì)劃由采購(gòu)員根據(jù)成本部提供的材料量、項(xiàng)目部提供的工程進(jìn)度計(jì)劃進(jìn)行編制）或“材料采購(gòu)清單”編制“請(qǐng)購(gòu)單”?！安牧喜少?gòu)計(jì)劃”或“材料采購(gòu)清單”的編制應(yīng)符合《工程管理制度》的規(guī)定。大宗的建筑材料等有計(jì)劃的材料采購(gòu)應(yīng)根據(jù)“材料采購(gòu)計(jì)劃”進(jìn)行，零星工程材料或臨時(shí)用材料應(yīng)由申請(qǐng)人向采購(gòu)員提供“采購(gòu)材料清單”。采購(gòu)員要根據(jù)“采購(gòu)材料計(jì)劃”，根據(jù)工程實(shí)際進(jìn)度分析確定采購(gòu)時(shí)點(diǎn)及采購(gòu)的合理性，在保證材料有合理安全庫(kù)存的前提下，編制“請(qǐng)購(gòu)單”。臨時(shí)性、特殊性的零星工程材料的采購(gòu)，由使用部門經(jīng)理提出“材料采購(gòu)清單”，由采購(gòu)員門填制“請(qǐng)購(gòu)單”。使用者在提出申請(qǐng)時(shí)對(duì)需要采購(gòu)的物品做出詳細(xì)描述，解釋其目的和用途?！罢?qǐng)購(gòu)單”報(bào)送總經(jīng)理審批后，采購(gòu)員門根據(jù)審批后的“請(qǐng)購(gòu)單”辦理采購(gòu)手續(xù)。采購(gòu)員在編制“請(qǐng)購(gòu)單”時(shí)，需考慮以下幾點(diǎn)：第一，采購(gòu)對(duì)象的現(xiàn)有庫(kù)存量；第二，未來一段時(shí)間內(nèi)的消耗量；第三，采購(gòu)對(duì)象未來的價(jià)格走向；第四，存貨的短缺成本；第五，單位現(xiàn)金流轉(zhuǎn)狀況；第六，用相關(guān)成本最低的原則，確定的最佳采購(gòu)批量。設(shè)計(jì)部必須同時(shí)向采購(gòu)員提供每種產(chǎn)品的結(jié)構(gòu)用量、材質(zhì)等質(zhì)量技術(shù)要求，并在“請(qǐng)購(gòu)單”填寫質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或型號(hào)規(guī)模并簽署意見?！罢?qǐng)購(gòu)單”一式二聯(lián)，第一聯(lián)采購(gòu)員留存；第二聯(lián)交設(shè)計(jì)部。“請(qǐng)購(gòu)單”審批后三日內(nèi)，由采購(gòu)員送達(dá)其他部門，收取“請(qǐng)購(gòu)單”的部門應(yīng)在存根聯(lián)簽字表示簽收。非生產(chǎn)性物料及非生產(chǎn)用固定資產(chǎn)、生產(chǎn)用固定資產(chǎn)的請(qǐng)購(gòu)及審批1、非生產(chǎn)性物料及非生產(chǎn)用固定資產(chǎn)的購(gòu)置，由需用部門經(jīng)理提出申請(qǐng)，報(bào)送辦公室，由辦公室指定人員統(tǒng)一做出采購(gòu)計(jì)劃，填制“請(qǐng)購(gòu)單”，報(bào)總經(jīng)理審批。2、生產(chǎn)用固定資產(chǎn)的購(gòu)置：需用部門的部門經(jīng)理提出申請(qǐng)，由采購(gòu)員指定人員統(tǒng)一做出采購(gòu)計(jì)劃，填制“請(qǐng)購(gòu)單”，報(bào)總經(jīng)理審批。設(shè)計(jì)部同時(shí)向采購(gòu)員提供所需固定資產(chǎn)的質(zhì)量技術(shù)要求，并在“請(qǐng)購(gòu)單”填寫質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或型號(hào)規(guī)模并簽署意見。3、“請(qǐng)購(gòu)單”為一式二份，第一聯(lián)辦公室（非生產(chǎn)性物料及非生產(chǎn)用固定資產(chǎn)）組織招標(biāo)活動(dòng)并進(jìn)行采購(gòu)并留存，或采購(gòu)員（采購(gòu)生產(chǎn)用固定資產(chǎn)）組織招標(biāo)活動(dòng)并留存；第二聯(lián)交分管副總（非生產(chǎn)性物料及非生產(chǎn)用固定資產(chǎn)）或設(shè)計(jì)部（生產(chǎn)用固定資產(chǎn)）?！罢?qǐng)購(gòu)單”審批后三日內(nèi)，由辦公室送達(dá)其他部門，收取“請(qǐng)購(gòu)單”的部門應(yīng)在存根聯(lián)簽字表示簽收。在請(qǐng)購(gòu)這一環(huán)節(jié)，應(yīng)注意以下幾個(gè)方面：1、凡是不需要、不急用的商品，一律不得采購(gòu)或提前采購(gòu)，防止不必要的資金占用和增加倉(cāng)儲(chǔ)負(fù)擔(dān)。2、審批人根據(jù)規(guī)定的職責(zé)、權(quán)限和程序?qū)Σ少?gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審批。對(duì)不符合規(guī)定的采購(gòu)申請(qǐng)，審批人應(yīng)當(dāng)要求請(qǐng)購(gòu)人員調(diào)整采購(gòu)內(nèi)容或拒絕批準(zhǔn)。3、超過限定金額的大宗采購(gòu)必須由單位管理層集體決策審批，再簽發(fā)“請(qǐng)購(gòu)單”。4、工程用物資材料采購(gòu)、非生產(chǎn)性物料及非生產(chǎn)用固定資產(chǎn)、生產(chǎn)用固定資產(chǎn)采購(gòu)?fù)ㄟ^招標(biāo)的的限定金額為5萬元以上；單位管理層集體決策即由董事會(huì)負(fù)責(zé)，董事長(zhǎng)簽字，對(duì)所請(qǐng)購(gòu)的物資經(jīng)討論后做出決議。5、在進(jìn)行招標(biāo)或購(gòu)買過程中發(fā)現(xiàn)請(qǐng)購(gòu)的物資在金額、品種、名稱等與“請(qǐng)購(gòu)單”內(nèi)容有重大差異的，應(yīng)重新填寫“請(qǐng)購(gòu)單”或進(jìn)行“請(qǐng)購(gòu)單”的變更，并重新審批。四、材料采購(gòu)、固定資產(chǎn)詢價(jià)、招投標(biāo)及合同的訂立與審核1、辦公室（非生產(chǎn)性物料及非生產(chǎn)用固定資產(chǎn)）或者采購(gòu)員（工程材料采購(gòu)或生產(chǎn)用固定資產(chǎn)）根據(jù)審批后的“請(qǐng)購(gòu)單”，進(jìn)行采購(gòu)活動(dòng)，訂立采購(gòu)合同，成本控制部負(fù)責(zé)合同訂立。2、采購(gòu)價(jià)格的確定：確定采購(gòu)價(jià)格必須經(jīng)過詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)和定價(jià)等程序，定價(jià)分別可以通過議定、公開市場(chǎng)確定、招標(biāo)定價(jià)等方法實(shí)現(xiàn)。3、招標(biāo)過程的規(guī)定：對(duì)于需要進(jìn)行招標(biāo)的（見招投標(biāo)管理制度），由辦公室（非生產(chǎn)性物料及非生產(chǎn)用固定資產(chǎn)）或成本控制部（工程材料采購(gòu)或生產(chǎn)用固定資產(chǎn)）組織招標(biāo)，對(duì)外發(fā)布招標(biāo)信息，出具招標(biāo)書；對(duì)于不需要進(jìn)行招標(biāo)的采購(gòu)由辦公室或采購(gòu)員的指定人員根據(jù)“請(qǐng)購(gòu)單”的要求，對(duì)三家以上供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)?？梢酝ㄟ^函寄詢價(jià)單或親自到相關(guān)供應(yīng)商或在相關(guān)產(chǎn)品市場(chǎng)上了解相關(guān)產(chǎn)品報(bào)價(jià)的方式詢問。4、單位小額零星物品或勞務(wù)采購(gòu)可以采用口頭申請(qǐng)、直接購(gòu)買、事后審批的方式；5、評(píng)標(biāo)小組進(jìn)行議標(biāo)（評(píng)標(biāo)小組的組建按《招投標(biāo)管理制度》執(zhí)行），出具“中標(biāo)確認(rèn)書”，參加評(píng)標(biāo)的人共同簽署意見后，報(bào)送總經(jīng)理（或董事會(huì)）決定后，由辦公室（非生產(chǎn)性物料及非生產(chǎn)用固定資產(chǎn)）或者采購(gòu)員（工程材料采購(gòu)或生產(chǎn)用固定資產(chǎn)）根據(jù)規(guī)定程序全部簽字授權(quán)后的“中標(biāo)確認(rèn)書”進(jìn)行采購(gòu)，與供應(yīng)商簽訂合同。招標(biāo)過程按《招投標(biāo)管理制度》執(zhí)行。6、“中標(biāo)確認(rèn)書”一式三份，辦公室（非生產(chǎn)性物料及非生產(chǎn)用固定資產(chǎn)）或者成本控制部（工程材料采購(gòu)或生產(chǎn)用固定資產(chǎn)）留存一份，送交財(cái)務(wù)部門一份，分管副總（非生產(chǎn)性物料及非生產(chǎn)用固定資產(chǎn)）一份或采購(gòu)員（工程材料采購(gòu)或生產(chǎn)用固定資產(chǎn)）一份?！爸袠?biāo)確認(rèn)書”審批后三日內(nèi)，由辦公室（非生產(chǎn)性物料及非生產(chǎn)用固定資產(chǎn)）或者成本控制部（工程材料采購(gòu)或生產(chǎn)用固定資產(chǎn)）送達(dá)其他部門，收取“中標(biāo)確認(rèn)書”的部門應(yīng)在內(nèi)部文件聯(lián)絡(luò)單上簽字表示簽收。內(nèi)部文件聯(lián)絡(luò)單由成本控制部與“中標(biāo)確認(rèn)書”一同存檔。7、合同樣本的規(guī)定在合同樣本出具之前，所有的新合同的簽訂應(yīng)由成本控制部牽頭，相關(guān)各部門人員應(yīng)積極配合，并填制內(nèi)部文件聯(lián)絡(luò)單后，才能進(jìn)行合同的簽訂。（合同的簽訂參照《合同規(guī)章制度》執(zhí)行）8、所有合同一式四份，原件由合同簽訂部門留存一份，客戶一份，財(cái)務(wù)一份、存檔一份。交付時(shí)，收取合同的部門應(yīng)在內(nèi)部文件聯(lián)絡(luò)單中簽字表示簽收。五、驗(yàn)收控制與采購(gòu)入庫(kù)工程材料的驗(yàn)收控制與采購(gòu)入庫(kù)、出庫(kù)1、工程材料到貨后，保管員開具“入庫(kù)單”。保管人員對(duì)數(shù)量、質(zhì)量有問題的貨物有權(quán)拒絕收貨及簽字。2、采購(gòu)的物資質(zhì)檢合格后才能使用。3、“入庫(kù)單”一式六聯(lián)。第一聯(lián)為存根聯(lián)，由保管員記完賬后裝訂成冊(cè)交檔案室留存；第二聯(lián)交付財(cái)務(wù)部用于暫估入庫(kù)；第三聯(lián)交財(cái)務(wù)部做正式入賬單據(jù)；第四聯(lián)交項(xiàng)目部用于制作質(zhì)檢報(bào)告；第五聯(lián)由交采購(gòu)員用于核對(duì)采購(gòu)入庫(kù)情況并與供應(yīng)商對(duì)賬；第六聯(lián)由保管員交供應(yīng)商做為開具發(fā)票的依據(jù)；4、公司要盡量做到零庫(kù)存。“入庫(kù)單”由保管送達(dá)各部門，收取“入庫(kù)單”的部門應(yīng)在存根聯(lián)簽字表示簽收。5、“領(lǐng)料單”由采購(gòu)員門開具。一式四聯(lián)，第一聯(lián)采購(gòu)員留存用于與領(lǐng)料部門進(jìn)行核對(duì)，第二聯(lián)交財(cái)務(wù)部，第三聯(lián)交保管登記保管賬，第四聯(lián)交領(lǐng)用單位。6、工程材料盡量直接送到建筑單位庫(kù)里，應(yīng)由保管人員、采購(gòu)員、項(xiàng)目部人員及監(jiān)理隨行到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行交接驗(yàn)收；保管員填制“入庫(kù)單”，采購(gòu)員門同時(shí)填制“領(lǐng)料單”。領(lǐng)料單經(jīng)建筑商進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收并簽字后，加蓋建筑方公章或在本公司備案的收料專章。建筑方公章及收料專章應(yīng)在本公司采購(gòu)員、財(cái)務(wù)部進(jìn)行備案；項(xiàng)目部人員、監(jiān)理、接收方相關(guān)人員現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行驗(yàn)收。7、所有工程材料必須由采購(gòu)員會(huì)同領(lǐng)用單位核對(duì)會(huì)簽后轉(zhuǎn)交成本部；成本部以此作為結(jié)算依據(jù)。8、固定資產(chǎn)、非生產(chǎn)性材料的驗(yàn)收控制與采購(gòu)入庫(kù)9、固定資產(chǎn)、非生產(chǎn)性材料到貨后，生產(chǎn)用固定資產(chǎn)由設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)檢查貨物的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量和其他相關(guān)內(nèi)容與合同進(jìn)行核實(shí)是否達(dá)到要求，非生產(chǎn)用固定資產(chǎn)及非生產(chǎn)性材料由分管副總檢驗(yàn)是否合格。10、固定資產(chǎn)由使用部門開具“固定資產(chǎn)增加單”，經(jīng)檢驗(yàn)合格后，檢驗(yàn)人在“固定資產(chǎn)增加單”簽署意見。固定資產(chǎn)增加單一式兩份，由固定資產(chǎn)使用部門留存一份，另外一份送交財(cái)務(wù)部門。固定資產(chǎn)可正式啟用。財(cái)務(wù)部門根據(jù)“固定資產(chǎn)增加單”和供貨商提供的發(fā)票、采購(gòu)合同付款。質(zhì)檢程序及相關(guān)規(guī)定1、采購(gòu)物資或生產(chǎn)用固定資產(chǎn)到貨后，項(xiàng)目部負(fù)責(zé)檢查貨物的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量和其他相關(guān)內(nèi)容，具體操作按《質(zhì)量要求》進(jìn)行，最終出具“質(zhì)檢報(bào)告”，質(zhì)檢報(bào)告除按《質(zhì)量要求》填寫外，還要填寫采購(gòu)物資的“入庫(kù)單”編號(hào)及“固定資產(chǎn)增加單”的編號(hào)以及合同號(hào)。2、非生產(chǎn)用固定資產(chǎn)的質(zhì)檢由分管經(jīng)理負(fù)責(zé)，質(zhì)檢合格信息直接在“固定資產(chǎn)增加單”上填寫并簽字。3、“質(zhì)檢報(bào)告”一式三份，第一份由項(xiàng)目部保管存檔；第二份交由采購(gòu)員用以與供應(yīng)商對(duì)賬；第三份交由財(cái)務(wù)部用于結(jié)算采購(gòu)款項(xiàng)。4、“質(zhì)檢報(bào)告”應(yīng)于簽發(fā)后三日內(nèi)，由項(xiàng)目部送達(dá)各部門，收取“質(zhì)檢報(bào)告”的部門應(yīng)在內(nèi)部文件聯(lián)絡(luò)單上簽字表示簽收。內(nèi)部文件聯(lián)絡(luò)單由項(xiàng)目部存檔。六、付款審批與付款執(zhí)行工程物資采購(gòu)付款及固定資產(chǎn)采購(gòu)付款的程序：供應(yīng)商將供貨發(fā)票交付采購(gòu)員（如非固定資產(chǎn)付款，應(yīng)交付辦公室），由采購(gòu)員審查后填制“付款申請(qǐng)單”，并依次由以下人員在發(fā)票上和“付款申請(qǐng)單”中簽署意見。1、經(jīng)辦人簽字：經(jīng)辦人為采購(gòu)人員，簽字后表明該采購(gòu)過程由簽字人員負(fù)責(zé)。2、采購(gòu)員經(jīng)理簽字：經(jīng)辦人簽字后的發(fā)票應(yīng)由確定采購(gòu)業(yè)務(wù)的采購(gòu)員經(jīng)理復(fù)簽，審簽時(shí)，主要應(yīng)檢查是否按計(jì)劃采購(gòu)、采購(gòu)的價(jià)格是否合理、所附入庫(kù)單是否有相關(guān)人員簽字(即制單人、質(zhì)檢人員、采購(gòu)員、庫(kù)管員)、供貨方是否為合格供應(yīng)方。如有問題，可直接追究經(jīng)辦人責(zé)任。3、財(cái)務(wù)部經(jīng)