文秘資料員高級(jí)工考試重點(diǎn)及文書與檔案管理復(fù)習(xí)題

山西省事業(yè)單位文秘資料員培訓(xùn)第一章文秘工作的職業(yè)特點(diǎn)輔助性、從屬性、服務(wù)性、綜合性、靈活性文秘工作人員的能力口頭表達(dá)能力2）書面表達(dá)能力3）辦事能力4）應(yīng)變能力5）心理調(diào)適能力6）洞察能力、文秘工作人員的道德要求忠于職守、敬業(yè)愛崗2）嚴(yán)守機(jī)密、求真務(wù)實(shí)3）恪守信用、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致4）甘當(dāng)助手、任勞任怨5）富有主動(dòng)性和創(chuàng)新意識(shí)第二章值班工作的任務(wù)、工作制度任務(wù)：1）承接上級(jí)指示2）負(fù)責(zé)電話應(yīng)對(duì)3）接待來訪人員4）掌握領(lǐng)導(dǎo)的行蹤5）承辦臨時(shí)事項(xiàng)6）確保機(jī)關(guān)安全7）編寫值班材料制度：1）崗位責(zé)任制度2）請(qǐng)示報(bào)告制度3）交接班制度4）保密制度5）安全防范制度印章刻制、頒發(fā)、使用、保管要求印章刻制要求：1）印章刻制的權(quán)限2）印章刻制的規(guī)格3）印章刻制的手續(xù)印章的頒發(fā)要求：印章刻制后，必須由上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)向其所轄下級(jí)機(jī)構(gòu)頒發(fā)。頒發(fā)正式印章必須正式發(fā)出通知，并通知下級(jí)機(jī)構(gòu)派可靠人員來領(lǐng)取。領(lǐng)取印章要有二人同行，持介紹信或領(lǐng)導(dǎo)的手跡。在確認(rèn)領(lǐng)取人身份后，要嚴(yán)格履行登記、交接、簽收手續(xù)，密封包裝，保證歸途安全。領(lǐng)取人接回印章后，要向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并交給專人查明接收，還應(yīng)向頒發(fā)印章的上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)告印章安全收到。印章的使用要求：一般應(yīng)經(jīng)本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理簽批手續(xù)，文秘人員不要擅自作主。文件用印，以文件領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)簽字為準(zhǔn)；常規(guī)用印，有文秘部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)即可；對(duì)一般事務(wù)性的介紹信用印，文秘人員可依照慣例承辦，不必事事請(qǐng)示。印章的保管要求：第一，印章必須有專人保管，不可隨意交給他人代管；第二，印章使用應(yīng)在辦公室內(nèi)進(jìn)行，不可帶出辦公室；第三，用印時(shí)，文秘人員應(yīng)親自蓋章，不可由他人代勞；第四，印章要定期清洗，保持清潔；第五，印章必須嚴(yán)加保管，嚴(yán)防丟失或被盜。領(lǐng)導(dǎo)日程安排的落實(shí)和OA管理領(lǐng)導(dǎo)日程安排是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)日?；顒?dòng)的時(shí)間和程序進(jìn)行統(tǒng)籌計(jì)劃和組織的過程。1）統(tǒng)籌兼顧；2）區(qū)分輕重緩急3）圍繞中心、突出重點(diǎn)；4）力戒排場，求真務(wù)實(shí)。OA管理：就是用電子計(jì)算機(jī)來編制、管理領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)日程，實(shí)現(xiàn)日程管理自動(dòng)化。領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)的辦理要求原則：1）積極主動(dòng)，千方百計(jì)；2）既要符合政策，又要靈活變通；3）件件有著落，事事有回音。注意的問題：1）態(tài)度和藹，協(xié)商解決，不要打著領(lǐng)導(dǎo)的旗號(hào)發(fā)號(hào)施令；2）堅(jiān)持原則，按章辦事，不要違法亂紀(jì)，更不能為達(dá)到目的而不擇手段；3）一視同仁，不分親疏，不要看人辦事，有失公平。機(jī)要文件打印要求打字。經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的紀(jì)要文件送到微機(jī)室，必須進(jìn)行登記，指定專人打字和校核。打好后，需要存查的則輸入電腦儲(chǔ)存，不需要存查的則刪除。然后將打好的文件送交文印室。一般說，機(jī)要文件的打字人員應(yīng)與一般打字人員分開，防止泄密，要求打字人員的政治素質(zhì)更高些。付印。文印室接受機(jī)要文件也要登記，并注明復(fù)印時(shí)間和份數(shù)，規(guī)定專人承印，與一般文件、資料分開，對(duì)印后的蠟紙和廢印文件都要當(dāng)場銷毀，防止散失，泄露機(jī)密。對(duì)印數(shù)很多的機(jī)要文件，則送專門的或指定的印刷廠承印，并在保密間由專人排印。送印人、承印人、印刷時(shí)間和份數(shù)，都要登記于簽名蓋章，以示負(fù)責(zé)。機(jī)要部門應(yīng)派機(jī)要人員到車間監(jiān)印，保證不失密泄密。機(jī)關(guān)保衛(wèi)工作的范圍、重點(diǎn)范圍、重點(diǎn)：1）文件資料和機(jī)要室；2）機(jī)關(guān)的檔案室、館、庫；3）章印保管室；4）會(huì)計(jì)室；5）辦公設(shè)備；6）物庫、油庫、車庫；7）武器彈藥；8）水、電、煤氣、消防、通訊（包括內(nèi)部電話總機(jī)）等系統(tǒng)；9）高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的辦公室、會(huì)議室和接待室；10）某些重要或秘密會(huì)議的會(huì)場；11）機(jī)關(guān)住宅區(qū)；12）機(jī)關(guān)附屬的賓館、招待所。危機(jī)事件的處理程序和方法危急事件既危險(xiǎn)又緊急，所以，處理危急事件不能猶豫、拖延必須果斷而迅速。其基本程序和方法如下：一是現(xiàn)場保護(hù)和報(bào)告，具體方法：1）立即將所發(fā)生重大事件的情況，報(bào)告上級(jí)歸口管理部門和所在地人民政府，并報(bào)告所在地的省、自治區(qū)、直轄市人民政府和國務(wù)院歸口管理部門；2）在24小時(shí)內(nèi)寫出事件報(bào)告，報(bào)上級(jí)主管部門；3）涉及軍民兩方面的重大事件，事發(fā)單位必須立即同時(shí)將所發(fā)生重大事件的情況報(bào)告當(dāng)?shù)鼐瘋渌玖畈炕蜃罡哕娛聶C(jī)關(guān)；4）重大危急事件報(bào)告應(yīng)當(dāng)包括事件發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、單位、簡要經(jīng)過、傷亡人數(shù)、直接經(jīng)濟(jì)損失的初步估計(jì)、發(fā)生原因的初步判斷、發(fā)生后采取的措施及時(shí)間控制情況、報(bào)告單位等；5）當(dāng)?shù)厝嗣裾拥街卮笪C(jī)事件報(bào)告后，應(yīng)當(dāng)立即通知公安部門、檢察機(jī)關(guān)等相關(guān)部門，立即派人趕赴事件現(xiàn)場，負(fù)責(zé)事件現(xiàn)場的保護(hù)和收集取證的工作；6）當(dāng)?shù)厝嗣裾?fù)責(zé)組織有關(guān)部門參加的重大事件現(xiàn)場勘察工作。因搶救人員、防止事態(tài)擴(kuò)大以及疏通交通等原因，需要移動(dòng)現(xiàn)場物件的，應(yīng)當(dāng)做出標(biāo)志，繪制現(xiàn)場簡圖并寫出書面記錄，妥善保存現(xiàn)場重要痕跡、物證；7）當(dāng)?shù)卣筛鶕?jù)實(shí)際需要，將重大事件的有關(guān)情況通報(bào)當(dāng)?shù)伛v軍，請(qǐng)駐軍參加事件的搶救或給與必要的支援。二是調(diào)查和判斷；方法有：1）全面調(diào)查與系統(tǒng)判斷；2）集中深入調(diào)查與綜合判斷。三是預(yù)測和監(jiān)控，具體工作：1）事件預(yù)測2）事件演習(xí)3）事件監(jiān)控。四是處理和重建，方法：1）查明情況2）報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)3）組織搶救4）掌握動(dòng)態(tài)5）寫出要事急報(bào)6）重建組織形象。8、信息獲取的范圍、渠道、方法范圍：信息獲取，是指文秘人員利用各種渠道和方法獲得領(lǐng)導(dǎo)工作所需要的信息。信息獲取的范圍主要包括以下幾個(gè)方面的信息：1）上級(jí)信息；2）內(nèi)部信息；3）社會(huì)信息；4）同業(yè)信息；5）歷史信息；6）國際信息信息獲取的渠道：文秘部門是領(lǐng)導(dǎo)獲取信息的主渠道。而文秘部門獲取信息，又必須通過一定的信息渠道，主要有：1）信息網(wǎng)絡(luò)渠道2）文書渠道3）書刊渠道4）調(diào)查渠道5）會(huì)議渠道6）信訪渠道7）科研渠道8）檔案渠道信息獲取的方法：文秘人員獲取信息的方法多種多樣，主要有：1）網(wǎng)絡(luò)查詢法2）文字閱讀法3）收看收聽法4）會(huì)議記錄法5）相互溝通法6）專題調(diào)查法7）隨時(shí)觀察法8）索取求購法9、信息加工的方法信息加工的方法：一是歸納法；二是濃縮法；三是縱深法；四是擴(kuò)充法；五是對(duì)比法；六是轉(zhuǎn)換法；七是圖表法；八是剪接法。10、信息簡報(bào)的編寫信息簡報(bào)的編寫：信息簡報(bào)是記載信息的文字材料。它具有“信息簡報(bào)是記載信息的文字材料。它具有“新、深、實(shí)、短”深、實(shí)、短”四個(gè)顯著特點(diǎn)。文秘人員編寫信息簡報(bào)應(yīng)當(dāng)符合以下要求：標(biāo)題醒目、主題集中、內(nèi)容新鮮、結(jié)構(gòu)簡單、篇幅簡短、語言簡潔。11、信息提供的對(duì)象、方式信息提供，是指對(duì)文秘機(jī)構(gòu)將加工之后的信息提供給使用對(duì)象，以實(shí)現(xiàn)信息的價(jià)值。文秘機(jī)構(gòu)信息提供對(duì)象具有多元性：首先是為本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)提供信息。其次是為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)提供信息。再次是為下級(jí)機(jī)關(guān)和基層單位提供信息。“三個(gè)提供”是既互相聯(lián)系又互相區(qū)別的辯證統(tǒng)一關(guān)系。首先，文秘部門要處理好為領(lǐng)導(dǎo)提供信息服務(wù)同為基層提供信息服務(wù)的關(guān)系。其次，文秘部門要處理好為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)提供信息服務(wù)同為本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提供信息服務(wù)的關(guān)系。信息提供的方式主要有以下幾種：簡報(bào)遞送、電報(bào)遞送、傳真遞送、網(wǎng)絡(luò)遞送、電話遞送、音像制品遞送。信息工作的主要制度1）信息專報(bào)制度2）信息報(bào)送數(shù)量定額制度3）緊急信息報(bào)送制度4）信息稿件送審制度5）信息采用通報(bào)制度6）信息專題分析制度7）信息業(yè)務(wù)培訓(xùn)制度8）信息工作獎(jiǎng)懲制度。信息存儲(chǔ)的方式文秘機(jī)構(gòu)信息存儲(chǔ)的方式主要有以下幾種：1）計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)2）信息簡報(bào)存儲(chǔ)3）多媒體存儲(chǔ)4）信息資料存儲(chǔ)5）縮微膠片存儲(chǔ)。14、調(diào)研工作的概念所謂調(diào)研工作，在此專指文秘人員為有效輔助領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)而開展的調(diào)查研究業(yè)務(wù)，它是調(diào)查研究在文秘活動(dòng)中的具體體現(xiàn)。調(diào)查研究作為一種科學(xué)的認(rèn)識(shí)方法和工作方法，具有多方面的功能和作用，也是文秘部門的一項(xiàng)經(jīng)常性工作任務(wù)和重要的工作方法。它是做好文秘工作的基礎(chǔ)，是輔助領(lǐng)導(dǎo)正確決策的重要手段，是改進(jìn)機(jī)關(guān)工作作風(fēng)，克服官僚主義、形式主義、文牘主義的有效方法，也是鍛煉和提高文秘人員工作能力的重要途徑。15、文秘人員調(diào)研的原則1）點(diǎn)上調(diào)研與面上調(diào)研相結(jié)合2）定性調(diào)研與定量調(diào)研相結(jié)合3）直接調(diào)研與間接調(diào)研相結(jié)合4）信息與調(diào)研相結(jié)合16、選題的原則：針對(duì)性原則、創(chuàng)新性原則、可行性原則17、調(diào)查的方式、方法方式：全面調(diào)查、重點(diǎn)調(diào)查、典型調(diào)查、抽樣調(diào)查。方法：個(gè)別交談法、開調(diào)查會(huì)、現(xiàn)場觀察、問卷調(diào)查、文獻(xiàn)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)調(diào)查、專家調(diào)查。研究的方法：比較法、類比法、分析法、綜合法。19、會(huì)議工作的概念會(huì)議工作，是指文秘機(jī)構(gòu)對(duì)會(huì)議的籌備、組織和保障工作。會(huì)議準(zhǔn)備期間，文秘人員主要有哪些工作1）制定會(huì)議預(yù)案2）組建會(huì)議機(jī)構(gòu)3）發(fā)送會(huì)議通知4）準(zhǔn)備會(huì)議文件5）布置會(huì)場6）人員編組7）制作會(huì)議證件8）安排住宿和車輛9）會(huì)前檢查10）接站與報(bào)到。21、會(huì)議召開期間，文秘人員主要有哪些工作會(huì)議召開期間的文秘工作，基本要求是組織嚴(yán)，服務(wù)周天，確保安全。主要有心下幾個(gè)環(huán)節(jié)：1）會(huì)場簽到。2）會(huì)間調(diào)度。3）會(huì)議設(shè)備的操作與維護(hù)。4）會(huì)議記錄。5）會(huì)議簡報(bào)。6）會(huì)議選舉。7）會(huì)議總結(jié)。8）后勤保障。22、會(huì)議結(jié)束后，文秘人員主要有哪些工作?1）印發(fā)會(huì)議紀(jì)要。2）清理會(huì)議文件。3）組織代表離會(huì)。4）搞好宣傳報(bào)道。5）會(huì)議工作總結(jié)。6）會(huì)后催辦工作。23、接待工作的一般程序1）迎接及安排來賓生活。2）看望及商定活動(dòng)日程。3）禮儀性會(huì)見與宴請(qǐng)。4）按日程開展活動(dòng)。5）送別。6）小結(jié)。24、接待實(shí)施的具體要求由于接待的對(duì)象不同,來賓的任務(wù)不同,對(duì)待的方法要求也不同。（1）接待上級(jí)機(jī)關(guān)來賓的要求，上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)來視察工作時(shí)。要請(qǐng)本單位的領(lǐng)導(dǎo)親自出面接待,以示尊重。如屬一般業(yè)務(wù)問題,可由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)接待,但事后要向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。（2）待平級(jí)機(jī)關(guān)來賓的要求，一般由本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)出面迎接。如本單位領(lǐng)導(dǎo)有事，不能分身,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)委托,秘書部門領(lǐng)導(dǎo)或工作人員可出面迎接,如果是業(yè)務(wù)聯(lián)系,可由對(duì)口部門負(fù)責(zé)人接待,重要業(yè)務(wù)問題,要向主管領(lǐng)導(dǎo)人匯報(bào)。（3）接待本系統(tǒng)來賓的要求，本系統(tǒng)下屬單位人員來訪的目的,一般有兩種情況,一是匯報(bào)請(qǐng)示工作,二是反映問題,這些單位來人,除領(lǐng)導(dǎo)點(diǎn)名找來的以外,一般由機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)接待。對(duì)來匯報(bào)人員,秘書人員應(yīng)該詳細(xì)記錄匯報(bào)內(nèi)容。（4）無約接待的要求：對(duì)沒有約定，臨時(shí)來訪的客人，文秘人員也應(yīng)很有禮貌地詢問客人的來意，根據(jù)不同情況靈活處理。25、隨從工作的類型和特點(diǎn)如果按領(lǐng)導(dǎo)出差的任務(wù)劃分，可分為以下幾種類型：調(diào)查研究型、檢查考核型、處理問題型、看望慰問型、商務(wù)談判型、參加會(huì)議型。特點(diǎn)：流動(dòng)性大、時(shí)限性強(qiáng)、環(huán)境復(fù)雜、情況多變、工作要求高。出差途中文秘人員的工作1）周密安排領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)；2）熱情接待來訪人員；3）認(rèn)真做好各種記錄；4）及時(shí)上傳下達(dá)；5）起草文字材料；6）做好通聯(lián)工作。出差結(jié)束后文秘人員的工作安排返程交通2）處理出差資料3）抓緊有關(guān)問題的落實(shí)4）清理經(jīng)濟(jì)賬目。28、通話的程序和要求打出電話：1）發(fā)放準(zhǔn)備。撥號(hào)前要查記對(duì)方的電話號(hào)碼，備好即將陳述告知的內(nèi)容，然后進(jìn)行撥號(hào)和通話。2）通話。要主動(dòng)告知自己的情況，自報(bào)家門，然后問明對(duì)方的單位、姓名、職務(wù)等。通話用語要簡明扼要，重要問題或數(shù)據(jù)陳述完畢后，要向?qū)Ψ皆儐柺欠衤犌寤蛞髲?fù)述，以保準(zhǔn)確無誤。3）結(jié)束通話。通話結(jié)束時(shí)，要有禮貌與對(duì)方道別然后掛上話機(jī)。若對(duì)方是領(lǐng)導(dǎo)、長輩或女士，應(yīng)等對(duì)方掛機(jī)后再放下電話，以示禮貌。重要的電話，不要在通話完畢后記下受話人的姓名、通話時(shí)間和內(nèi)容，以便處理和備查。接收電話：1）接電話時(shí)應(yīng)順手備好筆和紙，以便記錄重要內(nèi)容。2）拿起話筒后，應(yīng)主動(dòng)自報(bào)家門。3）通話結(jié)束前，應(yīng)詢問對(duì)方是否有別的事情，然后再掛上話機(jī)。各種意外電話的處理災(zāi)害電話，處理方法：一是要如實(shí)記錄；二是要即刻向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)者給予指示；三是要迅速傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的指示，并要求對(duì)方及時(shí)反饋有關(guān)信息。糾纏電話，處理方法：一是要明確謝絕，但不要傷害對(duì)方感情；二是要佯稱領(lǐng)導(dǎo)不在單位，或稱“你的意見尚未研究”；三是可請(qǐng)對(duì)方留言，并表示可以轉(zhuǎn)達(dá)。匿名電話，處理方法：一是要以禮相待，不可強(qiáng)行要求對(duì)方說出姓名；二是要記錄對(duì)方通話的內(nèi)容，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)達(dá)；三是要設(shè)法了解對(duì)方的姓名和身份，包括向領(lǐng)導(dǎo)打聽。推銷電話，處理方法：一是要問清對(duì)方有何事情，然后告訴對(duì)方此事需要請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)，不可回答“要”與“不要”。二是要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示或單位的規(guī)定，婉言謝絕，或直接表示“不感興趣”、“不需要××產(chǎn)品”。恐嚇電話，處理方法：一是要處之泰然，平靜的與之周旋，但要保持高度警惕；二是要利用現(xiàn)有的錄音設(shè)備立即錄音，以作為事后報(bào)案的證據(jù)；三是要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，或請(qǐng)警方協(xié)助偵察。性騷擾電話，處理方法：一是要即刻掛上話機(jī)，拒絕通話，或嚴(yán)厲斥責(zé)，給予警告；二是要利用錄音設(shè)備進(jìn)行錄音以便見機(jī)報(bào)警。如果是上司打來的性騷擾電話，同樣要斷然回絕，不可因羞于啟齒而給對(duì)方留下幻想，以致釀成不良后果。錯(cuò)打電話，處理方法：應(yīng)客氣告訴對(duì)方“您大概打錯(cuò)了電話”，或請(qǐng)對(duì)方說出所打的電話號(hào)碼。如果是自己打錯(cuò)了電話，應(yīng)向?qū)Ψ降狼?，說一聲“對(duì)不起”。30、文秘人員寄發(fā)郵件的程序和要求：查對(duì)、登記、封裝、交寄、結(jié)算。31、文秘人員接收郵件的程序和要求：點(diǎn)收、分揀、拆封、登記、分發(fā)。32、文秘人員如何講究保密藝術(shù)1）熟記范圍。2）按章辦事。3）弄清身份。4）判斷用意。5）以禮拒絕。6）佯裝不知。33、如何做好文書保密工作文書保密主要包括以下環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)都必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度：1）涉密文件的撰制。2）涉密文件的傳遞。3）涉密文件的承辦。4）涉密文件的移交。5）檔案資料的保密管理。6）廢舊資料的銷毀。7）復(fù)印機(jī)的管理。34、什么是公文處理工作任何一個(gè)機(jī)關(guān)，在日常工作中，過都要使用公文。圍繞著公文的撰制、收發(fā)、辦理與管理，需要進(jìn)行許多工作，這些具體的工作，就是公文處理，通常簡稱為文書工件。35、公文處理工作的基本任務(wù)公文處理工作基本任務(wù)的主要內(nèi)容包括以下幾個(gè)方面：1）文件的收發(fā)、登記和分送；2）文件的所擬辦、批辦、承辦和催辦；3）文件的撰寫、校核、簽發(fā)、繕印、校對(duì)和用?。?）會(huì)議、匯報(bào)、電話的記錄和整理；5）文件材料的平時(shí)整理、提供借閱利用等工作；6）歸檔文件材料的系統(tǒng)整理、編目和歸檔工作；7）處理群眾來信；8）為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備有關(guān)資料并完成機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人交辦的其他文書工作的任務(wù)。36、什么是公文辦理程序公文辦理程序就是指公文在機(jī)關(guān)內(nèi)部從形成到運(yùn)轉(zhuǎn)處理所必須經(jīng)過的一系列環(huán)節(jié)。37、公文登記的具體范圍1）上級(jí)機(jī)關(guān)文件。包括指導(dǎo)性、參閱性和需要辦理的文件；2）下級(jí)機(jī)關(guān)文件。包括請(qǐng)求性、報(bào)告性文件；3）重要的帶有密級(jí)的刊物、資料；4）其他機(jī)關(guān)商洽問題和需要答復(fù)的文件；5）上級(jí)機(jī)關(guān)召開會(huì)議印發(fā)的會(huì)議文件材料。38、繕印公文的注意事項(xiàng)1）繕印公文要忠于原稿，不允許隨意改動(dòng)原稿的文字、標(biāo)點(diǎn)、符號(hào)、文面格式以及調(diào)換層次、段落。2）繕印公文要做到：文字準(zhǔn)確無誤，設(shè)計(jì)美觀大方，頁面整潔清晰，字體大小得當(dāng)，標(biāo)題居中醒目，排列疏密相宜，符合格式要求，便于閱讀辦理。3）繕印公文不要出現(xiàn)末頁無正文的現(xiàn)象。4）繕印公文要注意保密，不能讓外人隨便翻閱文稿和印制的公文。5）公文的繕印要建立登記制度。39、公文用印的注意事項(xiàng)公文用印要注意以下幾個(gè)問題：（1）公文用印時(shí)，必須以機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)的公文。原稿力依據(jù)，經(jīng)核對(duì)無誤后始得用印。如簽發(fā)手續(xù)不完備的，在末補(bǔ)辦手續(xù)時(shí)，不得用印。（2）公文用印要端正、清晰，不得模糊歪倒。蓋印的位置要正確。要端正地蓋在成文日期上方，做到上不壓正文，下要騎年蓋月。這樣做的好處：①使整個(gè)印模顯得顏色鮮明，位置突出；②一些中央刊有國微的印章，中間的國徽部分不接觸任何字，顯得潔凈、莊嚴(yán)。（3）兩個(gè)以上的機(jī)關(guān)或部門的聯(lián)合下發(fā)的公文，各機(jī)關(guān)部門都要加蓋印章。（4）公文用印一定要與制發(fā)公文的機(jī)關(guān)、部門成單位相一致。（5）公文用印要核實(shí)份數(shù)，超過份數(shù)的不能蓋印，要防止將印章錯(cuò)蓋在漏印的空白紙上面。40、什么是歸檔文件整理工作:指將歸檔文件以件為音位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過程。41、公文整理（立卷）的范圍1）上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料：①上級(jí)機(jī)關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議的主要文件材料；②上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的與本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)有關(guān)并要執(zhí)行的文件材料；③上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查本地區(qū)、本機(jī)關(guān)工作進(jìn)的重要指示、題詞、照片以及有保存價(jià)值的聲像材料等；④上級(jí)機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)本機(jī)關(guān)的文件以及本機(jī)關(guān)代上級(jí)機(jī)關(guān)草擬并被采用的文件的最后草稿和印制本。2）本機(jī)關(guān)的文件材料：①本機(jī)關(guān)召開重要會(huì)議的文件材料；②本機(jī)關(guān)對(duì)外發(fā)出的各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿及重要文件的修改稿；③本機(jī)關(guān)重要性往來公文；④本機(jī)關(guān)及其內(nèi)部職能部門活動(dòng)形成的重要文件材料；⑤本機(jī)關(guān)處理群眾來信來訪的原件，記錄及處理結(jié)果等；⑥本機(jī)關(guān)及下屬機(jī)關(guān)成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信等文件材料以及本機(jī)關(guān)歷史沿革、大事記和反映本機(jī)關(guān)重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音帶、錄像帶等；⑦本機(jī)關(guān)干部任免、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、聘任、職工獎(jiǎng)懲、紀(jì)律檢查、治安保衛(wèi)以及職工勞動(dòng)工資、福利等方面的文件材料；⑧本機(jī)關(guān)財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交換憑證以及與有關(guān)機(jī)關(guān)簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料；⑨本機(jī)關(guān)黨、工、團(tuán)和內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)要工作活動(dòng)中形成的文件材料；⑩本機(jī)關(guān)外事活動(dòng)和外事往來方面的文件材料。3）同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料：①同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的非機(jī)關(guān)主管理業(yè)務(wù)但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件；②有關(guān)業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)對(duì)本機(jī)關(guān)工作檢查形成的文件。4）下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料：①下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要的工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、典型材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)預(yù)算等文件材料；②下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的法規(guī)性備案文件以及重要的科技文件材料等。42、歸檔文件整理的工作步驟按照《規(guī)則》的規(guī)定，歸檔文件整理分為裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒六個(gè)步驟進(jìn)行。第三章應(yīng)用文的特征：價(jià)值的實(shí)用性、建構(gòu)的模式性、表述的簡約性應(yīng)用文文本的構(gòu)成要素：主旨、材料、結(jié)構(gòu)、語言。如何選定應(yīng)用文寫作文種必須根據(jù)“需要”選擇合適的文種，客觀需要制約文種的選擇。應(yīng)用文文種個(gè)性鮮明，區(qū)分度高，根據(jù)某一需要往往只能選擇一個(gè)文種。如何運(yùn)用恰當(dāng)?shù)乇磉_(dá)方式寫應(yīng)用文文章的表達(dá)方式有：敘述、描寫、議論、說明、抒情。應(yīng)用文的敘述特點(diǎn)有：1）客觀的敘述人稱2）真實(shí)的敘述對(duì)象3）單純的敘述線索。應(yīng)用文的議論特點(diǎn)：1）就事論理式的議論2）冷靜、公允，不帶主觀色彩。應(yīng)用文的說明特點(diǎn)有：1）使用行業(yè)術(shù)語進(jìn)行說明2）自然語言和人工語言交替使用。行政公文的格式按照《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定，公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期等要素組成。第四章行政法的概念行政法既含管理法，也包括控權(quán)法，是關(guān)于行政組織、行政權(quán)限、行政行為、行政程序、行政監(jiān)督以及行政救濟(jì)的法律規(guī)范的總稱。行政主體的概念行政主體是指依法享有國家行政權(quán)，能夠以自己的名義行使國家行政職權(quán)，并能獨(dú)立對(duì)外承擔(dān)法律責(zé)任的組織。我國行政機(jī)關(guān)體系國家行政機(jī)關(guān)的結(jié)構(gòu)與體制我國現(xiàn)行行政機(jī)關(guān)體系（中央行政機(jī)關(guān)、地方各級(jí)人民政府）行政行為的概念和特征概念：是指行政主體在實(shí)施行政管理活動(dòng)、行使行政職權(quán)過程中所作出的具有法律意義的行為，包括抽象行政行為和具體行政行為。特征：1）行政行為是行政主體的行為；2）行政行為是行政主體行使國家行政權(quán)力的行為；3）行政行為是能夠產(chǎn)生法律效果的行為。具體行政行為的概念具體行政行為是指行政主體針對(duì)特定的對(duì)象，依法作出的產(chǎn)生法律效果的行政行為。行政程序法的概念指調(diào)整和規(guī)范行政主體作出行政行為的過程、步驟和方式的法律規(guī)范的總稱，它是行政程序法治化的結(jié)果。行政復(fù)議的概念指公民、法人或其他組織認(rèn)為行政機(jī)關(guān)的具體行政行為侵犯其合法權(quán)益，依法向該行政機(jī)關(guān)的上一級(jí)行政機(jī)關(guān)或法律、法規(guī)規(guī)定的特定行政機(jī)關(guān)提出復(fù)議申請(qǐng)，由受理申請(qǐng)的行政機(jī)關(guān)對(duì)具體行政行為依法進(jìn)行審查并作出裁決的活動(dòng)。行政訴訟法的含義行政訴訟法是規(guī)范行政訴訟活動(dòng)的法律規(guī)范的總稱。具體說，他是調(diào)整人民法院在當(dāng)事人及其他訴訟參與人的參加下審理行政爭議糾紛進(jìn)行的各種訴訟活動(dòng)，以及由此而產(chǎn)生的各種訴訟關(guān)系的法律規(guī)范的總稱。行政訴訟的受案范圍行政訴訟受案范圍，是指人民法院受理行政訴訟案件的范圍?？隙ㄊ馨阜秶?）對(duì)拘留、罰款、吊銷許可證和執(zhí)照、責(zé)令停產(chǎn)停業(yè)、沒收財(cái)物等行政處罰不服的；2）對(duì)限制人身自由或者對(duì)財(cái)產(chǎn)的查封、扣押、凍結(jié)等行政強(qiáng)制措施不服的；3）認(rèn)為行政機(jī)關(guān)侵犯法律規(guī)定的經(jīng)營自主權(quán)的；4）認(rèn)為符合法定條件申請(qǐng)行政機(jī)關(guān)頒發(fā)許可證和執(zhí)照，行政機(jī)關(guān)拒絕頒發(fā)或者不予答復(fù)的；5）申請(qǐng)行政機(jī)關(guān)履行保護(hù)人身權(quán)、財(cái)產(chǎn)權(quán)的法定職責(zé)，行政機(jī)關(guān)拒絕履行或者不予答復(fù)的；6）認(rèn)為行政機(jī)關(guān)沒有依法發(fā)給撫恤金的；7）認(rèn)為行政機(jī)關(guān)違法要求履行義務(wù)的；8）認(rèn)為行政機(jī)關(guān)侵犯其人身權(quán)、財(cái)產(chǎn)權(quán)的。9）人民法院受理法律、法規(guī)規(guī)定可以提起訴訟的其他行政案件。行政違法的含義行政違法是指行政法律關(guān)系主體違反行政法律規(guī)范、侵害受法律保護(hù)的行政關(guān)系但尚未構(gòu)成犯罪的行為。行政賠償?shù)暮x行政補(bǔ)償是指行政主體在行使行政職權(quán)的過程中，因違法行為侵犯了給公民、法人或其他組織的合法權(quán)益并造成損失,由國家承擔(dān)賠償責(zé)任的法律制度。行政賠償包括以下含義：1）行政補(bǔ)償是由行政主體的行為引起的；2）行政補(bǔ)償是由行政主體的職務(wù)侵權(quán)引起的；3）行政補(bǔ)償是由行政主體的違法行為引起的；4）行政賠償?shù)呢?zé)任主體是國家。第一章新時(shí)期我國文秘工作的發(fā)展方向工作手段科技化、辦公自動(dòng)化、電子通訊設(shè)備等科技手段躋身文秘工作領(lǐng)域。第二章1、值班工作的作用：聯(lián)絡(luò)、過濾、應(yīng)急、窗口四個(gè)作用。2、印章的作用：權(quán)威作用、代表作用、憑信作用。3、領(lǐng)導(dǎo)日?；顒?dòng)的范圍領(lǐng)導(dǎo)者日?；顒?dòng)的范圍十分廣泛，而且處于發(fā)展變化之中，因此，很難給他確定一個(gè)嚴(yán)格的范圍。只能有重點(diǎn)地列出領(lǐng)導(dǎo)者活動(dòng)的大致范圍：1）各種接待活動(dòng)2）走訪慰問活動(dòng)3）慶典儀式活動(dòng)4）出席會(huì)議活動(dòng)5）參觀考察活動(dòng)6）商務(wù)旅行活動(dòng)7）會(huì)見會(huì)談活動(dòng)8）其他日?；顒?dòng)4、領(lǐng)導(dǎo)日程表的種類和編制領(lǐng)導(dǎo)日程表的種類：年度計(jì)劃表、月計(jì)劃表、周計(jì)劃表、日志；編制：日程表應(yīng)簡單明了，由領(lǐng)導(dǎo)意向決定，留有余地，備忘錄，等等5、領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)的特點(diǎn)和范圍特點(diǎn)：1）廣泛性。2）臨時(shí)性。3）具體性。4）緊迫性。范圍：1）文書工作事項(xiàng)。2）會(huì)務(wù)工作事項(xiàng)。3）信訪工作事項(xiàng)。4）信息工作事項(xiàng)。5）調(diào)研工作事項(xiàng)。6）督查工作事項(xiàng)。7）聯(lián)絡(luò)工作事項(xiàng)。8）協(xié)調(diào)工作事項(xiàng)。9）接待工作事項(xiàng)。10）其他交辦事項(xiàng)。6、機(jī)要秘書的工作事項(xiàng)1）收到文電后，進(jìn)行分類、編號(hào)、登記、填寫辦文單，送秘書長或辦公廳（室）主要領(lǐng)導(dǎo)過目，提出意見，呈送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示或傳閱；2）根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批示，將電文主要內(nèi)容和領(lǐng)導(dǎo)批示轉(zhuǎn)告有關(guān)方面，或請(qǐng)他們前來閱看文件，也可摘錄其內(nèi)容，并將輸情況報(bào)告給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)；3）承辦領(lǐng)導(dǎo)的電話事務(wù)，或領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事物；4）替領(lǐng)導(dǎo)查閱資料，摘錄有關(guān)信息等；5）收存領(lǐng)導(dǎo)的講話稿，清理領(lǐng)導(dǎo)身邊的文件、資料，特別是機(jī)要文件，以防散失；6）了解領(lǐng)導(dǎo)的日常活動(dòng)和去向，便于有急事聯(lián)系。7）有的機(jī)關(guān)機(jī)要秘書負(fù)責(zé)掌管或兼管機(jī)關(guān)公章，負(fù)責(zé)做好監(jiān)印工作。領(lǐng)導(dǎo)身邊的機(jī)要秘書，應(yīng)隨從領(lǐng)導(dǎo)外出，協(xié)助做好警衛(wèi)工作、關(guān)心領(lǐng)導(dǎo)的生活和健康等。此外，機(jī)關(guān)收發(fā)工作，一般上講也屬于機(jī)要秘書工作范圍。7、機(jī)要工作及其特點(diǎn)機(jī)要工作：一般說，凡是內(nèi)部不宜公開或不須公開的運(yùn)作程序，凡是涉及黨、國家和軍隊(duì)等“機(jī)密的事”統(tǒng)稱機(jī)要。處理這類事務(wù)的工作稱為機(jī)要工作。特點(diǎn)：1）保密性。2）內(nèi)部性。3）實(shí)務(wù)性。4）時(shí)間不定性。8、安全保衛(wèi)工作的任務(wù)1）宣傳教育，增強(qiáng)法制觀念，依靠群眾做好“四防”（防火，防賊、防謠、防特）工作2）加臺(tái)內(nèi)部治安管理，同刑事犯罪活動(dòng)和其他危害行為作斗爭，查破案件。3）嚴(yán)密各項(xiàng)防范措施，保衛(wèi)要害部位的安全。4）協(xié)助有關(guān)部門做好保密工作，同出賣、盜竊黨和國家機(jī)密的行為作斗爭。5）領(lǐng)導(dǎo)本機(jī)關(guān)本單位的警衛(wèi)人員、保安人員、內(nèi)保人員、以及消防隊(duì)、護(hù)衛(wèi)隊(duì)和治安保衛(wèi)組織。6）監(jiān)督、考察在本單位的被依法處管制、剝奪政治權(quán)利、緩刑、假釋、監(jiān)處執(zhí)行的罪犯和被監(jiān)視居住、取保候?qū)彽谋桓嫒恕?、危急事件的特點(diǎn)：突發(fā)性、偶然性、意外性、危害性。10、祝賀、頒獎(jiǎng)事務(wù)工作內(nèi)容和程序內(nèi)容：籌備工作、布置會(huì)場、舉行儀式。程序：1）與會(huì)人員進(jìn)場；2）賀獎(jiǎng)儀式開始；3）宣讀賀獎(jiǎng)的有關(guān)決定、賀詞；4）頒發(fā)獎(jiǎng)品等；5）有關(guān)人員致詞；6）授勛活動(dòng)。11、信息的概念和特征信息有廣義各狹義之分，廣義的信息，是對(duì)各種事物運(yùn)動(dòng)特征的客觀描述；狹義的信息，是指通過一定的物質(zhì)載體反映出來的新的有用知識(shí)。信息具有以下特征：一是客觀性；二是無限性；三是時(shí)效性；四是共享性；五是可傳輸性；六是可加工性；七是可擴(kuò)散性；八是可塑性。12、信息工作的概念、作用、特點(diǎn)信息工作，特指文秘人員獲取、加工、傳遞、儲(chǔ)存和利用信息的一系列活動(dòng)。是文秘工作的重要內(nèi)容之一。文秘部門既是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的辦公機(jī)構(gòu)，又是承上啟下、聯(lián)系各方的信息中心，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)來說，它又是參謀、助手和“耳目”是參謀、助手和“耳目”。辦公室文秘工作的過程，實(shí)質(zhì)上是對(duì)信息的收集、加工、傳遞、反饋和調(diào)節(jié)的過程。因此，做好信息工作是文秘部門的一項(xiàng)重要內(nèi)容。信息工作的作用：1）輔助領(lǐng)導(dǎo)正確決策2）協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)管理3）開闊領(lǐng)導(dǎo)與文秘人員的思路4）提高文秘人員工作效率。信息工作的特點(diǎn)：1）服務(wù)性2）綜合性3）針對(duì)性4）適時(shí)性13、信息工作的要求：敏銳、準(zhǔn)確、及時(shí)、全面、適用、經(jīng)濟(jì)14、信息提供的要求：一是針對(duì)性、二是多樣性、三是適時(shí)性、四是保密性。15、信息存儲(chǔ)的要求：1）認(rèn)真篩選2）科學(xué)分類3）系統(tǒng)完整4）堅(jiān)持不懈5）便于檢索16、調(diào)研的概念調(diào)研是調(diào)查研究的簡稱，是人們在實(shí)踐中有意識(shí)地通過對(duì)客觀實(shí)際情況的考查、了解和分析研究，以認(rèn)識(shí)事物的本質(zhì)及其發(fā)展規(guī)律的自覺活動(dòng)。文秘人員調(diào)研的意義、特點(diǎn)意義：1）調(diào)研是做好文秘工作的基礎(chǔ)；2）調(diào)研時(shí)發(fā)揮文秘人員參謀作用的基本途徑；3）調(diào)研是鍛煉文秘人員能力的重要方法。特點(diǎn)：奉命性、非常規(guī)性、補(bǔ)缺性。調(diào)研計(jì)劃的內(nèi)容內(nèi)容包括：調(diào)查的目的和要求、調(diào)查的范圍和對(duì)象、調(diào)查的時(shí)間和步驟、調(diào)查的方式和方法、調(diào)查的組織和分工研究的意義研究是對(duì)調(diào)查所獲材料的分析綜合過程，目的是產(chǎn)生認(rèn)識(shí)上的深化和升華，探求事物的本質(zhì)和規(guī)律，制定解決問題的方案。研究是調(diào)查的發(fā)展和深化，是對(duì)客觀事物的理性認(rèn)識(shí)階段。研究是一種創(chuàng)造性的思維活動(dòng)，直接關(guān)系到調(diào)研成果質(zhì)量的高低。20、會(huì)議的概念：指有組織、有領(lǐng)導(dǎo)地召集人們商議事情的活動(dòng)。21、會(huì)議的類型和功能會(huì)議是內(nèi)容與形式的統(tǒng)一體，依據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)可劃分為不同的會(huì)議類型：1）按會(huì)議的規(guī)模劃分，有小型會(huì)議、中型會(huì)議和大型會(huì)議。2）按會(huì)議的性質(zhì)劃分，有規(guī)定性會(huì)議、日常性會(huì)議、專業(yè)性會(huì)議、紀(jì)念性會(huì)議和座談性會(huì)議。3）按會(huì)議的形式，有集中性會(huì)議和分散性會(huì)議。4）按會(huì)議的時(shí)間特征劃分，有定期性會(huì)議和不定期性會(huì)議。會(huì)議的功能：1）決策功能2）指揮功能3）溝通功能4）協(xié)調(diào)功能5）動(dòng)員功能6）顯示功能。22、會(huì)議工作的任務(wù)、原則主要任務(wù)：1）會(huì)議組織工作。2）會(huì)議文書工件。3）會(huì)議組織聯(lián)絡(luò)工作。4）會(huì)議后勤服務(wù)工件。5）會(huì)議接待服務(wù)工件。6）會(huì)議選舉工件。7）會(huì)議的保密和安全保衛(wèi)工作。原則：充分準(zhǔn)備、嚴(yán)密組織、周到服務(wù)、勤儉節(jié)約、安全保密、提高效率。23、會(huì)議預(yù)案的內(nèi)容一是會(huì)議名稱；二是會(huì)議主題；三是會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)；四是會(huì)議規(guī)模；五是參加人員；六是會(huì)議議程和日程；七是會(huì)議的組織領(lǐng)導(dǎo)；八是會(huì)議的日程安排；九是與會(huì)人員的食宿安排，包括規(guī)格和標(biāo)準(zhǔn)；十是會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算和開支辦法。24、接待工作的概念：是指一個(gè)社會(huì)組織在交往和聯(lián)系中所進(jìn)行的迎送招待、聯(lián)系洽談、參觀瀏覽等服務(wù)活動(dòng)。25、接待工作的作用：1）展示形象的重要窗口。2）牽線搭橋的主要形式。3）獲取信息的有效渠道。26、接待工作的原則：熱情大方、細(xì)致周到、確保安全、儉省節(jié)約、內(nèi)外有別。27、隨從工作的意義和要求意義：有利于提高領(lǐng)導(dǎo)工件效率；有利于樹立領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)者的形象；有利于鍛煉文秘人員的才干。要求：工作主動(dòng)、辦事要細(xì)心、說話要謹(jǐn)慎、不要幫倒忙。28、出差前文秘人員的準(zhǔn)備工作思想準(zhǔn)備、組織準(zhǔn)備、資料準(zhǔn)備、物資準(zhǔn)備29、通訊工作的作用：1）能夠提高管理水平。2）能夠增強(qiáng)辦事效率。3）能夠樹立良好的組織形象。30、通訊工作的原則：及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、經(jīng)濟(jì)31、文秘人員應(yīng)熟悉和掌握的郵政業(yè)務(wù)1）國內(nèi)函件寄遞業(yè)務(wù)。2）國內(nèi)包裹寄遞業(yè)務(wù)。3）郵政特快專遞郵件業(yè)務(wù)。4）國際郵件寄遞業(yè)務(wù)。5）電子信函業(yè)務(wù)。32、保密工作的意義1）保密工作關(guān)系到國家的安全與利益。2）保密工作關(guān)系到社會(huì)的穩(wěn)定。3）保密工作關(guān)系到經(jīng)濟(jì)和科技的發(fā)展。4）保密工作關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)工件的成敗。33、如何做好會(huì)議保密工作會(huì)議保密主要包括以下幾個(gè)方面，每個(gè)環(huán)節(jié)都要嚴(yán)格執(zhí)行保密制度：（一）涉密會(huì)議的會(huì)前保密準(zhǔn)備：1）對(duì)會(huì)議的秘密程度要進(jìn)行恰當(dāng)?shù)脑u(píng)估。2）制定好會(huì)議保密計(jì)劃各措施。3）對(duì)會(huì)場進(jìn)行安全檢查。4）要加強(qiáng)會(huì)前印制各種文件資料的保密管理。涉密會(huì)議召開期間的保密管理：1）對(duì)與會(huì)者進(jìn)行保密教育。2）嚴(yán)格執(zhí)行保密紀(jì)律。3）運(yùn)用先進(jìn)的保密技術(shù)。4）涉密會(huì)議精神的傳達(dá)要求。34、公文處理工作的特點(diǎn)、作用特點(diǎn)：政治性、時(shí)限性、機(jī)要性和規(guī)范性。作用：助手作用、紐帶作用、查考作用。35、公文處理工作的基本原則和具體要求基本原則：公文處理必須準(zhǔn)確、及時(shí)、安全、保密，加強(qiáng)集中統(tǒng)一管理，堅(jiān)持實(shí)事求是，按照行文機(jī)關(guān)要求和公文處理規(guī)定進(jìn)行的原則。具體要求：1）公文處理必須準(zhǔn)確、周密，確保質(zhì)量。2）公文處理必須及時(shí)、迅速，注重時(shí)效。3）公文處理必須做到安全可靠，確保機(jī)密。4）公文處理工作必須加強(qiáng)集中統(tǒng)一管理。5）公文處理工作必須堅(jiān)持實(shí)事求是，遵規(guī)守紀(jì)，按行文機(jī)關(guān)和公文處理規(guī)定進(jìn)行。6）精簡文件，深入實(shí)際，反對(duì)官僚主義和文牘主義。36、收文辦理程序主要有：簽收、拆封與登記；審核、分發(fā)與傳閱；擬辦、批辦與承辦；催辦、查辦與注辦。37、發(fā)文辦理程序擬稿、審核與簽發(fā)；核發(fā)、繕印與校對(duì)；用印、登記與分發(fā)。38、歸檔文件整理的基本原則：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系；區(qū)分文件不同保存價(jià)值；便于保管和利用。39、歸檔文件整理的質(zhì)量要求1）歸檔文件整理應(yīng)當(dāng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。2）整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。第三章應(yīng)用文的功用1）法規(guī)、準(zhǔn)繩功用；2）指揮、管理功用；3）聯(lián)系、協(xié)調(diào)功用；4）宣傳、教育功用；5）憑證、依據(jù)功用。應(yīng)用文主旨的特點(diǎn)：客觀性、單一性、明晰性。應(yīng)用文材料的要求1）材料要絕對(duì)真實(shí)；2）材料要與主旨有對(duì)應(yīng)性；3）材料要充分、具體。應(yīng)用文結(jié)構(gòu)的要求1）根據(jù)文種選擇結(jié)構(gòu)；2）結(jié)構(gòu)要素排列要順序化；3）注重結(jié)構(gòu)的外在銜接。應(yīng)用文的語體特征：直接性、行業(yè)性、模式性應(yīng)用文寫作的全過程客觀需要是應(yīng)用文寫作的起因調(diào)查研究是應(yīng)用文寫作的前提正確表達(dá)是應(yīng)用文寫作的關(guān)鍵修改定稿是應(yīng)用文寫作的終結(jié)行政公文的性質(zhì)和特點(diǎn)性質(zhì)：政治性、職權(quán)性、政策性、傳播性特點(diǎn)：作者的法定性、體式的規(guī)范性、功能的權(quán)威性調(diào)查報(bào)告的種類：指導(dǎo)型、定性型、咨議型。總結(jié)和述職報(bào)告的異同相似點(diǎn)：其一，它們都是自述性的文種；其二，寫作范圍都是確定的。不同點(diǎn)：其一，內(nèi)容側(cè)重點(diǎn)不同；其二，引起的效果不同。第四章行政的含義行使國家權(quán)力的活動(dòng)；機(jī)關(guān)、企業(yè)、團(tuán)體等內(nèi)部的管理工作。行政權(quán)的含義是執(zhí)行法律之權(quán)，行政機(jī)關(guān)及執(zhí)行法律的國家機(jī)關(guān)。行政主體的特征行政主體是享有并行使國家行政職權(quán)，實(shí)施行政行為的社會(huì)組織；行政主體能夠以自己的名義實(shí)施行政行為；行政主體能獨(dú)立承擔(dān)其行政管理活動(dòng)所產(chǎn)生的法律責(zé)任。行政主體的分類:職權(quán)行政主體、授權(quán)行政主體行政機(jī)關(guān)的概念行政機(jī)關(guān)又稱職權(quán)性行政組織，是指一個(gè)國家的統(tǒng)治階級(jí)根據(jù)其統(tǒng)治意志，依照憲法和有關(guān)法律設(shè)立并代表國家行使行政權(quán)、組織管理國家行政事務(wù)的國家機(jī)關(guān)。行政行為的內(nèi)容指行政行為設(shè)定權(quán)力（利）與義務(wù)來實(shí)現(xiàn)對(duì)社會(huì)關(guān)系的調(diào)整。行政行為的分類：權(quán)利性行政行為、義務(wù)性行政行為行政確認(rèn)的概念和特征概念：行政確認(rèn)屬于依申請(qǐng)行政行為，是指行政主體依法對(duì)行政相對(duì)人的法律關(guān)系、法律地位或者其他有關(guān)的法律事實(shí)進(jìn)行甄別，給予認(rèn)可、證明和確定并予以宣告的具體行政行為。特征：1）主體的特定性；2）行為的中性；3）行為的非處分性。行政許可的概念和特征概念：行政機(jī)關(guān)根據(jù)公民、法人和其他組織的申請(qǐng)，經(jīng)依法審查，準(zhǔn)予其從事特定活動(dòng)的一種行政行為。特征：1）行政許可是依申請(qǐng)的行政行為；2）行政許可是解禁與賦權(quán)的統(tǒng)一；3）行政許可是要式行政行為。行政程序法的功能：效率功能、保障功能、監(jiān)督功能。行政程序法的基本制1）聽證制度；2）信息公開制度；3）表明身份制度；4）告知制度；5）說明理由；6）回避制度；7）職能分離制度；8）不單方接觸制度；9）時(shí)效制度；10）行政救濟(jì)制度。行政復(fù)議的特征性質(zhì)上是行政性與程序上司法性的統(tǒng)一；申請(qǐng)人與被申請(qǐng)人具有恒定性；以具體行政行為為審查對(duì)象；以合法性和適當(dāng)性為審查標(biāo)準(zhǔn)；審查方式以書面審查為主。行政訴訟的含義指公民、法人或者其他組織認(rèn)為行政機(jī)關(guān)和行政機(jī)關(guān)工作人員的具體行政行為侵犯其合法權(quán)益而向人民法院提起訴訟，人民法院對(duì)該具體行政行為的合法性進(jìn)行審查并作出裁決的活動(dòng)。行政訴訟的管轄行政訴訟的管轄是指人民法院系統(tǒng)內(nèi)審理第一審行政案件的分工和權(quán)限。分級(jí)別管轄、地域管轄、裁定管轄。行政違法的特征第一，行政違法是違反行政法律規(guī)范、侵害受行政法保護(hù)的行政關(guān)系的行為。第二，行政違法是一種尚未構(gòu)成犯罪的行政行為；第三，行政違法是要承擔(dān)行政法律責(zé)任的行為。行政賠償?shù)姆秶址溉松頇?quán)的行政賠償范圍①違法拘留（特指行政拘留）或者違法采取限制公民人身自由的行政強(qiáng)制措施；②非法拘禁或者以其他方法非法剝奪公民人身自由的；③以毆打等暴力行為或者唆使他人以毆打等暴力行為造成公民身體傷害或者死亡的；④違法使用武器、警械造成公民身體傷害或者死亡的；⑤造成公民身體傷害或者死亡的其他違法行為。侵犯財(cái)產(chǎn)權(quán)的范圍①法實(shí)施罰款、吊銷許可證和執(zhí)照、責(zé)令停產(chǎn)停業(yè)、沒收財(cái)物等行政處罰的；②違法對(duì)財(cái)產(chǎn)采取查封、扣押、凍結(jié)等行政強(qiáng)制措施的；③違反國家規(guī)定征收財(cái)物、攤派費(fèi)用的；④造成財(cái)產(chǎn)權(quán)損害的其他違法行為。不屬于行政賠償?shù)氖马?xiàng)①公務(wù)員的個(gè)人行為②因公民、法人和其他組織自己的行為只是損害發(fā)生的③法律規(guī)定的其他情形。文書與檔案管理復(fù)習(xí)題一．單項(xiàng)選擇題（每題2分，共10題）1.從形成的主體或者所有權(quán)歸屬來看，檔案分為私人檔案和（D）。A.歷史檔案B.現(xiàn)行檔案C.國家檔案D.公務(wù)檔案2.下列不屬于檔案工作性質(zhì)的是（D）。A.管理性B.服務(wù)性C.政治性D.創(chuàng)造性3.根據(jù)《公文格式》規(guī)定，有條件的機(jī)關(guān)和涉外部門的公文幅面尺寸，可推薦采用國際標(biāo)準(zhǔn)(

C

)型。A.A2

B.A3

C.A4

D.A54.以下文種屬于上行文的是（D）。A.命令B.公函C.議案D.報(bào)告5.文書轉(zhuǎn)化為檔案需經(jīng)過（C）。A.收集B.整理C.立卷歸檔D.保管6.下列行文符合行文規(guī)則的是（A）。A.某職校校長室和學(xué)生處聯(lián)合行文，號(hào)召本校師生向“感動(dòng)中國”的先進(jìn)人物學(xué)習(xí)B.某職校向該市政府行文，申請(qǐng)?jiān)黾愚k學(xué)經(jīng)費(fèi)，改善辦學(xué)條件C.某市財(cái)政局向該市教育局發(fā)出指示，要求其堅(jiān)決制止亂收費(fèi)D.某市教育局向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示工作，文件的主送機(jī)關(guān)為“市委、市政府”7.公文的成文日期一般以(

D

)為準(zhǔn)。A.擬稿日期

B.核稿日期

C.審稿日期

D.領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期8.公文的發(fā)文字號(hào)組成部分有：發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文年度和（A）。A.發(fā)文順序號(hào)B.排列號(hào)C.文件編號(hào)D.簽發(fā)序號(hào)9.下列公文標(biāo)題擬寫有誤的是（D）。A.關(guān)于開展檔案安全檢查的通知B.中華人民共和國主席令C.關(guān)于表彰先進(jìn)黨組織的通報(bào)D.關(guān)于要求補(bǔ)助檔案搶救經(jīng)費(fèi)的報(bào)告10.對(duì)外機(jī)關(guān)來問或來電的辦復(fù)有多種形式，其中對(duì)重大問題的答復(fù)一般采用（A）形式。A.書面答復(fù)B.電話回復(fù)C.當(dāng)面回復(fù)D.郵件回復(fù)11.（A）是指檔案在解決爭端、處理案件等活動(dòng)中所發(fā)揮的證據(jù)作用。A.法律作用 B.文化作用C.業(yè)務(wù)作用 D.行政作用12．根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文件的批辦意見，對(duì)文件反映的情況或請(qǐng)示的工作進(jìn)行具體處理，這一工作程序叫做（B）A，擬辦B，承辦C，催辦D，注辦13．全宗內(nèi)檔案的常用分類方法不包括（D）。A．年度分類法B．組織機(jī)構(gòu)分類法C．問題分類法D．人物分類法10．檔案整理工作的主要內(nèi)容不包括（C）。A．區(qū)分全宗B．全宗內(nèi)的分類C．收集D．案卷的排列和案卷目錄的編制11.由兩個(gè)或兩個(gè)以上的平級(jí)單位聯(lián)合署名制發(fā)的公文是（B）。A.返行文B.聯(lián)合行文C.單獨(dú)行文D.共同行文12.以下不屬于檔案的作用的是（D）A.憑證作用B.參考作用C.歷史借鑒作用D.收藏增值作用13．檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的規(guī)律性不包括（D）。A．檔案價(jià)值的擴(kuò)展律B．檔案價(jià)值的時(shí)效律C．檔案價(jià)值的條件律D．檔案價(jià)值的因果律14．某市公安局局長指示秘書小李給該市教育局行文，內(nèi)容是關(guān)于加強(qiáng)校園網(wǎng)的安全管理。小李可以采用（C）。A．上行文B．下行文C．平行文D．逐級(jí)行文15．檔案工作中貫徹始終的一項(xiàng)基本原則是（B）。A．統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理

B．維護(hù)檔案的完整與安全C．便于社會(huì)各方面利用

D．便于保持文件間內(nèi)在歷史聯(lián)系16．省人民政府主送文件給杭州市人民政府，同時(shí)抄送給杭州市屬各縣、鄉(xiāng)人民政府。這種行文方式是(

A

)。A．逐級(jí)行文

B．多級(jí)行文

C．越級(jí)行文

D．特殊行文17.各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他社會(huì)組織所形成的檔案，應(yīng)當(dāng)歸（B）所有。A.歸本單位所有B.歸國家所有C.歸檔案館（室）所有D.歸作者所有18.發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)使用（D）。A.發(fā)文機(jī)關(guān)的簡稱或縮寫B(tài).發(fā)文機(jī)關(guān)的全稱或簡稱C.發(fā)文機(jī)關(guān)的全稱或別稱D.發(fā)文機(jī)關(guān)的全稱或規(guī)范化簡稱19.以下文件屬于歸檔范圍的是（A）。A.上級(jí)機(jī)關(guān)批文B.臨時(shí)性文件C.已擬寫完畢但未蓋章的文件D重份文件20.向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)詢問時(shí)用（A）。A.報(bào)告B.決定C.總結(jié)D.請(qǐng)示21.關(guān)于文書與檔案之間的關(guān)系，表述錯(cuò)誤的是（D）。A.文書是檔案的前身B.檔案是文書的歸宿C.檔案與文書是同一事物的不同發(fā)展階段D.文書對(duì)今后工作起查考和憑證作用22.以下不屬于檔案發(fā)揮作用的規(guī)律的選項(xiàng)是（D）。A.作用遞減B.密級(jí)遞減C.范圍遞減D.空間遞減23.對(duì)發(fā)文負(fù)直接責(zé)任的行文對(duì)象是（A）。A.主送機(jī)關(guān)B.抄送機(jī)關(guān)C.報(bào)請(qǐng)機(jī)關(guān)D.領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)二．簡答題（每題10分，共5題）1．簡述文書收文辦理的基本流程。收文辦理是指對(duì)來自本機(jī)關(guān)外部的公文所實(shí)施的處置與管理活動(dòng)。收文辦理過程是一個(gè)接收公文，并從中提取有用信息、解決其所涉及的有關(guān)問題的過程，是收文機(jī)關(guān)履行其法定或特定職責(zé)的過程，是公文產(chǎn)生實(shí)際效用的過程。收文辦理的一般程序?yàn)椋汉炇?，啟封、登記，擬辦、請(qǐng)辦、批辦、分發(fā)、承辦，組織傳閱、催辦，處置辦畢公文。2．簡述行政公文的基本格式。公文（包括電報(bào)），是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范格式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。組成公文的要素分為:(一)眉首置于公文首頁紅色反線以上的各要素統(tǒng)稱眉首，包括6個(gè)要素：1.公文份數(shù)序號(hào)。2.秘密等級(jí)和保密期限。3.緊急程度。4.公文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)。5.發(fā)文字號(hào)。6.簽發(fā)人。(二)主體置于紅色反線至主題詞之間的各要素統(tǒng)稱主體;包括7要素：1.標(biāo)題2.主送機(jī)關(guān)3.正文4.附件說明5.成文日期6.印章7.附注(三)版記置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。包括3各要素：1.主題詞2.抄送機(jī)關(guān)3.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期3．簡述檔案整理工作的基本原則。檔案整理一般具有三大原則。1、檔案的整理應(yīng)該充分利用原有的整理基礎(chǔ)，具體包涵兩方面的內(nèi)容：充分地重視和利用先前的整理基礎(chǔ)，充分研究和利用原先的整理成果，不要輕易改變原來整理和保存的歷史面貌。2、檔案的整理必須保持文件的歷史聯(lián)系，按照檔案文件的形成規(guī)律，保持檔案文件在形成活動(dòng)中的固有聯(lián)系，才能整理組成有機(jī)的整體。3、檔案的整理必須便于保管和利用。便于保管和利用也是檔案整理工作的基本出發(fā)點(diǎn)和最終要求。4．簡述檔案收集工作的基本要求。檔案收集工作的基本要求是：（1）加強(qiáng)檔案館（室）外的調(diào)查和指導(dǎo)工作；（2）積極推行入館（室）檔案的標(biāo)準(zhǔn)化；（3）保證歸檔和入館檔案的齊全完整；（4）維護(hù)全宗和全宗群的相對(duì)完整性。5．簡述實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的規(guī)律性。（1）檔案價(jià)值的擴(kuò)展律：檔案價(jià)值是可以擴(kuò)大和發(fā)展的，它的擴(kuò)展具有一定的規(guī)律性，可稱為檔案價(jià)值的擴(kuò)展律，表現(xiàn)在：第一，由于價(jià)值主體擴(kuò)展而導(dǎo)致的檔案價(jià)值擴(kuò)展，這是指隨著時(shí)間的推移，可能與檔案發(fā)生關(guān)系的人群逐漸擴(kuò)大，檔案利用者及其需求的范圍呈拓寬趨勢，由此導(dǎo)致檔案價(jià)值的擴(kuò)展。第二，由于檔案作用性質(zhì)的變化而導(dǎo)致價(jià)值擴(kuò)展，檔案對(duì)于利用者的有用性是多方面的，而這些用途并不是同時(shí)顯現(xiàn)出來的。隨著時(shí)間的推移和條件的變化，不僅利用者的范圍得以擴(kuò)大，檔案的作用性質(zhì)也會(huì)發(fā)生變化，呈現(xiàn)出檔案價(jià)值的多元性特征。（2）檔案價(jià)值的時(shí)效律，指檔案對(duì)社會(huì)的有用性是有時(shí)限的，某些檔案在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)利用者是有價(jià)值的，超過這個(gè)時(shí)間限制后則降低或喪失了價(jià)值。表現(xiàn)在：第一，檔案與利用者需求之間關(guān)系的時(shí)效性。有些在文書處理過程完結(jié)后就被淘汰，有些在現(xiàn)行期或半現(xiàn)行期內(nèi)有利用價(jià)值，有些則在進(jìn)入非現(xiàn)行期以至永遠(yuǎn)都可能因有用而被保存。第二，檔案價(jià)值形態(tài)的時(shí)效性，從檔案價(jià)值的擴(kuò)展律可知，檔案對(duì)于利用者有多方面的作用，因而具有各種不同的價(jià)值形態(tài)。而這些作用往往是在不同的時(shí)間段中發(fā)揮出來的。6．簡述文書發(fā)文辦理的基本流程發(fā)文辦理是指機(jī)關(guān)內(nèi)部為制發(fā)公文所進(jìn)行的擬制、處置與管理活動(dòng)。發(fā)文辦理的一般程序?yàn)椋簲M稿、會(huì)商、審核、簽發(fā)，核發(fā)、登記、繕印、用印或簽署，分裝、發(fā)出，處置辦畢公文。這一程序具有很強(qiáng)的確定性與不可逆性。7．簡述鑒定檔案價(jià)值的具體方法對(duì)檔案保存價(jià)值的鑒定，從其鑒定對(duì)象的規(guī)模和范圍來說，可以分為宏觀鑒定和微觀鑒定兩種。（一）宏觀的鑒定。通過分析和鑒別全宗檔案的形成者所承擔(dān)社會(huì)職能及其計(jì)劃、任務(wù)和業(yè)務(wù)活動(dòng)對(duì)保持社會(huì)歷史記憶的重要程度，決定各個(gè)立檔單位形成檔案的整體保持價(jià)值。（二）微觀的鑒定，微觀鑒定是針對(duì)一個(gè)具體單位檔案或?qū)ζ渲心巢糠?、某類、某卷、某件檔案的鑒定。（三）直接鑒定法。逐件逐張地審查文件，而不僅僅根據(jù)案卷目錄和案卷標(biāo)題就判斷其價(jià)值。8．簡述文書立卷的方法就是在文件收集齊全的基礎(chǔ)上，將文件按一定的屬性，逐項(xiàng)分開的過程。有四個(gè)環(huán)節(jié)：分年度、分機(jī)構(gòu)、分問題、分期限。1.分年度：就是將文件按其形成或針對(duì)的年度分開。2.分機(jī)構(gòu)：就是按其形成或承辦部門分類，首先分開級(jí)別，然后再在每一級(jí)別中，按不同部門分開，3.分問題：就是將文件按其內(nèi)容所反映的問題或事物分類。4.分期限：就是將文件按照規(guī)定的不同保管期限分開。文書檔案的保管期限定為：永久、長期、短期三種，長期16-50年，短期15年以下。分期限應(yīng)按學(xué)校制定的保管期限表進(jìn)行。9．簡述批辦和擬辦的區(qū)別和聯(lián)系批辦,是機(jī)關(guān)或部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)公文的辦理所做的文字指示或提示性意見。批辦的內(nèi)容包括對(duì)擬辦意見的認(rèn)可、提出辦理公文的具體要求,如緊急公文,應(yīng)批注完成時(shí)間;需保密的公文,應(yīng)批注傳達(dá)的范圍等。公文批辦應(yīng)簽署姓名及日期。擬辦,是指機(jī)關(guān)文件主管部門領(lǐng)導(dǎo)收到應(yīng)當(dāng)由本機(jī)關(guān)、本部門辦理的公文后,有針對(duì)性地提出初步處理方案或意見、建議,提供機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門負(fù)責(zé)人參考或抉擇的過程。機(jī)關(guān)文件主管部門領(lǐng)導(dǎo)填寫完擬辦意見后，可依據(jù)慣例或單位內(nèi)部的職能分工直接將文件發(fā)送有關(guān)單位及領(lǐng)導(dǎo)。10．承辦：公文承辦就是形成新的公文，公文只有經(jīng)過承辦才能產(chǎn)生切實(shí)的效用，因此，它是公文辦理中的重要環(huán)節(jié)。承辦的對(duì)象是所有需要辦理的收文。因此承辦既是收文辦理最后的實(shí)質(zhì)性程序，又往往是發(fā)文辦理程序的開始。11．用?。涸谟‘叺墓纳霞由w發(fā)文機(jī)關(guān)的印章，或請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者在公文正本上簽注姓名。其作用均為表明公文的正式性質(zhì)和法定效力。12．公文發(fā)文字號(hào)的組成要素：發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成。發(fā)文字號(hào)一般在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行處，用3號(hào)仿宋體字標(biāo)注并居中排布。13．公文的行文規(guī)則公文的行文規(guī)則：一、按機(jī)關(guān)隸屬關(guān)系和職責(zé)范圍行文。二、授權(quán)行文。按隸屬關(guān)系和職責(zé)范圍又不具備布置工作提出要求的行文權(quán)限時(shí)，這就可以通過授權(quán)行文來解決。三、聯(lián)合行文。單位之間，就某些互相有關(guān)的業(yè)務(wù)，經(jīng)過會(huì)商一致后可以聯(lián)合行文。四、一般情況下不越級(jí)行文。五、不越權(quán)行文。六、“請(qǐng)示”不直接報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人。行文規(guī)則中還要說明的是黨的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)根據(jù)工作需要，可向同級(jí)政府及部門或下級(jí)政府機(jī)關(guān)行文；而政府機(jī)關(guān)不得向黨的組織行文作指示、交任務(wù)。14．檔案鑒定：指檔案真?zhèn)蔚蔫b定和檔案價(jià)值的鑒定。一般來說，主要指對(duì)檔案價(jià)值即檔案對(duì)于社會(huì)的有用性的鑒定。檔案鑒定工作的內(nèi)容包括以下三個(gè)方面。1.制定鑒定檔案價(jià)值的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，包括單行規(guī)定和檔案保管期限表等。2.根據(jù)國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)及檔案保管期限表，具體判斷檔案有沒有價(jià)值，有沒有繼續(xù)保存的價(jià)值，然后確定其保管期限。3.剔出無保存價(jià)值和保管期滿的檔案按規(guī)定進(jìn)行銷毀或作相應(yīng)處理。簡單來說，檔案鑒定工作的內(nèi)容就是指建立制度、判斷價(jià)值和存毀處理三個(gè)方面，15．簡述請(qǐng)示與報(bào)告的特征及主要區(qū)別之處。請(qǐng)示是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求對(duì)某項(xiàng)工作、問題作出指示，對(duì)某項(xiàng)政策界限給予明確，對(duì)某事予以審核批準(zhǔn)時(shí)使用的一種請(qǐng)求性公文。報(bào)告是向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出意見或者建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問時(shí)使用的公文。區(qū)別：請(qǐng)示是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求；報(bào)告是向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)，請(qǐng)示是上級(jí)機(jī)關(guān)是一定要答復(fù)，報(bào)告并不要答復(fù)，視報(bào)告的內(nèi)容情況，可以答復(fù)也可以不答復(fù)；另外，請(qǐng)示請(qǐng)求批準(zhǔn)某種事項(xiàng)。報(bào)告是匯報(bào)工作、反映情況、提出意見或者建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問?？傮w講，兩者都是上行文。三、論述題（每題15分，共2題）1．運(yùn)用公文格式和文種使用等知識(shí)，指出下例公文中的錯(cuò)誤，并解釋原因。民

政

局

文

件濱民政辦(2005)32號(hào)濱海市民政局關(guān)于全市民政工作會(huì)議紀(jì)要各縣民政局并抄報(bào)省民政廳：

現(xiàn)將全市民政工作會(huì)議紀(jì)要發(fā)給你們，請(qǐng)貫徹執(zhí)行。

濱海市民政局

二〇〇五年八月八日2．請(qǐng)閱讀以下材料后，回答問題。小王是某機(jī)關(guān)主管文書處理工作的干部，他剛開始工作的時(shí)候，對(duì)文書處理的手續(xù)不太熟悉，文件的傳遞，借閱都沒有跟蹤記錄。所以，工作不到2個(gè)月，就因?yàn)閿?shù)次無法及時(shí)調(diào)出領(lǐng)導(dǎo)所需要的文件，影響了工作。小王認(rèn)識(shí)到，文書處理工作是一件重要和細(xì)致的工作。要求從事文書管理的人員必須具備良好的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。同時(shí)，最重要的是要建立起嚴(yán)格的文書處理制度，保證文書流通的效率和質(zhì)量。小王開始采取一系列的措施，首先，他設(shè)置了固定的文書處理崗位和人員，全機(jī)關(guān)的文件由他來負(fù)責(zé)收發(fā)，傳遞，借閱和催辦的工作，各處室都設(shè)置一名經(jīng)常在單位工作的通知兼管文件，把住各處室的文書處理關(guān)口。其次，小王建立起責(zé)任制度，只用收文簿和借閱卡片兩種收、發(fā)、借閱工具管理文件。具體做法是：來文在收文登記簿上登記，傳閱文件交給該處室主管文件的同事，并在收文簿簽字。辦文在此簿上注明“辦”字，辦完再在“辦”字后邊寫“訖”字，構(gòu)成“辦訖”二字。借閱文件都要填寫借閱卡片，填寫完卡片后要放在文件的原位置上，送還時(shí)再抽出卡片。最后，建立起文件流通時(shí)限制度。傳閱和借閱文件都規(guī)定了閱讀時(shí)間，到期及時(shí)催還，借閱文件到期可續(xù)借。文件收回后，一般是即時(shí)歸檔，最遲也應(yīng)在當(dāng)日歸檔，這樣才能不遺失文件，不泄密。文件歸檔后，都要在收文簿上寫“已存”字，平時(shí)查找文件時(shí)，只要看一下收文薄就知道文件的所處環(huán)節(jié)。（1）小王是選擇什么方法管理文件的？第一，規(guī)范流程，保證公文及時(shí)傳閱。一是取送及時(shí)。收到文件之后，馬上進(jìn)行清點(diǎn)、登記、分發(fā)，保證了公文傳閱的順暢。二是適當(dāng)調(diào)整傳閱順序。有些文件傳閱范圍很廣，需要很多領(lǐng)導(dǎo)和部門閱知，如果始終按一個(gè)固定順序傳閱，遇上領(lǐng)導(dǎo)外出開會(huì)或辦事，定會(huì)影響傳閱的時(shí)間和進(jìn)度。因此，不失時(shí)機(jī)地適當(dāng)?shù)卣{(diào)整一下傳閱順序，便可加快公文傳閱的進(jìn)度。三是承辦部門優(yōu)先閱文。有的文件需要某個(gè)或某幾個(gè)部門承辦，并且時(shí)效要求較強(qiáng)的，如果等所有的領(lǐng)導(dǎo)都閱定后再送給部門閱處，勢必耽誤部門辦理。主要領(lǐng)導(dǎo)閱后，即可給承辦部門閱辦，然后接著送其他領(lǐng)導(dǎo)傳閱。四是分類設(shè)夾，區(qū)別送閱。對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)的批導(dǎo)性文件和需要辦理的文件，急需處理的文件和一般參考性的文件，不要都放在一個(gè)閱文夾內(nèi)，主次不分，要分別對(duì)待，分類設(shè)夾、傳閱，對(duì)急件、特急件跟蹤傳閱，這樣，就保證了公文傳閱的時(shí)效性。五是掌握領(lǐng)導(dǎo)閱文規(guī)律。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)工作安排和活動(dòng)規(guī)律，捕捉時(shí)機(jī)送閱文件；也可根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)閱文快慢，適當(dāng)掌握領(lǐng)導(dǎo)每次閱文數(shù)量，這樣，就能避免公文的延誤、堆積。

第二，建立收發(fā)登記簿，保證公文傳閱。一是建立文件的接收、登記制度。文秘部門還應(yīng)使用文件傳閱、交接登記簿。登記簿上注有文件號(hào)、送閱部門、接收人、接收時(shí)間、退回時(shí)間、備注等欄目。這樣就做到了心中有數(shù)，避免了盲目傳閱，一旦出現(xiàn)文件遺失的情況，就能知道問題出在哪個(gè)環(huán)節(jié)上，既利于查尋，又便于確定責(zé)任。二是杜絕文件橫傳。公文傳閱應(yīng)該以文秘部門為中心點(diǎn)進(jìn)行傳閱，不允許拋開文秘人員在應(yīng)閱人之間橫傳，以免傳閱件失控、遺失。三是公文傳閱要由專人負(fù)責(zé)到底，其他人員均不得代行其職。辦理過程實(shí)行單線運(yùn)作，縱向周轉(zhuǎn)，由機(jī)關(guān)文秘人員一人經(jīng)手，全權(quán)負(fù)責(zé)，以避免多人插手導(dǎo)致的職責(zé)不清和相互推諉。四是嚴(yán)格按照閱文范圍和領(lǐng)導(dǎo)確定范圍組織傳閱，既不能隨意擴(kuò)大，也不能隨意縮小；既不能多傳一個(gè)人，也不能少傳一個(gè)人。五是設(shè)置密級(jí)文件夾，封面貼有"密級(jí)"標(biāo)志，提醒領(lǐng)導(dǎo)不要帶出辦公室閱文，密級(jí)文件即閱即退，沒有閱完的也要暫時(shí)收回，以保證公文傳閱的安全保密。（2）通過這段材料，談?wù)勀銓?duì)文書處理工作有什么認(rèn)識(shí)？（3）小王的工作經(jīng)歷，對(duì)你做好日常文書管理工作有哪些啟示？2．閱讀下面的材料，回答問題。國家某部派出了調(diào)查組到某省的信訪局，調(diào)查A縣劉某關(guān)于一起行政訴訟案的上訪材料。劉某曾因此案敗訴被判刑，劉某不服，曾給某省領(lǐng)導(dǎo)寫過申訴信，涉及到與案情相關(guān)的重要情況。省領(lǐng)導(dǎo)在申訴信上做了批示，省信訪局將該批示轉(zhuǎn)給A縣縣委辦公室負(fù)責(zé)辦理。省信訪局的檔案員來到檔案室查找有關(guān)檔案，結(jié)果沒有找到。其中最重要的材料，省領(lǐng)導(dǎo)的批示件和該縣縣委的回復(fù)都不知去向。檔案員查找領(lǐng)導(dǎo)交辦登記簿，也沒有查到劉某來信的記載，反復(fù)查詢均無著落。無奈之下，只得派人專門驅(qū)車往A縣信訪辦查找，但縣信訪辦并無經(jīng)手此信的相關(guān)材料。經(jīng)過縣信訪辦主任的回憶，當(dāng)時(shí)他在縣委工作的時(shí)候，曾經(jīng)見過縣委的回復(fù)材料。但是查找縣委也無所獲，甚至連發(fā)文登記本也沒有找到。半個(gè)月過去了，因?yàn)闄n案材料不全使得調(diào)查無法進(jìn)行，調(diào)查小組只好失望而歸。然而時(shí)隔5年，省信訪局在收集整理5年前的一些案卷歸檔時(shí)，才發(fā)現(xiàn)與此案相關(guān)的來信處理記錄和A縣縣委辦回復(fù)材料都保存在領(lǐng)導(dǎo)交辦信件處理卷宗中，共計(jì)5份材料12頁紙及省領(lǐng)導(dǎo)的批示。但是，當(dāng)這批檔案材料送達(dá)后，訴訟當(dāng)事人已經(jīng)在服刑期間因?yàn)橐馔馐鹿识劳?。?）結(jié)合材料談一談日常檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作的重要性。檔案工作是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的重要事業(yè)。日常檔案業(yè)務(wù)工作把往復(fù)不斷的現(xiàn)象真實(shí)地記錄下來，使瞬間變成永恒，成為人們進(jìn)行反復(fù)觀察和研究歷史現(xiàn)象、準(zhǔn)確尋找事物發(fā)展規(guī)律的可靠依據(jù)。隨著社會(huì)文明程度的提高和對(duì)檔案利用需求的增長，越來越深入地滲透到人類活動(dòng)的方方面面。作為檔案從業(yè)者，我們就要保護(hù)好、管理好檔案，要依法行使自己的職責(zé)，定期接收檔案，妥善保管好檔案，為檔案的利用創(chuàng)造條件，提供方便，特別是應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：1、要維護(hù)好歷史的真實(shí)面貌；2、要忠于和熱愛檔案事業(yè)；3、要具備全心全意為人民服務(wù)的精神；4要有良好的保密習(xí)慣；（2）本案例中，應(yīng)當(dāng)在哪些環(huán)節(jié)加強(qiáng)文書和檔案的管理。加強(qiáng)文書的收發(fā)管理制度的制定，機(jī)關(guān)的總收發(fā)室負(fù)責(zé)外收發(fā)，對(duì)于收進(jìn)的文件經(jīng)過簡要登記，不啟封，然后轉(zhuǎn)送機(jī)關(guān)的辦公廳、秘書處和各個(gè)業(yè)務(wù)部門的內(nèi)收發(fā)。內(nèi)收發(fā)工作多由部門辦公室的文書工作人員負(fù)責(zé)，進(jìn)行啟封、裝封、加蓋收發(fā)公章、編號(hào)和登記，送領(lǐng)導(dǎo)批辦和有關(guān)承辦人員處理。而在發(fā)文時(shí)由內(nèi)收發(fā)裝封后，交由外收發(fā)對(duì)外發(fā)出。并完整記錄文書的收發(fā)流程。不要因人的存亡而導(dǎo)致文書的存亡。（3）論述收、發(fā)文登記的作用。文件登記是單位管理與保護(hù)文件的一種手段，用以記錄文件的收進(jìn)、發(fā)出和運(yùn)轉(zhuǎn)情況，統(tǒng)計(jì)文件的數(shù)量和檢查文件的處理周期。一個(gè)單位日常往來文件很多，為了加強(qiáng)管理，防止紊亂、積壓和發(fā)生丟失，必須建立與健全文件的登記制度。文件的登記主要有以下幾方面作用：一是便于管理和保護(hù)文件；二是便于文件的查找；三是便于文件的統(tǒng)計(jì)和催辦；四是用以作為核對(duì)與交接文件的憑據(jù)。1．閱讀以下材料，回答問題。 在鑒定某省民政廳解放初期的檔案時(shí)，機(jī)關(guān)檔案人員最先接觸到一卷該單位工作組寫的在某鄉(xiāng)進(jìn)行民主建政的試點(diǎn)報(bào)告，發(fā)現(xiàn)被定