基于大智移云的財務共享服務轉(zhuǎn)型策略研究

引言近年來，在各項科學技術(shù)持續(xù)發(fā)展的形勢下，企業(yè)財務管理模式及方式發(fā)生了較為顯著的變化，不但推動了經(jīng)濟市場發(fā)展及行業(yè)產(chǎn)業(yè)變革，也提高了企業(yè)競爭的激烈程度。企業(yè)為了在行業(yè)中占據(jù)有利地位，便需要積極順應“大智移云”時代背景，通過先進管理理念及技術(shù)手段推動財務共享服務轉(zhuǎn)型，從而積極面對外部及內(nèi)部經(jīng)營環(huán)境的變化和影響，真正做到通過先進技術(shù)解決傳統(tǒng)財務共享服務中的業(yè)務流程不完善、財務信息系統(tǒng)不健全、財務風險管理控制不合理、財務人員專業(yè)水平較低、客戶服務質(zhì)量較差等問題。一、大智移云及財務共享服務概念（一）大智移云概念“大智移云”指的是將云計算技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等先進技術(shù)綜合到一起，實現(xiàn)先進信息技術(shù)的有效融合，從而共同推動產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)變革?！按笾且圃啤钡幕咎卣鳛椋核俣容^快、真實性高、數(shù)據(jù)類型較多、價值密度較低、數(shù)據(jù)量較大，能夠彌補傳統(tǒng)財務共享服務及財務管理模式的應用局限。在財務管理領(lǐng)域中，“大智移云”指的是以云計算技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等先進技術(shù)為依托，優(yōu)化財務業(yè)務流程，推動財務共享服務轉(zhuǎn)型。事實證明，基于大智移云的財務共享服務轉(zhuǎn)型不但能夠獲得理想的財務共享及財務管理效果，還能夠強化數(shù)據(jù)分析，從而為后續(xù)財務共享服務及財務管理工作提供數(shù)據(jù)支持。（二）財務共享服務概念財務共享服務指的是通過先進技術(shù)手段優(yōu)化財務業(yè)務流程、提高財務管理效率、降低財務管理成本，并且提高各項財務管理操作及財務運作流程的規(guī)范程度，從而為內(nèi)部用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的財務共享服務。財務共享服務模式起源于20世紀80年代的發(fā)達國家，福特汽車公司是世界上第一個踐行財務共享服務理念、構(gòu)建財務共享服務平臺的企業(yè)，隨后國內(nèi)外開始有企業(yè)陸續(xù)開展財務共享服務模式。財務共享服務的基本特征為：以財務業(yè)務流程為管理核心（主要包括采購及應付款、銷售及應收款、費用報銷、固定資產(chǎn)、財務報表等，通過明確的財務業(yè)務流程實現(xiàn)對各項財務業(yè)務數(shù)據(jù)的整合）、以滿足客戶需求為最終目標（主要包括零售商、供應商、零售商等，需要為客戶提供更加方便快捷的財務共享服務）、以集中管理為基本手段（通過集中管理手段實現(xiàn)對企業(yè)財務數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理，確保各項財務業(yè)務能夠集中進行）。二、大智移云對財務共享服務轉(zhuǎn)型的影響（一）提高數(shù)據(jù)分析處理能力通過“大智移云”先進技術(shù)手段，企業(yè)能夠?qū)崟r準確記錄各項經(jīng)濟活動及財務業(yè)務的進展數(shù)據(jù)及相關(guān)資金信息，通過分析處理這些數(shù)據(jù)和信息，便能夠準確發(fā)現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)階段存在的財務共享服務問題及不足，并且準確評估各項問題的風險性，在此基礎上形成有針對性的、合理的問題解決方案及財務共享服務完善方案?？梢姅?shù)據(jù)分析及處理對于企業(yè)財務共享服務轉(zhuǎn)型而言十分重要，相比較傳統(tǒng)財務管理模式中的人工記錄數(shù)據(jù)及信息，大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算技術(shù)等先進技術(shù)能夠形成精確的計算模型及計算方式，能夠基于企業(yè)現(xiàn)有財務數(shù)據(jù)和資金信息獲得較為準確的數(shù)據(jù)分析處理成果，從而篩選出有價值的數(shù)據(jù)和信息。在財務數(shù)據(jù)和資金信息的支持下，企業(yè)能夠提高各項財務決策效率，縮短財務管理及財務共享服務時間，從財務管理層面提高市場競爭實力。（二）提高內(nèi)部管理控制能力傳統(tǒng)財務管理模式以會計核算、交易處理為主要職能，導致財務人員過于關(guān)注會計核算準確程度，忽略了財務風險防控及內(nèi)部管理控制需求，而“大智移云”背景則為企業(yè)財務管理及財務共享服務帶來了新的機遇。具體來講，財務業(yè)務流程的優(yōu)化、財務共享服務系統(tǒng)的集成，提高了財務管理及會計核算效率，使得企業(yè)及財務人員可以在短時間內(nèi)獲取財務風險數(shù)據(jù)，在此基礎上構(gòu)建風險監(jiān)控體系和內(nèi)部管理控制體系，強化對于財務風險較高財務業(yè)務的針對性監(jiān)管，從而提高內(nèi)部管理控制水平?；诖笾且圃频呢攧展蚕矸漳軌蚝w企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營及財務管理的各個節(jié)點，能夠關(guān)注到企業(yè)各項運營發(fā)展資金的流入、流出信息，有利于進一步提高企業(yè)的成本效益優(yōu)勢。此外，基于財務數(shù)據(jù)和資金信息，企業(yè)管理層能夠在最佳時間內(nèi)做出決策，能夠?qū)崿F(xiàn)對財務風險的合理規(guī)避。三、基于大智移云的財務共享服務轉(zhuǎn)型流程（一）優(yōu)化采購及應付款流程開具發(fā)票是采購及應付款流程的重要環(huán)節(jié)，發(fā)票開具管理直接關(guān)系到了財務共享服務質(zhì)量，為此，企業(yè)可以預設票據(jù)核對程序。具體來講，通過“大智移云”先進技術(shù)手段，企業(yè)財務共享中心初審崗位能接收所有發(fā)票，通過影像管理系統(tǒng)掃描紙質(zhì)發(fā)票便能夠獲得開票日期、發(fā)票稅號、金額發(fā)票等發(fā)票信息，并且將提取的信息直接錄入財務信息系統(tǒng)；發(fā)票影像資料能夠上傳到財務共享服務中心稽核崗，進一步稽核發(fā)票信息是否屬實，并且將異常結(jié)果反饋給初審崗位進行再次核對；確定發(fā)票信息真實準確后，企業(yè)財務共享中心RPA機器人自動導出供應商開具發(fā)票，并且通過發(fā)票號建立關(guān)聯(lián)性，同時供應商及時處理異常發(fā)票信息。支付管理是采購及應付款流程的最后環(huán)節(jié)，由于涉及的會計核算及結(jié)算工作較多，企業(yè)可以模擬人工支付操作。具體來講，RPA機器人能夠以發(fā)票信息為依據(jù)自動編寫會計分錄、根據(jù)記賬憑證自動計算應付賬款余額。企業(yè)財務共享中心能夠統(tǒng)一保存付款憑證，從而統(tǒng)一辦理應付款結(jié)算業(yè)務；在辦理應付款結(jié)算業(yè)務的過程中，需要進行業(yè)務結(jié)算的部門或工作人員向財務共享中心發(fā)起資金支付請求，結(jié)算崗位會自動審核發(fā)票信息以及應付期限、銷售折讓等信用條件；隨后按照發(fā)起資金支付請求的順序模擬人工操操作完成付款申請?zhí)峤?，指令池會生成對應的支付指令，指令能夠上傳到稽核崗位，由工作人員人工進行審核，審核無誤后通知財務共享中心執(zhí)行支付指令。（二）優(yōu)化銷售及應收款流程企業(yè)在開展銷售業(yè)務的過程中便會產(chǎn)生應收賬款，也會伴隨壞賬問題，為了避免這一問題，并且確保應收賬款能夠及時回收，企業(yè)可以構(gòu)建客戶信用體系。具體來講，通過“大智移云”先進技術(shù)手段，企業(yè)財務共享中心能夠構(gòu)建用戶信用體系，實現(xiàn)對應收賬款的全過程監(jiān)管，當企業(yè)接收到訂單之后，RPA機器人便能夠查找客戶檔案、調(diào)查客戶信用情況，在確定客戶信用資質(zhì)合格之后才會進一步編制銷售單，并且將銷售單中的商品名稱、數(shù)量、交易金額、交易日期、付款方式、付款時間等信息詳細記錄在平臺中。在現(xiàn)有數(shù)據(jù)和信息的基礎上，企業(yè)還能夠通過客戶的經(jīng)營狀況識別異?？蛻?，識別指標有成本利潤率、資產(chǎn)負債率等，從而掌握客戶的賬務償還能力。應用影像管理技術(shù)，企業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)對多種發(fā)票、原始憑證、合同等資料的有效掃描、處理、識別，為財務共享服務提供了便利條件。具體來講，影像管理技術(shù)具備智能識別、智能采集、智能對賬等多項功能，當企業(yè)財務共享中心出納崗位接收到應收賬款之后，能夠通過影像掃描將各項信息自動錄入平臺中；平臺便會系統(tǒng)內(nèi)置函數(shù)公式核對交易數(shù)據(jù)與應收賬款原始憑證是否一致，一旦發(fā)現(xiàn)異常情況，便將異常信息反饋給相應責任部門確認；如果未發(fā)現(xiàn)異常，則自動生成憑證，進行自動核銷。（三）優(yōu)化費用報銷流程紙質(zhì)發(fā)票存在開具流程較為復雜、真?zhèn)伪鎰e存在難度等問題，電子發(fā)票便能夠有效規(guī)避上述問題，為了進一步強化電子發(fā)票在財務共享服務中的應用，企業(yè)可以智能提取發(fā)票信息。具體來講，每份電子發(fā)票都有全國唯一識別的發(fā)票代碼，有力保障了發(fā)票的真實性，不但簡化了發(fā)票開具和審核環(huán)節(jié)，也實現(xiàn)了后續(xù)計費和支付的有效銜接，真正實現(xiàn)了財務管理和財務共享服務一體化。在“大智移云”背景下，語音識別技術(shù)水平在逐漸提高，表示操作人員除了在線上申請電子發(fā)票之外，還能夠通過語音下達對RPA機器人的操作命令，RPA機器人能夠通過概率算法模型轉(zhuǎn)換和識別語音，從而完成發(fā)票開具、管理、管理審核等一系列工作。賬單審核工作目前需要由財務人員人工完成，但是為了減輕財務人員工作負擔，企業(yè)可以增設OCR識別模塊。具體來講，財務人員在審核和報銷賬單的過程中，可以將不同形式的賬單通過掃描方式上傳到財務共享服務中心，審計崗位在接收到賬單之后，能夠?qū)⒉煌问降馁~單的掃描報銷功能集成到掃描端；如果平臺收到的是紙質(zhì)賬單，高速掃描儀能夠自動提取賬單中的關(guān)鍵信息和數(shù)據(jù)，并且將其轉(zhuǎn)換為電子圖像，不需要財務人員進行人工分類，真正完成了對賬單的自動化歸納及管理，隨后再由財務人員進行人工審核，不但能夠簡化費用報銷流程，還能夠降低各項報銷問題的發(fā)生概率。（四）優(yōu)化固定資產(chǎn)流程對于新增加的固定資產(chǎn)，企業(yè)可以通過掃描文件自動傳輸功能進行查看，并且將合同、審批文件、實物照片等信息儲存在電子影像系統(tǒng)中。具體來講，儲存在電子影像系統(tǒng)中的固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)和信息能夠在財務共享服務中心各個崗位進行自動傳輸，擁有管理權(quán)限的部門和工作人員能夠按照實際需求靈活修改信息接受規(guī)則，同時能夠?qū)崿F(xiàn)對于流動文件的有效控制及管理。由于財務共享服務中心中的各個崗位都是相通的，當固定資產(chǎn)信息被固定資產(chǎn)核算崗位接收之后，便能夠自動生成資產(chǎn)卡片，卡片中包含了刪除、增加、查詢、打印、匯總等多項功能，財務人員通過卡片便能夠完成對于固定資產(chǎn)的管理工作，不但避免了人工信息錄入可能導致的誤差，還能夠減輕財務人員的操作量。企業(yè)能夠通過信息資料自動審核功能完成固定資產(chǎn)盤點、計提固定資產(chǎn)折舊、計算資產(chǎn)減值準備等工作。具體來講，每項固定資產(chǎn)在正式應用之前都會被賦予唯一的標識，標識會以表格的形式被記錄在財務共享服務中心中；在后續(xù)固定資產(chǎn)審核和管理過程中，平臺能夠根據(jù)設定的函數(shù)公式有效識別錯誤標識，并且能夠發(fā)出警報，避免了人工盤點固定資產(chǎn)導致的混亂問題，為固定資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的清晰明確提供了技術(shù)支持。在接收到資產(chǎn)減值準備、固定資產(chǎn)折舊變動申請之后，財務共享服務中心能夠結(jié)合固定資產(chǎn)折舊數(shù)據(jù)、市場價值等信息，判斷某一固定資產(chǎn)是否應該進行減值準備、折舊變動，并且自動計算對應的減值金額和折舊金額。（五）優(yōu)化財務報表流程財務數(shù)據(jù)是生成財務報表的基礎，在傳統(tǒng)財務管理模式下，財務人員需要核對業(yè)務數(shù)據(jù)與會計賬簿、會計賬簿與財務報表，工作量較大，但是通過“大智移云”先進技術(shù)手段，企業(yè)能夠自動提取財務數(shù)據(jù)。具體來講，RPA機器人能夠通過預先編好的編碼登錄財務共享服務中心，下載月度、季度、年度財務報表，提取公司的財務數(shù)據(jù)及信息，如果發(fā)現(xiàn)異常信息，便會發(fā)出警報，提示財務人員人工核對及修正；數(shù)據(jù)修正工作完成之后，RPA機器人能夠根據(jù)算法對數(shù)據(jù)進行再次匹配；當財務數(shù)據(jù)均被提取完畢之后，平臺能夠自動下達編碼指令，并且在財務報表、業(yè)務數(shù)據(jù)表、會計賬簿中建立唯一的編號識別碼。財務數(shù)據(jù)核對是財務報表生成和制作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，核對質(zhì)量直接關(guān)系到了財務報表數(shù)據(jù)的真實性和準確性，通過“大智移云”先進技術(shù)手段，企業(yè)能夠自動核對財務數(shù)據(jù)，能夠有效保障財務報表質(zhì)量。具體來講，RPA機器人能夠根據(jù)關(guān)聯(lián)規(guī)則完成財務數(shù)據(jù)核對工作，避免了人工操作可能導致的失誤及問題，并且能夠通過模擬人工操作完成對各個財務報表的勾稽關(guān)系匹配；針對需要向外核對的財務數(shù)據(jù)，RPA機器人能夠與往來銀行、金融機構(gòu)、供應商、業(yè)務部門之間實現(xiàn)自動發(fā)送電子郵件，從而對這些財務數(shù)據(jù)實現(xiàn)再次核對。財務共享服務中心能夠自動記錄各項財務報表生成過程，便于財務人員后續(xù)查詢及核對。四、基于大智移云的財務共享服務轉(zhuǎn)型策略（一）持續(xù)完善財務業(yè)務流程為了提高各項財務業(yè)務的處理效率和質(zhì)量，企業(yè)需要通過“大智移云”先進技術(shù)手段完善財務業(yè)務流程。首先，企業(yè)可以積極開展與各個商旅平臺的合作，為員工出差提供更多能夠提前墊支費用的酒店和餐廳，為后續(xù)差旅費用報銷提供便利條件。其次，企業(yè)需要增加特殊報銷功能，即低于預算金額的報銷依然按照正常流程報銷和管理，當報銷金額超過預算金額時，財務共享服務中心需要將這些費用報銷篩選出來，交給專門的財務人員處理和審核。最后，企業(yè)需要制定緊急事項處理制度，當報銷流程出現(xiàn)問題后，上報人員需要同時上傳問題的緊急程度，使得財務人員能夠按照問題的緊急程度進行有序處理，并且可以通過催單功能盡量縮短財務業(yè)務辦理時間。（二）不斷健全財務信息系統(tǒng)為了充分整合和應用財務數(shù)據(jù)及信息，企業(yè)需要通過“大智移云”先進技術(shù)手段健全財務信息系統(tǒng)。首先，企業(yè)需要定期檢查和維護財務信息系統(tǒng)，通過調(diào)試發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)存在的問題和不足，從而在后續(xù)建設中進一步提高系統(tǒng)銜接及運行的流暢程度，不但能夠確保財務數(shù)據(jù)傳輸?shù)臏蚀_性和實時性，還能夠最大限度地發(fā)揮各個分系統(tǒng)之間的協(xié)同作用。其次，企業(yè)需要加大對財務信息系統(tǒng)構(gòu)建及完善的投資力度，確保財務部門有足夠的資金結(jié)合市場情況升級財務信息系統(tǒng)，并且在升級過程中做好對既往財務數(shù)據(jù)和新型財務數(shù)據(jù)的整合工作，確保系統(tǒng)能夠在儲存大量財務信息的基礎上，保持較為順暢、穩(wěn)定的運行。最后，企業(yè)需要實現(xiàn)對大數(shù)據(jù)技術(shù)的合理應用，例如，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)統(tǒng)計銷售業(yè)績，總結(jié)消費者的消費習慣和愛好，預測不同產(chǎn)品的銷售趨勢及盈虧情況，為后續(xù)產(chǎn)品研發(fā)及銷售提供參考。（三）強化財務風險管理控制為了降低財務共享服務及財務管理出現(xiàn)問題的概率，企業(yè)需要通過“大智移云”先進技術(shù)手段強化財務風險管理控制。首先，企業(yè)需要安排專門的風險管理人員負責財務共享服務風險管理控制，確保能夠在第一時間發(fā)現(xiàn)財務共享服務風險問題，并且及時解決各項問題，避免風險進一步擴散對其他財務管理及財務數(shù)據(jù)造成不利影響。其次，企業(yè)需要不斷完善安全防護措施，以此來強化財務共享服務中心的安全系數(shù)。例如，企業(yè)可以通過防火墻、殺毒軟件、防入侵系統(tǒng)強化財務共享服務中心的網(wǎng)絡隔離效果，降低系統(tǒng)和數(shù)據(jù)被計算機病毒及黑客入侵的概率。最后，企業(yè)需要強化對于加密技術(shù)的應用，按照重要性對財務數(shù)據(jù)進行不同程度的加密處理。（四）提高財務人員專業(yè)水平“大智移云”先進技術(shù)手段的應用對于財務人員有著較高的技術(shù)要求，為此，企業(yè)需要提高財務人員專業(yè)水平。首先，企業(yè)需要定期展開對財務人員的培訓，使得每位財務人員都能夠獲得定期學習的機會，從而提高自身專業(yè)水平；企業(yè)可以聘請行業(yè)專家針對不同工作崗位的財務人員進行專業(yè)化培訓，例如，針對新入職的財務人員，培訓重點為財務業(yè)務流程、財務管理規(guī)范等；針對入職時間超過兩年的財務人員，培養(yǎng)重點為財務業(yè)務流程創(chuàng)新、財務共享服務管理等；針對管理層財務人員，培養(yǎng)重點為企業(yè)戰(zhàn)略、數(shù)字化管理