大學計算機基礎（Windows10 Office2016）課件 第6章 Excel 2016電子表格系統

第6章Excel2016電子表格系統6.1Excel2016的基本概念6.2Excel2016的基本操作6.3Excel2016的文件操作6.4編輯工作表6.5在表格中輸入數據6.6公式與函數的使用6.7工作表的數據管理6.8創(chuàng)建和編輯圖表6.9預覽和打印工作表

6.1Excel2016的基本概念

1.工作簿工作簿即保存在磁盤上的擴展名為?.xlsx的文件，圖標為。一個工作簿中可以包含一個或多個工作表，它像一個表格集合，把若干張相關聯的表格或圖表存放在一起，便于集中管理。

2.工作表

工作表即包含在工作簿中的一個由列和行組成的單表。在Excel2016中，默認情況下一個工作簿只包含一個工作表，命名為“Sheet1”。

3.單元格

工作表中行、列交匯處的區(qū)域稱為單元格，它可以保存數值、文字、聲音等數據，是Excel中最基本的編輯單位。

工作簿、工作表及單元格之間的關系如圖6-1所示。

圖6-1工作簿、工作表與單元格之間的關系

4.單元格地址

在Excel2016中，為唯一標識每個單元格在表格中的位置，需要給每一個單元格定義一個唯一的編號，即單元格地址。

5.活動單元格

活動單元格即插入點所在的單元格或者已經選定的單元格組，它表示當前正在進行編輯的區(qū)域，四周用黑色加粗的邊框標識，并且在其右下角還會出現一個綠色的小方塊(稱為填充柄)。

6.2Excel2016的基本操作

1.啟動Excel2016和Word2016一樣，Excel2016也可以由以下三種方法來啟動：(1)單擊“開始”按鈕，在“開始”菜單中選擇“Excel2016”命令，即啟動Excel2016，如圖6-2所示。

圖6-2從“開始”菜單啟動Excel2016

(2)在桌面上雙擊“Excel2016”快捷圖標，如圖6-3所示。圖6-3雙擊快捷圖標啟動Excel2016

(3)雙擊文件夾里的“Excel素材”(擴展名為?.xlsx)的文件圖標，如圖6-4所示。圖6-4雙擊“Excel素材”的文件圖標

2.?Excel2016工作窗口

Excel2016啟動后，打開Excel2016的工作窗口，如圖6-5所示。圖6-5Excel2016的工作窗口

Excel2016工作窗口中特有的幾個元素。

(1)名稱框。

(2)編輯欄。

(3)列號、行號。

(4)單元格。

(5)活動單元格。

(6)填充柄。

(7)工作表標簽。

(8)狀態(tài)欄(見圖6-6)。圖6-5Excel2016的工作窗口

3.退出Excel2016

Excel2016的退出和Word2016一樣，也有以下幾種常用的方法：

(1)單擊Excel2016工作簿窗口右上角的“關閉”按鈕。

(2)執(zhí)行“文件”→“關閉”命令。

(3)使用Alt?+?F4組合鍵。

6.3Excel2016的文件操作

6.3.1建立工作簿1.創(chuàng)建空白工作簿創(chuàng)建空白工作簿即以系統默認格式建立空工作簿，具體操作是：執(zhí)行“文件”→“新建”命令，在打開的“新建”窗口中單擊“空白工作簿”圖標或按Ctrl?+?N組合鍵。

2.使用模板創(chuàng)建工作簿

Excel2016預先定義了很多設計精美、格式豐富的表格模板，可以執(zhí)行“文件”→“新建”命令，在打開的“新建”窗口中選擇適合的模板來完成(有些模板要連接到互聯網才能使用)，如圖6-7所示。

圖6-7Excel2016的表格模板

6.3.2保存工作簿

1.手工保存

在快速訪問工具欄中單擊“保存”按鈕，或按Ctrl?+?S組合鍵，可以對工作簿進行保存。2.自動保存

(1)執(zhí)行“文件”→“選項”命令，打開“Excel選項”對話框，在左側區(qū)域中單擊“保存”選項。

(2)在右側區(qū)域中選中“保存自動恢復信息時間間隔”復選項，啟用自動存盤功能，并在其后的文本框中輸入一個數值，用于設置自動保存時間間隔，如圖6-8所示。

圖6-8設置自動保存時間間隔

6.3.3打開工作簿

(1)在Windows資源管理器中定位并雙擊工作簿文件。

(2)執(zhí)行“文件”→“打開”命令，在“打開”窗口中單擊“瀏覽”按鈕，彈出“打開”對話框，選擇要打開的工作簿。

(3)從“打開”窗口的“最近”列表中選擇要打開的工作簿，如圖6-9所示。

圖6-9打開最近的Excel文檔

6.3.4關閉工作簿

在Excel2016中打開多個工作簿時，可使用以下方法關閉：

(1)執(zhí)行“文件”→“關閉”命令。

(2)單擊工作窗口右上角的“關閉”按鈕。

6.4編?輯?工?作?表

6.4.1插入工作表插入工作表常用的方法有以下兩種：(1)在“工作表標簽”區(qū)中單擊右側的“新工作表”按鈕??或按Shift?+?F11組合鍵，即可在工作表的最后面插入一個新工作表，如圖6-10所示。

圖6-10插入新工作表

(2)在“工作表標簽”區(qū)中的任意工作表上右擊，從彈出的快捷菜單中選擇“插入”命令，打開“插入”對話框，如圖6-11所示。在“插入”對話框的“常用”選項卡中選擇“工作表”圖標，單擊“確定”按鈕，即可在右擊的工作表前插入一個工作表。

圖6-11“插入”對話框

6.4.2重命名工作表

(1)在要重命名的工作表標簽上雙擊，這時原工作表名處于選中狀態(tài)，輸入新工作表名即可。

(2)右擊要重命名的工作表標簽，從彈出的快捷菜單中選擇“重命名”命令，輸入新工作表名即可。

6.4.3移動和復制工作表

(1)先選中一個要移動的工作表，然后拖動工作表標簽到合適的位置。若在拖動工作表標簽的同時按下Ctrl鍵則可完成復制操作，并自動命名為“原工作表名?+?(序號)”，如“基本情況表(2)”。

(2)右擊要移動或復制的工作表標簽，從彈出的快捷菜單中選擇“移動或復制”命令，打開“移動或復制工作表”對話框；在“工作簿”下拉列表框中選擇目標工作簿(默認情況下是當前工作簿)，當然，如果此時還有其他打開的工作簿，也可以把工作表移動或復制到其他工作簿中去；在“下列選定工作表之前”列表中選擇一個位置；是否選中“建立副本”復選框，可以根據需要進行設置，如果選中該復選框，將進行復制操作，否則進行移動操作；單擊“確定”按鈕。復制工作表示例如圖6-12所示。

圖6-12復制工作表示例

6.4.4刪除工作表

(1)右擊選擇要刪除的工作表標簽，從彈出的快捷菜單中選擇“刪除”命令。

(2)如果工作表中沒有數據，則工作表被直接刪除，否則會彈出確認刪除提示框，如圖6-13所示。

(3)根據情況單擊“刪除”按鈕或“取消”按鈕。圖6-13確認刪除提示框

6.4.5選定工作區(qū)

在對表格進行詳細編輯之前，應先選中一個區(qū)域，以便確定編輯的范圍和對象。在工作表中選定區(qū)域主要分為以下幾種情況：

(1)選中一個單元格。

(2)選中連續(xù)的多個單元格。

(3)選中不連續(xù)的多個單元格。

(4)選中整行或整列。

(5)選中整個工作表。單擊編輯區(qū)左上角的“全部選中”按鈕，可以選中整個工作表，如圖6-14所示。

圖6-14選中整個工作表

(6)根據條件選中特殊類型的單元格區(qū)域。

①在“開始”選項卡的“編輯”選項組中單擊“查找和選擇”按鈕，然后在打開的下拉菜單中選擇“定位條件”命令，打開“定位條件”對話框，如圖6-15所示。

②若要選擇空白單元格，可選中“空值”單選按鈕。

③若要選擇包含批注的單元格，可選中“批注”單選按鈕。

圖6-15“定位條件”對話框

④若要選擇包含常量的單元格，可先選中“常量”單選按鈕，然后通過選中“數字”“文本”“邏輯值”或“錯誤”復選框來設定要選取的單元格的類型。默認情況下，這四個復選框全部被選中，如果只想選中表格中包含文本的單元格，那么就需要將除“文本”復選框外的三個復選框取消選中。

⑤若要選擇包含公式的單元格，可先選中“公式”單選按鈕，然后通過選中“數字”“文本”“邏輯值”或“錯誤”復選框來設定公式的類型。

⑥若僅選擇區(qū)域中可見的單元格，即使該區(qū)域跨越隱藏的行和列，也可選中“可見單元格”單選按鈕。

⑦若要選擇當前區(qū)域，如整個列表，可選中“當前區(qū)域”單選按鈕。

(7)選擇行或列中已填充數據的單元格區(qū)域。

①單擊區(qū)域中的第一個或最后一個單元格。

②按住Shift鍵，雙擊活動單元格在待選中方向上的邊線。例如要選中活動單元格上方所有已填充數據的區(qū)域，可雙擊該單元格的頂端邊線，則選中區(qū)域會擴展到此列中下一個空白單元格為止。

(8)取消選擇。單擊選中區(qū)域外的任意單元格，可取消選擇。

6.4.6在表格中插入和刪除

1.插入單元格

(1)在要插入單元格的位置上右擊，從彈出的快捷菜單中選擇“插入”命令，打開“插入”對話框，如圖6-16所示。

(2)根據需要在對話框中選擇一種插入單元格的方式，單擊“確定”按鈕。圖6-16“插入”對話框

2.插入行或列

插入行或列的方法有以下兩種：

(1)移動插入點到要插入行或列的任意一個單元格中，右擊該單元格，從彈出的快捷菜單中選擇“插入”命令，在打開的“插入”對話框中選中“整行”或“整列”單選按鈕。

(2)右擊行號或列號，從彈出的快捷菜單中選擇“插入”命令，即可在當前行的上方插入空行或在當前列的左邊插入空列。

3.刪除單元格

(1)右擊選擇要刪除的單元格或單元格區(qū)域，從彈出的快捷菜單中選擇“刪除”命令，打開“刪除”對話框，如圖6-17所示。

(2)在對話框中選擇一種刪除單元格的方式，單擊“確定”按鈕。圖6-17“刪除”對話框

4.刪除行或列

(1)選中需要刪除的一行(列)或多行(列)。

(2)在選中區(qū)域中右擊，在彈出的快捷菜單中選擇“刪除”命令或者在“開始”選項卡的“單元格”選項組中單擊“刪除”按鈕。

6.4.7合并單元格

在設計表格時，實現標題名稱居中放置最簡單的方法就是使用單元格“合并后居中”功能，其具體操作步驟如下：

(1)選中要合并及居中的多個單元格。

(2)在“開始”選項卡的“對齊方式”選項組中單擊“合并后居中”按鈕。

(3)如果選中的區(qū)域中包含數據，則會彈出提示框(見圖6-18)，提示用戶選中范圍內的各單元格在合并后只保留左上角單元格的值。圖6-18合并單元格提示框

(4)若要取消合并的單元格，可再次單擊“合并后居中”按鈕，也可在已合并的單元格上右擊，從彈出的快捷菜單中選擇“設置單元格格式”命令，在打開的“設置單元格格式”對話框中單擊“對齊”選項卡，取消選中“合并單元格”復選框，如圖6-19所示。圖6-19取消選中“合并單元格”復選框

6.4.8調整單元格的行高和列寬

1.使用命令調整

(1)選中要調整的一行(列)或多行(列)。

(2)右擊選中的行號或列號，從彈出的快捷菜單中選擇“行高”或“列寬”命令，也可以在“開始”選項卡的“單元格”選項組中單擊“格式”的下三角按鈕，從打開的下拉菜單中選擇“行高”或“列寬”命令，打開“行高”對話框或“列寬”對話框，在其中輸入一個數值，即可調整行高或列寬，如圖6-20所示。

圖6-20使用命令調整行高或列寬

2.使用鼠標調整

(1)選中要調整的一行(列)或多行(列)。

(2)將鼠標指針移到選中行的下邊線或選中列的右邊線，當鼠標指針呈雙向調整箭頭形狀時，按下鼠標左鍵拖動(這時會顯示一條虛線指示要調整到的邊線的位置，并且指針的右上角也會顯示一個數值)到適合位置后釋放鼠標即可。使用鼠標調整列寬的示例如圖6-21所示。圖6-21用鼠標調整列寬

3.自動調整

(1)選定要調整的一行(列)或多行(列)。

(2)將鼠標指針移到選中行的下邊線或選中列的右邊線，當鼠標指針呈雙向調整箭頭形狀時雙擊，系統會自動根據行或列內的信息來調整行高或列寬。

6.4.9設置單元格格式

1.通過工具按鈕來設置

(1)選中要設置格式的單元格。

(2)分別在“開始”選項卡的“字體”選項組、“對齊方式”選項組和“數字”選項組中單擊相應的按鈕進行設置，如圖6-22所示。圖6-22使用工具按鈕設置單元格格式

2.通過對話框來設置

(1)選中要設置格式的單元格。

(2)單擊“開始”選項卡的“單元格”選項組中“格式”的下三角按鈕，在打開的下拉菜單中選擇“設置單元格格式”命令，或右擊選中的單元格，從彈出的快捷菜單中選擇“設置單元格格式”命令，打開“設置單元格格式”對話框。

①在“數字”選項卡(見圖6-23)中，“分類”列表用于設置單元格中要保存的數據類型，“示例”區(qū)域用于設置數據類型的具體格式。

圖6-23“數字”選項卡

②在“對齊”選項卡中設置單元格內部數據的對齊方式及文字方向等。

③在“字體”選項卡中設置單元格內文字的字體、字形、字號、顏色等。

④在“邊框”選項卡中設置選中單元格區(qū)域的外邊框及內部線條。

⑤在“填充”選項卡中設置選中單元格的底紋。

⑥在“保護”選項卡中設置選中單元格的鎖定或隱藏。

6.4.10應用條件格式

所謂條件格式，就是根據用戶設定的條件來突出顯示所關注的單元格或單元格區(qū)域，強調異常值，使用數據條、顏色刻度和圖標集來直觀地顯示數據。條件格式基于條件更改單元格區(qū)域的外觀。

相對于早期版本而言，Excel2016不僅加強了傳統的“突出顯示單元格規(guī)則”功能，還提供了更加豐富的其他條件格式，如“項目選取規(guī)則”“數據條”“色階”“圖標集”等，甚至Excel2016還允許用戶自己定義其他規(guī)則，如圖6-24所示。

圖6-24Exce12016的條件格式

1.設置條件格式

【例6-1】將考試成績表中成績?yōu)閮?yōu)秀(大于或等于90分)的單元格顯示為紅色、加粗，對成績?yōu)橹械?大于70分但小于80分)的單元格添加黃色底紋。

具體操作步驟如下：

(1)選中成績表中保存分數的單元格區(qū)域。

(2)在“開始”選項卡的“樣式”選項組中單擊“條件格式”按鈕，在打開的下拉菜單中選擇“突出顯示單元格規(guī)則”→“其他規(guī)則”命令，打開“新建格式規(guī)則”對話框。在“編輯規(guī)則說明”選項組中分別選擇“單元格值”“大于或等于”，并在文本框中輸入“90”，如圖6-25所示。圖6-25設置編輯規(guī)則說明

(3)單擊“格式”按鈕，打開“設置單元格格式”對話框。在“字形”列表中選擇“加粗”，在“顏色”下拉列表框中選擇“紅色”(見圖6-26)，單擊“確定”按鈕，完成第一個條件的格式設置。

圖6-26設置第一個條件的格式

(4)不取消當前選中的區(qū)域，再次單擊“條件格式”按鈕，在打開的下拉菜單中選擇“突出顯示單元格規(guī)則”→“介于”命令，打開“介于”對話框。在對話框的兩個文本框中分別輸入“70”和“80”，在“設置為”下拉列表框中選擇“自定義格式”，在打開的“設置單元格格式”對話框中單擊“填充”選項卡，在“背景色”區(qū)域中選擇“黃色”，單擊“確定”按鈕，返回到“介于”對話框，單擊“確定”按鈕完成第二個條件的格式設置，如圖6-27所示。

圖6-27設置第二個條件的格式

(5)格式設置完成后的效果如圖6-28所示。圖6-28應用條件格式后的效果

例如：在數據表中用色階顯示數據變化趨勢。

【例6-2】在數據表中用色階顯示數據變化趨勢。

具體操作步驟如下：

(1)選中溫度表中保存數值的單元格區(qū)域，如圖6-29所示。圖6-29選中保存數值的單元格區(qū)域

(2)在“開始”選項卡的“樣式”選項組中單擊“條件格式”按鈕，在打開的下拉菜單中選擇“色階”下的“紅-白-藍色階”，設置完成后如圖6-30所示。圖6-30設置色階后的效果

2.更改和刪除條件格式

(1)要更改一個或多個條件格式，可在原區(qū)域重新設置條件格式。

(2)要刪除一個或多個條件格式，可以在“開始”選項卡的“樣式”選項組中單擊“條件格式”按鈕，在打開的下拉菜單中選擇“清除規(guī)則”命令下的相應子命令。

6.4.11格式的復制與套用

和Word2016一樣，Excel2016也提供了快速應用格式的格式刷及自動套用格式功能，其操作也基本相同，這里不再重復，具體可參考5.5.2節(jié)中的相關內容。

6.4.12文檔保護

1.保護工作簿、工作表和單元格

(1)保護工作簿。工作簿的保護方法包括兩個方面：一是設置打開、修改權限密碼，防止他人非法訪問；二是允許他人打開、瀏覽內容，但禁止對工作簿中的工作表或對工作簿窗口進行操作。

對工作簿中的工作表和窗口的保護就是不允許對工作簿中的工作表進行移動、刪除、插入、隱藏、取消隱藏、重新命名，以及禁止對工作簿窗口進行移動、縮放、隱藏、取消隱藏或關閉等操作，其操作方法如下：

①在“審閱”選項卡的“更改”選項組中單擊“保護工作簿”按鈕，打開“保護結構和窗口”對話框，如圖6-31所示。

②如果選中“結構”復選框，將保護工作簿的結構，不能對工作簿中的工作表進行移動、刪除、插入等操作。

③如果選中“窗口”復選框，則每次打開工作簿時保持工作表窗口的固定位置和大小，不能對其進行移動、縮放、隱藏、取消隱藏或關閉等操作。

④在“密碼(可選)”文本框中輸入密碼，可以防止他人取消工作簿保護。

⑤若要取消保護，可重新執(zhí)行以上操作并按提示輸入密碼。

圖6-31“保護結構和窗口”對話框

(2)保護工作表。除了保護整個工作簿，還可以保護工作簿中指定的工作表，其操作方法如下：

①選中要保護的工作表。

②在“審閱”選項卡的“更改”選項組中單擊“保護工作表”按鈕，或者右擊要保護的工作表標簽，從彈出的快捷菜單中選擇“保護工作表”命令，打開“保護工作表”對話框，如圖6-32所示。圖6-32“保護工作表”對話框

③在“取消工作表保護時使用的密碼”文本框中輸入一個取消保護的密碼。

④在“允許此工作表的所有用戶進行”下拉列表框中設置保護工作表后還允許用戶操作的項目(默認選中“選定鎖定單元格”復選框和“選定未鎖定的單元格”復選框，如果還有其他項目，選中項目前方的復選框即可)。

⑤單擊“確定”按鈕。

⑥若要取消保護，重復以上操作并根據提示輸入密碼，即在密碼欄中輸入一個取消保護的密碼。

(3)保護單元格。一般來說，在Excel2016中，如果設置了保護工作表就意味著鎖定了它的全體單元格。然而，有時并不需要保護所有的單元格，如只需要保護重要的公式所在的單元格，其他單元格允許修改，其操作方法如下：

①使工作表處于非保護狀態(tài)，即取消工作表保護。

②選中需要保護的單元格區(qū)域并右擊，從彈出的快捷菜單中選擇“設置單元格格式”命令，打開“設置單元格格式”對話框，單擊“保護”選項卡，取消選中“鎖定”復選框，如圖6-33所示。

③在“設置單元格格式”對話框中重新選中“鎖定”復選框后，本操作中取消鎖定的單元格就是可以進行修改的單元格，其余單元格為受保護單元格。圖6-33取消鎖定單元格

2.隱藏工作表和單元格

(1)隱藏工作表。

①在窗口的工作表標簽區(qū)中右擊需要隱藏的工作表標簽，從彈出的快捷菜單中選擇“隱藏”命令。

②若要取消工作表的隱藏，可再次執(zhí)行以上操作并選擇“取消隱藏”命令，在打開的“取消隱藏”對話框中選擇需要取消隱藏的工作表并單擊“確定”按鈕，如圖6-34所示。

圖6-34取消隱藏工作表

(2)隱藏行或列。

①選中需要隱藏的行或列，在標號上右擊，從彈出的快捷菜單中選擇“隱藏”命令，被隱藏的行(列)將不顯示，但仍可以引用其中單元格的數據。

②選中全部工作表，在任意一個行號或列號上右擊，從彈出的快捷菜單中選擇“取消隱藏”命令，或者在任意一個行號(列號)的下邊線(右邊線)上雙擊，可以取消隱藏。

(3)隱藏單元格的內容。隱藏單元格的內容是指單元格的真正內容不在單元格或編輯欄中顯示。例如對存有重要公式的單元格進行隱藏后，用戶只能在單元格中看到公式的計算結果，在編輯欄中看不到公式本身。

①選中要隱藏的單元格區(qū)域。

②右擊該區(qū)域，從彈出的快捷菜單中選擇“設置單元格格式”命令，打開“設置單元格格式”對話框，單擊“保護”選項卡。

③取消選中“鎖定”復選框，選中“隱藏”復選框，單擊“確定”按鈕。

④執(zhí)行前面的保護工作表操作，使隱藏功能生效。

6.4.13凍結工作表窗口

1.凍結行或列

(1)選中要凍結行的下一行或要凍結列的下一列。例如要凍結第2行，應在行號“3”上單擊，選中第3行。

(2)在“視圖”選項卡的“窗口”選項組中單擊“凍結窗格”按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇“凍結拆分窗格”命令，這時在工作表窗口中出現一條凍結線，將工作表窗口凍結在第2行，如圖6-35所示。圖6-35將工作表窗口凍結在第2行

2.同時凍結行和列

(1)選中非凍結區(qū)域左上的第一個單元格。

(2)在“視圖”選項卡的“窗口”選項組中單擊“凍結窗格”按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇“凍結拆分窗格”命令，如圖6-36所示，這時在工作表窗口中出現兩條凍結線，同時凍結行和列。

圖6-36同時凍結行和列

3.取消凍結

如果要取消凍結，可在“視圖”選項卡的“窗口”選項組中單擊“凍結窗格”按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇“取消凍結窗格”命令。

6.5在表格中輸入數據

6.5.1輸入數據設置1.利用“編輯選項”組進行設置為了方便和規(guī)范在單元格中輸入數據，在正式輸入數據之前，可以執(zhí)行“文件”→“選項”命令，打開“Excel選項”對話框，在“高級”選項卡的“編輯選項”組中對Excel2016的編輯選項進行設置，如圖6-37所示。

圖6-37設置Exce12016的編輯選項

“編輯選項”組中的項目很多，其中與數據輸入聯系較密切的主要有以下幾項：

(1)按下Enter鍵后移動所選內容。

(2)自動插入小數點。

(3)啟用填充柄和單元格拖放功能。

(4)允許直接在單元格內編輯。

(5)為單元格值啟用記憶式鍵入。

2.輸入數據的技巧

(1)同時在多個單元格中輸入相同的數據。

①選中需要輸入數據的多個連續(xù)或不連續(xù)的單元格(注意：選中后可直接輸入數據，不要在選中的區(qū)域內單擊任何一個單元格)。

②輸入相應數據后按Ctrl?+?Enter組合鍵。

(2)同時在多張工作表中輸入或編輯相同的數據。

①同時選中需要輸入數據的多張工作表，讓它們組成工作組。

②在組內任意一張表中進行輸入或編輯，可將當前表中的操作應用到同組的所有表的相應單元格中。

③若要取消工作組，可單擊工作組外任意一個工作表標簽。

(3)將數據填充到其他工作表中。如果已在某個工作表中輸入數據，而其他一個或多個工作表也需要同樣的數據，則可快速將該數據填充到其他同組工作表的相應單元格中。

①同時選中已包含數據和需要填充數據的多張工作表，讓它們組成工作組。

②在源數據表中選中數據區(qū)域。

③在“開始”選項卡的“編輯”選項組中單擊“填充”按鈕，在打開的下拉菜單中選擇“成組工作表”命令，在打開的“填充成組工作表”對話框中進行設置。

6.5.2輸入文本

文本也稱字符或字符串，是表格中最常用的數據類型之一。文本通常由漢字、字母、符號組成，特殊情況下也可以包含數字。在默認情況下，文本不能參與數學運算，否則系統會顯示“#VALUE！”的錯誤提示信息。

在表格編輯過程中，有時需要使用一些由數字組成的文本字符(如身份證號、電話號碼、產品編號等)，為了與其他數值區(qū)別，可先輸入單引號，然后再輸入數字型文本，也可先將單元格屬性設置為“文本”型，再輸入數字。數字型文本在單元格中靠左對齊，并且在單元格左上角還有一個“文本標記”。數字型文本不參與計算，并且超過12位時也不會被轉換成科學記數法形式，如圖6-38所示。

圖6-38在單元格中輸入數字型文本

6.5.3輸入數值

在輸入數值時應注意以下幾點：

(1)如果要輸入分數(如3/8)，應先輸入“0”和一個空格，然后輸入“3/8”，否則Excel會把該數據作為日期處理，顯示“3月8日”。

(2)負數有兩種輸入法，分別用“-”或“()”來表示。

(3)如果在“設置單元格式”對話框的“數字”選項卡中設置了單元格的小數位數，那么輸入的小數將以“四舍五入”的方式去掉多余的位數。

(4)如果某單元格中已經按系統格式輸入過日期或設置為日期格式，那么輸入的數字將自動轉換為距1900年1月1日相應天數的日期或時間，

(5)對于輸入的數字，還可使用“數字”選項組中相應的按鈕設置其格式。

6.5.4輸入日期時間

在輸入日期時間時應注意以下幾點：

(1)如果在單元格中首次輸入的是日期，那么該單元格的格式就轉化為日期格式，以后輸入的數值都將被換算成日期。

(2)在單元格中可以用各種格式顯示日期或時間。例如，要將當前單元格中輸入的“2012年3月14日”改成“二○一二年三月十四日”的形式，可在“設置單元格格式”對話框的“類型”下拉列表框中選擇相應的格式，如圖6-39所示。

圖6-39選擇日期類型

(3)在Excel2016中，單元格中的日期和時間都是以數值(其值等于距1900年1月1日的天數)來存儲的，并且可以利用“設置單元格格式”對話框中的“數值”項和“日期”項進行轉換。

(4)日期可以參與計算。例如對于某列中已經按系統格式輸入的員工的出生日期，可以通過公式計算出年齡。

6.5.5設置數據驗證

1.添加數據驗證

(1)選中要限制其數據驗證范圍的單元格。

(2)在“數據”選項卡的“數據工具”選項組中單擊“數據驗證”按鈕，打開“數據驗證”對話框，如圖6-40所示。

圖6-40“數據驗證”對話框

(3)在“設置”選項卡的“允許”下拉列表框中選擇一種所需的有效性類型。

①整數、小數?！罢麛怠被颉靶怠庇脕碇付▎卧衲茌斎氲恼麛祷蛐档姆秶?。例如數學成績必須是在0～100分之間，如圖6-41所示。圖6-41設置整數范圍為0～100

②序列?！靶蛄小庇脕碇付▎卧裰荒軓挠脩粼O定的下拉列表框項中選擇或輸入一個。例如班級只能為一班、二班或三班，如圖6-42所示。選中“提供下拉箭頭”復選框后，單元格將提供下拉列表框來代替鍵盤輸入信息(見圖6-43)，否則，只能用鍵盤輸入其中的一個值。

圖6-42設定單元格能輸入的字符范圍 圖6-43設置有效性序列后的單元格

③文本長度?！拔谋鹃L度”用來指定單元格能輸入的字符的個數(一個漢字、字母、數字、標點符號均算一個字符)。例如姓名必須在2～8個字符之間，如圖6-44所示。

圖6-44設定姓名的文本長度

(4)指定單元格是否為空白單元格。如果希望空白單元格(空值)有效，可選中“忽略空值”復選框；如果要避免輸入空值，可取消選中“忽略空值”復選框。

(5)若要在單擊單元格后顯示一個輸入信息，可單擊“輸入信息”選項卡，選中“選定單元格時顯示輸入信息”復選框，如圖6-45(a)所示；然后在“標題”文本框中輸入該信息的標題，在“輸入信息”文本框中輸入正文，如圖6-45(b)所示。

圖6-45單元格輸入提示信息的設置示例

(6)若要指定在單元格中輸入無效數據時系統的響應方式，可以單擊“出錯警告”選項卡，選中“輸入無效數據時顯示出錯警告”復選框，如圖6-46(a)所示；根據需要設置“樣式”“標題”和“錯誤信息”項，如圖6-46(b)所示。

圖6-46在單元格中輸入錯誤信息警告的設置示例

2.刪除數據驗證

在“數據”選項卡的“數據工具”選項組中單擊“數據驗證”按鈕，打開“數據驗證”對話框，在該對話框中單擊“全部清除”按鈕。

6.5.6填充數據

1.填充相同的數據

(1)在第一個單元格中輸入一個文本型數據。

(2)將鼠標指針移到該單元格的填充柄上，當鼠標指針變成“十”字形狀時，拖動鼠標到要結束的位置。

(3)如果選擇的是一行或一列，那么向下或向右拖動填充柄可同時得到多行或多列的相同數據。

2.填充一個自定義序列

在Excel2016中，既可以輸入系統預先定義好的各種序列，也可以根據需要自定義序列，具體操作方法如下：在“開始”選項卡的“編輯”選項組中單擊“排序和篩選”按鈕；在打開的下拉菜單中選擇“自定義排序”命令，打開“排序”對話框；在“次序”下拉列表中選擇“自定義序列”，打開“自定義序列”對話框；在“輸入序列”欄中依次換行輸入序列的每一個元素，最后單擊“添加”按鈕，如圖6-47所示。

圖6-47自定義序列

3.填充一個數列

(1)在第一個單元格中輸入起始值，選中要填充的單元格區(qū)域，如圖6-48(a)所示。

(2)在“開始”選項卡的“編輯”選項組中單擊“填充”按鈕，在打開的下拉菜單中選擇“序列”命令，打開“序列”對話框，在“類型”欄中選擇一種填充規(guī)律(如“等差序列”)，在“步長值”文本框中輸入公差“1”[見圖6-48(b)]，單擊“確定”按鈕，填充結果如圖6-48(c)所示。

圖6-48填充一個數列

4.智能填充

(1)填充數字序列。例如要快速輸入1，2，3，4，5，……可先在前兩個單元格中輸入1和2，然后選中這兩個單元格，拖動填充柄進行填充；如果要輸入2，4，6，8，……可先輸入2和4，然后選中這兩個單元格，拖動填充柄進行填充；如果要為新生編學號，可先輸入前兩個學生的學號“201303001”“201303002”，然后選中這兩個單元格，拖動填充柄進行填充。

(2)填充包含數字[如1、(1)等]的文本序列。例如要填充“第1名”“第2名”……可先在前兩個單元格中輸入“第1名”和“第2名”，然后選中這兩個單元格，拖動填充柄進行填充；如果要填充“條件1”“條件2”……可先在前兩個單元格中輸入“條件1”和“條件2”，然后選中這兩個單元格，拖動填充柄進行填充。

6.5.7插入符號、圖形與批注

1.插入符號

(1)雙擊要插入符號的單元格。

(2)在“插入”選項卡的“符號”選項組中單擊“符號”按鈕，打開“符號”對話框，如圖6-49所示。

(3)根據需要在“子集”下拉列表框中選擇一個符號類別，然后在列表框中雙擊要插入的符號。

2.插入圖形

插入和編輯圖形的方法和Word2016相似，但圖形只能浮動在表格的上方，不能嵌入單元格內部。

圖6-49“符號”對話框

3.插入批注

(1)建立批注。

(2)修改批注。

①如果要修改批注外框的大小，可以拖動批注框邊或控制點。

②如果要移動批注，只需拖動批注框的邊框。

③如果要對批注設置更多的屬性，可在批注框的邊框上右擊，從彈出的快捷菜單中選擇“設置批注格式”命令，在打開的“設置批注格式”對話框(見圖6-50)中進行設置。

圖6-50“設置批注格式”對話框

(3)復制批注。

(4)刪除批注。

(5)打印批注。要打印批注，就必須打印包含該批注的工作表。打印位置可以與原位置相同，也可以出現在工作表末尾的列表中。先單擊相應的工作表標簽，然后再執(zhí)行“文件”→“打印”命令，在打開的“打印”窗口中單擊“頁面設置”鏈接，在打開的“頁面設置”對話框中單擊“工作表”選項卡。如果要在工作表的底部打印批注，可以在“批注”下拉列表框(見圖6-51)中選擇“工作表末尾”選項；如果要在工作表中出現批注的原地點打印批注，可以在“批注”下拉列表框中選擇“如同工作表中的顯示”選項。

圖6-51“批注”下拉列表框

6.5.8移動、復制數據

(1)選中要復制的源單元格或區(qū)域。

(2)按Ctrl?+?C組合鍵將內容放入剪貼板。

(3)右擊要粘貼的單元格或區(qū)域的開始單元格，從彈出的快捷菜單中單擊“選擇性粘貼”命令，打開“選擇性粘貼”對話框，根據需要在“粘貼”欄中選擇一種粘貼方式。

6.5.9清除單元格

(1)選中要清除信息的單元格。

(2)單擊“開始”選項卡的“編輯”選項組中的“清除”按鈕，在打開的下拉列表中選擇一種方式，如圖6-52所示。圖6-52“清除”下拉列表

6.6公式與函數的使用

6.6.1構建公式在Excel2016中，公式是指以等號“=”開頭，并用各種運算符將常量、變量、函數連接起來，能完成特定計算功能的一個表達式。

1.運算符

運算符是為了對公式中的元素進行某種運算而規(guī)定的符號，在Excel2016中，常用的運算符有以下四類：

(1)算術運算符。

(2)比較運算符。

(3)文本運算符。

(4)引用運算符。

2.常量

常量是指在計算過程中，值不會發(fā)生變化的量。

3.變量

變量是指在計算過程中，值會發(fā)生變化的量。

4.函數

下面是幾個典型的公式示例：

(1)“=36?+?B3/C3”返回B3單元格中保存的數值除以C3單元格中的數值再加上36的值。

(2)“=A3&的總分是：”返回A3中保存的字符串與“的總分是：”連接在一起的新字符串。

(3)“=SQRT(SUM(B2:G2))*10?+?5”返回B2:G2單元格區(qū)域的和開平方后乘以10再加5的值。

6.6.2使用函數

1.函數的定義

函數是系統中預先定義好的具有某種特定運算規(guī)則的式子。一般情況下，函數會對合法輸入的參數按預先定義的法則進行運算，并返回一個或多個值。函數可以單獨使用，如“=SUM(D1:D6)”，也可以出現在公式中，如“=A1*3?+?SUM(D1:D4)”。在數據的計算過程中合理地使用函數可以極大地簡化公式的輸入，提高計算的速度。

2.函數的組成

Excel2016中的函數通常由函數名(一個能反映函數功能的英文單詞或單詞縮寫，如SUM、MAX、AVERAGE)，括號“(?)”(函數標志，用于包括函數參數)和參數(參與函數運算的常量、變量或表達式，如100、B5、B2:F5、C6>=50，函數可以包含0個、1個或多個參數，當包含多個參數時，各參數間用逗號分隔)三部分組成，其中函數名和括號是必需的，而參數有時是可選的。

3.常用的函數

(1)數學函數(見表6-2)。

(2)統計函數(見表6-3)。

(3)文本函數(見表6-4)。

(4)日期和時間函數(見表6-5)。

4.函數的用法

下面以Excel中一個非常重要且使用廣泛的IF函數為例簡單介紹函數的用法：

IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)

其功能是根據一個邏輯表達式的值，從兩個備用值中返回一個(二選一)。其中：

(1)?logical_test為一個邏輯表達式(或判斷式)，其運算結果只能為真(T)或假(F)。

(2)?value_if_true可以是一個常量、單元格地址或一個表達式，當logical_test的結果為真時，函數返回該值。

(3)?value_if_false可以是一個常量、單元格地址或一個表達式，當logical_test的結果為假時，函數返回該值。

例如在H2單元格中保存的是某學生的高考成績，高考錄取分數線是520分，如果需要在K2單元格中顯示該學生是否被錄取，則可在K2單元格中輸入：

=IF(H2>520,"已錄取","未錄取")

即如果H2中的值大于520，則在K2單元格中顯示“已錄取”，否則顯示“未錄取”。

6.6.3輸入公式

在Excel2016中，公式也可像其他對象一樣輸入，但要注意以下幾點：

(1)公式可直接在單元格中輸入，也可在編輯欄中輸入，但必須以“=”開頭。

(2)公式的所有符號都應當在英文半角狀態(tài)下輸入(字符型常量除外)。

(3)保存公式的單元格不能包含在計算的區(qū)域中，否則會出現循環(huán)邏輯錯誤。

(4)如果公式中包含簡單的、較短的函數，可以手工輸入，而未知的、復雜的函數可以使用粘貼函數的方法，在函數向導的幫助和指導下輸入，避免在輸入過程中產生錯誤，具體步驟如下：

①準備輸入函數時，單擊編輯欄左側的“插入函數”按鈕。

②打開“插入函數”對話框，如圖6-53所示。

③如果能根據函數的用途判斷函數的所屬類別，可以在“或選擇類別”下拉列表框中選擇一個類別，在“選擇函數”下拉列表框中顯示該類別的所有函數，用向下光標鍵瀏覽列表中的函數，每選中一個，在列表的下方即有該函數的功能和用法，直到找到所需的函數為止。

圖6-53“插入函數”對話框

④找到所需函數后，可單擊對話框下方的“有關該函數的幫助”超鏈接，在打開的“Excel2016幫助”窗口中查閱該函數的詳細信息及示例，如圖6-54所示。

⑤確定函數名后，單擊“確定”按鈕，打開“函數參數”對話框，如圖6-55所示。

圖6-54顯示函數幫助 圖6-55“函數參數”對話框

⑥在“函數參數”對話框中，可直接在文本框中輸入函數的參數，也可單擊其右側的“選擇區(qū)域”按鈕?，在工作表中拖動選擇單元格(見圖6-56)。單擊該按鈕后，“函數參數”對話框將自動隱藏，區(qū)域選擇完成后，可再單擊此按鈕返回到“函數參數”對話框，直到所有參數設置完成。

⑦設置完畢后，單擊“確定”按鈕，即可在單元格中插入一個函數。

圖6-56在工作表中拖動選擇單元格

6.6.4使用自動求和按鈕

(1)先選中要執(zhí)行運算的多個單元格，并多選一個保存計算結果的空單元格(如未選，Excel2016會自動分析用戶選取的是行還是列，并將結果保存到該行后的第一個空單元格或該列下面的第一個空單元格)，然后單擊“自動求和”按鈕，所得結果如圖6-57所示。圖6-57選中區(qū)域后單擊“自動求和”按鈕后的計算結果

(2)先單擊要保存運算結果的單元格，然后單擊“自動求和”按鈕或其右邊的下三角按鈕，這里選擇“平均值”命令，這時系統會根據該單元格的位置自動給出一個計算區(qū)域(見圖6-58)，如果該區(qū)域不符合計算需求，可拖動鼠標重新選取正確的計算區(qū)域(見圖6-59)，然后按Enter鍵即可。

圖6-58系統自動給出一個計算區(qū)域圖6-58系統自動給出一個計算區(qū)域

6.6.5復制公式

在復制公式時，Excel2016并不是簡單地把單元格中的公式原樣照搬(如果這樣，那成績表中的每個學生的平均分就都一樣了)，而是根據公式原來所在的單元格位置及復制到的目標單元格位置的偏移量來自動推算出新公式中參與計算的單元格地址，如圖6-60所示。因此，Excel中公式的復制(填充)實際上就是“運算規(guī)則”的復制。

圖6-60自動推算參與計算的單元格地址

公式在復制過程中默認使用的是相對地址。雖然相對地址增加了計算的靈活性，但有時也會給公式復制帶來麻煩或錯誤。例如在圖6-61所示的表格中，第一個員工的基本工資已預先保存在H1單元格中，在I3單元格中輸入公式“=H1?+?E3?+?F3-G3-H3”，就可正確地計算出第一個員工的實發(fā)工資。

圖6-61使用相對地址計算實發(fā)工資

計算其他員工的實發(fā)工資時，如果直接將公式復制下來，會得到如圖6-62所示的結果。圖6-62使用相對地址計算出現錯誤

在Excel2016中，地址的引用除上述的三種形式外，還經常出現跨工作簿或工作表的地址引用，即參與運算的單元格除了可以是本工作表中的單元格，還可以是本工作簿的其他工作表中的單元格，甚至是其他工作簿的工作表中的單元格，其使用格式為“[工作簿名]工作表名!單元格地址”。在圖6-63中，計算獎金的公式為

“=IF(成績表!K2>=60,1000,0)”，即獎金是依據另外一張“成績表”中的K2單元格來計算的，如果該員工在“成績表”中的平均成績大于等于60，則獎金為1000，否則為0。這里的“成績表!K2”就是一個跨工作表的地址引用。

圖6-63跨工作表的地址引用

6.6.6關于單元格的錯誤信息

在單元格中輸入數據或編輯公式后，有時會出現諸如“#####!”“#DIV/O!”“#N/A”等錯誤信息，具體介紹如下。

1.?#####!

(1)單元格中公式所產生的結果太長，該單元格容納不下?？梢酝ㄟ^調整單元格的寬度來消除該錯誤。

(2)日期或時間格式的單元格中出現負值。如果準備對日期和時間格式的單元格進行計算，要確認計算后的結果日期或時間必須為正值。

2.?#DIV/O!

單元格的公式中出現零除問題，即輸入的公式中包含除數0，或者公式中的除數引用了零值單元格或空白單元格。解決辦法是修改公式中的零除數或零值單元格或空白單元格引用，或者在用作除數的單元格中輸入不為零的值。

當作除數的單元格為空或含有值為零時，如果希望不顯示錯誤，可以使用IF函數。例如單元格B5包含除數而A5包含被除數，可以使用“=IF(B5=0,"",A5/B5)”(兩個連續(xù)引號代表空字符串)來表示B5值為0時，什么也不顯示，否則顯示A5/B5的值。

3.?#N/A

在函數或公式中沒有可用數值時會出現“#N/A”錯誤信息。

4.?#NAME?

出現“#NAME?”錯誤信息的原因是公式中使用了Excel2016不能識別的文本，主要有以下幾種情況：

(1)公式中的名稱或函數名拼寫錯誤。

(2)公式中的區(qū)域引用不正確。如某單元格中有公式“=SUM(G2G3)”，系統無法識別G2G3，應使用冒號“:”來表達區(qū)域G2:G3。

(3)在公式中輸入文本時沒有使用雙引號(定界符)。例如將文本“Theis”和單元格G1中的文本合并在一起，應使用公式“="Theis"&G1”，如果單元格中的公式錯寫為“=Theis&G1”，就會出現錯誤信息。

5.?#NUM!

“#NUM!”錯誤信息表示公式或函數中的某個數值越界，即公式產生的結果太大或太小，超出范圍(-10307～10307)。例如，某單元格中的公式為“=1.2E?+?100*1.2E?+?290”，其結果大于10307，就會出現“#NUM!”錯誤信息。

6.?#NULL!

“#NULL!”錯誤信息表示在單元格中試圖為兩個并不相交的區(qū)域指定交叉點。例如使用了不正確的區(qū)域運算符或不正確的單元格引用等。

7.?#REF!

“#REF!”錯誤信息表示該單元格引用了無效的結果。假設單元格A9中有數值5，單元格A10中有公式“=A9?+?1”，單元格A10顯示的結果為6。若刪除單元格A9(注意：不是刪除數值5，而是刪除單元格A9)，則單元格A10中的公式“=A9?+?1”對單元格A9的引用無效，就會出現“#REF!”錯誤信息。

8.?#VALUE!

“#VALUE!”錯誤信息表示公式中使用了不正確的參數或運算符，這時應確認公式或函數所需的運算符或參數類型及數量是否正確，公式引用的單元格中是否包含有效的數值。在需要數字或邏輯值時輸入了文本，就會出現這樣的錯誤信息。

6.7工作表的數據管理

在Excel2016中，數據表通常是由若干行和若干列組成的二維表格，表格中的第1行往往是各列的列標題，稱為字段名，字段名以下各列的數據稱為各字段的“值”，由各字段的值組成的每一行稱為記錄，如圖6-64所示。

圖6-64工作表中的字段值與記錄

6.7.1數據排序

1.簡單排序(排序依據只有一個)

(1)在要作為排序依據的字段列內的任意位置單擊(不能雙擊，也不能在列號上單擊)。

(2)在“數據”選項卡的“排序和篩選”選項組中單擊“升序”按鈕或“降序”按鈕對數據進行排序，如圖6-65所示。圖6-65使用“降序”按鈕排序

2.復雜排序(多個字段排序)

(1)將光標定位到數據清單的任意單元格上。

(2)在“數據”選項卡的“排序和篩選”選項組中單擊“排序”按鈕，系統會自動選中當前表格的有效區(qū)域(如果自動選中的區(qū)域不符合要求，可手工選擇)并打開“排序”對話框。

(3)在對話框的“主要關鍵字”下拉列表框中選擇排序主關鍵字(見圖6-66)，并在其后選擇排序依據和次序。如果需要還可單擊“添加條件”按鈕，在新增的列表中進行相關設置。

(4)根據實際情況選中或取消選中“數據包含標題”復選框，以決定標題行是否參與排序。

(5)單擊“確定”按鈕。

圖6-66選擇排序主關鍵字

3.恢復排序

若要將多次排序后的數據表恢復到未排序前的樣子，應在表格中找到能標識原序的字段，利用該字段進行簡單排序即可。如果表格中沒有這樣的字段，則排序前應先在數據表中增加一個名為“記錄號”的字段，并使用自動填充的方法產生記錄號，這樣在所有的排序完成后以“記錄號”為關鍵字排序即可將數據表恢復成原來的樣子。

6.7.2數據篩選

1.自動篩選

(1)在工作表中選中有效數據區(qū)域。

(2)在“數據”選項卡的“排序和篩選”選項組中單擊“篩選”按鈕，這時在工作表的每個字段名右側將出現一個下三角按鈕。

(3)單擊需要篩選的字段名右側的下三角按鈕，在打開的列表中選擇“數字篩選”→“自定義篩選”命令(見圖6-67)，打開“自定義自動篩選方式”對話框。

圖6-67選擇“自定義篩選”命令

(4)在對話框中輸入相應的篩選條件，如篩選所有“基礎工資”為5000～8000的記錄(見圖6-68)，完成后單擊“確定”按鈕，篩選后的結果如圖6-69所示。圖6-68自定義篩選條件圖6-69篩選后的結果

(5)篩選完成后，若要重新進行其他的篩選或結束自動篩選操作，可在“數據”選項卡的“排序和篩選”選項組中單擊“清除”按鈕或再次單擊“篩選”按鈕。

2.高級篩選

(1)構造篩選條件。在數據表的空白區(qū)域(一般在數據表的下方，且與數據區(qū)至少相隔一行)中先輸入涉及篩選的多個字段名(字段名必須在同一行，為防止輸入出錯，一般采用復制粘貼完成)，然后依次在每個字段名的下方輸入篩選的條件。

注意：如果多個條件屬于“與”關系，條件必須出現在同一行，如圖6-70所示。圖6-70“與”關系篩選條件區(qū)的建立

如果多個條件屬于“或”的關系，條件應分行書寫，如圖6-71所示。圖6-71“或”關系篩選條件區(qū)的建立

(2)執(zhí)行高級篩選。

①在“數據”選項卡的“排序和篩選”選項組中單擊“高級”按鈕，打開“高級篩選”對話框，如圖6-72所示。

②在對話框的“方式”選項組中選擇篩選結果的顯示位置。

③在“列表區(qū)域”欄中指定需要篩選的數據區(qū)域，可以直接輸入“$A$2:$I$14”，也可以單擊右側的“選擇區(qū)域”按鈕，在工作表中從數據區(qū)的第一個單元格拖動到最后一個單元格，選中數據區(qū)域后再次單擊“選擇區(qū)域”按鈕，返回“高級篩選”對話框。

④用同樣的方法選中“條件區(qū)域”($C$17:$D$18)并單擊“確定”按鈕，篩選結果如圖6-73所示。

圖6-72“高級篩選”對話框圖6-73執(zhí)行高級篩選后的結果

6.7.3數據分類匯總

數據分類匯總的具體操作如下：

(1)在數據表中按要分類匯總的字段(如果沒有分類字段，則需要先創(chuàng)建并輸入數據)進行排序。

(2)在“數據”選項卡的“分級顯示”選項組中單擊“分類匯總”按鈕，打開“分類匯總”對話框，如圖6-74所示。

(3)在“分類字段”下拉列表框中選擇分類字段，如“班級”。

圖6-74“分類匯總”對話框

(4)在“匯總方式”下拉列表框中選擇匯總方式，如“平均值”。

(5)在“選定匯總項”列表框中選中要匯總的一個或多個字段，如“語文”“英語”等。

(6)“替換當前分類匯總”復選框用來設置如果在本次匯總前已經進行過某種分類匯總，是否保留原來的匯總數據；“每組數據分頁”復選框用來設置每類匯總數據是否獨占一頁；“匯總結果顯示在數據下方”復選框用來設置匯總結果的顯示方式。

(7)單擊“確定”按鈕，完成分類匯總操作，如圖6-75所示。

圖6-75分類匯總結果

6.8創(chuàng)建和編輯圖表

6.8.1創(chuàng)建和編輯迷你圖

迷你圖是Excel2016的一個新增的功能，是以單元格為繪圖區(qū)域創(chuàng)建的微型圖表。相對于傳統圖表來說，迷你圖占用空間小，不僅可以作為單元格背景美化表格，而且可以幫助用戶快速、直觀地分析一系列復雜的數據，并且當數據被更改時，可以立即在迷你圖中看到相應的變化。

1.創(chuàng)建迷你圖

在Excel2016中創(chuàng)建迷你圖的方法非常簡單，現以“2013年圖書銷售分析”為例，介紹創(chuàng)建迷你圖的一般步驟：

(1)打開工作簿文件，單擊要插入迷你圖的單元格。

(2)在“插入”選項卡的“迷你圖”選項組中，根據需要單擊一種迷你圖類型按鈕(如折線圖)，打開“創(chuàng)建迷你圖”對話框。

(3)在對話框中分別單擊“數據范圍”和“位置范圍”右側的“選擇區(qū)域”按鈕，在數據表中選中迷你圖的數據源和存放位置(見圖6-76)，單擊“確定”按鈕即可將迷你圖插入指定單元格中，如圖6-77所示。

(4)如果相鄰區(qū)域也需要創(chuàng)建迷你圖，可以像復制公式一樣，拖動已創(chuàng)建迷你圖單元格的填充柄進行快速創(chuàng)建。

圖6-76設置迷你圖的數據源和存放位置

圖6-77迷你圖的創(chuàng)建結果

2.更改迷你圖的類型

在Excel2016中，迷你圖的類型既可以在創(chuàng)建時指定，也可以根據需要在后期更改。

(1)在工作表中單擊某個需要更改類型的迷你圖，功能區(qū)中將自動顯示“迷你圖工具|設計”選項卡。

(2)在“迷你圖工具|設計”選項卡的“類型”選項組中選擇所需類型(如“柱形圖”)，結果如圖6-78所示。

圖6-78更改迷你圖類型后的結果

3.突出顯示數據點

可以通過設置來突出顯示迷你圖中的各個數據標記。

(1)選擇需要突出顯示數據點的迷你圖。

(2)在“迷你圖工具|設計”選項卡的“顯示”選項組中，根據需要選中“高點”(突出顯示最大值)、“低點”(突出顯示最小值)、“負點”(突出顯示負值)、“首點”(突出顯示開始值)、“尾點”(突出顯示結束值)及“標記”(突出顯示所有數據點)等復選框，圖6-79為突出顯示最大值和最小值的迷你圖。

圖6-79突出顯示最大值和最小值的迷你圖

4.設置樣式和顏色

(1)選擇要設置樣式和顏色的迷你圖。

(2)在“迷你圖工具|設計”選項卡的“樣式”選項組中單擊要應用的樣式，也可單擊該組右下角的“其他”按鈕查看更多樣式。

(3)單擊“樣式”組中的“迷你圖顏色”按鈕，在打開的下拉列表中選擇迷你圖的顏色及線條粗細。

(4)單擊“樣式”組中的“標記顏色”按鈕，在打開的下拉列表中為不同的標記值設定不同的顏色。

5.處理隱藏和空單元格

當迷你圖所引用的數據系列中含有被隱藏的數據或空單元格時，可指定處理該單元格的規(guī)則，從而控制如何顯示迷你圖。

選擇要進行設置的迷你圖，在“迷你圖工具|設計”選項卡的“迷你圖”選項組中單擊“編輯數據”下方的按鈕，在打開的下拉菜單中選擇“隱藏和清空單元格”命令，打開“隱藏和空單元格設置”對話框(見圖6-80)，在該對話框中按照需要進行相關設置即可。圖6-80“隱藏和空單元格設置”對話框

6.清除迷你圖

選擇要進行清除的迷你圖，在“迷你圖工具|設計”選項卡的“分組”選項組中單擊“清除”按鈕。

6.8.2創(chuàng)建和編輯圖表

1.常用的圖表類型

(1)柱形圖。

(2)折線圖。

(3)餅圖。

(4)條形圖。

(5)面積圖。

(6)?XY散點圖。

(7)股價圖。

(8)曲面圖。

(9)圓環(huán)圖。

(10)氣泡圖。

(11)雷達圖。

2.創(chuàng)建基本圖表

(1)打開需要創(chuàng)建圖表的工作表并正確選擇數據源，應注意以下幾點：

①用于創(chuàng)建圖表的數據應按照行或列的形式組織，并在數據的上方和左側分別設置文本格式的行標題和列標題，這樣系統會自動根據所選數據區(qū)域確定在圖表中繪制數據的最佳方式，某些圖表類型(如餅圖和氣泡圖)則需要特定的數據排列方式。

②加入圖表的數據不應該太多，否則圖表會顯得非常復雜，失去直觀顯示信息的意義。

③加入圖表的數據的類型應當一致，標題外一般都為數值型。

④不要將量級相差太大的數據同時加入圖表，如成績表中的各單科成績和總成績。

⑤加入圖表的數據可以是相鄰的，也可以是不相鄰的，如果是不相鄰的，可按Ctrl鍵配合選擇。

(2)在“插入”選項卡的“圖表”選項組中單擊某個圖表類型，然后從打開的下拉列表中選擇要使用的圖表子類型(將鼠標指針停留在任何圖表類型或圖表子類型上，屏幕上會顯示該圖表類型的名稱及特征)，如圖6-81所示。

如果單擊“圖表”選項組右側的“查看所有圖表”擴展按鈕，則可打開“插入圖表”對話框，從中選擇合適的圖表類型后單擊“確定”按鈕，則可將相應圖表插入當前工作表中，如圖6-82所示。圖6-81選擇圖表類型圖6-82插入簇狀柱形圖

(1)圖表的組成。圖表中包含許多元素，如圖6-83所示。默認情況下，某類圖表可能只顯示其中的部分元素，而其他元素可以根據需要添加，也可以將圖表元素移動到圖表的其他位置，調整圖表元素的大小或者更改其格式，還可以刪除不希望顯示的圖表元素。圖6-83圖表的組成

①圖表區(qū)。

②繪圖區(qū)。

③數據系列。

④橫坐標軸(x軸、分類軸)和縱坐標軸(y軸、數值軸)。

⑤圖例區(qū)。

⑥圖表標題。

⑦坐標軸標題

⑧數據標簽。

(2)更改圖表位置。默認情況下，圖表作為嵌入對象放在工作表上。如果要將圖表放在單獨的工作表中，可執(zhí)行以下操作：

①單擊圖表區(qū)中的任意位置將其激活，此時功能區(qū)中會顯示“圖表工具|設計/格式”兩個選項卡。

②在“圖表工具|設計”選項卡的“位置”選項組中單擊“移動圖表”按鈕，打開“移動圖表”對話框，如圖6-84所示。

③在“選擇放置圖表的位置”區(qū)域中選中“新工作表”單選按鈕，然后在“新工作表”文本框中輸入工作表的名稱。

④單擊“確定”按鈕，包含圖表的新工作表將被插到當前數據工作表之前。圖6-84“移動圖表”對話框

(3)更改圖表的布局和樣式。創(chuàng)建圖表后，可以為圖表應用預定義布局和樣式以快速更改它的外觀。Excel2016提供了多種預定義布局和樣式，必要時還可以根據需要手動更改各個圖表元素的布局和格式。

①應用預定義圖表布局。

單擊要使用預定義圖表布局的圖表的任意位置。在“設計”選項卡的“圖表布局”選項組中單擊“快速布局”按鈕，在打開的下拉列表中選擇要使用的圖表布局，如選擇“布局9”，如圖6-85所示。圖6-85更改后的圖表布局

②應用預定義圖表樣式。單擊要使用預定義圖表樣式的圖表的任意位置。在“設計”選項卡的“圖表樣式”選項組中單擊“其他”按鈕，在打開的列表中查看更多的預定義圖表樣式，根據需要單擊要使用的圖表樣式。

③手動更改圖表元素的布局。在圖表中單擊要更改布局的圖表元素。在“圖表布局”選項組中單擊“添加圖表元素”按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇所需的布局命令。

④手動更改圖表元素的格式。

設置形狀樣式。

·設置藝術字效果。

·設置元素的全部格式。

(4)更改圖表類型。對于已創(chuàng)建的圖表可以根據需要改變其類型，但要注意改變后的圖表類型要支持所基于的數據列表，否則系統會給出錯誤提示信息。

①單擊要更改類型的圖表或者圖表中的某一數據系列。

②在“設計”選項卡的“類型”選項組中單擊“更改圖表類型”按鈕，打開“更改圖表類型”對話框，如圖6-86所示。

③選擇新的圖表類型后，單擊“確定”按鈕。圖6-86“更改圖表類型”對話框

(5)添加圖表標題和坐標軸標題。為了使圖表更易于理解，可以給圖表添加圖表標題和坐標軸標題(如果已選擇了包含圖表標題和坐標軸標題的預定義布局，那么標題文本框會自動顯示在圖表的相應位置，只需進行修改即可)。

①添加圖表標題。

②添加坐標軸標題。

③將標題鏈接到工作表單元格。

(6)添加數據標簽。為快速標識圖表中的數據系列，可以給數據系列添加數據標簽。默認情況下，數據標簽鏈接到工作表中的數據值，當數據值發(fā)生變化時圖表中的數據標簽會自動更新。

①在圖表中單擊要添加數據標簽的數據系列(如果選擇某個系列，則只添加該系列數據標簽；如果單擊圖表區(qū)的空白位置，可為所有數據系列添加數據標簽)。

②在“設計”選項卡的“圖表布局”選項組中單擊“添加圖表元素”按鈕，在打開的下拉菜單中選擇“數據標簽”下的相應命令(命令會隨圖表類型的不同而變化)，即可在相應系列的相應位置顯示數據值，如選擇“數據標簽”→“數據標簽外”命令，結果如圖6-87所示。圖6-87添加數據標簽后的結果

(7)設置圖例。創(chuàng)建基本圖表時自動顯示圖例，用戶可以根據需要隱藏圖例或更改圖例的屬性。

①單擊要設置圖例的圖表。

②在“設計”選項卡的“圖表布局”選項組中單擊“添加圖表元素”按鈕，在打開的下拉菜單中選擇“圖例”下的相應命令，可以隱藏圖例或改變圖例的顯示位置。③可單擊圖表中的圖例，利用“開始”選項卡的“字體”選項組改變圖例的字形。

④如需修改圖例的文本內容，可返回數據表進行修改，圖表中的圖例會隨之更新。

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