《秘書學(xué)》第四章信息工作

第四章信息工作第一節(jié)信息概述本節(jié)重點一、了解信息的含義二、信息的主要特征三、信息的作用第一節(jié)信息概述一、信息的含義出現(xiàn)：在20年代通信成為科學(xué)研究對象時，作為一個重要的科學(xué)概念而出現(xiàn)的。對于它的表述，有很多種解釋。簡單地說，信息就是對客觀事物的特征和變化的直接或間接的表述。第一節(jié)信息概述二、信息的主要特征

1.客觀性信息是事物的特征和變化的客觀反映。具有客觀性和客觀存在性。

2.傳遞性傳遞性也叫傳輸型。信息主要是借助于文字、圖像、膠片、電波等物質(zhì)形態(tài)的載體，進(jìn)行空間和時間上的傳遞，從一方傳到另一方，為人們所感知、所接受。

3.時效性信息作為客觀事物的一種反映，總是先有事實，后有信息的。信息具有一定的滯后性。信息的價值也在于信息的及時與利用。第一節(jié)信息概述4.共享性信息借助于載體，即可被傳遞又可為人們所共享，這是信息不同于一般物質(zhì)或能量的屬性。5.開發(fā)性信息作為一種資源看，可再生，是不斷更新的。從信息所載的內(nèi)容看，客觀事物的復(fù)雜性決定了信息的復(fù)雜性以及人們認(rèn)知的局限性需要信息的開發(fā)。從信息的價值看，利用信息可以開發(fā)新的材料和新的能源。第一節(jié)信息概述三、信息的作用信息普遍于自然界、人類社會中，人類的實踐過程實質(zhì)上就是通過獲得和識別各種信息來區(qū)別不同物質(zhì)，進(jìn)而認(rèn)識世界和改變世界的過程。1信息是人類社會開展所必需的重要資源 信息和物質(zhì)、能量，是人類社會開展所需的三大資源，信息作為三大資源之一，向人類提供知識和智慧。2信息是決策的根底在現(xiàn)代社會中，要實現(xiàn)決策的科學(xué)化，就要充分掌握信息第一節(jié)信息概述3.信息是科學(xué)研究的指路明燈和保障科學(xué)研究需要信息，才能保障研究的順利進(jìn)行。第二節(jié)

信息工作在秘書工作中的作用第二節(jié)信息工作在秘書工作中的作用信息工作是圍繞信息進(jìn)行的一系列工作，包括對信息進(jìn)行收集、整理、傳遞、利用和儲存等程序。1.信息工作是秘書部門輔助決策的一項重要工作決策是領(lǐng)導(dǎo)者的首要職責(zé)。決策就是用科學(xué)的方法、豐富的經(jīng)驗，對重大問題做出多種可行性研究，從中選擇最正確方案。領(lǐng)導(dǎo)者獲取信息一般有親自獲取、有秘書部門或?qū)ｉT的信息機構(gòu)、信息人員收集提供和各職能部門提供三種。第二節(jié)信息工作在秘書工作中的作用

2.信息工作是秘書部門的一項重要業(yè)務(wù)

工作性質(zhì)看：秘書部門是單位的樞紐部門，聯(lián)系上下左右，溝通四面八方的信息集散地。工作內(nèi)容看：秘書工作時起草文件和材料，就需要大量的信息作為參考和借鑒。第二節(jié)信息工作在秘書工作中的作用3.信息工作有利于開創(chuàng)秘書工作新局面為了適應(yīng)新形勢開展的需要，為了更好地進(jìn)行決策，必須建立和健全信息體系，做好信息工作。高質(zhì)量的信息工作有力促進(jìn)秘書工作的改革，有利于開創(chuàng)秘書工作的新局面。第三節(jié)

秘書信息工作的根本要求和程序

第三節(jié)秘書信息工作的根本要求和程序一、秘書信息工作的根本要求1.準(zhǔn)確只有真實、準(zhǔn)確的信息才能使領(lǐng)導(dǎo)的決策建立在科學(xué)的根底上。 2.及時適時做出決策的關(guān)鍵在于能否及時掌握信息，因此秘書人員在信息工作中要有強烈的時間觀，收集快、整理快、傳遞快。第三節(jié)秘書信息工作的根本要求和程序

3.適用適用是指所提供的信息要有針對性，適合領(lǐng)導(dǎo)的利用。組織中狀況的了解

(1)分布在不同組織的類型中決定了他們追求目標(biāo)各不相同。

(2)分布在不同組織的規(guī)模中導(dǎo)致他們在具體工作內(nèi)容和時間分布上存在差異。

(3)分布在不同組織層次中決定了他們工作重點的不同。

(4)分布在不同組織環(huán)境中使他們奉行不同的管理哲學(xué)和管理方式。第三節(jié)秘書信息工作的根本要求和程序二、秘書工作的程序1.信息的收集信息的收集是指信息者為滿足使用者的需要，根據(jù)一定的目的，通過不同的方式搜索、獲取信息的過程。收集信息的特點收集信息的方式傳統(tǒng)式收集、開拓式收集第三節(jié)秘書信息工作的根本要求和程序收集信息的方法〔1〕閱讀法〔2〕從播送、電視與會議上捕捉〔3〕調(diào)查法〔4〕交換法〔5〕網(wǎng)上調(diào)查法第三節(jié)秘書信息工作的根本要求和程序2.信息的整理信息的整理是對收集到大量原始信息，在數(shù)量上加以濃縮，在質(zhì)量上加以提高，在形式上給予表現(xiàn)，使之便于傳遞、利用和儲存的過程。信息的整理是整個信息工作的核心。過程〔1〕篩選方法：提出虛假、無效、失效信息→挑選出有價值的信息〔2〕加工信息分類：根底性信息、高層次信息方法:充實內(nèi)容→綜合分析→提出意見〔3〕編寫:就是用書面形式對信息進(jìn)行有序化處理。第三節(jié)秘書信息工作的根本要求和程序3.信息的傳遞信息的傳遞是指把篩選和加工后的信息，通過各種傳播途徑提供給接收者和使用者。途徑①單通道傳遞②多通道傳遞方式①口頭傳遞②書面?zhèn)鬟f③電訊傳遞要求①迅速②準(zhǔn)確③保密第三節(jié)秘書信息工作的根本要求和程序4.信息的利用和儲存