把碎片化時(shí)間用起來

把碎片化時(shí)間用起來目錄\h第一章：看時(shí)間的技術(shù)\h（1）你看到時(shí)間了嗎？\h安排日程的兩個(gè)條件\h安排日程的難度\h滯留工作\h拖延癥\h知道什么是重要的事\h把時(shí)間和工作當(dāng)作一個(gè)點(diǎn)來把握\h（2）便覽時(shí)間和工作\h用日程一覽表“看”時(shí)間\h看不到時(shí)間的原因\h人們把時(shí)間當(dāng)作空間來把握\h“無須秘書”就能看清工作\h通過“需要立刻做的工作筆記”看一天的工作\h通過十年計(jì)劃表來看人生所擁有的時(shí)間\h（3）手賬革命\h折疊式手賬\h傳統(tǒng)式手賬的缺點(diǎn)\h應(yīng)對A4時(shí)代、復(fù)印時(shí)代的必要\h電子設(shè)備有可能變成手賬嗎？\h第一章小結(jié)\h第二章：日程安排的技術(shù)\h（1）工作推進(jìn)五原則\h原則1：確保不中斷的時(shí)間段\h原則2：當(dāng)下主義與應(yīng)急措施\h原則3：以拙速為宗旨\h原則4：偶爾休息\h原則5：先做不確定的事\h不中斷地完成工作并應(yīng)用拙速原則\h（2）計(jì)劃制訂方法的啟示\h啟示1：用日志預(yù)測未來\h啟示2：自己限定期限\h啟示3：將計(jì)劃安排告知相關(guān)人員\h啟示4：以一個(gè)口袋原則防止重復(fù)預(yù)約\h（3）對突發(fā)情況的應(yīng)對\h未來無法預(yù)測\h“超量”制訂備用日\h不制訂三個(gè)月以后的計(jì)劃\h根據(jù)現(xiàn)場應(yīng)急措施進(jìn)行應(yīng)對\h補(bǔ)論：經(jīng)濟(jì)理論在日程安排中的應(yīng)用\h日程安排與預(yù)算管理\h邊際效用遞減法則\h合理的時(shí)間分配——邊際效用均等化定理\h邊際效用遞減法則的應(yīng)用\h備用日所隱含的風(fēng)險(xiǎn)溢價(jià)\h第二章小結(jié)\h第三章：讓溝通更省時(shí)的技巧\h（1）電話——問題百出的聯(lián)絡(luò)手段\h電話是最好的手段嗎？\h時(shí)間碎片化事件\h電話在最壞的時(shí)機(jī)打來\h開場白問題\h錯(cuò)過問題\h聽錯(cuò)和“說了、沒說”問題\h（2）合理的傳真方式\h能夠停止使用電話嗎？\h從電話到傳真\h將傳真接收文件用于事后的事務(wù)處理\h自動(dòng)生成計(jì)劃表\h能夠判斷對方的情況\h傳真發(fā)送其實(shí)很簡單\h順利發(fā)回傳真接收文件\h稍微違反規(guī)則的秘訣\h完善秘訣\h確立傳真的社會(huì)地位\h依然重要的信函\h基本原理——使用書面形式聯(lián)系\h（3）按時(shí)間順序排列的電話簿和地址簿\h花費(fèi)時(shí)間的是尋找電話號碼\h按照時(shí)間順序整理的通信簿\h名片、問候卡也按時(shí)間順序排列\(zhòng)h將發(fā)信記錄用作地址簿\h通信簿的制作方法\h要站在對方的立場上考慮問題\h第三章小結(jié)\h第四章：組織內(nèi)部的溝通革命\h（1）流動(dòng)信息也要以書面形式記錄下來\h多采用書面形式\h以“留言條”的方式處理日常業(yè)務(wù)\h向上司報(bào)告也要用書面形式\h（2）重新認(rèn)識書面和口頭的區(qū)別使用\h書面形式在時(shí)間管理中的作用\h更適合口頭的情況\h但是，口頭真的必要嗎？\h不透明的日本式組織\h要求書面形式的條件變化\h講義是無用的嗎？\h（3）重新認(rèn)識會(huì)議\h會(huì)議的目的是什么？\h從會(huì)議到文書\h（4）電子郵件時(shí)代的事務(wù)處理\h提升書面優(yōu)勢的技術(shù)進(jìn)步\h工作的大部分內(nèi)容是抄錄\h電子郵件——不再需要抄寫\h也不再需要校樣的校對\h電子化所帶來的事務(wù)合理化\h在家辦公和移動(dòng)辦公\h對多媒體產(chǎn)生懷疑\h如何應(yīng)對“電子郵件地獄”\h第四章小結(jié)\h第五章：擠壓歸檔與時(shí)間管理\h（1）“超級”整理法的基礎(chǔ)\h節(jié)省尋找文件的時(shí)間\h擠壓歸檔\h沒有分類為何能夠檢索？\h時(shí)間管理中的擠壓歸檔\h電話號碼、名片、電腦文件、筆記也按時(shí)間順序進(jìn)行整理\h“超級”整理法的效果\h（2）擠壓歸檔的Q&A\h總之先著手去做\h按最小單位進(jìn)行匯總\h先進(jìn)行內(nèi)容分類比較好？\h信封的標(biāo)題\h一旦使用，不會(huì)打亂時(shí)間順序嗎？\h難以扔掉文件？\h（3）大腦生理學(xué)所支持的合理性\h依然大量存在的“不為人知的超級整理派”\h與動(dòng)物的記憶機(jī)制相同？\h人不是千手觀音\h第五章小結(jié)\h第六章：增加時(shí)間的技術(shù)\h（1）時(shí)間能夠增加\h一天不是二十四小時(shí)\h時(shí)間可以被購買\h將工作委托給部下\h以各種各樣的形式買時(shí)間\h（2）時(shí)間被無償交易\h請教他人\h請他人做記錄\h時(shí)間的所有權(quán)在誰手中？\h“時(shí)間小偷”的識別方法\h不必要信息的識別方法\h（3）空閑時(shí)間的有效利用\h通勤時(shí)間\h出差時(shí)間、移動(dòng)時(shí)間、等待時(shí)間\h理發(fā)店與出租車\h第六章小結(jié)\h第七章：人類的認(rèn)知、記憶能力與時(shí)間管理\h（1）神奇的數(shù)字“七”\h只能判別七個(gè)\h能在頭腦中安排日程的情況和不能在頭腦中安排日程的情況\h多維容易識別\h為何采用書面形式時(shí)更容易把握內(nèi)容？\h人為什么能夠?qū)I(yè)化？\h（2）短期記憶的界限\h工作記憶\h對外部記憶的活用會(huì)減輕大腦的負(fù)擔(dān)\h信息的符號化\h日常使用的口袋要有七個(gè)左右\h（3）應(yīng)對工作記憶的揮發(fā)性\h會(huì)揮發(fā)的工作記憶\h避免“中斷綜合征”\h注意力過度集中也是危險(xiǎn)的\h（4）做筆記的方法\h錄音筆記——輸入迅速\h紙質(zhì)筆記——如何協(xié)調(diào)防止遺失和即時(shí)輸入\h電子手段——輸入是問題\h第七章小結(jié)\h終章：珍惜他人的時(shí)間\h（1）確認(rèn)規(guī)則\h一個(gè)人無法構(gòu)成世界\h遵守約定時(shí)間\h通告計(jì)劃\h告知等待時(shí)間\h告知聯(lián)絡(luò)方式\h在三分鐘之內(nèi)掛掉公用電話\h（2）減少浪費(fèi)時(shí)間的“人情往來”\h請停止“懇談”\h也請停止“寒暄”\h將列車的座席分開\h向具有透明規(guī)則的社會(huì)發(fā)展\h（3）降低出行的時(shí)間成本\h制定使用新技術(shù)的規(guī)則\h難懂的路標(biāo)也是“時(shí)間小偷”\h降低出行的時(shí)間成本第一章：看時(shí)間的技術(shù)無法順利進(jìn)行計(jì)劃安排是因?yàn)椤翱床坏健睍r(shí)間和工作。要想“看到”時(shí)間和工作，怎么做比較好呢？接下來我將在這一章中講述“看到”時(shí)間和工作的技巧。（1）你看到時(shí)間了嗎？安排日程的兩個(gè)條件計(jì)劃安排是指在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)安排各種各樣的工作。如果是比較短的時(shí)間段，我們可以比較容易地進(jìn)行計(jì)劃安排。假設(shè)你正在入學(xué)考試會(huì)場努力答題?？荚嚱Y(jié)束時(shí)間是12點(diǎn)，現(xiàn)在是11點(diǎn)17分。你要通過手表看到還剩下多少時(shí)間，并且思考如何將時(shí)間分配給尚未解答的問題。通過這個(gè)例子我們可以知道，要想進(jìn)行時(shí)間安排，需要準(zhǔn)確把握以下兩個(gè)方面：a．自己所擁有的時(shí)間b．自己應(yīng)該做的事情在現(xiàn)在這種情況下，a被清楚地顯示在手表的表盤上；b作為眼前的考試，也可以被清楚地看到，因此，是可以進(jìn)行時(shí)間安排的。如果不能把握這些，時(shí)間安排就會(huì)失敗，即使是在比較短的時(shí)間段，也會(huì)失敗。假設(shè)手表是如下圖右那樣的數(shù)字式手表。此時(shí)，要想知道剩余時(shí)間是多少，我們就必須進(jìn)行減法運(yùn)算或者在頭腦中浮現(xiàn)如下圖左那樣的表盤。要做這些工作，你就必須把思路從試題切換到時(shí)間計(jì)算上。因此，有時(shí)我們會(huì)因?yàn)椴荒芎芎玫匕盐账鶕碛械臅r(shí)間而在時(shí)間分配上失敗。模擬式手表和數(shù)字式手表左：如果是模擬式手表，到12點(diǎn)之前還有多少富余時(shí)間，一目了然。右：但是，如果是數(shù)字式手表，就不易明白到12點(diǎn)之前還有多少富余時(shí)間。通過以上的思考實(shí)驗(yàn)我們能夠明白，要想進(jìn)行計(jì)劃安排，以下兩點(diǎn)是不可缺少的。一是需要像模擬式手表那樣能讓我們“一眼”把握所擁有的時(shí)間的道具，二是需要像眼前的試題那樣能幫助我們“一眼”把握要做的事的道具。但是，問題是對于更長的時(shí)間跨度——幾個(gè)星期到幾個(gè)月的期間——的計(jì)劃安排，類似于剛才的例子中的道具是否存在？實(shí)際上，這種東西（只要你不特意下功夫）是不存在的。因此，時(shí)間和工作變得“難以看到”。正因如此，計(jì)劃安排才會(huì)失敗，針對這一點(diǎn)，我將在下文進(jìn)行敘述。數(shù)字式手表的這種缺陷廣為人知。實(shí)際上，考試指南中就建議“不要把數(shù)字式手表帶進(jìn)考場”。事實(shí)上，市面上也有用表盤來進(jìn)行顯示的電子表。安排日程的難度假設(shè)我被交代了一項(xiàng)寫一篇重要論文的工作（如果你是上班族，也可以把它設(shè)定為社長直接交代的制作企劃書的工作）。假設(shè)今天是7月20日，截止日期是10月5日。對此，我最初的反應(yīng)是“還有時(shí)間”，還有這么多的時(shí)間，再多的工作也能夠完成。實(shí)際上，如果我從7月算起，秋季看起來還很遙遠(yuǎn)。也就是說，我在滿足計(jì)劃安排的第一個(gè)條件“把握自己所擁有的時(shí)間”這一點(diǎn)上失敗了。然而我卻沒有注意到這一點(diǎn)。因此，我不會(huì)立馬著手工作上的事。因?yàn)檫€有其他迫在眉睫的工作，所以我會(huì)優(yōu)先處理那些事。或者，我會(huì)陷入一種我還有無限的時(shí)間的錯(cuò)覺中，從而把時(shí)間用在不那么重要的事情上。不僅如此，我還會(huì)不停地把新的工作和會(huì)面安排在8月和9月，就像“浪費(fèi)家”花錢如流水般地毫不吝惜地用掉我所擁有的時(shí)間。也就是說，我在滿足第二個(gè)條件“把握要做的事情”這一點(diǎn)上也失敗了。就這樣，能夠用在寫論文上的時(shí)間不知不覺地就減少了。滯留工作一進(jìn)入9月，截止日期臨近了，我準(zhǔn)備著手寫論文的工作?？墒遣恢獮槭裁?，卻發(fā)現(xiàn)自己抽不出時(shí)間。由于論文進(jìn)展不順，我開始焦慮，再次查看計(jì)劃表時(shí)，我發(fā)現(xiàn)了意想不到的事——竟然有好幾個(gè)不那么重要的安排“賴在那里”。比如，9月中旬有一個(gè)去出差的安排。雖然并不是非去不可的事，但當(dāng)時(shí)想著能順便去看看老朋友就制訂了這個(gè)計(jì)劃?？裳巯聦τ谖襾碚f，一個(gè)小時(shí)都很寶貴，如果可以，我真想取消這個(gè)計(jì)劃。但是，既然約好了，就不能不去，我只好哭著出了門，急急忙忙地當(dāng)天往返，結(jié)果時(shí)間都浪費(fèi)了。類似的“滯留工作”不止這一件。面談、聚會(huì)，以及擔(dān)當(dāng)研究會(huì)的負(fù)責(zé)人等，早知道會(huì)這么忙我絕不會(huì)安排好幾件事進(jìn)來?？墒?，我現(xiàn)在不能不去處理這些事，就這樣，時(shí)間變得越來越少。論文難以取得進(jìn)展，焦慮變成驚慌，我眼睛充血，表情變得僵硬且陰暗。拖延癥每當(dāng)快到截止日期的時(shí)候，就會(huì)出現(xiàn)幾個(gè)特有的癥候群（綜合征）。第一，一著急就容易弄錯(cuò)方向。在山中迷路的人有時(shí)會(huì)著急地到處亂走，結(jié)果走向了意想不到的方向。由于沒有仔細(xì)制訂戰(zhàn)略的時(shí)間，不認(rèn)真確認(rèn)操作方法就繼續(xù)自己的計(jì)劃，結(jié)果陷入白費(fèi)時(shí)間的境地。第二，勉強(qiáng)行事而導(dǎo)致身心疲憊，身心一旦疲憊，效率就會(huì)下降，如此便陷入了惡性循環(huán)。第三，難以獲得他人的協(xié)助。想要將打字的工作托付給助手，結(jié)果助手卻以10月中旬以后可以幫忙，現(xiàn)在沒法幫忙的理由拒絕了我。去圖書館查找文獻(xiàn)，結(jié)果那些文獻(xiàn)碰巧被借出去了，等等。如果不是臨近截止日期，我應(yīng)該不會(huì)出現(xiàn)這些問題，真是“禍不單行”“屋漏偏逢連夜雨”。BOX——拖延癥中毒者但是，這個(gè)世界上也有人認(rèn)為“快到截止日期時(shí)異常緊張情緒比較好”。羅西尼就是這樣的一個(gè)人，據(jù)說他曾說過“不要在第一天演出的前夜之前寫出序曲”。因?yàn)椤捌仍诿冀薜臅r(shí)刻最能激發(fā)靈感”。《鵲賊》的序曲就是羅西尼在第一天演出的當(dāng)日，在斯卡拉歌劇院的屋頂閣樓中，在管理大道具的人的監(jiān)視下完成的。羅西尼會(huì)將完成的部分一張張地從窗戶扔下，由擔(dān)任復(fù)寫的人在下面接住。如果寫不出曲子，他將被人從窗口扔出去\h\h①\h。莫扎特不到最后時(shí)刻不寫曲子的故事也很有名。據(jù)說《六首德國舞曲》（K509）就是在如此情形下創(chuàng)作出來的：將舞會(huì)的開始時(shí)間提前一個(gè)小時(shí)告知莫扎特，在他來的時(shí)候，將他關(guān)在一個(gè)房間里，用舞會(huì)開始前的這段時(shí)間進(jìn)行創(chuàng)作\h\h②\h。但是，我們還是不要模仿像羅西尼和莫扎特那樣的天才的行為，把這些逸事當(dāng)作在第二章所述的啟示“自己限期”的論據(jù)來閱讀比較好。\h\h①\hP.G．漢普頓著，渡部升一、下谷和幸譯，《智慧生活》，講談社學(xué)術(shù)文庫，1991年版（第四章）。\h\h②\h井上太郎，《我的朋友莫扎特》，講談社現(xiàn)代新書，1986年版，井上氏認(rèn)為這可能是虛構(gòu)的故事。第四，正在處理某項(xiàng)工作的緊要關(guān)頭，卻有人突然插進(jìn)不那么著急的事件，在無意中應(yīng)對變得混亂，而對方不了解你當(dāng)前的處境，于是你就給對方留下了不好的印象，人際關(guān)系惡化。第五，由于時(shí)間不充裕，即使出現(xiàn)了新的重要的工作，你也不得不拒絕。另外，你又不得不騰出時(shí)間去處理滯留的不太重要的工作，如此一來，時(shí)間的利用方式就會(huì)變得極其不合理。我們把這些綜合征叫作“拖延癥”，這并不是因?yàn)闀r(shí)間不夠才產(chǎn)生的。事實(shí)上，在7月20日這個(gè)時(shí)間點(diǎn)上認(rèn)為“還有足夠的時(shí)間”，未必是錯(cuò)誤的，真正的問題在于沒能很好地安排之后的工作。是因?yàn)闆]有做好計(jì)劃安排，才使事態(tài)發(fā)展成了這樣。此外，滯留的工作原本也并不是徒勞的。關(guān)于9月中旬的出差，如果能將其調(diào)整到論文的截止日期之后，應(yīng)該也會(huì)因此擁有一段充裕的時(shí)間，問題在于把這些計(jì)劃都安排在了截止日期之前。知道什么是重要的事到底為什么會(huì)變成這樣呢？很多關(guān)于時(shí)間管理法方面的書都說“要搞清楚工作的優(yōu)先度，先做重要的事情”，難道是沒有按照這個(gè)建議來做的緣故？在七八月的時(shí)候，我確實(shí)在不太重要的事情上也分配了一些時(shí)間。關(guān)于這一點(diǎn)，我應(yīng)當(dāng)做出反省。但是，當(dāng)時(shí)我也知道寫論文比較重要。9月的時(shí)候，我卻不能專心去做這件重要的事情了，因?yàn)椴坏貌惶幚頊艄ぷ?。因此，“先做重要的事情”這個(gè)建議在“拖延癥”產(chǎn)生之后，是不起任何作用的。每次經(jīng)歷這種情況時(shí)，我都下定決心今后要好好做計(jì)劃。不可思議的是，幾個(gè)月之后，我竟然重蹈覆轍。對于如此切實(shí)的問題，我們卻一直沒有找到恰當(dāng)?shù)慕鉀Q方案，而只能給出一些精神訓(xùn)話類的建議，真是令人吃驚。在過去的幾十年間，用于提高工作效率的技術(shù)取得了顯著的進(jìn)步，然而關(guān)于計(jì)劃安排的技術(shù)，現(xiàn)在卻同幾十年前一樣，沒有發(fā)生任何變化。把時(shí)間和工作當(dāng)作一個(gè)點(diǎn)來把握失敗的真正原因在于“看不到”自己能夠利用的時(shí)間并對應(yīng)該做的事情進(jìn)行安排。當(dāng)然，我知道有寫論文這個(gè)工作，也知道論文的截止日期是10月5日。同時(shí)，我也知道我還有寫論文以外的工作。但是，我沒能準(zhǔn)確把握從7月20日到10月5日有多少時(shí)間，也沒能準(zhǔn)確把握在那個(gè)時(shí)間段有多少工作以及那些工作都是如何分配的。制訂9月的出差計(jì)劃也是因?yàn)榇蜷_手賬的時(shí)候，碰巧發(fā)現(xiàn)當(dāng)天沒有安排。按理說我應(yīng)該考慮出差與之后的事情之間的關(guān)聯(lián)，但是我沒有做到這一點(diǎn)。工作：人的把握和實(shí)際的配置事實(shí)上，要做的事情是按時(shí)間順序排列的，而大部分的時(shí)間已經(jīng)被占據(jù)換句話來說，把各項(xiàng)工作都只當(dāng)作一個(gè)獨(dú)立的“點(diǎn)”，而不是將它們連成一條“線”來把握，計(jì)劃安排失敗的原因就在于此。可是，這樣的結(jié)果并不是因?yàn)槲业念^腦不好使，而是因?yàn)槟鞘浅搅巳祟惖恼J(rèn)知能力界限的工作。你能像用模擬式手表看剩余時(shí)間那樣把握往后的幾個(gè)月嗎？你能像看試卷上的考題那樣在頭腦中浮現(xiàn)在那個(gè)時(shí)期的工作分布情況嗎？普通人應(yīng)該做不到這一點(diǎn)，因此只能把幾個(gè)月的時(shí)間當(dāng)作“模糊不清的未來”進(jìn)行把握。此外，工作只能一件件地回想起來，而且，還會(huì)有被忘記的工作吧。人不能在一瞬間把握七件以上的事情\h\h(1)\h。關(guān)于這個(gè)問題我將在第七章進(jìn)行詳細(xì)的探討，這里我先確認(rèn)一下有這樣的事實(shí)。如此，我們就能夠明白，恰當(dāng)?shù)慕鉀Q方案就是多下功夫以便更快捷地瀏覽時(shí)間和工作。（2）便覽時(shí)間和工作用日程一覽表“看”時(shí)間在這里，我們試著做如下實(shí)驗(yàn)。首先，買一本市面上販賣的極普通的手賬，就是那種合頁的左邊那一頁是一周的計(jì)劃表，右邊那一頁是空白的記錄欄的手賬。將手賬一頁一頁地拆散，然后，像下一頁的圖片所展示的那樣，將這一頁頁的紙橫向排列并粘貼在一張大紙上，總共排列八周。試著在這張大紙上寫上計(jì)劃，恐怕你會(huì)有驚人的發(fā)現(xiàn)。第一，現(xiàn)在，原本你只能模模糊糊把握的時(shí)間變得清晰可見，就像一只鳥俯瞰地面那樣，未來的時(shí)間一覽無余。由于在傳統(tǒng)型手賬中，計(jì)劃表都是按周來分的，所以不能把超過一周的時(shí)間當(dāng)作連續(xù)的時(shí)間來把握。按《鉆石周刊》的副主編坪井賢一氏的話來說就是“下一頁就是地獄在等著，然而我卻看不見”。在上述例子中，我沒有與10月5日的截止日期關(guān)聯(lián)起來就制訂了9月的出差計(jì)劃就是這個(gè)原因[此書分享微信wsyy5437]。模擬式計(jì)劃表與數(shù)字式計(jì)劃表左：將每周的計(jì)劃表橫向排列，時(shí)間間隔一目了然。右：然而，如果是普通的手賬，就難以看清這一點(diǎn)。如果使用能夠一覽的計(jì)劃表，那么在制訂新的計(jì)劃時(shí)，我們就能夠自動(dòng)思考與既定計(jì)劃的關(guān)聯(lián)。如此，“因?yàn)檫@個(gè)時(shí)間有空，就把計(jì)劃安排進(jìn)去了”之類的情況、攬下超出自身處理能力的工作或者過多地約定聚會(huì)之類的情況就會(huì)消失。此外，還能防止工作都被集中安排在同一個(gè)時(shí)段。第二，你會(huì)吃驚地發(fā)現(xiàn)直到最后期限這段時(shí)間中可用的時(shí)間意外地少。假設(shè)今天是9月14日，從9月14日到10月5日之間有三周。如果你抽象地看，你會(huì)覺得這是相當(dāng)長的一段時(shí)間。但是，如果從計(jì)劃一覽表來看，你會(huì)發(fā)現(xiàn)工作和聚會(huì)等已經(jīng)使得相當(dāng)多的日程被排滿了，關(guān)于這一點(diǎn)，如果你試著用紅色標(biāo)記標(biāo)注被出差和會(huì)議等占據(jù)的時(shí)間段，你就會(huì)更清楚地明白，有時(shí)候，即使包含周末，在三周中能夠工作的日子也只有幾天而已。你也許會(huì)感覺，當(dāng)下的處境就如同沒帶地圖在陌生的小鎮(zhèn)上行走，難以看清聚會(huì)和面談等各種各樣的事情是如何分布的，你會(huì)想立刻獲得清楚地標(biāo)記那些事件的位置的地圖。第三，時(shí)間的進(jìn)程一目了然。假設(shè)你清楚地記得三周前8月24日的事情。從那一天到今天，再過相同的天數(shù)，就到了截止日期10月5日。這樣一來，你就能切實(shí)感受到剩余時(shí)間的長短。在（1）中，我提到使用模擬式手表能夠幫助我們在一瞬間把握自己所擁有的時(shí)間，用數(shù)字式手表就難以做到這一點(diǎn)，以一周為單位的傳統(tǒng)型手賬，實(shí)際上就如同數(shù)字式手表。由于一周與另一周是分開的，所以我們難以把握它們之間的關(guān)系，而橫向排列的手賬就能夠發(fā)揮與模擬式手表相同的功能。事實(shí)上，很多人都認(rèn)識到了計(jì)劃一覽表的重要性，很多公務(wù)繁忙的人都選擇使用以月為單位的計(jì)劃表就是證明\h\h(2)\h。由于買不到合適大小的計(jì)劃表，所以自己動(dòng)手制作計(jì)劃表的人，在我的朋友中就有好幾個(gè)。也有人復(fù)印大型日歷，然后折疊起來使用，但那樣相當(dāng)費(fèi)事，且不實(shí)用。一來日歷上能夠用來寫計(jì)劃的那一欄比較窄，所以我們只能把字號縮小去寫；二來是使用日歷雖然能夠獲得相當(dāng)程度的一覽性，但是我們難以把握月與月之間的關(guān)系。此外，大型日歷在便攜性這一點(diǎn)上也比較差。關(guān)于以上問題的解決方法，我將在（3）中進(jìn)行講述。（即使是普通的手賬，為了應(yīng)對上面所提到的問題，我們也另行添加了年度計(jì)劃表。然而，由于每日的那一欄比較小，寫不下計(jì)劃，且與每周計(jì)劃表分開，所以我們很難有效利用。）看不到時(shí)間的原因在這里，我們稍微深入地探討一下計(jì)劃一覽表的意義。較為簡單的工作多以一天為周期。例如，在包裹配送過程中，快遞員只需要把附近的包裹集中到一起配送，以及在交通擁堵的時(shí)候避開特定的路線，問題只在于一天中如何分配工作。不過也有像農(nóng)耕作業(yè)那樣以一年為周期的工作。從遠(yuǎn)古時(shí)代開始的人類工作大部分是像這樣以一天和一年為周期的。隨著人類文明的發(fā)展，以長于一天、短于一年的時(shí)間為周期的工作開始增多。如此，就產(chǎn)生了設(shè)置人工周期單元的需要。出于這個(gè)目的，人類發(fā)明了“一周”這個(gè)單位。一周所包含的天數(shù)為七是非常有意思的。要說為什么，原因就如前文提到的那樣，“七”是一個(gè)人能在一瞬間把握的時(shí)間界限，我們能夠像繪畫一樣在頭腦中形象地描繪一周的每一天，并能夠清楚地識別每一天。人們長年堅(jiān)持著把工作的周期設(shè)為以周為單位這種社會(huì)性的習(xí)慣。比如，大學(xué)的課程表就是以周為單位循環(huán)往復(fù)的；在企業(yè)中，很多計(jì)劃安排也是以周為單位的。由此我們可以作這樣的聯(lián)想：周一是授課日，周三是定期例會(huì)日，周五是工作結(jié)束日。或者，我們會(huì)有郁悶周一、歡樂周五這樣的印象。由此，更加清楚地識別一周的每一天，即使有時(shí)候不確定某一天是十四日還是十五日，也能清楚地知道這一天是周二還是周三。因此，像電視劇導(dǎo)演那樣，以周為單位進(jìn)行工作的人能夠只在頭腦中進(jìn)行計(jì)劃安排。面向周四的節(jié)目，周二就開始采訪，周三結(jié)束拍攝錄像，周五休息，就是這種情況。但是，在超出周的時(shí)間范圍內(nèi)進(jìn)行的工作正在逐漸增多，例如研究、調(diào)查、企劃和開發(fā)等就屬于這種情況。這些是以數(shù)周到數(shù)月為單位的工作，一旦變成這樣的時(shí)間范圍，人們就不能在頭腦中瞬間浮現(xiàn)出這期間的整體情況，因?yàn)槠渲邪奶鞌?shù)太多?，F(xiàn)代人在做計(jì)劃安排時(shí)，面臨這種本質(zhì)上的困難，因此，從某種意義上來說，不能順利地進(jìn)行計(jì)劃安排也是理所當(dāng)然的事情。針對這個(gè)問題，手賬沒有成為合適的輔助工具。因?yàn)榕c以往一樣，計(jì)劃制作在人腦中完成，手賬僅起到被動(dòng)的備忘錄的作用，即“只是”將計(jì)劃“記錄下來”。但是，原本手賬應(yīng)該起到“用于計(jì)劃管理的手段”這種積極的作用。這里所說的計(jì)劃一覽表通過一覽以顯示超過一周的時(shí)間來彌補(bǔ)人類認(rèn)知能力的局限性，是制訂現(xiàn)代的計(jì)劃安排所必不可少的工具。自然的周期單位，除了日和年，還有“月”。在天體觀測中，出現(xiàn)新月前后的時(shí)期是較為有利的觀測時(shí)段，所以它是比較重要的周期。然而，在普通的工作中，月并不是擁有重要意義的單位。當(dāng)然，由于女性有月經(jīng)這一基本上以月為單位的周期，所以它也許是有意義的時(shí)間間隔。如果是這樣，男性和女性在對時(shí)間感覺上就會(huì)有很大的差別。人們把時(shí)間當(dāng)作空間來把握人們對時(shí)間的感知方法與對其他物理量的感知方法明顯不同。時(shí)間之外的物理量，如長度、重量和溫度都能通過五官來感受。而對于時(shí)間，人們既看不到也摸不到。人們的時(shí)間感知比較模糊是指（對某件事）入迷的時(shí)候感覺時(shí)間過得比較快，而無聊的時(shí)候感覺時(shí)間過得比較慢，每個(gè)人都有過這種感覺。人們通過與空間的類比推理來把握時(shí)間\h\h(3)\h。幼兒首先領(lǐng)會(huì)“這里、近、遠(yuǎn)”這種空間的感覺，然后知道“現(xiàn)在”這個(gè)時(shí)間與“這里”類似，未來的遙遠(yuǎn)時(shí)間與前面的在空間上比較遠(yuǎn)的地方類似，過去的遙遠(yuǎn)時(shí)間與后面的在空間上比較遠(yuǎn)的地方類似。在歷史的發(fā)展過程中，人類也經(jīng)歷了相同的過程。首先掌握空間的概念，發(fā)展與空間有關(guān)的科學(xué)（幾何學(xué)），然后，從與空間的類比推理中把握時(shí)間。在愛因斯坦的相對論中，時(shí)間被當(dāng)作第四次元來把握。就像這樣，即使在最尖端的物理學(xué)中，時(shí)間也是作為空間的一部分來理解，而這個(gè)認(rèn)知方法取得了成功。BOX——莫扎特的時(shí)間與貝多芬的時(shí)間一般認(rèn)為音樂是隨著時(shí)間流淌的，因此不可能在一瞬間捕捉它的整體情況，然而，莫扎特似乎是個(gè)例外。莫扎特在信中寫道：“（音樂的）構(gòu)思會(huì)很鮮活地出現(xiàn)在我的心里，我就像看一幅畫那樣，能一眼看清它。雖然之后它會(huì)接連不斷地按順序出現(xiàn)，然而在想象中它卻不以這種形式出現(xiàn)，而是所有的因素同時(shí)出現(xiàn)并讓我聽到?！盶h\h①\h本該按照時(shí)間順序被聽到的音樂卻能在同一時(shí)間被聽到，這也許是因?yàn)閾碛写┰綍r(shí)間看到未來的能力吧。貝多芬也是能在頭腦中聽到音樂的作曲家，但是，他好像是現(xiàn)場演奏\h\h②\h。\h\h①\h小林秀雄，《莫扎特》，新潮文庫，1961年版。\h\h②\h愛德華·T．霍爾著，宇波彰譯，《作為文化的時(shí)間》，TBS不列顛百科全書出版社，1983年版（第8章）從人類只能從與空間的類比推理中才能認(rèn)識時(shí)間這一點(diǎn)，我們可以看出，“用眼睛看時(shí)間”這種努力具有本質(zhì)上的意義。順便說一下，在減肥的時(shí)候，如果用折線圖表來表示體重的推移，就能不可思議地堅(jiān)持努力，這也顯示了用眼睛看到時(shí)間推移的實(shí)用性?！盁o須秘書”就能看清工作通過具有一覽性的計(jì)劃表，只能抽象把握的“時(shí)間”變得能夠用眼睛看到。我們的另一個(gè)課題是使“工作的布置”用眼睛能夠看到。我們通常會(huì)把稿件的截止日期和聯(lián)絡(luò)事項(xiàng)等工作記錄到計(jì)劃表中。因此，如果計(jì)劃表能夠一覽，那么工作在某種程度上也能夠一覽。如果我們用紅色標(biāo)記未處理的重要案件，就能明白還剩下多少工作。只是，要想把握工作的分布情況，這種方法是不充分的。原因是，第一，這種方法不能標(biāo)示出工作之間的區(qū)別，比如撰寫稿件和聯(lián)絡(luò)事項(xiàng)間的區(qū)別；第二，這種方法不能標(biāo)示出工作的重要程度，雖然用顏色區(qū)分是能夠做到的，但這并不充分。在這里，請注意重要程度和緊急程度是不同的事物。即便截止日期還早，也有重要程度比較高的工作，寫論文等就屬于這種情況。一般情況下，重要的工作需要比較長的時(shí)間，所以截止日期比較靠后。如果我們只看計(jì)劃表中的主要處理事項(xiàng)的記錄，那么把這樣的工作往后推的危險(xiǎn)性就比較大，進(jìn)而造成“明天也可以做的工作永遠(yuǎn)做不了”的后果。TO-DO板（“無須秘書”）因此，只要制作與計(jì)劃表不同的“TO-DO板”就好了。“TO-DO板”是通過將撰寫稿件、制作資料、回信、整理房間等各種各樣的工作，一件件地分別寫到不同的小型便利貼上，并將便利貼貼到紙板上制作而成的（寫在便利貼上的大部分工作與寫在計(jì)劃表里的工作是重復(fù)的）。將便利貼按類別縱向分開排列，重要程度越高的越往上貼，已經(jīng)處理的就揭下扔掉。這個(gè)板就能夠幫助我們一覽未處理工作，因此能夠讓我們把握要做的工作的整體情況。曾經(jīng)是“點(diǎn)”的工作通過計(jì)劃一覽表變成了“線”，又通過TO-DO板，作為“面”被我們把握。我們可以參照這個(gè)TO-DO板，按照工作的重要程度來分配時(shí)間。TO-DO板的另一個(gè)效用就是能夠確認(rèn)“工作只有這些”，從而使精神上變得輕松。如果是普通的手賬，由于不能一覽工作的整體情況，我們就會(huì)有“是不是還有沒做完的工作？”這種模糊的精神負(fù)擔(dān)。因此，還是把記住工作列表這種工作交給TO-DO板，讓大腦專心從事更富有創(chuàng)造性的工作比較好。使用便利貼是為了便于編輯。如果寫在紙上，由于已經(jīng)處理的事情也會(huì)留下來，因此看起來不方便。如果是便利貼，就能自由地貼上、揭下、移動(dòng)，并且能夠用顏色區(qū)分，因此用起來比較方便。這樣的板用電腦也可以制作，但是紙質(zhì)的板更方便。但是電腦輸入比較麻煩，我們可能一不小心就會(huì)忘記輸入必要的工作，而為了滿足隨時(shí)翻看的需求，也是使用紙質(zhì)的板更好。此外，為了便于攜帶，將這個(gè)板放入手賬比較好。但是，如果能在某種程度上犧牲便攜性，就不一定要將這個(gè)板放進(jìn)手賬。自己用厚紙做也沒有關(guān)系。我的TO-DO板是將33cm×50cm的厚紙對折制作而成的，我把它放進(jìn)包里隨身攜帶（這是對用于包裹雜志的厚紙封皮的廢物利用。折痕結(jié)實(shí)，非常方便）。我的記者朋友也是這種板的愛好者。據(jù)我的另一個(gè)女性朋友說，在這種板上貼上漂亮的紙，將其當(dāng)作手提包的隔板使用也很方便。聽說東京工業(yè)大學(xué)教授今野浩先生也長年使用TO-DO板。只不過今野浩先生認(rèn)為，不使用便利貼，而將工作安排以月為單位寫到紙上，然后將已經(jīng)處理過的工作消去這種方式更好。通過“需要立刻做的工作筆記”看一天的工作上述兩種做法用于以從數(shù)周到數(shù)月為單位的計(jì)劃安排，關(guān)于一天中的計(jì)劃安排，只要下相似的功夫就可以。但是，不需要相當(dāng)于計(jì)劃一覽表那樣的東西。因?yàn)橐惶熘械臅r(shí)間流逝，每天都是重復(fù)的，因此比較好把握。此外，表盤式的表任何時(shí)候都能夠看到，即使不特別下功夫，也能把握時(shí)間。需要的是如前所述的TO-DO板的短期版。就把這個(gè)叫作“需要立刻做的工作筆記”吧。寫在這里的工作是需要在數(shù)小時(shí)內(nèi)處理的，是打電話、復(fù)印、把文件拿到隔壁科、向某某確認(rèn)某事等，沒有必要寫入手賬的工作。在我們想起這些工作的一瞬間就應(yīng)該將它們一件件地寫在紙上，然后把紙用長尾夾夾住，其間如果有與之相關(guān)的工作，就用訂書機(jī)將它們固定在一起，外出時(shí)隨身攜帶，處理完就扔掉。如果不能在當(dāng)天內(nèi)處理完，就把它放到信封里，寫上“×月×日未處理完案件”的標(biāo)題，然后將其放進(jìn)文件夾\h\h(4)\h。如果過了好幾天，這個(gè)案件仍然沒有處理完，我們就把它也記錄到TO-DO板上。這個(gè)筆記的壽命比較短，為幾個(gè)小時(shí)到幾天。因此，需要大量不用在乎成本、可以毫不吝惜地使用的紙。做這種筆記，我一般使用復(fù)印過文件的廢紙（我的身邊經(jīng)常有一些如果全部堆積起來大約有1米高的廢紙）。這些紙的使用成本為零，而且紙質(zhì)相當(dāng)好。我不僅會(huì)把這些廢紙放到桌子旁，還會(huì)把它們放在家中和研究室中的各個(gè)地方，以便能夠隨時(shí)記錄。為了達(dá)到這個(gè)目的，也有很多人使用便利貼。似乎在工學(xué)系的學(xué)者中，使用便利貼是很普遍的，聽說還有把便利貼貼在手掌上的人，我的某個(gè)朋友就直接把筆記記在左手腕上。通過十年計(jì)劃表來看人生所擁有的時(shí)間上述三種方法用于日常的計(jì)劃安排。但是，“使其能夠用眼睛看到”這個(gè)想法也同樣適用于更長的時(shí)間周期。這就是下一頁中所示的“十年計(jì)劃表”。說是計(jì)劃表，但并不需要寫上具體的計(jì)劃，而只需要寫上自己和家人未來的年齡，圈出自己和每個(gè)家庭成員在各自的人生重要轉(zhuǎn)折時(shí)期的預(yù)計(jì)年齡。在這里，“轉(zhuǎn)折時(shí)期”是指入學(xué)考試、入學(xué)、畢業(yè)、就職、升職、跳槽、結(jié)婚以及退休等（也可以寫下要做的工作的長期計(jì)劃，但在這樣長的一段時(shí)間里，有很多的不確定性，所以即使寫下來，也基本上沒有意義吧）。制作十年計(jì)劃表的工作只需要一分鐘就能搞定。看著這張表，一定會(huì)有很多人深刻感受到這張表的意義的重大，因?yàn)樗逦仫@示了我們所擁有的時(shí)間。每個(gè)人都知道人生是有限的，然而，那只是作為頭腦中抽象的概念而存在。通過這張表，它變得可以用眼睛看到。實(shí)際上，這是很多人在潛意識中想要忘記的事情。因此，這個(gè)填寫工作不那么愉快吧。有時(shí)候，這甚至是件殘酷的事。但是，為了能夠“用眼睛看到”我們所擁有的時(shí)間，這是極其簡單而又有效的方法。10年計(jì)劃表請按實(shí)際情況填寫（3）手賬革命折疊式手賬為了“一覽時(shí)間”，在（2）中我講述了把手賬拆開然后將其橫向粘貼做成計(jì)劃表的方法、制作以月為單位的計(jì)劃表的方法、復(fù)印日歷來作計(jì)劃表使用的方法等。但是，這些方法的使用感不太好。比較理想的方法是，將長方形的紙折疊為波紋形，并制作成計(jì)劃表。如果是這樣，那么當(dāng)計(jì)劃表處于折疊的狀態(tài)下，就能夠像普通的手賬那樣被拿來使用，而把它展開又能夠使我們一覽長期的計(jì)劃。我們一開始使用折疊式計(jì)劃表的時(shí)候，可能會(huì)有些不知所措。不過，很快我們就會(huì)習(xí)慣并很好地操作它。一般來說，人們覺得折疊式計(jì)劃表比較麻煩主要是因?yàn)檫€沒有用慣。折疊式計(jì)劃表以前就存在。只是由于每日的那一欄比較小，才沒能被大家充分利用。我自己做了一張，實(shí)際上一用，竟發(fā)現(xiàn)由一覽性所帶來的效果超出了預(yù)期。我正盤算著能不能自己動(dòng)手做這樣的手賬時(shí)，ASCII出版局向我提議：“有沒有興趣制作一種新概念的手賬？”“真是絕好的機(jī)會(huì)”，我終于將長久以來的想法變成了現(xiàn)實(shí)，它以“超級整理手賬”的名字被產(chǎn)品化了\h\h(5)\h。超級整理手賬將計(jì)劃表展開時(shí)傳統(tǒng)式手賬的缺點(diǎn)如果考察手賬的設(shè)計(jì)，就會(huì)發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)式手賬除了缺乏一覽性，還有其他缺陷。缺陷一，是有效部分與失效部分的不平衡。一般情況下，我們不需要參照計(jì)劃表中已經(jīng)成為過去的部分，所以對照當(dāng)下，1個(gè)月以前的計(jì)劃就是失效的。夏天一過，整張計(jì)劃表中一半以上的部分就都失效了，而在一般的手賬中，有效部分和失效部分無法分開，因此我們就會(huì)隨身帶著無用的東西。到了秋天，后面的部分也會(huì)用完。因此，我們就不得不隨身帶著當(dāng)年的手賬和第二年的手賬，這實(shí)在是不合理（如果是活頁式的手賬，倒是能夠解決這個(gè)問題。但是，這種手賬的紙掛在環(huán)上，使用感不好，此外，體積比較大）?！俺壵硎仲~”將一年的計(jì)劃表分為四張，并保證各部分能夠自由地取出、插入，我們只需要隨身攜帶有效的部分，且不需要占用很大的空間。缺陷二，是難以復(fù)印。當(dāng)我們想要把計(jì)劃表分享給秘書和群組成員時(shí)，只需復(fù)印一下就可以了，但是傳統(tǒng)式手賬尺寸比較小，不能有效地復(fù)印，而對于折疊式的手賬，則只需將折疊式手賬展開就能有效地復(fù)印。方便復(fù)印就意味著備份比較容易，這樣也就能防止手賬的意外丟失。還有一種“復(fù)印時(shí)代”的特有應(yīng)對方法，那就是將復(fù)印的資料放進(jìn)手賬里，關(guān)于這一點(diǎn)，我將在下文講述。應(yīng)對A4時(shí)代、復(fù)印時(shí)代的必要最近，大部分的紙張逐漸被統(tǒng)一為A4尺寸。行政文書從1993年開始就被A4化，在個(gè)人電腦的打印機(jī)上使用A4紙也開始普遍。盡管這樣的“A4時(shí)代”已經(jīng)到來，但對此手賬卻沒有做出相應(yīng)的調(diào)整，細(xì)想來，真讓人感到不可思議。我經(jīng)?？吹接腥藢4紙折成不自然的形狀插入手賬。關(guān)于“A4時(shí)代”的手賬尺寸，將A4紙折成四折最合理。超級整理手賬就采用了這個(gè)尺寸（也可以將A4紙對折成A5紙大小，但這個(gè)大小沒法放入口袋）。采用這個(gè)尺寸與A4紙所具有的強(qiáng)大的親和力有關(guān)。通過夾住A4復(fù)印件，我們能夠自由高效地制作“自分版活頁紙”，而且我們能夠隨時(shí)復(fù)制電車與公共汽車的時(shí)刻表、新干線與飛機(jī)的時(shí)刻表、地圖等信息，并隨身攜帶。文字處理器的打印件也能夠被制作成“自分版活頁紙”。如此，我們就可以將做好的出差行程表打印出來，插入手賬，還可以把最新版的電話號碼簿打印出來，隨身攜帶。便箋也能夠通過將A4紙縱向折成四折插入手賬制作出來。傳統(tǒng)式手賬，它的記錄欄很快就會(huì)被寫滿，而采用這種方式的話，無論需要多少填寫位置，都能通過補(bǔ)充便箋來滿足。我將上述傳統(tǒng)式手賬的缺陷說給某個(gè)朋友聽，朋友做了一個(gè)有名的評論：“手賬是55年體制。”盡管復(fù)印機(jī)和文字處理器已經(jīng)普及，A4革命已經(jīng)實(shí)現(xiàn)，手賬的樣式卻沒有做出什么改變。如今在政治方面，55年體制已經(jīng)崩潰，手賬是不是也需要“革命”呢？電子設(shè)備有可能變成手賬嗎？本章講述了用于計(jì)劃安排的“三種神器”——“能夠一覽的計(jì)劃表”“TO-DO板”和“需要立刻做的工作筆記”，這些都不是電子設(shè)備，而是紙制品，其原因有三。第一是輸入的速度。按照現(xiàn)在的技術(shù)，用寫在紙上的那種速度輸入電子設(shè)備是不可能的。鍵盤輸入所需要的時(shí)間自不必說，啟動(dòng)機(jī)器時(shí)所需的時(shí)間和時(shí)間延遲也不可小視。此外，日語輸入中存在漢字轉(zhuǎn)換的問題，所以會(huì)更慢。一邊接電話或者面談，一邊作記錄時(shí)，不能因此而讓對方等待。雖然有“手寫輸入設(shè)備”這種東西，但按照現(xiàn)在的技術(shù)，這個(gè)東西基本上沒用。第二是攜帶可能性。如果是紙質(zhì)的手賬，由于可以放進(jìn)口袋，所以到哪兒都可以輕而易舉地?cái)y帶。如果是電子設(shè)備，雖然能夠攜帶，但由于輸入太費(fèi)時(shí)間，所以無法實(shí)際應(yīng)用。第三是參照時(shí)的速度。使用電子設(shè)備時(shí)如果不打開開關(guān)，就不能進(jìn)行某些操作。而如果是紙質(zhì)的手賬，我們就能夠立即打開。這其中的差別哪怕只有幾秒鐘，也絕不能小視。此外，如果是電子設(shè)備，我們很難一覽超出屏幕范圍的內(nèi)容。如上所述，由于當(dāng)前電子設(shè)備在人機(jī)界面方面存在問題，電子設(shè)備不能作為計(jì)劃管理工具使用。要想電子設(shè)備發(fā)展到能用于做計(jì)劃管理也許需要很久吧。今后在各個(gè)領(lǐng)域中，電子設(shè)備或許會(huì)逐漸驅(qū)逐紙制品，而計(jì)劃表也許是紙制品最后的陣地吧。當(dāng)然，紙制品并不是沒有問題。紙制品最大的問題就是復(fù)印、編輯、檢索的過程比較煩瑣。如果能夠?qū)懺谟?jì)劃表里的工作筆記自動(dòng)轉(zhuǎn)錄到TO-DO板，并按重要程度進(jìn)行排列，會(huì)比較方便，但如果是紙制品，就難以做到這一點(diǎn)。雖然便利貼的使用能使某種程度的編輯成為可能，但絕對不能說是比較理想的。另外，如果是電子設(shè)備，我們能夠進(jìn)行一些簡單的操作，如只將某個(gè)部分放大進(jìn)而詳細(xì)地閱讀等。而如果是紙制品，由于表的形式是固定的，就不方便這樣做，這些問題都是當(dāng)前的技術(shù)難以解決的。第一章小結(jié)1．計(jì)劃安排的基礎(chǔ)就是以“能用眼睛看到”的形式把握自己所擁有的時(shí)間和應(yīng)該做的工作。2．為此要用到如下工具：·能夠一覽幾周時(shí)間的計(jì)劃表；·顯示工作布置的TO-DO板；·顯示當(dāng)天工作的“需要立刻做的工作筆記”。3．傳統(tǒng)式手賬的缺點(diǎn)：·由于不能一覽，所以不能成為計(jì)劃安排的輔助手段；·即使是不需要的部分，也必須隨身攜帶；·難以復(fù)印；·不能應(yīng)對A4時(shí)代。\h\h(1)\h準(zhǔn)確來說是七加減二，把它叫作“神奇數(shù)字七”。\h\h(2)\h據(jù)山根一真氏所說，下河邊淳氏（東京海上研究所所長）和川島讓氏（鉆石社社長）也喜歡用“每月計(jì)劃表”。山根一真《超級書齋的游戲術(shù)·黃金版》，1994年版，文藝春秋。\h\h(3)\h阿·德·切爾寧著，田井正博譯，《時(shí)間的故事》，東京圖書，1989年版。柏格森著，平井啟之譯，《時(shí)間與自由》（柏格森全集1），白水社，1965年版。斯蒂芬·克恩著，淺野敏夫譯，《時(shí)間的文化史》，政法大學(xué)出版局，1993年版。\h\h(4)\h關(guān)于“文件夾”，請參照本書的第五章。\h\h(5)\h關(guān)于“超級”整理手賬的咨詢方式，請聯(lián)系A(chǔ)SCII（03-5351-8194），或者紀(jì)伊國屋書店總店、紀(jì)伊國屋書店梅田店、八重洲圖書中心等主要書店。第二章：日程安排的技術(shù)怎樣使用在第一章所做的“工具”制訂計(jì)劃比較好呢？本章將講述與此相關(guān)的幾個(gè)原則與啟示，并就計(jì)劃安排中的本質(zhì)問題—“對難以預(yù)見的事件的應(yīng)對”進(jìn)行敘述。（1）工作推進(jìn)五原則原則1：確保不中斷的時(shí)間段在推進(jìn)工作方面很重要的一點(diǎn)就是不中斷地完成一系列工作。很多工作一旦中斷，再重新開始就需要花費(fèi)很多的時(shí)間和精力。例如，教師在授課的時(shí)候如果沒能把講義一次性講完，那么下一次授課就必須從對上一次講義的“溫習(xí)”開始，因?yàn)閷W(xué)生忘記了上次講義的內(nèi)容。如果是事務(wù)性的工作，重新開始時(shí)的準(zhǔn)備工作是相當(dāng)辛苦的。我們必須重新拿出相關(guān)資料，有時(shí)某些資料可能會(huì)丟失。且有時(shí)候我們會(huì)遇到與教師授課一樣的情況，會(huì)忘記中斷前的情況，因而需要“溫習(xí)”一下。因此，如果能夠全身心地做一項(xiàng)工作，就能夠高效地完成，而如果有別的工作插進(jìn)來，原來的工作因此中斷，我們的工作效率就會(huì)下降。由于中斷所造成的效率下降，在寫作稿件的時(shí)候也會(huì)發(fā)生。例如，論文寫作工作一直持續(xù)的話，即使是相當(dāng)長的論文我們也能全部記下來，因此能夠立即做替換等編輯工作。但是，一旦我們有段時(shí)間停止了論文寫作的工作，那么等到再次寫作時(shí)，如果不將論文重新閱讀一遍，就不能做這些工作。更為嚴(yán)重的情況是我們的想法會(huì)因?yàn)橹袛喽贿z忘。關(guān)于這一點(diǎn)，上智大學(xué)的渡部升一教授介紹了歷史上的一出悲劇。據(jù)說，英國詩人柯勒律治在寫《忽必烈汗》這首詩寫到第五十幾行的時(shí)候，被來訪的客人打斷。雖然只中斷了幾分鐘，但當(dāng)他再回到書桌前，詩的意象已消失，因此，這首有著“最美的英文作品”之譽(yù)的詩歌以未完成的狀態(tài)保留了下來\h\h(1)\h。雖然內(nèi)容比不上柯勒律治，但單從被迫中斷而喪失想法的角度而言，我也有過好幾次相同的經(jīng)歷。以下我們把工作中斷時(shí)發(fā)生的忘記事情和資料丟失等癥狀稱作“中斷綜合征”。確保能不中斷地推進(jìn)工作的時(shí)間段是制訂計(jì)劃的最大目標(biāo)。可以說“不中斷原則”在一天的工作的推進(jìn)方法中也是必要的。在第一章所述的“需要立刻做的工作筆記”中記下主要處理事項(xiàng)的目的就在于不使工作因電話、復(fù)印等雜務(wù)而中斷。把這些工作匯總放到后面做就行（一般情況下，我們把雜務(wù)性的工作匯總之后再做效率比較高）。上班族會(huì)經(jīng)常遇到工作中斷的情況，如在工作中被上司叫去、客戶突然打來電話等。關(guān)于針對這些中斷的應(yīng)對方案，我想在第三章和第四章進(jìn)行講述。此外，產(chǎn)生“中斷綜合征”的很大的原因在于，人的短期記憶容量有限，不能永遠(yuǎn)保持記憶，關(guān)于這一點(diǎn)，我將在第七章講述。原則2：當(dāng)下主義與應(yīng)急措施第二個(gè)原則就是“工作要在發(fā)生的當(dāng)下處理完”，我們把它叫作“當(dāng)下主義”吧\h\h(2)\h。這個(gè)原則適用于很多的事務(wù)性工作。例如，出差報(bào)告和會(huì)議的議事錄如果不馬上記下來，就會(huì)被遺忘。此外，如果對應(yīng)該提交的文件擱置不管，文件可能會(huì)找不到，而尋找文件又會(huì)花費(fèi)很多的時(shí)間；如果不及時(shí)回信，來信就有可能遺失，而尋找來信會(huì)很費(fèi)工夫。如果能夠馬上處理，就能夠節(jié)約這些時(shí)間。有時(shí)候我們可能會(huì)想著“稍后再做”某項(xiàng)工作，結(jié)果后來就把那項(xiàng)工作忘記了。但是，我們不可能每次都在發(fā)生的當(dāng)下完全處理掉所有的工作，因?yàn)檎谶M(jìn)行的工作中可能會(huì)產(chǎn)生“中斷綜合征”。因此，針對現(xiàn)有的工作，要先采取一些應(yīng)急措施。實(shí)際上，與其說“當(dāng)下主義”的核心在于“馬上做”，不如說在于它的應(yīng)急措施。在此，擠壓檔案會(huì)發(fā)揮重大的作用。不要把文件和信件擱在書桌上不管，而要把它們放進(jìn)寫有“需要處理”的信封，然后放進(jìn)擠壓檔案。這樣就不會(huì)發(fā)生文件和信件丟失的事情，幾天后我們可能會(huì)因?yàn)橛洃浀闹袛喽兂捎洸黄鹬暗那闆r的“他人”。因此，接管好工作是必要的，將文件保存在擠壓檔案里是對未來的自己最低限度的“接管”。如果時(shí)間限制沒那么嚴(yán)格，可以稍微提前處理一下將來的事情。如果是信件，可以先制作好只寫有對方地址的信封和明信片。隨身攜帶信封和明信片，有時(shí)間的時(shí)候就寫上信件和明信片的正文內(nèi)容，然后馬上投遞出去。公務(wù)繁忙的人經(jīng)常會(huì)從機(jī)場和旅行地發(fā)出信件。也許這些人就是隨身攜帶只寫有收件人姓名的信封，然后在機(jī)場的候車室或者火車上寫好正文內(nèi)容的吧。如果使用文字處理機(jī)，可以事先制作好只輸入了收件人姓名的文件。此外，我在讀報(bào)紙而沒有要剪切下來的報(bào)道時(shí)，會(huì)在讀完的當(dāng)場在第一面上打“×”。如果能事先做好這些措施，之后整理時(shí)就會(huì)比較方便。原則3：以拙速為宗旨很多關(guān)于時(shí)間管理法方面的書都會(huì)說“要先做重要的事情”。但是，正如在第一章所看到的那樣，實(shí)際上，要忠實(shí)地執(zhí)行這一原則比較難。因?yàn)?，即使我們知道那件事比較重要，也不可能只做那一件事。例如，我們可能會(huì)有“滯留工作”等截止日期迫近的緊急工作。另外，即使事前做好了計(jì)劃安排，也可能會(huì)遇到突如其來的工作。比方說，我認(rèn)為寫這本書是非常重要的工作。然而，遺憾的是，我不能全身心地去做這項(xiàng)工作。我還有已經(jīng)約定好截止日期的稿件的寫作、之前寫好的稿件的校對、采訪等工作，以及還有堆積如山的必須回復(fù)的傳真和信件。當(dāng)然，還有作為本職工作的授課工作與大學(xué)內(nèi)部委員會(huì)工作，此外，還要加上各種各樣的生活瑣事。即使周末能夠集中精力寫書，一到周一就必須返回到這些工作崗位上。我必須優(yōu)先處理截止日期迫近的工作。在這樣的情況下，應(yīng)該如何推進(jìn)工作比較好呢？應(yīng)對這種情況的原則就是不要陷入完美主義?？傊韧瓿梢欢A段的任務(wù)。如果有時(shí)間，再進(jìn)一步完善就好。在考試的時(shí)候，這是所有人都會(huì)做的事吧。不一味地專注于某個(gè)問題，驗(yàn)算多遍，只為得出完美的答案，而是一旦有了初步的答案，就立馬轉(zhuǎn)移到下一個(gè)問題。如果之后還有富余的時(shí)間，再回到前面的問題，進(jìn)行驗(yàn)算。對于一般的工作，只要采用與之相同的做法就可以?！耙宰舅贋樽谥肌边@一點(diǎn)（對于不是真正重要的工作來說）是比較重要的。在情況不斷發(fā)生變化的現(xiàn)實(shí)生活中，很多事情只能不停地“急速”和“立刻”處理，如果不這樣做，就不能集中全力去做真正重要的事情。大藏省的時(shí)間——不著急，今天之內(nèi)完成就行我是比較性急的人。然而，在大藏省中，有很多超級性急的人。吃完晚飯的時(shí)候，上司指示我制作一些資料?！安挥弥?。因?yàn)楣ぷ髁勘容^大?！甭牭缴纤具@么說，如果你認(rèn)為“上司真貼心”，那就大錯(cuò)特錯(cuò)了。我問了一下截止日期，說是今天之內(nèi)。這樣看來不就僅剩4個(gè)小時(shí)了嗎？還有更性急的上司，在局長辦公室召開的會(huì)議一結(jié)束，剛回房間，我就聽到桌子上的內(nèi)線電話響了。接起電話，那邊傳來局長的聲音：“喂，剛才的資料整理好了嗎？”要想在這樣的環(huán)境中生存下去，即使不喜歡也要掌握“以拙速為宗旨”的生活智慧。那么，暫時(shí)的目標(biāo)即“某個(gè)階段”是指哪里呢？答案當(dāng)然因人而異。就我而言，我的大致目標(biāo)如下。最低限度就是“他人一看就懂”。如果是報(bào)告書，就是要保證別人能大致讀懂意思。如果是事務(wù)性工作，就是要保證不用特別地追加說明，他人也能接替這個(gè)工作。這里的“他人”，并不僅僅是指字面意義上的他人。如前文提到的那樣，未來的自己在某種意義上也是他人。要想理解包括未來的自己在內(nèi)的“他人”，做到這一點(diǎn)是非常有必要的（原則2中的應(yīng)急措施也是在做與之相同的事情）。然而，這是最低限度。如果可以，我希望能稍微前進(jìn)一步。大致的目標(biāo)，用標(biāo)語來說的話就是“完美狀態(tài)的80%”。因?yàn)椋谝话闱闆r下，剩下的20%所需的能量很可能要大于達(dá)到80%所消耗的能量。在這個(gè)程度上，“拙速原則”也可以說是“80%原則”。一到這種程度，就要暫時(shí)從這個(gè)工作中抽身，先做其他的事情。只不過，這里所說的“80%”是與“吃八分飽”大致相同的意思，并不是那么準(zhǔn)確。稍微嚴(yán)密地描述這一點(diǎn)的說法就是將在本章的補(bǔ)論中提到的“邊際效用均等化的原理”。此外，拙速原則也適用于開始工作的時(shí)候。對于工作，并不是說要完全做好準(zhǔn)備之后再開始，而是無論如何都要先著手，不要蓄勢。有時(shí)我們也可以“先付諸行動(dòng)”，因?yàn)樵谝话闱闆r下，在工作的整個(gè)過程中，最難的部分就是“開始”。在像寫論文那樣的工作中，這一點(diǎn)尤其重要。在《“超級”整理法》中，我曾說過“論文只要?jiǎng)庸P就能完成。從突破最初的慣性的角度來看，文字處理機(jī)就是想法制造機(jī)”\h\h(3)\h。這一點(diǎn)的重要性有反復(fù)強(qiáng)調(diào)的價(jià)值。即使是事務(wù)性的工作，也需要先著手。有的人不把文具整理好、不把桌面收拾干凈，就不著手工作。我雖然很明白這些人的心情，但我認(rèn)為還是需要有意識地去改變這種習(xí)慣，這也符合“現(xiàn)場主義”。有時(shí)，開始工作后我們會(huì)發(fā)現(xiàn)一些之前沒能預(yù)料到的障礙。即使是為了獲得這些信息，先開始工作也是非常重要的。原則4：偶爾休息我們需要“拙速原則”是因?yàn)闀r(shí)間的限制比較嚴(yán)格。但是，即使沒有這種限制，有時(shí)也是“完成到某個(gè)階段，就轉(zhuǎn)移到別的工作上”比較好，這樣做可以起到幫助我們轉(zhuǎn)換心情的作用，另外，它還有幾點(diǎn)更為重要的意義。第一，有時(shí)，當(dāng)工作進(jìn)展到某個(gè)階段，我們即使從這個(gè)工作中抽身，也會(huì)在潛意識里繼續(xù)思考，如此，工作就會(huì)自動(dòng)地取得一定的進(jìn)展。這可謂是通過讓工作“休息”，使其發(fā)酵。這樣做有時(shí)會(huì)讓我們產(chǎn)生意想不到的想法。如果是創(chuàng)造性的工作，這個(gè)過程會(huì)相當(dāng)重要\h\h(4)\h。第二，為了避免在大方向上犯錯(cuò)誤，我們也需要“休息”。有時(shí)，我們?nèi)绻恢弊鲆患?，就可能誤入死胡同卻不自知。暫且讓工作告一段落，之后再返回來做，就能用他人的眼光來客觀地看待自己做過的工作。可是一旦我們產(chǎn)生“拖延癥”，就沒有精力做這些了，這是個(gè)問題。第三，為了應(yīng)對不確定性。例如，某些現(xiàn)在難以獲得的資料在將來有可能獲得，這樣工作就有可能變得輕松?；蛘吲c之相反，有時(shí)候即使現(xiàn)在做得很完美，將來情況發(fā)生改變，好不容易獲得的成果也許會(huì)變得不再需要。因此，現(xiàn)在做得完美有多大的意義，這值得懷疑。關(guān)于“休息原則”，我想講一下海外旅行的效用。所謂旅行，是指暫時(shí)遠(yuǎn)離日常生活。在旅行期間，不能做平常的工作，特別是在海外旅行中更是如此。這樣一來，工作被強(qiáng)制“休息”。我在緒論中講過“在時(shí)間管理中，最重要的課題就是確立正確的人生目標(biāo)”。同時(shí)我還說了，這不是技巧、層次的問題。去海外旅行，讓所有的日常工作“休息”，這有可能成為把握人生目標(biāo)的強(qiáng)有力的方法。當(dāng)然，并不是只要遠(yuǎn)離日常生活，我們就能馬上開悟，找到人生的目標(biāo)。如果每天在忙碌中度過，我們可能會(huì)忘記思考人生的目標(biāo)。如今，海外旅行的費(fèi)用變得非常低廉。利用這一點(diǎn)獲得非日常性的時(shí)間的效用是值得大書、特書的。如果你是上班族，也許要長期休假比較困難，但一年一周左右的休假時(shí)間應(yīng)該是能夠做到的，你只需要盡早確定休假計(jì)劃并告知周圍的人，努力去擁有這些時(shí)間就好。原則5：先做不確定的事如果工作的重要程度相同，那么就要先處理所需時(shí)間不確定的工作。移動(dòng)和找東西所需要的時(shí)間有很大的不確定性（制訂行動(dòng)計(jì)劃的時(shí)候，有必要假定道路總是擁堵的）。而且，能不能馬上得到他人的協(xié)助也是不確定的。因此，要在計(jì)劃的早期考慮到這些情況。例如，當(dāng)我們到比較遠(yuǎn)的地方參加聚會(huì)，就應(yīng)該到了目的地之后再吃飯，而不是吃完飯之后再出門。如果中途遇到交通堵塞，我們可以不吃飯；如果到達(dá)的時(shí)間比預(yù)定的時(shí)間早，我們就可以不慌不忙地吃飯；如果還有時(shí)間，可以做些像打電話那樣瑣碎的事情，外出時(shí)的隨身物品也盡早開始準(zhǔn)備比較好。特別是像去海外出差，由于可能會(huì)用到一些平時(shí)不使用的東西，所以要盡早開始準(zhǔn)備。幾乎所有關(guān)于時(shí)間管理法的書都建議讀者“要早起工作”。然而，正如我在緒論中所說的，我無論如何都做不到這一點(diǎn)，這其中最大的原因當(dāng)然是我比較懶散。但是，還有一個(gè)原因是，如果把工作安排在早上做，那就有不能在截止日期之前完成的風(fēng)險(xiǎn)。如果安排在前一天的晚上做，那我只要在完成之前不睡覺就好。也就是說，所需時(shí)間不確定的“工作”必須被安排在“睡眠”之前?！跋茸霾淮_定的事”的原則并不僅僅適用于短期的計(jì)劃安排。我在第一章中講過，一旦我們得了“拖延癥”，就難以獲得他人的協(xié)助，所以這種委托也應(yīng)該盡早做。人們經(jīng)常說，有必要“安排”工作。而在安排中最重要的事情或許就是判斷不確定性與針對不確定性所采取的適當(dāng)措施吧。不中斷地完成工作并應(yīng)用拙速原則在這里，講述一下“不中斷原則”與“拙速原則”之間的關(guān)系。乍一看，這兩者似乎相互矛盾。因?yàn)榍罢呤钦f“要連續(xù)不斷地進(jìn)行工作”，而后者是說“不要總是做一項(xiàng)工作，要在某處告一段落”。但其實(shí)它們并不矛盾。假設(shè)你正在做校樣的校對工作，通讀這個(gè)校樣需要一個(gè)小時(shí)，當(dāng)你做了四十分鐘的時(shí)候來了電話，因?yàn)橐幚黼娫捴斜晃械墓ぷ髂悴坏貌恢兄剐?。如此，就?huì)產(chǎn)生“中斷綜合征”。你有可能忘記已讀過部分的內(nèi)容。因此，你必須逐一參照前面的部分，這樣，即使你再花二十分鐘，也不能將校樣全部看完。也就是說，在通讀校樣這項(xiàng)“一貫性的工作”結(jié)束之前的階段，你可能會(huì)因?yàn)橹袛喽鴮?dǎo)致效率下降?？墒?，即使你通讀了校樣，工作也沒有全部完成。因此，有必要進(jìn)行第二回合。但是，也可能還有其他需要校對的校樣，也許應(yīng)該先做那個(gè)校樣的校對?！白舅僭瓌t”所針對的就是這種情況。也就是說，假設(shè)通讀校樣這個(gè)一貫性的工作不能再被分解了，在此基礎(chǔ)上，應(yīng)該如何組合各種各樣的校樣呢，接下來我將回答這個(gè)問題。假設(shè)有兩項(xiàng)工作A和B，在下圖中我舉例說明了遵照以上原則的工作推進(jìn)方法。首先，用t1—t2的時(shí)間不中斷地大致完成最重要的工作A。接著，按照拙速原則，從工作A中抽身，著手第二項(xiàng)重要的工作B，用t2—t3的時(shí)間完成工作B。然后，再開始做工作A，用t3—t4的時(shí)間將工作A做得完成度更高一些。在這里，有時(shí)即使沒有時(shí)間限制，我們也應(yīng)該從工作A抽身，這就是“休息原則”。在校對的時(shí)候，一貫性的工作單位以通讀校樣這種明確的形式而一目了然。然而，在一般情況下，不清楚這個(gè)單位是什么的時(shí)候比較多。在各個(gè)場合中，如何看清這一點(diǎn)是很重要的。工作的推進(jìn)方法在所涵蓋的時(shí)段，根據(jù)不中斷原則，不從這項(xiàng)工作中抽身。箭頭的寬度表示重要程度，○表示根據(jù)拙速原則，應(yīng)該暫時(shí)從那項(xiàng)工作中抽身，△表示根據(jù)休息原則，應(yīng)該暫時(shí)從那項(xiàng)工作中抽身。（2）計(jì)劃制訂方法的啟示啟示1：用日志預(yù)測未來在制訂計(jì)劃的過程中，去年的記錄將發(fā)揮很大的作用。由于在工作中，以一年為周期進(jìn)行的工作比較多，所以，只要參照去年的記錄，就能大致明白今后會(huì)發(fā)生什么、一年中的什么時(shí)候工作比較集中等情況，這可以說是某種對未來的“預(yù)測”。利用這一點(diǎn)，我們可以制訂工作計(jì)劃。比如，在工作繁忙時(shí)期，不安排出差。另外，像從什么時(shí)候開始準(zhǔn)備期末考試（作為老師需要準(zhǔn)備出題）以及整理用于寫賀年片的地址簿比較好呢？諸如此類的事情，雖然我們每年都在重復(fù)做，但不可思議的是，年一過就忘了。如果我們能堅(jiān)持寫業(yè)務(wù)日志，記錄下每天所做工作的概要，就能詳細(xì)地了解去年所做的事情。即使做不到這一點(diǎn)，只要參照去年的手賬，我們也能明白很多事情。啟示2：自己限定期限回首學(xué)生時(shí)代，有很多人會(huì)感慨“雖然學(xué)生時(shí)代更辛苦，但時(shí)間的密度比較高”?！叭雽W(xué)考試成為很強(qiáng)的時(shí)間限制，考試之前的時(shí)間都是有限的。因此，只做重要的事情就好。進(jìn)入社會(huì)之后，沒有了這種時(shí)間限制，我們好像有了能延伸到永遠(yuǎn)的時(shí)間段。因此，時(shí)間轉(zhuǎn)瞬即逝?！蔽蚁牒芏嗳硕加羞@種感覺。一般情況下，如果沒有時(shí)間限制，我們很容易無所事事、浪費(fèi)時(shí)間。要想改變這種狀況，就應(yīng)該針對重要的工作，確定截止日期。只是，由我們自己確定的截止日期沒有強(qiáng)制力，很難被遵守。雖說“今天能做的事情不要拖到明天”，但實(shí)際上，這種情況往往會(huì)變成“今天不要做明天能做的事情”，因此，我們需要確定具有較強(qiáng)強(qiáng)制力的截止日期。要想確定具有較強(qiáng)強(qiáng)制力的截止日期，就要與他人做個(gè)約定。如果是研究活動(dòng)，就要設(shè)定發(fā)布會(huì)。即使不是像學(xué)會(huì)發(fā)布那樣正式的發(fā)布會(huì)也沒有關(guān)系，在即使是人數(shù)比較少的聚會(huì)，這樣做也能發(fā)揮相當(dāng)強(qiáng)的強(qiáng)制力。我們還可以設(shè)定更一般的期限。在這里，也可以利用海外旅行。在人為確定的截止日期中，去海外旅行是最強(qiáng)有力的。去海外旅行需要我們很久以前就制訂好計(jì)劃，旅行期間我們不能做日常的工作，從而消磨掉一周左右的時(shí)間。這樣，我們旅行之前會(huì)變得很忙，忙到每次坐上飛機(jī)系上安全帶的一刻，就會(huì)想“這次也活下來了”的程度。不過，作為一種擺脫易于單調(diào)的日常生活的手段，海外旅行是極其有力的。啟示3：將計(jì)劃安排告知相關(guān)人員很多工作都不能僅靠一個(gè)人完成，需要多人共同合作。即使是乍一看像是單獨(dú)作業(yè)的工作，很多時(shí)候也需要他人的協(xié)助。這種時(shí)候，我們需要事先將自己的計(jì)劃安排告知相關(guān)人員。首先，為了不讓對方產(chǎn)生“中斷綜合征”，這一點(diǎn)是必要的。在提交稿件，過了很長一段時(shí)間之后，校對的工作會(huì)突然襲來，這種情況經(jīng)常發(fā)生。此外，由于校對的工作往往還設(shè)定了嚴(yán)格的時(shí)間限制，原本的計(jì)劃就會(huì)被打亂，變得難以應(yīng)對。其實(shí)不僅僅是校對，類似的情況是我們無論如何都想避開的。其次，計(jì)劃安排的預(yù)告對自己來說也是必要的。回想一下在第一章中所述的“拖延癥”吧。在這里的一個(gè)問題就是得不到他人的協(xié)助，只要事先告知他人自己的計(jì)劃，就能避免這種情況的發(fā)生。啟示4：以一個(gè)口袋原則防止重復(fù)預(yù)約重復(fù)預(yù)約是指在同一時(shí)間安排了兩件事。這種情況有多恐怖，哪怕是只經(jīng)歷過一次的人也能切身體會(huì)吧。防止這種情況發(fā)生的基本原則就是“把計(jì)劃表限定為一個(gè)”。用《“超級”整理法》中所使用的語言來表達(dá)的話就是“一個(gè)口袋原則”。只要沒有同時(shí)記錄到那個(gè)計(jì)劃表中，就不做約定，要嚴(yán)格遵守這個(gè)原則。在某個(gè)聚會(huì)上確定下次日程的時(shí)候，出席者會(huì)用電話聯(lián)系秘書。因?yàn)槊貢芾砣粘贪才牛救藳]有決定日程的自由。如果擅自做安排，就可能引起大的混亂。如果回去之后，把在外出中制訂的計(jì)劃的筆記讓秘書轉(zhuǎn)錄下來，肯定會(huì)出岔子吧。什么事情都要聯(lián)系秘書，似乎頗為不便。但是，由重復(fù)預(yù)約所導(dǎo)致的損失要比這個(gè)成本高得多，因此，這是合理的行為。事實(shí)上，即使自己一人管理日程安排，也會(huì)發(fā)生重復(fù)預(yù)約的情況。邊接電話邊把要事寫在身旁的紙片上，然后忘記將其轉(zhuǎn)錄到計(jì)劃表中，這種情況最常發(fā)生。即使是為了防止這種情況的發(fā)生，也有必要養(yǎng)成一種習(xí)慣，即，能夠無意識地實(shí)行“只要沒有同時(shí)記錄到計(jì)劃表中，就不做約定”這種原則。我的失敗——重復(fù)預(yù)訂的噩夢和“謎一樣的預(yù)約事件”在某次會(huì)議席間，一張便條傳到了我這里。我一看，是家里來的電話，是另一個(gè)研究會(huì)的關(guān)于我擔(dān)任會(huì)議主席的事情，便條上寫著“大家都到齊了。代理主席暫且在主持會(huì)議。希望你火速趕來”。彼時(shí)實(shí)在是太為難了！因?yàn)?0分鐘后，我也必須得在這邊的會(huì)議上做報(bào)告！還有一次。在大學(xué)的研究室中正接受采訪時(shí)，其他的訪客突然出現(xiàn)。說是事先約好了?！罢埬谕饷嫔缘纫幌隆！蔽覒┣笏?，他答應(yīng)了，但是看起來好像很不滿。這也難怪，要是我遇到了同樣的事情，也會(huì)相當(dāng)生氣。這樣的重復(fù)預(yù)約，我現(xiàn)在想起來，還會(huì)冒一身冷汗。幸運(yùn)的是，最后總算順利地渡過了難關(guān)。但是，我經(jīng)歷過無數(shù)次因?yàn)椋ㄈ掌冢缀跸嘧捕@出一身冷汗的情況。不知是不是這個(gè)原因，在我的夢里，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)重大的意外事件。例如忘記出席有數(shù)百名聽眾的演講，卻去別的地方出差等這樣的噩夢。我還曾發(fā)生很多“謎一樣的預(yù)約事件”。比如，手賬中只寫了時(shí)間，卻沒有寫要辦的事和地點(diǎn)，也沒有寫對方是誰，所以也無處問詢。在記這個(gè)筆記的時(shí)候，因?yàn)槭秋@而易見的事情，所以我就忘記寫下來了。大概是有客人預(yù)約來研究室的事，但如果是需要我到某個(gè)地方去，那就麻煩了。在研究室里等待那個(gè)時(shí)間一點(diǎn)一點(diǎn)地臨近，真是血液都要凝固似的恐怖。幸運(yùn)的是，到目前為止，來客都在我所猜測的場合如約出現(xiàn)了，我因此得救了。雖然那個(gè)人可能并不知道我為什么與往常不同，顯得和藹可親。雖說如此，由于未必經(jīng)常攜帶計(jì)劃表，因此在對方打來電話等的時(shí)候，就會(huì)發(fā)生一些突發(fā)情況。因此，需要進(jìn)一步核對。為此，關(guān)于聚會(huì)、演講、采訪等工作的邀請，我一定會(huì)讓對方發(fā)來傳真。然后，我會(huì)在接收紙張的右上角寫上日期，再按照時(shí)間順序?qū)⑵浔４嫫饋?，并隨時(shí)與計(jì)劃表進(jìn)行對照。在難以拜托對方發(fā)傳真的時(shí)候，我就自己寫到紙上，然后將紙放到專門收納這類傳真和紙片的地方（需要說明的是，這并不是第二個(gè)口袋，它只是第一個(gè)口袋的備份）。由于發(fā)生重復(fù)預(yù)約所要耗費(fèi)的成本非常大，所以即便有發(fā)生重復(fù)預(yù)約的微小可能，也有必要事先消除，雖然我們?yōu)榇艘ㄙM(fèi)很多的時(shí)間和精力，但也不能省略。（3）對突發(fā)情況的應(yīng)對未來無法預(yù)測每次讀時(shí)間管理方面的書，書中都會(huì)寫道“不能漫無計(jì)劃，要有計(jì)劃地行動(dòng)”。然而，實(shí)際上這并不是那么容易做到的。因?yàn)樵谥朴営?jì)劃的時(shí)候，難以預(yù)料的各種情況就會(huì)發(fā)生。因此，即使你以為自己慎重地制訂好了計(jì)劃，但計(jì)劃還是會(huì)被打亂。對于計(jì)劃安排來說，“未來完全無法預(yù)測”是本質(zhì)上的問題。對于這個(gè)問題，以往的關(guān)于時(shí)間管理方面的書并沒有給出一個(gè)令人滿意的答案?；蛘哒f，那些書的作者甚至都沒有意識到這個(gè)問題是本質(zhì)問題。因此，這些書在現(xiàn)實(shí)世界中并不實(shí)用的情況比較多。事實(shí)上，即使是在第一章中所說的“滯留工作”，也有可能是在撰寫論文這項(xiàng)工作產(chǎn)生之前就已經(jīng)約定好的事情。也就是說，在制訂那個(gè)計(jì)劃的時(shí)候，我們沒能預(yù)測到之后會(huì)有重要的工作出現(xiàn)。按理說，當(dāng)條件發(fā)生改變的時(shí)候，我們必須重新推敲之前制訂的計(jì)劃。但是，已經(jīng)“滯留”的約定無法更改。所謂計(jì)劃安排是指不可逆轉(zhuǎn)的工作，它從根本上不同于在一年的開始就了解一年中所有的工作都是什么，只是不知道應(yīng)該如何安排這些工作這樣的問題。演講者無論身體多么不適，也一定要出現(xiàn)在會(huì)場。只有業(yè)余的兼職人員才會(huì)說出“突然不太方便，不能去了”這樣的話。仔細(xì)想想，這真是做出了一個(gè)可怕的承諾。我的一位朋友曾經(jīng)說過“演講就是預(yù)約產(chǎn)業(yè)”，確實(shí)如此。把絕對不能更改的約定安排到難以預(yù)測情況的未來的某個(gè)時(shí)間點(diǎn)，且之后要在這種不確定性所帶來的恐慌中前行，這就是接受演講這件事的本質(zhì)意義。并且，雖然會(huì)有程度上的差別，但這也許是接受所有工作所共通的一點(diǎn)?！俺俊敝朴唫溆萌諔?yīng)對不確定性的基本方法就是事先保留備用時(shí)間。也就是說，要事先設(shè)定一個(gè)沒有任何安排的時(shí)間段，把這個(gè)時(shí)間段當(dāng)作緩沖期來使用，而不是把計(jì)劃安排得滿滿的。等將來出現(xiàn)極其重要的工作時(shí)，可以將它安排在備用日。即使在演講會(huì)之前運(yùn)氣很不好，感冒了，只要在此之前留有備用日，就能因此得到休養(yǎng)直到康復(fù)吧。如果正在寫論文的時(shí)候突然有其他工作插入，也可以利用備用日進(jìn)行應(yīng)對。但是，如果什么突發(fā)事件也沒有出現(xiàn)，備用日就會(huì)被浪費(fèi)（當(dāng)然，你也可以把備用日用于消遣和休息）。然而，即便如此，設(shè)置備用日也是合理的。這與加入意外保險(xiǎn)是一樣的。加入意外保險(xiǎn)的目的在于彌補(bǔ)毀滅性的損失。發(fā)生車禍時(shí)的損失是毀滅性的，投保人是為了彌補(bǔ)這個(gè)損失而投保，但如果不發(fā)生事故，保險(xiǎn)費(fèi)就會(huì)被浪費(fèi)，不過，這個(gè)損失并沒有那么大。在這里，重要的是支付比通過簡單的概率計(jì)算得出的合理化費(fèi)用更高的保險(xiǎn)費(fèi)。這個(gè)差額部分叫作“溢價(jià)”（關(guān)于這一點(diǎn)的詳細(xì)說明，將在這一章的補(bǔ)論中進(jìn)行敘述）。備用日的情況也一樣，我們有必要對危險(xiǎn)支付溢價(jià)。也就是說，“超量”制定備用日是合理的。航空公司和賓館實(shí)際上已經(jīng)采取了這樣的做法——即使是在預(yù)測中旅客非常多的日子里，也會(huì)留出備用座位和備用房間。在旅客很多的日子里，備用被浪費(fèi)的成本是相當(dāng)高的。但是，拒絕VIP會(huì)造成遠(yuǎn)超于此的“毀滅性”的損失，因此，為了防止這種情況的發(fā)生，航空公司和賓館要支付溢價(jià)。不制訂三個(gè)月以后的計(jì)劃越是遙遠(yuǎn)的將來，難以預(yù)料的事情越多。因此，越是將來，越有必要制定更多的備用日。一般人很容易認(rèn)為“越是遙遠(yuǎn)的將來，時(shí)間越多，所以不要緊”，但是，實(shí)際與之相反，越是遙遠(yuǎn)的將來的計(jì)劃越有必要慎重地制訂。就我而言，我把三個(gè)月以后的將來基本上都當(dāng)作備用日。也就是說，原則上不制訂三個(gè)月以后的計(jì)劃?？赡芫唧w情況因人而異，但對于將無論如何都難以更改的計(jì)劃安排在超出某種程度的遙遠(yuǎn)的將來，我們需要足夠慎重。可是，重要的事情往往需要的天數(shù)也比較長。因此，即使重要工作的截止日期會(huì)束縛將來的自己，也必須將其安排到計(jì)劃中。與其這樣說，倒不如說，制定“備用日”實(shí)際上是為了完成這些工作所采取的措施。需要評價(jià)工作重不重要的就在于這個(gè)判斷。也就是說，可以制訂遙遠(yuǎn)的未來的計(jì)劃才是重要的工作。如在第一章中所述，在一兩天的時(shí)間范圍內(nèi)，即使把握了重要性，實(shí)際上也沒有用。應(yīng)該從遙遠(yuǎn)的將來的計(jì)劃表中排除的就是對自己來說不那么重要的工作。特別是，像單純地見面那樣的約定，這些約定在將來很有可能成為“滯留工作”。我曾經(jīng)在拒絕演講等工作的時(shí)候，遇到對方對我說“您這樣忙，想必計(jì)劃被安排得滿滿的吧”。但實(shí)際上，我三個(gè)月以后的計(jì)劃基本上是空白的，以此防備更重要的事情突然造訪。對突發(fā)情況的應(yīng)對近期是一個(gè)比較容易把控的時(shí)間段，因此我們可以在這個(gè)時(shí)間段內(nèi)安排一些不太重要的事情。比如，在明天或者后天這樣的時(shí)間范圍內(nèi)，只要沒有需要“不中斷”原則的工作，并且沒有其他的計(jì)劃安排，不管我們做出什么樣的約定，也沒有大礙。這與即將出發(fā)的航班會(huì)預(yù)留一些空位的原理是一樣的。如果我們的手賬上的某個(gè)時(shí)期是一片空白，說明這個(gè)時(shí)期我們在做重要的工作，而如果手賬中排滿了計(jì)劃則說明我們在這個(gè)時(shí)期沒怎么做重要的工作。上文所說的“三個(gè)月”我是根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)所確定的時(shí)間段。我的很多朋友都設(shè)定了同樣的規(guī)則。這種設(shè)定是有一定的道理的，因?yàn)橥瓿梢豁?xiàng)重要工作所需的工時(shí)通常要比三個(gè)月長。我們用圖來說明這一點(diǎn)吧。假設(shè)目前無法預(yù)測的重要工作在將來的時(shí)間t1出現(xiàn)。對不確定性的應(yīng)對重要工作的所需工時(shí)（t1—t3）比三個(gè)月要長。因此，我們不對三個(gè)月以后做任何安排，這樣一定能夠應(yīng)對不確定性。從t1到期限t3（t1—t3）通常要比三個(gè)月長。在這里，如果這個(gè)工作是著書，期限t3就是指截稿日期；如果是國際會(huì)議，期限t3就是指會(huì)議日期。因此，對三個(gè)月以后不做任何安排，一定能夠幫助我們應(yīng)對不確定性。由前文可知，將多長的時(shí)間段設(shè)定為空白期（即不做任何安排）是由那個(gè)人的工作性質(zhì)決定的。如果某項(xiàng)重要工作所需的最短工時(shí)是T天，那么我們有必要將從現(xiàn)在開始到T天以后的時(shí)間段變成空白期。要想預(yù)留出這段空白期，你就必須狠下心來拒絕別人的邀約?！半m然我現(xiàn)在有空，但近期可能突然會(huì)有重要的事兒”，用這種毫無氣勢的拒絕方式拒絕對方是不行的。我的一個(gè)朋友教給我的方法如下：首先，找出計(jì)劃表中從早到晚計(jì)劃排得滿滿的一天。然后，一邊盯著那一頁，一邊篤定地說“很遺憾，這一天從早到晚我的計(jì)劃都排得滿滿的”。這會(huì)不會(huì)也是“勸進(jìn)賬”的一種呢？根據(jù)現(xiàn)場應(yīng)急措施進(jìn)行應(yīng)對以上是針對不能預(yù)測的情況所采取的事前措施。但是，如果那種情況實(shí)際上已經(jīng)發(fā)生，并且事前沒有預(yù)留備用日，該怎么辦呢？也就是說，事后采取什么樣的措施比較好呢？關(guān)于這一點(diǎn)，我已經(jīng)在（1）中敘述過了，即只能采用應(yīng)急措施和拙速原則來進(jìn)行應(yīng)對。我們用圖來進(jìn)行說明吧。假設(shè)在用于做工作A的時(shí)間t2，工作X突然插入，而此時(shí)工作A還處于應(yīng)該遵守“不中斷原則”的階段。在這種情況下，關(guān)于工作X，我們要采取暫時(shí)的應(yīng)急措施，然后將其擱置。并且在比原定時(shí)間要早的時(shí)間t3，使工作A大致告一段落。也就是說，要加強(qiáng)拙速的程度。之后，在工作X的截止日期t4之前的那段時(shí)間里處理工作X。完成工作X之后，再次回到工作A就好（工作X有可能是“生病”。此時(shí)的“應(yīng)急措施”就是指字面意思上的應(yīng)急措施）。對沒有預(yù)料到的事件的應(yīng)對在時(shí)間t2采取應(yīng)急措施，t3之前不中斷工作A。補(bǔ)論：經(jīng)濟(jì)理論在日程安排中的應(yīng)用日程安排與預(yù)算管理時(shí)間管理與預(yù)算管理有相似的一面。所謂預(yù)算管理是指將每月的工資分配到各種各樣的支出項(xiàng)目上的方法。所謂計(jì)劃安排是指如何將自己的時(shí)間分配給各種各樣的工作的方法。就像這樣，在“在一定的制約條件下的分配”這一點(diǎn)上，兩者是相通的。因此，在計(jì)劃安排中，我們也可以應(yīng)用經(jīng)濟(jì)學(xué)上的“最優(yōu)化”來進(jìn)行思考。只是，我們一定要注意兩者之間也有不同點(diǎn)。最大的不同在于，在時(shí)間方面，“位置關(guān)系”是個(gè)問題，所謂“明日黃花”指的就是這個(gè)。因此，時(shí)間方面的備用日與預(yù)算方面的備用費(fèi)有兩點(diǎn)不同。第一，即