檔案管理制度細(xì)則 檔案管理制度及職責(zé)(五篇)

檔案管理制度細(xì)則檔案管理制度及職責(zé)篇一 檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄，是各項(xiàng)工作開(kāi)展情況的直接反映。為加強(qiáng)山西省食品安全風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)測(cè)資料管理工作，確保檔案的規(guī)范性、完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，便于信息查詢(xún)和開(kāi)展督導(dǎo)工作，特制訂本制度。 一、適用范圍 本制度適用于山西省食品安全風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)測(cè)工作涉及的省、市、縣級(jí)衛(wèi)生行政部門(mén)、疾控機(jī)構(gòu)、醫(yī)療機(jī)構(gòu)的有關(guān)科室及參與監(jiān)測(cè)工作的其它部門(mén)與機(jī)構(gòu)。 二、管理原則 1.科學(xué)建檔：各機(jī)構(gòu)應(yīng)按照本制度推薦的資料分類(lèi)方法建立檔案。 2.規(guī)范整理：各機(jī)構(gòu)應(yīng)按照目錄、資料、借閱登記表的格式整理檔案。資料部分的整理應(yīng)參照本制度第三部分要求完成。 3.及時(shí)歸檔：各機(jī)構(gòu)應(yīng)該各項(xiàng)工作完成后一個(gè)月內(nèi)完成歸檔。 4.集中管理：各機(jī)構(gòu)食品安全風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)測(cè)工作檔案應(yīng)實(shí)行專(zhuān)柜、專(zhuān)檔保存。 5.專(zhuān)人負(fù)責(zé)：各機(jī)構(gòu)具體承辦科室應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理。有關(guān)工作承擔(dān)人員應(yīng)根據(jù)所承擔(dān)的工作，及時(shí)收集、整理有關(guān)資料，并交由專(zhuān)人集中管理。 三、資料分類(lèi)方法 歸檔資料指所有與食品安全風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)測(cè)工作有關(guān)的具有保存價(jià)值的資料，包括文件、文字資料、照片、圖片、電子資料等。一般可分為管理資料和業(yè)務(wù)資料等。 （一）管理資料：主要是指開(kāi)展食品安全風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)測(cè)有關(guān)管理工作中，所產(chǎn)生的資料。包括管理體系和制度建設(shè)、監(jiān)測(cè)隊(duì)伍建設(shè)、收發(fā)文件、監(jiān)測(cè)方案及實(shí)施方案、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、督導(dǎo)報(bào)告、數(shù)據(jù)分析報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)等?？蓞⒄杖缦聝?nèi)容分類(lèi)歸檔。 1.體系建設(shè)：包括管理體系、組織機(jī)構(gòu)圖、管理制度、體系內(nèi)各機(jī)構(gòu)和人員職責(zé)分工、運(yùn)轉(zhuǎn)流程等。 2.來(lái)文：本機(jī)構(gòu)收到的來(lái)自其他單位或部門(mén)的文件或公函（包括重要的電子郵件函）?？梢园凑瞻l(fā)文部門(mén)分為上級(jí)來(lái)文、下級(jí)來(lái)文及其它單位來(lái)文，每類(lèi)按時(shí)間排序。 3.發(fā)文：指本機(jī)構(gòu)發(fā)出的各類(lèi)文件和公函（包括重要的電子郵件函）等?？?1以按發(fā)文時(shí)間排序。 4.監(jiān)測(cè)方案和實(shí)施方案：可以按照時(shí)間分類(lèi)。 5.工作總結(jié)和數(shù)據(jù)分析報(bào)告：包括季度和工作總結(jié)、數(shù)據(jù)分析報(bào)告，可以按照時(shí)間分類(lèi)。 6.監(jiān)測(cè)隊(duì)伍建設(shè)：包括人員外出和內(nèi)部接受培訓(xùn)情況、培訓(xùn)班資料等?？梢园凑諘r(shí)間分類(lèi)。 7督導(dǎo)資料：包括督導(dǎo)方案、現(xiàn)場(chǎng)記錄表及督導(dǎo)報(bào)告等資料，按時(shí)間排序。督導(dǎo)資料整理時(shí)，應(yīng)包括通知、日程、督導(dǎo)方案（背景、目的、組織與實(shí)施、督導(dǎo)內(nèi)容、考核標(biāo)準(zhǔn)、人員分工）、現(xiàn)場(chǎng)工作記錄、督導(dǎo)報(bào)告、影像資料及其他相關(guān)資料。 8.工作動(dòng)態(tài)/簡(jiǎn)報(bào)/通訊：包括本級(jí)及上、下級(jí)單位編印的簡(jiǎn)報(bào)?？梢园凑站帉?xiě)單位分類(lèi)，每類(lèi)按時(shí)間排序。 （二）業(yè)務(wù)資料 1.活動(dòng)資料：主要反映監(jiān)測(cè)工作開(kāi)展情況。包括會(huì)議、培訓(xùn)及其它工作，每項(xiàng)活動(dòng)所有相關(guān)資料應(yīng)集中保存?？砂凑栈顒?dòng)類(lèi)型分類(lèi)，每類(lèi)按時(shí)間排序。 每項(xiàng)活動(dòng)檔案資料中應(yīng)包括：通知、日程、簽到冊(cè)、講義、講話稿、小結(jié)（時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、主要目的、內(nèi)容、相關(guān)評(píng)價(jià)）、影像資料及其他相關(guān)資料。 2.技術(shù)資料：主要是與監(jiān)測(cè)工作有關(guān)的業(yè)務(wù)資料。包括技術(shù)指導(dǎo)手冊(cè)等技術(shù)性文件，食源性疾?。òㄊ澄镏卸荆┦录?、疑似食源性異常病例/異常健康事件的處置資料及其他業(yè)務(wù)資料。 四、資料保存形式 可分為紙質(zhì)檔案、電子文件檔案、聲像資料檔案和資料匯編等。各類(lèi)形式檔案資料應(yīng)分別保存，每類(lèi)形式資料應(yīng)參照上述方法分類(lèi)保存，且分類(lèi)方法要保持一致。 1.紙質(zhì)檔案：以檔案盒的形式保存。 2.電子文件檔案：包括所有電子版的文檔和聲像資料，可以保存在硬盤(pán)或光盤(pán)內(nèi)。 3.聲像資料檔案：指與監(jiān)測(cè)工作有關(guān)的聲音、圖像和影像資料，各類(lèi)資料可以根據(jù)不同的載體形式分別保存。 4.資料匯編：一個(gè)自然結(jié)束后，可對(duì)全年資料進(jìn)行統(tǒng)一裝訂，形成資料匯編。 紙質(zhì)檔案、資料匯編和聲像資料檔案應(yīng)在資料檔案盒內(nèi)注明本盒資料類(lèi)別和資料信息（見(jiàn)附件1），電子文檔可以文件夾和文件名稱(chēng)表示資料類(lèi)別和時(shí)間、內(nèi)容等基本信息，上述信息應(yīng)與紙質(zhì)資料檔案信息一覽表內(nèi)容保持一致，以便于資料查閱。 每個(gè)檔案盒/袋內(nèi)應(yīng)有借閱情況表（見(jiàn)附件2），包括所借閱資料名稱(chēng)，借閱日期，借閱人簽字、歸還日期以及保管人簽字等。 五、本制度自2012年3月1日起執(zhí)行。 附件：1.卷內(nèi)目錄2.借閱情況表 卷內(nèi)目錄 借閱情況表 檔案管理制度細(xì)則檔案管理制度及職責(zé)篇二 第一條為加強(qiáng)公司行政事務(wù)管理，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，提高辦事效率，特制定本規(guī)定。 第二條公文承辦部門(mén)或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時(shí)交專(zhuān)(兼)職文書(shū)人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。 第三條凡本公司繕印發(fā)出的公文（含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件）一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。 第四條檔案管理要指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，明確責(zé)任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級(jí)檔案必須保證安全。 第五條歸檔范圍： 1、公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、科學(xué)技術(shù)、財(cái)務(wù)審計(jì)、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄（包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等）、決定、委任書(shū)、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案等具有參考價(jià)值的文件材料。 2、本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)以及對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。 3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。 第六條檔案的借閱與索?。?1、借閱檔案要認(rèn)真填寫(xiě)《借閱檔案登記薄》。 2、借閱檔案必須愛(ài)護(hù)，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復(fù)制，凡屬密級(jí)檔案，必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制，一般內(nèi)部檔原因總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。 3、歸還檔案時(shí)，檔案管理人員要嚴(yán)格檢查，如發(fā)現(xiàn)遺失、污損、或隨意涂改情況的，要追究借閱者責(zé)任，并及時(shí)報(bào)告公司主管領(lǐng)導(dǎo)。 第六條檔案的銷(xiāo)毀： 1、任何組織或個(gè)人非經(jīng)允許無(wú)權(quán)隨意銷(xiāo)毀公司檔案材料。 2、若按規(guī)定需要銷(xiāo)毀時(shí)，必須編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，屬密級(jí)檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)核對(duì)清楚后方可銷(xiāo)毀。 3、經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的公司檔案。檔案人員要認(rèn)真填寫(xiě)、編制銷(xiāo)毀清單，由專(zhuān)人監(jiān)督銷(xiāo)毀。 檔案管理制度細(xì)則檔案管理制度及職責(zé)篇三 高安街道文明辦檔案管理制度 為加強(qiáng)精神文明建設(shè)規(guī)范化、經(jīng)?；?、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，不斷提升精神文明建設(shè)的質(zhì)量和水平，根據(jù)上級(jí)有關(guān)精神文明建設(shè)的規(guī)定，特制訂精神文明建設(shè)檔案管理規(guī)定。 一、立卷歸檔內(nèi)容： (一)總結(jié)歸劃類(lèi)(文明建設(shè)班子重視程度) 1.班子研究精神文明建設(shè)(兩次以上)工作會(huì)議記錄； 2.精神文明建設(shè)組織機(jī)構(gòu)設(shè)置情況； 3.各項(xiàng)工作計(jì)劃、意見(jiàn)等； 4.各項(xiàng)工作半年、年終總結(jié)； 5.精神文明建設(shè)信息簡(jiǎn)報(bào)； (二)創(chuàng)建活動(dòng)類(lèi) 6.思想道德教育計(jì)劃、教材、考核記錄； 7.科普、計(jì)劃生育、衛(wèi)生健康、法制教育等資料； 8.知識(shí)競(jìng)賽、演講比賽等活動(dòng)資料； 9.文明家庭、文明樓院評(píng)選資料； 10.開(kāi)展文藝活動(dòng)資料； 11.開(kāi)展體育活動(dòng)資料； 12.開(kāi)展扶貧、幫困、送溫暖、獻(xiàn)愛(ài)心等社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)資料； 13.支持社會(huì)公益事業(yè)、積極參加文明城市建設(shè)的資料； 14.樹(shù)立先進(jìn)典型資料； (三)管理類(lèi)(規(guī)章制度) 15.制訂的各項(xiàng)制度、規(guī)范等； 16.落實(shí)各項(xiàng)制度、規(guī)范資料； (四)榮譽(yù)類(lèi) 17.取得各項(xiàng)榮譽(yù)的有關(guān)資料(文件、證書(shū))； 二、立卷歸檔要求 按照“誰(shuí)承辦誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，收集精神文明建設(shè)檔案資料，街道各部門(mén)（單位）于每月的月底前將收集到的資料經(jīng)驗(yàn)收合格后交文明辦；資料收集要及時(shí)、全面、完整、有序。文明辦對(duì)收集到的精神文明建設(shè)資料，按有關(guān)要求進(jìn)行分類(lèi)整理，于下月月底前完成上月的精神文明檔案立卷歸檔工作；對(duì)精神文明建設(shè)檔案要妥善保管，確保檔案的安全、完整、實(shí)用。 檔案管理制度細(xì)則檔案管理制度及職責(zé)篇四 泰州市歌德電商職業(yè)培訓(xùn)學(xué)校 檔案資料管理制度 一、各培訓(xùn)機(jī)構(gòu)都必須建立健全各類(lèi)培訓(xùn)檔案，如：培訓(xùn)教師檔案、教學(xué)檔案、培訓(xùn)學(xué)員考勤、成績(jī)、培訓(xùn)合格證、操作證等檔案，并指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作。 二、培訓(xùn)教師檔案應(yīng)包括以下內(nèi)容：目錄、培訓(xùn)教師聘用“協(xié)議書(shū)”、基本情況登記表（個(gè)人簡(jiǎn)歷）、學(xué)歷證書(shū)（復(fù)印件）培訓(xùn)教師資格證（復(fù)印件）、個(gè)人教研成果資料及論文、教學(xué)工作鑒定等，并按規(guī)定裝訂成冊(cè)，每人一檔一袋，妥善保管。 三、各培訓(xùn)中心按照《泰州市民辦教育管理暫行辦法》建立教學(xué)檔案，并以班（期）次為單位進(jìn)行立卷。 （一）教學(xué)檔案的內(nèi)容材料： 1、卷宗目錄 2、教學(xué)工作總結(jié) 3、開(kāi)辦培訓(xùn)班的有關(guān)文件（計(jì)劃、報(bào)告、批文等） 4、教學(xué)大綱 5、教學(xué)計(jì)劃表 6、教學(xué)計(jì)劃執(zhí)行表 7、學(xué)員登記表 8、學(xué)員考勤 9、監(jiān)考表 10、考試成績(jī)登記表 11、考試試卷 12、學(xué)員學(xué)籍登記表 13、證書(shū)發(fā)放審核備案表 14、參加培訓(xùn)學(xué)員相應(yīng)的學(xué)歷證明、身份證明材料。 （二）所有立卷材料應(yīng)該按照《泰州市民辦教育管理暫行辦法》附件提供的樣表及填寫(xiě)說(shuō)明規(guī)范填寫(xiě)。表內(nèi)所列內(nèi)容、責(zé)任人簽名、單位印章等不得隨意漏填和缺項(xiàng)，沒(méi)有內(nèi)容的在卷宗目錄欄內(nèi)予以注明。 四、職工技能培訓(xùn)檔案，按班（期）次參照上款內(nèi)容和要求立卷，分工種（崗位）按匯總，妥善保管。 五、各培訓(xùn)中心安全培訓(xùn)檔案、資料必須專(zhuān)人專(zhuān)柜管理，按規(guī)定需移交單位檔案室保管的應(yīng)及時(shí)移交。 六、技工學(xué)校聯(lián)辦的大專(zhuān)、本科函授學(xué)歷教育的學(xué)員檔案，學(xué)員畢業(yè)后交職工培訓(xùn)部登記后轉(zhuǎn)學(xué)員所在單位。 七、檔案記錄填寫(xiě)要字跡工整，嚴(yán)禁涂改、剪裁，檔案附件資料必須齊全。各類(lèi)檔案只可查閱，不得外借。八、二級(jí)單位的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)都必須建立企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員和后備人才培訓(xùn)檔案，內(nèi)容包括：個(gè)人基本情況、參加培訓(xùn)時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、考試考核結(jié)果、個(gè)人論文、后續(xù)學(xué)歷證書(shū)（復(fù)印件）等。 檔案管理制度細(xì)則檔案管理制度及職責(zé)篇五 檔案管理制度 為了加強(qiáng)本單位檔案工作建設(shè)，不斷提高檔案科學(xué)管理水平，有效地為本單位各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)《檔案法》特制定本制度。 一、檔案管理體制、機(jī)構(gòu)和人員 1.由辦公室分管檔案工作，由辦公室主任指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作。 2.檔案室實(shí)行專(zhuān)人管理，定崗培訓(xùn)，規(guī)范操作。 3.各科室設(shè)檔案管理人員一名，負(fù)責(zé)本科室檔案的收集和整理，每月7號(hào)之前將上一月檔案整理好交到辦公室統(tǒng)一歸檔。檔案管理人員必須認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案法規(guī)，熱愛(ài)檔案事業(yè)，忠于職守，遵紀(jì)守法，刻苦鉆研檔案業(yè)務(wù)，不斷提高檔案的科學(xué)管理水平。 二、檔案的接收 1.凡本單位全體工作人員在公開(kāi)活動(dòng)中形成的，能反映本單位工作情況，有查考和憑證作用的文件材料均應(yīng)由檔案管理人員收集、整理、立卷歸檔。任何個(gè)人不得擅自保存應(yīng)歸檔的文件材料。 2.歸檔案卷的質(zhì)量應(yīng)符合國(guó)家《文書(shū)檔案案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)》和電子檔案，聲像檔案等案卷質(zhì)量的要求。 三、檔案的管理 1.辦公室檔案管理人員對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。 2.檔案庫(kù)房應(yīng)力求做到防盜、防火、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防高溫、防光、防磁設(shè)施完善。對(duì)破損或變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或作其他技術(shù)處理。 3.檔案室應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案的借閱制度，根據(jù)檔案的機(jī)密程度，確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的借閱手續(xù)。 4.檔案保管