如何提升企業(yè)整體作業(yè)流程效率王玉榮

欄目：專欄期目：12月刊怎樣提升企業(yè)整體步驟效率步驟管理在中國王玉榮你說：步驟即使優(yōu)化了，不過實際實施時，多個步驟間還是會發(fā)生時間/資源沖突，計劃老是被臨時工作和會議打亂，怎么辦？我說：協(xié)同業(yè)務運作時鐘，固化步驟會議，實現(xiàn)節(jié)奏運作。在實際工作中，我們時常碰到步驟不能按計劃實施問題，以下是企業(yè)里常常出現(xiàn)多個情況：步驟上需要領導參與和決議會議，領導卻出差了，只能一拖再拖；原來應該12月份完成年度經(jīng)營計劃預算要到第二年二季度才能定下來，指導意義大打折扣；產(chǎn)品上市了，才發(fā)覺新品畫冊、POP海報還沒到；全部說市場和銷售應該象空軍和陸軍一樣協(xié)同作戰(zhàn)，可是我們線上線下總也配合不上……分析以上問題，我們發(fā)覺，原因往往是因為多個步驟上運作時間沒有協(xié)同，如市場部門和銷售部門分別根據(jù)自己節(jié)奏進行工作推進，同向不一樣力；或是多個步驟上全部需要步驟實施人出現(xiàn)了資源沖突，尤其在需要高層參與節(jié)點。企業(yè)運作是一個整體系統(tǒng)，它最終目標是要處理企業(yè)整體步驟效率提升，實現(xiàn)步驟間運作協(xié)同。正如某企業(yè)高層所說，“期望能有一張企業(yè)運行全景圖，能夠看到各條業(yè)務線全部能有計劃運作，整體協(xié)同配合”。那么這張所謂“運行全景圖”就是我們要對步驟運作時間進行協(xié)調，對步驟所需要資源進行整合，從而確保全部些人員根據(jù)統(tǒng)一時鐘有序運作，形成穩(wěn)定節(jié)奏，實現(xiàn)多組織多步驟運作協(xié)同。步驟運作時鐘設計和優(yōu)化從宏觀角度來看，步驟運行時鐘設置時首先要考慮企業(yè)業(yè)務特征和外部環(huán)境影響，如衣飾企業(yè)生產(chǎn)運行表現(xiàn)出顯著季節(jié)特征，快消品企業(yè)淡旺季特征等，這種運行時鐘多半以年為周期，是企業(yè)戰(zhàn)略步驟和重大業(yè)務運行活動所遵照運作時鐘。如某鞋服企業(yè)將每十二個月分為6個產(chǎn)品季，明確各產(chǎn)品季運作時鐘，橫向形成各產(chǎn)品季計劃運作根本，確保各產(chǎn)品季目標計劃達成，縱向在同一時間點上進行各部門資源協(xié)同（圖1）；某企業(yè)大型經(jīng)銷商年會時鐘優(yōu)化，既考慮避免和外部大型事件沖突，同時還要考慮考慮市場開啟原因，春運原因等。圖1某鞋服企業(yè)產(chǎn)品季運作時鐘從中觀上來看，經(jīng)過步驟運作時鐘優(yōu)化，從時間角度來處理跨組織資源難以統(tǒng)籌協(xié)調問題。比如，我們常常會發(fā)覺臨時召開一個會議時難以召集齊需要參與人員，或要處理問題全部是零碎，難以提升效率，針對這種情況，就需要對多個步驟時鐘和會議進行整合。如某營銷組織經(jīng)過步驟時鐘優(yōu)化，使得總部品牌和銷售職能管理人員在上半月能夠跑市場，搜集信息和問題，在每個月下旬集中在總部討論問題和改善；同時對于區(qū)域自下而上提報部分產(chǎn)品、價格、促銷等需求審批步驟，統(tǒng)一時鐘，使總部審批時間統(tǒng)一放在每個月下旬，經(jīng)過這種改善，推進品牌和銷售線上線下配合，提升了步驟審批效率，同時在總部和區(qū)域企業(yè)自上而下形成一個穩(wěn)定運行節(jié)拍。從微觀上來看，經(jīng)過逐步將部分運行時鐘固化，使例外管理向例行管理轉移，使過去隨機式管理向計劃式管理轉移。如某企業(yè)高層重大運行決議會，能夠改變按需召開往例，步驟優(yōu)化為固定在每個月20號左右召開。這么不僅對未來時間有了明確預期，而且能夠方便高層統(tǒng)籌安排時間計劃。經(jīng)過以上案例，我們發(fā)覺會議是運行時鐘關鍵節(jié)點和校時器，很多決議和協(xié)同問題全部經(jīng)過會議來處理，那么實現(xiàn)協(xié)同，也能夠從步驟上配套會議著手。步驟上會議配套設計以C企業(yè)會議設計舉例，日化行業(yè)C企業(yè)是全球500強。在中國，該企業(yè)新產(chǎn)品上市成功率在80%左右，而通常企業(yè)新產(chǎn)品上市成功率也就在20%～30%，那么C企業(yè)是怎樣取得如此高新產(chǎn)品上市成功率呢？關鍵在于C企業(yè)有一個端到端新產(chǎn)品上市步驟，新產(chǎn)品上市前先確定一個上市時間，然后倒排工期（見圖2）。也就是說，產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、市場宣傳、銷售等各個步驟全部是圍繞上市時間來展開。不過，企業(yè)經(jīng)過什么來控制整個步驟各個步驟進度、質量和成本呢？圖中有3種會議形式，用3種不一樣符號表示?！舜涡缕吠七M具體操作項目組需要開會議。每個月項目組全部要召開一個對各方面進度、質量和成本進行監(jiān)控會議?！衿奉惤?jīng)理開會議。每兩個月左右就要開一個對某產(chǎn)品品類下各個新產(chǎn)品推進進度、質量和成本進行監(jiān)控會議。企業(yè)高層開會議。這類會議相對較少，且集中在多個關鍵點，比如項目立項、上市計劃書確定步驟來組織召開對應會議。圖2新產(chǎn)品上市步驟和會議結合企業(yè)會議通常會存在以下問題：常常召開十萬火急臨時會議；有固定正式會議，但會議效率不高：缺乏議程控制，議題本身和會議類型不匹配；有些議題，該參與人沒有到場，無法做出決議；來參與會議人很多時候不知道自己來參與這個會議目標。參與者本身問題：“一言堂”，隨意打斷她人講話，陳說成績多，分析問題少；經(jīng)過步驟上配套會議卡片設計，并依據(jù)業(yè)務運作需要明確了哪些步驟節(jié)點召開哪些議題會議，會議參與人員和角色、會議規(guī)則，使得會議效率得以提升。表1顯示了某企業(yè)戰(zhàn)略制訂步驟上戰(zhàn)略質詢會會議卡片設計示例。表1某企業(yè)會議卡片設計示例對多個步驟會議進行梳理整合，打造友好會議體系我們以供給鏈步驟為例，來體會供給鏈計劃管理怎樣經(jīng)過三層會議體系進行協(xié)調。首先，關注供給鏈步驟上有哪些決議要做，這些決議項就是會議必需議題（見圖3）。圖3供給鏈步驟上各類決議第一層決議包含供給鏈戰(zhàn)略層面。包含庫存（周期庫存、安全庫存、季節(jié)性庫存）、運輸（運輸模式、運輸路徑和網(wǎng)絡選擇、自主或外包）、設施（生產(chǎn)方法、制造方法、柔性能力）、信息（需求估計和集合、信息共享）等。第二層決議包含供給鏈運行計劃層面。比如年度、季度市場估計，計劃庫存等。第三層決議包含運行協(xié)調，即實施層面問題。假如把這些決議納入不一樣會議中去，供給鏈戰(zhàn)略會議需要在年底開1-2次，以確定明年供給鏈戰(zhàn)略關鍵、在物流和生產(chǎn)各個步驟有沒有新戰(zhàn)略舉措等；每個季度和月度需要召開供給鏈計劃體系層次會議及運行分析會議等；在具體實施層面召開產(chǎn)銷協(xié)調會、營銷預備會議等?？紤]到這些會議之間關聯(lián)，比如要在開營銷預備會議以后，才能開產(chǎn)銷協(xié)調會；同時考慮各會議參與人員時間，進行時鐘協(xié)同或會議合并，如需要高層參與多個會，在時間方面安排銜接或合并為一個會議多個議題。我們把這些會議合理分布到時間軸上，就得到一張會議地圖（見圖4）。圖4供給鏈步驟上會議地圖從供給鏈步驟包含會議再擴大到整個企業(yè)步驟會議，就形成企業(yè)級會議體系。對于企業(yè)等級會議體系，其特點和作用為：企業(yè)級會議體系綜合表現(xiàn)了企業(yè)運作節(jié)奏和運作方法；企業(yè)級會議體系改善幫助企業(yè)管理者愈加好地利用“時間”這一不可再生資源，根