中藥材采購作業(yè)流程

文件名稱中藥材采購步驟文件編號SMP?GY-GL-006起草者起草日期年月日原文件編號審核者審核日期年月日原文生效日批準者同意日期年月日版本號00頒發(fā)單位供給部生效日期年月日分發(fā)號分發(fā)單位和數量質量部2份，化驗室、倉儲部、財務部、供給部1份修訂記載版本號生效日期修訂原因、依據及內容00依據《藥品生產質量管理規(guī)范》要求編寫。目標：為深入完善、細化中藥材采購工作，規(guī)范采購步驟，保障生產所需物料立即到貨，確保購進物料質量達標，控制采購成本等，特制訂本步驟。范圍：適適用于供給部中藥材采購并為各子企業(yè)供給部參考實施。職責：供給部組長負責編寫；供給部負責管理；供給部部長、質量部負責審核；生產副總經理同意；供給部中藥材采購員實施。內容：1供給部中藥材部于每個月29日將物料在途數量提供給計劃員并上報，經供給部部長簽字確定后上報生產部，為次月生產計劃下達做好準備；同時對在途品種嚴格監(jiān)督，確保在途物料立即到貨。2生產部依據需貨計劃、物料在途及各物料庫存情況，于每個月6日前制訂當月中藥材采購資金預算表，及各子企業(yè)上報本月中藥材采購計劃審批表。我部門依據以上所需品種、數量，做出采購招標前整理工作。3供給部依據整理后品種、數量，實施網上（必聯(lián)采購網）招標，此報價時間依據品種數量及是否存在冷背品種，通常要求為4天，提醒供給商按時報價，并跟蹤報價情況，了解市場初步行情，邀請主管副總經理參與開標并監(jiān)督報價情況。4在實施網上招標時間內對當月采購物料庫存情況進行查對；打印傳真形式報價單，對新開發(fā)供給商實施盤外報價；整理備份上月完成計劃價格表，方便以后核查。5待全部參與本月報價供給商全部提交報價詳情后，投標截止，而且下載開標一覽表，整理后打印，上交主管副總經理審核確定后，填寫中標單，中標單填寫要真實正確，本著“相同藥材比價格，相同價格比質量，相同質量比服務”標準。6主管副總經理確定下發(fā)中標單后，第一時間以傳真形式將已查對無誤中標單下發(fā)，并電話確定供給商是否收到；認真填寫當月中藥材采購資金預算表，并查對無誤后上交；認真填寫子企業(yè)當月中藥材采購計劃審批表中物料價格，仔細審核確保無誤，經部領導簽字確定后，報還子企業(yè)責任人員。7填寫中藥材物料采購四聯(lián)單，本部門保留一份，倉儲部一份作為物料接收依據，財務部一份（標明單價）作為審核發(fā)票依據，質量部門一份為檢驗藥材做提前準備和檢驗匯報下發(fā)依據；追加計劃要確保數量立即按當月采購價格下達，并填寫追加中藥材物料采購四連單，以確保物料數量及價格不會出現(xiàn)超量或高價問題。8編撰當月中藥材到貨明細表，跟蹤各供給商發(fā)貨情況，對生產急需品種提前和中標供給商聯(lián)絡，通知提前將該品種發(fā)貨；倉儲部依據采購四聯(lián)單進行接收，并向化驗室申請檢驗，在沒有接到特殊通知，來料數量超出采購計劃15%，倉儲部有權拒收；對到貨中藥材立即登記，確保按時到貨，到貨數量和計劃數量相符，認真關注物料質量情況。9合格物料質量部應在3日之內出具合格中藥材檢驗匯報單，異常物料，質檢部先和我部門協(xié)調處理，并提供物料異常情況處理單；我部門在接到通知后立即電話通知供給商退貨、補貨，必需時以傳真形式將物料異常情況處理單傳給供給商，要求補貨供給商在7日之內將物料按計劃量補齊，15日內將退貨物料運出我企業(yè)；繼續(xù)跟蹤補貨物料質量情況，盡可能避免不合格現(xiàn)象再次發(fā)生。10在收到質量部合格中藥材檢驗匯報書后，依據匯報書處理意見，通知所屬供給商開具增值稅發(fā)票，水分超標按百分比扣除到貨數量，雜質超標依據百分比折扣單價金額；收到質量部不合格中藥材匯報書后，和倉儲部立即溝通，并跟蹤退貨物料運出情況，確保倉庫庫存不會造成擔心情況。11接收到供給商開具增值稅發(fā)票后，立即送至倉儲部做入庫驗收，驗收后發(fā)票要認真查對開具品種名稱、數量、單價及金額，無誤后送主管副總經理、財務部長及企業(yè)總經理簽字確定，認真對各發(fā)票掛賬后，送各企業(yè)財務入賬；對開具錯誤發(fā)票立即退回該企業(yè)換票處理，每三個月和計劃員對賬，保持賬目一致正確。12季節(jié)性中藥材采購，需提前向主管副總經理請示，待其作出采購決議后，先由采購員到產地考察、比價，并取回樣品由企業(yè)質量部檢驗，達標后報主管副總經理，經同意進行批量采購，同時通知倉儲部做接收準備；物料到企業(yè)后由企業(yè)質量部檢驗，確保質量、保障貨源。13冷背藥材因為存在貨源少、供貨難特點，在采購上存在一定困難，應先對品種進行網上及各相關書籍查詢，了解其俗名、性狀、產地、相關檢驗項目等信息，制訂合理采購方案；對不易達成標準品種，要采取多產地送樣，找出能夠達成標準藥材產地，上報部領導同意后，進行計劃量采購。14如生產過程中出現(xiàn)異常情況，我部門要主動和質量部、生產部及車間進行現(xiàn)場確定，對異常情況進行分析，必需時通知供給商到場共同處理，情況確定后，由質量部出具書面處理決定，我部門認真處理，確保生產連續(xù)進行。15直發(fā)中藥材應依據生產部提供直發(fā)品種計劃，按計劃量下達給中標供給商，并標明所發(fā)子企業(yè)名稱、地址、聯(lián)絡人等相關信息，由各供給商自行組織發(fā)貨；追蹤物料到貨情況及質量情況，各子企業(yè)于每個月4日前上報直發(fā)品種到貨明細，方便對該月份計劃總結和對各供給商進行評定。16新供給商開發(fā)要嚴格根據合格供給商評定及管理措施實施，對想要成為我企業(yè)供給商企業(yè)，首先在企業(yè)資質上審核，資質不合格絕對不能夠成為我企業(yè)供給商；資質合格還要對其企業(yè)聲譽、資金承受能力、和我企業(yè)合作態(tài)度做深入了解，對懷有不良目標供給商不給予供貨資格；新供給商考察期為3個月，在此期間對該供給商送貨時間、數量、質量等多方面考評，合格后方可成為我企業(yè)正式供給商。17付款程序：依據供給商上月計劃完成情況，其中包含到貨日期是否立即，到貨數量是否按計劃訂單完成，到貨物料質量情況等，和本月計劃中標情況和歷史陳欠賬款余額等多方面綜合原因考慮，做出最合理、最科學月度