七、準備會議用品和設施

七、準備會議用品和設施1、會議用品和設施的種類2、準備會議用品與設備的要求1、會議用品和設施的種類

1）必備用品文具用品：紙、筆、本冊等桌椅、臺布茶具擴音制備、照明設備、通風空調設備等

2）特殊用品

不同性質的會議對用品的準備的要求不同。2、準備會議用品與設備的要求1）會前制定計劃：所需物品和設備的清單，包括名稱、型號、數(shù)量物品和設備的來源，如租借、調用、采購預算所需的費用2）落實專人負責。提前準備到位以實用、節(jié)約為原則。案例：會前準備應如何做？

波楊公司準備在本市的黎明大廈召開大型新產品訂貨會，參加會議的有全國各地人員。

總經理讓秘書部門負責安排，會上要放映資

料電影，進行產品操作演示。公司沒有放映

機，租借任務就交給了秘書小劉。會議召開

時間是8月9日上午10點整，資料放映是10：15。小劉打電話給租賃公司要求在9日上午9：45必須準時把放映機送到黎明大廈會議廳。

9日上午，會議開幕前，大家正緊張地作最后的準備工作。小劉一看手表，呀，已經9：50了，放映機還沒有送到。小劉立即打電話去問，對方回答機器已送出。眼看各地來賓已陸續(xù)進場，小劉心急如焚??會務準備要細致、周密

某地召開黨代會，會務組會前起草的“大會開幕式程序”中列有“播放國際歌”一項。審稿時改為放在閉幕式進行，最后定稿時領導把此處改為“奏國歌”。會務組負責人憑印象只記得已刪掉了此項程序，對開幕式上“奏國歌”一項未作準備。

當主持人在大會上宣布“奏國歌”時，無法播放，一時形成冷場。推遲的大會開幕式

某市精神文明表彰大會還有15分鐘即將召開。主席臺上擺滿了鮮花，與會者陸續(xù)到達，領導也到

休息室等候。負責這次會議的市政府辦公室田主

任習慣性地在周圍巡視者，一位記者建議說主席

臺的背景兩側應插上紅旗才顯得莊重。田主任一想“有道理”。于是立即將全體會務人員調到主席臺上，要求重新布置，搬走部分鮮花，在背景

兩側各插上三面紅旗。有人提出時間恐怕來不及。田主任自信地說“時間是夠用的，干吧！”主席臺大幕被重新拉上了，只聽見里面響起一陣雜亂的搬動聲。

15分鐘過去了，主席臺并沒有像田主任估計的重新布置好。大會被推遲了20分鐘才開幕。市政府領導對此很不滿意，批評了田主任，這件事在與會者中也造成了不良的影響。例題分析：

1、公司要召開一次小型會議，決定工作小組領導人的換屆選舉，請根據(jù)會議需要準備會議用品。會議必備物品的準備：文具用品。如紙筆本冊等桌椅、臺布茶具擴音設備、照明設備、空調設備等

會議特殊用品的準備：選舉用的投票箱、選票

會議裝飾用品：如會標等例題分析：

2、某公司要召開一次新聞發(fā)布會，作為秘書應如何準備會議用品？會議必備物品的準備：文具用品:如紙筆本冊等桌椅、臺布茶具擴音設備、照明設備、空調設備等

會議特殊用品的準備：錄音錄像設備會議裝飾用品如會標、標語、花卉等回家作業(yè)

X公司年終召開先進個人和先