辦稅服務(wù)外包稅務(wù)檔案管理

第一節(jié)稅務(wù)檔案管理方法 2一、稅務(wù)檔案管理原則 2二、稅務(wù)檔案的歸集與整理 3三、稅務(wù)檔案的歸檔與移送 6四、稅務(wù)檔案的保管要求、保管期限劃分 10五、稅務(wù)檔案的借閱利用 11六、稅務(wù)檔案管理的形式 14第二節(jié)稅務(wù)電子檔案的管理 16一、稅務(wù)電子檔案管理的基本要求 17二、稅務(wù)電子檔案管理的內(nèi)涵與保障措施 18第三節(jié)特殊稅種檔案的管理 22一、外籍人員個人所得稅檔案資料管理 22二、建筑業(yè)稅務(wù)檔案管理 24第四節(jié)檔案人員崗位職責(zé) 26一、檔案工作領(lǐng)導(dǎo)職責(zé) 26二、檔案員崗位職責(zé) 27三、兼職檔案工作人員職責(zé) 28第五節(jié)檔案安全保密制度 29第一節(jié)稅務(wù)檔案管理方法一、稅務(wù)檔案管理原則為確保稅務(wù)檔案的規(guī)范化管理，我司部門將根據(jù)稅務(wù)工作的有關(guān)規(guī)定及稅收檔案的形成特點(diǎn)、內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系，建立起與稅務(wù)改革、稅收會計核算改革等相配套的稅收檔案規(guī)范化管理體系，確保稅務(wù)檔案管理規(guī)范化。由于稅務(wù)檔案與其他類型檔案例如文書檔案在管理流程上是特殊與一般的關(guān)系，因此在稅收檔案分類、歸檔范圍、組卷方法、編目排架以及保管利用等方面也有繼承與發(fā)展的關(guān)系，其管理將遵循以下三項(xiàng)特殊原則。（一）規(guī)范統(tǒng)一原則針對各納稅人的檔案內(nèi)容種類基本相似，形成的文件資料只是數(shù)量不同等客觀情況，我們將遵循統(tǒng)一規(guī)范的原則，不同納稅人的檔案其管理方式上盡可能地規(guī)范一致。（二）科學(xué)簡便原則在稅務(wù)檔案的管理方式、方法上從稅收工作實(shí)際出發(fā)，簡化工作規(guī)范和工作流程，我們將通過加強(qiáng)稅務(wù)檔案管理人員培訓(xùn)、典型引路、監(jiān)督指導(dǎo)，使稅務(wù)檔案經(jīng)過系統(tǒng)整理后，達(dá)到分類清楚、存放有序、查找方便的要求。（三）以分類管理為主、分戶管理為輔的原則在稅收檔案日常管理中，按照客觀性、邏輯性、實(shí)用性、講究實(shí)效的原則，分類歸檔，將涉稅檔案分為稅務(wù)登記檔案、發(fā)票管理檔案、納稅申報及財務(wù)報表檔案、稅收管理檔案、稅務(wù)稽查檔案、稅收行政復(fù)議檔案和應(yīng)訴檔案、特殊載體檔案等。同時，為便于了解每一納稅戶的基本情況，將納稅戶的有關(guān)基礎(chǔ)資料集中保管，建立戶管檔案，詳見本節(jié)最后一部分。二、稅務(wù)檔案的歸集與整理稅務(wù)檔案的歸集、整理業(yè)務(wù)是按期限、類別將分散的各類稅務(wù)檔案采用一定集中方式并依照稅后業(yè)務(wù)的發(fā)生時間進(jìn)行歸集、整理的過程。（一）歸集1.歸集方式稅務(wù)檔案按照條件許可情況，采用人工歸集（紙質(zhì)）和數(shù)字歸集（人工錄人、光電錄人、“點(diǎn)對點(diǎn)”通信傳輸、電子信箱、網(wǎng)絡(luò)傳輸）兩種方式進(jìn)行歸集。2.歸集時限稅收相關(guān)業(yè)務(wù)部門形成的征管資料應(yīng)在該項(xiàng)業(yè)務(wù)結(jié)束后兩天內(nèi)傳遞或備份到磁帶、光盤、膠片并送交本機(jī)關(guān)檔案歸集部門。主管稅務(wù)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)歸集資料部門在每月10日前將上月或本月發(fā)生的有關(guān)征管資料收集齊全。3.歸集要求在歸集稅務(wù)檔案材料時，必須仔細(xì)審核，對不符合審核要求的資料要及時補(bǔ)充改正。審核要求為：應(yīng)申報資料種類要齊全；資料憑證適用格式要正確；表格中填寫的有關(guān)代碼字段要正確；表格內(nèi)應(yīng)填項(xiàng)目、印鑒要完整；表格項(xiàng)目間邏輯關(guān)系要平衡；所有材料分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一；材料裝訂、入盒（袋）放置有序，方便使用。對符合要求的資料必須加蓋受理戳記，受理人員和受理股（所）要簽章，受理時間要標(biāo)明，以便明確責(zé)任。（二）整理1.整理原則稅務(wù)檔案實(shí)行分戶管理與匯總管理相結(jié)合的原則進(jìn)行整理排列。企業(yè)類的納稅人一戶一檔，個體工商戶一戶一檔；代征單位一戶一檔；個人所得稅重點(diǎn)收入行業(yè)和個人建立專項(xiàng)檔案，一戶一檔；屬于主管稅務(wù)機(jī)關(guān)內(nèi)部使用或不能分頁拆本的資料，歸入?yún)R總檔案。2.整理要求在整理裝訂稅務(wù)檔案時，應(yīng)按案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)稅務(wù)文書、備考表、封底順序整理裝訂。稅務(wù)檔案的種類、份數(shù)以及每份征管檔案的內(nèi)容應(yīng)該完整。需按類劃分的稅收業(yè)務(wù)檔案按稅收業(yè)務(wù)種類使用“稅務(wù)檔案卷宗“進(jìn)行裝訂，同時按每種業(yè)務(wù)檔案的保管期限順序排列存放。需按戶劃分的檔案使用“納稅人稅務(wù)檔案封皮”裝訂或存放在“納稅人稅務(wù)檔案專用袋”內(nèi)，每年一袋。（1）案卷封面或者資料袋封面應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定填寫清楚，包括目錄號、檔案卷號、分冊號、納稅人名稱、保管期限、形成年度、形成單位。（2）卷內(nèi)目錄包括順序號、資料名稱、頁號、備注，歸檔時要按順序填寫。（3）卷內(nèi)稅務(wù)文書應(yīng)按《稅務(wù)資料歸檔內(nèi)容及保管年限》中的排列順序進(jìn)行科學(xué)排列，并依次編寫頁碼。對密不可分的稅務(wù)文書要排在一起，即批復(fù)、批示在前，請示在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料、結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。（4）卷內(nèi)備考表包括本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間。有關(guān)備考表中的內(nèi)容，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)。若無情況說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和立卷、檢查時間填上，明確責(zé)任。（5）卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，破損的文件應(yīng)當(dāng)棱糊，字跡擴(kuò)散的應(yīng)當(dāng)復(fù)制原件一并立卷；稅務(wù)資料立卷時，一律用碳素墨水或黑色簽字筆書寫，字跡工整、清晰；裝訂的卷宗或納稅資料袋內(nèi)的資料應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號。3.整理步驟第一步：檢查。檢查資料收集是否齊全，有無重份。第二步：編頁號。按順序排列的資料應(yīng)逐件編號，用壓碼機(jī)壓上順序號碼，正頁在右上角，反頁在左上角。第三步：編制目錄。稅務(wù)檔案按電腦檔案管理軟件的要求輸入計算機(jī)，打印出卷內(nèi)目錄。第四步：填寫封面。用毛筆、黑色硬筆填寫或打印機(jī)打印。主要項(xiàng)目有：卷宗名稱（字跡一般為紅色）、類自名稱、案卷標(biāo)題、卷內(nèi)資料起止時間、目錄號、檔案卷號、分冊號、納稅人名稱、保管期限、形成年度、形成單位。第五步：裝訂。裝訂時去掉案卷內(nèi)所有金屬物，破損的文件應(yīng)當(dāng)棱糊，字跡擴(kuò)散的應(yīng)當(dāng)復(fù)制原件一并立卷；加上案卷封面、封底，在左邊打三孔成一線，右下角對齊，裝訂好后并填寫整理人姓名。案卷各部分的排列順序是：案卷封面、卷內(nèi)目錄、封底。稅務(wù)資料立卷時，一律用碳素墨水或黑色簽字筆書寫，字跡工整、清晰。裝訂的卷宗或納稅資料袋內(nèi)的資料應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號。第六步：移交。負(fù)責(zé)歸集、整理征管資料的部門把裝訂好的案卷，逐一填寫《稅務(wù)檔案移交清冊》一式二份，向本局檔案室移交案卷。三、稅務(wù)檔案的歸檔與移送（一）歸檔1.稅務(wù)檔案歸檔的原則出于對歸集和整理步驟的繼承，稅務(wù)檔案的歸檔依然采取分戶和分類相結(jié)合的辦法?？偟脑瓌t是納稅申報資料、財務(wù)會計報表資料按戶歸檔；各種稅務(wù)事項(xiàng)審批資料、稅收統(tǒng)計資料、稅務(wù)報表、稅收繳款書、稅收完稅憑證、稅收會計資料、欠稅明細(xì)賬以及計算機(jī)數(shù)據(jù)備份資料均按類歸檔。與納稅人有關(guān)的稅務(wù)資料凡屬稅務(wù)機(jī)關(guān)留存一式兩份以上的，先按類別由主管業(yè)務(wù)科歸檔，其余的可按戶歸集到納稅人當(dāng)年的征管檔案中。2.稅務(wù)檔案歸檔的基本要求（1）各業(yè)務(wù)股（所）移送的征管資料進(jìn)行季度內(nèi)整理歸檔，即后一個季度對前一個季度的資料整理歸檔完畢，跨年度的在一季度內(nèi)對上年資料整理歸檔完畢，檢查案卷年度終了后三十日內(nèi)一次歸檔。（2）企業(yè)納稅檔案原則上按戶分冊立卷，個體戶納稅檔案可按行業(yè)分類按月立卷；局內(nèi)綜合征管檔案按表式、種類裝訂。（3）對稅務(wù)檔案的案卷，以主管稅務(wù)機(jī)關(guān)為單位編制案卷目錄，以歸檔范圍的排列順序編制流水號。3.稅務(wù)檔案歸檔的時間選擇（1）年度歸檔：稅務(wù)所負(fù)責(zé)稅務(wù)登記、稅款征收檔案的管理，每年一月份稅務(wù)部門將征管檔案原始資料整理歸檔。（2）階段歸檔：凡專項(xiàng)工作，有關(guān)部門應(yīng)在任務(wù)完成后，將歸檔材料整理移交檔案室歸檔。（3）隨時歸檔：代管（監(jiān)開）發(fā)票存根及附件、納稅人戶籍資料、已結(jié)案的人民來信來訪及其他稅務(wù)違章案件卷宗和各業(yè)務(wù)股（所）隨時形成的稅務(wù)資料，應(yīng)及時歸檔。4.稅務(wù)檔案的歸檔范圍要搞好征管檔案工作，首先要明確哪些屬征管檔案，才能有的放矢地進(jìn)行收集。根據(jù)稅務(wù)檔案的形成規(guī)律和稅收工作實(shí)踐，可以確定稅務(wù)資料的歸檔范圍包括：稅務(wù)登記、發(fā)票管理、納稅申報、稅款征收、減免緩?fù)恕⒍悇?wù)稽查、違法處理、稅收保全、強(qiáng)制執(zhí)行、稅務(wù)行政復(fù)議、應(yīng)訴等稅務(wù)工作各方面形成的資料以及與稅務(wù)有關(guān)的其他資料。稅務(wù)檔案可以分為戶管、報表和稅務(wù)案件等三大類，其中后兩類具體有以下幾方面的文件材料需要收集歸檔。報表包括：（1）納稅戶基本情況年度匯算表；（2）查處稅務(wù)違章案件情況半年匯報表；（3）發(fā)票管理情況年度匯報表；（4）查處暴力抗稅案件情況半年匯報表；（5）征管機(jī)構(gòu)人員情況年度匯報表；（6）稅務(wù)部門促產(chǎn)效益情況半年匯報表；（7）國有、集體企業(yè)所得稅匯算清交統(tǒng)計表；（8）獎金稅、工資調(diào)節(jié)稅結(jié)算匯總表；（9）出口產(chǎn)品退稅季度、年度結(jié)算表；（10）集體企業(yè)財產(chǎn)清查、財務(wù)清理情況表；（11）集體企業(yè)工效掛鉤結(jié)算表，工效掛工資、稅利基數(shù)分戶匯總表。稅務(wù)案件包括：（1）人民來信、上級機(jī)關(guān)或本單位領(lǐng)導(dǎo)的批示；（2）稅務(wù)案件處理簽報單、各種談話筆錄、檢舉或旁證材料；（3）稅務(wù)案件處理通知書和送達(dá)回單聯(lián)；（4）補(bǔ)稅、罰款的繳款書存根；（5）稅務(wù)行政復(fù)議申請書、答辯書、決定；（6）稅務(wù)行政訴訟申請書、答辯書、判決本。上述歸檔范圍是一個總體要求，就每戶企業(yè)而言，材料情況略有不同。有些材料需經(jīng)較長時間才能收集齊全，各征管機(jī)構(gòu)的專管員可根據(jù)需要再建立副本。（二）移送下列情況，稅務(wù)檔案必須移送。移送時必須填寫《納稅人稅務(wù)檔案資料移交清單》，并辦理交接于續(xù)。1.納稅人改變主管稅務(wù)機(jī)關(guān)的，由原主管稅務(wù)機(jī)關(guān)向遷入稅務(wù)機(jī)關(guān)移送；2.稅務(wù)局之間移送；3.基層稅務(wù)機(jī)關(guān)向上級稅務(wù)機(jī)關(guān)移送；4.各級稽查機(jī)構(gòu)，向納稅人的主管稅務(wù)機(jī)關(guān)移送《稅務(wù)處理決定書》、《稅務(wù)行政處罰決定書》等文書復(fù)印件；5.宣告撤銷、合并單位的稅務(wù)檔案應(yīng)將全部檔案一并移交給具有繼承權(quán)的單位；6.向其他環(huán)節(jié)移送的有關(guān)檔案資料。四、稅務(wù)檔案的保管要求、保管期限劃分（一）稅務(wù)檔案的保管要求稅務(wù)檔案的保管必須由稅務(wù)部門各業(yè)務(wù)股及綜合崗專門負(fù)責(zé)管理，基層稅務(wù)所可根據(jù)實(shí)際情況由專管員分別保管、統(tǒng)一存放。保管人員變動的，應(yīng)對其保管的稅務(wù)檔案資料辦理移交于續(xù)。稅務(wù)資料歸檔后，必須妥善保管，嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度。稅務(wù)檔案要專庫存放，有專用的檔案柜架。檔案庫房要有防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施；庫房內(nèi)的溫、濕度要適宜，干凈整潔。（二）稅務(wù)檔案的保管期限劃分稅務(wù)檔案歸檔保管期限可分為永久、長期、短期三種期限保管，永久為無限期保存，長期為XX年，短期為XX年，具體規(guī)定如下：1.永久卷宗。凡定性為偷稅，逃避追繳欠稅，騙取出口退稅，抗稅，偽造、倒賣、虛開、非法代開發(fā)票，私印、偽造發(fā)票監(jiān)制章、發(fā)票防偽專用品等并進(jìn)行了行政處罰的案件，其檔案保管期限為永久。2.長期卷宗。對一般性的稅務(wù)行政處罰（稅務(wù)管理方面）案件和納稅人基本檔案保存期限為XX年。3.短期卷宗。稅務(wù)管理、稅款征收等其他檔案保存期限為XX年。以上稅務(wù)檔案的保管期限，從檔案所屬年度的次年1月1日起計算。五、稅務(wù)檔案的借閱利用（一）稅務(wù)檔案借閱利用的原則檔案室檔案調(diào)閱使用原則上不能離開檔案室，確需調(diào)出檔案室使用的，應(yīng)按密級經(jīng)審批程序報批。稅務(wù)部門各業(yè)務(wù)股（所）采集或形成的稅務(wù)檔案原則上只限本局、本系統(tǒng)內(nèi)調(diào)閱和使用，未經(jīng)檔案保管部門的主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得對外提供。系統(tǒng)內(nèi)各有關(guān)單位需調(diào)閱稅務(wù)檔案并需帶走的，須經(jīng)檔案保管部門的主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。系統(tǒng)外其他單位（必須為執(zhí)法部門）需調(diào)閱或利用稅務(wù)檔案的，須兩人以上持本單位介紹信或證明信，經(jīng)檔案保管部門的主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可接待。（二）稅務(wù)檔案借閱利用的目標(biāo)圍繞稅務(wù)工作，充分發(fā)揮稅收檔案的作用，是稅務(wù)檔案工作的原動力和根本出發(fā)點(diǎn)。在稅務(wù)檔案的服務(wù)對象上主要體現(xiàn)為以下3點(diǎn)。1.為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。稅務(wù)檔案管理人員務(wù)必立足于稅務(wù)檔案實(shí)體，加強(qiáng)稅務(wù)檔案信息的編研工作，定期編撰稅收政策、涉稅典型案例匯編，提高為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)的水平和質(zhì)量。2.為稅務(wù)服務(wù)。稅務(wù)部門要充分利用稅務(wù)檔案信息庫信息，根據(jù)納稅人納稅記錄，開展重點(diǎn)管理和跟蹤，預(yù)防和打擊偷稅漏稅行為。3.為納稅人服務(wù)。稅務(wù)檔案記載的是原始的第一手有關(guān)稅務(wù)信息的數(shù)據(jù)，具有稅務(wù)法律方面的權(quán)威性和憑證性。納稅人在經(jīng)濟(jì)交往、經(jīng)濟(jì)合作或經(jīng)濟(jì)糾紛中，利用稅收檔案可以維護(hù)自身的正當(dāng)權(quán)益，促進(jìn)納稅人的合資合作，還可為納稅人的發(fā)展壯大提供幫助。（三）稅務(wù)檔案借閱利用的程序稅務(wù)檔案的借閱利用必須經(jīng)過批準(zhǔn)和履行嚴(yán)格的手續(xù)，在規(guī)定的場所和利用方式下利用，不允許出現(xiàn)更改、損害檔案的情況發(fā)生，而且利用者負(fù)有保密和維護(hù)檔案安全的義務(wù)。其借閱利用的程序如下：1.審批。因工作需要調(diào)閱、使用征管檔案的單位或個人，應(yīng)填寫《稅務(wù)檔案調(diào)閱使用證明單》，并經(jīng)檔案室經(jīng)辦人和負(fù)責(zé)人簽名同意。調(diào)閱使用檔案的期限原則上不超過1天，需延長調(diào)閱使用期限的，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人簽名批準(zhǔn)。2.辦理調(diào)取手續(xù)。檔案室管理人員根據(jù)手續(xù)齊全的證明單調(diào)取檔案，輸入要查閱檔案編碼，計算機(jī)提示檔案的編號、位置，將檔案調(diào)出核對后，交需調(diào)閱單位、人員使用。3.明確責(zé)任歸屬。檔案調(diào)閱、使用應(yīng)注意清潔、完整。如有損壞要及時與檔案室聯(lián)系，明確責(zé)任歸屬，并由檔案室對損壞的檔案進(jìn)行修補(bǔ)。4.按期限歸還。檔案調(diào)閱使用完畢后，應(yīng)按時將檔案退回檔案室，檔案管理人員應(yīng)檢查核對，經(jīng)核無誤后，在證明單上相互簽名確認(rèn)。5.監(jiān)督檢查。檔案室管理人員要加強(qiáng)對檔案調(diào)閱使用的監(jiān)督、核查和管理工作，對不按時歸還檔案的部門人員，要及時催促歸還。（四）稅務(wù)檔案借閱注意事項(xiàng)1.歸還時限一般為XX日，歸還時，檔案管理人員要進(jìn)行查驗(yàn)。2.借閱利用稅務(wù)檔案時，不得擅自摘抄、追記、畫線、涂抹等。財會檔案不準(zhǔn)抽換會計憑證和賬頁等。聲像檔案不得隨意翻錄。違者將視情節(jié)輕重，按照《檔案法》有關(guān)條款進(jìn)行嚴(yán)肅處理。3.對有關(guān)檔案進(jìn)行復(fù)制時，必須經(jīng)檔案管理人員審查后方可進(jìn)行，對需要保密的檔案原則上不許復(fù)制，如有特殊需要，要經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)制。（五）稅務(wù)檔案的編研利用制定宏觀、微觀稅收計劃是一項(xiàng)連續(xù)性很強(qiáng)的工作，在開展稅收收入的分析預(yù)測、實(shí)施監(jiān)控過程中，都需要掌握和對比以前年度的稅收統(tǒng)計數(shù)據(jù)。稅務(wù)部門的檔案室可利用室藏條件，將分散在各年檔案中的稅收匯總數(shù)據(jù)集中起來，作出有針對性的統(tǒng)計和分析，將對稅務(wù)業(yè)務(wù)的開展提供極大幫助。在編制稅務(wù)專題性統(tǒng)計分析材料時，要注意下列幾個方面：1.積極獲取稅收業(yè)務(wù)部門的支持和配合。稅務(wù)檔案編研選題以室藏為基礎(chǔ)，完成對各年度相關(guān)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計后，可交予業(yè)務(wù)科室，由專業(yè)人員作出分析性報告。2.適當(dāng)加大統(tǒng)計分析時間跨度。稅務(wù)檔案的時間跨度越大，越能解釋出規(guī)律性、本質(zhì)性的信息，越能有助于業(yè)務(wù)人員認(rèn)識和總結(jié)稅收收入的發(fā)展趨勢。3.嚴(yán)格以稅務(wù)檔案材料為依據(jù)，保證統(tǒng)計數(shù)據(jù)真實(shí)、準(zhǔn)確和完整。如實(shí)采用檔案數(shù)據(jù)，是決定編研質(zhì)量及可靠程度的前提。如果所需課題不能從檔案上直接獲取，必須根據(jù)數(shù)據(jù)間的有機(jī)聯(lián)系進(jìn)行分類、計算。六、稅務(wù)檔案管理的形式充分利用信息化手段，建立統(tǒng)一的電子稅源檔案庫，對納稅人的相關(guān)資料實(shí)行“一戶式”存儲，實(shí)現(xiàn)信息共享，這樣既可以方便查詢，減輕納稅人負(fù)擔(dān)，又可以加強(qiáng)稅源管理。（一）稅務(wù)檔案“一戶式”管理概念稅務(wù)檔案“一戶式”管理就是以現(xiàn)代信息技術(shù)為支撐，結(jié)合紙質(zhì)載體與數(shù)字形式，把納稅人報送的基礎(chǔ)資料、散存于征、管、查各個環(huán)節(jié)的涉稅征管檔案資料和各類動態(tài)征管信息，按獨(dú)立的納稅人為單位加以歸集、錄人、整理，統(tǒng)一由稅源管理部門建立分戶檔案，實(shí)行集約化、專業(yè)化管理，使之能夠準(zhǔn)確反映納稅人履行納稅義務(wù)的全貌，以便達(dá)到一次采集、反復(fù)利用、信息共享的目的。建立納稅人“一戶式”的征管檔案，既可滿足稅務(wù)部門執(zhí)法的需要，使稅務(wù)機(jī)關(guān)人員能夠全面、快速和準(zhǔn)確地查詢出納稅人的有關(guān)涉稅檔案信息；又可滿足稅務(wù)機(jī)關(guān)管理工作的需要，對納稅人的涉稅活動進(jìn)行監(jiān)控，提供查詢分析服務(wù)；更可為納稅人借閱利用稅務(wù)檔案服務(wù)。納稅人“一戶式”檔案的主要成分包括：稅務(wù)登記表、變更登記、重新登記和注銷登記報告及納稅人附送的其他資料；納稅鑒定書；各稅種的納稅申報表、各種財務(wù)報表；各稅種的繳款書和完稅證；納稅檢查通知書存根、納稅檢查報告、調(diào)賬通知書；違章處理報告、詢問和檢查記錄、檢舉材料、有關(guān)證據(jù)、補(bǔ)稅憑證、罰款通知書；減稅、免稅、退稅報告和批復(fù)、收入退還書，等等。（二）稅務(wù)檔案“一戶式”管理要求實(shí)行納稅人征管檔案的“一戶式”管理，要遵循“真實(shí)、科學(xué)、精細(xì)、完整、及時、系統(tǒng)”的原則，實(shí)現(xiàn)對征管資料的規(guī)范性、動態(tài)性和集中連續(xù)管理，把散存于登記征收、稅源管理、稅務(wù)稽查等稅務(wù)各個環(huán)節(jié)的征管檔案和各類靜態(tài)、動態(tài)征管信息，按獨(dú)立的納稅戶（人）加以歸集，統(tǒng)一由稅源管理部門及時歸檔、妥善保管，實(shí)行“一戶式”管理。另一方面，結(jié)合電子文件越來越普及的實(shí)際情況，對于稅務(wù)領(lǐng)域形成的電子資料采集內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范。在稅務(wù)過程中，納稅人需要向稅務(wù)機(jī)關(guān)提供的以及稅務(wù)機(jī)關(guān)向納稅人發(fā)出的資料文書品種繁多，無需全部列入電子檔案資料的采集對象，只要求本著有利于“明確納稅人納稅義務(wù)和落實(shí)稅源管理責(zé)任”的原則，確定戶籍管理類、減免退稅類、調(diào)查執(zhí)行類、登記備案類、稅收處罰類和統(tǒng)計備查類等基礎(chǔ)資料，作為我們“一戶式”管理采集歸檔的對象。第二節(jié)稅務(wù)電子檔案的管理現(xiàn)代信息技術(shù)在稅務(wù)工作中得到廣泛應(yīng)用的同時，也給稅務(wù)檔案管理工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。一方面，電子與紙質(zhì)形式的稅務(wù)檔案并存，影響了傳統(tǒng)紙質(zhì)管理流程與現(xiàn)代電子管理流程的集成；另一方面，稅收信息化不僅局限于電子檔案，也必然要求傳統(tǒng)紙質(zhì)稅務(wù)檔案必須納人其管理范疇。因此，充分利用現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)資源和信息化手段，實(shí)行稅務(wù)檔案資料的電子化采集，加大在電子報稅、征管軟件、個人所得稅扣繳軟件等方面的技人，開發(fā)出集成稅務(wù)業(yè)務(wù)與稅收文檔一體化的信息系統(tǒng)，才能實(shí)現(xiàn)一次采集、反復(fù)利用、信息共享，為稅務(wù)檔案信息化開辟一條新路。一、稅務(wù)電子檔案管理的基本要求稅務(wù)電子檔案是指稅務(wù)過程中形成的以數(shù)字形式保存?zhèn)洳榈母鞣N有價值的記錄材料。實(shí)行稅務(wù)資料電子化管理的，應(yīng)按納稅人和納稅年度，分類別刻錄，一般應(yīng)一個納稅年度的征管資料刻錄一盤。其具體錄入方式和內(nèi)容，應(yīng)事先報上級主管部門備案和審批。（一）質(zhì)量要求對稅務(wù)電子檔案要加強(qiáng)安全防范措施，嚴(yán)防泄密或人為改動。未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何單位和個人不得復(fù)制、翻錄、外借電子檔案。需查閱電子檔案的必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并登記備案。各稅收部門對稅務(wù)電子檔案將設(shè)專柜保管，遠(yuǎn)離變壓器、電機(jī)、無線電裝置等能夠形成磁場的電器設(shè)備，對于磁性記錄材料最好存放在抗磁材料做成的盒（柜）中。對分戶錄入電子檔案的，應(yīng)按納稅人編碼順序存放；分類錄入的，應(yīng)按類別、年限順序存放。同時，為確保其長期保存和長期可讀，務(wù)必定期進(jìn)行檢查，防止電子檔案無形中損毀或數(shù)據(jù)損失。（二）管理要求建立適應(yīng)稅務(wù)信息化要求的檔案管理系統(tǒng)，培養(yǎng)稅務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部信息化檔案管理人員，對稅務(wù)電子檔案進(jìn)行專門維護(hù)、管理和利用，以有效利用信息數(shù)據(jù)，為稅源管理和領(lǐng)導(dǎo)決策提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，提高稅務(wù)電子檔案信息服務(wù)效率，優(yōu)化納稅服務(wù)。具體表現(xiàn)為三個方面：一是利用稅收業(yè)務(wù)軟件提高檔案信息共享度的同時，減少涉稅資料重復(fù)報送；二是利用納稅人電子檔案，簡化辦稅流程；三是提高檔案信息利用率，減少對納稅人的干擾。把完善稅務(wù)電子文件歸檔于檔案信息數(shù)據(jù)庫的管理與充分發(fā)揮稅務(wù)電子檔案的憑證功能以促進(jìn)機(jī)關(guān)高效運(yùn)轉(zhuǎn)銜接起來。首先必須做到嚴(yán)把數(shù)據(jù)錄入質(zhì)量關(guān)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容的一致性，杜絕出現(xiàn)漏項(xiàng)、缺項(xiàng)和錯別字現(xiàn)象，建立準(zhǔn)確、完整的原始數(shù)據(jù)庫，這是稅務(wù)信息系統(tǒng)有效運(yùn)作的前提條件。其次要確保稅務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫錄入數(shù)據(jù)的絕對安全真實(shí)，只有集成在稅務(wù)業(yè)務(wù)之中的信息化稅務(wù)檔案管理流程，才能以原始、真實(shí)、可靠的檔案信息化保證內(nèi)部行政管理職能，促進(jìn)機(jī)關(guān)高效運(yùn)轉(zhuǎn)。二、稅務(wù)電子檔案管理的內(nèi)涵與保障措施（一）內(nèi)涵在加強(qiáng)稅務(wù)電子檔案管理中必須以稅務(wù)檔案管理電子化帶動信息分析，將利用稅務(wù)軟件采集的戶籍信息檔案、納稅信息檔案，通過社會綜合治稅采集的計劃、統(tǒng)計、財政、工商、建委、交通、房管等部門涉稅信息檔案以及國民經(jīng)濟(jì)綜合信息檔案等，利用數(shù)據(jù)挖掘工具軟件從后臺數(shù)據(jù)庫中，對大量涉稅信息檔案從不同角度進(jìn)行深層次、多維度的分析，找出各種經(jīng)濟(jì)指標(biāo)、稅收管理工作、納稅人納稅行為存在的各種內(nèi)在規(guī)律性，為加強(qiáng)稅收管理和領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考。以稅務(wù)檔案管理電子化促進(jìn)交流是目標(biāo)。首先我們將要求建立信息檔案交流平臺，利用內(nèi)部網(wǎng)站，分級建立公開網(wǎng)頁，在每一級的網(wǎng)頁上，都為本級各部門的信息檔案發(fā)布開設(shè)專欄，實(shí)現(xiàn)信息檔案共享。其次要求建立部門間雙向交流窗口。由于稅務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部信息量較大，將所有檔案信息都在公開網(wǎng)頁上發(fā)布，不便于查找，而且有些檔案信息不便于公開，對一些只需兩個部門之間交流的檔案信息可以初步建立部門之間雙向交流窗口。再次要求規(guī)范檔案信息交流程序。應(yīng)嚴(yán)格按照職責(zé)分工進(jìn)行稅務(wù)信息交流，例如某部門在索取某一信息檔案時.應(yīng)先到本級網(wǎng)頁上查找，然后通過交流窗口直接向同級相關(guān)部門索取，如果該稅務(wù)部門也沒有相關(guān)檔案信息，則由該部門負(fù)責(zé)搜集。另外，下級的所有檔案信息，在本級交流的同時，應(yīng)主動地報送上級對口部門。（二）保障措施1.以數(shù)字檔案信息分析為基礎(chǔ)，建立稅源監(jiān)控機(jī)制通過建立地方稅收與相關(guān)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)的分析模型，對地區(qū)宏觀稅負(fù)情況進(jìn)行分析和綜合評定，從而達(dá)到宏觀上掌握稅源、控制收入的目的。一是建立營業(yè)稅與相關(guān)行業(yè)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)分析模型、企業(yè)所得稅與企業(yè)利潤分析模型、個人所得稅與居民收入分析模型，對地區(qū)、行業(yè)納稅情況進(jìn)行審核、分析和評定，達(dá)到以經(jīng)濟(jì)運(yùn)行指標(biāo)為參考，掌握稅收進(jìn)度，保持地方稅收與經(jīng)濟(jì)協(xié)調(diào)增長的目的。二是通過開展分稅種行業(yè)稅負(fù)水平測算、同業(yè)稅負(fù)比較、征收力度分析、重點(diǎn)企業(yè)稅源分析等，及時發(fā)現(xiàn)稅務(wù)過程中存在的問題，提出下一步稅務(wù)工作目標(biāo)，監(jiān)控稅務(wù)工作開展情況。三是通過對經(jīng)濟(jì)波動、稅收政策調(diào)整、征管措施等因素的分析，及時對收入情況做出準(zhǔn)確的預(yù)測和判斷，并以此為基礎(chǔ)，根據(jù)稅負(fù)離散狀況，設(shè)立稅源監(jiān)控預(yù)警線。2.以數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)為平臺，建立及時準(zhǔn)確的檔案信息發(fā)布機(jī)制要準(zhǔn)確反映當(dāng)前稅務(wù)工作狀況，必須保證檔案信息的及時性、準(zhǔn)確性。各部門對各類檔案信息進(jìn)行綜合分析加工后，根據(jù)稅源監(jiān)控預(yù)警狀況，利用已有的網(wǎng)絡(luò)平臺及時發(fā)布掌握的有關(guān)檔案信息。如按照職責(zé)分工，稅收管理部門負(fù)責(zé)減免稅、匯算清繳、重大政策變動、單項(xiàng)稅收管理措施的制定落實(shí)以及組織的相關(guān)專項(xiàng)稅收調(diào)查等信息檔案的發(fā)布。又如征收管理部門負(fù)責(zé)稅務(wù)登記、發(fā)票管理、征管措施的制定落實(shí)、社會綜合治稅以及組織的相關(guān)專項(xiàng)稅收檢查等檔案信息的發(fā)布；稽查部門負(fù)責(zé)群眾舉報案件查處、專項(xiàng)檢查以及偷漏稅的最新動態(tài)等檔案信息的發(fā)布。再如統(tǒng)計部門負(fù)責(zé)綜合及單項(xiàng)收入完成情況、計劃落實(shí)與執(zhí)行'情況、稅源管理情況等信息檔案的發(fā)布。另外需要注意兩點(diǎn)：一是對涉及兩個以上部門的檔案信息的采集和處理，應(yīng)當(dāng)由相關(guān)部門共同完成，由牽頭部門負(fù)責(zé)發(fā)布：二是為保證檔案信息的質(zhì)量，應(yīng)明確規(guī)定檔案信息發(fā)布及反饋期限和質(zhì)量要求，保證檔案信息的及時性、全面性和真實(shí)性，對達(dá)不到要求的檔案信息，由發(fā)布的責(zé)任部門擔(dān)負(fù)責(zé)任。3.以檔案信息溝通網(wǎng)絡(luò)為平臺，建立快速高效的危機(jī)處理機(jī)制對稅務(wù)工作中發(fā)現(xiàn)的危機(jī)，有關(guān)職能部門必須迅速做出反應(yīng)，研究可行措施，并組織實(shí)施，其保證和前提是稅務(wù)檔案的憑證性和稅務(wù)檔案信息溝通網(wǎng)絡(luò)平臺。在解決問題和處理危機(jī)過程中，各部門要團(tuán)結(jié)協(xié)作，協(xié)同作戰(zhàn)。對重大問題可組成由各方人員參加的工作小組，進(jìn)行統(tǒng)一協(xié)調(diào)，形成工作合力，實(shí)現(xiàn)工作效率的最大化。同時，有關(guān)部門各項(xiàng)措施的實(shí)施情況和效果要及時進(jìn)行反饋。這樣，以檔案信息溝通網(wǎng)絡(luò)平臺為中心，通過與上級業(yè)務(wù)指導(dǎo)單位、上級行政領(lǐng)導(dǎo)部門和下級所屬單位的檔案信息流動，提高各類涉稅檔案信息的使用價值，體現(xiàn)檔案信息的經(jīng)濟(jì)和管理效益。4.繼承傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理優(yōu)點(diǎn)，建立嚴(yán)密有效的監(jiān)督制約機(jī)制要進(jìn)一步明確各部門的工作內(nèi)容和職責(zé)，理順各環(huán)節(jié)間工作關(guān)系，形成分工合理、相互聯(lián)系、相互制約、密切協(xié)作的工作秩序，這些在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理流程中已經(jīng)相當(dāng)明確。在數(shù)字檔案時代要推行量化考核機(jī)制，落實(shí)責(zé)任制，哪一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，就由哪一個環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)解決，避免出現(xiàn)管理“空檔“和崗位職責(zé)不到位等現(xiàn)象。一是要成立專門考核機(jī)構(gòu)，明確考核責(zé)任人員，制定考核過失責(zé)任追究制度，引人激勵機(jī)制，把考核結(jié)果與單位、個人利益掛起鉤來，一級考核一級，一級監(jiān)督一級，通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)報表的自動傳遞和自動檢測。二是要建立上級稅務(wù)機(jī)關(guān)核查制度，定期不定期地對系統(tǒng)內(nèi)上報的考核結(jié)果，嚴(yán)格組織抽查和核對檢查，發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)不符，有虛假行為的，要追究直接責(zé)任人和相關(guān)負(fù)責(zé)人的責(zé)任。第三節(jié)特殊稅種檔案的管理一、外籍人員個人所得稅檔案資料管理國家稅務(wù)總局為加強(qiáng)外籍人員個人所得稅檔案資料的管理，專門制發(fā)了《加強(qiáng)外籍人員個人所得稅檔案資料管理的通知》。該文件要求加強(qiáng)和規(guī)范外籍人員（包括港、澳、臺居民和華僑，下同）的個人所得稅征管工作，并對外籍人員個人所得稅的檔案資料管理提出了具體要求。（一）以企業(yè)為單位建立外籍人員臺賬基層稅務(wù)機(jī)關(guān)對轄區(qū)內(nèi)有關(guān)外籍人員就業(yè)的單位，無論人數(shù)多少，也無論外籍人員是長期任職還是臨時來華，都要按企業(yè)建立管理臺賬，內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括外籍人員姓名（中外名）、國籍、職務(wù)、任職時間等信息。（二）在臺賬管理基礎(chǔ)上實(shí)行“一人一檔“管理基層稅務(wù)機(jī)關(guān)對外籍人員在按企業(yè)建立管理臺賬的基礎(chǔ)上，對外籍人員實(shí)行“一人一檔“的納稅檔案管理。個人臺賬的內(nèi)容應(yīng)包括：外籍人員姓名（中外文）、性別、出生地（中英文）、出生時間、境外住址（中英文）、派遣單位名稱、境內(nèi)任職或提供勞務(wù)時間、職務(wù)、居住時間、出入境時間、境內(nèi)居住地址、電話、郵編、收入金額、支付地、扣繳義務(wù)人、申報額、應(yīng)納稅額、已納稅額、入庫時間等信息。（三）動態(tài)管理對以企業(yè)為單位的外籍人員管理臺賬和外籍人員一人一檔的檔案資料要實(shí)現(xiàn)動態(tài)管理，根據(jù)外籍人員的增減變化、職務(wù)變動、居住時間、出人境時間、收入變化等及時更新檔案資料，切實(shí)做到對外籍人員個人所得稅管理的科學(xué)化、精細(xì)化。（四）對建立臺賬的考核各地稅務(wù)機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)國家稅務(wù)總局的要求，自行完善機(jī)制、加強(qiáng)檔案資料管理。沒有達(dá)到“以企業(yè)建臺賬、按人建檔案“要求的應(yīng)盡快建章建制，實(shí)現(xiàn)臺賬管理、一人一檔的管理目標(biāo)。各地稅務(wù)機(jī)關(guān)還應(yīng)對完善外籍人員個人所得稅檔案資料管理的情況加以總結(jié)，并向國家稅務(wù)總局報送。二、建筑業(yè)稅務(wù)檔案管理建筑業(yè)相關(guān)稅收是指營業(yè)稅、城市維護(hù)建設(shè)稅、教育費(fèi)附加、資源稅、印花稅、企業(yè)所得稅和個人所得稅等。為加強(qiáng)和規(guī)范建筑業(yè)相關(guān)稅收的征收管理，掌握稅源狀況，保證應(yīng)征稅款的及時足額人庫，按照集中征收、屬地劃片管理的征管模式，各地稅務(wù)機(jī)關(guān)應(yīng)在總結(jié)征管經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，在所轄范圍內(nèi)對建筑業(yè)相關(guān)稅收實(shí)行檔案化管理。具體要求包括：第一，凡在各地稅務(wù)機(jī)關(guān)所轄范圍內(nèi)的建筑安裝工程，一律按工程整體建設(shè)項(xiàng)目建立納稅檔案，對其實(shí)施從工程立項(xiàng)至房屋銷售（投入使用）的全程跟蹤，將建筑業(yè)相關(guān)稅收納人檔案化管理，同時為土地使用權(quán)轉(zhuǎn)讓、房屋（包括住宅）裝飾裝潢等稅務(wù)提供相關(guān)信息和線索。第二，按照劃片管理原則，各地區(qū)負(fù)責(zé)征收管理的稅務(wù)機(jī)關(guān)應(yīng)對管區(qū)內(nèi)的所有建筑安裝工程進(jìn)行調(diào)查，掌握基本情況，并在工程開工之日起十日內(nèi)按項(xiàng)目建立納稅管理檔案。檔案內(nèi)容包括：1.建設(shè)單位及施工單位基本情況；2.工程項(xiàng)目批準(zhǔn)文件復(fù)印件；3.工程分包、轉(zhuǎn)包合同復(fù)印件；4.施工合同復(fù)印件；5.建筑業(yè)相關(guān)稅收計算繳納情況表；6.其他有關(guān)資料。第三，對不能實(shí)行委托代征的建筑安裝工程，且建設(shè)單位與施工單位不屬于同一稅務(wù)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)管理的，建設(shè)項(xiàng)目所在地主管稅務(wù)機(jī)頭應(yīng)填寫《建筑業(yè)相關(guān)稅務(wù)信息傳遞告知書》送施工單位所在主管稅務(wù)機(jī)關(guān)，由其負(fù)責(zé)相應(yīng)稅款的征收入庫。對建成后自用的工程項(xiàng)目，連同檔案一同移交。第四，在建檔過程中，建設(shè)單位和施工單位要按稅務(wù)機(jī)關(guān)要求提供有關(guān)資料，拒不提供的，按《中華人民共和國稅收征收管理法》有關(guān)規(guī)定處理。第五，各地負(fù)責(zé)稅收管理的稅務(wù)機(jī)關(guān)應(yīng)建立建筑安裝工程項(xiàng)目檔案化管理臺賬，要充分利用建筑安裝工程項(xiàng)目管理檔案，對建筑業(yè)相關(guān)稅務(wù)要提前介人，跟蹤管理，事前防范與事后檢查相結(jié)合。有可能發(fā)生稅款流失的納稅人，要按照《中華人民共和國稅收征收管理法》有關(guān)規(guī)定，采取稅收保全及強(qiáng)制措施，并結(jié)合本地實(shí)際情況，采取其他切實(shí)可行的征管措施，加強(qiáng)源泉控管，防止稅款流失和欠稅發(fā)生。有條件的征收單位應(yīng)設(shè)立專門機(jī)構(gòu)對建筑業(yè)相關(guān)稅收實(shí)施專業(yè)化管理。第六，各級稅收部門要保證外部和內(nèi)部信息渠道的暢通。對外要加強(qiáng)同各級建設(shè)主管部門、城市規(guī)劃部門的聯(lián)系溝通，全方位采集征管信息；對內(nèi)要加強(qiáng)協(xié)作配合，及時傳遞相關(guān)征管信息。第四節(jié)檔案人員崗位職責(zé)一、檔案工作領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》和上級主管部門有關(guān)檔案管理的方針、政策和部署安排。2.制訂本公司檔案工作的規(guī)劃計劃、規(guī)章制度和管理細(xì)則，并組織實(shí)施。3.全面掌握本公司的工作情況，組織全室人員做好檔案收集、整理、分類、編目、鑒定工作，組織檔案管理人員開展檔案編研工作、有效提供檔案為生產(chǎn)、經(jīng)營管理和兩個文明建設(shè)服務(wù)。4.安排本公司所屬職工的政治教育、業(yè)務(wù)技術(shù)學(xué)習(xí)及工作考核，提高檔案隊(duì)伍的整體素質(zhì)。有計劃、有組織地安排專兼職檔案人員的業(yè)務(wù)技術(shù)活動和學(xué)術(shù)活動。5.聯(lián)系購置配備必要的工具、裝具設(shè)施。6.加強(qiáng)與各有關(guān)業(yè)務(wù)部門的聯(lián)系，理順疏通檔案的歸檔渠道，促進(jìn)檔案工作的順利開展。7.負(fù)責(zé)對全公司部門的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。定期召開部門檔案工作會議，經(jīng)常組織人員深入基層了解檔案資料的積累、利用等情況，隨時進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督檢查工作。8.及時向上級主管部門提供本公司檔案工作的各種資料。9.負(fù)責(zé)本部門成本的有效使用和控制。10.負(fù)責(zé)綜合檔案室固定資產(chǎn)的管理和維護(hù)。協(xié)助做好廠固定資產(chǎn)的轉(zhuǎn)資工作。11.起草工作報告、總結(jié)工作。向上級匯報工作。12.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作任務(wù)。13.負(fù)責(zé)全公司的檔案統(tǒng)籌管