新編秘書實(shí)務(wù) 第5版課件 第5章　會(huì)議組織與服務(wù)

引入案例主要內(nèi)容本章小結(jié)案例分析實(shí)踐訓(xùn)練學(xué)習(xí)目標(biāo)第五章會(huì)議組織與服務(wù)

第一節(jié)會(huì)議概述第二節(jié)會(huì)議籌備階段的工作第三節(jié)會(huì)議進(jìn)行階段的工作第四節(jié)會(huì)議結(jié)束階段的工作主要內(nèi)容第五章會(huì)議組織與服務(wù)

電子教案模版配色（1）（一）學(xué)習(xí)目標(biāo)1.知識(shí)目標(biāo)了解會(huì)議的作用與要素2.能力目標(biāo)掌握會(huì)議前期的準(zhǔn)備工作掌握會(huì)議期間的服務(wù)工作熟悉會(huì)議結(jié)束的善后工作學(xué)習(xí)提示3.素養(yǎng)目標(biāo)追求完美，不斷進(jìn)取審美高雅，儀態(tài)大方遵紀(jì)守法，節(jié)約辦會(huì)周到服務(wù)，耐心細(xì)致（二）學(xué)習(xí)重點(diǎn)會(huì)議的前期準(zhǔn)備工作會(huì)議進(jìn)行中的服務(wù)工作（三）學(xué)習(xí)難點(diǎn)會(huì)議開(kāi)始前的準(zhǔn)備工作妥善處理會(huì)議進(jìn)行中的突發(fā)情況學(xué)習(xí)提示一片混亂的頒獎(jiǎng)儀式

1月27日下午1點(diǎn)，宏達(dá)公司在公司大禮堂召開(kāi)年度總結(jié)表彰大會(huì)。下午兩點(diǎn)30分，頒獎(jiǎng)儀式正在進(jìn)行。盛裝的禮儀小姐在熱烈的樂(lè)曲聲中依次出場(chǎng)，手捧獎(jiǎng)品交給在主席臺(tái)就座的領(lǐng)導(dǎo)同志準(zhǔn)備頒獎(jiǎng)。不知是太緊張還是太疏忽，有一位小姐竟然沒(méi)有緊跟上，把應(yīng)交給前面的一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)的獎(jiǎng)品，卻遞給了下一個(gè)位置的領(lǐng)導(dǎo)。而排在隊(duì)伍末尾的禮儀小姐卻為送不出獎(jiǎng)品而驚慌失措，逃回后臺(tái)。手上沒(méi)有獎(jiǎng)品的領(lǐng)導(dǎo)左顧右盼，未見(jiàn)禮儀小姐再送獎(jiǎng)品，此時(shí)上臺(tái)領(lǐng)獎(jiǎng)的人又已登臺(tái)。由于少了一位頒獎(jiǎng)人，領(lǐng)獎(jiǎng)的人上臺(tái)后，發(fā)覺(jué)沒(méi)有給自己頒獎(jiǎng)，只好尷尬地跑下臺(tái)。而由于原定的頒獎(jiǎng)順序打亂，領(lǐng)導(dǎo)手拿獎(jiǎng)品卻找不到來(lái)領(lǐng)獎(jiǎng)的人。一時(shí)間，你問(wèn)我，我問(wèn)他，你跟我換位置，他跟我換獎(jiǎng)品，主席臺(tái)上一片混亂，表彰會(huì)應(yīng)有的莊嚴(yán)、隆重、熱烈的氣氛大受影響。負(fù)責(zé)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)的總經(jīng)理秘書孫婷呆住了。問(wèn)題：

1．如果你是會(huì)務(wù)人員，如何避免禮儀小姐出現(xiàn)的錯(cuò)誤？

2．會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)出現(xiàn)了問(wèn)題，總經(jīng)理秘書孫婷應(yīng)如何處理？引入案例第一節(jié)會(huì)議概述一、會(huì)議的含義會(huì)議是一種圍繞特定目標(biāo)進(jìn)行的、以口頭發(fā)言或書面交流為主要方式的、有組織有計(jì)劃的商議活動(dòng)。會(huì)議有廣義和狹義之分：狹義的會(huì)議是指至少有三人參加的集體性商議活動(dòng)，即傳統(tǒng)的會(huì)議；廣義的會(huì)議還包括兩人或雙方之間的會(huì)見(jiàn)與會(huì)談以及各種儀式。二、會(huì)議的作用1．集思廣益、科學(xué)決策的作用2．發(fā)揚(yáng)民主、動(dòng)員群眾、宣傳教育的作用3．傳達(dá)信息、資源共享、學(xué)習(xí)交流、開(kāi)拓思路的作用4．協(xié)調(diào)矛盾、統(tǒng)一思想、促進(jìn)生產(chǎn)、推動(dòng)工作的作用5．國(guó)際交流、跨文化的溝通作用第五章會(huì)議組織與服務(wù)

三、會(huì)議活動(dòng)的基本要素會(huì)議方式會(huì)議地點(diǎn)會(huì)議時(shí)間會(huì)議議題會(huì)議名稱會(huì)議人員會(huì)議結(jié)果會(huì)議活動(dòng)的基本要素第五章會(huì)議組織與服務(wù)

1．會(huì)議人員會(huì)議人員是指參與會(huì)議整個(gè)過(guò)程的人員，可具體分為會(huì)議主體、會(huì)議客體以及其他與會(huì)議有關(guān)的人員。（1）會(huì)議主體是指主要策劃、組織會(huì)議的人員，包括主辦者、承辦者、支持單位、贊助單位、協(xié)辦單位等。（2）會(huì)議的客體，即參加會(huì)議的對(duì)象，包括正式成員、列席成員、特邀成員、旁聽(tīng)成員。（3）其他與會(huì)議有關(guān)的人員包括：主持人、會(huì)議秘書人員和會(huì)議服務(wù)人員等。

第五章會(huì)議組織與服務(wù)

實(shí)用范例

首屆中國(guó)國(guó)際進(jìn)口博覽會(huì)的組織單位2018年11月5日至10日，首屆中國(guó)國(guó)際進(jìn)口博覽會(huì)在上海國(guó)家會(huì)展中心舉行。會(huì)議的組織單位如下：主辦單位：中華人民共和國(guó)商務(wù)部、上海市人民政府合作單位：世界貿(mào)易組織、聯(lián)合國(guó)貿(mào)易和發(fā)展會(huì)議、聯(lián)合國(guó)工業(yè)發(fā)展組織等國(guó)際組織承辦單位：中國(guó)國(guó)際進(jìn)口博覽局、國(guó)家會(huì)展中心（上海）有限責(zé)任公司

特裝施工服務(wù)商：上海靈碩會(huì)展服務(wù)有限公司等

第五章會(huì)議組織與服務(wù)

電子教案模版配色（1）2.會(huì)議名稱會(huì)議的名稱一般要求能概括并能顯示會(huì)議的內(nèi)容、性質(zhì)、參加對(duì)象、主辦單位，以及會(huì)議的時(shí)間、屆次、地點(diǎn)、范圍、規(guī)模等等。

例1：“2019年環(huán)境污染與大眾健康學(xué)術(shù)會(huì)議”，此會(huì)議名稱顯示了時(shí)間、內(nèi)容、性質(zhì)；例2：“可口可樂(lè)（中國(guó)）飲料有限公司2019年銷售會(huì)議”的會(huì)議名稱則顯示了單位、時(shí)間、性質(zhì)；例3：“四川長(zhǎng)虹2018年度股東大會(huì)”則顯示了單位、時(shí)間、范圍、規(guī)模、性質(zhì)、參加對(duì)象。第五章會(huì)議組織與服務(wù)

3．會(huì)議議題會(huì)議的議題是根據(jù)會(huì)議目標(biāo)來(lái)確定并付諸會(huì)議討論或解決的具體問(wèn)題，是會(huì)議活動(dòng)的必備要素。會(huì)議議題的主要作用是：（1）準(zhǔn)確、具體地體現(xiàn)會(huì)議的目標(biāo)，為目標(biāo)服務(wù)。（2）引導(dǎo)和制約會(huì)議的發(fā)言。第五章會(huì)議組織與服務(wù)

電子教案模版配色（1）4．會(huì)議時(shí)間會(huì)議時(shí)間是指會(huì)議的召開(kāi)時(shí)間和會(huì)期兩方面。5．會(huì)議地點(diǎn)會(huì)議地點(diǎn)是指會(huì)議召開(kāi)的舉辦地或會(huì)場(chǎng)。會(huì)場(chǎng)的決定主要是考慮大小、交通、環(huán)境與設(shè)備是否適合等因素。6．會(huì)議方式會(huì)議方式是為了提高會(huì)議效率，實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)而采取的各種形式或手段，如現(xiàn)場(chǎng)辦公會(huì)、座談會(huì)、觀摩會(huì)、報(bào)告會(huì)、電話會(huì)議等。7．會(huì)議結(jié)果

會(huì)議結(jié)果，即會(huì)議結(jié)束時(shí)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的情況。第五章會(huì)議組織與服務(wù)

微型案例《2021全球會(huì)議目的地競(jìng)爭(zhēng)力指數(shù)報(bào)告》發(fā)布成都位列第五據(jù)報(bào)告顯示，香港、臺(tái)北、上海、北京、成都、廣州、澳門、深圳、杭州、青島分列會(huì)議目的地城市競(jìng)爭(zhēng)力指數(shù)前十位，排名前列的會(huì)議目的地城市均具有優(yōu)良的會(huì)議目的地專業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，同時(shí)還重視提升整體環(huán)境競(jìng)爭(zhēng)力、配套支撐競(jìng)爭(zhēng)力與形象感知競(jìng)爭(zhēng)力值得關(guān)注的是，從統(tǒng)計(jì)的中國(guó)37個(gè)樣本城市的會(huì)議目的地競(jìng)爭(zhēng)力指數(shù)總體排名中可知，成都位列第五?！霸跇?gòu)成‘國(guó)際會(huì)展之都’的三個(gè)要素——會(huì)議、展覽與節(jié)慶中，會(huì)議是最具能動(dòng)性的，通過(guò)積極努力可以在兩到五年內(nèi)取得比較好的成績(jī)，為成都實(shí)現(xiàn)‘國(guó)際會(huì)展之都’的戰(zhàn)略目標(biāo)做出了重要貢獻(xiàn)?！背啥际胁┯[局相關(guān)負(fù)責(zé)人表示，舉辦重要國(guó)際會(huì)議有利于擴(kuò)大目的地的影響力，提升會(huì)議發(fā)展整體水平，優(yōu)化完善會(huì)展產(chǎn)業(yè)鏈。電子教案模版配色（1）四、會(huì)議的種類1．按會(huì)議的規(guī)模?？梢詣澐中⌒蜁?huì)議、中型會(huì)議、大型會(huì)議、特大型會(huì)議2．按會(huì)議內(nèi)容?？梢詣澐志C合性會(huì)議、專題性會(huì)議3．按會(huì)議的性質(zhì)。可以劃分決策性會(huì)議、非決策性會(huì)議4．按會(huì)議所跨的地域范圍?？梢詣澐謬?guó)際性會(huì)議、全國(guó)性會(huì)議、地區(qū)性會(huì)議、個(gè)體性會(huì)議

5．按會(huì)議的職級(jí)?？梢詣澐止蓶|會(huì)議、董事會(huì)、高級(jí)管理人員會(huì)議、中層管理人員會(huì)議、職工大會(huì)部門會(huì)議第五章會(huì)議組織與服務(wù)

第二節(jié)會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作一、擬定會(huì)議計(jì)劃（一）確定會(huì)議名稱、議題、時(shí)間、地點(diǎn)等基本要素（二）成立會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)大中型會(huì)議的籌備和服務(wù)工作，不可能靠一兩個(gè)人完成，這就需要組建會(huì)議籌備機(jī)構(gòu)。一般來(lái)講，會(huì)務(wù)籌備機(jī)構(gòu)分成會(huì)務(wù)組、接待組、秘書組等幾個(gè)小組，各組分工明確，互相協(xié)調(diào)，既熟記本崗位職責(zé)，又要胸有全局。一般的小型會(huì)議，只設(shè)立會(huì)務(wù)組負(fù)責(zé)全部事宜。有些單位，會(huì)務(wù)工作由辦公室全部負(fù)責(zé)。第五章會(huì)議組織與服務(wù)

實(shí)用范例問(wèn)題不過(guò)夜、細(xì)節(jié)不放過(guò)、改進(jìn)不停步?。瓚?yīng)勇檢查進(jìn)博會(huì)籌備工作并現(xiàn)場(chǎng)辦公上海發(fā)布2018年10月30日

首屆中國(guó)國(guó)際進(jìn)口博覽會(huì)開(kāi)幕在即，市委副書記、市長(zhǎng)、進(jìn)口博覽會(huì)執(zhí)委會(huì)主任應(yīng)勇今天（30日）下午赴國(guó)家會(huì)展中心實(shí)地檢查進(jìn)口博覽會(huì)籌備工作并召開(kāi)現(xiàn)場(chǎng)辦公會(huì)。應(yīng)勇強(qiáng)調(diào)，越是臨近開(kāi)幕，越是要全神貫注、全力以赴。要按照實(shí)戰(zhàn)要求、實(shí)戰(zhàn)標(biāo)準(zhǔn)，堅(jiān)持問(wèn)題導(dǎo)向、需求導(dǎo)向，聚焦重大活動(dòng)組織和各個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，不斷排查匯總問(wèn)題，及時(shí)研究解決問(wèn)題，切實(shí)做到問(wèn)題不過(guò)夜、細(xì)節(jié)不放過(guò)、改進(jìn)不停步，堅(jiān)決打好這場(chǎng)硬仗，為把進(jìn)口博覽會(huì)辦成國(guó)際一流的博覽會(huì)作出更大貢獻(xiàn)。第五章會(huì)議組織與服務(wù)

下午，應(yīng)勇與副市長(zhǎng)吳清、龔道安一行首先來(lái)到國(guó)家會(huì)展中心南廣場(chǎng)，察看景觀布置情況。立體花墻上，進(jìn)口博覽會(huì)吉祥物“進(jìn)寶”熱情迎客，迎風(fēng)飄揚(yáng)的旗林、兩側(cè)矗立的花柱，營(yíng)造出迎接盛會(huì)的濃厚氛圍。隨后，市領(lǐng)導(dǎo)又檢查了主會(huì)場(chǎng)、停車場(chǎng)等設(shè)施，詳細(xì)了解安檢流程、入場(chǎng)和散場(chǎng)路線等情況，詢問(wèn)還存在哪些問(wèn)題。應(yīng)勇指出，要切實(shí)以提高中外賓客參加進(jìn)口博覽會(huì)的便利度和感受度為出發(fā)點(diǎn)，進(jìn)行全流程推演和預(yù)演，更加注重細(xì)節(jié)，更加強(qiáng)化銜接，不斷查漏補(bǔ)缺，把各項(xiàng)服務(wù)保障工作想得更周全，做得更到位?！安灰话阈詤R報(bào)工作，而要聚焦研究解決問(wèn)題?！痹诂F(xiàn)場(chǎng)辦公會(huì)上，應(yīng)勇開(kāi)門見(jiàn)山，就城市保障領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室梳理匯總的問(wèn)題，與相關(guān)部門負(fù)責(zé)人研究討論，當(dāng)場(chǎng)推動(dòng)解決。應(yīng)勇指出，越是臨近進(jìn)口博覽會(huì)開(kāi)幕，就越是要以百倍的干勁，抓實(shí)抓好城市服務(wù)保障工作。相關(guān)部門要主動(dòng)跨前一步，加強(qiáng)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，形成推進(jìn)合力，確保各項(xiàng)工作有效銜接，確保措施方案落實(shí)落地。有問(wèn)題并不可怕，發(fā)現(xiàn)不了問(wèn)題才是最大的問(wèn)題。要鍥而不舍、不厭其煩、精益求精，對(duì)各項(xiàng)工作再排摸、再梳理、再對(duì)接，對(duì)各項(xiàng)方案再細(xì)化、再打磨、再完善，切實(shí)做到心中有數(shù)、措施有力，以高質(zhì)量的服務(wù)保障迎接進(jìn)口博覽會(huì)召開(kāi)。分析：雖然一般性的會(huì)議與博覽會(huì)是有區(qū)別的，但是在會(huì)議的籌備檢查方面是相通的。從案例內(nèi)容易知，會(huì)議執(zhí)委會(huì)主任應(yīng)勇在現(xiàn)場(chǎng)不僅就重大活動(dòng)組織和各個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行排查。還對(duì)會(huì)場(chǎng)外部的景觀布置情況、主會(huì)場(chǎng)、停車場(chǎng)等設(shè)施，詳細(xì)了解安檢流程、入場(chǎng)和散場(chǎng)路線等情況進(jìn)行檢查。要求相關(guān)負(fù)責(zé)部門進(jìn)行全流程推演和預(yù)演，更加注重細(xì)節(jié)，更加強(qiáng)化銜接，不斷查漏補(bǔ)缺，把各項(xiàng)服務(wù)保障工作想得更周全，做得更到位。應(yīng)勇還召開(kāi)了現(xiàn)場(chǎng)辦公會(huì)，就城市保障領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室梳理匯總的問(wèn)題，與相關(guān)部門負(fù)責(zé)人研究討論，當(dāng)場(chǎng)推動(dòng)解決。各會(huì)務(wù)工作組的分工會(huì)務(wù)組：負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)組織、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議接待簽到等會(huì)議的組織、協(xié)調(diào)工作。秘書組：負(fù)責(zé)擬寫會(huì)議方案，準(zhǔn)備各種會(huì)議文件和資料，做好會(huì)議記錄，編寫會(huì)議紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)等工作。接待組：負(fù)責(zé)生活服務(wù)、交通疏導(dǎo)、醫(yī)療服務(wù)等工作。宣傳組：負(fù)責(zé)會(huì)議的錄音錄像、娛樂(lè)活動(dòng)、照相服務(wù)和對(duì)外宣傳報(bào)道。財(cái)務(wù)組：負(fù)責(zé)會(huì)議經(jīng)費(fèi)的統(tǒng)籌使用和收費(fèi)、付帳工作。保衛(wèi)組：負(fù)責(zé)防火、防盜、人身安全和財(cái)務(wù)安全、保密工作。小知識(shí)第五章會(huì)議組織與服務(wù)

（三）制訂會(huì)議預(yù)算會(huì)務(wù)人員應(yīng)本著勤儉辦會(huì)的原則，對(duì)會(huì)議的經(jīng)費(fèi)做出預(yù)算，并提出籌集會(huì)議經(jīng)費(fèi)的方法、渠道，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批。1．會(huì)議經(jīng)費(fèi)的構(gòu)成（1）交通費(fèi)用；（2）會(huì)議室費(fèi)用；（3）住宿費(fèi)用；（4）餐飲費(fèi)用；（5）參觀與旅游費(fèi)用；（6）培訓(xùn)費(fèi)、講演費(fèi)及演出費(fèi)用；（7）預(yù)算外支出2．會(huì)議經(jīng)費(fèi)的籌措（1）行政事業(yè)經(jīng)費(fèi)劃撥（2）主辦者分擔(dān)（3）與會(huì)者分擔(dān)個(gè)人費(fèi)用（4）社會(huì)贊助（5）轉(zhuǎn)讓會(huì)徽等無(wú)形資產(chǎn)使用權(quán)第五章會(huì)議組織與服務(wù)

會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算的原則（1）科學(xué)合理。要根據(jù)實(shí)際需要科學(xué)合理地分配各項(xiàng)預(yù)算開(kāi)支。（2）總量控制。所有的支出都應(yīng)控制在總量范圍之內(nèi)。（3）確保重點(diǎn)。在實(shí)行總量控制的前提下或當(dāng)經(jīng)費(fèi)不足時(shí)，要確保重點(diǎn)，把有限的經(jīng)費(fèi)確實(shí)用在刀口上。（4）精打細(xì)算。對(duì)會(huì)議的每一項(xiàng)支出都要嚴(yán)格審核，在做到科學(xué)合理的同時(shí)，盡可能節(jié)省經(jīng)費(fèi)。（5）留有余地。由于會(huì)議活動(dòng)的過(guò)程可能會(huì)產(chǎn)生一些事先無(wú)法預(yù)料的情況，需要臨時(shí)支出一些經(jīng)費(fèi)，因此，在預(yù)算時(shí)要適當(dāng)留有余地。小提醒第五章會(huì)議組織與服務(wù)

（四）擬定會(huì)議議程、日程、程序1.會(huì)議議程、日程、程序的含義（1）會(huì)議議程會(huì)議議程是會(huì)議主要活動(dòng)的順序安排，它是對(duì)議題性活動(dòng)的程序化，即將會(huì)議的議題的根據(jù)主次、輕重、先后次序編排。（2）會(huì)議日程會(huì)議日程是把一天中會(huì)議議程規(guī)定的各項(xiàng)活動(dòng)按單位時(shí)間具體落實(shí)安排，它不僅細(xì)化圍繞會(huì)議議題的全部活動(dòng)，還包括會(huì)議過(guò)程中其他的輔助活動(dòng)，如聚餐、參觀、考察、娛樂(lè)等等。（3）會(huì)議程序會(huì)議程序是指在一次具體的會(huì)議中按照時(shí)間先后排列的詳細(xì)的活動(dòng)步驟。以舉行頒獎(jiǎng)、選舉、揭牌等一事為主的會(huì)議活動(dòng)，一般只制定會(huì)議程序。第五章會(huì)議組織與服務(wù)

會(huì)議議程安排表日期：××年12月08日（星期二）會(huì)場(chǎng)：東京三田共用會(huì)所3F會(huì)議室時(shí)間議程發(fā)言人發(fā)言人職務(wù)10:30開(kāi)幕式池內(nèi)幸司國(guó)土交通省河川計(jì)劃課課長(zhǎng)10:35日方代表團(tuán)團(tuán)長(zhǎng)致詞佐藤直良國(guó)土交通省河川局局長(zhǎng)中方代表團(tuán)團(tuán)長(zhǎng)致詞劉之平中國(guó)水利水電科學(xué)研究院副院長(zhǎng)10:50雙方團(tuán)長(zhǎng)介紹團(tuán)員佐藤直良劉之平國(guó)土交通省河川局局長(zhǎng)中國(guó)水利水電科學(xué)研究院副院長(zhǎng)10:55議事進(jìn)行確認(rèn)池內(nèi)幸司國(guó)土交通省河川計(jì)劃課課長(zhǎng)交流議題1：應(yīng)對(duì)氣候變化的措施11:00（中方）氣候變化對(duì)中國(guó)水資源影響王建華中國(guó)水利水電科學(xué)研究院11:30答疑和討論11:45（日方）適應(yīng)氣候變化的水危害和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估池內(nèi)幸司國(guó)土交通省河川計(jì)劃課課長(zhǎng)12:15答疑和討論12:30午餐13:45合影實(shí)用范例：第五章會(huì)議組織與服務(wù)

第五章會(huì)議組織與服務(wù)

第五章會(huì)議組織與服務(wù)

第五章會(huì)議組織與服務(wù)

2.會(huì)議議程制作要點(diǎn)會(huì)議議程設(shè)計(jì)的注意事項(xiàng)（1）應(yīng)按照議題所涉各種事物的習(xí)慣性順序和本公司章程有無(wú)對(duì)會(huì)議議程順序的明確規(guī)定。（2）議程表中，第一項(xiàng)是宣布議程，再安排討論的問(wèn)題，盡量將同類性質(zhì)的問(wèn)題排列在一起。（3）保密性較強(qiáng)的議題，一般放在后面。這樣有利于安排無(wú)關(guān)人員退場(chǎng)及有關(guān)人員到場(chǎng)。（4）各項(xiàng)報(bào)告中，財(cái)務(wù)報(bào)告放在最前面，人事報(bào)告放在最后面，其他類似報(bào)告排在一起。第五章會(huì)議組織與服務(wù)

×××公司董事會(huì)會(huì)議議程

請(qǐng)見(jiàn)教材第130-131頁(yè)。實(shí)用案例第五章會(huì)議組織與服務(wù)

（五）制發(fā)會(huì)議通知會(huì)議通知是向與會(huì)者傳遞召開(kāi)會(huì)議信息的載體，是會(huì)議組織者同與會(huì)者之間會(huì)前溝通的重要渠道。一般來(lái)說(shuō)，規(guī)模較大、較為重要的會(huì)議都應(yīng)發(fā)書面通知。如果參加對(duì)象與人數(shù)不明確，可在報(bào)上刊登公告。如上市公司的股東大會(huì)采用公告的形式通知會(huì)議。有些重要的會(huì)議通知，必須確認(rèn)被通知人收到通知，并取得一定的證明(例如簽收、回執(zhí)、掛號(hào)信單據(jù)等)，以免事后相互推卸責(zé)任。第五章會(huì)議組織與服務(wù)

微型案例第五章會(huì)議組織與服務(wù)

1.會(huì)議通知的種類與方式（1）按通知的形式

口頭通知和書面通知（2）按通知的性質(zhì)預(yù)備性通知和正式通知（3）按通知的名稱會(huì)議通知、邀請(qǐng)信(函、書)、請(qǐng)柬、海報(bào)、公告等第五章會(huì)議組織與服務(wù)

2.會(huì)議通知的內(nèi)容會(huì)議通知包括標(biāo)題、通知對(duì)象、正文、落款與日期四大項(xiàng)。（1）標(biāo)題最常用的寫法是“機(jī)關(guān)名稱”+“會(huì)議名稱”十“通知”，一般用于正式的、重要的會(huì)議。如“上?！痢凉娟P(guān)于召開(kāi)××?xí)h的通知”。也可以只寫“會(huì)議通知”或“通知”。這種寫法一般用于事務(wù)性或例行性會(huì)議。（2）通知對(duì)象通知對(duì)象可以是單位的，也可以是個(gè)人。第五章會(huì)議組織與服務(wù)

（3）正文會(huì)議的目的、名稱和主題。會(huì)議的時(shí)間。包括開(kāi)始時(shí)間、報(bào)到時(shí)間、結(jié)束時(shí)間。會(huì)議的地點(diǎn)。必要時(shí)畫出交通簡(jiǎn)圖，標(biāo)明地理方位及抵達(dá)的方法。參加對(duì)象。其他事項(xiàng)。如參加會(huì)議的費(fèi)用、報(bào)名的方式和截止日期、有關(guān)論文撰寫和提交的要求、入場(chǎng)憑證(如“憑入場(chǎng)券入場(chǎng)”、“憑本通知入場(chǎng)”)、聯(lián)絡(luò)信息(如主辦單位的地址、郵編、銀行賬號(hào)、電話和傳真號(hào)碼、網(wǎng)址、聯(lián)系人姓名)等等。（4）落款與日期如有必要，可附回執(zhí)。第五章會(huì)議組織與服務(wù)

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常用回執(zhí)格式1．表格式回執(zhí)

小知識(shí)第五章會(huì)議組織與服務(wù)

常用回執(zhí)格式2．簽收式回執(zhí)

小知識(shí)第五章會(huì)議組織與服務(wù)

實(shí)用范例高職高專教育文秘類專業(yè)基礎(chǔ)課程骨干教師培訓(xùn)班通知

請(qǐng)見(jiàn)教材第135-136頁(yè)。第五章會(huì)議組織與服務(wù)

二、準(zhǔn)備會(huì)議材料與物品（一）需要準(zhǔn)備的會(huì)議材料和物品1．需準(zhǔn)備的會(huì)議文件資料（1）會(huì)議的指導(dǎo)文件。如上級(jí)下發(fā)的政策性、部署性文件（2）會(huì)議的主題文件。如領(lǐng)導(dǎo)人講話稿、經(jīng)驗(yàn)介紹材料等。（3）會(huì)議程序文件。包括議程文書、日程、程序等。（4）會(huì)議參考文件。如統(tǒng)計(jì)報(bào)表、技術(shù)資料等書面材料。（5）會(huì)議管理文件。包括會(huì)議通知、保密制度等文件。2．需準(zhǔn)備的會(huì)議物品與設(shè)備常用文具、印刷設(shè)備、會(huì)場(chǎng)裝飾用品、視聽(tīng)器材、通信設(shè)施、交通工具、生活衛(wèi)生用品、專門用品等。第五章會(huì)議組織與服務(wù)

（二）準(zhǔn)備領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿1．開(kāi)幕詞（1）定義。開(kāi)幕詞是在會(huì)議開(kāi)始時(shí)，由會(huì)議主持人或主要領(lǐng)導(dǎo)人向大會(huì)所做的重要講話。（2）內(nèi)容。開(kāi)幕詞的內(nèi)容主要包括以下幾個(gè)方面：標(biāo)題：會(huì)議名稱加“開(kāi)幕詞”，或只寫“開(kāi)幕詞”。日期：用圓括號(hào)標(biāo)于標(biāo)題正下方。稱謂：“同志們”、“各位來(lái)賓”“女士們，先生們”等。正文：宣布會(huì)議開(kāi)幕，簡(jiǎn)述會(huì)議的背景、目的、主要任務(wù)等；提出對(duì)與會(huì)者的希望與要求；最后是祝詞。第五章會(huì)議組織與服務(wù)

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2．祝酒詞（1）定義。祝酒詞是在重大慶典、友好往來(lái)的宴會(huì)上發(fā)表的講話。主方的祝酒詞主要是表示對(duì)來(lái)賓的歡迎；客方的祝酒詞主要是表示對(duì)主方的謝意。（2）寫法。首先，開(kāi)頭部分表示歡迎、問(wèn)候或感謝。其次，簡(jiǎn)略地表述主人必要的想法、觀點(diǎn)、立場(chǎng)和意見(jiàn)，既可以追述已經(jīng)獲得的成績(jī)，也可以暢敘友情發(fā)展的歷史，還可以展望未來(lái)。最后，結(jié)尾可用“讓我們?yōu)椤杀被蛞浴盀榱恕屛覀兏杀北磉_(dá)禮節(jié)性的祝愿。第五章會(huì)議組織與服務(wù)

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3．講話稿（1）定義。講話稿是領(lǐng)導(dǎo)人在開(kāi)會(huì)中所作的講話稿件，表現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)會(huì)議的指示和關(guān)心。（2）寫法。講話稿的寫法，就內(nèi)容來(lái)講，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：肯定會(huì)議的重要性；評(píng)價(jià)過(guò)去的工作；點(diǎn)出當(dāng)前值得注意的問(wèn)題；指明今后的方向和目標(biāo)；評(píng)價(jià)會(huì)議中心議題；提出原則性的意見(jiàn)，向大會(huì)提出希望。第五章會(huì)議組織與服務(wù)

4．閉幕詞（1）定義。閉幕詞是黨政機(jī)關(guān)、群眾團(tuán)體、企事業(yè)單位舉行隆重會(huì)議閉幕時(shí)，由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)向會(huì)議所作的總結(jié)性講話。（2）寫法。閉幕詞的基本寫法。閉幕詞的寫法相對(duì)開(kāi)幕詞而言形式可更靈活一些，沒(méi)有固定形式。一般來(lái)說(shuō)，閉幕詞主要包括以下內(nèi)容：首先，對(duì)會(huì)議完成任務(wù)的概括；其次，對(duì)會(huì)議的評(píng)價(jià)；最后，對(duì)服務(wù)部門與人員的感謝。第五章會(huì)議組織與服務(wù)

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（三）起草會(huì)議報(bào)告、決議草案會(huì)議報(bào)告是會(huì)議文件的一種。會(huì)議報(bào)告一般指領(lǐng)導(dǎo)人代表機(jī)關(guān)或組織依法律規(guī)定或慣例向權(quán)力機(jī)構(gòu)或有關(guān)代表會(huì)議所做的工作匯報(bào)。一經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)，會(huì)議報(bào)告便由陳述性文件轉(zhuǎn)化為領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件，成為指導(dǎo)和保證會(huì)議成功的主要文件，成為引導(dǎo)代表展開(kāi)討論的重要基礎(chǔ)，會(huì)后將成為有關(guān)方面工作的綱領(lǐng)。第五章會(huì)議組織與服務(wù)

（四）準(zhǔn)備會(huì)議材料的要求秘書草擬會(huì)議所需文件目錄，領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后，著手準(zhǔn)備。準(zhǔn)備每人一個(gè)文件袋，如有必要可在文件袋上寫上與會(huì)者的姓名。認(rèn)真校對(duì)會(huì)議文件做好會(huì)議文件的分發(fā)工作分發(fā)重要文件一般要編號(hào)、登記。一些征求意見(jiàn)稿，或保密性文件，需要在會(huì)后退回的，則應(yīng)附上一份文件清退目錄或清退要求的說(shuō)明。秘書在為會(huì)議準(zhǔn)備齊全后，制作文件資料目錄，將所有文件統(tǒng)一放在文件袋中，發(fā)放給與會(huì)人員。分裝文件要認(rèn)真、細(xì)致，不能出現(xiàn)漏裝或重裝的情況。

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（五）準(zhǔn)備會(huì)議物品和設(shè)施1.常用文具。如筆、紙等常用文具。2.會(huì)場(chǎng)裝飾用品。如花卉、旗幟、會(huì)標(biāo)、會(huì)徽、宣傳畫、標(biāo)語(yǔ)口號(hào)。3.印刷設(shè)備。如打字機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)等。4.會(huì)場(chǎng)基本設(shè)施。如桌椅、照明電器、通風(fēng)機(jī)、衛(wèi)生用具、安全通道、消防設(shè)施等。5.視聽(tīng)器材。如麥克風(fēng)、幻燈機(jī)、投影儀、黑（白）板、電子書寫板、攝像機(jī)、錄音機(jī)、磁帶、軟盤、光盤、同聲翻譯系統(tǒng)等。6.通信設(shè)施。如傳真機(jī)、電話機(jī)、電視機(jī)、計(jì)算機(jī)以及相應(yīng)的通信網(wǎng)絡(luò)設(shè)施。7.交通工具。如小轎車、大巴士等接送與會(huì)者的車輛。8.生活用品。如茶水、茶杯、紙巾以及其他生活用品。9.特殊用品。即特殊性會(huì)議上所使用的物品，如頒獎(jiǎng)的獎(jiǎng)品與證書，選舉的選票、投票箱、開(kāi)幕式剪彩時(shí)用的彩帶和剪刀等。第五章會(huì)議組織與服務(wù)

三、制發(fā)會(huì)議證件會(huì)議證件是表明與會(huì)議有關(guān)人員身份權(quán)利和義務(wù)的證據(jù)。（一）會(huì)議證件的作用與種類1．會(huì)議證件的作用（1）表明會(huì)議期間各種人員的身份，便于接待和管理。（2）便于代表之間的相互辨認(rèn)和聯(lián)系、交流。（3）憑證出入會(huì)場(chǎng)，保證會(huì)議安全。（4）便于統(tǒng)計(jì)出席人數(shù)。（5）給與會(huì)者留作紀(jì)念。2．會(huì)議證件的種類主要有出席證、列席證、旁聽(tīng)證、來(lái)賓證（或嘉賓證）、記者證、工作證、隨從證、保安證、配偶證、簽到證等。第五章會(huì)議組織與服務(wù)

（二）會(huì)議證件上的內(nèi)容1．會(huì)議名稱，必須寫全稱。2．會(huì)徽。會(huì)議如有會(huì)徽，可將其印在會(huì)議證件上。3．姓名。4．照片。5．證件種類，即標(biāo)明“出席證”、“列席證”等等6．組別或代表團(tuán)名稱。7．證件編號(hào)。8．會(huì)議日期。第五章會(huì)議組織與服務(wù)

（三）會(huì)議證件的樣式與制作1．佩戴在與會(huì)者身上的證件。（1）系帶的卡片（2）粘性標(biāo)簽（3）有夾子的卡片2．臺(tái)簽式的姓名卡片（“桌簽”）及坐簽式的姓名卡片（“坐簽”）（1）桌簽。它是開(kāi)會(huì)時(shí)放在桌子上使用的，用以標(biāo)明桌號(hào)和就坐人身份的標(biāo)簽。（2）坐簽。就是會(huì)務(wù)人員在會(huì)議的各席位上標(biāo)明就坐人姓名的標(biāo)簽。（四）會(huì)場(chǎng)路線指示牌或會(huì)場(chǎng)周邊設(shè)施圖在會(huì)場(chǎng)門前最好樹(shù)立指示標(biāo)牌，指引與會(huì)人員進(jìn)入會(huì)場(chǎng)或安排專門的人員在會(huì)場(chǎng)門前引導(dǎo)。第五章會(huì)議組織與服務(wù)

（五）證件設(shè)計(jì)的注意事項(xiàng)內(nèi)容設(shè)計(jì)上要有會(huì)議的名稱、與會(huì)者姓名、稱呼(先生、女士、小姐等)、身份(職務(wù)、職稱等)、組織或公司的名稱。在設(shè)計(jì)上應(yīng)區(qū)分正式代表、列席代表、工作人員、特邀嘉賓等與會(huì)者的不同身份。重要的大型會(huì)議要在證件上貼上本人的相片，并加蓋印章。為了便于辨認(rèn)會(huì)場(chǎng)內(nèi)各種人員的身份，同一會(huì)議的不同證件應(yīng)當(dāng)用不同的顏色和字體相區(qū)別。應(yīng)注意根據(jù)公司不同的文化理念設(shè)計(jì)會(huì)議證件或姓名卡片。姓名卡片的大小式樣應(yīng)注意經(jīng)濟(jì)適用美觀大方。姓名卡片在會(huì)議的接待區(qū)向與會(huì)人員發(fā)放，并在主席臺(tái)等必要的地方放置臺(tái)簽式姓名卡片。會(huì)議證件的設(shè)計(jì)格調(diào)要與會(huì)議的性質(zhì)和氣氛相適應(yīng)。涉外會(huì)議證件可用中文和外文兩種文字，外文排在中文下方。第五章會(huì)議組織與服務(wù)

四、安排會(huì)議生活安排會(huì)議生活主要包括預(yù)定交通工具，安排食宿，聯(lián)系與安排參觀、訪問(wèn)活動(dòng)，確定醫(yī)療、保衛(wèi)人員。所有會(huì)議生活安排，秘書要嚴(yán)格按照會(huì)議議程和日程進(jìn)行安排。秘書必須提前預(yù)定，會(huì)前確認(rèn)，掌握各聯(lián)系人的聯(lián)絡(luò)方式，以便隨時(shí)聯(lián)系。如會(huì)議期間，日程臨時(shí)變動(dòng)，秘書要及時(shí)作好會(huì)議生活的協(xié)調(diào)工作。第五章會(huì)議組織與服務(wù)

接待的同志“傻眼”了

×市有風(fēng)景秀麗的風(fēng)景區(qū)，鄰市A公司組織會(huì)議參觀人員14人前來(lái)旅游觀光，請(qǐng)×市協(xié)作單位B公司代為辦理訂購(gòu)門票、安排住宿等事宜。因是旅游旺季，B公司費(fèi)了很大的勁，好不容易才找到某賓館正好有7個(gè)房間、14個(gè)床位，就立即預(yù)訂下來(lái)。鄰市A公司旅游團(tuán)隊(duì)傍晚到達(dá)時(shí)，×市B公司負(fù)責(zé)接待的同志傻眼了！因?yàn)閹ш?duì)的團(tuán)長(zhǎng)是一位女同志，其他同志是男同志，根本無(wú)法按兩個(gè)人一個(gè)房間的設(shè)想安排住宿。再要求增加房間，賓館已經(jīng)住滿了。微型案例第五章會(huì)議組織與服務(wù)

五、會(huì)場(chǎng)布置（一）會(huì)場(chǎng)形式的布置會(huì)場(chǎng)形式的安排，要根據(jù)會(huì)議的規(guī)模、性質(zhì)和需要來(lái)確定。不同的會(huì)場(chǎng)布置形式，體現(xiàn)不同的意義、氣氛和效果，適用于不同的會(huì)議目的。根據(jù)參會(huì)人員座次安排，整體上可分為：相對(duì)式、全圍式、半圍式、分散式四種。第五章會(huì)議組織與服務(wù)

（一）會(huì)場(chǎng)形式的布置1．相對(duì)式這種會(huì)場(chǎng)布置形式的主要特征是主席臺(tái)和代表席采取上下面對(duì)面的形式。從而突出了主席臺(tái)的地位。由于專門設(shè)立了主席臺(tái)。整個(gè)會(huì)場(chǎng)氣氛顯得比較嚴(yán)肅和莊重。第五章會(huì)議組織與服務(wù)

2．全圍式全圍式會(huì)場(chǎng)布置形式的主要特征是不設(shè)專門的主席臺(tái)，會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)和主持人同其他與會(huì)者圍坐在一起。這種布置形式的優(yōu)點(diǎn)是容易形成融洽與合作的氣氛，體現(xiàn)平等和相互尊重的精神第五章會(huì)議組織與服務(wù)

3．半圍式半圍式這種布置形式介于相對(duì)式和全圍式之間，即在主席臺(tái)的正面和兩側(cè)安排代表席，形成半圍的形狀。既突出了主席臺(tái)的地位，又增加了融洽的氣氛。第五章會(huì)議組織與服務(wù)

4．分散式這種會(huì)場(chǎng)布置的形式，就是將會(huì)場(chǎng)分成若干個(gè)中心，每個(gè)中心設(shè)一桌席。其中領(lǐng)導(dǎo)人和會(huì)議主席就座的桌席稱作“主桌”。這種座位格局既在一定程度上突出主桌的地位和作用。同時(shí)，又給與會(huì)者提供了多個(gè)談話、交流的中心，使會(huì)議氣氛更為輕松、和諧。第五章會(huì)議組織與服務(wù)

（二）會(huì)場(chǎng)座位安排1.橫排法這種排列方法的要領(lǐng)是，把每個(gè)代表團(tuán)、小組、單位的座席從前向后排成縱向一列，按組別順序以代表座席的朝向?yàn)闇?zhǔn)，從左至右橫向依次排列座次。

第五章會(huì)議組織與服務(wù)

2.豎排法這種排列方法的要領(lǐng)是，按照既定的次序把對(duì)參會(huì)的每個(gè)代表團(tuán)、小組、單位的座席排成橫向的一行，再按順序從前向后依次縱向排列。第五章會(huì)議組織與服務(wù)

3.左右排列法這種排列方法的要領(lǐng)是，把每個(gè)參會(huì)的代表團(tuán)、小組、單位的座席安排成縱向的列，再以會(huì)場(chǎng)的中心為基點(diǎn)，將順序在前的排在中間位置，然后先左后右，一左一右向兩側(cè)橫向交錯(cuò)擴(kuò)展排列座次。

第五章會(huì)議組織與服務(wù)

4.座次標(biāo)識(shí)方法（1）在主席臺(tái)或會(huì)議桌上擺放名簽（2）在與會(huì)人員出席證上注明座次(某排某號(hào))（3）印制座次圖表第五章會(huì)議組織與服務(wù)

（三）環(huán)境布置1．主席臺(tái)的裝飾設(shè)有主席臺(tái)的會(huì)場(chǎng)，主席臺(tái)是裝飾的重點(diǎn)。一般應(yīng)在主席臺(tái)上方懸掛紅色的會(huì)標(biāo)(亦稱橫幅)，會(huì)標(biāo)上用美術(shù)字標(biāo)名會(huì)議的名稱。主席臺(tái)背景處(亦稱天幕)可懸掛會(huì)徽或紅旗以及其它藝術(shù)造型等，主席臺(tái)上或臺(tái)下可擺放花卉。2．會(huì)場(chǎng)背景的裝飾會(huì)場(chǎng)背景的裝飾除了主席臺(tái)的裝飾之外，主要指會(huì)場(chǎng)四周和會(huì)場(chǎng)的門口，這些地方可懸掛橫幅標(biāo)語(yǔ)、宣傳畫、廣告、彩色氣球等，還可擺放鮮花等裝飾物，一些禮節(jié)性會(huì)見(jiàn)，可多擺些鮮花。第五章會(huì)議組織與服務(wù)

3．色調(diào)的選擇色調(diào)在這里主要是指會(huì)場(chǎng)內(nèi)色彩的搭配與整體基調(diào)。與會(huì)議內(nèi)容相協(xié)調(diào)的色調(diào)，可以給與會(huì)者的感官形成一定的刺激，在其心理上產(chǎn)生積極的影響?？梢酝ㄟ^(guò)對(duì)主席臺(tái)、天幕、臺(tái)布、場(chǎng)內(nèi)桌椅及其裝飾物色彩的調(diào)節(jié)而烘托整體的色調(diào)。4．花卉的布置花卉的布置對(duì)人的情緒會(huì)產(chǎn)生一定的影響。在世界上許多國(guó)家都有花語(yǔ)，比如鐵樹(shù)、棕櫚代表莊嚴(yán)；萬(wàn)年青、君子蘭表示友誼長(zhǎng)存，萬(wàn)事如意；菊花表示高潔；月季、玫瑰表示喜慶；牡丹表示富貴等。根據(jù)會(huì)議內(nèi)容，恰當(dāng)?shù)嘏渲没ɑ?，可以使人心情愉快。第五章?huì)議組織與服務(wù)

第五章會(huì)議組織與服務(wù)

5．會(huì)場(chǎng)的氣味效應(yīng)會(huì)場(chǎng)之內(nèi)淡淡的清香，可以使人的心情變得舒暢；反之，如果會(huì)場(chǎng)內(nèi)有異味彌漫，會(huì)使人心情變得煩躁，產(chǎn)生焦慮情緒，急于離開(kāi)會(huì)場(chǎng)。改善會(huì)場(chǎng)的氣味環(huán)境的方法有兩種：在會(huì)議室里放置有清香氣味的鮮花(如米蘭、茉莉、月季和蘭花等)在會(huì)議室提前噴灑少量的具有清香氣味的空氣清新劑(以檸檬和薰衣草香型為好)，但不可過(guò)于濃郁。第五章會(huì)議組織與服務(wù)

（四）主席臺(tái)布置技巧1．主席臺(tái)座次的排列（1）國(guó)內(nèi)會(huì)議主席臺(tái)座次排列。通常的做法是：身份最高的領(lǐng)導(dǎo)人就座于主席臺(tái)前排中央，其他領(lǐng)導(dǎo)人則按先左后右。（2）國(guó)際性會(huì)議主席臺(tái)的座次的排列。一般為主辦方身份最高的出席者居中，其他來(lái)賓按身份高低先右后左向兩邊排開(kāi)。這一點(diǎn)與國(guó)內(nèi)會(huì)議先左后右排列方法正好相反。第五章會(huì)議組織與服務(wù)

第三節(jié)會(huì)議進(jìn)行階段的會(huì)務(wù)工作一、會(huì)議報(bào)到與引導(dǎo)工作（一）會(huì)議接站1．確定迎接規(guī)格2．做好接站準(zhǔn)備3．豎立接待標(biāo)志4．掌握抵達(dá)情況5．介紹賓主雙方第五章會(huì)議組織與服務(wù)

（二）會(huì)議報(bào)到1．會(huì)議報(bào)到的方式。會(huì)議報(bào)到可以由與會(huì)者本人或他人持會(huì)議通知或單位介紹信報(bào)到。2．與會(huì)者報(bào)到時(shí)，秘書人員要做好的工作查驗(yàn)證件，確認(rèn)與會(huì)者的參會(huì)資格。請(qǐng)與會(huì)者在登記表上填寫姓名、單位、職務(wù)等有關(guān)信息。統(tǒng)一接收與會(huì)者帶來(lái)的需要在會(huì)上分發(fā)的材料。分發(fā)會(huì)議文件、證件、文件袋等會(huì)議用品。如會(huì)議要贈(zèng)送禮品，會(huì)務(wù)組一般將禮品同資料一起發(fā)放。預(yù)收會(huì)務(wù)費(fèi)、食宿費(fèi)、資料費(fèi)等費(fèi)用，當(dāng)場(chǎng)開(kāi)具收據(jù)。安排與會(huì)者住宿。

第五章會(huì)議組織與服務(wù)

第五章會(huì)議組織與服務(wù)

（三）會(huì)議簽到簽到，是為了及時(shí)了解該到會(huì)的人是否都已到會(huì)，并準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)出到會(huì)的實(shí)際人數(shù)。

第五章會(huì)議組織與服務(wù)

（四）會(huì)議引導(dǎo)引導(dǎo)是指會(huì)議活動(dòng)期間會(huì)務(wù)工作人員為與會(huì)者指引會(huì)場(chǎng)、座位、展區(qū)、餐廳、住宿的房間以及指示與會(huì)者問(wèn)詢的路線、方向和具體的位置。

引導(dǎo)工作貫穿于整個(gè)會(huì)議期間，每一位會(huì)務(wù)工作人員都應(yīng)當(dāng)履行為與會(huì)者引導(dǎo)的義務(wù)。但在大型的或重要會(huì)議報(bào)到以及進(jìn)入會(huì)場(chǎng)時(shí)應(yīng)當(dāng)派專人負(fù)責(zé)引導(dǎo)，這類專職引導(dǎo)人員常常稱為禮儀人員。負(fù)責(zé)引導(dǎo)的禮儀人員要統(tǒng)一著裝，熟悉會(huì)場(chǎng)的布局以及各種配套設(shè)施的情況。大型會(huì)議活動(dòng)的禮儀人員還要了解本地的交通、旅游、購(gòu)物等情況，以備與會(huì)者隨時(shí)咨詢。國(guó)際性會(huì)議的禮儀人員還要掌握外語(yǔ)會(huì)話能力。第五章會(huì)議組織與服務(wù)

二、組織會(huì)議進(jìn)行的工作（一）檢查會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備情況會(huì)議當(dāng)天會(huì)議準(zhǔn)備情況的檢查主要包括以下幾個(gè)方面：設(shè)備安全工作情況桌椅數(shù)量是否足夠煙灰缸的準(zhǔn)備水和水杯的準(zhǔn)備會(huì)標(biāo)、花卉的準(zhǔn)備等細(xì)節(jié)第五章會(huì)議組織與服務(wù)

不協(xié)調(diào)的煙灰缸12月20日，宏達(dá)公司深受眾人愛(ài)戴的工會(huì)主席去逝了。在治喪委員會(huì)的會(huì)議上，氣氛非常莊嚴(yán)肅穆。忽然間，唐主任發(fā)現(xiàn)會(huì)場(chǎng)中的煙灰缸都是喜慶的大紅色，會(huì)場(chǎng)氣氛一時(shí)間非常尷尬。唐主任十分的不快，會(huì)后，批評(píng)了秘書小潘辦事不力。秘書也覺(jué)得很委屈，會(huì)議室里的煙灰缸一直都是紅色的那一套，那還是去年公司成立30周年慶典時(shí)新買的。為了一次會(huì)議就買一套新的，未免也太浪費(fèi)了。于是，在下一次采購(gòu)煙灰缸的時(shí)候，潘秘書選擇了無(wú)色的玻璃煙灰缸。這一下總算是省去了麻煩。微型案例第五章會(huì)議組織與服務(wù)

（二）會(huì)場(chǎng)的安全保衛(wèi)與保密工作1．與會(huì)人員入場(chǎng)時(shí)的驗(yàn)證與收票工作。2．保持會(huì)場(chǎng)內(nèi)的秩序，維護(hù)場(chǎng)內(nèi)設(shè)備。3．關(guān)注會(huì)場(chǎng)內(nèi)各種設(shè)備的使用情況。4．做好會(huì)場(chǎng)內(nèi)安全保衛(wèi)工作。5．會(huì)議期間，應(yīng)有相應(yīng)的值班制度與要求；6．對(duì)保密文件的分發(fā)、收回以及會(huì)議內(nèi)容的保密要制定一套嚴(yán)格的程序與制度。第五章會(huì)議組織與服務(wù)

（三）會(huì)議交通服務(wù)1．籌齊會(huì)議用車。2．?dāng)M定會(huì)議用車制度和紀(jì)律。3．合理調(diào)度會(huì)議用車，確保會(huì)議進(jìn)程按計(jì)劃實(shí)施。4．對(duì)駕駛?cè)藛T的管理。5．對(duì)車輛的維修、保養(yǎng)及汽油供應(yīng)。6．意外事故的應(yīng)急處理措施等。第五章會(huì)議組織與服務(wù)

（四）會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)1.會(huì)議記錄（1）會(huì)議記錄的格式。分為記錄頭、記錄主體、審閱簽名三個(gè)部分。記錄頭的內(nèi)容有：會(huì)議名稱，會(huì)議時(shí)間，會(huì)議地點(diǎn)，會(huì)議主席(主持人)，會(huì)議出席、列席和缺席情況，會(huì)議記錄人員簽名。（2）會(huì)議記錄的要求?？焖偈菍?duì)記錄的基本要求；二是真實(shí)性要求。準(zhǔn)確——不添加，不遺漏，依實(shí)而記；清楚——首先是書寫要清楚，其次是記錄要有條理，突出重點(diǎn)。（3）會(huì)議記錄的重點(diǎn)。會(huì)議記錄并不是要逐字記錄會(huì)議內(nèi)容，一般只要記錄下討論的要點(diǎn)即可。第五章會(huì)議組織與服務(wù)

第五章會(huì)議組織與服務(wù)

例一：某臺(tái)資公司工作例會(huì)會(huì)議記錄表格例二：某公司會(huì)議記錄以上案例，請(qǐng)見(jiàn)教材第160-161頁(yè)。實(shí)用范例第五章會(huì)議組織與服務(wù)

2．會(huì)議紀(jì)要會(huì)議紀(jì)要是根據(jù)會(huì)議的主旨，用準(zhǔn)確而精煉的語(yǔ)言綜合記述其要點(diǎn)的書面材料。（1）會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容一是會(huì)議情況簡(jiǎn)述。包括召開(kāi)會(huì)議的根據(jù)、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、參加會(huì)議的人員、會(huì)議討論的問(wèn)題及會(huì)議的成果。二是對(duì)會(huì)議主要精神的闡發(fā)。這是會(huì)議紀(jì)要的主體部分。（2）會(huì)議紀(jì)要的擬寫要求會(huì)議紀(jì)要的擬寫，應(yīng)做到“記實(shí)、記要”。即忠實(shí)于會(huì)議實(shí)際，又內(nèi)容集中概括、精煉、邏輯條理清楚。第五章會(huì)議組織與服務(wù)

3.會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)主要反映會(huì)議交流、進(jìn)展情況。它具有“快、新、實(shí)、短”的特點(diǎn)。4．新聞報(bào)道根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)與目的，如果需要將會(huì)議的內(nèi)容或精神宣傳出去，秘書在會(huì)前就應(yīng)與新聞媒體記者聯(lián)系好，邀請(qǐng)他們到會(huì)報(bào)道，及時(shí)地將會(huì)議的精神宣傳出去。第五章會(huì)議組織與服務(wù)

三、會(huì)議期間的生活服務(wù)工作（一）及時(shí)訂購(gòu)回程票（二）打印并分發(fā)會(huì)議代表通訊錄（三）組織拍攝會(huì)議集體照及活動(dòng)照第五章會(huì)議組織與服務(wù)

（四）會(huì)議期間的旅游、娛樂(lè)與陪同工作1．會(huì)議期間旅游服務(wù)（1）提供當(dāng)?shù)芈糜涡畔ⅲ?）統(tǒng)一安排一次或兩次當(dāng)?shù)芈糜位顒?dòng)旅游費(fèi)用一般應(yīng)在會(huì)議前期就已做好了安排，并進(jìn)行了預(yù)算，計(jì)算在會(huì)務(wù)費(fèi)或其他會(huì)議收費(fèi)中。所以，應(yīng)按計(jì)劃支出，并向與會(huì)者講明，哪些是統(tǒng)一安排，由會(huì)務(wù)組開(kāi)支；哪些是自費(fèi)項(xiàng)目，由個(gè)人承擔(dān)。2．會(huì)議期間娛樂(lè)服務(wù)（1）確定娛樂(lè)活動(dòng)的內(nèi)容和形式；（2）做好各項(xiàng)組織工作3．會(huì)議期間陪同服務(wù)第一，了解客人出行的意圖、方式、線路、目的地和日程時(shí)間安排。第二，通知有關(guān)方面做好各項(xiàng)接待準(zhǔn)備，必要時(shí)進(jìn)行事先檢查。第三，對(duì)陪同過(guò)程中可能會(huì)出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行分析預(yù)測(cè)，制定相應(yīng)的預(yù)案。（五）會(huì)議餐飲服務(wù)宴會(huì)程序第一，迎賓第二，入場(chǎng)第三，宣布宴會(huì)開(kāi)始第四，介紹主要來(lái)賓第五，致辭第六，祝酒第七，散宴和送別第五章會(huì)議組織與服務(wù)

.第四節(jié)會(huì)議結(jié)束階段的會(huì)務(wù)工作第五章會(huì)議組織與服務(wù)

一、送別會(huì)議代表1．結(jié)清會(huì)議費(fèi)用2．發(fā)放回程票，安排人員送站二、會(huì)場(chǎng)的善后工作1．清理會(huì)場(chǎng)（1）拿走通知牌和方向標(biāo)志。（2）清理會(huì)場(chǎng)內(nèi)其他物品。（3）通知配電人員和服務(wù)人員。2．歸還所借物品3．結(jié)算會(huì)議開(kāi)支費(fèi)用第五章會(huì)議組織與服務(wù)

三、整理會(huì)議文件1．整理分發(fā)會(huì)議記錄。2．形成大會(huì)決議、簡(jiǎn)報(bào)或紀(jì)要3．寫總結(jié)向上級(jí)匯報(bào)會(huì)議情況4．收全會(huì)議材料，匯編會(huì)議文件，并分類、立卷、歸檔第五章會(huì)議組織與服務(wù)

四、會(huì)務(wù)工作的總結(jié)與反饋工作（一）會(huì)務(wù)工作總結(jié)1．會(huì)務(wù)工作總結(jié)的主要內(nèi)容（1）檢查會(huì)議預(yù)案所制定的各項(xiàng)會(huì)務(wù)工作是否準(zhǔn)確到位，有無(wú)遺漏與重復(fù)之處；（2）檢查會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)之間及與相關(guān)部門、單位的協(xié)調(diào)狀況；（3）檢查每個(gè)會(huì)務(wù)工作人員的工作是否完成及完成的質(zhì)量；（4）總結(jié)進(jìn)一步提高會(huì)議的效率與效益的方法。第五章會(huì)議組織與服務(wù)

四、會(huì)務(wù)工作的總結(jié)與反饋工作（一）會(huì)務(wù)工作總結(jié)2．會(huì)務(wù)工作總結(jié)的方法（1）會(huì)務(wù)工作人員會(huì)后進(jìn)行個(gè)人書面小結(jié)；（2）各會(huì)務(wù)工作部門或相關(guān)部門分別進(jìn)行小組總結(jié)和相互評(píng)議；（3）必要時(shí)進(jìn)行大會(huì)交流、總結(jié)與表彰，以起到激勵(lì)與鼓勁的作用。第五章會(huì)議組織與服務(wù)

（二）會(huì)后的信息