高校圖書(shū)館讀者活動(dòng)檔案管理研究

圖書(shū)館讀者活動(dòng)檔案是指圖書(shū)館在開(kāi)展讀者活動(dòng)過(guò)程中形成的,具有保存價(jià)值的紙質(zhì)、光盤(pán)、聲像、實(shí)物等多種載體、多種形式的歷史記錄。它是讀者活動(dòng)過(guò)程如實(shí)完整的記錄,也是圖書(shū)館檔案資源的重要組成部分,它能從另一個(gè)側(cè)面反映出圖書(shū)館服務(wù)水平的狀況。因此,做好圖書(shū)館讀者活動(dòng)檔案管理工作,不僅是圖書(shū)館自身發(fā)展的需要,也是提高圖書(shū)館管理水平的需要。本文擬結(jié)合筆者多年來(lái)的工作實(shí)踐就圖書(shū)館讀者活動(dòng)檔案管理的意義、檔案管理現(xiàn)狀、檔案管理的做法等方面提出幾點(diǎn)粗淺的看法。一、圖書(shū)館讀者活動(dòng)檔案管理的重要性(一)有利于深化讀者服務(wù)工作。圖書(shū)館活動(dòng)文件通常包括活動(dòng)文件、計(jì)劃書(shū)及活動(dòng)過(guò)程原始記錄材料等多方面,是圖書(shū)館舉辦每項(xiàng)讀者活動(dòng)最真實(shí)的記錄,這些材料能真實(shí)的反映出圖書(shū)館服務(wù)工作的狀況。圖書(shū)館可通過(guò)對(duì)材料的分析反思,總結(jié)本館工作中的成敗得失,了解讀者的實(shí)際需求,為今后舉辦讀者活動(dòng)乃至推進(jìn)圖書(shū)館整體工作發(fā)展提供參考。(二)檔案的有序歸檔,便于檔案資料的再利用。圖書(shū)館讀者活動(dòng)檔案的再利用價(jià)值主要體現(xiàn)在:一是歸檔文件通過(guò)分類、排列,便于存取利用。二是為今后圖書(shū)館制定讀者活動(dòng)方案提供借鑒。在制訂方案時(shí),通過(guò)對(duì)以往舉辦的活動(dòng)檔案進(jìn)行深入分析,借鑒先前的成功做法,并汲取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),達(dá)到事半功倍的效果。例如,可以通過(guò)分析以往讀者活動(dòng)在時(shí)序方面的安排,從中尋找規(guī)律,有效把握活動(dòng)安排的頻率和密度,制訂圖書(shū)館新學(xué)年或近期讀者活動(dòng)的整體計(jì)劃;可以結(jié)合以往某一活動(dòng)中讀者反饋的意見(jiàn)和建議或有關(guān)工作總結(jié)的檔案記錄情況,進(jìn)而確定出今后此類活動(dòng)的規(guī)模大小;在組織活動(dòng)的宣傳發(fā)動(dòng)工作方面,可以通過(guò)分析檔案資料中有關(guān)于宣傳發(fā)動(dòng)工作的總結(jié)和方案,結(jié)合當(dāng)前實(shí)際情況,把宣傳方案制訂得更為科學(xué)、合理、完善,等等。二、圖書(shū)館讀者活動(dòng)檔案管理工作現(xiàn)狀為了解圖書(shū)館讀者活動(dòng)檔案管理工作的現(xiàn)狀,本人借助廣西高校圖書(shū)館辦公室管理QQ群面向15所高校館辦公室工作人員進(jìn)行了專項(xiàng)的網(wǎng)絡(luò)調(diào)查,問(wèn)卷共設(shè)置15個(gè)問(wèn)題選項(xiàng),文中將選取5個(gè)關(guān)鍵性問(wèn)題的調(diào)查結(jié)果進(jìn)行匯總分析,具體調(diào)查結(jié)果見(jiàn)表1。從本次調(diào)查的結(jié)果來(lái)看,高校圖書(shū)館讀者檔案管理工作確實(shí)存在許多不足。具體表現(xiàn)在以下三個(gè)方面:第一,檔案管理制度不健全。據(jù)了解,當(dāng)前大多數(shù)圖書(shū)館沒(méi)有設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門(mén),一般由館辦公室兼管。對(duì)讀者活動(dòng)檔案的歸檔范圍、收集、管理、保存、利用等各個(gè)工作環(huán)節(jié)也沒(méi)有一套完整的規(guī)章制度可遵循,管理人員職責(zé)不夠明確,普遍存在檔案多頭管理或者無(wú)人管理的現(xiàn)象,檔案的歸檔收集呈現(xiàn)出明顯的“三不”特點(diǎn),即不及時(shí)、不完整、不系統(tǒng),嚴(yán)重影響了活動(dòng)檔案管理質(zhì)量。第二,思想不夠重視,認(rèn)識(shí)上存在誤區(qū)。一是圖書(shū)館領(lǐng)導(dǎo)層面的認(rèn)識(shí)問(wèn)題。館領(lǐng)導(dǎo)對(duì)加強(qiáng)重大活動(dòng)檔案管理工作檔案管理工作缺乏應(yīng)有的認(rèn)識(shí),認(rèn)為承辦重大活動(dòng)是大事,檔案工作是小事,可抓可不抓,造成活動(dòng)檔案管理工作往往滯后于圖書(shū)館活動(dòng)或者其他業(yè)務(wù)工作業(yè)務(wù)。二是館員本身的認(rèn)識(shí)問(wèn)題。部分館員認(rèn)為,舉辦讀者活動(dòng)過(guò)程中,各種事務(wù)繁雜,光是應(yīng)付于活動(dòng)的組織和策劃往往已經(jīng)感到力不從心,根本無(wú)暇顧及檔案資料的收集;另外,個(gè)別館員對(duì)檔案上交管理存在私心,認(rèn)為重大活動(dòng)是自己一手安排和組織的,純屬個(gè)人勞動(dòng)成果,應(yīng)作為私人工作檔案資料留存,因此拒不上交,等等。這些使認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)給活動(dòng)檔案的收集歸檔整理工作帶來(lái)不良影響,使圖書(shū)館讀者活動(dòng)檔案管理工作難以正常開(kāi)展。第三,不重視檔案的開(kāi)發(fā)利用,只藏不用。從調(diào)查中,大多數(shù)圖書(shū)館不重視對(duì)讀者活動(dòng)檔案的開(kāi)發(fā)利用,多數(shù)采用的還是單一的紙質(zhì)文獻(xiàn)和傳統(tǒng)的管理模式,對(duì)檔案文獻(xiàn)管理和利用手段也沒(méi)有能與圖書(shū)文獻(xiàn)信息資源的現(xiàn)代化開(kāi)發(fā)同步進(jìn)行,使得檔案的開(kāi)發(fā)利用率不高。三、圖書(shū)館讀者活動(dòng)檔案管理的對(duì)策(一)健全讀者活動(dòng)檔案管理制度。建立程序規(guī)范,內(nèi)容全面,措施適用的檔案管理制度,用制度建設(shè)來(lái)保障檔案管理工作的順利推進(jìn),是使檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化的必然選擇。圖書(shū)館在制定讀者活動(dòng)檔案管理辦法時(shí),應(yīng)以學(xué)院檔案管理的有關(guān)制度文件為指導(dǎo),根據(jù)讀者活動(dòng)的性質(zhì)和特點(diǎn)和規(guī)律制定出具有可操作性便于執(zhí)行的制度,檔案規(guī)范管理制度的內(nèi)容范圍包括立卷歸檔制度、檔案保管制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案人員崗位責(zé)任制等,應(yīng)做到詳盡全面。只有健全建立制度,才能使圖書(shū)館活動(dòng)檔案管理工作做到有章可循。(二)明確讀者活動(dòng)檔案內(nèi)容構(gòu)建。圖書(shū)館讀者活動(dòng)檔案基本內(nèi)容構(gòu)件大致應(yīng)該由下列項(xiàng)目組成:一是關(guān)于開(kāi)展讀者活動(dòng)的文件材料。二是關(guān)于開(kāi)展讀者活動(dòng)的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、工作職責(zé)、成員分工和活動(dòng)計(jì)劃、安排、總結(jié)、整改措施以及向?qū)W院或相關(guān)部門(mén)報(bào)送、報(bào)審的文件材料。三是有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或嘉賓出席活動(dòng)指導(dǎo)工作的講話(或發(fā)言稿)等材料。四是讀者參與活動(dòng)過(guò)程產(chǎn)生的原始記錄材料,如讀者提出的意見(jiàn)和建議匯總以及對(duì)讀者進(jìn)行的各種專項(xiàng)調(diào)查摸底形成的材料等。五是開(kāi)展活動(dòng)的各種照片、錄音帶、錄像帶、光盤(pán)等特殊載體材料。六是活動(dòng)各階段情況統(tǒng)計(jì)表和匯總材料、成果材料、經(jīng)驗(yàn)交流材料和檢查驗(yàn)收材料等。只有劃定出圖書(shū)館讀者活動(dòng)檔案的基本構(gòu)建,才能使工作人員在收集檔案資料室目的更為明確。(三)做好特殊載體的檔案整理工作。由于各類先進(jìn)電子設(shè)備的介入,圖書(shū)館在開(kāi)展活動(dòng)時(shí),記錄活動(dòng)過(guò)程的技術(shù)手段和設(shè)備也隨之呈現(xiàn)出多樣化的特點(diǎn),即舉辦讀者活動(dòng)中所出現(xiàn)的檔案資料除了紙質(zhì)的檔案以外,還涉及聲像檔案、照片檔案等。因此,圖書(shū)館對(duì)于這些特殊載體檔案的管理和保存也應(yīng)做出相應(yīng)的制度與標(biāo)準(zhǔn):如為保證數(shù)碼照片的清晰度,像素應(yīng)在500萬(wàn)以上,單幅照片不小于3M,并標(biāo)識(shí)有準(zhǔn)確的攝影日期;歸檔的數(shù)碼照片一般要求為JPEG、TIFF格式;而對(duì)于重大活動(dòng),同一場(chǎng)景的照片選取最佳的1-2張歸檔,涉及重要活動(dòng)和重要人物的可視實(shí)際情況多保留幾張。檔案目錄編制應(yīng)包含檔號(hào)、題名、拍攝時(shí)間、攝影者、張數(shù)、主要人員等幾個(gè)基本要素。(四)加強(qiáng)對(duì)重大讀者活動(dòng)的檔案移交、管理工作。圖書(shū)館的讀者活動(dòng)除常規(guī)性讀者活動(dòng)外,還有一些大型或重大活動(dòng)。這類活動(dòng)具有涉及部門(mén)多、參與人員廣、載體形式多、時(shí)間跨度大等特點(diǎn),活動(dòng)資料的歸檔整理難度較大。因此,應(yīng)建立完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò),要求聯(lián)合舉辦活動(dòng)的部門(mén)指定出檔案管理負(fù)責(zé)人,明確職責(zé),負(fù)責(zé)做好重大活動(dòng)檔案的收集、整理和保管工作。同時(shí),各部門(mén)的檔案負(fù)責(zé)人還應(yīng)成為活動(dòng)的主要參與者,全程參與活動(dòng)的策劃、組織和開(kāi)展,這樣才有利于檔案館員做到事前了解,事中跟蹤,事后檢查,全面掌握活動(dòng)的全過(guò)程,有效確保檔案收集及時(shí)、歸檔完整。四、圖書(shū)館讀者活動(dòng)檔案管理工作的應(yīng)注意的方面(一)注意做好檔案資料的編研,最大限度地挖掘檔案資源的價(jià)值。一是各種檔案資料匯編成冊(cè),匯編分類方法可以時(shí)間段進(jìn)行分類,如按學(xué)期或者學(xué)年等,還有可以按照活動(dòng)類型進(jìn)行歸類整理等方法進(jìn)行,檔案匯編成冊(cè)不僅方便過(guò)往資料的查找利用,還可為館領(lǐng)導(dǎo)決策發(fā)揮參謀作用。二是編研工作是開(kāi)發(fā)檔案信息的途徑之一。為加大圖書(shū)館活動(dòng)檔案信息開(kāi)發(fā)力度,根據(jù)實(shí)際需要,將分散的檔案材料加工整理進(jìn)行綜合分析、有條件的圖書(shū)館最好撰寫(xiě)出專題調(diào)研報(bào)告,為今后改進(jìn)工作,提高活動(dòng)質(zhì)量提供依據(jù)。三是運(yùn)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),如通過(guò)計(jì)算機(jī)錄入、掃描等多種手段將檔案資料轉(zhuǎn)化成數(shù)字信息,使其變成多載體上的、不同表現(xiàn)形式的檔案信息,實(shí)現(xiàn)檔案信息開(kāi)發(fā)利用全程現(xiàn)代化。加工后的數(shù)字化檔案資料,便于檔案信息的檢索、網(wǎng)絡(luò)傳遞、咨詢服務(wù)以及開(kāi)發(fā)利用。(二)應(yīng)探索建立高校共同開(kāi)發(fā)利用檔案信息的合作關(guān)系,實(shí)現(xiàn)檔案資源共建共享。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展和普及的今天,各種資源的共建共享勢(shì)必成為未來(lái)發(fā)展的趨勢(shì)。因此,圖書(shū)館在搞好本館讀者活動(dòng)檔案管理的同時(shí),可借鑒檔案管理中共建共享的經(jīng)驗(yàn),積極探索建立起館際之間共同開(kāi)發(fā)利用檔案信息的合作關(guān)系,如將各館讀者活動(dòng)的檔案資料通過(guò)科學(xué)整合后,進(jìn)行館際間檔案資源的交流,由此實(shí)現(xiàn)檔案管理由單一開(kāi)發(fā)利用型向聯(lián)合開(kāi)發(fā)利用型的轉(zhuǎn)變。而館際之間通過(guò)展示雙方編研的檔案資料,互補(bǔ)互學(xué),有利于取長(zhǎng)補(bǔ)短,互相溝通,共同促進(jìn)圖書(shū)館讀者活動(dòng)水平的提高,以吸引更多