關于加強民辦高校檔案管理工作的思考

這些年來,我國的民辦高校發(fā)展得如火如荼,各方面的管理工作也都一一走上規(guī)范化的軌道。而其中,檔案管理的工作對于民辦高校的發(fā)展至關重要,必須對檔案管理工作加以重視。文章即對當前民辦高校檔案管理工作中出現(xiàn)的一些問題以及完善措施提出了筆者自己的想法。一、民辦高校檔案管理工作的現(xiàn)狀和問題1.檔案管理制度有待完善和健全要做好民辦高校的檔案管理工作,首先必須要有一套完善的制度來作為基礎和依據(jù)。在對檔案實施管理的過程中,高效需要將檔案管理視為重要的工作之一,認真進行規(guī)劃和部署,并建立一套完善的可行性的管理體制,將制度規(guī)范化,責任細致化,做好科學的分工,并參照上級政策和規(guī)范的要求,來做好檔案管理中的各項工作。但是當前的許多高校都存在著檔案管理的制度不夠完善,缺乏規(guī)范化,分工不夠科學和明確,從而導致檔案管理工作變得毫無條理可言。2.檔案管理工作人員的素質亟待提升當前,許多民辦高校中從事檔案管理的工作人員多數(shù)是身兼數(shù)職,或由其他職業(yè)轉至檔案管理員的工作,大多沒有受過專業(yè)的檔案管理方面的培訓和教育。雖然越來越多的高學歷人才投入到檔案管理工作中來,然而具有專業(yè)素質水平的檔案專職人才仍是為數(shù)不多。這個問題致使民辦高校的檔案管理工作難以獲得實質性進展,唯有提升檔案管理工作人員的專業(yè)素質水平。而目前許多檔案管理的職位設置僅僅是表面形式,并未能夠真正實現(xiàn),這無疑會對檔案管理工作產生阻礙和制約,影響其順利得發(fā)展。3.檔案基礎設施建設相對滯后現(xiàn)如今,由于時代的不斷發(fā)展,對檔案管理工作也在不斷提出了更多的要求,從而對檔案的基礎設施建設也逐漸提高了需求。當前,許多民辦高校的檔案基礎設施建設實際上相對滯后,投入不夠,導致對檔案的保存保管工作難以維持,而防火、防霉、防盜等設施都做不到位,與此同時相應的技術也跟不上,致使檔案的各種設施和設備的老化程度居高不下,影響巨大。4.檔案管理的信息化水平較低隨著現(xiàn)代化的科技發(fā)展,越來越多的高校也開始對現(xiàn)代網(wǎng)絡科技的關注和引入,并著力提升了高校的信息化水平。在此環(huán)境下,民辦高校的信息化資源也日漸豐富多彩,從而給檔案管理的信息化建設提供了有利的平臺,更加有助于高校檔案管理實現(xiàn)信息共享,提升檔案管理的水平。然而,當前的實際情況卻是許多民辦高校缺乏對檔案信息化的建設條件,硬件軟件都難以達到預期水平,也未對信息化檔案管理的培訓引起重視,從而導致民辦高校的檔案信息化水平始終難以提高。三、加強民辦高校檔案管理工作的建議和策略1.提升檔案管理的思想意識,加大對檔案工作的重視程度要想提升民辦高校的檔案管理的水平,首先需要提升整個高校的管理層的思想意識,重視檔案管理工作的領導權和決策權,著力加強自身水平,將檔案管理工作視為重要工作,認識到檔案管理的水平將能夠直接影響整個高校的教學和管理水準。要把高校的檔案管理工作納入整體管理工作中去,做好具體的職位安排和規(guī)劃,并通過建立健全制度等方面的措施,來不斷完善檔案管理中的種種不足;另外,還需要加強全體工作人員對檔案管理的重視程度,平時做好這方面的宣傳工作,加強全體員工的日常培訓,從而提升所有人員對檔案管理工作的思想認識水平。2.建立健全檔案管理制度,做到規(guī)范化管理隨著民辦高校發(fā)展地如火如荼,各方面的檔案資料也隨之愈加豐富,因此檔案管理的工作服務也需相應的加大。然而這個過程中極易產生一些問題,為了避免這些問題的發(fā)展,不影響民辦高校檔案管理工作的正常有序開展,各學校需按照各自的實際分別研究適合的制度和體系,并不斷加以完善。只有建立健全了管理體制,才能進一步談及規(guī)范化的管理。然后高校需嚴格按照規(guī)則體制來進行辦事,明確員工的職責和義務,并激發(fā)其工作熱情,鼓勵檔案管理工作能夠切實得開展下去。3.注重檔案管理的團隊建設,大力提升檔案管理人員的專業(yè)素質水平要想提升民辦高校的檔案管理水平,還需有一支素質過硬,體系科學的檔案管理團隊,共同協(xié)作完成檔案管理的日常工作。檔案管理水平的優(yōu)劣,最終還是要靠工作團隊的水平來得以體現(xiàn)。必須注重對檔案管理團隊的建設,盡可能提高整個團隊在責任、工作使命等方面的意識,培養(yǎng)其愛崗敬業(yè)的精神。故而,作為檔案管理的工作人員,要注重對自身專業(yè)素質的培養(yǎng),加強對專業(yè)知識的學習和運用,并通過一些現(xiàn)代技術和方法來切實提高自己的檔案管理水平,使檔案管理能夠與時俱進。此外,還需不斷加強職業(yè)道德方面的教育和培訓,使檔案管理人員能夠發(fā)自內心得做到愛崗敬業(yè),樂于奉獻,精神上面能夠真正認為本職工作,熱愛本職工作。而身為民辦高校的管理層,更需做到體恤檔案管理的工作者們,關心員工,并制定科學公正得晉升機制和獎懲措施,積極鼓勵員工的工作積極性,共同為檔案管理工作而努力。4.完善檔案管理的基礎設施條件,大力提高檔案管理的信息化水平要提升檔案管理的水平,需要在把檔案管理工作放到整個高校的整體規(guī)劃中去,要對檔案管理所需要的設備、經費等硬件設施的大力重視。硬件建設完善之后,還需重視檔案管理所需的軟件,也就是其信息化的水平。只有與時俱進,不斷完善檔案管理的信息網(wǎng)絡技術,方可確保檔案管理開始現(xiàn)代化水平。檔案管理的工作人員要及時獲取最新的現(xiàn)代化信息技術,學會將檔案和資料通過計算機信息化技術歸入到整個檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中,借助計算機的便捷來減少人工作業(yè);另外,要將現(xiàn)有的各種文件、數(shù)據(jù)、圖片等檔案資料以數(shù)字化形式進行及時的處理,共同歸入數(shù)據(jù)系統(tǒng)中,逐一分類,進行科學得管理,以便更好得服務大家。檔案管理的工作人員要不斷學習新興科學技術,要能夠主動得運用現(xiàn)代技術來實現(xiàn)自身工作的不斷進步,從而不斷助力于檔案管理工作的進步。四、結束語隨著我國教育業(yè)的如日方升,我國民辦高校也在不斷得蓬勃發(fā)展和進步,這些都為民辦高校的檔案管理工作帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)。要大