如何讓頭腦風(fēng)暴更有效

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如何有效工作

這本DIY手冊始于一場“困境”：商業(yè)越來越復(fù)雜，個人的智慧和力量難以取得足夠良好的成績，但我們所能找到的最實用的替代方式——開會——總是不能如預(yù)期般產(chǎn)生效果。大家浪費了大量的時間、進(jìn)行了盡可能多的交流、甚至不惜對一個結(jié)論進(jìn)行不計情面的爭執(zhí)（是不是很熟悉這樣的情景？），但結(jié)果是，討論并沒有帶來足夠的效果。為什么？怎么辦？

讓我們從頭腦風(fēng)暴的根源開始。此概念由美國研究人類創(chuàng)造力的學(xué)者A.F.奧斯本于1939年首次提出、1953年正式發(fā)表。在奧斯本的設(shè)想中，大家通過小型會議，在暢所欲言的氣氛中，提出自己的各種想法并充分討論，以此激發(fā)與會者的創(chuàng)意及靈感，使各種設(shè)想在相互碰撞中激起腦海的創(chuàng)造性“風(fēng)暴”。換言之，頭腦風(fēng)暴是在一個固定的場所，依靠多人直接交流來制造思維世界中的“蝴蝶效應(yīng)”。

從其適用性而言，頭腦風(fēng)暴法一般只用來產(chǎn)生多種方案，決策則在下一步才進(jìn)行。它適合于解決那些主題明確的問題，比如研究廣告口號、銷售方法，或用于需要大量的構(gòu)思、創(chuàng)意的行業(yè)，比如廣告和設(shè)計業(yè)。但現(xiàn)在，頭腦風(fēng)暴儼然成了時下最流行的公司會議形式，一切宣稱創(chuàng)新的公司都在不遺余力地尋找機會嘗試這種會議革命，它已經(jīng)成為我們?nèi)粘９ぷ鞯闹匾M成部分。

這種滲透個人主義情調(diào)的革命固然時髦，卻不一定行之有效。試想，在一個密閉空間內(nèi)進(jìn)行長時間爭執(zhí)，無論對智力還是體力都是一次重大的消耗，甚至，如若掌控不當(dāng)，頭腦風(fēng)暴很可能被令人尷尬的沉默或不公平的話語權(quán)分配所架空。因此，我們有理由認(rèn)為，如何進(jìn)行有效的頭腦風(fēng)暴是有效工作的關(guān)鍵所在。這是個具有無限延展性的商業(yè)話題，團隊與個體，上司與屬下，目的與方法，預(yù)期與效果，概念與表達(dá)，爭執(zhí)與認(rèn)同——我們工作的方方面面，都會在一場頭腦風(fēng)暴中，表現(xiàn)得淋漓盡致。

「小心陷阱重重」

事實上，這種“風(fēng)”“暴”不見蹤影的brainstorm中，隱藏著種種誤區(qū)與陷阱。

常常會有這樣的情況，管理者在會前說：“讓我們開始頭腦風(fēng)暴吧?！苯又约夯ㄉ弦粋€小時夸夸其談，本來酬躇滿志的聽眾或呆若木雞或昏昏欲睡，待他回過神來，會議也將近尾聲——和任何問題一樣，流于形式是頭腦風(fēng)暴的最大禁忌。

然而，進(jìn)行頭腦風(fēng)暴并不是某一個人與生俱來的能力。在惠普、SAP的設(shè)計部門、IDEO等頭腦風(fēng)暴開展得比較有效的公司，它都被看作一項需要幾個月甚至幾年的時間才能學(xué)會的技能。如果讓一群沒有頭腦風(fēng)暴經(jīng)驗的人貿(mào)然參與進(jìn)來，往往會事倍功半。

同時，由于頭腦風(fēng)暴自身耗神耗時的特性，提高效率是必然之舉。所謂提高效率，是保證每一個參與者都充分享受討論的過程，并有所收獲。

因此，在會議前，會議召集人要對所議問題進(jìn)行一定的研究，弄清問題的實質(zhì)，訂立清晰的會議目標(biāo)，明確如何達(dá)成該目標(biāo)。并為與會者提供一個明確的議程，用簡明扼要的話標(biāo)明討論主題，將可供參考的資料和設(shè)想一并提前通知與會人員，讓大家做好充分的準(zhǔn)備。

不要忘記，在會前制訂好頭腦風(fēng)暴的游戲規(guī)則。比如說，明確“頭腦風(fēng)暴”即暢所欲言，不必顧慮自己的想法是否天馬行空，不允許與會者在會上對他人的設(shè)想評頭論足——對各種想法的評測留到會下的環(huán)節(jié)來進(jìn)行?？偠灾?，大家盡可能集思廣益提出創(chuàng)意，以大量的設(shè)想來保證質(zhì)量較高的設(shè)想的存在。

但是，這種天馬行空的討論既需要圍繞會議的主題，也不能偏離主題的背景或公司的方向。比如，“我們只對每年500

萬美元以上收入的業(yè)務(wù)有興趣”或“我們希望每年能產(chǎn)生15%的投資回報”，如果有這類界限，一定要在事先公開明確，以防止會議進(jìn)行到一半之際才發(fā)現(xiàn)此前的創(chuàng)意都淪為空談——切記，每個新點子的首要判斷標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該是它是否符合主題，而并不僅僅是有趣。

另一個誤區(qū)是，管理者可能為了刻意營造頭腦風(fēng)暴的效果而采取弄巧成拙的措施。

來看一個反面案例。在一個原本很有創(chuàng)造力和合作意識的團隊中，管理者為了提高大家在頭腦風(fēng)暴中的活躍度，制定了一個獎勵機制：為會議中提出最好意見的人頒發(fā)獎金。但從此之后，該團隊的活力和新點子反而銳減。原因何在？管理者制造了一個錯誤的頭腦風(fēng)暴氛圍。

其實，頭腦風(fēng)暴的作用應(yīng)該是讓每個參與者都能對一個共同目標(biāo)有所貢獻(xiàn)，彼此之間相互尊重，密切合作，而并非一個分出勝負(fù)的競賽。

在這種前提下，頭腦風(fēng)暴不僅是新點子的誕生地，更是傾聽和學(xué)習(xí)的機會。擁有不同專業(yè)和經(jīng)歷的參與者在傾聽與爭論的過程中，不但可以了解新的概念，而且能夠體察別人的知識和思維方式。當(dāng)聽者在爭論中迷失之際，有人指出其中的關(guān)鍵點，將分歧轉(zhuǎn)換為認(rèn)同，這個過程豈不令人受益匪淺？

「嚴(yán)密的流程控制」

從一個不太“善意”的角度來看，頭腦風(fēng)暴所引發(fā)的會議革命可謂大眾民主意識對傳統(tǒng)公司政治氣氛的消解：重個人言論，輕領(lǐng)導(dǎo)權(quán)威；崇尚偶然聯(lián)想，杜絕精密策劃。但事實上，頭腦風(fēng)暴可能需要一位更為強有力的舵手。

能率領(lǐng)大家進(jìn)行頭腦風(fēng)暴的人，需要有相當(dāng)?shù)哪芰徒?jīng)驗。為了保證頭腦風(fēng)暴的有效進(jìn)行，選擇一個適當(dāng)?shù)臅h召集人是一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)。這個人應(yīng)該清晰地理解會議的目標(biāo)，掌握頭腦風(fēng)暴的原則，制造正確的氣氛，善于引導(dǎo)大家思考和發(fā)表觀點，控制整個會議的進(jìn)程。不可否認(rèn)，由于強調(diào)自由的言論，頭腦風(fēng)暴的會議室如同一艘方向盤過于靈敏的船只的駕駛艙，稍有不慎就會偏離正確航向，需要敏銳的舵手隨時給與方向上的修正。

那么，在這位新型會議領(lǐng)導(dǎo)者的任務(wù)清單上，首要的工作應(yīng)該是什么呢——確定召集哪些人來參加這種對決策有重大指導(dǎo)意義的討論。

一般來說，重要的創(chuàng)新都產(chǎn)生于不同學(xué)科的碰撞過程中。因此，頭腦風(fēng)暴應(yīng)該鼓勵公司各個部門的人參加，比如說技術(shù)、市場、金融、法律方面的人士，有必要的時候還可以請外界的專家或消費者參與其中。

其次，安排恰當(dāng)?shù)臒嵘砘顒右源_保頭腦風(fēng)暴卓有成效。

IDEO曾經(jīng)測試過哪一種熱身方法將會使得人們在頭腦風(fēng)暴會議中產(chǎn)生更好的績效。在討論玩具業(yè)是否運用一項新技術(shù)的會議之前，他們把參與討論的成員分為三組。一個小組進(jìn)行一些背景資料的閱讀和聽有關(guān)專家的演講；第二組在玩具店中觀察這種技術(shù)在這種場合下不同的反應(yīng)；第三小組不進(jìn)行熱身，直接展開討論……

你猜結(jié)果如何？無論從創(chuàng)意的數(shù)量還是質(zhì)量上來說，那個參觀玩具店的小組在頭腦風(fēng)暴會議上明顯表現(xiàn)得更為出色。也就是說，召集人要提醒與會者在頭腦風(fēng)暴之前做足功課，了解市場的現(xiàn)實狀況和客戶需求，靈感才能“有的放矢”。

頭腦風(fēng)暴正式開始之后，大家各抒己見，與會者很可能會在眾說紛紜的混亂氣氛中暈頭轉(zhuǎn)向。這個時候，會議主持者要對問題進(jìn)行梳理，引導(dǎo)每個人表述清楚自己的觀點，促進(jìn)大家的相互理解。

畢竟，如果只是想法的簡單收集，那還不如做個內(nèi)部論壇讓大家直接提交建議即可。頭腦風(fēng)暴的本質(zhì)并非各自為政地滿足表達(dá)欲，而是相互啟發(fā)。正如加利福利亞大學(xué)專門研究創(chuàng)新型組織的安德魯。哈根頓（AndrewHargadon）在《突破如何發(fā)生》一書中提到的那樣：當(dāng)人們找到在已有想法上填磚加瓦的方式之后，創(chuàng)新才會發(fā)生。

頭腦風(fēng)暴的力量就在于為持不同觀點的人提供了一個相互交流的平臺，取長補短，把靈光一閃的主意逐步完善成一個可行的方案。所以，要鼓勵大家在別人的主意上加以發(fā)揮。

盡管會議的過程可能熱火朝天，但會議一結(jié)束，大部分參會者會忘記90%的內(nèi)容，會議記錄是必不可少的。而且，不僅如此，會議主持人應(yīng)主動了解與會者在會后產(chǎn)生的新想法，以此補充會議記錄。然后，將大家的想法整理成若干方案，找出富有創(chuàng)意或啟發(fā)性的見解，經(jīng)過多次反復(fù)比較和優(yōu)中擇優(yōu)，最后確定1到3個最佳方案。

最后，迅速利用這些結(jié)果，把其轉(zhuǎn)化為具體行動和產(chǎn)品。試想一下，如果頭腦風(fēng)暴中的創(chuàng)意遲遲不付諸行動，而被對手捷足先登，那么一切都是徒勞。

成為電郵處理高手

1.收集Email地址

收集你還沒有做回復(fù)的人的Email地址，

將它們粘貼到備忘里提醒自己。

2.寫下一個警示條

列明你當(dāng)前工作中最棘手的問題。

3.備份

重要的信件要備份，對這些信息

要特別注意。

提示：每天察看email的時間最好控制在20分鐘內(nèi)。

何謂有效閱讀

快速閱讀課程鼓吹的是一種浮光掠影式的閱讀，那完全無助于提高理解力和保持持久記憶。提升閱讀速度的最好方法是為了樂趣進(jìn)行大量閱讀。研究表明，那些被指定主題的人閱讀速度平均增長18%，而理解力的增長是11%，但那些選擇自己喜歡內(nèi)容閱讀的人閱讀的速度增長了87%，理解力增長了33%.

如何有效利用Memo

草草記下每一個有用的點子——應(yīng)該的、想要的、必須的——無論何時何地都要想著它們。帶一支筆和便箋簿，以利于隨時隨地記錄并堅持推進(jìn)

記錄

草草記下每一個有用的點子——應(yīng)該的、想要的、必須的——無論何時何地都要想著它們。帶一支筆和便箋簿，以利于隨時隨地記錄并堅持推進(jìn)

分類

設(shè)計一個系統(tǒng)來組織起這些堆積的便箋和想法，將類似的任務(wù)歸類，為計劃、參考資料和其他材料分類創(chuàng)建好文件夾

回顧

定期檢查你的備忘錄，至少一周一次，確保你沒有忘記任何東西，并關(guān)注它們下一步的進(jìn)展

成為枯燥會議中的清醒者

打開窗戶

暖和、通風(fēng)不良的房間將使腦子不清醒。新鮮空氣和街上的喧嚷能夠幫助你保持思維敏捷

剝桔子

剝桔子和吃薄荷糖不僅僅能提神醒腦，還能降低焦慮和挫敗感

簡便的按摩

用手指輕敲前額，按摩虎口，反復(fù)摩擦后腦根部，或按壓膝蓋下的部位。當(dāng)然觸碰你的私處也可以振作精神，如果人力資源部門沒有提出抗議的話

如果你是領(lǐng)導(dǎo)者，寬容點

不要在一點到四點間安排會議，人們在剛剛吃完午飯以后很可能會昏昏欲睡。要盡量減少在早間會議上展開冗長而乏味的演講

如何讓筆記本電池長壽

如果你的筆記本用的是鋰電池，每三個月讓它徹底用完一次，然后再充足100%的電（必須做）。這樣能夠確保電池處于最佳工作狀態(tài)，不至于到要急著要使用的時候出故障。

保持電腦桌面整潔

1.創(chuàng)建一個層次分明的文件夾

首先，按年份對文件分組并且歸入

文件夾。然后為每項任務(wù)單獨制作

文件夾，每個文件夾的命名要清楚

合適

2.用顏色碼標(biāo)注文件

依據(jù)材料相對重要的程度，用粗體

的顏色筆標(biāo)注好最緊急的材料。

3.定期移走文件夾

將你的文件夾移動到一個硬盤驅(qū)動

目錄（例如“我的文檔”），桌面上