看守所心理健康服務檔案管理

第一節(jié)檔案資料管理工作要求 1一、檔案資料管理工作內(nèi)容及要求 2二、檔案資料過程管理 2第二節(jié)檔案管理制度 4一、檔案管理制度 4二、檔案保密制度 5三、檔案借閱制度 6四、檔案鑒定銷毀制度 7五、檔案統(tǒng)計制度 8第三節(jié)在押人員心理健康檔案完善管理 8一、在押人員心理檔案管理現(xiàn)狀 9二、完善在押人員心理檔案管理的措施 9第一節(jié)檔案資料管理工作要求管理檔案建立與管理采用先進電子計算機技術，運用計算機系統(tǒng)進行管理，通過檔案的“集中化、有序化、信息化”科學程序，運用先進的資料檢索軟件，便于相關主管單位的工作檢查和監(jiān)督，建立管理部內(nèi)部NT網(wǎng)絡，達到資源共享、合理利用的目的。在信息的收取時廣開信息渠道，存儲時做到內(nèi)容全面、豐富，收集時盡可能地完整。并樹立檔案管理的財富觀、資源觀和服務觀，使檔案管理真正為管理服務。一、檔案資料管理工作內(nèi)容及要求（一）工作內(nèi)容1.建立資料的收集、分類整理、歸檔管理和保密制度。2.建立一套完整的檔案管理制度。如在日常管理中要建立交接班、項目故障與維修、保養(yǎng)、設備巡視等登記制度。3.保管好其他與檔案資料管理有關的事項資料。（二）工作要求1.必須保證檔案資料的完整性、完好性。2.合同期滿我司應及時將整理好的檔案資料原件統(tǒng)一移交給采購人的綜合檔案室進行分類、立卷、編號、歸檔，輸入計算機便于更科學的管理。3.充分利用現(xiàn)代化科學技術，提供檔案管理工作效率。4.利用已有檔案資料進行總結(jié)，規(guī)劃。二、檔案資料過程管理（一）立卷歸檔檔案室將文件材料收集整理分類——錄入機讀目錄——將檔案整理完畢——整理裝訂檔案——制作檢索工具——檔案入庫——分類上架。（二）借閱1.本單位人員借閱檔案由本人提出書面申請——辦公室主任審核——主管領導簽字批準——檔案室負責查找有關檔案——借閱人填寫借閱檔案登記簿——借閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。2.外單位人員查閱檔案查閱人持單位介紹信到檔案室申請借閱檔案審批單——辦公室主任審核——主管領導簽字批準——檔案室負責查找——查閱人填寫借閱檔案登記簿——查閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。（三）收集、交接、整理、統(tǒng)計工作1.立卷部門兼職檔案員（資料員）根據(jù)規(guī)定的檔案歸檔范圍，平時做好文件材料的形成、收集、保存，確保歸檔文件材料完整。2.兼職檔案員（資料員）根據(jù)不同各類文件材料的特點，按規(guī)定的案卷類目歸卷。3.次年初，兼職檔案員（資料員）對收集、積累的文件材料進行整理（初步立卷）。4.X月上旬檔案室對各部門初步立卷的文件材料進行檢查、指導。5.兼職檔案員（資料員）按立卷要求立卷。6.兼職檔案員（資料員）填寫移交清單，并向單位檔案室移交檔案。7.檔案室對案卷進行分類、整理。8.編制檔號。9.編制案卷目錄等各種檢索工具。10.入庫。11.做好檔案的統(tǒng)計、保安。12.開展檔案的利用。13.進行文件匯編，對檔案信息進行二次、三次加工（四）鑒定銷毀檔案銷毀提出申請——辦公室主任審核——主管領導簽字批準——檔案鑒定小組（由主管領導、辦公室主任、檔案管理人員及相關計量檢定校準人員共同組成）進行鑒定——檔案管理人員及相關部門業(yè)務人員逐項相冊登記——辦公室主任簽字批準——主管領導裁簽字批準——一把手簽字批準——檔案室及相關部門到指定地點2人以上監(jiān)銷——檔案室及相關部門辦理銷毀清冊——檔案室歸檔。第二節(jié)檔案管理制度一、檔案管理制度（一）保存的檔案資料，要按門類載體進行科學排列、編號，框架排列要科學有序。（二）檔案保管必須設置專用箱、柜具，嚴禁在箱、柜內(nèi)存放食品和寄存任何與檔案無關的雜物，并有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠措施。對發(fā)生蛻變和破損的檔案要采取補救措施，確保檔案的完整與安全。（三）箱、柜具排列要自左至右，并便于管理和通風，是多節(jié)組合柜的要自上而下地編制柜具順序號。（四）案卷排列要按自左至右、從上而下的順序進行，排列要整齊、美觀。（五）每年定期對檔案進行檢查，檢查現(xiàn)存檔案與賬目是否相符，檔案是否損毀，檔案的收進、移出是否準確，并及時做好記錄工作，發(fā)現(xiàn)問題及時匯報并采取措施，解決存在問題。（六）嚴格檔案的出入手續(xù)，做好日常登記、統(tǒng)計工作。（七）檔案管理人員調(diào)動工作時，必須將所保存的檔案數(shù)量、狀況等詳細交代清楚，辦好交接手續(xù)后方可離職。二、檔案保密制度（一）檔案管理人員要認真學習相關法律法規(guī)，嚴格執(zhí)行相關法律法規(guī)和公司的保密規(guī)定。（二）檔案資料要嚴格管理，經(jīng)常清點，不丟失，不泄密。（三）不得隨便摘錄檔案資料，不準把受控檔案資料外借（非公司部門）或帶出，私人通信、談話不得涉及機密檔案內(nèi)容。（四）工作中形成的帶有字跡的廢紙要及時碎毀，以免泄密。（五）因玩忽職守造成檔案資料丟失或泄密者，依據(jù)公司《員工績效考核辦法》相關規(guī)定，視情節(jié)輕重予以相應處罰。（六）凡查閱受控檔案，查閱人員未經(jīng)許可不得私自摘抄和復印、剪裁、撕毀，并做到知密不泄。確需借出檔案，須報分管領導批準，并按時歸還。三、檔案借閱制度檔案的借閱只限本公司在職人員，外單位或個人查閱檔案，查閱人須持個人有效證件，經(jīng)分管領導同意后，方可辦理查閱手續(xù)。（一）檔案管理人員要熟悉保存檔案資料的情況，了解管理處各項工作對借閱檔案的需要，積極做好借閱工作。（二）對保存檔案要編制案卷目錄、全引目錄等檢索工具，以便及時準確地提供檔案。（三）積極搞好檔案收集工作，重要人員變動，重大事件，基礎數(shù)字匯編，文件匯集要及時準確。（四）凡借閱檔案資料者，特別是借閱受控檔案資料，要說明借閱目的，經(jīng)領導批準后方可借閱。借閱人要填寫《文件（資料）查閱、借閱、復制登記表》，并且只限批準的內(nèi)容，不得隨意擴大閱讀范圍，并不得轉(zhuǎn)借他人。摘抄、復制檔案資料，要注意保密，做好登記，用完后退交銷毀。外借檔案資料時間不得超過三天。（五）借閱人要愛護檔案資料，不得污損、圈劃、涂改、折角、拆卷或撕頁。四、檔案鑒定銷毀制度（一）檔案是公司的寶貴財富，未經(jīng)鑒定，任何人不得隨意銷毀到期的檔案。（二）鑒定工作要在公司主管領導下，由分管領導、檔案管理人員和有關人員組成鑒定小組，根據(jù)檔案的保存價值和本公司“檔案保管期限”進行。（三）定期對保存檔案進行鑒定，鑒定時，必須嚴格掌握，慎重從事，準確判斷檔案的存毀。（四）對于短期（一年以下）的檔案，到期后應逐件審查，根據(jù)實際情況，直接判定其價值，一時無法確定其價值的應按照“保存從寬，銷毀從嚴”的精神辦理。需要保存的文件取出留存，延長保管期限，對保管期限滿，無繼續(xù)保存價值的按規(guī)定手續(xù)銷毀。（五）對于無保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組提出鑒定銷毀意見，將需要銷毀的檔案登記造冊，經(jīng)分管領導批準后，由二人以上在指定地點監(jiān)銷，批準和執(zhí)行銷毀人員在《文件（資料）銷毀申請記錄表》上簽字，以示負責。（六）銷毀檔案時要嚴格執(zhí)行保密制度，嚴防遺失和泄密。檔案銷毀后，管理部門應妥善將銷毀清冊存檔保管。五、檔案統(tǒng)計制度（一）檔案資料的收進和移出隨時進行登記。（二）案卷數(shù)量要每季度匯總、核對一次。（三）及時準確地掌握并記錄檔案資料的借閱情況及效益。（四）按照上級規(guī)定和要求，及時向上級檔案管理人員報送項目檔案目錄。（五）統(tǒng)計數(shù)據(jù)要真實、準確、齊全、及時，符合上級要求。第三節(jié)在押人員心理健康檔案完善管理在押人員心理檔案是指監(jiān)獄對在押人員開展心理矯治過程中，通過心理測驗心理咨詢、心理治療和評定等測評方法形成的有關在押人員性格特點、心理障礙及疾病、行為習慣和心理發(fā)展軌跡等方面的認識，以及對在押人員實施過的矯治方案的文字記載材料。設置在押人員心理檔案便于監(jiān)獄及時了解在押人員的心理狀況和行為傾向，是實行在押人員分類管理和心理矯正的心理學依據(jù)。它對合理安排心理學教育、及時干預在押人員心理危機、防范監(jiān)獄內(nèi)在押人員和自殺事件、確保監(jiān)獄改造秩序的穩(wěn)定起著重要作用。一、在押人員心理檔案管理現(xiàn)狀隨著心理健康教育在教育改造在押人員中作用越來越重要，在押人員心理檔案制度管理在監(jiān)獄得到推廣運用。目前，我國內(nèi)大部分監(jiān)獄為每名在押人員建立了心理健康檔案，實行一人一檔、檔隨人走，有利于監(jiān)獄管理人員對在押人員開展有針對性的個別教育和心理治療，提高了在押人員教育改造質(zhì)量。但是，在建立在押人員心理檔案過程中，由于對建檔內(nèi)容掌握不全面，同時，需要依賴專業(yè)知識和應用技術支持，并且耗費大量的時間和精力，因此，在押人員心理檔案還有諸多不完善之處：一是在押人員心理檔案的內(nèi)容不完整；二是在押人員心理檔案資料的采集不規(guī)范；三是在押人員心理檔案人格特征和心理健康狀況分析欠缺準性；四是在押人員心理檔案輔導策略和改造建議欠缺針對性；五是在押人員心理檔案保管不嚴謹。為此，必須按照規(guī)范化、標準化、制度化的要求，完善在押人員心理檔案管理。二、完善在押人員心理檔案管理的措施（一）在押人員心理檔案的內(nèi)容在押人員心理檔案的內(nèi)容主要包括兩個方面：一是影響在押人員心理發(fā)展基本資料，包括在押人員的自然情況在押人員的犯罪史、在押人員的生活史家庭的遺傳病史等；二是反映在押人員心理狀況和心理特點的資料，包括在押人員心理測量結(jié)果及診斷結(jié)論、心理健康狀況及輔導策略、接受心理咨詢及治療情況記錄、職業(yè)能力傾向類型分析及指導、一線管教民警的評議和心理咨詢師的評估等。具體來說，在押人員心理檔案應具有以下內(nèi)容：1.在押人員基本情況主要提供一些背景資料，以幫助警察深入分析在押人員心理正確診斷在押人員問題產(chǎn)生的原因。包括以下幾個方面：個人簡介：主要有姓名、性別、出生年月、籍貫、民族政治面貌、監(jiān)獄、監(jiān)區(qū)家庭住址、愛好特長等。身體狀況：主要有血型、一般健康狀況、身體發(fā)育狀況、生理缺陷、個人病史等。家庭狀況：主要有家庭成員的工作、文化程度、家庭的經(jīng)濟狀況等。監(jiān)獄改造生活狀況：主要有在押人員的改造成績、改造態(tài)度、改造動機、行為習慣獄內(nèi)人際關系（含警犯關系、在押人員間關系）、入監(jiān)以來的獎懲情況等。對在押人員個人生活有影響的重大社會生活事件：如家庭成員的死亡、與獄內(nèi)其他在押人員關系緊張或者存在矛盾、影響生活的重大挫折等2.分析在押人員人格特征分析在押人員的性格、氣質(zhì)類型及個性心理特征，掌握在押人員的行為特點和個性心理特征等，根據(jù)在押人員的性格特點提出相應的改造建議。3.鑒定心理健康狀況對在押人員的心理健康水平進行鑒定，有無心理問題或心理障礙，程度如何，怎樣進行教育或矯治。4.分析改造心理對在押人員在入監(jiān)后對刑罰懲罰的態(tài)度和適應刑罰的心理狀況和監(jiān)禁心理狀況，改造態(tài)度、改造方法、改造動機、改造意志力改造心理改造困難的診斷，改造認知因素分析、改造動力狀況分析等。5.提出輔導策略和改造建議。根據(jù)對在押人員人格特征、改造心理鑒定心理健康狀況，在此基礎上，提出教育對策和改造建議。（二）在押人員心理檔案資料的采集建立在押人員心理檔案時，可以采用以下方法進行：1.觀察法。有目的、有計劃、系統(tǒng)地獲取處于自然條件下在押人員資料的方法。對于觀察的結(jié)果，可用故事記錄方法，把觀察到的在押人員情況，以敘述性文字做簡明的記錄。包含在押人員姓名、性別、監(jiān)區(qū)、觀察時間、觀察事實及其發(fā)生情境的描述警察的解釋與建議。2.問卷法。是心理咨詢師用統(tǒng)一設計好的問卷向在押人員了解情況和征詢意見的方法。采用自編的問卷調(diào)查，如用書面問題、表格讓在押人員回答填寫，可了解在押人員的一些基本情況，了解他們的心理活動。3.作品分析法。指借助監(jiān)獄的各種評定和記錄以及在押人員的個人作品的分析。如通過對在押人員的個人書信、筆記和其他作品的分析，可了解在押人員的心理活動。4.談話法。指心理咨詢師與在押人員或其較親近的人，通過直接談話的方式來了解和研究在押人員心理的一種方法。通過談話法，可了解在押人員真實的心理背景。5.心理測驗法。這是建立心理檔案中最主要和最常用的方法，其關鍵是選擇合適的測評工具進行測驗。在測驗應注意：一是嚴格遵從指導語，不帶任何暗示，被試者提問時，盡量按中性方式回答；二是測驗前不講太多無關的話，以免引起被試者的煩躁情緒和反感；三是對特殊問題有心理準備。（三）結(jié)果解釋和心理檔案形成在搜集了在押人員資料后，要對每一種資料，尤其是心理測驗的結(jié)果進行解釋，并結(jié)合在押人員基本情況提出教育改造上的建議，然后再建立心理檔案。在押人員心理檔案主要有文本式和電子檔案式，文本形式又有檔案袋和專項卡片兩種方式。（四）在押人員心理檔案的保管在押人員心理檔案在監(jiān)獄心理健康指導中心統(tǒng)一存放和保管。檔案管理的好壞，直接影響到開展在押人員心理矯治工作的效率。因此，必須給予足夠的重視。1.在押人員心理檔案以在押人員囚號為編號，以監(jiān)區(qū)為單位，按個人專項檔案和群體檔案分別存放。2.心理健康指導中心指定專人負責心理檔案的保護和防護，按在押人員檔案管理規(guī)定做好資料的安全和保密工作。對于文本式檔案資料，要注意防盜、防火防潮防塵、防污染和防有害生物等工作，對于計算機數(shù)據(jù)式檔案