學(xué)分制下高校學(xué)籍檔案管理的規(guī)范和優(yōu)化探討

高校學(xué)籍檔案是學(xué)生“大學(xué)生身份”的客觀記錄,學(xué)籍檔案管理則是高校教學(xué)管理工作的重要內(nèi)容和組成部分。規(guī)范和優(yōu)化高校學(xué)籍檔案管理,對(duì)加強(qiáng)高校教學(xué)管理工作、保證人才培養(yǎng)質(zhì)量有重大意義。在當(dāng)前高校教學(xué)管理過(guò)程中,隨著以“自主設(shè)計(jì)、自我選擇”為主要特征的學(xué)分制的廣泛實(shí)施,高校教學(xué)管理的模式和內(nèi)容有了很大的變化,傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理的模式和方法亟待規(guī)范和優(yōu)化。一、高校學(xué)籍檔案管理的主要內(nèi)容所謂學(xué)籍檔案,是學(xué)生從入學(xué)報(bào)到直至完成學(xué)業(yè)的整個(gè)過(guò)程中進(jìn)行管理和質(zhì)量考核所產(chǎn)生的多種載體的原始記錄[1],是高校教學(xué)管理檔案的重要組成部分。具體包括招生檔案信息、學(xué)籍檔案信息(狹義)、學(xué)習(xí)過(guò)程檔案信息、考試檔案信息、畢業(yè)檔案信息等方面的內(nèi)容,涵蓋學(xué)生的專業(yè)特長(zhǎng)、獎(jiǎng)懲情況、學(xué)習(xí)成績(jī)、個(gè)人特點(diǎn)、學(xué)業(yè)水平等基本信息。(一)招生檔案信息,是學(xué)生由高中升入大學(xué)時(shí)產(chǎn)生的有關(guān)信息。包括當(dāng)年的招生文件、招生計(jì)劃、招生簡(jiǎn)章、專業(yè);學(xué)生的高中檔案(紙質(zhì)檔案和電子檔案)等。(二)學(xué)籍檔案信息(狹義),是指新生進(jìn)入大學(xué)后產(chǎn)生的有關(guān)大學(xué)身份的信息,包括:新生報(bào)到信息;專業(yè)、年級(jí)、班級(jí)及每個(gè)學(xué)生的身份信息(包括學(xué)生所屬專業(yè)、年級(jí)、班級(jí)、身份證號(hào)、性別、學(xué)號(hào)等);學(xué)生登記表(即大學(xué)階段的學(xué)籍卡);學(xué)籍注冊(cè)和變更材料(學(xué)校有關(guān)的學(xué)籍文件、學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、升本、留級(jí));學(xué)生的各種獎(jiǎng)勵(lì)和處分材料等。(三)學(xué)習(xí)過(guò)程檔案信息,是評(píng)價(jià)學(xué)生學(xué)習(xí)質(zhì)量的重要憑據(jù)。包括:專業(yè)教學(xué)計(jì)劃、課程安排、任課教師名單;學(xué)生選課記錄;學(xué)生所修課程的成績(jī)登記;學(xué)生的各種實(shí)踐材料:如實(shí)習(xí)報(bào)告及指導(dǎo)老師的評(píng)價(jià)、畢業(yè)設(shè)計(jì)(畢業(yè)論文);修讀雙學(xué)位或輔修其他專業(yè)的課程成績(jī)等。(四)考試檔案信息,包括考試課程、考試方式、考試安排;考試成績(jī)的登記;考試試卷的存放以及補(bǔ)考、重修等記錄。(五)畢業(yè)檔案信息,主要包括畢業(yè)資格審查、畢業(yè)證的登記和發(fā)放;輔修專業(yè)、修讀第二學(xué)位的資格審查及畢業(yè)證書(shū)登記等。二、學(xué)分制對(duì)高校學(xué)籍檔案管理的影響學(xué)分制是指以學(xué)分作為課程學(xué)習(xí)的計(jì)量單位,以選課為核心,在高校學(xué)習(xí)期間只要完成一定的學(xué)分就可以向?qū)W校申請(qǐng)畢業(yè)的一種教學(xué)管理制度[2]。在學(xué)分制下,學(xué)生可以根據(jù)自己的專業(yè)興趣、個(gè)性特長(zhǎng)、發(fā)展目標(biāo)在一定范圍內(nèi)選擇要學(xué)習(xí)的課程內(nèi)容,同一專業(yè)、同一班級(jí)的學(xué)生不再擁有統(tǒng)一的上課時(shí)間、教室與教師,傳統(tǒng)的班級(jí)課表、班級(jí)成績(jī)等概念逐步淡化,學(xué)生的課程、學(xué)制都有一定的彈性。自1990年《中共中央國(guó)務(wù)院關(guān)于深化教育改革全面推進(jìn)素質(zhì)教育的決定》要求高等學(xué)校創(chuàng)造條件實(shí)行彈性的學(xué)習(xí)制度,放寬招生和入學(xué)年齡限制,允許分階段完成學(xué)業(yè)[3]。以來(lái),學(xué)分制在各高校得到廣泛實(shí)施。高校學(xué)籍檔案作為高校學(xué)生學(xué)習(xí)活動(dòng)的客觀記錄,雖然內(nèi)容的構(gòu)成沒(méi)有大的變動(dòng),但是其管理理念和管理手段不可避免地受到學(xué)分制的影響和挑戰(zhàn),高校學(xué)籍檔案管理亟待進(jìn)一步規(guī)范和優(yōu)化。(一)教學(xué)管理以課程管理為主,是學(xué)籍檔案管理規(guī)范和優(yōu)化的前提條件。傳統(tǒng)的高校教學(xué)管理模式實(shí)行的是學(xué)年制為主導(dǎo)的教學(xué)管理模式,學(xué)生的培養(yǎng)規(guī)格、教學(xué)要求相對(duì)統(tǒng)一。即同一年級(jí)同一專業(yè)同一班級(jí)的學(xué)生學(xué)制完全相同,上課使用同樣的教室與課程表,學(xué)生管理也實(shí)行“院管系、系管年級(jí)、年級(jí)管班級(jí)”的管理模式。在相應(yīng)的學(xué)籍檔案中,諸如班級(jí)學(xué)生名單、學(xué)籍卡登記和存放、學(xué)籍的變更記錄、課程安排、考試成績(jī)管理、畢業(yè)資格審查等,都是以班級(jí)為單位進(jìn)行管理的。實(shí)施學(xué)分制后,學(xué)生的學(xué)習(xí)時(shí)限不再有嚴(yán)格的限制,學(xué)生對(duì)課程的選擇也更有自主權(quán)。如《浙江大學(xué)學(xué)分制管理暫行規(guī)定》指出:1.學(xué)生可自主安排學(xué)習(xí)進(jìn)程,提前或延遲修讀有關(guān)課程;2.自主選擇課程層次;3.自主選擇聽(tīng)課方式[4]。因此,在學(xué)分制下傳統(tǒng)的班級(jí)概念逐步弱化,學(xué)生的管理轉(zhuǎn)向了“流動(dòng)管理”為主,這就導(dǎo)致傳統(tǒng)的以班級(jí)管理為單位的學(xué)籍檔案管理模式與學(xué)分制的變化不相匹配。因此,學(xué)籍檔案管理要改變傳統(tǒng)的班級(jí)管理為主的觀念,以課程管理為主,讓班級(jí)管理僅僅體現(xiàn)在學(xué)籍注冊(cè)中,即學(xué)生升入大學(xué)后學(xué)籍檔案信息中所分的專業(yè)、年級(jí)、班級(jí)。(二)實(shí)行個(gè)性化管理,是學(xué)籍檔案管理規(guī)范和優(yōu)化的關(guān)鍵。學(xué)分制作為一種新型的教學(xué)管理制度,以學(xué)生為主體,尊重學(xué)生的個(gè)性差異是其重要特征。在學(xué)分制下,學(xué)生可以自主選擇課程、自主選擇教師、自主選擇上課時(shí)間、自主選擇學(xué)習(xí)進(jìn)程,學(xué)習(xí)的靈活性和彈性大大增強(qiáng)。例如選課,每學(xué)期學(xué)生都要按照自己的學(xué)習(xí)計(jì)劃進(jìn)行選課,同一年級(jí)、同一專業(yè)、同一班級(jí)的不同學(xué)生選課內(nèi)容大相徑庭。顯然,傳統(tǒng)的班級(jí)課程表不再存在,取而代之的是每個(gè)學(xué)生都要有自己的課程表。同樣,由于選課的不同,每個(gè)學(xué)生考試的課程、考試的時(shí)間及考試成績(jī)都有很大的區(qū)別,傳統(tǒng)的以學(xué)期為區(qū)間,以班級(jí)、專業(yè)為單位的考試成績(jī)登記有了很大的難度。學(xué)分制下彈性學(xué)制的實(shí)行,使同一年級(jí)的學(xué)生畢業(yè)的時(shí)間也會(huì)有所不同。如《北京師范大學(xué)本科生學(xué)籍管理規(guī)定》規(guī)定:學(xué)生提前完成主修專業(yè)教育教學(xué)計(jì)劃規(guī)定的課程和各種教育環(huán)節(jié)可以申請(qǐng)?zhí)崆爱厴I(yè)。另外,由于允許修讀第二學(xué)位和輔修專業(yè),每個(gè)學(xué)生的情況千差萬(wàn)別。學(xué)分制下這種“因人而異、因材施教”的教學(xué)管理模式要求在學(xué)籍檔案管理上突出學(xué)生的主體地位,實(shí)行個(gè)性化管理。(三)實(shí)施科學(xué)管理,是學(xué)籍檔案管理規(guī)范和優(yōu)化的重要手段。學(xué)籍檔案作為專門檔案,既反映了學(xué)生的學(xué)習(xí)過(guò)程,又反映了教學(xué)過(guò)程,因此與教學(xué)檔案具有一定的交叉性。同時(shí),由于檔案的服務(wù)性功能,學(xué)籍檔案要隨時(shí)滿足學(xué)生本人對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)的查詢。傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理主要以檔案的實(shí)體管理為主,教學(xué)管理人員要花費(fèi)大量的時(shí)間對(duì)有關(guān)的原始記錄進(jìn)行收集、整理、保管、移交等,任務(wù)繁重。同時(shí),學(xué)生的具體原始記錄來(lái)自各個(gè)二級(jí)學(xué)院,學(xué)籍管理檔案的管理規(guī)范上標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一,學(xué)籍檔案材料的收集、整理和立卷等質(zhì)量不高。這些因素都要求學(xué)籍檔案管理規(guī)范和優(yōu)化。在學(xué)分制下,學(xué)生自主選課,課程設(shè)置、課表安排、考試、重修、學(xué)籍管理等各個(gè)環(huán)節(jié)都打破傳統(tǒng)的班級(jí)管理的模式,出現(xiàn)許多變數(shù),教學(xué)管理的難度和復(fù)雜程度都大大提高,學(xué)籍檔案管理的環(huán)境也發(fā)生變化。因此,變革高校學(xué)籍檔案管理的方法和手段,實(shí)行科學(xué)的檔案管理的方法,是學(xué)分制下學(xué)籍檔案管理規(guī)范和優(yōu)化的重要手段。三、高校學(xué)籍檔案管理規(guī)范和優(yōu)化的重要途徑在學(xué)分制下,要有效解決學(xué)籍檔案管理中存在的不確定因素,達(dá)到高質(zhì)高效的管理目的,就要采用現(xiàn)代信息技術(shù),實(shí)行檔案信息化管理,即通過(guò)現(xiàn)代信息技術(shù),建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和可共享的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。筆者認(rèn)為,采用綜合信息管理系統(tǒng)(或稱為管理系統(tǒng)等),實(shí)行文檔一體化管理是規(guī)范和優(yōu)化高校學(xué)籍檔案的重要途徑。綜合信息管理系統(tǒng)是先進(jìn)的教育管理理念和現(xiàn)代技術(shù)手段結(jié)合的產(chǎn)物,它面向多個(gè)部門(教學(xué)管理部門、招生就業(yè)部門、學(xué)生管理部門)和多種用戶(管理人員、教師和學(xué)生),通過(guò)設(shè)置“學(xué)生操作平臺(tái)”、“教師操作平臺(tái)”、“管理人員操作平臺(tái)”,使整個(gè)管理過(guò)程實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化、即時(shí)化,徹底顛覆傳統(tǒng)的手工操作的學(xué)籍檔案管理模式,使信息查詢和維護(hù)變得方便和快捷,能達(dá)到高質(zhì)有效的檔案管理目的。(一)管理人員平臺(tái)。管理人員操作平臺(tái)面向教學(xué)管理部門、招生就業(yè)部門、學(xué)生管理部門,主要由教學(xué)管理部門負(fù)責(zé),通過(guò)科學(xué)課程設(shè)置、優(yōu)化教學(xué)計(jì)劃,完善學(xué)籍管理制度,為學(xué)分制的推行提供有利條件。具體包括以下功能:管理人員平臺(tái)功能結(jié)構(gòu)圖1.學(xué)籍管理(狹義),主要包括學(xué)生的基本信息、學(xué)籍注冊(cè)、變更等內(nèi)容,具體分為幾個(gè)部分:建立學(xué)籍檔案、維護(hù)學(xué)籍檔案、學(xué)期注冊(cè)、學(xué)籍異動(dòng)。建立學(xué)籍檔案包括錄入招生時(shí)間、錄入學(xué)生基本信息、設(shè)置新生年級(jí)、班級(jí)、新生報(bào)到情況、生成新生學(xué)號(hào)等。維護(hù)學(xué)籍檔案包括增改個(gè)人信息、登記學(xué)生獎(jiǎng)勵(lì)、處分、撤銷處分等信息。學(xué)期注冊(cè)包括學(xué)期報(bào)到、學(xué)期注冊(cè)。學(xué)籍異動(dòng)包括學(xué)籍異動(dòng)規(guī)定、學(xué)籍異動(dòng)申請(qǐng)、異動(dòng)審核、異動(dòng)處理等。學(xué)生學(xué)籍檔案有兩個(gè)作用:生成檔案,可打印學(xué)籍卡、畢業(yè)生檔案、在校學(xué)生名冊(cè)、學(xué)生證、考試證等;統(tǒng)計(jì)分析各種數(shù)據(jù)等。2.教學(xué)安排與選課。教學(xué)安排主要是教學(xué)管理人員設(shè)置學(xué)期開(kāi)課計(jì)劃,安排任課教師、上課教室、上課時(shí)間,然后由學(xué)生根據(jù)人才培養(yǎng)方案,自主選擇學(xué)習(xí)的課程。具體包括以下內(nèi)容:教學(xué)安排板塊的結(jié)構(gòu)圖學(xué)生通過(guò)該板塊,根據(jù)自己的學(xué)習(xí)計(jì)劃選擇課程,生成自己的個(gè)人課程表。這一板塊充分反映了學(xué)分制下教學(xué)管理的特色――差異性和自主性。3.學(xué)生成績(jī)。由教務(wù)處設(shè)置參數(shù)和成績(jī)錄入時(shí)間、要求等,按課程由任課教師設(shè)置課程成績(jī)構(gòu)成,錄入學(xué)生成績(jī),生成學(xué)生的成績(jī)表。4.畢業(yè)處理。設(shè)置畢業(yè)規(guī)定,對(duì)畢業(yè)生進(jìn)行審核,生成畢業(yè)生名冊(cè)、獲得學(xué)位學(xué)生名冊(cè)、獲得雙學(xué)位學(xué)生名冊(cè)。(二)教師操作平臺(tái)。教師是課程教學(xué)的主要責(zé)任人,其水平的高低直接影響到教學(xué)質(zhì)量的高低。利用該平臺(tái),教師可以隨時(shí)了解學(xué)校的教學(xué)、科研動(dòng)態(tài),看到學(xué)生的教學(xué)評(píng)價(jià)和建議。同時(shí),及時(shí)在講授課程考試結(jié)束后錄入考試成績(jī),供學(xué)生查詢。(三)學(xué)生操作平臺(tái)。學(xué)生操作平臺(tái)主要體現(xiàn)學(xué)生自我設(shè)計(jì)、自我選擇的原則,目的在于給予學(xué)生更多自主學(xué)習(xí)的權(quán)利,為學(xué)生的能力發(fā)展提供個(gè)性化發(fā)展的空間。該平臺(tái)的作用如下。1.選擇功能。學(xué)生可運(yùn)用該平臺(tái)自主選擇課程,包括修讀課程的選擇、課程考試時(shí)間的選擇、課程的重修免修,申請(qǐng)各種獎(jiǎng)勵(lì)等。2.查詢功能。利用該平臺(tái),學(xué)生可以隨時(shí)查詢自己的基本信息、學(xué)業(yè)目標(biāo)、應(yīng)修課程與學(xué)分、課程安排、考試成績(jī)、獎(jiǎng)懲信息等。3.參與溝通功能。利用該平臺(tái)學(xué)生可以隨時(shí)提出反饋意見(jiàn),并對(duì)教學(xué)進(jìn)行評(píng)價(jià)綜合信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用,實(shí)現(xiàn)了信息的動(dòng)態(tài)化管理,達(dá)到了以下效果:1.解決了學(xué)分制下學(xué)生自主選課帶來(lái)的課程設(shè)置、課表、考試、重修等個(gè)性化的難題;2.實(shí)現(xiàn)了學(xué)籍檔案管理由“