檔案管理培訓第二部分4

第二局部水利工程檔案整編與驗收說明工程檔案是文字、圖表、聲像不同形式資料的總和，它見證和記錄工程建設的歷史，它是記載和衡量工程質(zhì)量的重要依據(jù)，是工程竣工驗收蝗重要組成局部，工程檔案是運行管理的重要信息資源。具有保存價值。一個工程工程從編制工程建議書開始，到工程的實施和竣工驗收，各個階段形成了各類檔案，要做好工程檔案的收集、整理、整編，必須有專門的組織和專門的人員。工程前期階段形成的工程檔案需要建設單位確定專業(yè)人員收集、整理，保管，防止喪失和損壞；施工階段形成的工程檔案，工程參建各單位要有專人收集、保管，要確定切實可行的管理方法，防止在個人手里長期存放。工程檔案經(jīng)審核后，責任單位要按審核意見及時補充完善，保證完整齊全。如今，市、縣〔區(qū)〕水務局檔案室建全，有專人，管理制度也完善，行政和人事檔案管理工作井井有條，可是水利工程檔案管理工作有欠缺，制度也不完善，有的單位工程技術(shù)檔案只是個人保存，等到離任或退休，只好付之一炬或當廢品賣掉。相信通過這次檔案管理培訓，市、縣〔區(qū)〕水務局工程技術(shù)檔案管理工作一定能上個臺階，有了統(tǒng)一的檔案教材，各類水利工程檔案收集、整編、歸檔、立卷能實現(xiàn)標準化。水利工程檔案的形成時段工程檔案的形成主要分5個階段：1、工程工程的前期準備階段。這個階段形成的檔案資料主要有勘察設計報告書，規(guī)劃報告書，工程建議書，可研報告書，初步設計報告書，技術(shù)設計文件，施工圖設計文件，以及相關(guān)報批文件，批復文件和各階段的環(huán)境影響、水土保持、水資源評價等專項報告及批復文件等等。檔案形成單位主要是工程法人，勘測設計單位和上級批復機關(guān)。2、工程開工前準備階段。這個階段形成的檔案資料主要有開工報告及審批文件，重要協(xié)調(diào)會議文件，施工的監(jiān)理合同談判記錄、紀要，合同文件，移民征地申請、批準文件，移民拆遷規(guī)劃、安置、補償實施方案和批準文件，各種專業(yè)會議紀要，招標文件，開標、評標會議文件，工程技術(shù)要求，技術(shù)交底，圖紙會審紀要，施工方案、技術(shù)、工藝、平安措施等施工組織設計報批及審核文件，原材料出廠證明、質(zhì)量鑒定、復驗單及試驗報告，施工定位測量，復核記錄，施工放樣記錄等等。檔案形成單位主要有工程法人，招標代理機構(gòu)，設計單位，中標施工單位，監(jiān)理機構(gòu)。3、工程工程的實施階段。這個階段形成的檔案資料是最多的，工程參建的各方在此階段都有檔案資料形成。主要的檔案資料有：工程工程劃分表，根底處理、根底工程施工、樁基工程、地基驗槽記錄，隱蔽工程驗收記錄，各類型單元工程及工序質(zhì)量評定表格，各類型金屬結(jié)構(gòu)、設備施工安裝記錄、運行質(zhì)量檢查、調(diào)試檢驗評定材料，各類電氣、儀表施工安裝記錄、運行調(diào)試試驗記錄，施工大事記及施工記錄，竣工圖，監(jiān)理規(guī)劃、細那么、監(jiān)造方案，設備材料審核文件，施工進度報審，工程支付報審資料，開〔停、復、返〕工令，監(jiān)理通知，協(xié)調(diào)會紀要，監(jiān)理指示、指令，來往信函，工程材料監(jiān)理復檢記錄、報告，質(zhì)量控制、測量成果及復核文件，各類單元以上工程質(zhì)量評定表，工程變更申請及審批文件，工程和設備驗收、交接文件，工程價款支付證書，有關(guān)工期延長文件，有關(guān)質(zhì)量事故處理及索賠文件等等，檔案形成主要單位有：中標施工單位，物資采購單位，監(jiān)理機構(gòu)，監(jiān)督機構(gòu)，檢測單位。4、工程驗收階段，工程驗收又分完工驗收和竣工驗收兩個階段。A、完工驗收階段，一般指工程工程中的單位工程完工驗收，單位工程完工驗收階段形成的主要檔案資料有：單位工程完工驗收申請及批復，單位工程施工報告，單位工程監(jiān)理報告，單位工程建設管理工作報告，單位工程質(zhì)量評定報告，單位工程結(jié)算書等。B、竣工驗收階段。工程工程竣工驗收階段還需相關(guān)單位提供工程設計報告，工程運行管理工作報告，工程移交證書，工程審計報告等。這個階段形成的檔案資料除了完工驗收階段形成的檔案外，還應有工程竣工驗收申請報告及批復文件，工程建設的聲像資料，工程竣工圖工程竣工驗收鑒定書及驗收委員會簽字表。驗收階段工程檔案形成主要單位有上級主管部門、相關(guān)行業(yè)主管部門、工程法人、設計單位、施工單位、監(jiān)理單位、運行管理單位、質(zhì)量監(jiān)督機構(gòu)等。三、水利工程檔案分類水利部水辦[2005]480號文件印發(fā)的《水利工程建設工程檔案管理規(guī)定》附件3中把水利工程檔案分成九種類別。結(jié)合近些年水利工程檔案管理實際,為了更有效的進行檔案管理，本講義把九類檔案按整編單位分成5類，即建設單位工程檔案，施工單位工程檔案，監(jiān)理機構(gòu)工程檔案，物資采購單位工程檔案，運行管理單位工程檔案。本本份下面所講內(nèi)容根本都是針對這五類檔案的。這種劃分有五種理由，一是水利部《檔案管理規(guī)定》第十五條中有工程法人可結(jié)合實際進行工程檔案分類的規(guī)定；二是遵循了《檔案管理規(guī)定》附件3中檔案分類原那么；三是結(jié)合了近年水利工程施工中監(jiān)理和施工單位整編檔案資料的習慣作法；四是便于收集、管理、整編和驗收；五是方便檔案室工作人員的立卷以及日后的查閱。各工程工程的建設單位、施工單位、監(jiān)理機構(gòu)及相關(guān)部門在今后的水利工程檔案整編中，應遵循這種檔案分類原那么，使承德市水利工程檔案整編工作到達全市統(tǒng)一化、標準化的目標。四、水利工程檔案的收集、整理、保管要做好工程檔案資料的收集、整理工作。必須有專門組織和專業(yè)人員，專門組織指工程參建有關(guān)單位(指建設單位，施工單位或較大工程工程的監(jiān)理機構(gòu))要建立工程工程資料室；專業(yè)人員指每個資料室至少配備1-3個資料管理人員。有了資料室，要建立工程檔案管理制度，有了專業(yè)人員要確定崗位職責和任務，經(jīng)過短期專業(yè)培訓上崗，正常開展工作。一個工程工程從編制工程建議書開始，到工程工程的實施、至最后竣工驗收、各個階段形成了各類別檔案，工程前期階段形成的檔案需要工程法人確定專業(yè)人員負責收集、保管，防止喪失和損壞；施工階段工程檔案形成在施工工地，施工單位必須確定專業(yè)人員管理，但是，要防止在個人手里長期存放，或丟或損在所難免。施工單位的資料室專業(yè)人員要在完工時依據(jù)規(guī)章制度及時將形成的檔案收集、集中、然后進行整理，查缺補漏，使工程檔案做到齊全完善。監(jiān)理單位在小型工程工程工地設立的監(jiān)理機構(gòu)，要明確專人管理檔案資料，要及時進行整理，補充，保證監(jiān)理工程檔案的齊全。五、工程檔案審核程序水利部《檔案管理規(guī)定》第十條指出：“水利工程檔案的質(zhì)量是衡量水利工程質(zhì)量的重要依據(jù)，應將其納入工程質(zhì)量管理程序。質(zhì)量管理部門應認真把好質(zhì)量監(jiān)督檢查關(guān)，凡參建單位未按規(guī)定要求提交工程檔案的，不得通過驗收或進行質(zhì)量等級評定。工程檔案達不到規(guī)定要求的，工程法人不得返還其工程質(zhì)量保證金?！睆纳厦娴囊?guī)定可以理解水利工程檔案質(zhì)量的重要性，應該履行審核程序。工程檔案責任原那么：《檔案管理規(guī)定》中明確“工程各參建單位技術(shù)負責人應對提供檔案的內(nèi)容及質(zhì)量負責?！睂徍顺绦蛉缦拢?、監(jiān)理單位審核。監(jiān)理工程師對施工單位提交的檔案資料應履行審核簽字手續(xù)，施工單位填好水利部印發(fā)的《施工質(zhì)量評定表及填表說明與例如》中04表后，工地監(jiān)理機構(gòu)應詳細認真負責的審核施工單位工程檔案，滿足要求后履行審核簽字手續(xù)。大、中型水利工程或國債資金投入的重點工程工程，監(jiān)理單位要提供對工程檔案整理情況的審核報告。竣工圖必須做到完整、準確、清晰、系統(tǒng)、修改標準、簽字手續(xù)完備。沒有重大變更的施工圖可在施工圖上加蓋“竣工圖章”；有重大變更的施工圖，要重新繪制竣工圖，由監(jiān)理審核并加蓋監(jiān)理單位刻制的“竣工圖確認章”?！翱⒐D章”和“竣工圖確認章”圖標樣式詳見附件14。2、監(jiān)督機構(gòu)審核。依據(jù)河北省水利廳《水利工程質(zhì)量監(jiān)督管理實施細那么》中第二十一條第5款規(guī)定，質(zhì)量監(jiān)督站隨時檢查和抽驗建設、施工和監(jiān)理單位的質(zhì)量檢驗、評定的原始資料技術(shù)檔案。質(zhì)量監(jiān)督機構(gòu)在出具單位工程和工程工程的質(zhì)量評定報告前，要對該工程施工階段的工程檔案資料〔含監(jiān)理檔案〕進行初步審核，提出整改意見后，檔案形成單位要認真修改完善。3、建設單位審核。單位工程完工驗收前，建設單位要認真審核施工單位、監(jiān)理機構(gòu)、物資采購單位、工程運行管理單位以及建設單位本身負責整編的工程檔案。在確認工程檔案的內(nèi)容與質(zhì)量已達要求后，可向有關(guān)單位報送檔案自檢報告，并提出檔案專項驗收申請。4、專項驗收組審核。工程竣工初步驗收中“檔案專項驗收組”審核后，給出驗收意見。六、工程檔案的整編與裝訂單位工程驗收委員會要提前審閱工程檔案資料，工程檔案的整編工作是在單位工程完工驗收之后進行。中型以上工程工程，在竣工驗收工程之前，要先進行工程檔案專項驗收，所以檔案的整編工作往往時間緊、任務重，需集中人力，集中時間完成。(一)、工程檔案資料整編目錄工程檔案資料整編要有整編目錄，各工程工程法人的檔案專職人員、施工監(jiān)理和施工單位檔案資料專業(yè)人員可按照整編目錄中的順序進行工程檔案整編，整編后的檔案再進行正式裝訂成冊。按常規(guī)作法，“驗收文件材料”不需裝訂成冊，因為單行材料更利于驗收委員們審閱，同時也利于文字內(nèi)容的修改和文件的補充完善。本局部講義在附件2至附件6中給出建設單位，施工單位，監(jiān)理機構(gòu)、運行管理單位和水利物資采購供給單位工程檔案資料整編目錄，相關(guān)單位在工程檔案整編工作中參照執(zhí)行?！捕场⒏黝愹炇展ぷ鲌蟾嫜b訂格式及各類檔案資料整編裝訂格式1、各類工作報告〔含質(zhì)量評定報告〕是工程竣工驗收時相關(guān)單位必須提供的文件資料，編制內(nèi)容參照《水利水電建設工程驗收規(guī)程》SL223—1999中附錄E竣工驗收主要報告編制大綱執(zhí)行。各類工作報告和質(zhì)量評定報告單獨裝訂成冊，分冊可參照《水利水電建設工程驗收規(guī)程》中附錄E竣工驗收主要報告編制大綱上“各類報告”順序，習慣上在封面左上角長方形框內(nèi)打印“某某工程竣工驗收工作報告之幾”。封面樣式見附件7。2、由建設、監(jiān)理、施工、運行管理單位和中標的物資采購單位負責整編與裝訂的五種類別檔案，按附件中給定的目錄分卷裝訂，分冊按卷的順序分，條件是每冊厚不超兩厘米，本教材規(guī)定在封面左上角長方形框內(nèi)打印“某某單位工程檔案資料整編第幾冊”。封面樣式見附件8至附件12。建設單位和監(jiān)理單位負責整編的工程檔案以工程工程為單位整編裝訂。施工單位負責整編的工程檔案“施工質(zhì)量質(zhì)量卷”必須以單位工程為單位整編裝訂；其它卷以工程工程為單位整編裝訂。運行管理單位負責整編的工程檔案以工程工程為單位整編裝訂，如果工程工程只有一個單位工程，那么以單位工程為單位整編裝訂。物資采購單位負責整編的工程檔案應按中標的合同標段整編裝訂?！踩?、相關(guān)報表、記錄、日志、證明、試驗報告的整編1、報表：⑴工序質(zhì)量評定表，在給業(yè)主、運行管理單位和施工單位自身保存的工程檔案中，必須附在單元工程質(zhì)量評定表后面。⑵工程款支付的報表，在給業(yè)主和施工單位自身保存的工程檔案中，必須歸入檔案，建設單位財務必須有原件。⑶工程計量的報表是工程檔案中重要組成局部，工程檔案中不可缺少。2、記錄：①會議記錄，但凡形成會議紀要的，把紀要編入檔案，如建設單位、監(jiān)理機構(gòu)例會的記要。②隱蔽工程檢驗記錄，但凡施工單位自身的隱檢記錄或相關(guān)幾方聯(lián)合的檢驗記錄，必須編入檔案。③安裝完工的金屬結(jié)構(gòu)和機電設施的試運行記錄，必須編入檔案。④灌注樁原始驗收記錄應編入施工單位檔案，附在單元工程質(zhì)量評定表后。⑤監(jiān)理旁站記錄，只編入監(jiān)理工程檔案。3、日志：⑴建設單位的施工管理日志，編入檔案，但可以不對其它單位公開。⑵施工日志是施工單位工地管理日記，是工程檔案中必不可少的組成局部，在給業(yè)主和施工單位自身保存的工程檔案中，必須編入檔案。⑶監(jiān)理日志是監(jiān)理機構(gòu)在工地的監(jiān)理日記，是工程檔案中必不可少的組成局部，在給業(yè)主和監(jiān)理單位自身保存的工程檔案中，必須編入檔案。4、證明：①各類金屬結(jié)構(gòu)和機電設施的質(zhì)量檢測證明〔生產(chǎn)廠家質(zhì)量檢測部門或有資質(zhì)的檢測單位出具〕必須編入檔案。②混凝土和漿砌石結(jié)構(gòu)物的質(zhì)量檢測證明，是否編入檔案由質(zhì)量監(jiān)督機構(gòu)決定。這類證明出現(xiàn)有四種情況；一是施工單位自身檢測；二是建設單位或施工單位委托有資質(zhì)的單位檢測；三是質(zhì)量監(jiān)督機構(gòu)的強制性檢測；四是質(zhì)量監(jiān)督機構(gòu)委托有資質(zhì)的機構(gòu)檢測。③質(zhì)量監(jiān)督機構(gòu)在施工過程中出具的中間質(zhì)量核驗證明，是否編入檔案由質(zhì)量監(jiān)督機構(gòu)決定。5、試驗報告：①施工單位按相關(guān)標準正常送檢的建筑材料和中間產(chǎn)品的試驗報告，由施工單位編入檔案。②監(jiān)理抽檢的建筑材料和中間產(chǎn)品試樣，應送到監(jiān)理委托的〔和施工單位不能同一檢測單位〕有資質(zhì)的檢測單位出具試驗報告，此種報告不必編入施工單位的工程檔案，應編入監(jiān)理機構(gòu)整編的工程檔案。③監(jiān)理見證取樣的由施工單位送檢的建筑材料和中間產(chǎn)品試樣，試驗報告由施工單位編入檔案。此種報告不必編入監(jiān)理機構(gòu)整編的工程檔案，在試驗報告單上由見證人簽字。④所有建筑材料和中間產(chǎn)品的試驗報告必須向質(zhì)量監(jiān)督站提交一份原件核備。編入由質(zhì)量監(jiān)督站整編的工程檔案中?！菜摹酬P(guān)于質(zhì)量評定表的填寫和整編①單元工程質(zhì)量評定表單元工程質(zhì)量評定表如果涉及工序質(zhì)量評定表，施工單位在檔案整編中必須把工序質(zhì)量評定表附在單元表后面裝訂；單元和工序質(zhì)量評定表檢驗記錄、評定意見、質(zhì)量等級不允許電腦打印用碳素筆手寫。，表格開頭局部可以打印。②分部工程質(zhì)量評定表施工單位在整編檔案時分部工程質(zhì)量評定表后必須附該分部的單元工程質(zhì)量評定表，分部評定表中的開頭局部和單元工程類別質(zhì)量統(tǒng)計欄可以電腦打印，其它欄必須用碳素筆手工填寫。③單位工程質(zhì)量評定表施工單位在整編檔案中單位工程質(zhì)量評定表后面必須附‘單位工程施工質(zhì)量檢驗資料核查表’，再后面附第一分部工程質(zhì)量評定資料，依此類推?！畣挝还こ藤|(zhì)量評定表’的復印件可以整編在施工單位、監(jiān)理單位、監(jiān)督機構(gòu)工作報告的附件中。‘單位工程質(zhì)量評定表’的表頭局部和分部工程質(zhì)量統(tǒng)計欄可以電腦打印，④工程工程施工質(zhì)量評定統(tǒng)計表，‘工程工程施工質(zhì)量評定統(tǒng)計表’可以做為附件，整編進施工單位、監(jiān)理單位和監(jiān)督機構(gòu)的驗收工作報告中。施工單位在整編檔案中把‘工程工程施工質(zhì)量評定統(tǒng)計表’整編進施工質(zhì)量卷的第一冊第一個單位工程前裝訂?！こ坦こ淌┕べ|(zhì)量評定統(tǒng)計表’除個人簽名和日期外其它欄可以電腦打印。⑤隱蔽工程質(zhì)量評定表及隱蔽工程驗收簽證隱蔽工程質(zhì)量評定表必須在現(xiàn)場查驗完成后，施工單位立刻用碳素筆手工填寫，請監(jiān)理工程師和建設單位代表簽字。隱蔽工程驗收簽證指重要隱蔽工程實行驗收簽證制，重要隱蔽工程是質(zhì)量監(jiān)督機構(gòu)在監(jiān)督方案書中確定的，施工單位在重要隱蔽工程完工后，立即填寫‘驗收簽證’，待聯(lián)合驗收組驗收后簽證。重要隱蔽工程的驗收參驗單位要蓋章?！爸匾[蔽工程簽證”中各參驗單位意見必須手工填寫，驗收結(jié)論必須手工填寫。⑥各類質(zhì)量評定表原件保存單位和份數(shù)各類質(zhì)量評定表原件保存單位和份數(shù)明細表評定表保存檔案單位單元工程質(zhì)量評定表分部工程質(zhì)量評定表單位工程質(zhì)量評定表隱蔽工程質(zhì)量評定表及簽證建設單位1111施工單位1111運行管理單位1111監(jiān)理單位1111監(jiān)督機構(gòu)111主管部門根據(jù)需要在施工合同中說明或建設工程開工初期向建設單位聲明流域管理機構(gòu)流域控制性樞紐工程保存整套工程檔案〔五〕驗收簽證和驗收鑒定書的整編分部工程驗收簽證要有參驗單位蓋章，整編檔案時不和其它檔案合訂，所有分部工程驗收簽證可以合訂成冊。單位工程和工程工程竣工驗收鑒定書習慣上參驗單位不須蓋章，有驗收委員會所有成員個人簽字即可。整編檔案時單位單獨裝訂成冊。(六)關(guān)于小型水利工程檔案的整編與裝訂小型水利工程，本教材中指農(nóng)村山區(qū)飲水工程、小〔二〕型水庫除險加固工程和小型節(jié)水灌溉工程。小型水利工程檔案的整編與裝訂工作不必和大、中型水利工程雷同。工程檔案不必按施工單位、建設單位、運行管理單位等分類，由縣水務局整編一套檔案即可，整編份數(shù)根據(jù)市主管部門要求確定。本局部附件15、16分別給出小〔二〕型水庫除險加固工程，農(nóng)村山區(qū)飲水工程的工程檔案整編目錄；附件17、18給出了工程檔案整編裝訂封面樣式。以前各縣區(qū)水務局也進行了這兩類工程檔案整編，省水利廳主管處也給予了肯定和認可，請參照本教材給定的目錄和封面樣式進行檔案資料的收集、整理、整編裝訂即可。如果小型水利工程聘用監(jiān)理人員，那么監(jiān)理單位按附件4目錄進行監(jiān)理檔案整編。附件15、16中的“相關(guān)資料”指照片或錄像硬盤及目錄中未寫到的文件資料。對較大的城鄉(xiāng)供水工程建設，應實行招投標制、監(jiān)理制和工程法人制，這種工程的工程檔案整編和驗收應不同于一般農(nóng)村人飲工程，應按本教材檔案分類原那么進行工程檔案管理。七、水利工程檔案驗收水利部水辦[2005]480號文件第二十四條規(guī)定：“凡檔案內(nèi)容與質(zhì)量達不到要求的水利工程，不得通過檔案驗收；不合格的，不得進行或通過工程的竣工驗收。”第二十六條規(guī)定：“大、中型水利工程在竣工驗收前要進行檔案專項驗收。其它工程的檔案驗收應與工程竣工驗收同步進行。檔案專項驗收可分為初步驗收和正式驗收。初步驗收可由工程竣工驗收主持單位委托相關(guān)單位組織進行；正式驗收應由工程竣工驗收主持單位的檔案業(yè)務主管部門負責?！?、專項檔案驗收程序①工程法人向驗收主管部門報送檔案自檢報告和檔案專項驗收申請。②組織單位成立檔案專項驗收組。③組織專項驗收會聽取工程法人自檢報告，監(jiān)理審核報告，委托單位的檔案檢查評定意見。④查看施工現(xiàn)場，了解工程建設情況。⑤抽查檔案整編情況。⑥形成檔案專項驗收意見。2、非專項檔案驗收程序①工程法人寫出檔案自檢報告。②驗收委員會中有檔案管理人員參加，與工程竣工驗收同步進行。③查驗工程檔案的審核程序是否缺項，檔案管理人員抽檢檔案。④查看施工現(xiàn)場，了解工程建設情況⑤驗收委員會給出檔案驗收意見。3、檔案驗收意見包括以下內(nèi)容：①工程工程簡介②工程檔案管理情況A工程檔案管理組織、人員、制度建立狀況B工程檔案收集、整編及質(zhì)量與數(shù)量C工程檔案完整、準確、系統(tǒng)性評價D竣工圖的編制質(zhì)量與整編情況③存在問題及整改要求④驗收結(jié)論⑤驗收組成員簽字表八、各類水利工程檔案向工程法人移交工程檔案向工程法人移交分四種情況：1、監(jiān)理工程檔案向工程法人移交，每個工程工程，監(jiān)理機構(gòu)要整編兩份工程檔案，工程工程竣工初步驗收前，把工程檔案整編裝訂成冊后向工程法人移交一份，另一份提交監(jiān)理公司。特殊情況是工程因某種原因推遲工程工程竣工驗收，建設方認為監(jiān)理合同完成且無遺留問題后，同意監(jiān)理撤離工地，總監(jiān)撤離工地前把工程檔案整編完成，裝訂成冊后向工程法人移交一份，另一份提交監(jiān)理公司。2、施工單位工程檔案向工程法人移交，每個工程工程，施工單位均要整編四份檔案，在各單位工程完工驗收后，竣工初步驗收前，將工程檔案裝訂成冊，全部移交工程法人。〔中型水庫工程經(jīng)驗收委員會檔案專項驗收后，全部移交工程法人〕3、物資采購單位工程檔案向工程法人移交，凡中標的物資采購單位要整編四份工程檔案，在單位工程完工驗收前，將檔案資料裝訂成冊后全部移交工程法人。4、運行管理單位工程檔案向工程法人移交。根據(jù)主管部門規(guī)定或驗收需要，工程運行管理單位須將整編裝訂的四份工程檔案，在工程竣工初步驗收前提交工程法人。除發(fā)上四種移交情況外，還有施工單位在工地形成的工程檔案資料向本部門資料室移交。依據(jù)施工單位本部門的工程檔案歸檔制度，在單位工程完工后，工地技術(shù)人員〔或資料管理人員〕應立即將工地形成的檔案資料移交本施工單位的資料〔檔案〕室，由資料室專業(yè)人員負責整理和完善補充工作及驗收整編和裝訂工作。施工單位一定注意兩點：一是施工工地的檔案資料不允許聘用臨時工管理和保管，二是不能在個人手長期存放。工程檔案移交要履行交接手續(xù)，內(nèi)部交接雙方經(jīng)手人要簽字，工程參建各方向工程法人移交的工程檔案，除雙方經(jīng)手人簽字外，交接雙方要蓋單位公章。格式見附件13。各工程參建單位和主管部門保存工程檔案份數(shù)明細表分類檔案保存單位建設單位整編施工單位整編監(jiān)理機構(gòu)整編運行管理單位整編中標物資采購單位整編建設單位11111施工單位11監(jiān)理單位可保存各類竣工驗收報告及監(jiān)理機構(gòu)整編的工程檔案運行管理單位1111中標物資采購單位1設計單位可保存各類竣工驗收工作報告質(zhì)量監(jiān)督機構(gòu)各類驗收工作報告、單位工程和分部工程質(zhì)量評定資料，單位工程和工程工程驗收委員會的驗收鑒定資料，工程工程各類質(zhì)量檢測原件資料主管部門根據(jù)需要工程工程完工前向建設單位聲明流域機構(gòu)保存流域控制性水利樞紐工程的工程竣工圖及工程檔案九、工程法人向檔案室移交各類工程檔案1、工程工程竣工初步驗收、竣工驗收〔最終驗收〕后，工程法人〔或建設單位〕將驗收后的工程檔案統(tǒng)一向行政主管部門檔案室歸檔。交接雙方要履行交接手續(xù)，填寫交接單?！步唤訂胃袷揭姼郊?3〕2、流域控制性水利樞紐工程，工程工程竣工驗收后，工程法人應負責向流域機構(gòu)檔案館移交一套完整的工程竣工圖及工程檔案。十、水利工程檔案保存期限水利工程檔案沒有短期保存的規(guī)定，保存期均屬長期或永久。水利部出臺的《水利工程建設工程檔案管理規(guī)定》附錄3中把各類工程檔案的保存期限詳細列出，各檔案管理單位應參照執(zhí)行。十一、水利工程檔案管理流程圖水利工程檔案管理流程圖見附件1本局部附件如下：附件1：水利工程檔案管理流程圖附件2建設單位工程檔案資料整編目錄附件3：施工單位工程檔案資料整編目錄附件4：監(jiān)理單位工程檔案資料整編目錄附件5：運行管理單位工程檔案資料整編目錄附件6：物資采購中標單位工程檔案資料整編目錄附件7：各類驗收工作報告裝訂封面樣式附件8：建設單位工程檔案整編裝訂封面樣式附件9：施工單位工程檔案整編裝訂封面樣式附件10：監(jiān)理單位工程檔案整編裝訂封面樣式附件11：運行管理單位工程檔案整編裝訂封面樣式附件12：物資采購單位工程檔案整編裝訂封面樣式附件13：檔案交接單樣式附件14：工程檔案“竣工圖章”和“竣工圖確認章”圖標樣式附件15：小二型水庫除險加固工程檔案整編目錄附件16：農(nóng)村山區(qū)飲水工程檔案整編目錄附件17：農(nóng)村山區(qū)飲水工程驗收資料檔案裝訂封面樣式附件18：小型水庫除險加固工程驗收資料檔案裝訂封面樣式附件1水利工程檔案管理流程圖單位工程完工驗收前質(zhì)量監(jiān)督機構(gòu)核驗合格建設單位移交檔案室內(nèi)業(yè)處理工程檔案移交建設單位五種分類檔案工程前期施工前期準備階段形成施工和驗收階段形成責任單位自檢到達要求不合格單位工程完工驗收前質(zhì)量監(jiān)督機構(gòu)核驗合格建設單位移交檔案室內(nèi)業(yè)處理工程檔案移交建設單位五種分類檔案工程前期施工前期準備階段形成施工和驗收階段形成責任單位自檢到達要求不合格監(jiān)理機構(gòu)復檢合格需修改補充責任單位整編裝訂成冊工程工程驗收委員會檔案專項審核驗收合格工程工程進行竣工初步驗收或竣工驗收附件2工程工程工程法人(或建設單位)工程檔案整編目錄一、工程建設前期卷1、勘測設計任務書、報批文件及審批文件2、規(guī)劃報告書、附件、附圖、報批文件及審批文件3、工程建議書、附件、附圖、報批文件及審批文件4、可行性研究報告書、附件、附圖、報批文件及審批文件5、初步設計報告書、附件、附圖、報批文件及審批文件6、各階段的環(huán)境影響、水土保持、水資源評價等專項報告及批復文件7、各階段的評估報告8、各階段的鑒定、實驗等專題報告9、技術(shù)設計文件10、施工圖設計文件11、開工報告及審批文件二、移民工作卷12、有關(guān)移民工作的各種合同、協(xié)議書13、移民征地申請、批準文件及紅線圖〔包括土地使用證〕14、移民拆遷方案、安置、補償及實施方案和相關(guān)的批準文件15、相關(guān)會議紀要和有關(guān)領(lǐng)導重要批示〔復印件〕三、招投標工作卷16、招標設計文件17、招標文件、招標修改文件、招標補遺及答疑文件18、投標書、資質(zhì)資料、履約類保函、授權(quán)委托書和投標澄清文件、修正文件19、開標、評標會議文件及中標通知書四、合同管理卷20、合同談判記錄、紀要21、合同變更文件22、施工合同及附件，施工分包合同及附件〔原件〕23、勘測、設計合同及附件〔原件〕24、監(jiān)理合同及附件〔原件〕25、物資采購合同、設備制造合同、相關(guān)附件〔原件〕26、質(zhì)量檢測協(xié)議及附件〔原件〕27、相關(guān)工程建設的其它合同、協(xié)議、相關(guān)材料五、會議記錄、紀要卷28、各種專業(yè)會議記錄、紀要29、有關(guān)領(lǐng)導的重要批示30、重要協(xié)調(diào)會議文件及相關(guān)資料31、出國考察報告及外國技術(shù)人員提供的有關(guān)文件材料32、工程法人在工程建設管理方面與有關(guān)單位〔含外商〕的重要來往函電六、綜合卷33、工程建設管理有關(guān)規(guī)章制度、方法34、工程建設管理涉及到的有關(guān)法律事務往來文件35、重大事件事故聲像材料36、重大設計變更及審批文件37、索賠與反索賠材料38、有關(guān)建設方案、實施方案和調(diào)整方案39、有關(guān)質(zhì)量及平安生產(chǎn)事故處理文件材料40、有關(guān)投資、質(zhì)量、平安、合同等控制文件材料41、工程建設大事記42、工程建設聲像材料七、財務、審計卷43、財務方案、投資、執(zhí)行及統(tǒng)計文件44、工程概算、預算、決算、審計文件及標底、合同價等說明材料45、工程審計文件、材料、決算報告46、主要器材、消耗材料的清單和使用情況記錄47、交付使用的固定資產(chǎn)、流動資產(chǎn)、無形資產(chǎn)、遞延資產(chǎn)清冊八、工作報告卷(不需裝訂)48、建設管理工作報告49、設計工作報告50、施工管理工作報告51、監(jiān)理工作報告52、運行管理工作報告53、質(zhì)量評定報告〔含工程質(zhì)量檢測報告〕九、工程移交、驗收卷(不需裝訂)54、工程建設不同階段產(chǎn)生的有關(guān)工程啟用、移交的各種文件材料55、環(huán)保、檔案、消防、人防、水土保持等專項驗收的請示、批復文件56、環(huán)保、水土保持、消防、人防、檔案等專項驗收意見57、工程工程竣工驗收申請報告及批復58、工程竣工驗收鑒定書及驗收委員簽字表59、竣工驗收會議其它重要文件材料及記載驗收會議聲像材料說明：①目錄文件名稱均源自水利部水辦[2005]480號文件②竣工圖沒列入工程法人檔案整編目錄中附件3單位工程〔或工程工程〕施工單位〔承包人〕工程檔案整編目錄一、施工準備卷1、設計部門或工程法人編寫的技術(shù)要求文件材料2、技術(shù)交底、圖紙會審紀要、技術(shù)交底書面材料3、工程工程施工進度方案及審批意見4、工程施工組織設計及審批意見5、施工技術(shù)、工藝、平安措施報批及審核文件6、施工設備進場報驗單7、現(xiàn)場組織機構(gòu)及主要人員報審文件及附件8、建筑原材料進場報驗單、質(zhì)量鑒定及試驗報告9、施工定位〔水準點、導線點、基準點、控制點〕測量、復核記錄10、施工放樣記錄及施工測量成果報驗二、施工進度卷11、施工進度方案調(diào)整申報及審批意見12、各月施工進度方案13、施工月報，表CB32及附表1—714、延長工期申報及批準意見三、施工質(zhì)量卷(必須按單位工程組卷)15、工程工程劃分表及報審材料、批準意見16、單位工程施工質(zhì)量評定表17、A分部“分部工程施工質(zhì)量評定表”〔根底開挖及處理分部〕18、A分部各單元工程施工質(zhì)量評定表19、地基驗槽記錄、隱蔽工程驗收記錄、重要隱蔽工程驗收簽證20、B分部“分部工程施工質(zhì)量評定表”21、B分部各單元工程施工質(zhì)量評定表(附工序質(zhì)量表)22、C、D、E、F……各土建“分部工程施工質(zhì)量評定表”(各分部表后附單元表)23、金屬結(jié)構(gòu)、設備、電氣安裝“分部工程施工質(zhì)量評定表”(附各單元工程質(zhì)量評定表)24、設備及管線焊接試驗記錄、施工檢驗、探傷記錄25、管線清洗、試壓單元工程質(zhì)量評定表26、管線標高、位置、坡度測量記錄、通水、通氣、消毒記錄、報告27、電器裝置單元工程質(zhì)量評定及電器裝置操作、聯(lián)動檢驗記錄28、金屬結(jié)構(gòu)、設備電氣明細表及交接、檢驗相關(guān)資料四、工程造價卷31、工程價款月支付申請書及附表，表CB31及附表1—732、各月工程價款支付證書〔復印件〕33、完工結(jié)算及相關(guān)資料34、工程預付款申請、批準文件、支付證書〔復印件〕五、工程變更卷35、設計變更通知單，工程更改商洽單及附件36、施工、監(jiān)理方工程變更申請，造價變更申請、圖紙、相關(guān)資料37、上級主管部門、工程法人、設計部門變更文件、資料、圖紙38、工程法人對變更造價的批復文件39、合同新增工程申請、報告、批復、圖紙、相關(guān)資料六、質(zhì)量檢測卷(必須單獨裝訂)40、建筑原材料及中間產(chǎn)品質(zhì)量復驗單、見證取樣記錄、試驗報告41、材料代用核定審批手續(xù)、技術(shù)核定單、質(zhì)量檢驗證明材料42、混凝土試塊、砂漿試塊試驗報告43、施工質(zhì)量檢測記錄或報告七、金屬結(jié)構(gòu)、設備采購卷(物資采購單獨有中標單位,施工單位不負責整編)44、金屬結(jié)構(gòu)、設備、構(gòu)配件出廠證明、廠方質(zhì)量檢測資料、使用說明書、設備測試、驗收記錄45、采購工作中有關(guān)報價、購置合同等文件材料八、往來文件材料卷46、監(jiān)理通知、指令、指示、批復等文件材料47、工程法人通知、指示、批復、核定文件及相關(guān)資料48、質(zhì)量監(jiān)督機構(gòu)通知、批準、核定文件材料49、設計部門的答復、批復及相關(guān)資料50、上級單位的指示、通知、批復文件材料51、質(zhì)量事故、質(zhì)量缺陷處理意見、決定及相關(guān)質(zhì)量檢驗記錄、報告及相關(guān)資料九、驗收卷(不合起來裝訂)52、竣工圖及確認手續(xù)(單獨裝訂)53、各“分部工程驗收簽證”(單獨裝訂)54、單位工程、工程工程完工驗收申請及批復文件55、單位工程、工程工程初步驗收申請、竣工驗收申請、報告及批復文件56、工程移交手續(xù)、文件資料(單獨裝訂)57、各階段檢查、驗收報告和結(jié)論、相關(guān)資料58、施工大事記、施工日志及相關(guān)施工記錄(單獨裝訂)59、反映工程建設原貌及建設過程中重要階段或時間的聲像材料60、施工管理工作報告(單獨裝訂)61、驗收委員會的驗收簽定意見(單獨裝訂)說明：目錄中文件名稱均源自水利部水辦[2005]480號文件附件4工程工程〔或單位工程〕監(jiān)理機構(gòu)工程檔案整編目錄一、綜合卷1、監(jiān)理大綱，監(jiān)理規(guī)劃、細那么、監(jiān)造方案及批復文件2、監(jiān)理通知、協(xié)調(diào)會審紀要、會議紀要3、監(jiān)理日志、監(jiān)理〔月、季、年〕報、備忘錄(可單獨裝訂成冊)4、監(jiān)理工作聲像材料5、監(jiān)理工程師通知單、指令、指示、來往信函、監(jiān)理工作聯(lián)系單6、其它有關(guān)重要來往文件7、分包單位資格報審及批復二、進度控制卷8、開〔停、復、返〕工令、許可證等9、施工進度、延長工期、索賠及付款報審材料10、工程進度方案實施的分析、統(tǒng)計文件11、各項控制、測量成果及復核文件〔指施工定位的水準、基準、控制點〕12、施工單位已完工程量月匯總表及審核材料三、造價控制卷13．工程價款月支付審核及完工結(jié)算審核文件或表格14、變更價格審查、支付審批、索賠處理文件15、主要材料及工程投資方案、完成報表16、設備驗收后的支付證書和設備制造結(jié)算審核文件四、質(zhì)量控制卷17、各單位、分部、單元工程質(zhì)量評定表，混凝土澆注開倉簽證。18、設備材料審核文件19、工程材料監(jiān)理檢查、復檢、實驗記錄、報告20、質(zhì)量檢測、抽查記錄21、施工質(zhì)量檢查分析評估、工程質(zhì)量事故、施工平安事故等報告22、設備采購市場調(diào)查、考察報告23、設備制造的檢驗方案和檢驗要求、檢驗記錄及試驗24、原材料、零配件等的質(zhì)量證明文件和檢驗報告25、有關(guān)設備質(zhì)量事故處理及索賠文件五、驗收卷26、設備采購、監(jiān)造工作總結(jié)27、設備驗收、交接文件27、工程監(jiān)理工作報告(單獨裝訂)說明：①凡監(jiān)理工程工程未涉及的工作內(nèi)容，不須整編。②《監(jiān)理大綱》系工程監(jiān)理投標的重要文件，非監(jiān)理投標工程不涉及③“監(jiān)理日志”按水利部水辦[2005]480號文規(guī)定也應納入歸檔范圍，也應進行整編裝訂④目錄中各項次內(nèi)容均源自水利部水辦[2005]480號文印發(fā)的《水利工程建設工程檔案管理規(guī)定》中。⑤中型以上工程工序質(zhì)量評定表不需整編在檔案中。⑥小型水利工程監(jiān)理檔案整編可把分部工程以上質(zhì)量評定表編入。附件5工程工程〔或單位工程〕工程運行管理單位工程檔案整編目錄(綜合卷)1、試生產(chǎn)技術(shù)準備方案2、試生產(chǎn)管理、技術(shù)責任制等規(guī)定3、開停車方案4、設備試車、驗收、運轉(zhuǎn)、維護記錄5、工程試運行記錄及各類觀測設施的試運行期觀測記錄6、平安操作規(guī)程，事故分析報告7、技術(shù)培訓材料〔含培訓方案或方案〕8、產(chǎn)品技術(shù)參數(shù)、性能、圖紙9、工業(yè)衛(wèi)生、勞動保護材料、環(huán)保、消防運行檢測記錄10、工程運行管理準備工作報告(單獨裝訂)說明：小型水利工程是否進行此局部工程檔案整編，須請示主管部門同意。附件6工程工程〔或單位工程〕物資采購單位工程檔案整編目錄(綜合卷)1、產(chǎn)品檢驗、包裝、工裝圖、檢測記錄2、采購工作中有關(guān)詢價、報價、招投標、考察、購置合同等文件材料3、設備材料報關(guān)〔商檢、海關(guān)〕、商業(yè)發(fā)票等材料4、設備、材料檢驗、安裝手冊、操作使用說明書等隨機文件5、設備、材料出廠質(zhì)量合格證明、裝箱單、工具單、備品備件單等6、設備、材料開箱檢驗記錄及索賠文件等材料7、設備、材料的防腐、保護措施等文件材料8、設備圖紙、使用說明書、零部件目錄9、設備測試、驗收記錄10、設備安裝調(diào)試記錄、測定數(shù)據(jù)、性能鑒定11、工藝說明、規(guī)程、路線、試驗、技術(shù)總結(jié)12、物資采購工作報告〔單獨裝訂〕說明:①如果物資采購是單獨的中標單位，必須進行此局部工程檔案整編。②如果施工單位土建標中含有設備、材料的采購工作內(nèi)容，那么此局部目錄工程中4、5、6、7、8、9、10內(nèi)容歸納“施工單位工程檔案整編”第七卷內(nèi)。附件7各類工作報告封面樣式2121世紀首水工程豐寧井灌節(jié)水工程竣工驗收工作報告之一承德市豐寧縣井灌節(jié)水工程建設管理工作報告編制單位:豐寧縣農(nóng)業(yè)節(jié)水工程建設處編制日期:二00五年十月附件8封面樣式建設單位工程檔案建設單位工程檔案資料整編第一冊承德市三旗桿水庫除險加固工程合同管理卷整編單位:承德市三旗桿水庫除險加固工程建設處整編日期:二00六年九月附件9封面樣式施工單位工程檔案施工單位工程檔案資料整編第三冊承德市灤平縣牤牛河一道橡膠壩工程工程質(zhì)量檢測卷整編單位:承德市水利水電建安整編日期:二00五年十月附件10