公文管理知識培訓課件

《公文管理制度》培訓課件陳卓

2012.1.111公文管理知識培訓課件5/8/2024目錄

一、公文的概念及作用二、常用公文分類三、公文格式要求四、行文規(guī)則及語言層次要求五、如何起草公文六、如何發(fā)布公文2公文管理知識培訓課件5/8/2024一、公文的概念及作用

公文：指行政機關、社會團體和企事業(yè)單位在行政管理活動或處理公務活動中產(chǎn)生的，按照嚴格的、法定的生效程序和規(guī)范的格式制定的具有傳遞信息和記錄作用的載體文件。公文一般格式較為正式，內(nèi)容比較規(guī)范。什么是公文3公文管理知識培訓課件5/8/2024一、公文的概念及作用

公文的作用公文是規(guī)范化管理的組成部分，也是規(guī)范化管理的重要體現(xiàn)，高質量的公文對于加強溝通、提升規(guī)范化管理水平有著重要意義。4公文管理知識培訓課件5/8/2024二、常用公文分類

集團對現(xiàn)行公文的分類須加蓋公章5公文管理知識培訓課件5/8/2024二、常用公文分類

常用公文文體1、報請性文件請示：適用于向上級單位請求指示或批準事項。報告：適用于向上級單位匯報工作，反映情況，答復詢問或要求。2、答復性文件批復：適用于答復下屬部門或所屬單位的請示事項。3、會議紀要適用于記錄、傳達會議情況和會議決定事項。4、對外單位文件函：適用于不相隸屬單位之間、投資或合作伙伴之間商洽

工作，詢問和答復問題，請求批準和答復事項。6公文管理知識培訓課件5/8/2024二、日常公文分類

5、告知性文件通知轉發(fā)上級單位和不相隸屬單位的公文；批轉所屬單位的公文，發(fā)布規(guī)章、制度、程序；傳達要求所屬單位辦理和需要周知或執(zhí)行的事項；人事任免和聘用。通告適用于公布集團及所屬單位應當遵守或周知的事項，無強制執(zhí)行性。通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。決定適用于對重要事項或重大行動做出安排，獎罰有關單位或個人，變更或撤銷所屬單位不適當?shù)臎Q定事項。意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。6、決策性文件7公文管理知識培訓課件5/8/2024二、日常公文分類

“請示”與“報告”在實際工作中，混淆“請示”與“報告”兩種文體的情況較普遍，其負面影響是為正常的公文處理帶來不便，甚至造成上級單位的錯批、漏批。目前，混淆“請示”與“報告”的主要表現(xiàn)形式就是報告中夾帶請示事項，總裁辦在收到所屬各公司的報請性文件后，都會附上文件閱辦單，呈相關領導簽署意見，一般而言，報告的篇幅都很長，如果其中夾帶了請示事項，不易被發(fā)現(xiàn)，很可能造成領導簽批了自己不同意的事項，從而影響正常工作的開展。因而，一定要將請示與報告嚴格區(qū)分開。下面，主要對“請示”與“報告”的區(qū)別進行闡述。8公文管理知識培訓課件5/8/2024二、日常公文分類

9公文管理知識培訓課件5/8/2024二、日常公文分類

會議紀要的分類由公司領導召集的，對一個或少數(shù)幾個項目、專業(yè)工作進行研究的會議。其會議紀要字號為“專會”。專題會其他以公司名義召開的會議。其會議紀要字號為“工作會”。工作會由集團總裁或所屬公司總經(jīng)理召集的，總裁（總經(jīng)理）辦公會成員參加的會議。其會議紀要字號為“總會”。總裁（總經(jīng)理）辦公會由集團總裁或所屬公司總經(jīng)理定期召集的，總結前一階段工作，安排后一階段工作的會議，如集團月度工作例會、周工作例會等。其會議紀要字號為“例會”。例會文頭為“公司會議紀要”文頭為“公司專題會議紀要”10公文管理知識培訓課件5/8/2024三、公文格式要求

1、字體：除標題、主題詞分別用二號、三號宋體外，其他全部用三號仿宋字體。2、標題：居中，可分一行或多行，回行時，要做到詞義完整，排列對稱。

標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號以及為表示停頓加頓號外，一

般不用標點符號。3、正文：每自然段左空2字，數(shù)字、年份、標點符號不能回行。4、附件：在正文下空1行，左空2字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件

如有序號使用阿拉伯數(shù)碼。附件名稱后不加標點符號。6、附注：在成文日期下1行，居左空2字加圓括號標識。7、頁碼：對于兩頁（含）以上的公文須標明頁碼。5、成文日期：用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“〇”。8、抄送單位、印發(fā)部門需左空1字，印發(fā)日期、印數(shù)需右空1字。11公文管理知識培訓課件5/8/2024四、行文規(guī)則及語言層次要求

2、行文關系應根據(jù)的隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級請示和匯報。如

情況特殊，確需越級上報的，應當抄送給被越過的上級單位。3、“請示”應一文一事，一般只寫一個主送單位或部門，需要同時送其他單位

或部門的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級單位或部門。4、“報告”中不得夾帶請示事項。1、行文應當確有必要，注重效用。行文規(guī)則層次要求公文特別是內(nèi)容較多，邏輯關系較復雜的公文要注意分清層次，切勿將所有內(nèi)容堆積在一個自然段中，給人一團亂麻的感覺。

為此，可以借助正文標題和劃分自然段的形式增加文章的層次感。12公文管理知識培訓課件5/8/2024四、行文規(guī)則及語言層次要求

語言要求1、語言表達要嚴謹，不能有歧義。簡單地說，歧義就是一句話出現(xiàn)兩種或多種意思，從而妨礙接收者的理解。例如：

并列結構中容易產(chǎn)生的歧義。10日和11日下午。請領取電腦、辦公用品、招待用品申請單的同事到前臺。語序錯誤容易產(chǎn)生的歧義。我公司3個下屬單位的員工參與了本次技術評比，并取得了名次。語法結構關系不明容易產(chǎn)生的歧義。請集團所屬各公司綜合部人員于2012年1月11日前來報到。2、語言表達要通順并精簡扼要，減少不必要的修飾和贅述?！盀楣?jié)省看公文的人的精力和時間，公文就應該寫得簡而得要?！薄~圣陶13公文管理知識培訓課件5/8/2024五、如何起草公文

明確公文主旨

任何一份公文都是根據(jù)工作中的實際需要來擬寫的。因此，在動筆之前，首先要弄清楚公文的主旨，即發(fā)文的主題與目的，用于解決哪些問題或告知哪些事項。14公文管理知識培訓課件5/8/2024五、如何起草公文

選用合適的公文文體

根據(jù)公文的主要內(nèi)容和用途，選用合適的公文文體。在選擇過程中，主要考慮的因素有如下幾點：1、對上行文還是對下行文。2、對集團內(nèi)部行文還是對外單位行文。3、屬于報請性還是告知性、答復性、決策性、紀錄性。15公文管理知識培訓課件5/8/2024五、如何起草公文

擬定提綱，安排文章結構

擬定提綱對于保證公文表意清楚、層次合理清晰有著重要意義。因此，在公文起草前，應認真擬定提綱和安排結構，同時，文章內(nèi)容應直觀地反映出來。例如在起草請示類文件時，應將請示的主要原因、目的和事項寫在正文部分，而其他背景類、說明類資料以附件形式附后，這樣可方便公文接受者快速準確地查看該請示文件的主要內(nèi)容。擬寫正文

待以上工作完成后，便可按照所列提綱、結構正式起草正文，但要堅持開宗明義、簡明扼要、緊扣主題等原則。16公文管理知識培訓課件5/8/2024五、如何起草公文

請示類文章的主要結構1、“帽子”。每篇公文都有“帽子”，所謂帽子就是對整篇文章的主要內(nèi)容的

概括。請示的帽子就是對請示原因和請示事項的簡要介紹。2、請示的具體原因。當前工作遇到了哪些困難和阻礙，需要向上級單位請示。3、請示的具體事項：請求指示：對于工作中的困難，還沒有成熟的解決辦法，需要上級單位指示，那么可以講需要達到的目的和可能的解決辦法進行說明，以便領導決策。請求批準：對于工作中的困難，已經(jīng)有解決的辦法，但需要上級單位批準，那么可以將解決辦法進行詳細說明。4、結束語：統(tǒng)一用“妥否，請批示?！?7公文管理知識培訓課件5/8/2024五、如何起草公文

通知類文章的主要結構1、“帽子”。對事件目的和事件內(nèi)容的簡要介紹。結尾句一般為“現(xiàn)將有關事

項通知如下：”2、通知的具體事項：會議（活動）的時間、地點、參加人員、相關要求等。3、結束語：統(tǒng)一用“特此通知?！?8公文管理知識培訓課件5/8/2024六、如何發(fā)布公文

公文發(fā)布流程若公文內(nèi)容涉及其他部門職權范圍內(nèi)的事項，需在簽發(fā)前送相關部門和主管領導會簽。目前集團總部在公文發(fā)布的會簽、簽發(fā)環(huán)節(jié)有兩種方式可以采用：1、通過EAS系統(tǒng)的發(fā)文審批流程可實現(xiàn)文件會簽、簽發(fā)，其中會簽流程需發(fā)起協(xié)辦。2、通過紙質的《發(fā)文審批單》進行會簽、簽發(fā)。19公文管理知識培訓課件5/8/2024六、如何發(fā)布公文

簽發(fā)文件的簽發(fā)：以集團所屬公司名義印發(fā)的公文，由公司總經(jīng)理核準簽發(fā)；以部門名義印發(fā)的公文由部門主管領導（分管該部門工作的公司領導）核準簽發(fā)。會議紀要的簽發(fā)：集團層面簽發(fā)