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EmailWritingWorkshop郵件寫作討論1/25Whyaregoodbusinesswritingskillsimportant?

Customersseeyourwritingmorethantheyseeyou.Goodwritingskillsshowthatyoureallycare.Goodwritingskillscontributemoreforcefullytoarguments/persuasion/selling.Goodwritingskillsreduceriskoflosingacustomerordamagingacustomerrelationship,andfostergoodrelationshipswithcolleagues.2/25一、郵件組成部分：

1、郵件包含以下五部分：

①寫信人Email地址、收信人Email地址、抄送收信人Email地

址、密送收信人Email地址。②標題（Subject）。③稱呼（Salutation）、開頭（Beginning）、正文（Body）、結(jié)尾句（Ending）。④禮貌結(jié)束語（ComplimentaryClose）。⑤寫信人全名（Writer’sFullName）、寫信人職務及所屬部門（Writer’sTitleandDepartment）、地址（Address）、電話號碼（Tel）、傳真（Fax）等。

3/25一、郵件組成部分：例子：DearSir/Madam,Goodafternoon!Isawyouradvertisementonwebsite,andI‘mveryinterestedinthecareeropportunitiesyouoffer.I’mapostgraduatestudentofJilinUniversityinChangchun,China,andmymajorisComputerScience&Technology.Wouldyouplskindlycheckthedetailinfofrommyresumeattached?Thanks.

Ifyouneedanyadditionalinfo,plsfeelfreetotellme.

KindlyRegards,EllenStewart（Salutation）（Beginning）（Body）（Ending）（ComplimentaryClose）（Writer’sFullName）4/25一、郵件組成部分：

2、組成部分須注意細節(jié)

①標題（Subject）應表達郵件主旨，要引人注目、意思明確，最好為名詞或動名詞短語

例：

Applyforajob

ApplyforSoftwareDevelopingEngineer5/25一、郵件組成部分：

②稱呼（Salutation）通函：DearAll,

按名字：HiJulia,HiEllen,

按姓氏：HiMr.Stewart,HiMs.White,HiMrs.Wang,

6/25多人：Messrs.Smith,Wyatt,andFury.(男性)Mses.Farb,Lionel,andGray.(女性Mesdames,Mmes.,orMses)Mr.HaroldWrightandDr.MargaretWright(混合)不知道性名性別：DearSir/Madam,

一、郵件組成部分：

（補充：Mrs.,Miss.和Ms.選擇，已婚女士用Mrs.，未婚女士用Miss.，不確定是否結(jié)婚，直接用Ms.；Hi/Hello/Dear選擇，Hi最慣用，Dear使用頻率低于Hi,用于雙方比較親密,但發(fā)給兩人以上，普通用“Dearall,”Hello比較古板,提議不使用）7/25一、郵件組成部分：

③開頭（Beginning）首次：Goodafternoon!回復：Thankyouforyouremailaboutsth.Sorryfornotgettingbacktoyouearlier,but…8/25一、郵件組成部分：

④正文（Body）五C標準：

Correctness（準確）Conciseness（簡練）Complete（完整）Clarity（清楚）Courtesy（禮貌）9/25結(jié)構(gòu)思緒3W:一、郵件組成部分：

Whydoyouwritetheletter?(第一部分)；What’sthedetailedreason?(第二部分)；Whatdoyouexpectyourreadertodo?(第三部分)10/25例句：第一部分：IamwritinginresponsetoaphonecallIreceivedfromyourcompanythismorning.

一、郵件組成部分：

WillyoupleasesendmeinformationaboutyourdressstyleNo.第二部分:Forthe...

Aboutthe...11/25第三部分：Wouldyouplease...一、郵件組成部分：

Shouldyouhaveanyinquiry,pleasekindlyfeelfreetoletusknow.Pleasecontactusifyouhaveinquiry.12/25一、郵件組成部分：

完整性5W1H檢驗法:例句檢驗：Isawyouradvertisementonwebsite,andI'mveryinterestedinthecareeropportunitiesyouoffer.I'mapostgraduatestudentofJilinUniversityinChangchun,China,andmymajorisComputerScience&Technology.Wouldyouplskindlycheckthedetailinfofrommyresumeattached?Thanks.正文who,when,where,what,why,how13/25一、郵件組成部分：

⑤結(jié)尾句（Ending)Ifyouneedanyadditionalinfo,plsfeelfreetotellme.Ifyouhaveanyquestion,plsdonothesitatetotellme.Anyquestion,plstellme.14/25⑥落款（ComplimentaryClose&FullName&Contacts）

KindlyRegards,/BestRegards,

RichardStewart

Tel:864318518****Cell:86137********Fax:864318518****ComputerScience&TechnologySchool,JilinUniversity一、郵件組成部分：

15/25一、郵件組成部分：

(補充說明:“Thanks”或“Thankyou”可盡可能用上，詳細位置不固定，用上以后可能起到非常好效果)3,場景演練郵件1:總經(jīng)理約翰格林將于六月2日到7日去巴黎出差，到時順便造訪一位客戶艾得華，恰談相關(guān)在那開樣品房事宜，作為助理，請寫郵件通知該客戶此事，初步約定時間為六月3日下午2：00點.16/25一、郵件組成部分：

Mr.JohnGreen,ourGeneralManager,willbeinParisfromJune2to7Lookforwardtoyourfeedbackandsuggestionssoon。andwouldliketocomeandseeyou,onJune3at2:00p.m.Yoursfaithfully,…Pleaseletusknowifthetimeisconvenientforyou.Ifnot,whattimeyouwouldsuggest.abouttheopeningofasampleroomthere.DearMr./Ms,17/25一、郵件組成部分：

郵件２：總經(jīng)理艾得華現(xiàn)在身在Cairo，6月中旬方能回來，作為助理，回郵件說明情況，表明總經(jīng)理回來之后任何時間都能夠見面。DearMr./Ms,ThankyouforyourletterinformingusofMr.Green'svisitduringJune2-7.Unfortunately,Mr.Edwards,ourmanager,isnowinCairoandwillnotbebackuntilthesecondhalfofJune.Hewould,however,bepleasedtoseeMr.Greenanytimeafterhisreturn.18/25二、語法利用：

1，場景應用：提出提議或請求或者商討。①過去時態(tài)時利用。用過去時能淡化動作及時性，降低潛在面子威脅。例：Ididwonderwhetheryoucouldlowertheprice.在這個例子中，用了助動詞did愈加禮貌，因為did強調(diào)了過去時，使得請求聽起來愈加遙遠。Welookforwardtohearingfromyou.Yoursfaithfully,…19/25二、語法利用：

②虛擬語氣利用。動詞虛擬式提出提議或請求，使語氣委婉含蓄。

③進行時態(tài)利用。同虛擬語氣，能夠使提議愈加委婉，留有余地。經(jīng)過上面例子分析，在提出請求時候，使用虛擬語氣，能夠防止咄咄逼人，更有利于形成融洽氣氛。例：Weshouldbegratefulifyouwouldchangetheinvoiceandletushaveacorrectcopy.例：Iwaswonderingwhetheryoucouldlowertheprice.在本例中，利用了進行時，使請求聽起來好像聽話人一時想法，沒有經(jīng)過周密考慮，減輕了請求或提議對面子潛在威脅。20/25二、語法利用：

2,場景應用：內(nèi)容包括客戶造成錯誤或過失。被動語態(tài)利用。用被動句則說明我們這么做是不得已而為之，事情結(jié)果并不是自己所期望。

英語被動句強調(diào)是動作承受者，在商務信函上，使用被動語態(tài)是預防責備口氣一個最好方法。分析例句發(fā)覺，第一句人做主語，說話有責備口氣。第二句話將主語換成物，重點從發(fā)出動作人轉(zhuǎn)移到接收動作對象上去了，這么對方也就擺脫了尷尬境地。例：Youdeliverthegoodsinerror.

Thegoodsweredeliveredinerror.21/25二、語法利用：

3，場景利用：要求對方去做一些事情，如同事