工程物資采購流程以及物資采購方案

2/2工程物資采購流程以及物資采購方案工程物資采購流程

1.目的為加強(qiáng)公司的工程物資采購管理，明確公司內(nèi)部工程物資管理機(jī)制，有效地發(fā)揮公司的集中訂貨優(yōu)勢(shì)，降低工程物資采購成本，保證工程物資采購優(yōu)質(zhì)、經(jīng)濟(jì)、及時(shí)。

2.范圍適用于公司建設(shè)項(xiàng)目的一切工程物資采購活動(dòng)。

3.原則

3.1.所有物資采購部門及其人員必須遵守職員手冊(cè)有關(guān)規(guī)定，維護(hù)

公司利益。

4.2.6組織年度合格供應(yīng)商評(píng)審工作。

4.2.7組織相關(guān)部門進(jìn)行物資采購性能價(jià)格分析評(píng)比。

4.2.8組織對(duì)供應(yīng)商履約合同能力的考核和評(píng)估。

4.2.9協(xié)調(diào)與設(shè)計(jì)部的工作關(guān)系，確保有關(guān)甲供材料（設(shè)備）設(shè)計(jì)圖紙的準(zhǔn)確、及時(shí)、完整、規(guī)范。

4.2.10負(fù)責(zé)編制《甲供材料（設(shè)備）進(jìn)場(chǎng)計(jì)劃表》，作為物資采購招投標(biāo)工作的依據(jù)。

4.2.11負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)與供應(yīng)商之間的材料（設(shè)備）供求進(jìn)度、工作配合和質(zhì)量驗(yàn)證關(guān)系。

4.2.12負(fù)責(zé)做好甲供材料（設(shè)備）的檢驗(yàn)、驗(yàn)收、封樣、儲(chǔ)存、防護(hù)、標(biāo)識(shí)和追溯（實(shí)物和單據(jù)上）。

4.2.13超過原采購合同計(jì)劃外申請(qǐng)?jiān)鲅a(bǔ)用料，必須嚴(yán)格按照《甲供材料（設(shè)備）計(jì)劃外增補(bǔ)審批表》執(zhí)行。

4.2.14負(fù)責(zé)編制《甲供材料（設(shè)備）采購當(dāng)月完成情況報(bào)表》和《下月甲供材料（設(shè)備）采購計(jì)劃報(bào)表》，并于每月月底上報(bào)辦公室、財(cái)務(wù)部、成本部備案。

4.2.15主辦工程師負(fù)責(zé)編寫《甲供材料（設(shè)備）管理工作日記》，詳細(xì)記錄每批材料（設(shè)備）進(jìn)場(chǎng)時(shí)間、數(shù)量、質(zhì)量狀況及非合格品質(zhì)量成因。做到有據(jù)可查，為工程項(xiàng)目可能發(fā)生的工期和經(jīng)濟(jì)索賠提供必要的參考依據(jù)。

4.2.16主辦工程師負(fù)責(zé)做好各類甲供材料（設(shè)備）臺(tái)賬記錄，信息編碼和檔案管理。詳細(xì)記錄：合同類別、合同單位、訂購材料（設(shè)備）名稱、合同總價(jià)、工程量、增減工程量、增減賬目、付款及結(jié)算審批申報(bào)時(shí)間、支票（現(xiàn)金）發(fā)出時(shí)間；以及供應(yīng)商支票（現(xiàn)金）簽收簿（包括合同名稱、支票金額、發(fā)票或支票編號(hào)、簽收人、簽收日期）。

4.2.17負(fù)責(zé)按照公司規(guī)章制度及流程申請(qǐng)辦理對(duì)外付款。

4.2.18負(fù)責(zé)整理審核貨物驗(yàn)收清單、發(fā)票和其他單據(jù)，并按《______項(xiàng)目付款審批表》申請(qǐng)甲供材料（設(shè)備）付款。付款審批表主辦人意見欄里必須有總監(jiān)理工程師審核意見。主辦工程師負(fù)責(zé)付款審批手續(xù)，準(zhǔn)確、及時(shí)、完整、規(guī)范。

4.2.19大宗材料（設(shè)備）采購（如工程樁、塑鋼門窗），工程部根據(jù)合同約定，必要時(shí)可以指派相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員和邀請(qǐng)監(jiān)理單位進(jìn)駐供應(yīng)商廠區(qū)對(duì)訂購材料生產(chǎn)、質(zhì)量狀況進(jìn)行監(jiān)督和跟蹤，并負(fù)責(zé)收集相關(guān)資料，確保工程順利進(jìn)展。

4.2.20工程物資采購貨物驗(yàn)收清單必須由施工總承包單位、監(jiān)理單位、建設(shè)單位驗(yàn)收負(fù)責(zé)人會(huì)簽，并分別注明會(huì)簽意見和會(huì)簽日期。貨物驗(yàn)收清單同時(shí)要求施工總承包單位加蓋ⅩⅩⅩ項(xiàng)目部印章。

4.2.21嚴(yán)格按照《供應(yīng)商供貨質(zhì)量、進(jìn)度考核表》考評(píng)供應(yīng)商工作業(yè)績(jī)，作為合格供應(yīng)商評(píng)審和工程物資采購結(jié)算的依據(jù)。

4.2.22新材料的應(yīng)用，需按照《選用新材料設(shè)備評(píng)估意見表》報(bào)成本部和公司

領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。

4.2.23項(xiàng)目結(jié)束后，工程部經(jīng)理親自組織甲供材料（設(shè)備）管理工作總結(jié)及經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)交流。取長(zhǎng)補(bǔ)短；查找不足成因；獲取用戶反饋意見；提出修改意見；評(píng)估經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)；建立經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)檔案庫，為后續(xù)項(xiàng)目管理以資借鑒。4.2.24設(shè)計(jì)部從建筑設(shè)計(jì)角度考慮，提出物資采購在美觀、選型、安全及使用功能等方面的要求，并提供其設(shè)計(jì)依據(jù)。成本部參加物資采購招標(biāo)文件的編審及招投標(biāo)全過程活動(dòng)。從成本控制角度對(duì)物資采購價(jià)格進(jìn)行分析和指導(dǎo)。并負(fù)責(zé)控制物資采購付款方式和付款進(jìn)度，杜絕超付現(xiàn)象。

4.3.物資采購管理工作程序

4.3.1項(xiàng)目擴(kuò)初設(shè)計(jì)階段，工程部會(huì)同設(shè)計(jì)單位進(jìn)行主要甲供材料（設(shè)備）的初步確定。擴(kuò)初方案通過后，工程部以其作為該項(xiàng)目材料（設(shè)備）采購工作的依據(jù)，一周內(nèi)編制《選型訂購的甲供材料（設(shè)備）一覽表》，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。

4.3.2設(shè)計(jì)部依照《選型訂購的甲供材料、設(shè)備一覽表》，按計(jì)劃提供甲供材料（設(shè)備）樣圖、材質(zhì)、型號(hào)規(guī)格、色號(hào)色別、安全使用功能、材料表等設(shè)計(jì)依據(jù)，配合工程部甲供材料（設(shè)備）采購招投標(biāo)工作。

4.3.3工程部編制《甲供材料（設(shè)備）進(jìn)場(chǎng)計(jì)劃表》，組織材料設(shè)備招投標(biāo)工作，并最終簽署采購合同。

4.3.4工程部負(fù)責(zé)履行采購合同

4.3.5工程部配合營銷要求在售樓中心設(shè)立甲供材料（設(shè)備）部分產(chǎn)品展示臺(tái)。

4.3.6工程部建立材料（設(shè)備）樣品展示房，并進(jìn)行產(chǎn)品封樣，封樣必須加貼封條，封條須由供需雙方蓋章確認(rèn)。

4.3.7會(huì)同監(jiān)理單位負(fù)責(zé)督促，并協(xié)調(diào)供應(yīng)商分包（安裝）工程必須按規(guī)定辦理建設(shè)工程質(zhì)監(jiān)手續(xù)。嚴(yán)格申報(bào)工程隱敝驗(yàn)收，成品和半成品收，申報(bào)質(zhì)監(jiān)站工程竣工驗(yàn)收。并負(fù)責(zé)工程竣工資料的驗(yàn)收和整理歸檔。如非質(zhì)監(jiān)站驗(yàn)收的分包（安裝）工程也需工程部、監(jiān)理單位、施工總承包單位、供應(yīng)商會(huì)同辦理工程中間驗(yàn)收、竣工驗(yàn)收證明，以此作為工程付款、結(jié)算的依據(jù)之一。

4.3.8合同履行期間，工程部負(fù)責(zé)采購計(jì)劃調(diào)整，協(xié)調(diào)與供應(yīng)商之間的工作關(guān)系。

4.3.9合同履行期間，工程部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)設(shè)計(jì)文件的補(bǔ)充和完善。

4.3.10到貨的隨箱資料，如質(zhì)量保證書（合格證）、備品備件、驗(yàn)貨清單、原產(chǎn)地證書、檢測(cè)報(bào)告、使用說明書等工程部應(yīng)按分門別類存檔。

4.3.11對(duì)于需要提供保修服務(wù)的物資，由工程部將供應(yīng)商的有關(guān)售后服務(wù)資料復(fù)印一份交物業(yè)管理部門，由物業(yè)管理部門與供應(yīng)商對(duì)口聯(lián)系維修業(yè)務(wù)。如發(fā)生困難或遇阻力時(shí)，由工程部協(xié)助辦理。

4.3.12操作流程表詳見附件。

5.支持表單

1.1概述

本工程主要材料包括水泥、鋼材、砂石料和火工用品等。物資材料采購包括采購、催辦、保管和發(fā)放。

1.2物資管理的控制

物資管理的控制程序見下圖：

物資管理的控制程序圖

⑴項(xiàng)目部由物資部負(fù)責(zé)物資供應(yīng)工作，質(zhì)檢部、經(jīng)財(cái)部參與對(duì)物資的檢測(cè)和對(duì)供貨商的評(píng)定。

⑵參與項(xiàng)目的供貨商必須是經(jīng)過審核批準(zhǔn)的合格供貨商。在施工過程中還將對(duì)他們進(jìn)行考核和評(píng)估，對(duì)不符合要求的由物資部、質(zhì)檢部等向項(xiàng)目總工程師提出，依據(jù)程序文件的規(guī)定進(jìn)行處理。

⑶物資采購依據(jù)程序文件中《物資管理控制程序》執(zhí)行，物資部制定采購計(jì)劃，項(xiàng)目經(jīng)理審批。

⑷采購的物資在入庫或進(jìn)入施工現(xiàn)場(chǎng)前必須經(jīng)過檢驗(yàn)和驗(yàn)證，合格后做好記錄，然后方可投入使用；如檢驗(yàn)不合格，則按照對(duì)不合格品的處置方式進(jìn)行處置。

⑸對(duì)顧客提供的產(chǎn)品，仍按照我局《質(zhì)量手冊(cè)》及《程序文件》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

1.2.1采購管理

⑴采購是指物資供應(yīng)工作的訂購業(yè)務(wù)，其工作內(nèi)容包括：選擇詢價(jià)的合格供貨廠商、編制詢價(jià)文件、詢價(jià)、投標(biāo)廠商的報(bào)價(jià)評(píng)審、談判、廠商協(xié)調(diào)會(huì)、確定中標(biāo)廠商及簽訂供貨合同等。

⑵接受請(qǐng)購文件是采購工作正式開始的起點(diǎn)，也是保證采購質(zhì)量的關(guān)鍵，采購部門應(yīng)按照合同規(guī)定的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)真對(duì)請(qǐng)購單、數(shù)據(jù)表、采購說明書、詢價(jià)圖紙等進(jìn)行審核，防止設(shè)計(jì)錯(cuò)誤進(jìn)入采購業(yè)務(wù)流程。同時(shí)，在工廠報(bào)價(jià)、生產(chǎn)過程中，供貨廠商提出的對(duì)設(shè)計(jì)文件、圖紙的修改，采購部門應(yīng)進(jìn)行審核后轉(zhuǎn)設(shè)計(jì)部門處理，并督促其答復(fù)。

1.2.2催辦管理

⑴催辦是對(duì)已簽訂的供貨合同的后續(xù)管理，一方面要督促廠商按照合同的規(guī)定及時(shí)提交先期確認(rèn)圖紙（ACF）和最終確認(rèn)圖紙（CF），以供工程設(shè)計(jì)部門確認(rèn)作為生產(chǎn)制造的依據(jù)；另一方面要督促供貨廠商的制造進(jìn)度，確保按合同要求按期交貨。同時(shí)，要及時(shí)組織供貨廠商按照現(xiàn)場(chǎng)的安裝要求，派遣技術(shù)服務(wù)人員。

⑵對(duì)于處在項(xiàng)目關(guān)鍵線路上的重要設(shè)備，應(yīng)有采購人員駐在工廠，隨時(shí)掌握生產(chǎn)計(jì)劃安排、制造形象進(jìn)度及外協(xié)件的供貨情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，同時(shí)對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行過程檢驗(yàn)。

1.2.3庫存管理

⑴項(xiàng)目的庫存管理是物流管理的重要環(huán)節(jié)，項(xiàng)目經(jīng)理部建立動(dòng)態(tài)的庫存管理系統(tǒng)。

⑵項(xiàng)目庫存管理的關(guān)鍵是通過對(duì)物資供貨清單、詳細(xì)的采購進(jìn)度計(jì)劃與倉庫實(shí)際庫存情況的對(duì)比分析，及早發(fā)現(xiàn)物資供應(yīng)中的問題，嚴(yán)防物資供應(yīng)中斷的情況發(fā)生。

⑶物資倉庫的管理在項(xiàng)目采購部的控制之下。物資倉庫應(yīng)滿足下列要求:

①倉庫管理員應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的崗位培訓(xùn)，有高度的責(zé)任心和熟煉的專業(yè)技能，嚴(yán)防錯(cuò)發(fā)、混發(fā)等責(zé)任事故的出現(xiàn)。

②物資倉庫的選址在有利于物資的進(jìn)出和存放，符合防火、防雨、防盜、防風(fēng)、防變質(zhì)的要求。

③進(jìn)場(chǎng)的物資應(yīng)進(jìn)行數(shù)量驗(yàn)收和質(zhì)量認(rèn)證，做好相應(yīng)的驗(yàn)收記錄和標(biāo)識(shí)。不合格的物資應(yīng)更換、退貨或讓步接收(降級(jí)使用)，嚴(yán)禁使用不合格的物資。

④材料的計(jì)量設(shè)備必須經(jīng)具有資格的機(jī)構(gòu)定期檢驗(yàn)，確保計(jì)量所需要的精確度。檢驗(yàn)不合格的設(shè)備不允許使用。

⑤進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng)的物資必須有生產(chǎn)廠家的材質(zhì)證明(包括廠名、品種、出廠日期、出廠編號(hào)、試驗(yàn)數(shù)據(jù))和出廠合格證。要求復(fù)檢的材料要有取樣送檢證明報(bào)告。新材料未經(jīng)試驗(yàn)鑒定，不得用于工程中?，F(xiàn)場(chǎng)配制的材料應(yīng)經(jīng)試配，使用前應(yīng)經(jīng)認(rèn)證。

⑥材料儲(chǔ)存應(yīng)滿足下列要求:

a、入庫的材料應(yīng)按型號(hào)、品種分區(qū)堆放，并分別編號(hào)、標(biāo)識(shí)。

b、易燃易爆的材料應(yīng)專門存放、專人負(fù)責(zé)保管，并有嚴(yán)格的防火、防爆措施。

c、有防濕、防潮要求的材料，應(yīng)采取防濕、防潮措施，并做好標(biāo)識(shí)。

d、有保質(zhì)期的庫存材料應(yīng)定期檢查，防止過期，并做好標(biāo)識(shí)。

e、易損壞的材料應(yīng)保護(hù)好外包裝，防止損壞。

1.2.4發(fā)放管理

⑴應(yīng)建立材料使用限額領(lǐng)料制度。超限額的用料，用料前需辦理手續(xù)，填寫領(lǐng)料單，注明超耗原因，經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理部物資控制人員審批。

⑵建立物資使用臺(tái)賬，記錄使用和節(jié)超狀況。

⑶應(yīng)實(shí)施物資使用監(jiān)督制度。物資管理人員應(yīng)對(duì)物資使用情況進(jìn)行監(jiān)督；做到工完、料凈、場(chǎng)清；建立監(jiān)督記錄；對(duì)存在的問題應(yīng)及時(shí)分析和處理。

⑷施工班組應(yīng)辦理剩余材料退料手續(xù)。設(shè)施用料、包裝物及容器應(yīng)回收，并建立回收臺(tái)賬。

⑸制定周轉(zhuǎn)材料保管、使用制度。

1.3物資保證

⑴制定完善的材料需求計(jì)劃及采購供應(yīng)計(jì)劃，做到供應(yīng)及時(shí)。

⑵對(duì)材料的使用情況定期進(jìn)行清理，