機(jī)關(guān)公文格式

一、公文種類2021/5/91決議決定命令（令）公報公告通告意見通知通報報告請示批復(fù)議案函紀(jì)要

公文種類15

種2021/5/92常用文種上行文：請示、報告下行文：通知、通報、意見平行文：函2021/5/93請示

適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)的一種上行公文。“請示”要嚴(yán)格執(zhí)行“一文一事”的規(guī)定。2021/5/94報告

適用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作、反映情況，提出意見或者建議，答復(fù)上級機(jī)關(guān)詢問的一種上行公文?！皥蟾妗敝胁坏脢A帶請示事項。2021/5/95報告與請示主要區(qū)別

1》報送目的不同。“報告”主要是讓上級機(jī)關(guān)了解情況、掌握動態(tài)?！罢埵尽敝饕且玫缴霞壍木唧w指示或批準(zhǔn)。2》兩者性質(zhì)不同?！皥蟾妗皩訇愂鲂怨模话悴恍枰霞墮C(jī)關(guān)答復(fù)。“請示”屬請求性公文，是請求上一級機(jī)關(guān)批準(zhǔn)或解決某一事項、某一問題并需上級機(jī)關(guān)作出答復(fù)的。3》內(nèi)容重點不同?！皥蟾妗眰?cè)重寫情況和意見，涉及內(nèi)容較廣（可不限于一件事、一個問題)。“請示”著重寫某件事情或某個問題（即“一事一請示”)。4》報送時間不同?！罢埵尽北仨氃谑虑皥笏?。“報告”是在事后或事中報送。就是常說的“事前請示，事后報告”。2021/5/96

適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。通知通常是下行文或平行文。通知2021/5/97文種使用中常見的錯誤

1.文種混淆不清。“報告”中夾帶“請示”事項，或者公文中有“請示”事項卻用的“報告”文種；

2.行文關(guān)系錯誤。如向財政局行文申請撥款的文件用“報告”或“請示”，平行或不相隸屬的單位之間行文通常使用“函”；

3.自編文種。如把“方案”、“辦法”當(dāng)文種使用。如“××局關(guān)于××的方案或辦法”（無此文種）。應(yīng)以通知的形式行文，如“成都市金牛區(qū)市場監(jiān)督管理局關(guān)于印發(fā)××方案或辦法的通知”。2021/5/98區(qū)政府辦《關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范報送區(qū)政府公文處理工作的通知》（辦內(nèi)字〔2013〕7號）規(guī)定：在上報區(qū)政府的請示、報告中寫有“按照市（區(qū)）領(lǐng)導(dǎo)批（指）示”的，應(yīng)將市（區(qū)）領(lǐng)導(dǎo)批（指）示原文直接引用。對報告性公文中涉及人員、編制、土地、規(guī)劃、經(jīng)費等具體工作事項的建議，一律視為報告中夾帶請示事項，作退文處理。2021/5/99函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。2021/5/910函的分類

商洽性函。在平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互協(xié)商或聯(lián)系工作時使用。如商調(diào)函，聯(lián)系參觀學(xué)習(xí)的函，查詢有關(guān)人或事的函，洽談業(yè)務(wù)來往的函等。

詢問性函。向去函機(jī)關(guān)詢問有關(guān)問題或簡述某一涉及對方機(jī)關(guān)權(quán)限范圍事項的處理意見，需對方機(jī)關(guān)給予答復(fù)時使用的函。

請求批準(zhǔn)性函。是向平級或不相隸屬的有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門請求批準(zhǔn)的函。

答復(fù)性函。在答復(fù)對方來文所詢問的問題和事項時使用，上級機(jī)關(guān)對下級機(jī)關(guān)的一般性請示往往也用答復(fù)性函，也叫復(fù)函。

★不論什么類型的函,用語的語氣、語態(tài)都應(yīng)該注重謙恭有禮,尊重對方,力求得到對方更多的理解和支持。

2021/5/911二、公文頁面和字體要求2021/5/912（一）公文用紙采用A4型紙（二）頁面設(shè)置頁邊設(shè)置：上3.7cm，下3.5cm

左2.8cm，右2.6cm

版式：“奇偶頁不同”選鉤“頁腳”設(shè)置：2.8cm

2021/5/913頁邊距參數(shù)2021/5/914頁腳參數(shù)奇偶頁不同2021/5/9153.7cm2.8cm2.6cm3.5cm2021/5/916（三）字體

方正黑體＿GBK方正小標(biāo)宋＿GBK

方正楷體＿GBK

方正仿宋＿GBK2021/5/917公文所有阿拉伯?dāng)?shù)字為羅馬字體。設(shè)置方法：首先全選全文，然后點右鍵，點字體，在“西文字體”處下接菜單選擇“TimesNewRoman”,然后點確定即可。（四）公文中阿拉伯?dāng)?shù)字：羅馬字體2021/5/918

方正仿宋字體羅馬字體2021/5/919三、公文格式2021/5/920

第一部分：版頭公文首頁紅色分隔線以上部分稱為版頭。2021/5/921版頭部分示意圖發(fā)文機(jī)關(guān)發(fā)文字號簽發(fā)人2021/5/922不超1.8cm不超14.8cm2021/5/9237.2cm2021/5/924

編排要求：發(fā)文字號用3號方正仿宋字體，置于發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“〔〕”括入，不能用“【】”或“[]”。例：金市場監(jiān)管發(fā)〔2016〕1號金市場監(jiān)管函〔2016〕1號下空二行2021/5/925編排要求：上行文，發(fā)文字號與簽發(fā)人姓名在同一行左右空一字。發(fā)文字號和“簽發(fā)人”三字用3號方正仿宋體，簽發(fā)人名字用3號方正楷體，兩個字的人名中間空1字。左空一字右空一字2021/5/926編排要求：下行文的發(fā)文字號居中排布。2021/5/927

第二部分：主體公文首頁紅色分隔線(不含)以下，公文末頁首條分隔線(不含)以上部分稱為主體。其包含有11個要素：標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、結(jié)束語、附件說明、成文機(jī)關(guān)、成文日期、印章、附注、附件、信息公開類別。2021/5/9281.標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱＋（關(guān)于）事由＋文種組成（缺一不可）。發(fā)文機(jī)關(guān)名稱可用全稱或規(guī)范化簡稱。用2號方正小標(biāo)宋體字，成一行或多行居中排布，行間距33—35磅。下空兩行2021/5/929梯形菱形2021/5/930

說明：公文標(biāo)題中除法律、法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。應(yīng)當(dāng)注意：法律、法規(guī)、規(guī)章需用全稱。國家質(zhì)檢總局辦公廳國家標(biāo)準(zhǔn)委辦公室關(guān)于發(fā)布實施《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)有關(guān)事宜的通知國務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)“十二五”全國城鎮(zhèn)污水處理及再生利用設(shè)施建規(guī)劃的通知標(biāo)題中使用書名號形狀示例標(biāo)題中使用引號形狀示例2021/5/931標(biāo)題容易出錯的地方缺少發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱＋（關(guān)于）事由＋文種組成（缺一不可）；標(biāo)題字過多過長時未按要求采用梯形或菱形多行排布；辦法、方案不是文種，只能采用“關(guān)于印發(fā)XX管理辦法或工作方案的通知”的形式?；貜?fù)函件，要用“復(fù)函”這文種。2021/5/9322.主送機(jī)關(guān)

用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。

上行文，原則上只能有一個主送機(jī)關(guān)，以便公文的處理?？找恍?021/5/933特別說明：向區(qū)政府或區(qū)委報送請示、報告的主送機(jī)關(guān)應(yīng)為區(qū)政府或區(qū)委，而不是區(qū)政府辦或區(qū)委辦，或領(lǐng)導(dǎo)個人。2021/5/9343.正文字體：3號方正仿宋，行間距設(shè)為28.5磅2021/5/935行距參數(shù)2021/5/936正文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)：第一層次用“一、”第二層次用“（一）”第三層次用“1.”第四層次用“（1）”2021/5/937

一、第一層次標(biāo)題用黑體字

第一層次標(biāo)題用黑體字，“一”后面跟“、”，標(biāo)題最后不加標(biāo)點符號。2021/5/938一、第一層次標(biāo)題用黑體字中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》的通知。（一）第二層次標(biāo)題用楷體字。中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》的通知。第二層次標(biāo)題用楷體字，“（一）”后面不跟標(biāo)點符號；標(biāo)題最后加句號。2021/5/939一、第一層次標(biāo)題用黑體字中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》的通知。（一）第二層次標(biāo)題用楷體字。中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》的通知。

1.第三層次標(biāo)題用仿宋體字。中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》的通知。第三層次標(biāo)題用仿宋體字，“1”后面跟“.”；標(biāo)題最后加句號。2021/5/940一、第一層次標(biāo)題用黑體字中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》的通知。（一）第二層次標(biāo)題用楷體字。中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》的通知。

1.第三層次標(biāo)題用仿宋體字。中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》的通知。（1）第四層次標(biāo)題用仿宋體字。中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》的通知。第四層標(biāo)題用仿宋體，“（1）”后面不跟標(biāo)點。標(biāo)題最后加句號。2021/5/941一、第一層次標(biāo)題用黑體字中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》的通知。（一）第二層次標(biāo)題用楷體字。中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》的通知。

1.第三層次標(biāo)題用仿宋體字。中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》的通知。（1）第四層次標(biāo)題用仿宋體字。中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》的通知。

注意：第三、第四層小標(biāo)題后不提行，直接寫內(nèi)容。2021/5/942一、第一層次標(biāo)題用黑體字中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》的通知。（一）第二層次標(biāo)題用楷體字。中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》的通知。一、第一層次標(biāo)題用黑體字中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》的通知。

1.第二層次標(biāo)題用楷體字。中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》的通知。當(dāng)?shù)诙哟魏蟛辉儆械谌龑哟螘r，可不提行，直接寫內(nèi)容。2021/5/943

引用公文方法。正文中需要引用其他公文時，需先引標(biāo)題全稱，用“《》”括起來，后有發(fā)文字號，用“（）”括起來，缺一不可。例：根據(jù)區(qū)政府《關(guān)于××工作的通知》（金牛府辦〔2012〕×號）有關(guān)要求，我局……

日期用法。應(yīng)表明具體的年、月、日，如2016年1月16日。若用“2016.1.16”或“16年1月16日”以及“今年”、“明年”、“上月”、“下月”、“今天”、“明天”、“近日”等，是不規(guī)范的表述。

簡稱用法。公文內(nèi)使用簡稱，一般應(yīng)先用全稱，再注明簡稱，如《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（以下簡稱《條例》），而不能在不加說明的情況下直接簡寫為《條例》。正文中需要注意的幾點2021/5/9444.結(jié)束語在正文下一行，居左空二字編排，最后加句號。

請示標(biāo)注特此請示。報告標(biāo)注特此報告。函標(biāo)注此函。復(fù)函標(biāo)注此復(fù)。批復(fù)標(biāo)注此復(fù)。2021/5/9455.附件說明公文如有附件，用3號仿宋體字在正文下空一行、左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱。附件名稱較長需回行時，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對齊，附件名稱后不加標(biāo)點符號。

2021/5/946

7.成文日期用年、月、日和阿拉伯?dāng)?shù)字組成，以最后局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為成文日期。6.成文機(jī)關(guān)：必須是全稱下空二行2021/5/947成文日期編排要求

成文日期最后一字右空4個字。右空4字

2021/5/9488.

蓋章。上行文必須加蓋印章。

2021/5/949當(dāng)前頁無法加蓋公章的情況最后不加標(biāo)點符號。2021/5/950（聯(lián)系人：××；聯(lián)系電話：87700009.附注

“請示”件應(yīng)注明聯(lián)系人和聯(lián)系電話(報告等其他公文不用加聯(lián)系人、聯(lián)系電話等)。

多個聯(lián)系電話的放大效果2021/5/95110.附件

附件是公文正文的說明、補(bǔ)充或者參考資料，是公文正文的有機(jī)組成部分，同正文具有同等效力。附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。2021/5/9522021/5/953注意：無冒號“：”2021/5/954注意：無冒號“：”2021/5/955附件編排要求注：批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)類的公文，不加附件說明。無附件2021/5/956此處不標(biāo)注“附件”二字2021/5/957政府系統(tǒng)公文保留了信息公開類別，有主動公開、依申請公開或不予公開3種信息公開類別。11.信息公開類別4號黑體4號小標(biāo)宋2021/5/958

第三部分：版記公文末頁首條分隔線以下部分稱為版記，包含有抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期。2021/5/9591.抄送機(jī)關(guān)是指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，一般使用規(guī)范化簡稱。抄送機(jī)關(guān)左空一字右空一字4號仿宋體2021/5/960

抄送機(jī)關(guān)排列順序

按照黨、政、軍、群的順序，先排上級機(jī)關(guān)，其次排同級機(jī)關(guān)，最后排下級機(jī)關(guān)。無論對上級、平級或下級，抄送機(jī)關(guān)標(biāo)注用語一律用“抄送”，不再使用“抄報”、“抄發(fā)”等。抄送機(jī)關(guān)2021/5/961

抄送機(jī)關(guān)之間標(biāo)點符號使用方法：同一系統(tǒng)內(nèi)同級機(jī)關(guān)之間用頓號分隔，不同系統(tǒng)機(jī)關(guān)之間用逗號分隔，最后一個抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號。抄送機(jī)關(guān)2021/5/962

印發(fā)日期：公文在局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，需要經(jīng)過排版、復(fù)核等環(huán)節(jié)，所以成文日期與印發(fā)日期通常存在時間差，一般不得超過2個工作日。印發(fā)日期左空一字右空一字印發(fā)機(jī)關(guān)2021/5/963版記編排注意事項

版記必須在偶數(shù)頁上。即便公文內(nèi)容很短，短到首頁可以放下版記內(nèi)容，由于公文是雙面印刷，所以版記也必須移到第2頁上，即便第2頁除了版記沒有任何內(nèi)容。

2021/5/964

頁碼頁碼是保證公文有效性和完整性的標(biāo)志。公文標(biāo)注頁碼，便于查閱、統(tǒng)計、檢索、印制和裝訂，也有助于公文的防偽。2021/5/9651頁碼頁碼用4號半角宋體(系統(tǒng)自帶)阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在版心下邊緣之下。1放大效果錯誤：-1-2021/5/966單頁碼在右，其右邊的“一”字線右空一字；頁碼右空一字12021/5/967雙頁碼在左，其左邊的“一”字線左空一字。頁碼左空一字22021/5/968插入頁碼的方法點“插入”選點“頁碼”（圖1）；在“對齊方式”處下拉選“外側(cè)”并確定（圖2）。選任一中文輸入法，并將光標(biāo)移到1字的左側(cè)，同時按“Shift”健和鍵盤上的“－”號鍵，出現(xiàn)一個斷開為兩段的“——”一字線，在“——”中間插入數(shù)字（圖3）。圖1圖2圖32021/5/969插入頁碼的方法將輸入法調(diào)整為半角狀態(tài)，在1字的左邊和或邊各加一個空格，調(diào)整字號為4號宋體（圖4）。把光標(biāo)移到頁碼右邊“一”線的右側(cè)（圖5），點右鍵選“段落”，在“縮進(jìn)”處調(diào)整左、右縮進(jìn)各1.5個字符（圖6）。圖4圖5圖4圖62021/5/970特別提示

當(dāng)公文的版記頁前有空白頁時，空白頁和版記頁均不編排頁碼。其余情況下均需要標(biāo)注頁碼（下附圖例）。2021/5/971××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。14信息公開類別：不予公開抄送：×××××，××××，××××，××

×，×××，××××，××××。

××××××××

2012年10月15日印發(fā)注：當(dāng)公文的版記頁前有空白頁時，空白頁和版記頁均不編排頁碼。不標(biāo)頁碼不標(biāo)頁碼2021/5/972

當(dāng)公文的版記頁前有空白頁時，空白頁和版記頁均不編排頁碼。把光標(biāo)移到版記的上一頁最后處，打開“頁面設(shè)置”，在“預(yù)覽”處下拉選“插入點之后”（圖1）并點“確定”，光標(biāo)便自行移到一下頁，點插入頁碼，去掉“首頁顯示頁碼”（圖2）前的勾選即可。版記頁不標(biāo)頁碼時的處理方法圖1圖22021/5/97322當(dāng)公文中有A4紙型的表格橫排時，其頁碼位置與公文其他頁碼一致。即頁碼應(yīng)該放在橫表的左側(cè)，單頁碼在表的左下角，雙頁碼在左上角；單頁碼表頭在訂口一側(cè)，雙頁碼表頭在切口一邊。

公文中的橫排表格

21公文橫放時2021/5/9742322212524公文豎放時三、公文中的橫排表格

2021/5/9752021/5/9762021/5/977點插入“豎排文本框”（圖1），在需要加頁碼的文件當(dāng)前頁空的空白處，點住左鍵不松開，拉動添加一個豎排文本框然后