文秘與文件管理制度

文秘與文件管理制度第一章總則第一條目的與依據(jù)為了規(guī)范和提高企業(yè)的文秘與文件管理工作，確保信息的安全、準(zhǔn)確、快捷流轉(zhuǎn)，提高企業(yè)的工作效率和經(jīng)濟(jì)效益，依據(jù)《中華人民共和國企業(yè)法》等相關(guān)法律法規(guī)，訂立本制度。第二條適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)全部部門和員工的文秘與文件管理工作。第三條定義文秘工作：指企業(yè)內(nèi)部各類文字、文件、資料的處理、收發(fā)、傳遞、存儲(chǔ)和使用等工作。文件管理：指企業(yè)內(nèi)部文件的創(chuàng)建、審批、分發(fā)、存儲(chǔ)、歸檔和銷毀等管理活動(dòng)。文秘與文件管理人員：指特地負(fù)責(zé)企業(yè)文秘與文件管理工作的人員。第二章文秘管理第四條文秘工作的基本要求文秘工作應(yīng)遵從以下基本要求：1.忠實(shí)記錄：準(zhǔn)確記錄會(huì)議內(nèi)容、緊要決策和文件資料。2.保密性：對(duì)涉密信息進(jìn)行嚴(yán)格保密，確保信息的安全性。3.規(guī)范格式：統(tǒng)一使用規(guī)定的文檔格式，確保文檔的統(tǒng)一規(guī)范和乾凈。4.及時(shí)傳遞：依照規(guī)定的流程進(jìn)行文檔的傳遞和分發(fā)，保證信息的及時(shí)傳遞。第五條文件起草與審批文件起草人應(yīng)依據(jù)工作需要和相關(guān)要求，編寫符合規(guī)定格式的文件，并確保內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。文件審批應(yīng)依照規(guī)定的流程進(jìn)行，并在文件上簽署審批看法和日期。第六條文件復(fù)制與分發(fā)文件復(fù)制和分發(fā)應(yīng)依據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行，確保文件的及時(shí)傳遞和準(zhǔn)確分發(fā)。針對(duì)涉密信息的文件，應(yīng)采取相應(yīng)的加密和傳遞措施，確保信息的安全性。第七條文件歸檔文件歸檔應(yīng)依照文件管理部門的要求進(jìn)行，確保文件的安全存儲(chǔ)和易查找。歸檔文件應(yīng)注明歸檔日期、歸檔人員和文件歸檔位置，并進(jìn)行定期檢查和整理。第八條文件銷毀文件銷毀應(yīng)依照文件管理部門的要求進(jìn)行，確保文件的及時(shí)銷毀和安全處理。針對(duì)涉密信息的文件，應(yīng)采取相應(yīng)的安全銷毀措施，保證信息不被泄露。第三章文件管理第九條文件管理的原則文件管理應(yīng)遵從以下原則：1.獨(dú)立性原則：文件管理部門應(yīng)獨(dú)立負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)全部文件的管理工作。2.規(guī)范性原則：文件管理應(yīng)依照統(tǒng)一的規(guī)范和流程進(jìn)行，確保文件的統(tǒng)一管理。3.安全性原則：文件管理應(yīng)采取適當(dāng)?shù)陌踩胧?，確保文件的安全性和完整性。4.可追溯性原則：文件管理應(yīng)保存操作痕跡，方便查找和追溯文件的使用情況。第十條文件管理的責(zé)任與權(quán)限文件管理部門負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)全部文件的管理工作，包含文件的創(chuàng)建、審批、分發(fā)、存儲(chǔ)、歸檔和銷毀等活動(dòng)。各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)嚴(yán)格依照文件管理部門訂立的流程和要求，履行文件管理的責(zé)任，并確保文件的安全和完整。第十一條文件存儲(chǔ)與歸檔文件存儲(chǔ)應(yīng)遵從以下原則：分類存儲(chǔ)：依照文件的性質(zhì)和類別進(jìn)行分類存儲(chǔ)。區(qū)分存儲(chǔ)：依照文件的緊要性和使用頻率進(jìn)行區(qū)分存儲(chǔ)。數(shù)字存儲(chǔ)：樂觀推行電子化文件存儲(chǔ)，方便查找和使用。文件歸檔應(yīng)依照文件管理部門的要求進(jìn)行，定期進(jìn)行整理和檢查，確保文件的安全存儲(chǔ)和易查找。第十二條文件安全管理文件安全管理應(yīng)采取以下措施：設(shè)定文件權(quán)限：依據(jù)工作需要和職責(zé)權(quán)限，設(shè)定文件的訪問權(quán)限，確保文件的安全性。加密存儲(chǔ)：對(duì)涉密信息的文件進(jìn)行加密存儲(chǔ)，防止信息泄露。定期備份：定期對(duì)緊要文件進(jìn)行備份，防止文件的丟失和損壞。文秘與文件管理人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)文件安全管理的培訓(xùn)，提高文件管理的意識(shí)和本領(lǐng)。第四章監(jiān)督與評(píng)估第十三條監(jiān)督與檢查文件管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門的文秘與文件管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改要求。各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)樂觀搭配監(jiān)督和檢查工作，確保文件管理工作的有效進(jìn)行。第十四條績效評(píng)估與獎(jiǎng)懲文件管理部門應(yīng)定期對(duì)文秘與文件管理人員的績效進(jìn)行評(píng)估，并依據(jù)評(píng)估結(jié)果進(jìn)行獎(jiǎng)懲。文件管理績效評(píng)估考核重要從文秘工作質(zhì)量、文件管理流程、文件使用和安全管理等方面進(jìn)行。第五章附則第十五條相關(guān)規(guī)定與本制度有關(guān)的其他規(guī)定，應(yīng)依