公司合同管理辦法

1-公司合同管理辦法第一章總則第一條為加強某某公司（以下簡稱“某某公司”）合同管理，規(guī)范經(jīng)營行為，防范和控制企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險，維護企業(yè)合法權(quán)益，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實際，制定本辦法。第二條本辦法適用于全公司，各部門應(yīng)嚴(yán)格按本辦法執(zhí)行。第三條本辦法所稱合同，指除勞動合同外，公司與其他法人、其他組織、自然人之間，以及下屬公司相互之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議，包括但不限建設(shè)工程合同、投融資合同、租賃合同、收購合同、采購合同、意向書及其他具有法律效力的協(xié)議文件。第四條本辦法所稱的合同管理是指對合同意向接觸、資信調(diào)查、商務(wù)談判、合同條款擬定、審查會簽、合同簽章、備案審核、履行、變更、中止、解除、糾紛處理、歸檔等全過程的管理。第五條凡以公司名義對外發(fā)生經(jīng)濟活動,除下列情形外，均應(yīng)采用書面形式訂立，有關(guān)文書、圖表、傳真件等均為合同的組成部分。（一）及時清結(jié)；（二）金額在5000元以下（不含本數(shù)）單項采買活動；（三）經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，適宜通過網(wǎng)絡(luò)采購，金額在3萬元以下（不含本數(shù)）的；（四）情況緊急并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意的其他采買情形。（五）其他確無法訂立書面合同的情形。第六條原則合同管理除應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)要求外，應(yīng)堅持：（一）管理原則：歸口管理、分級負(fù)責(zé)、層層把關(guān)。（二）程序原則：承辦首責(zé)，履職會審、依權(quán)簽約、簽約有據(jù)、用章規(guī)范。（三）審查原則：合法、公平正義、合理。（四）訂立和履行原則：公平公正、誠實信用、最大限度維護公司權(quán)益。第二章管理機構(gòu)和職責(zé)第七條公司應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格落實合同管理責(zé)任制，按照“誰訂立、誰履行、誰負(fù)責(zé)”的原則，明確分工，落實責(zé)任。合同發(fā)起部門或合同業(yè)務(wù)部門為合同承辦部門，應(yīng)負(fù)責(zé)合同的起草、簽訂、送達、存檔備案、跟蹤督促等一系列工作，配合并保障合同的正常履行。第八條合同承辦部門對合同訂立、履行和執(zhí)行的全過程全面負(fù)責(zé)，合同承辦人為直接責(zé)任人。合同承辦部門的具體職責(zé)如下：（一）負(fù)責(zé)組織完善合同訂立依據(jù)。進行可行性論證，意向接觸，資信調(diào)查，嚴(yán)格按照公司有關(guān)要求、相關(guān)程序報請領(lǐng)導(dǎo)審批；（二）組織合同的談判；（三）起草合同文本，并組織會審會簽。會審會簽時承辦部門應(yīng)提供齊全相關(guān)重要依據(jù)，相關(guān)會審會簽部門不得無故推諉、拖延；（四）組織合同的簽訂。如辦理簽訂合同所需的法定代表人授權(quán)委托書；（五）合同簽訂后應(yīng)提交一份合同原件給綜合部或?qū)ｉT的合同管理機構(gòu)備案存檔。同時對合同生效、終止前檔案的管理負(fù)主要責(zé)任；（六）負(fù)責(zé)合同的履行（包括催收合同款項）、變更、解除及糾紛處理；第九條公司相關(guān)部門按照職責(zé)分工，分別對合同進行商務(wù)、技術(shù)、法律等方面審查。合同主要根據(jù)各部門履職職責(zé)相關(guān)性進行會審，原則上公司財務(wù)部、綜合部應(yīng)作為合同會審的常規(guī)性部門。一、綜合部作為合同會審部門，負(fù)責(zé)履行以下職責(zé)：（一）參與重大合同的風(fēng)險論證，維護公司利益和形象。（二）依照公司有關(guān)規(guī)定、決策權(quán)限等審查合同訂立的依據(jù)是否充分、手續(xù)是否齊備；（三）對違反法律法規(guī)、公司章程和合同管理制度的行為提出糾正意見和處理意見。二、公司財務(wù)部是合同資金管控部門，對合同資金的準(zhǔn)備、預(yù)算控制、結(jié)算等負(fù)責(zé)。其主要職責(zé)是:（一）審核合同的經(jīng)費計劃及依據(jù)；（二）參與重大合同談判、驗收等活動；（三）審核合同價款，提出合同費用的結(jié)算方式（包括發(fā)票類型、單證、收付款方式、稅費等）；（四）管控合同費用，按合同約定收款或付款。凡未經(jīng)合法性審查的合同、未按規(guī)定會審的合同，或者付款手續(xù)不完善、超越權(quán)限和未達到合同付款條件的，應(yīng)當(dāng)拒絕付款；（五）負(fù)責(zé)與合約方核對和函證已履行部分款項的金額，按規(guī)定或約定進行合同結(jié)算；（六）負(fù)責(zé)合同金額的預(yù)算控制；（七）負(fù)責(zé)合同法定代表人印章管理等。第十條公司綜合部負(fù)責(zé)合同印章和合同檔案的管理，履行以下職責(zé)：（一）負(fù)責(zé)公司合同印章管理；（二）接收管理公司或部門移交已簽訂完成的合同檔案；第十一條公司其他相關(guān)專業(yè)部門（采購部、安全生產(chǎn)環(huán)保部、經(jīng)營管理部）（一）采購部主要負(fù)責(zé)審查采購合同程序規(guī)范性、價格合理性等；（二）安全生產(chǎn)環(huán)保部主要負(fù)責(zé)審查與企業(yè)生產(chǎn)保障、安全環(huán)保質(zhì)量相關(guān)的系列事項；（三）經(jīng)營管理部主要審查涉及經(jīng)營性風(fēng)險等相關(guān)事項。第三章合同的起草和談判第十二條原則上合同承辦部門應(yīng)負(fù)責(zé)組織相關(guān)專業(yè)部門參與合同訂立和談判工作。第十三條合同起草應(yīng)由合同承辦部門負(fù)責(zé)資信審查。通過招投標(biāo)程序確定的，資格審查按照招投標(biāo)程序進行。第十四條參與談判和起草工作的人員應(yīng)發(fā)表與本崗位或本專業(yè)相關(guān)的意見，并對其意見負(fù)責(zé)。第十五條談判雙方達成一致的意見，為合同基本內(nèi)容。如有修改應(yīng)交原參與審查的部門重新核定。第四章合同的會審要求及流程第十六條合同應(yīng)按會審流程規(guī)定送相關(guān)專業(yè)部門、外聘律師審查（如有）。第十七條合同內(nèi)容合同的內(nèi)容由合同訂立雙方約定，權(quán)利義務(wù)須明確、具體，文字表達應(yīng)清楚、準(zhǔn)確，一般應(yīng)會審核實以下條款：（一）當(dāng)事人名稱（姓名）和住所；（二）合同標(biāo)的（包括名稱、型號、規(guī)則、品種、等級、花色等）；（三）數(shù)量（批次）；（四）質(zhì)量（包括檢測標(biāo)準(zhǔn)和方式）；（五）價款或者報酬（包括支付時間、方式、票據(jù)）；（六）履行期限、地點和方式；（七）違約責(zé)任；（八）解決爭議的方法（爭議管轄原則上約定在我方住所地有管轄權(quán)的人民法院管轄）；（九）變更或解除條件；（十）通知和送達（含司法文書送達條款）（十一）雙方當(dāng)事人共同認(rèn)為必須明確的條款；（十二）生效的時間或條件；（十三）附件名稱；（十四）簽約的地點、日期；（十五）其他需要約定的事項（包括質(zhì)保期、質(zhì)保金、履約保證金等內(nèi)容）。對技術(shù)類合同和其他涉及經(jīng)營信息、技術(shù)信息的合同還應(yīng)約定保密承諾與違反保密承諾時的違約責(zé)任，以及知識產(chǎn)權(quán)有關(guān)條款。第十八條份數(shù)。公司持有合同的份數(shù)原則上不低于兩份（承辦部門和綜合部分別存留份數(shù)應(yīng)不低于一份），多頁紙張的合同必須加蓋騎縫章。合同雙方簽章完善后，交由公司綜合部統(tǒng)一編制合同存檔編號。第十九條合同承辦部門在提交相關(guān)部門進行合同審查前，應(yīng)對送審合同以及附件（以下稱送審文件）的真實性、完整性和準(zhǔn)確性進行審查：（一）送審文件內(nèi)容與業(yè)務(wù)辦理的要求、合同雙方承諾和要約等是否一致；（二）核實對方當(dāng)事人的主體資格和履約能力（包括但不限于營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼、紙質(zhì)證書、法定代表人身份證明或授權(quán)委托書等）；（三）核對送審文件中是否存在條文內(nèi)容前后矛盾、病句及錯字、頁碼錯誤、缺張少頁等錯誤；核對送審文件中的數(shù)字、公式、計算結(jié)果等是否正確無誤。第二十條合同承辦部門提交相關(guān)部門審查的資料包括：審批表和送審合同稿本；簽約方加蓋鮮章的相關(guān)資質(zhì)復(fù)印件（包括：營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證、自然人身份證、相關(guān)專業(yè)資質(zhì)）；（三）提供與送審合同相關(guān)的基本事實及相關(guān)的背景說明資料；（四）報批文件，包括但不限于：董事會決議、領(lǐng)導(dǎo)傳簽意見、會議紀(jì)要，上級的批復(fù)、意見、會議紀(jì)要、項目類其他內(nèi)部審批資料、資產(chǎn)類其他內(nèi)部審批資料等；（五）如有專業(yè)法律顧問，需提供專業(yè)審查意見書；（六）經(jīng)過招投標(biāo)的合同還應(yīng)附上《中標(biāo)通知書》等采購重要資料第二十一條合同承辦部門提交相關(guān)部門的資料應(yīng)符合下列要求：（一）送審文件真實，送審說明及其他送審材料完整、準(zhǔn)確，無遺漏和隱瞞事項；（二）送審合同尚未實際履行；（三）除簽約日期和尚未確定的業(yè)務(wù)內(nèi)容外，送審合同原則上不應(yīng)留空白預(yù)填內(nèi)容；（四）送審合同有政府相關(guān)部門或行業(yè)協(xié)會制定格式文本，應(yīng)優(yōu)先適用，合同承辦部門不采用格式文本的應(yīng)有充分的理由依據(jù)。第二十二條有下列情形之一的，審查部門可要求合同承辦部門補充送審材料：（一）送審的內(nèi)容、程序不規(guī)范，送審材料事實不清楚。材料不齊或存在疑點的；（二）送審材料有重大缺陷、不符合本辦法第二十三條規(guī)定要求。第二十三條公司相關(guān)人員依靠自身力量難以解決的重大疑難法律問題，可聘請專家、律師事務(wù)所提供專項法律顧問服務(wù)。第二十四條合同審查。有關(guān)部門在接到部門提交的合同后，一般合同應(yīng)在2個工作日內(nèi)審查完畢；重大或疑難合同及需要其他職能部門協(xié)同會審的，原則上應(yīng)在5個工作日內(nèi)審查完畢，特殊情況向公司主要領(lǐng)導(dǎo)匯報的除外。審查時限自送審部門送審材料報送達之日起算，若送審部門補充、修改材料的，自補充、修改材料后報送審核時間重新計算。第五章合同會簽權(quán)及流程第二十五條公司法定代表人有權(quán)簽署各類經(jīng)濟合同，法定代表人認(rèn)為需要委托他人代理的，應(yīng)當(dāng)辦理授權(quán)委托書。第二十六條公司根據(jù)合同重要和復(fù)雜程度進行審查會簽，未進行會簽不予用印蓋章。第二十七條合同承辦人應(yīng)將《合同審批表》、各部門會審另附意見（如有）、相關(guān)資質(zhì)復(fù)印件等逐級送交會簽。第八章合同的履行、變更和解除第二十八條 依法生效的合同，應(yīng)當(dāng)全面認(rèn)真履行。合同履行部門應(yīng)接受綜合部部對履行情況的監(jiān)督檢查。第二十九條 合同正式簽訂前，不得實際履行合同。第三十條合同承辦部門和履行部門不是同一部門的，兩部門應(yīng)建立相應(yīng)的交接手續(xù)，并對合同的履行情況及時溝通。第三十一條合同承辦部門申請支付合同款項時，應(yīng)向財務(wù)部提交完整的生效合同文本和《合同審批表》。財務(wù)部應(yīng)當(dāng)審查合同文本是否加蓋“合同專用章”，財務(wù)部應(yīng)當(dāng)按照合同規(guī)定進行結(jié)算。第三十二條需要進行驗收的項目，應(yīng)按照驗收程序，驗收合格并附上驗收單后報財務(wù)部支付。涉及專業(yè)技術(shù)合同的，應(yīng)當(dāng)由相關(guān)專業(yè)技術(shù)負(fù)責(zé)人參與驗收。第三十三條公司未能按約定履行合同時，合同履行部門應(yīng)及時向部門領(lǐng)導(dǎo)匯報，同時視情況通知綜合部、財務(wù)部。合同履行部門應(yīng)與對方當(dāng)事人積極協(xié)商，采取必要措施，避免或減輕公司法律責(zé)任和經(jīng)濟損失。第三十四條如對方當(dāng)事人不履行或不全面、不適當(dāng)履行合同，合同履行部門應(yīng)在法定或約定期限內(nèi)以法定或約定方式向?qū)Ψ教岢鰰娈愖h，并及時向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報。（一）如合同履行中確因市場發(fā)生重大變化等因素，繼續(xù)履行該合同，將給公司造成重大經(jīng)濟損失或不利后果的，合同履行部門應(yīng)在知道或應(yīng)當(dāng)知道3日內(nèi)向部門領(lǐng)導(dǎo)匯報，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進行風(fēng)險評估，可按原審批程序，變更或解除合同。（二）如合同到期未能履行完畢或履行過程中出現(xiàn)不符合合同約定的情況時，合同履行部門應(yīng)及時查明事實、分析原因，提出建議方案，并逐級上報。第三十五條在合同履行過程中具體履行部門應(yīng)收集合同履行資料，主要包括：（一）合同訂立和履行過程中形成的項目建議書、資信調(diào)查報告、可行性研究報告、備忘錄、確認(rèn)書、協(xié)議、批準(zhǔn)書、擔(dān)保書、委托書、公證書、來往電文、正式合同文本和相關(guān)審批資料；（二）有關(guān)合同修改、補充、變更、中止、轉(zhuǎn)讓、解除和調(diào)解、仲裁等資料，以及合同履行過程中產(chǎn)生的貨物進出口海關(guān)報關(guān)單副本、商品檢驗、付款憑證等有關(guān)憑證；第三十六條合同變更應(yīng)當(dāng)簽訂書面協(xié)議。合同履行部門應(yīng)當(dāng)按照合同管理權(quán)限將變更協(xié)議送交相關(guān)專業(yè)部門審查。對合同做出實質(zhì)性變更的，應(yīng)當(dāng)重新履行合同審查審批手續(xù)。前款所稱合同實質(zhì)性變更，指已生效合同中的標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款和報酬、履行期限、地點、違約責(zé)任、爭議解決方式等條款發(fā)生變化，以及合同發(fā)生全部或部分轉(zhuǎn)讓的情形。第三十七條合同終止前，合同履行部門應(yīng)當(dāng)做好尾款和稅費結(jié)算、未決爭議及其他事宜的處理，不得遺留未決事項。合同終止后，合同履行部門和相關(guān)專業(yè)部門應(yīng)當(dāng)依據(jù)合同規(guī)定繼續(xù)履行通知、協(xié)助、保密等義務(wù)。第三十八條合同履行部門應(yīng)當(dāng)對合同相對人合同履行情況進行記錄或登記，并將合同履行情況定期或不定期向上級匯報。第九章合同的糾紛處理第三十九條合同履行過程中發(fā)生糾紛，合同承辦部門應(yīng)先行協(xié)商；協(xié)商不成，由糾紛發(fā)生部門應(yīng)形成書面匯報材料報有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。合同履行部門根據(jù)具體情況確定部門會商的必要性，對起訴的必要性、訴訟成本和收益等事項進行評估，擬定糾紛處理方案，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，簡單的、一般的糾紛由合同承辦部門自行辦理，特別重大的糾紛或公司無法自行解決的，合同履行部門可申請對接外聘律師，由部門經(jīng)辦人協(xié)助處理。公司其他相關(guān)專業(yè)部門、公司應(yīng)全力配合。同時合同承辦部門應(yīng)提供如下資料：第十章簽字和印章管理第四十條凡是簽訂本辦法所指合同，原則上應(yīng)當(dāng)加蓋“合同專用章”。特殊情況須加蓋“公司行政公章”的合同，應(yīng)當(dāng)進行合法性審查，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。部門經(jīng)辦人在用印時需主動提供《合同審批表》等相關(guān)審核資料。承辦單位應(yīng)對合同內(nèi)容真實性、完整性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。第四十一條原則上，合同雙方都應(yīng)在合同蓋鮮章。第四十二條送交會簽的正、副本合同附上審批表到綜合部印章管理處蓋上相應(yīng)的合同專用章。無論合同蓋“合同專用章”還是“公司行政公章”，合同蓋章前，必須在合同用印登記臺賬上作詳細(xì)登記并簽字確認(rèn)（詳見附件）。蓋印人員應(yīng)核對蓋章手續(xù)：合同審批手續(xù)是否完善，綜合部是否在合同清潔版上加蓋合同騎縫章，簽約方是否完成簽署手續(xù)，手續(xù)有無邏輯問題等。第四十三條各審查、會簽人員簽字應(yīng)按會簽權(quán)限逐級會簽，嚴(yán)禁越級會簽或補簽，各簽字人員必須依職權(quán)給出明確意見。第四十四條原則上合同在通過審批后加蓋公司法定代表人印章，有特殊情況重大合同必須面簽的，經(jīng)法定代表簽字。第十一章合同檔案的管理第四十五條合同承辦部門將簽署后的合同原件（一份）、審批表原件、其他送審文件等整套資料送至綜合部，由綜合部登記入冊；同時為便于各部門工作開展，各部門需自行備份存檔，個人不得私自保留。如因個人或部門原因?qū)е潞贤z失的，按規(guī)定視情節(jié)嚴(yán)格處理。第四十六條查閱。合同的歸檔、保管、查閱要嚴(yán)格按照制度執(zhí)行。原則上已存檔合同原件僅供查閱、復(fù)印等；確需外借使用合同的，需說明清楚事由并向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)請示，由外借人員負(fù)責(zé)及時歸還。第四十七條合同歸檔應(yīng)統(tǒng)一編號，歸檔號由綜合部收到承辦部門移交的合同資料后統(tǒng)一編制，歸檔號應(yīng)連續(xù)編號。編號。合同自綜合部接收到合同檔案之日起編制編號，編號規(guī)則為：“公司字母簡稱代號+合同檔案移交之日（如20210324）+“移交年度自然連續(xù)編號（如001、002、003...）”，即“RX（20210324）001”。如在原合同基礎(chǔ)上簽訂補充協(xié)議，則在原合同編號后增加（1），有多個補充協(xié)議的依次增加序號，括號內(nèi)數(shù)字代表簽訂補充協(xié)議的數(shù)量，即“RX（20210324）001（1）”。第四十八條合同檔案的保管時間至少為履行完畢后五年，重大合同或有長期留存價值的，其保管時間相應(yīng)延長。監(jiān)督管理第四十九條合同承辦部門和合同執(zhí)行單位應(yīng)當(dāng)對合同訂立、履行情況自查自檢，及時整改存在的問題。公司綜合部不定期檢查合同管理和執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)合同管理混亂、存在較大風(fēng)險隱患的，視情節(jié)給予通報批評并責(zé)成相關(guān)部門整改。第五十條監(jiān)事會成員可對正在審查的合同進行抽檢。對監(jiān)事會成員提出的意見，合同承辦部門應(yīng)予采納；未予采納的，應(yīng)當(dāng)向監(jiān)事會作出合理解釋。第五十一條在合同管理中，有下列情形之一的部門和個人，應(yīng)予以表彰和獎勵，并作為有關(guān)考核、評優(yōu)的依據(jù)之一：（一）在合同簽訂過程中，發(fā)現(xiàn)并糾正重大缺陷使企業(yè)免受重大經(jīng)濟損失的；（二）在合同履行中，發(fā)現(xiàn)重大問題，積極采取補救措施避免重大經(jīng)濟損失；（三）采取積極有效措施，為公司避免或挽回由于他人在合同管理中的過錯所造成的損失，成績顯著的；（四）檢舉、揭發(fā)合同訂立、履行及糾紛處理中的違法違紀(jì)行為屬實的。第五十二條出現(xiàn)以下情形之一的，按照公司管理人員違紀(jì)違規(guī)行為處分規(guī)定，視情節(jié)輕重對有關(guān)單位和人員給予一定經(jīng)濟和行政處分。造成經(jīng)濟損失的，依法追究賠償責(zé)任。涉嫌犯罪的，移交司法機關(guān)處理。（一）合同訂立、履行因違反國家法律法規(guī)規(guī)定，受到國家有關(guān)行政機關(guān)查處的；（二）與合同相對人、第三人惡意串通，損害公司或國家利益的；（三）簽訂以合法形式掩蓋非法目的或內(nèi)容虛假的合同；（四）擅自拆分合同的；（五）無授權(quán)、超越授權(quán)簽訂或變更合同的；（六）隱瞞或不及時報告合同履行異常情況，產(chǎn)生不良后果的；（七）擅自放棄或怠于行使權(quán)利造成損失的；（八）不按照合同約定履行義務(wù)導(dǎo)致承擔(dān)違約責(zé)任的；（九）提供虛假資料、泄露合同商業(yè)秘密的；（十）利用職務(wù)之便，通過合同謀取私利、索要賄賂的；（十一）擅自變更合同內(nèi)容，降低標(biāo)的質(zhì)量，