XX有限公司收發(fā)文管理規(guī)定

XX有限公司收發(fā)文管理規(guī)定第一章總則第一條為了使公司公文處理工作規(guī)范化、制度化，結(jié)合本公司的實(shí)際情況，特制定本管理制度。第二條集團(tuán)公司各部門及下屬單位設(shè)文書責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門、本單位文件的收發(fā)、分發(fā)、保管等工作。第三條集團(tuán)公司總經(jīng)理辦公室為公文收發(fā)責(zé)任單位。第二章公文的種類第四條公文的種類主要有：（一）請(qǐng)示請(qǐng)上級(jí)指示和批準(zhǔn)，用“請(qǐng)示”。（二）報(bào)告向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，用“報(bào)告”。（三）指示對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作，闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則，用“指示”。（四）批復(fù)答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)，用“批復(fù)”。

（五）通知傳達(dá)上級(jí)的指示，要求下級(jí)辦理或者需要知道的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)下級(jí)的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)、同級(jí)和不相隸屬單位的公文，用“通知”。

（六）通報(bào)

表揚(yáng)好人好事，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要情況以及需要所屬各單位知道的事項(xiàng)，用“通報(bào)”。（七）決定、決議

對(duì)某些問題或者重大行動(dòng)作出安排，用“決定”。

經(jīng)過會(huì)議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)，用“決議”。

（八）函平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關(guān)主管部門請(qǐng)示批準(zhǔn)等詢問和答復(fù)問題，用“函”。

（九）會(huì)議紀(jì)要

傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的，用“會(huì)議紀(jì)要”。第三章收文的處理第五條文書的收受集團(tuán)公司與外單位的公文往來由總經(jīng)理辦公室指定專人負(fù)責(zé)；上級(jí)或郵電局機(jī)要通訊員直接送達(dá)的機(jī)要文件應(yīng)由總經(jīng)理辦公室機(jī)要秘書在進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的“四對(duì)口”核定后簽收、拆封。第六條總經(jīng)理辦公室機(jī)要秘書負(fù)責(zé)將全部來文的收受日期、發(fā)文單位、文件標(biāo)題、內(nèi)容概要等項(xiàng)目登在《收文簿》上，并進(jìn)行編號(hào)。第七條上級(jí)來文由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)處理，填寫《文件處理表》，提出擬辦意見，請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)批示。對(duì)公司領(lǐng)導(dǎo)的批示，各單位要認(rèn)真落實(shí)，并在《文件處理表》的“辦理情況”欄中寫明落實(shí)情況。第八條通過中國(guó)XX集團(tuán)內(nèi)網(wǎng)接收的文件，由總經(jīng)理辦公室機(jī)要秘書負(fù)責(zé)下載保存，并將來文文號(hào)、標(biāo)題及文件編號(hào)等項(xiàng)目進(jìn)行登記，之后根據(jù)來文需要送領(lǐng)導(dǎo)批示后交各主管單位、部門進(jìn)行處理。第九條各辦理單位收到文件急件時(shí)，應(yīng)在3天內(nèi)答復(fù)并將文件交總經(jīng)辦存檔；一般要辦理的文件，一周內(nèi)應(yīng)辦理并將文件交總經(jīng)辦存檔，最遲不能超過15天；需要研究而不能馬上處理的，應(yīng)在“辦理情況”欄中注明，并在15日內(nèi)將文件原件交總經(jīng)辦存檔。第十條收回的文件應(yīng)及時(shí)分類歸檔、保存，以便查閱。第十一條集團(tuán)公司各部門及下屬單位有關(guān)請(qǐng)示報(bào)告應(yīng)先遞交總經(jīng)理辦公室，由總經(jīng)理辦公室備案登記，最后由總經(jīng)辦呈集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)審閱、批示。第十二條領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)單位參加重要會(huì)議帶回的文件，在匯報(bào)和傳達(dá)后，應(yīng)將會(huì)議文件交總經(jīng)理辦公室立卷歸檔。第十三條集團(tuán)公司總部的傳真文件由總經(jīng)理辦公室設(shè)專人通過電腦統(tǒng)一接收，并以電子郵件的方式發(fā)送至各部門網(wǎng)絡(luò)信息員的專設(shè)郵箱中，再由網(wǎng)絡(luò)信息員交至部門領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)人員。在郵件發(fā)送后的當(dāng)日，由總經(jīng)理辦公室專人負(fù)責(zé)與各部門信息聯(lián)絡(luò)員辦理簽收手續(xù)。原則上傳真文件不予存檔。第四章發(fā)文的處理第十四條發(fā)文的程序一般包括擬稿、審稿、簽發(fā)、校對(duì)、用印、封發(fā)等。第十五條集團(tuán)公司自制文件由各職能部門負(fù)責(zé)人起草，部門領(lǐng)導(dǎo)審查，經(jīng)會(huì)簽后，由總經(jīng)理或集團(tuán)公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。文件經(jīng)過以上審批簽署后，交總經(jīng)理辦公室指定的專人進(jìn)行文字審核，并制成正式文件。第十六條文件起草部門對(duì)自制文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、客觀性負(fù)責(zé)。第十七條公文擬稿、改稿和簽發(fā)，一律用鋼筆或簽字筆，禁止使用鉛筆。第十八條簽發(fā)后的公文不得再作任何修改。若確需修改，必須重新送簽。第十九條公司自制文件的發(fā)文應(yīng)按公司“發(fā)文審批表”的內(nèi)容認(rèn)真填寫報(bào)簽。第二十條需要保密的文件，撰稿人應(yīng)在“發(fā)文審批表”的“密級(jí)”一欄中予以注明并確定報(bào)送范圍。涉密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報(bào)送。第二十一條公文校對(duì)以原稿為準(zhǔn)，非承辦人不得擅自改動(dòng)原文。第二十二條文件簽發(fā)后，交總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一安排校稿、打印、蓋章、裝訂、登記、分發(fā)。集團(tuán)公司內(nèi)部發(fā)文時(shí)，除印制兩份紙質(zhì)文檔用于留檔備查之外，普發(fā)文件以電子文本形式公布于集團(tuán)公司網(wǎng)站“內(nèi)部文件”欄目，供員工查閱；針對(duì)個(gè)別單位（部門）的特定文件，由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)以電子郵件方式發(fā)送到相關(guān)單位（部門）信息聯(lián)絡(luò)員的專設(shè)郵箱中，信息聯(lián)絡(luò)員下載后負(fù)責(zé)在本單位（部門）內(nèi)傳閱；針對(duì)個(gè)人的特定文件，由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)以電子郵件的方式直接發(fā)送到相關(guān)人員的郵箱中。以電子郵件方式發(fā)送的文件，在發(fā)送后的次日，由總經(jīng)理辦公室專人負(fù)責(zé)與各單位（部門）信息聯(lián)絡(luò)員及收件人辦理簽收手續(xù)。第二十三條集團(tuán)公司各單位（部門）需要通過中國(guó)XX集團(tuán)內(nèi)網(wǎng)發(fā)送文件材料的，必須填寫“發(fā)文審批表”，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后由總經(jīng)理辦公室機(jī)要秘書負(fù)