《財(cái)務(wù)共享：理論與實(shí)務(wù)》合同管理模塊

財(cái)務(wù)共享：理論與實(shí)務(wù)合同管理模塊本章學(xué)習(xí)目的本章重點(diǎn)是掌握財(cái)務(wù)共享模式下合同管理的基本原理：了解合同管理的概念和主要內(nèi)容；理解傳統(tǒng)財(cái)務(wù)模式下，合同管理的基本流程和不足；掌握財(cái)務(wù)共享模式下合同管理的基本流程與主要特點(diǎn)；熟悉財(cái)務(wù)共享模式下，合同管理的實(shí)訓(xùn)技能。

合同管理概述

合同管理實(shí)訓(xùn)典型業(yè)務(wù)及系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)思考題傳統(tǒng)財(cái)務(wù)模式下的合同管理財(cái)務(wù)共享模式下的合同管理合同管理概述基本概念

收款（銷售）合同一般約定商品服務(wù)內(nèi)容、價(jià)格、服務(wù)承諾、返利情況、及回款計(jì)劃等信息。在企業(yè)內(nèi)部除了管理收款(銷售)合同的簽署留檔外，更重要的是將電子化的銷售合同轉(zhuǎn)化成結(jié)構(gòu)化的合同臺(tái)賬，將合同臺(tái)賬價(jià)格、數(shù)量、合同階段、回款計(jì)劃等有效信息，在合同信息中固化，實(shí)現(xiàn)后續(xù)執(zhí)行過(guò)程被其他單據(jù)引用。

付款（采購(gòu)）合同是企業(yè)完成采購(gòu)的尋源管理后，為了降低企業(yè)采購(gòu)執(zhí)行環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)，依據(jù)企業(yè)的采購(gòu)策略及供應(yīng)商管理體系，對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行管理的主要方式。

對(duì)于共享平臺(tái)，為便于后續(xù)給予合同的數(shù)據(jù)分析使用，通常會(huì)實(shí)現(xiàn)共享平臺(tái)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)（CRM系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)）對(duì)接，將共享平臺(tái)所需信息合同信息從源業(yè)務(wù)系統(tǒng)承接過(guò)來(lái)，完成后續(xù)業(yè)務(wù)控制及分析。涉及的主要單據(jù)和會(huì)計(jì)記錄業(yè)務(wù)涉及到的單據(jù)和會(huì)計(jì)記錄銷售客戶訂單、銷售單、發(fā)運(yùn)憑證、銷售發(fā)票、記賬憑證、匯款通知書、營(yíng)業(yè)收入明細(xì)賬、折扣折讓明細(xì)賬收款收款憑證、應(yīng)收賬款明細(xì)賬、庫(kù)存現(xiàn)金和銀行存款日記賬、壞賬審批表采購(gòu)采購(gòu)計(jì)劃、供應(yīng)商清單、采購(gòu)申請(qǐng)單、采購(gòu)合同、驗(yàn)收單、賣方發(fā)票、轉(zhuǎn)賬憑證付款付款憑證、應(yīng)付賬款明細(xì)賬、庫(kù)存現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬合同管理流程涉及到的單據(jù)和記錄繁多，根據(jù)業(yè)務(wù)可以劃分為銷售、收款、采購(gòu)、付款流程涉及到的單據(jù)和記錄，如表所示。傳統(tǒng)財(cái)務(wù)模式下的合同管理基本流程接受客戶訂單批準(zhǔn)賒銷信用編制發(fā)運(yùn)憑證并發(fā)貨裝運(yùn)商品開具發(fā)票記錄銷售辦理記錄現(xiàn)金銀行存款收入辦理和記錄銷售退回核銷壞賬銷售業(yè)務(wù)員接受客戶訂單，銷售經(jīng)理對(duì)客戶訂單進(jìn)行審批授權(quán)，主要審核訂單的合理性；信用部門經(jīng)理按照本單位賒銷政策進(jìn)行信用批準(zhǔn)，復(fù)核客戶訂購(gòu)單，并在銷售單上簽字；倉(cāng)庫(kù)部門編制發(fā)運(yùn)憑證并根據(jù)已批準(zhǔn)的銷售單發(fā)貨；裝運(yùn)部門按照已批準(zhǔn)的銷售單裝運(yùn)商品；開票專員在確定銷售發(fā)票的準(zhǔn)確性后向客戶開具發(fā)票；依據(jù)附有有效裝運(yùn)憑證和銷售單的銷售發(fā)票記錄銷售業(yè)務(wù)，并定期向客戶寄送對(duì)賬單；辦理和記錄現(xiàn)金，銀行存款收入；如出現(xiàn)銷售退回，則審批銷售退回及折扣；在確認(rèn)壞賬無(wú)法收回后，經(jīng)審批核銷壞賬。特點(diǎn)業(yè)務(wù)處理依賴手工傳統(tǒng)財(cái)務(wù)模式下的合同管理審批流程以線下手工簽字為主，業(yè)務(wù)部門每個(gè)季度手工進(jìn)行對(duì)賬，財(cái)務(wù)人員手工進(jìn)行收款核銷。業(yè)務(wù)涉及部門較多收款合同管理業(yè)務(wù)涉及到的部門有營(yíng)銷部門、信用部門、倉(cāng)庫(kù)、運(yùn)輸部門、財(cái)務(wù)部門以及外部采購(gòu)商。業(yè)務(wù)相關(guān)數(shù)據(jù)量大企業(yè)的銷售到收款業(yè)務(wù)發(fā)生頻繁，涉及到的涉及單據(jù)和記錄繁多，導(dǎo)致相應(yīng)的會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)量大。評(píng)價(jià)企業(yè)內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)高不同的分子公司的信息相互獨(dú)立，不同的分子公司會(huì)根據(jù)本公司的交易記錄進(jìn)行信用評(píng)估而無(wú)法參考其他分子公司的交易情況。審核效率低合同管理以線下人工審核為主，涉及單據(jù)和記錄繁多，審核時(shí)間較長(zhǎng)且逐級(jí)審批環(huán)節(jié)有極大的不確定性。收款核銷流程不健全企業(yè)主要依靠人工處理收款核銷業(yè)務(wù)而非采用自動(dòng)核銷系統(tǒng)，工作量大且易出錯(cuò)。部門之間缺乏溝通合同管理業(yè)務(wù)流程復(fù)雜，涉及到的部門較多，傳統(tǒng)財(cái)務(wù)模式下部門與部門之間缺乏溝通，彼此之間信息不對(duì)稱。財(cái)務(wù)共享模式下的合同管理基本流程應(yīng)收賬款流程的核心業(yè)務(wù)包括：訂單及合同管理、開票及收入確認(rèn)、收款及票據(jù)管理、對(duì)賬反饋和內(nèi)部控制等具體流程。訂單及合同管理

基于企業(yè)的電子商務(wù)系統(tǒng)和合同管理系統(tǒng)來(lái)完成，為后期財(cái)務(wù)共享的業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)支撐。開票及收入確認(rèn)

當(dāng)業(yè)務(wù)人員提出開具發(fā)票的要求后，財(cái)務(wù)共享中心將審核相應(yīng)的合同條款，開具發(fā)票。收款及票據(jù)管理

當(dāng)接到客戶的付款通知后，財(cái)務(wù)共享中心檢查銀行的付款記錄，確認(rèn)收款完成后，處理完成應(yīng)收賬款科目的會(huì)計(jì)處理。對(duì)賬反饋確認(rèn)

收款并入賬后，通過(guò)客戶關(guān)系處理系統(tǒng)將收款信息反饋給客戶，并和客戶定期對(duì)賬，以發(fā)現(xiàn)可能存在的錯(cuò)誤。特點(diǎn)01020304業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)自動(dòng)化在RPA技術(shù)支持下，財(cái)務(wù)機(jī)器人可以在后臺(tái)直接提取不同系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，在各項(xiàng)數(shù)據(jù)核驗(yàn)通過(guò)后，根據(jù)待開票數(shù)據(jù)自動(dòng)開具發(fā)票。實(shí)時(shí)監(jiān)管風(fēng)險(xiǎn)財(cái)務(wù)機(jī)器人可以在CRM系統(tǒng)中獲取客戶信息并對(duì)客戶的數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，通過(guò)事先設(shè)置的算法對(duì)客戶的風(fēng)險(xiǎn)性進(jìn)行評(píng)估，實(shí)時(shí)監(jiān)管收款風(fēng)險(xiǎn)。智能采集數(shù)據(jù)影像管理系統(tǒng)將合同管理業(yè)務(wù)所需的原始單據(jù)（如合同、發(fā)票、憑證等）通過(guò)掃描的方式轉(zhuǎn)化成影像件，并啟用條碼技術(shù)將影像件與原始單據(jù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)。評(píng)價(jià)財(cái)務(wù)共享模式下的合同管理流程往往存在以下四點(diǎn)優(yōu)點(diǎn)：

實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合企業(yè)通過(guò)財(cái)務(wù)共享模式接通業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)，財(cái)務(wù)人員可以在系統(tǒng)中查詢業(yè)務(wù)發(fā)生的相關(guān)信息，銷售人員也可以在系統(tǒng)中查詢財(cái)務(wù)活動(dòng)的進(jìn)度。加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)控財(cái)務(wù)共享中心能夠滿足企業(yè)對(duì)客戶分類管理和對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行集中管理的要求，保障企業(yè)安全完整地進(jìn)行應(yīng)收賬款的回收，加強(qiáng)對(duì)壞賬風(fēng)險(xiǎn)的控制。及時(shí)處理核心數(shù)據(jù)財(cái)務(wù)共享模式下，應(yīng)收賬款人員收賬后系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行銷賬（特殊情況除外）。規(guī)范業(yè)務(wù)流程企業(yè)實(shí)施財(cái)務(wù)共享模式時(shí)一般先進(jìn)行流程梳理與規(guī)范化，能夠規(guī)范合同管理業(yè)務(wù)流程，嚴(yán)格把控收款流程的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)。合同管理實(shí)訓(xùn)實(shí)訓(xùn)目標(biāo)1.掌握財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)中員工合同管理的操作流程2.理解財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)企業(yè)合同管理的整體流程3.感受RPA在共享流程中的效率提升4.了解財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化流程從而提升內(nèi)控管理質(zhì)量的意義任務(wù)背景合同管理是企業(yè)最重要的業(yè)務(wù)循環(huán)之一，銷售與收款關(guān)系到企業(yè)的現(xiàn)金流是否充足，相關(guān)款項(xiàng)的及時(shí)收回是企業(yè)資產(chǎn)安全的重要保證。企業(yè)對(duì)合同管理流程的設(shè)計(jì)關(guān)乎著企業(yè)內(nèi)控管理質(zhì)量，基于此，ABC公司將通過(guò)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)加強(qiáng)對(duì)合同管理流程的監(jiān)督增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。案例分析ABC公司要加強(qiáng)對(duì)收款合同和付款合同的管理，需要明確各部門人員的職責(zé)與分工，各崗位人員需遵循財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化、流程化操作設(shè)計(jì)，以實(shí)現(xiàn)合同管理在財(cái)務(wù)共享中心的自動(dòng)化處理。目前，ABC公司引進(jìn)機(jī)器人流程自動(dòng)化（RPA）技術(shù)，成功實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)在后臺(tái)自動(dòng)驗(yàn)證單據(jù)信息并開具對(duì)應(yīng)的銷項(xiàng)發(fā)票發(fā)票。收款合同流程及操作要點(diǎn)

收款合同是從屬地公司開始，銷售專員根據(jù)簽訂的合同在共享系統(tǒng)中發(fā)起收款合同新增單，經(jīng)部門經(jīng)理審批同意后發(fā)起合同收款。屬地會(huì)計(jì)審批同意后，系統(tǒng)在后臺(tái)自動(dòng)驗(yàn)證單據(jù)中業(yè)務(wù)信息，如符合開票所需信息則自動(dòng)開具收款合同對(duì)應(yīng)的銷項(xiàng)發(fā)票，而后合同收款單交由共享中心處理。當(dāng)公司銀行賬戶收到銷售款后，資金會(huì)計(jì)制證（收款憑證）。至此，收款合同流程結(jié)束。付款合同操作流程及操作要點(diǎn)付款合同是從屬地公司開始，采購(gòu)專員根據(jù)簽訂的合同在共享系統(tǒng)中發(fā)起付款合同新增單，收到供應(yīng)商發(fā)票后經(jīng)部門經(jīng)理審批同意發(fā)起合同付款。屬地會(huì)計(jì)審批同意后，合同付款單交由共享中心處理。當(dāng)共享會(huì)計(jì)審批付款后，資金會(huì)計(jì)進(jìn)行資金付款并制證（付款憑證）。至此，付款合同流程結(jié)束。典型業(yè)務(wù)及系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)內(nèi)容2020年6月4日ABC公司營(yíng)銷部銷售專員與客戶乙簽訂轎車銷售合同，ABC公司向客戶乙銷售轎車923輛，成交價(jià)（未稅）為7.01萬(wàn)元/輛，部門專員新增銷售合同經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批同意后由屬地會(huì)計(jì)開具增值稅專用發(fā)票，稅率為13%，該類轎車單位成本為6萬(wàn)元/臺(tái)?？蛻粢沂盏睫I車并驗(yàn)收入庫(kù)，開出一張商業(yè)承兌匯票（20日期限）。6月18日，銷售專員發(fā)起收款，ABC公司持票前往開戶銀行辦理托收，6月24日，銀行收到乙公司劃款。（ABC公司已將商品的法定所有權(quán)轉(zhuǎn)移給乙公司，乙公司已取得商品控制權(quán)，該銷售商品行為屬于在某一時(shí)點(diǎn)履行的單項(xiàng)履約義務(wù)）一、新增合同登錄用戶：銷售專員單擊合同管理-我的合同。在“收款合同”頁(yè)簽下，單擊右上角“發(fā)起合同”按鈕，彈出“合同發(fā)起”對(duì)話框。在下拉框中選擇“合同新增單-收款”，單擊“確定”按鈕，進(jìn)入收款合同新增單填寫界面填寫基本信息。合同紙質(zhì)編號(hào)為“HTXZD-001”,合同名稱為“轎車銷售合同”，合同類型為“銷售合同”，簽訂日期為2020年6月4日，開始日期為2020年6月4日，結(jié)束日期為2020年6月24日，開閉類型為“閉口合同”，合同收付類型默認(rèn)收款類型，根據(jù)題意輸入合同含稅金額。根據(jù)合同內(nèi)容填寫供應(yīng)商信息。填寫收款計(jì)劃。收款基準(zhǔn)為“完工驗(yàn)收”，收款期限（購(gòu)方最晚付款日期）為2020年6月24日，收款金額為合同含稅總額，收款方式為“托收承付”（購(gòu)方開具商業(yè)匯票）。由于本案例沒(méi)有現(xiàn)金折扣，因此無(wú)須填寫折扣率和折扣天數(shù)。單擊“提交審批”按鈕，生成合同新增單并提交部門經(jīng)理審批。二、審批合同登錄用戶：銷售經(jīng)理單擊首頁(yè)-我的待辦，進(jìn)入待辦任務(wù)界面。勾選需要審批的合同新增單，單擊“批量審批同意”按鈕，彈出“是否要批量處理選中的任務(wù)？”。單擊“確認(rèn)”按鈕，彈出提示信息“單據(jù)成功提交”。單擊“確定”按鈕，審批成功。三、審批付款公司規(guī)定總額超過(guò)5千萬(wàn)元的銷售合同必須由財(cái)務(wù)總監(jiān)審批收款。登錄用戶：財(cái)務(wù)總監(jiān)單擊首頁(yè)-我的待辦，進(jìn)入待辦任務(wù)界面。勾選需要審批的合同新增單，單擊“批量審批同意”按鈕，彈出“是否批量處理選中的任務(wù)”。單擊“確認(rèn)”按鈕，彈出提示信息“單據(jù)成功提交”。單擊“確定”按鈕，審批成功。四、發(fā)起合同收款登錄用戶：銷售專員單擊合同管理-我的合同，進(jìn)入收款合同界面?？梢酝ㄟ^(guò)在查詢欄中輸入合同編號(hào)找到對(duì)應(yīng)合同新增單。在合同新增單對(duì)應(yīng)記錄行的右側(cè)，單擊“收款”按鈕，彈出“合同收款”對(duì)話框，單擊“確定”按鈕，彈出提示信息“是否發(fā)起合同收款？”。單擊“確定”按鈕，進(jìn)入合同收款單填寫界面。填寫基本信息。填單日期為2020年6月18日，合同簽訂日期為2020年6月4日，客戶名稱選擇客戶乙，客戶稅號(hào)自動(dòng)帶出。填寫明細(xì)信息。開票日期為2020年6月4日，商品類別選擇“庫(kù)存商品”，商品名稱為“轎車”，商品編碼自動(dòng)帶出，單位“輛”，未稅單價(jià)70100元，數(shù)量為923，售價(jià)由共享系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算得出，稅額為8411299元，售價(jià)合計(jì)（含稅）由共享系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算得出。填寫合同信息。合同信息區(qū)中，合同編號(hào)、合同購(gòu)買方、合同期限、合同發(fā)票類型、合同關(guān)閉類型、合同金額、合同已收金額、合同未收金額等項(xiàng)目將根據(jù)鏈接的合同新增單自動(dòng)帶出，稅率為13%。填寫收款區(qū)。付款公司、付款方賬號(hào)、付款方開戶行、付款方開戶姓名根據(jù)鏈接的合同新增單自動(dòng)帶出，對(duì)公收款，托收承付，收款公司為向陽(yáng)汽車有限公司，收款賬號(hào)、收款銀行自動(dòng)帶出，收款金額（含稅）隨明細(xì)信息區(qū)“售價(jià)合計(jì)（含稅）”自動(dòng)帶出。單擊“提交審批”按鈕，彈出“提交審批”對(duì)話框。單擊“確定”按鈕，生成合同收款單。提交審批對(duì)話框中顯示下一環(huán)節(jié)審批人。五、審批收款登錄用戶：銷售經(jīng)理單擊首頁(yè)-我的待辦，進(jìn)入代辦任務(wù)界面。勾選需要審批的合同收款單，單擊“批量審批同意”，彈出提示信息“是否批量處理選中的任務(wù)？”。單擊“確認(rèn)”按鈕，彈出提示信息“單據(jù)成功提交”。單擊“確定”按鈕，審批成功六、審批收款/開具發(fā)票登錄用戶：屬地會(huì)計(jì)1

單擊首頁(yè)-我的待辦，進(jìn)入待辦任務(wù)界面。勾選需要審批的合同收款單，單擊“批量審批同意”按鈕，彈出提示信息“是否批量處理選中的任務(wù)？”。單擊“確認(rèn)”按鈕，彈出提示信息“單據(jù)成功提交”。單擊“確定”按鈕，審批成功。合同收款單經(jīng)由屬地會(huì)計(jì)審批同意通過(guò)后，系統(tǒng)將自動(dòng)在后臺(tái)開具收款合同對(duì)應(yīng)的銷項(xiàng)發(fā)票?？赏ㄟ^(guò)“稅務(wù)管理-發(fā)票管理-銷項(xiàng)發(fā)票管理”模塊進(jìn)入銷項(xiàng)發(fā)票臺(tái)賬界面查看相應(yīng)發(fā)票。七、共享派工當(dāng)合同收款單流轉(zhuǎn)至共享環(huán)節(jié)時(shí)，單據(jù)可以由派單員進(jìn)行派工也可以由共享會(huì)計(jì)進(jìn)行搶單，以下為派單員批量派工時(shí)的操作步驟。登錄用戶：派單員單擊-共享中心-共享任務(wù)管理勾選需要派單的合同收款單，單擊“批量派工”按鈕，彈出提示“確認(rèn)批量派工嗎”對(duì)話框。單擊“確定”按鈕，彈出“共享派工”對(duì)話框，在共享初審組中選擇派單的共享會(huì)計(jì)，如選擇共享會(huì)計(jì)1，彈出提示信息“手動(dòng)批量派工成功”。八、搶單當(dāng)單據(jù)流程流轉(zhuǎn)至共享環(huán)節(jié)時(shí)，在單據(jù)處于未派工的狀態(tài)下，系統(tǒng)支持共享會(huì)計(jì)搶單。登錄用戶：共享會(huì)計(jì)單擊-共享中心-共享任務(wù)搶單單擊刷新按鈕，更新任務(wù)池中可搶單數(shù)量。在“本次搶單數(shù)”填寫框中輸入搶單數(shù)量，如“1”，單擊“點(diǎn)擊搶單”，彈出提示信息“成功搶單1條”，點(diǎn)擊“確定”，搶單成功。頁(yè)面自動(dòng)跳轉(zhuǎn)到待辦任務(wù)區(qū)，可選擇相應(yīng)收款單進(jìn)行審批。具體審批操作請(qǐng)參照共享會(huì)計(jì)審批收款流程。九、審批收款登錄用戶：共享會(huì)計(jì)單擊-首頁(yè)-我的待辦勾選需要審批的合同收款單，單擊“批量審批同意”按鈕，彈出提示“是否要批量處理選中的任務(wù)”，單擊“確認(rèn)”按鈕，彈出提示信息“單據(jù)成功提交”。單擊-憑證模塊-憑證生成勾選需要生成憑證的合同收款單，單擊“批量生成憑證”，彈出“選擇批量生成憑證模板”對(duì)話框，填寫記賬日期為2020年6月4日，選擇憑證類型為轉(zhuǎn)賬憑證，勾選憑證模板為轉(zhuǎn)賬憑證，單擊“確定”按鈕，彈出“批量生成憑證結(jié)果”對(duì)話框。若借貸平衡，則憑證生成結(jié)果對(duì)話框中用綠色字體顯示，否則為紅色字體。憑證推送

單擊憑證模塊