讀者意識(shí)視域下外貿(mào)信函的可讀性寫作策略研究

外貿(mào)信函是進(jìn)出口貿(mào)易的一個(gè)重要組成部分。外貿(mào)信函雖然在商務(wù)話語(yǔ)中占比不多（約占9%）（Bargiela-Chiappini，Nickerson&Planken2006），但是在商務(wù)溝通中發(fā)揮著舉足輕重的作用。在商務(wù)活動(dòng)中，書面交流更有利于傳遞復(fù)雜或精確的信息。同時(shí)，書面交流多使用專業(yè)術(shù)語(yǔ)，其規(guī)范程度高于口頭交流，這樣既減少了溝通中歧義的產(chǎn)生，又便于不同文化背景的溝通者進(jìn)行有效的交流。因此，外貿(mào)信函在商務(wù)活動(dòng)中的作用舉足輕重。然而，在現(xiàn)實(shí)商務(wù)溝通中，外貿(mào)信函常常出現(xiàn)可讀性偏低的問(wèn)題，導(dǎo)致溝通者雙方在交流中出現(xiàn)誤解甚至冒犯的現(xiàn)象。究其根本原因，在于作者在外貿(mào)信函的寫作中缺乏讀者意識(shí)，即忽視了讀者的重要性，沒(méi)有從讀者的視角傳遞信息。下面從修辭學(xué)領(lǐng)域的“讀者意識(shí)”視角出發(fā)，研究商務(wù)溝通中外貿(mào)信函的可讀性寫作策略，以期能夠在一定程度上促進(jìn)外貿(mào)信函的有效寫作。一、讀者意識(shí)的內(nèi)涵及重要性亞里士多德（Aristotle）最早在演講領(lǐng)域提出讀者分析理論，他認(rèn)為在演講中應(yīng)把聽(tīng)眾作為一個(gè)關(guān)鍵因素來(lái)考慮，為了讓聽(tīng)眾能夠更容易接受演講者的思想和觀點(diǎn)，要不斷尋找演講者與聽(tīng)眾之間在情感、思想、理智、態(tài)度等方面的統(tǒng)一（Aristotle2004）。后來(lái)，修辭學(xué)領(lǐng)域的“讀者分析理論”演變?yōu)椤白x者意識(shí)”，強(qiáng)調(diào)讀者的重要性。麥克亞歷山大（McAlexander1996）認(rèn)為，判斷一部作品的好壞，最重要的是看讀者的反應(yīng)。接受美學(xué)的創(chuàng)始人伊澤爾（Iser）曾經(jīng)提出“隱含的讀者”這一概念，他認(rèn)為“在文學(xué)文本的寫作過(guò)程中，作者的大腦里始終有一個(gè)隱在的讀者，而寫作過(guò)程便是向這個(gè)隱在的讀者敘述故事并與其對(duì)話的過(guò)程。因此，讀者的作用已經(jīng)體現(xiàn)在文本的結(jié)構(gòu)之中（Iser1978）。由此可見(jiàn)，讀者是文章內(nèi)容和語(yǔ)言構(gòu)成的重要因素。外貿(mào)信函作為商務(wù)溝通話語(yǔ)的一個(gè)重要組成部分，體現(xiàn)雙向交流模式，其寫作對(duì)象是現(xiàn)實(shí)中的讀者。如果不考慮讀者的接受度及內(nèi)容的可讀性，就極易造成信息的曲解，影響信息傳遞的有效性，從而影響商務(wù)溝通的質(zhì)量。因此，外貿(mào)信函的寫作應(yīng)體現(xiàn)讀者意識(shí)，無(wú)論是文體的選擇、結(jié)構(gòu)的布局還是遣詞造句，都要從讀者視角考慮，以實(shí)現(xiàn)信函文本的可讀性。這里外貿(mào)信函的可讀性不僅指內(nèi)容上的表述清楚，還表現(xiàn)為適合的文體、規(guī)范的格式、得體的語(yǔ)言及有效的溝通。二、讀者意識(shí)視域下外貿(mào)信函中的語(yǔ)步及其實(shí)現(xiàn)策略外貿(mào)信函根據(jù)商務(wù)功能可分為正式的商業(yè)往來(lái)信函和非正式的備忘錄、會(huì)議記錄、便條、內(nèi)部郵件等。根據(jù)功能的不同，外貿(mào)信函又分為詢盤、回盤、訂單與確認(rèn)函、裝運(yùn)函、付款與結(jié)賬函、索賠函、理賠函、拒賠函、銷售函等。在交際中，讀者意識(shí)在寫作中起決定性作用。因?yàn)樽x者最終決定了行為的指向，所以讀者是檢驗(yàn)寫作效果的最佳標(biāo)準(zhǔn)。不同的外貿(mào)信函所承載的交際目的不同。以斯維爾斯（Swales）和巴提亞（Bhatia）為代表的斯維爾斯學(xué)派提出以體裁為基礎(chǔ)的語(yǔ)篇分析方法，主要將語(yǔ)步（move）和策略（step）作為語(yǔ)篇分析的出發(fā)點(diǎn)。其中，語(yǔ)步指“話語(yǔ)或語(yǔ)篇中執(zhí)行連貫交際功能的語(yǔ)篇或修辭單位”，每一個(gè)語(yǔ)步都有其特定的交際功能，這些交際功能共同作用于達(dá)成語(yǔ)篇的總交際目的；策略是被用來(lái)實(shí)現(xiàn)每一個(gè)語(yǔ)步所要達(dá)到的交際目的的手段，具有可選擇性。下面，以胡英坤和車麗娟（2013）主編的《商務(wù)英語(yǔ)寫作（修訂版）》中的詢盤信函為研究對(duì)象，分析讀者意識(shí)下外貿(mào)信函語(yǔ)篇中的語(yǔ)步和策略分布。例文：DearSirs，WillyoupleasesendusyourlatestcatalogandofferusthebestpricesbasedonFOBHamburg&CIFShanghai?WeknowthatyouarealeadingmanufacturerofvariouszincsheetsthroughtherecommendationoftheChamberofCommerceinHanmburg.Withmorethan30years’experienceinimportingandselling，ourcompanyhasownedtheforemostpositioninthislineinChina.Wehaveverygoodsaleschannelsanddistributorsineachplace，andalsohavemorethan50salesmenwithprofessionalexperience.Itwillbeinthebestinterestofbothpartiestosetupbusinessrelations.Weappreciateyourearlyreply.Yoursfaithfully，AndyWang（胡英坤、車麗娟2013）這封詢盤信函是國(guó)內(nèi)一家進(jìn)口商與國(guó)外鋅片廠商的首次通信，目的是尋找商機(jī)并建立合作關(guān)系。此信函開(kāi)門見(jiàn)山，指出寫作目的，然后點(diǎn)明信息來(lái)源，隨后花費(fèi)一半的篇幅介紹自己公司的情況，最后表明開(kāi)展業(yè)務(wù)的愿望，措辭懇切。外貿(mào)信函的語(yǔ)步一般由陳述事由、建立交際、傳遞信息、實(shí)施交際和結(jié)束交際五個(gè)部分組成。實(shí)現(xiàn)語(yǔ)步的策略有以下幾種。建立交際可以由引入信息來(lái)源（或引用前交際信息）、交代交際目的等策略完成；傳遞信息一般由闡述業(yè)務(wù)范圍、提供資訊等策略完成；實(shí)施交際通常由表示誠(chéng)意、施加壓力等策略完成；結(jié)束交際通常由希望答復(fù)、使用敬語(yǔ)、提供附件或其他信息等策略完成。上述這些策略的使用都是為了達(dá)到商業(yè)交往的目的。在這封詢盤信函中，作者首先通過(guò)“WillyoupleasesendusyourlatestcatalogandofferusthebestpricesbasedonFOBHamburg&CIFShanghai?”直接表達(dá)事由或交代交際目的，用語(yǔ)禮貌。其次，通過(guò)告知對(duì)方信息來(lái)源“WeknowthatyouarealeadingmanufacturerofvariouszincsheetsthroughtherecommendationoftheChamberofCommerceinHanmburg.”達(dá)到建立交際的目的，同時(shí)讓對(duì)方產(chǎn)生信任感。再次，作者用大量的篇幅介紹自己公司的業(yè)務(wù)情況，最后通過(guò)希望對(duì)方答復(fù)的方式結(jié)束交際。這封信基本沿用了外貿(mào)信函的一般語(yǔ)步，達(dá)到了交際的目的。其中采用的策略基本上以讀者意識(shí)為導(dǎo)向，試圖把讀者的視線引入自己的業(yè)務(wù)范圍，讓對(duì)方對(duì)自己的業(yè)務(wù)感興趣，從而達(dá)到建立合作的交際目的。三、讀者意識(shí)視域下外貿(mào)信函的可讀性寫作策略可讀性又被稱為易讀性，指文體易于閱讀和理解的程度或者性質(zhì)（胡英坤、車麗娟2013）。早在20世紀(jì)20年代，人們就開(kāi)始關(guān)注決定語(yǔ)篇可讀性的因素和測(cè)定語(yǔ)篇可讀性的方法。吉利蘭（Gilliland1972）提出可讀性研究包括三個(gè)方面：（1）通過(guò)測(cè)量單詞的識(shí)別速度、錯(cuò)誤率及每秒鐘眼睛停留的次數(shù)等得出的“讀的難易度”；（2）通過(guò)測(cè)量人的興趣及文本的命題密度和問(wèn)題風(fēng)格等指標(biāo)得到的興趣或強(qiáng)迫度；（3）通過(guò)考察單詞或者句子的特征，得出文本對(duì)某些讀者的難度。下面從第三種視角研究外貿(mào)信函的可讀性寫作策略。在外貿(mào)信函語(yǔ)篇中，要完成有效的商務(wù)溝通，離不開(kāi)每一個(gè)語(yǔ)步。在外貿(mào)信函語(yǔ)篇中，每一個(gè)語(yǔ)步都有其獨(dú)特的交際目的，或者說(shuō)每一個(gè)語(yǔ)步的選擇和應(yīng)用都是根據(jù)交際目的進(jìn)行的。外貿(mào)信函的寫作者的目的是讓讀者能夠順應(yīng)其話語(yǔ)動(dòng)機(jī)，最終完成有效的商務(wù)溝通。不同的外貿(mào)信函因其交際目的不同，在選詞上也會(huì)有所不同?？偟脑瓌t是用專業(yè)詞匯，尤其是商務(wù)術(shù)語(yǔ)，以積極詞匯或者中性詞匯為主，少用消極詞匯（除非在不得已的情況下）。外貿(mào)信函的寫作應(yīng)遵循6C原則，即禮貌原則、準(zhǔn)確原則、簡(jiǎn)潔原則、具體原則、清晰原則和完整原則（胡英坤、車麗娟2013）。禮貌原則指使用友好的詞匯、采用體諒對(duì)方的寫作態(tài)度、措詞得體、避免使用有性別歧視的詞匯、及時(shí)答復(fù)。準(zhǔn)確原則指在寫作過(guò)程中準(zhǔn)確措詞和使用恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)言風(fēng)格。簡(jiǎn)潔原則指使用簡(jiǎn)潔的語(yǔ)言（如用now代替atthistime），少用陳詞濫調(diào)（如asthecasemaybe），避免冗長(zhǎng)的表達(dá)和不必要的重復(fù)（如“Werequirefurniturewhichisofthenewtype.”應(yīng)改為“Werequirenew-typefurniture”），刪除無(wú)關(guān)緊要的成分（如句子“Itshouldbenotedthatthisisthebestwecando.”中可刪除Itshouldbenotedthat）。具體原則指用具體表達(dá)代替抽象表達(dá)。清晰原則指選用常用詞，少用生僻詞，避免在同一個(gè)句子中使用意義不同的同一個(gè)詞，以免產(chǎn)生歧義；合理架構(gòu)句群和段落，全文的邏輯結(jié)構(gòu)要清晰。完整原則指整體要完成交際目的。那么，在外貿(mào)信函寫作中，如何讓每個(gè)語(yǔ)步都能夠充分發(fā)揮其交際功能，讓讀者能夠順應(yīng)作者的思路完成有效的商務(wù)溝通呢？下面基于語(yǔ)步對(duì)詢盤信函的可讀性寫作策略進(jìn)行說(shuō)明。（一）陳述事由此部分一般是陳述寫信的目的。例如，在詢盤信函中詢問(wèn)商品信息，索要商品目錄、樣品，要求報(bào)價(jià)等。對(duì)于“要求類”的事由，一般采取積極的禮貌策略，以滿足讀者積極面子的需求。以前文中的詢盤信函例文為例，其中的“Willyouplease...”體現(xiàn)了禮貌策略，當(dāng)然也可以用“Please...”“Wewillbegrateful/appreciateif...”“Wouldyouplease...”等請(qǐng)求的方式表述自身的需求，同時(shí)能夠讓讀者感受到自己被尊重。（二）建立交際在建立交際方面，有兩個(gè)策略：（1）交代信息來(lái)源或者引用前交際信息；（2）說(shuō)明交際目的。在交代信息來(lái)源（如商會(huì)介紹、公司介紹、網(wǎng)絡(luò)信息）的同時(shí)，要積極地維護(hù)讀者的面子。例如，上述例文中“WeknowthatyouarealeadingmanufacturerofvariouszincsheetsthroughtherecommendationoftheChamberofCommerceinHamburg.”交代“商會(huì)推薦”這一信息來(lái)源，奠定最初的信任，同時(shí)用leading起到贊美讀者的目的，使其感受到被重視。此外，運(yùn)用“Thankyouforyourletter/order...”“Wehavereceivedyourletter/order...”等表述也可以起到提供信息、回指、表達(dá)禮貌的作用。在表述交際目的方面，不同的外貿(mào)信函達(dá)到交際目的的方式也不一樣。例如，在詢盤信函中，其交際目的與事由幾乎等同；在理賠信函中，其交際目的是處理讀者的投訴。在理賠信函中，作者要主動(dòng)承擔(dān)責(zé)任，讓讀者對(duì)其建立商業(yè)信任；為了達(dá)到維護(hù)讀者面子的目的，一般采用中性詞匯闡述問(wèn)題，如“ThankyouforyourletterofMarch10thaboutourqualitystandardofoursewingmachine.”中的letter代替compliant或者claim，qualitystandard代替broken或者poor，以此減少讀者的負(fù)面情緒。同時(shí)，在表達(dá)不好的消息時(shí)，在句式選取上要采取被動(dòng)語(yǔ)態(tài)，或者鋪墊式結(jié)構(gòu)，如“Weareafraidthat.../Wehavetosaythat.../Itseemstousthat...”或者采取虛擬語(yǔ)氣，讓讀者在心理層面更容易接受，也在一定程度上維護(hù)他們的面子。（三）傳遞信息針對(duì)業(yè)務(wù)范圍的介紹，一般采取揚(yáng)長(zhǎng)避短的方式，讓讀者了解作者的長(zhǎng)處以便建立較強(qiáng)的商業(yè)信任感。因此，在用詞上一般采用積極的詞匯，如詢盤信函例文中的“morethan30years’experience，theforemostposition，verygoodsaleschannelsanddistributors，professionalexperience”等，給讀者傳遞積極的商業(yè)信號(hào)，意在告知他們這是互利共贏的商業(yè)活動(dòng)，進(jìn)一步促進(jìn)商務(wù)合作關(guān)系的建立。（四）實(shí)施交際此部分分為兩種情況，一種是從正面表示誠(chéng)意；另一種是從反面施加壓力。比如，在詢盤信函例文中，作者直接表達(dá)自己誠(chéng)懇的態(tài)度“Itwillbeinthebestinterestofbothpartiestosetupbusinessrelations”。在銷售信函或者訂單函中，為了督促讀者下訂單或者達(dá)成一定的談判條件，會(huì)采用以條件為基礎(chǔ)的施加壓力策略，如“Youwillgetaspecialdiscountof10%ifyouplaceanorderover5000sets.”“Wearecompelledtocancelourorderifwestillcannothavetheproblemsolved.”等。（五）結(jié)束交際在外貿(mào)信函結(jié)尾，一般會(huì)表達(dá)“希望答復(fù)”的期望，如詢盤信函例