文書種類與形成（文書檔案管理課件）

模塊二文書的種類與形成任務一文書種類海天集團公司為相應黨中央號召，認真貫徹習主席提出的“八項規(guī)定”，推進海天集團公司的廉政建設，嚴肅法紀，維護公司的財政收入，對集團公司在財務大檢查中查出的問題需要進行公布，并對有關單位和人員進行批評教育。要求公司辦公室行文。根據(jù)領導交擬，張珊起草通知文稿后給辦公室主任審核，主任說：你的文稿必須重新擬寫，你的文種都判斷錯了！案例導入1.張珊為什么選錯文種？2.正確的文種應該是什么文種？2.文種選擇的依據(jù)是什么？任務驅(qū)動一文書種類劃分二文書種類劃分意義三文書文種選擇依據(jù)CONTENTSCONTENTS（二）按文書行文關系劃分◆上行文◆下行文◆平行文（一）按文書的功用和適用范圍劃分一文書種類劃分◆黨政文書類◆規(guī)章文書類◆日常事務類◆司法文書類◆經(jīng)濟文書類◆科技文書類◆外事文書類◆禮儀文書類◆書信文書類（二）適應不同的行文關系，保證文書及時迅速處理。（三）適應行文的具體要求，保證文書的正確處理和有效性。（四）適應不同文書種類要求，以準確把握不同文書的寫作規(guī)律。（一）適應組織管轄范圍和功能，保證工作有序運轉(zhuǎn)。二文書種類劃分意義在文書的文種選擇中，尤其以黨政文書文種最難判斷，所以要做好文書種類及名稱的選擇的前提是：熟記15種文書的適用范圍，在熟記15種文書的適用范圍前提下具體來說，有以下三種依據(jù)：三文書文種選擇依據(jù)◆根據(jù)發(fā)文單位的職責權(quán)限恰當選用；◆根據(jù)發(fā)文單位與收文單位的行文關系正確選用；◆根據(jù)發(fā)文的具體目的和要求準確選用。模塊二文書的種類與形成任務二文書形成步驟張珊依據(jù)領導交擬，起草了一份公文，送交辦公室主任審核，接連送審、幾次修改，又幾次文稿被退回。張珊感到筋疲力盡，不管自己怎么看這文稿都沒有不規(guī)范的地方！既然領導審核不過關，文稿肯定有不足的地方，我怎么就找不到文稿的不足呢？案例導入1.張珊的文稿為什么幾次修改都被退回？2.張珊如何才能避免這種局面的發(fā)生？3.一份文書的形成要經(jīng)歷幾個步驟？任務驅(qū)動一接受任務收集材料CONTENTSCONTENTS二集中構(gòu)思編制提綱三起草撰寫修改成文四謄抄定稿確定標印◆要明確寫作目的，即寫作解決問題的程度、范圍；◆要明確寫作的觀點、依據(jù)；◆要明確寫作的時限要求。（一）接受任務文書寫作多為“被動寫作”，在領導交代寫作任務時，要把握寫作意圖。做到“聽”、“問”、“記”。一接受任務收集材料對材料進行分類、整理和選擇：◆分組歸類◆比較◆選擇（二）收集材料在收集材料中要注意：◆廣泛收集，但要有具體目標、方向；◆收集的材料要典型、有說服力；◆原始材料要真實、可靠。一接受任務收集材料◆文面結(jié)構(gòu)，就是通常所說的文書的模式性，依據(jù)不同的行文方向，有不同的文面結(jié)構(gòu)布局。◆內(nèi)容結(jié)構(gòu)，是文書寫作中結(jié)構(gòu)的核心部分。不同文書在內(nèi)容結(jié)構(gòu)安排上的要素不同。（一）集中構(gòu)思厘清寫作結(jié)構(gòu)：文書寫作在結(jié)構(gòu)上一般有文面結(jié)構(gòu)與內(nèi)容結(jié)構(gòu)兩部分。二集中構(gòu)思編制提綱完整的提綱一般由標題、主題概述、觀點句、內(nèi)容提要及字數(shù)分配等幾個項目構(gòu)成?！魳祟}，是文章內(nèi)容要點的概括或文章觀點的直接揭示?！糁黝}概述，即文章表達的主要思想的表述?！粲^點句，即概括全文基本思想的語句。觀點句是文章的核心?！魞?nèi)容提要，即用于支持觀點的語言表述?！糇謹?shù)分配，對于較長的文章，寫作提綱要估算字數(shù)。（二）編制提綱寫作提綱是把構(gòu)思好的文章結(jié)構(gòu)、內(nèi)容定型化的過程，為寫作的“外語言”表達打下良好的基礎。在編寫提綱時要考慮好文章的具體結(jié)構(gòu)方式，一般有：總分式、并列式、遞進式及固定式等二集中構(gòu)思編制提綱◆一氣呵成法◆化整為零法（一）起草撰寫文書寫作起草撰寫是指動手寫作文章的草稿。草稿雖不是正式文章，但不等于可以草率行事，它是寫作中一種創(chuàng)造性思考的階段。起草撰寫的方法：三起草撰寫修改成文◆修改范圍：觀點、材料、結(jié)構(gòu)、語言、文面◆修改方法：間歇法、求助法、比較法、誦讀法◆修改符號的使用：修改中要學會使用約定俗成的修改符合，這樣可以使文稿的頁面保持整潔，同時可以讓其他人了解你的修改意圖。（二）修改成文“好的文章是改出來的”三起草撰寫修改成文隨著辦公自動化設備的使用，現(xiàn)在的最后修改稿有的直接打印，這要注意文稿的格式、排版、字體、字號等要素，然后附上發(fā)文稿紙。（一）謄抄定稿修改后的文稿，在送審核前一定要認真謄抄。四謄抄定稿確定標印◆公文要求用文面格式的文頭，符合規(guī)