文書種類與形成（文書檔案管理課件）

模塊二文書的種類與形成任務(wù)一文書種類海天集團(tuán)公司為相應(yīng)黨中央號(hào)召，認(rèn)真貫徹習(xí)主席提出的“八項(xiàng)規(guī)定”，推進(jìn)海天集團(tuán)公司的廉政建設(shè)，嚴(yán)肅法紀(jì)，維護(hù)公司的財(cái)政收入，對(duì)集團(tuán)公司在財(cái)務(wù)大檢查中查出的問題需要進(jìn)行公布，并對(duì)有關(guān)單位和人員進(jìn)行批評(píng)教育。要求公司辦公室行文。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)交擬，張珊起草通知文稿后給辦公室主任審核，主任說：你的文稿必須重新擬寫，你的文種都判斷錯(cuò)了！案例導(dǎo)入1.張珊為什么選錯(cuò)文種？2.正確的文種應(yīng)該是什么文種？2.文種選擇的依據(jù)是什么？任務(wù)驅(qū)動(dòng)一文書種類劃分二文書種類劃分意義三文書文種選擇依據(jù)CONTENTSCONTENTS（二）按文書行文關(guān)系劃分◆上行文◆下行文◆平行文（一）按文書的功用和適用范圍劃分一文書種類劃分◆黨政文書類◆規(guī)章文書類◆日常事務(wù)類◆司法文書類◆經(jīng)濟(jì)文書類◆科技文書類◆外事文書類◆禮儀文書類◆書信文書類（二）適應(yīng)不同的行文關(guān)系，保證文書及時(shí)迅速處理。（三）適應(yīng)行文的具體要求，保證文書的正確處理和有效性。（四）適應(yīng)不同文書種類要求，以準(zhǔn)確把握不同文書的寫作規(guī)律。（一）適應(yīng)組織管轄范圍和功能，保證工作有序運(yùn)轉(zhuǎn)。二文書種類劃分意義在文書的文種選擇中，尤其以黨政文書文種最難判斷，所以要做好文書種類及名稱的選擇的前提是：熟記15種文書的適用范圍，在熟記15種文書的適用范圍前提下具體來說，有以下三種依據(jù)：三文書文種選擇依據(jù)◆根據(jù)發(fā)文單位的職責(zé)權(quán)限恰當(dāng)選用；◆根據(jù)發(fā)文單位與收文單位的行文關(guān)系正確選用；◆根據(jù)發(fā)文的具體目的和要求準(zhǔn)確選用。模塊二文書的種類與形成任務(wù)二文書形成步驟張珊依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)交擬，起草了一份公文，送交辦公室主任審核，接連送審、幾次修改，又幾次文稿被退回。張珊感到筋疲力盡，不管自己怎么看這文稿都沒有不規(guī)范的地方！既然領(lǐng)導(dǎo)審核不過關(guān)，文稿肯定有不足的地方，我怎么就找不到文稿的不足呢？案例導(dǎo)入1.張珊的文稿為什么幾次修改都被退回？2.張珊如何才能避免這種局面的發(fā)生？3.一份文書的形成要經(jīng)歷幾個(gè)步驟？任務(wù)驅(qū)動(dòng)一接受任務(wù)收集材料CONTENTSCONTENTS二集中構(gòu)思編制提綱三起草撰寫修改成文四謄抄定稿確定標(biāo)印◆要明確寫作目的，即寫作解決問題的程度、范圍；◆要明確寫作的觀點(diǎn)、依據(jù)；◆要明確寫作的時(shí)限要求。（一）接受任務(wù)文書寫作多為“被動(dòng)寫作”，在領(lǐng)導(dǎo)交代寫作任務(wù)時(shí)，要把握寫作意圖。做到“聽”、“問”、“記”。一接受任務(wù)收集材料對(duì)材料進(jìn)行分類、整理和選擇：◆分組歸類◆比較◆選擇（二）收集材料在收集材料中要注意：◆廣泛收集，但要有具體目標(biāo)、方向；◆收集的材料要典型、有說服力；◆原始材料要真實(shí)、可靠。一接受任務(wù)收集材料◆文面結(jié)構(gòu)，就是通常所說的文書的模式性，依據(jù)不同的行文方向，有不同的文面結(jié)構(gòu)布局?！魞?nèi)容結(jié)構(gòu)，是文書寫作中結(jié)構(gòu)的核心部分。不同文書在內(nèi)容結(jié)構(gòu)安排上的要素不同。（一）集中構(gòu)思厘清寫作結(jié)構(gòu)：文書寫作在結(jié)構(gòu)上一般有文面結(jié)構(gòu)與內(nèi)容結(jié)構(gòu)兩部分。二集中構(gòu)思編制提綱完整的提綱一般由標(biāo)題、主題概述、觀點(diǎn)句、內(nèi)容提要及字?jǐn)?shù)分配等幾個(gè)項(xiàng)目構(gòu)成?！魳?biāo)題，是文章內(nèi)容要點(diǎn)的概括或文章觀點(diǎn)的直接揭示。◆主題概述，即文章表達(dá)的主要思想的表述?！粲^點(diǎn)句，即概括全文基本思想的語句。觀點(diǎn)句是文章的核心?！魞?nèi)容提要，即用于支持觀點(diǎn)的語言表述?！糇?jǐn)?shù)分配，對(duì)于較長(zhǎng)的文章，寫作提綱要估算字?jǐn)?shù)。（二）編制提綱寫作提綱是把構(gòu)思好的文章結(jié)構(gòu)、內(nèi)容定型化的過程，為寫作的“外語言”表達(dá)打下良好的基礎(chǔ)。在編寫提綱時(shí)要考慮好文章的具體結(jié)構(gòu)方式，一般有：總分式、并列式、遞進(jìn)式及固定式等二集中構(gòu)思編制提綱◆一氣呵成法◆化整為零法（一）起草撰寫文書寫作起草撰寫是指動(dòng)手寫作文章的草稿。草稿雖不是正式文章，但不等于可以草率行事，它是寫作中一種創(chuàng)造性思考的階段。起草撰寫的方法：三起草撰寫修改成文◆修改范圍：觀點(diǎn)、材料、結(jié)構(gòu)、語言、文面◆修改方法：間歇法、求助法、比較法、誦讀法◆修改符號(hào)的使用：修改中要學(xué)會(huì)使用約定俗成的修改符合，這樣可以使文稿的頁面保持整潔，同時(shí)可以讓其他人了解你的修改意圖。（二）修改成文“好的文章是改出來的”三起草撰寫修改成文隨著辦公自動(dòng)化設(shè)備的使用，現(xiàn)在的最后修改稿有的直接打印，這要注意文稿的格式、排版、字體、字號(hào)等要素，然后附上發(fā)文稿紙。（一）謄抄定稿修改后的文稿，在送審核前一定要認(rèn)真謄抄。四謄抄定稿確定標(biāo)印◆公文要求用文面格式的文頭，符合規(guī)