如何提高管理評審的有效性

如何提高管理評審的有效性

管理者代表:洪勇

管理評審是ISO9001：2000標準對最高管理者提出的一項重要管理承諾，是組織的最高管理者實施質量管理和質量控制的重要活動。ISO9001：2000標準規(guī)定，“最高管理者應按策劃的時間間隔評審質量管理體系，以確保其持續(xù)的適宜性、充分性和有效性。評審應包括評價質量管理體系改進的機會和變更的需要，包括質量方針和質量目標”，表明管理評審在質量管理體系（以下簡稱QMS）中具有對體系的適宜性、充分性、有效性和體系的持續(xù)改進起著十分重要的作用。如何提高管理評審的有效性，是目前很多最高管理者關注的課題。本文作者將根據(jù)現(xiàn)場審核經驗就此課題進行探討。

一、充分理解“管理評審”的內涵是提高管理評審有效性的前提。

筆者在審核過程中發(fā)現(xiàn)，有些企業(yè)把管理評審開成為迎接第三方審核的準備會；有的開成貫標工作總結會；有的開成一般行政例會或質量信息通報會；也有的對管理評審與內部審核混淆等。這些情況說明企業(yè)對管理評審的目的、對象、評價依據(jù)、方法等沒有全面正確理解，因此有必要澄清和統(tǒng)一。

1、管理評審的目的：確保QMS的適宜性（外部環(huán)境變的能力）、充分性（滿足產品要求能力的程度）、和有效性（進行實際結果實現(xiàn)質量目標的程度），因此應評審QMS是否需要作必要的更改，質量方針和質量目標是否需要作必要的修訂，以實現(xiàn)持續(xù)改進。

2、評審的對象：組織的QMS，包括組織的質量方針和質量目標。

3、評價依據(jù)：依據(jù)顧客的期望和需求（可延伸到相關受益方）。建立QMS的根本目的就是滿足顧客的期望和需求并不斷持續(xù)改進，提高顧客的滿意度。因此，評審必須從以滿足顧客的期望和要求這一視角出發(fā)，審視建立QMS的有效性、充分性和適宜性。

4、組織實施者：管理評審由最高管理層第一把手主持，高層管理和管理層人員參加。其主要職責就是對QMS進行全局性的評價。因此，由最高管理層第一把手親自主持組織實施，對管理評審的有效性具有十分重要意義，也是質量管理原則中領導作用的具體體現(xiàn)和承諾。

5、評審的方法：管理評審可以按會議的方式進行（必要時，可以組織現(xiàn)場評審）。以事實為依據(jù)，就組織的質量方針、目標、顧客的期望和需求，對QMS的適宜性、充分性和有效性開展討論，并在此基礎上由最高管理層對QMS的適宜性、充分性和有效性，體系的變更、產品和過程的改進，質量方針和目標的評價，資源的需求等作出一個客觀實際的管理評審報告。應形成全部評審記錄。

二、管理評審的策劃和輸入是提高管理評審有效性的基礎。

管理評審作為一個過程，包括了輸入、輸出和活動。要提高管理評審有效性，策劃和輸入是基礎。如果策劃和輸入不充分、不到位，那么，管理評審的依據(jù)就是先天不足，營養(yǎng)不良，必然導致輸出為不足，甚至失效，從而失去了理評審的意義。評審的策劃要規(guī)定評審的周期、頻次應適當。評審的周期取決于體系環(huán)境、市場狀況、內部結構和發(fā)展、體系質量的穩(wěn)定程度。時間間隔3—6個月，最長不能超過12個月。各部門按標準要求的輸入形成文件。輸入應涵蓋標準所列的七項輸入要求，也可根據(jù)企業(yè)自身特點增加相關內容，(也可按ISO9004:2000中5.6.2提出的13個方面)管理者代表與主管部門對輸入的資料預先進行審核，提出修改意見；管理者代表應與最高管理層第一把手溝通，確定管理評審的日期、評審的重點，主要部門在7—10天前發(fā)出管理評審計劃通知，以便讓各部門照知，認真準備。各部門在準備資料中，一定要結合本部門的自身職責和特點，按照標準的條款規(guī)定進行。切忌由各部門自由發(fā)揮，形成工作總結。質量目標、體系和改進都有共性點，而各部門的職責、范圍有所不同，描述的內容必然不一樣。如市場營銷部重點圍繞顧客的期望和需求、顧客滿意度、服務質量；技術與質檢部門重點圍繞產品實物質量、技術規(guī)范、圖紙、檢驗質量和產品改進方向；主管部門與管理者代表側重圍繞糾正預防措施的驗證；設計和開發(fā)部門應側重在顧客期望的產品改進和新產品開發(fā)等。所有輸入資料要憑事實，用數(shù)據(jù)來說話。各部門要依靠日常積累數(shù)據(jù)、整理數(shù)據(jù)、分析數(shù)據(jù)，在分析的基礎上評價各部門的工作并找出改進方向，一個組織在所有部門提供輸入的資料基礎上進行管理評審，無疑是對管理評審的有效性奠定了基礎。

三、管理評審的核心是評價QMS，開好管理評審會議是QMS評審有效性的主要途徑和手段。

管理評審的核心要突出“評”。筆者在審核過程中發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)企業(yè)召開管理評審會議上，有老總的開場白，有各職能部門的輸入報告，卻沒有很好地交流、溝通、討論，最后由老總簡單的總結，但沒有明確提出改進領域和方向，草草收場。這樣就達不到評審會議的預期目的。管理評審會議必須就評審輸入的各項報告，運用“頭腦風暴法”集思廣益，廣開言路，充分發(fā)揚民主，緊緊圍繞以滿足顧客的期望和要求來評價組織的方針和目標的適宜性，產品、過程和體系質量，組織機構設置的合理性，資源的充分性，顧客滿意度等，并著力尋找存在問題和改進方向。

四、管理評審輸出——管理評審報告是管理評審有效性的主要體現(xiàn)。

管理評審是一個過程，過程的結果就是管理評審的輸出，管理評審報告是評審輸出的主要標志和體現(xiàn)。評審報告應當依據(jù)顧客（包括相關方受益者）的期望評價QMS的適宜性、充分性和有效性，對QMS是否符合顧客的期望和要求，是否符合質量方針