醫(yī)院人事檔案管理工作優(yōu)化措施探析

當今社會，企業(yè)競爭的本質(zhì)上是人才的競爭，人才隊伍的建設(shè)是企業(yè)乃至國家發(fā)展的重要保障。想要提高醫(yī)院的管理水平，實現(xiàn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展，就必須做好人力資源的管理。人事檔案管理是人力資源管理的重要組成部分，在醫(yī)院建設(shè)中具有重要作用[1]。醫(yī)院人事檔案全面記載了干部職工的基本信息、工作履歷、獎懲情況、工作能力和專業(yè)特長等重要信息，是醫(yī)院在職稱聘任、評先評優(yōu)、選拔任用、職務(wù)調(diào)動、職位業(yè)務(wù)培訓(xùn)等方面的重要參考依據(jù)，可為醫(yī)院發(fā)展建設(shè)優(yōu)質(zhì)的人才隊伍。盡管在醫(yī)院建設(shè)過程中人事檔案管理上取得了一些成績，但同時也存在一些問題，限制著人事檔案實現(xiàn)高效管理，進而制約了醫(yī)院的高效運營。一、加強人事檔案工作相關(guān)宣傳，革新醫(yī)院管理觀念醫(yī)院在醫(yī)療方面投入了大量的人力、物力、財力，卻忽視了人事檔案的管理，導(dǎo)致后續(xù)一系列問題的發(fā)生，如醫(yī)院在行政管理的會議上很少提及檔案管理，研究部署檔案工作的次數(shù)較少等。大多數(shù)醫(yī)院職工認為，人事檔案的管理工作較為輕松，以整理資料為主，檔案管理人員并不需要具備專業(yè)技能，崗位內(nèi)容也不具備挑戰(zhàn)性，且工作內(nèi)容枯燥，毫無發(fā)展前景。這一觀點導(dǎo)致人事檔案崗位競爭力較弱，選擇人才有限。究其根本是由于醫(yī)院方面較少宣傳人事檔案管理工作，導(dǎo)致醫(yī)院職工對人事檔案工作重要性認識不足。醫(yī)院管理層應(yīng)充分認識人事檔案管理工作的重要性，積極響應(yīng)《干部人事檔案工作條例》的相關(guān)規(guī)定。（一）帶領(lǐng)全體員工進行相關(guān)理論知識的學(xué)習。堅持領(lǐng)導(dǎo)帶頭學(xué)，形成頭雁效應(yīng)，從而帶動醫(yī)院全體員工學(xué)習。對于與檔案管理相關(guān)的國家、政府性指導(dǎo)文件，要求醫(yī)院全體員工學(xué)習，或邀請檔案局專家來醫(yī)院開展與檔案有關(guān)的法律法規(guī)的宣講工作，使其深刻認識人事檔案管理工作的重要性。（二）可利用節(jié)日節(jié)點進行檔案工作宣傳，以加深印象，增加宣傳效果。在“6·9”國際檔案日、“5·12”護士節(jié)、“8·19”醫(yī)師節(jié)等活動中，多舉辦以檔案服務(wù)醫(yī)院、造福職工為導(dǎo)向，開展主題鮮明、員工喜聞樂見的檔案宣傳教育活動，廣泛普及檔案法律法規(guī)知識。通過文藝表演、知識競賽、傳單展板等活動，宣傳醫(yī)院人事檔案在弘揚先進典型事跡的重要作用，用鮮活事跡感召人，不斷提高檔案工作重要性的認知程度。（三）借助新媒體等網(wǎng)絡(luò)平臺做好線上宣傳。新媒體時代，醫(yī)院也可借助如醫(yī)院宣傳欄、院務(wù)公開欄、LED顯示屏、滾動欄等傳統(tǒng)宣傳陣地以及微信公眾號、微博、醫(yī)院官方網(wǎng)站等線上新媒體進行有關(guān)人事檔案知識的宣傳。檔案辦公室可張貼宣傳畫，時刻提醒檔案工作人員認清自身所承擔的職責，著力提升工作效率和工作質(zhì)量。二、建設(shè)優(yōu)秀檔案工作人才隊伍，提升員工業(yè)務(wù)能力高質(zhì)量、高效率的檔案管理工作以高素質(zhì)的員工為核心，著力提升檔案管理工作質(zhì)量和效率，提高相關(guān)工作人員的職業(yè)素養(yǎng)。由于檔案工作人員對檔案工作存在錯誤認識，導(dǎo)致員工在工作時缺少積極性，存在“等、靠”等工作思想，易造成一些時間較長的檔案資料無法及時收集整理，導(dǎo)致檔案部分內(nèi)容缺失，人事檔案作為醫(yī)院干部職工職稱聘任、評先評優(yōu)、選拔任用的重要參考依據(jù)將大打折扣，員工工作效率低下。受傳統(tǒng)觀念影響，醫(yī)院并不重視檔案工作人才隊伍建設(shè)，導(dǎo)致醫(yī)院檔案工作人員年齡偏大，適應(yīng)新技術(shù)的時間較長，或難以勝任，給新技術(shù)的推廣應(yīng)用帶來了一定困難。（一）廣泛招聘人才，把控人才質(zhì)量。為有效提升醫(yī)院檔案工作人員工作素質(zhì)的問題，醫(yī)院應(yīng)積極吸納優(yōu)秀人才。由院部牽頭組織人事科、檔案室負責人前往檔案專業(yè)高等院校開設(shè)招聘宣傳會，或者在學(xué)生擇業(yè)期進行線下校園招聘，在學(xué)校就業(yè)官網(wǎng)內(nèi)發(fā)布招聘信息。醫(yī)院的人才招聘不應(yīng)局限在校園內(nèi)，還可進行社會公開招聘，秉持公平、公正的招聘原則拓寬人才招聘渠道，嚴格把關(guān)人才質(zhì)量。檔案管理人員招聘不能僅以學(xué)歷作為招聘標準，還應(yīng)結(jié)合實際面試情況綜合考量，選擇實踐能力強的人才。面試官可根據(jù)醫(yī)院內(nèi)檔案管理工作的具體情況給出相應(yīng)的面試題目，考察面試人員的實際業(yè)務(wù)能力。（二）科學(xué)培訓(xùn)人才，提升人才的業(yè)務(wù)素質(zhì)。醫(yī)院相關(guān)管理人員應(yīng)根據(jù)醫(yī)院的檔案管理現(xiàn)狀和發(fā)展目標對檔案管理人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以培養(yǎng)業(yè)務(wù)骨干、行家型檔案人才隊伍，提升其職業(yè)道德和業(yè)務(wù)技能。醫(yī)院可要求檔案人員參加檔案局舉辦的各類檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、講座等，還可要求檔案工作人員每周、每半月或每月開展工作情況交流會，鼓勵員工在會議上發(fā)表自己對檔案工作的見解，或是自己的工作經(jīng)驗，以及工作中遇到的問題，相互交流，以優(yōu)秀工作人員的工作經(jīng)驗帶動本院檔案人員的業(yè)務(wù)能力的提升，并有效運用至實際工作中解決各類問題。（三）規(guī)范員工管理制度，保證員工的工作質(zhì)量。為保證檔案工作人員的工作質(zhì)量，激發(fā)工作人員的工作積極性，應(yīng)完善人才監(jiān)督評價機制。醫(yī)院可建立檔案工作人員的績效評價體系，以工作效果為主要參考依據(jù)，工作態(tài)度、工作效率等為次要依據(jù)，實行工作人員評比。對于連續(xù)3年以上評比靠前的工作人員，可適當拓寬檔案人員職稱晉升渠道，增加正高、副高檔案專業(yè)崗位職稱指標，提升檔案人員的工資待遇，進一步提升檔案人員的工作積極性。對于連續(xù)3年排在末位的工作人員，應(yīng)實行末位淘汰機制，以監(jiān)督員工的工作狀態(tài)，促使員工不斷提升自身工作能力，端正自身工作態(tài)度。三、加強檔案工作信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案工作自動化傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理方式主要依靠人工，檔案管理工作極易出現(xiàn)各類問題。加強醫(yī)院檔案工作信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案工作數(shù)字化，可提高檔案工作的效率，延長檔案儲存壽命，實現(xiàn)異地存儲、自主備份等，減少檔案丟失、損壞等問題的發(fā)生[2]。信息技術(shù)的發(fā)展為人們的生活提供了便利，現(xiàn)如今已經(jīng)深入人們生活的方方面面，在一定程度上提升了人們的生活質(zhì)量和工作效率。醫(yī)院應(yīng)順應(yīng)了時代的發(fā)展潮流，建立了信息化的管理模式，妥善解決信息設(shè)備欠缺、檔案管理設(shè)備老化等問題。（一）增加檔案辦公室資金投入，配備先進技術(shù)設(shè)備。醫(yī)院要加大對檔案辦公室建設(shè)的資金投入，更新、完善信息化基礎(chǔ)設(shè)施，按照檔案庫房建設(shè)標準升級改造檔案室，更新掃描儀、計算機、檔案柜、檔案盒等硬件設(shè)施設(shè)備以及檔案信息軟件等，為辦公自動化的實現(xiàn)提供有利條件。同時，還應(yīng)注重設(shè)備的后期維護，以延長設(shè)備的使用壽命，以穩(wěn)步推進大數(shù)據(jù)、人工智能等新一代信息技術(shù)在檔案室中的應(yīng)用，進一步確保檔案工作電子化、遠程化和數(shù)字化。（二）開發(fā)網(wǎng)絡(luò)信息化平臺，整合檔案信息資源。信息化的建設(shè)離不開網(wǎng)絡(luò)平臺的搭建，利用強大的網(wǎng)絡(luò)資源整合散碎的人事檔案信息資源，提升人事檔案資源的利用價值。醫(yī)院可搭建人事檔案信息錄入平臺，還可建立高效的醫(yī)療移動服務(wù)平臺，推出包括移動閱讀、推送、檢索、導(dǎo)航、應(yīng)用等服務(wù)，使用戶能夠突破時空的界限，及時獲得所需信息、服務(wù)，增強用戶與人事檔案信息資源的黏性[3]。通過遠程網(wǎng)絡(luò)進行瀏覽、管理、更新檔案等日常各項工作，真正實現(xiàn)檔案信息資源共享，實現(xiàn)辦公自動化。（三）強化信息保護安全，避免信息泄露。在完善信息共享便捷的同時，要強化檔案安全保護工作，以免發(fā)生網(wǎng)絡(luò)信息泄露問題。相關(guān)管理人員應(yīng)樹牢底線意識，增強憂患意識，全面梳理檔案安全風險點，定期開展檔案安全隱患排查工作。醫(yī)院應(yīng)不定期開展檔案管理建設(shè)分析研判工作會議，不斷制定、完善檔案應(yīng)急突發(fā)處置預(yù)案，經(jīng)常性地開展應(yīng)急演練，應(yīng)對信息安全問題。信息安全不僅包括網(wǎng)絡(luò)信息竊取，還包括災(zāi)害事故威脅，特別是火災(zāi)、水災(zāi)、地震等災(zāi)害，易造成檔案受損、丟失等問題。一方面，應(yīng)進行檔案信息電子化存儲，管理人員保證賬號、密碼不外泄，當發(fā)生網(wǎng)絡(luò)信息安全泄露時應(yīng)及時報警，修復(fù)網(wǎng)絡(luò)漏洞，加固防線。另一方面，當發(fā)生災(zāi)害時應(yīng)轉(zhuǎn)移和妥善安置受威脅檔案，及時控制危險源，在保障自身人身安全為前提的情況下通知專業(yè)搶險救援部門開展檔案搶救工作。四、完善檔案工作制度建設(shè)，保證檔案管理規(guī)范化檔案管理人員須順應(yīng)當下醫(yī)院的改革，制定符合醫(yī)院發(fā)展的管理體制，以免管理制度影響醫(yī)院發(fā)展[3]。醫(yī)院要不斷完善與新修訂檔案法相適應(yīng)的醫(yī)院檔案制度，抓緊做好檔案制度的“立、改、廢”工作。在制度修訂實施前，可通過開門納諫座談會、發(fā)放征求意見表等形式，廣泛聽取全體干部職工的意見建議，借鑒其他醫(yī)院的好經(jīng)驗好做法，進行充分討論。重點做好電子檔案管理、檔案開放審核、檔案借閱登記歸還、檔案安全保護、檔案監(jiān)督檢查等制度建設(shè)，明確各方人員職責，促使檔案各項管理工作有章可循，為推動檔案規(guī)范化、科學(xué)化管理提供制度保障。在檔案收集方面，要明確每個科室科主任、護士長是材料收集的第一責任人，檔案材料產(chǎn)生者是直接責任人，確保檔案材料收集整理匯總等各項工作有人管理、有人負責。人事檔案材料收集應(yīng)遵循“全面、準確、及時、規(guī)范”原則，努力拓展檔案資源收集范圍。其中，“全面”指的是能夠完整反映本人德、能、勤、績、廉、意識形態(tài)等，特別是在重要場合發(fā)表重要講話，要及時進行拍照片、錄視頻、存資料；“準確”指的是收集上來的材料必須真實準確無誤，沒有弄虛作假；“及時”指的是材料收集要追求時效性，及時收集資料，避免材料丟失；“規(guī)范”指的是收集材料必須符合檔案規(guī)定，嚴守入口關(guān)，提高歸檔文件質(zhì)量把控，確保歸檔收集質(zhì)量。為進一步保證人事檔案管理質(zhì)量，保障信息安全，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)成立領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督小組，建立監(jiān)督制度，切實加強領(lǐng)導(dǎo)小組對檔案工作的全面領(lǐng)導(dǎo)，充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)小組總攬全局、協(xié)調(diào)各方的領(lǐng)導(dǎo)核心作用。由醫(yī)院管理層面人員出任小組組長，辦公室、檔案室等中層干部為成員，領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室掛靠檔案室，全方位、全過程地監(jiān)督檔案工作。由于人事檔案管理工作涉及醫(yī)院的干部評選、人才評選，關(guān)乎醫(yī)院的人才隊伍建設(shè)質(zhì)量，因此，應(yīng)將檔案監(jiān)督檢查納入醫(yī)院全面從嚴檢查的重要內(nèi)容，專門列出主體責任內(nèi)容、檢查要點進行問題摸排、實地檢查、約談反饋、整改落實。在檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時匯總，認真梳理形成問題清單和問責清單，當場進行約談反饋，并提出工作意見和整改要求。督促各部門在規(guī)定時限內(nèi)制定整改方案，提出整改措施，明確責任人，形成整改報告，讓整改落到實處。一旦發(fā)現(xiàn)整改不力、敷衍整改等情況存在，應(yīng)立即問責責任人，嚴肅追責，警示其他，堅決杜絕檔案信息作假等違法亂紀問題發(fā)生。五、結(jié)語人事檔案管理是醫(yī)院檔案管理工作中的重要組成部分