現(xiàn)代企業(yè)技術(shù)資料管理制度樣本

西方司發(fā)〔〕36號相關(guān)印發(fā)《企業(yè)技術(shù)資料管理要求》通知各部門、基層單位：為加強和規(guī)范企業(yè)技術(shù)資料管理工作，保護企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)，確保多種技術(shù)資料有效性和完整性，預防生產(chǎn)用技術(shù)資料丟失或外流，做好技術(shù)保密工作，依據(jù)國家相關(guān)檔案管理、保密工作要求，特制訂《企業(yè)技術(shù)資料管理要求》，現(xiàn)印發(fā)給你們，望認真學習并遵照實施。二〇〇八年六月十二日專題詞：技術(shù)資料管理要求通知抄報：董事會。抄送：企業(yè)領(lǐng)導、各部門、基層單位、匯博企業(yè)。企業(yè)技術(shù)資料管理要求第一條目標為加強和規(guī)范企業(yè)技術(shù)資料管理工作，保護企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)，確保多種技術(shù)資料有效性和完整性，預防生產(chǎn)用技術(shù)資料丟失或外流，做好技術(shù)保密工作，依據(jù)國家相關(guān)檔案管理、保密工作要求，結(jié)合企業(yè)實際，特制訂本要求。第二條適用范圍本措施適適用于企業(yè)所屬各單位全部工業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)用各類技術(shù)資料管理，包含生產(chǎn)制造、產(chǎn)品研發(fā)等行業(yè)含有歸檔保留價值實物、文檔、圖紙、圖片、軟盤、光盤等資料。關(guān)鍵涵蓋：機械產(chǎn)品加工、裝配圖紙；電子產(chǎn)品原理圖、印刷版圖、多種程序文件；零部件清單（含規(guī)格型號）；組裝工藝規(guī)程；檢驗指導書、多種產(chǎn)品技術(shù)標準、用戶使用說明書、裝箱清單、使用商標和標識標簽樣板等內(nèi)容。第三條管理職責技術(shù)開發(fā)部負責企業(yè)各類技術(shù)資料歸檔和管理，并對各基層單位技術(shù)資料使用管理進行監(jiān)督檢驗。各部門、基層單位分別負責各自管轄范圍內(nèi)技術(shù)資料管理。第四條管理內(nèi)容1．技術(shù)資料確實定為確保技術(shù)資料有效性和嚴厲性，避免在使用中產(chǎn)生混亂現(xiàn)象，企業(yè)內(nèi)使用多種技術(shù)資料（圖紙、操作規(guī)程、產(chǎn)品標準等），先由相關(guān)單位起草編制經(jīng)技術(shù)開發(fā)部審核確定后有效。由技術(shù)開發(fā)部加蓋受控印章，作為生產(chǎn)單位生產(chǎn)加工用唯一底圖（或標準），再下發(fā)給相關(guān)單位實施，沒有經(jīng)過技術(shù)開發(fā)部確定技術(shù)資料一律視為無效文件，相關(guān)單位不得使用。因產(chǎn)品升級換代或其它原因要求修訂現(xiàn)用技術(shù)資料時，相關(guān)單位應向技術(shù)開發(fā)部提出申請，經(jīng)技術(shù)開發(fā)部同意后由提出單位組織相關(guān)單位進行修訂，技術(shù)開發(fā)部審核確定后加蓋受控印章，再下發(fā)給相關(guān)單位實施，同時收回已作廢資料，視情況進行歸檔或銷毀處理。對于科研項目包含技術(shù)資料，在進行樣品加工前，應經(jīng)過技術(shù)開發(fā)部審核及登記立案后方可進行加工。在項目完成后，應將全套技術(shù)資料上交技術(shù)開發(fā)部存檔。2．歸檔技術(shù)資料要求歸檔資料應為符合各單位生產(chǎn)實際最新有效文件，資料應有編制人（設計人）及審核（或?qū)徟┖炞执_定；圖紙類文件必需要有編碼、編號，圖紙編碼、編號要符合企業(yè)標準要求，不能隨意編寫；送外加工圖紙一律不得用漢字標明部件名稱、用途等，而應用編碼和編號表示；每個項目標資料要齊全，不得有遺漏現(xiàn)象。資料必需是最新定稿后正式文件或原稿文件、裝訂好原始統(tǒng)計。資料應歸檔原件，不存復印件；文字、圖紙和軟件（盤）同存時，內(nèi)容應保持一致。歸檔文件和資料要求質(zhì)量優(yōu)良，圖樣清楚，字跡工整，裝訂整齊美觀，禁用字跡不牢靠工具書寫。對軟盤、光盤、聲像、照片等資料，歸檔時要有保護套、包裝良好，封面書寫標題及編號，無涂改。3．歸檔時間科研項目資料在項目完工后30天內(nèi)歸檔，常規(guī)在產(chǎn)產(chǎn)品如有變更設計或工藝改善，應在產(chǎn)品定型后將變更部分技術(shù)資料在兩個月內(nèi)歸檔，其它各類含有保留價值技術(shù)資料應立即歸檔。凡對企業(yè)有保留價值多種技術(shù)資料，各單位有責任立即歸檔。因歸檔不立即造成資料損壞或丟失給企業(yè)利益造成損害，相關(guān)單位及個人須負擔責任。4．歸檔程序

技術(shù)資料在歸檔前由上交單位預先整理好每個項目標全套資料，隨附好資料清單。歸檔時填寫《資料歸檔統(tǒng)計》（見附表一），經(jīng)技術(shù)開發(fā)部和上交單位雙方當面清點并簽字確定。對不完整、不正確或不符合存檔要求各類技術(shù)資料，技術(shù)開發(fā)部有權(quán)要求上交單位修改直至達成要求后再辦理歸檔手續(xù)。5．技術(shù)資料使用技術(shù)開發(fā)部為存檔底圖（或標準等）歸口管理部門，生產(chǎn)單位使用圖紙時，可向技術(shù)開發(fā)部提出申請，經(jīng)同意后，可復制底圖并由技術(shù)開發(fā)部加蓋受控印章做為生產(chǎn)加工圖紙，并填寫《資料發(fā)放、回收統(tǒng)計》（見附表二），圖紙使用完后，應立即歸還技術(shù)開發(fā)部。技術(shù)資料借查閱，必需嚴格遵守資料借查閱制度，推行借查閱手續(xù)。因工作需要，企業(yè)內(nèi)部需借查閱企業(yè)歸檔技術(shù)資料時，經(jīng)技術(shù)開發(fā)部同意方可使用，并填寫《借查閱統(tǒng)計》（見QHSE體系統(tǒng)計）。外單位因工作需要查閱資料，應向技術(shù)開發(fā)部提出申請，經(jīng)主管領(lǐng)導同意方可查閱，存檔圖紙一律不予借出。生產(chǎn)單位有外協(xié)委托加工產(chǎn)品時，在向加工方提交圖紙等技術(shù)資料時，應視技術(shù)保密程度和對方簽定技術(shù)保密協(xié)議，以預防企業(yè)技術(shù)泄露，加工完成后，應立即將發(fā)放出去資料回收，并妥善保管。各單位在圖紙使用過程中，要妥善保管好圖紙，嚴禁發(fā)生因保管、使用不妥而造成圖紙損壞或丟失等現(xiàn)象，如發(fā)覺圖紙損壞，應立即向技術(shù)開發(fā)部提出申請以補充新圖，同時，應將損壞圖紙交還技術(shù)開發(fā)部給予銷毀。歸檔技術(shù)資料如有保密要求和查閱限制，由歸檔部門確定保密等級和限制查閱使用范圍，未經(jīng)許可，任何單位或個人全部不得將企業(yè)有保密要求技術(shù)資料以任何方法泄露給第三方。6．技術(shù)資料處理因產(chǎn)品更新?lián)Q代或技術(shù)資料換版時，原有技術(shù)資料如有保留價值，應加蓋“作廢留用”印章，并做好統(tǒng)計給予隔離存放，若無保留價值，編寫《文件銷毀清冊》（見QHSE體系統(tǒng)計），經(jīng)主管領(lǐng)導審批，由技術(shù)開發(fā)部給予銷毀，預防發(fā)生誤用。7．技術(shù)資料管理資料保管設專門加鎖文件柜保留，內(nèi)置文件盒，盒內(nèi)分冊，冊內(nèi)分頁，統(tǒng)一進行編號。造冊要求：建立資料文件索引，并對應建立柜、盒、冊目錄。柜、盒、冊要有顯著標識。對文件資料保管應注意防潮、防霉、防蛀、防火等，電子光盤注意防劃和防磁。全部資料努力爭取管理規(guī)范、歸類正確、保留完整。生產(chǎn)單位應設一名技術(shù)資料管理員（由本單位技術(shù)副經(jīng)理兼任），以做到技術(shù)資料管理責任到人，其關(guān)鍵職責為：負責本單位生產(chǎn)過程中圖紙等技術(shù)資料管理；負責本單位圖紙等使用后搜集、整理；負責本單位圖紙等使用借出和返還，并對本單位圖紙管理等進行監(jiān)督檢驗；用圖人應珍惜圖紙，預防其丟失和損壞。技術(shù)開發(fā)部應關(guān)注國家相關(guān)制度或行業(yè)標準改變，并采取對應方法，立即更新規(guī)范好企業(yè)技術(shù)資料，定時監(jiān)督檢驗各單位技術(shù)資料使用及管理情況，杜絕因管理不善而造成技術(shù)資料損壞或造成技術(shù)泄密。第五條獎罰細則1．嚴禁以多種手段或方法（如利用現(xiàn)代化載體或網(wǎng)絡）傳輸含有保密價值技術(shù)信息。如發(fā)覺技術(shù)資料丟失或泄密，視以下不一樣情況給予處罰：丟失或泄露零件圖紙等保密資料，發(fā)覺一次罰責任者500元/張；丟失或泄露部件圖紙等保密資料，發(fā)覺一次罰責任者1000元/張；丟失或泄露成套圖紙等保密資料，發(fā)覺一次罰責任者3000元/套；2．除追究責任者外，還將追究責任單位領(lǐng)導責任；3．情節(jié)更為嚴重企業(yè)保留刑事訴訟及其它行政處罰權(quán)利。4．企業(yè)全體職員全部有責任、有義務推行和監(jiān)督技術(shù)資料保密工作，對檢舉在圖紙等資料使用管理方面存在問題人員，企業(yè)將為其保密，經(jīng)調(diào)查屬實將給獎勵。第六條附則1．本要求由技術(shù)開發(fā)部負責解釋。2．本要求自發(fā)文之日起試行。附表一資料