財(cái)務(wù)合同管理制度

財(cái)務(wù)合同管理制度1.總則1.1目的和適用范圍本制度旨在規(guī)范公司內(nèi)部財(cái)務(wù)合同的管理，確保合同的簽訂、執(zhí)行和歸檔工作得到有效的監(jiān)督和掌控。適用于公司內(nèi)部全部與財(cái)務(wù)合同相關(guān)的部門和人員。1.2定義財(cái)務(wù)合同：指公司與外部合作伙伴簽訂的與財(cái)務(wù)相關(guān)的各類合同，包含但不限于銷售合同、采購合同、服務(wù)合同、租賃合同等。合同管理：指對(duì)財(cái)務(wù)合同進(jìn)行全面的監(jiān)督、協(xié)調(diào)、執(zhí)行和歸檔的管理活動(dòng)。2.合同簽訂與審批2.1合同簽訂流程合同需由相關(guān)部門提出，明確合同的業(yè)務(wù)目的、主體、金額以及條款要求。申請(qǐng)部門依據(jù)合同內(nèi)容，準(zhǔn)備合同草案，并供應(yīng)必需的支持料子。合同草案提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審查和評(píng)估，必需時(shí)可以征求法務(wù)部門的看法。財(cái)務(wù)部門審核合同的財(cái)務(wù)條款，包含合同金額、付款方式、發(fā)票要求等，并提出修改看法。經(jīng)過協(xié)商和修改后，合同草案提交給高級(jí)管理層審批。高級(jí)管理層審批通過后，合同由授權(quán)人簽署。2.2合同審批權(quán)限合同金額在公司審批權(quán)限內(nèi)（金額閾值由高級(jí)管理層確定）的，授權(quán)人為總經(jīng)理或其委派的相關(guān)高級(jí)主管。合同金額超出公司審批權(quán)限的，需提交給董事會(huì)批準(zhǔn)。2.3合同備案和登記全部合同簽訂后，必需進(jìn)行電子合同備案，并登記到公司內(nèi)部合同管理系統(tǒng)。登記內(nèi)容包含合同名稱、合同主體、合同金額、簽訂日期、有效期限等。3.合同執(zhí)行與履約3.1合同執(zhí)行責(zé)任合同執(zhí)行部門應(yīng)依照合同商定的內(nèi)容和期限，認(rèn)真履行合同責(zé)任。合同執(zhí)行部門應(yīng)確保合同履約過程中的財(cái)務(wù)流程、支出掌控和發(fā)票管理符合公司的財(cái)務(wù)政策和流程要求。若發(fā)現(xiàn)合同執(zhí)行中存在問題或風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)及時(shí)報(bào)告上級(jí)部門或財(cái)務(wù)部門，并采取有效措施加以解決。3.2合同更改和解除合同更改需經(jīng)過雙方協(xié)商全都，并進(jìn)行書面增補(bǔ)協(xié)議的形式進(jìn)行確認(rèn)。合同解除需經(jīng)過相關(guān)部門協(xié)商、評(píng)估和審核，并報(bào)請(qǐng)高級(jí)管理層批準(zhǔn)。3.3履約后的財(cái)務(wù)審核合同執(zhí)行部門應(yīng)定時(shí)完成合同的履約，并保存相應(yīng)的履約記錄。財(cái)務(wù)部門有權(quán)對(duì)合同履約過程中的財(cái)務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行審核，包含資金支出、發(fā)票核驗(yàn)等，以確保合同的財(cái)務(wù)執(zhí)行符合公司的要求。4.合同審計(jì)與歸檔4.1合同審計(jì)財(cái)務(wù)部門有權(quán)對(duì)合同執(zhí)行過程進(jìn)行審計(jì)，以確保合同的財(cái)務(wù)執(zhí)行結(jié)果正確和合規(guī)。審計(jì)內(nèi)容包含資金支出情況、發(fā)票管理情況、合同履約情況等。4.2合同歸檔合同執(zhí)行完畢后，合同應(yīng)歸檔到公司內(nèi)部合同管理系統(tǒng)，并依照公司的歸檔要求進(jìn)行整理、分類和編號(hào)。合同歸檔信息包含合同名稱、合同主體、簽訂日期、有效期限、歸檔位置等。5.監(jiān)督與掌控5.1內(nèi)部監(jiān)督財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)合同管理流程和執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和審核，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)上報(bào)，并提出合理的改進(jìn)建議。部門間相互審核、協(xié)作，確保合同管理工作得到有效落實(shí)。5.2外部監(jiān)督搭配審計(jì)機(jī)關(guān)、稅務(wù)機(jī)關(guān)等對(duì)合同管理和財(cái)務(wù)執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)和核查。依據(jù)監(jiān)管要求，及時(shí)供應(yīng)合同管理和財(cái)務(wù)執(zhí)行的有關(guān)信息和數(shù)據(jù)。6.懲罰與嘉獎(jiǎng)6.1違規(guī)處理對(duì)于違反本制度規(guī)定的人員和部門，將視違規(guī)情節(jié)的嚴(yán)重程度，采取相應(yīng)的紀(jì)律處分措施，并承當(dāng)相應(yīng)的法律責(zé)任。6.2稱贊嘉獎(jiǎng)對(duì)于在合同管理工作中表現(xiàn)出色、取得顯著業(yè)績(jī)的人員和部門，將予以適當(dāng)?shù)姆Q贊和嘉獎(jiǎng)。