高效會議管理技巧培訓(xùn)

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錄Contents01

會議概述02

主持會議技巧03

會議致命傷04

會議跟進(jìn)Effectivemeetingmanagementskills01會議概述EffectivemeetingmanagementskillsLOGO會議的類型和目的解決問題制定決策交流匯報會議是有必要的嗎？會議成本時間成本會議直接成本機會成本會議的成本計算時間成本

＝參加會議的人數(shù)×（與會者的準(zhǔn)備時間＋與會者的旅行時間＋會議秘書工作＋會議服務(wù)人員工作時間）×與會人員平均每小時的工資會議直接成本

＝會議設(shè)施租用費＋會議場地費＋旅費、食宿費＋文件準(zhǔn)備費機會成本會議必須成功以回收成本會議是有必要的嗎？什么時候需要召開會議?什么時候沒必要開會？“必要”的會議

會議目的單純化會議資料有準(zhǔn)備會前先行溝通書面解決無法當(dāng)場決定的事項報告內(nèi)容有摘要有負(fù)責(zé)會后考核工作的部門案例討論：最失敗的一次會議，會議成功的關(guān)鍵02主持會議技巧EffectivemeetingmanagementskillsLOGO一個中心、兩個基本點一個中心：會議議程兩個基本點：會議議程、會后的跟蹤會議規(guī)范流程開始?xì)g迎會議目的議程時間安排規(guī)章制度跟進(jìn)會議紀(jì)要跟進(jìn)計劃結(jié)束會議總結(jié)安排下次會議議程一：分享話題和目標(biāo)交換信息產(chǎn)生主意/做決定/確認(rèn)行動小結(jié)準(zhǔn)備會議哪些人參加？相關(guān)問題的主要決策人能夠提供相關(guān)意見的人員為完成工作需要了解相關(guān)信息的人員將要負(fù)責(zé)執(zhí)行會議做出的決定的人員對問題負(fù)有義務(wù)，或存在利害關(guān)系，或起作用的人員由重要到不重要會議開始時即討論重要議題,以免延誤時影響到后面重要議題。01由不尖銳到尖銳將尖銳議題挪后,讓與會人員建立默契和信任感,再接觸尖銳議題,使氣氛不尷尬。02由容易到困難讓大家漸漸融入會議進(jìn)行的節(jié)奏,不要開始就接觸未熟悉的會議造成挫折感。03會議議程會議準(zhǔn)備工作核對清單1.了解會議的目的2.是否一定要開會3.確定會議的形式4.安排會議的議程5.決定會議的時間6.確定會議的主持人7.決定會議的地點8.研究會場如何布置9.確定出席人數(shù)10.安排出席者座位11.是否準(zhǔn)備會議名簽12.是否安排交通工具13.是否安排與會者住宿14.是否發(fā)出了會議通知15.確定視聽材料16.確定輔助教材17.準(zhǔn)備會場周邊位置圖18.是否要求與會者準(zhǔn)備資料19.確定相關(guān)資料20.是否安排會后活動并做好通知高效會議在開始之前就開始了會議的四個階段形成：安撫階段爭論：摸底階段正常化：積極工作階段執(zhí)行：產(chǎn)生結(jié)果階段會議結(jié)束總結(jié)會議討論結(jié)果落實行動責(zé)任人感謝與會者會議評估會議評估這次會議對你有用嗎？是或否你暢所欲言了嗎？是或否你對會議的主持方式滿意嗎？是或否作為這次會議的結(jié)果，你知道自己將做什么嗎？是或否你有何其他意見嗎？是或否會議記錄與會后跟進(jìn)技巧會議記錄者應(yīng)具有的技能與會者會后跟進(jìn)主持人的會后跟進(jìn)主持人的守則與責(zé)任營造和諧氣氛按照議程進(jìn)行正確總結(jié)討論的內(nèi)容引導(dǎo)發(fā)言者解釋令人困惑的發(fā)言幫助與會者理清不假思索的想法尊重別人，避免出現(xiàn)會中意見一邊倒的情況減少與議題無關(guān)的爭辯和討論保持中立態(tài)度背景：除了會議召開的背景，也可讓與會人員自我介紹，并說明對會議的期待，以促進(jìn)與會人員及會議氣氛的融洽會議目的議程會議期待如何開場與會者的守則與責(zé)任會前充分準(zhǔn)備會中全情投入，貢獻(xiàn)自己的創(chuàng)意與意見以解決問題為己任保持開放的心態(tài)，摒除部門之見盡可能多地獲取信息耐心聆聽，尊重他人的意見勇于發(fā)言，言之有物不進(jìn)行人身攻擊避免出現(xiàn)不當(dāng)?shù)闹w語言會后總結(jié)積極傾聽的技巧什么是傾聽？傾聽與你是否同意其他人的講話是毫無關(guān)系的。傾聽就是接收到其他人所講的一切。傾聽就是理解其他人的想法。理解并不意味著接受。傾聽中的障礙聽的速度＞說的速度聽力測試1：商店打烊時學(xué)會聽要學(xué)會聽，首先要學(xué)會沉默把所有個人見解放在一邊聚精會神，不要走神注意一些非言語的示意動作(沉默、手勢模仿、表示贊同、反對、思考、懷疑、有興趣或厭倦、以及身體疲乏等等的形體姿勢或動作。)不加篩選地收集所有的觀點。你是哪種態(tài)度？決定判斷支持重新組合演繹了解傾

聽積極傾聽重新組合是用另一種表達(dá)方式重復(fù)對方剛說的話或者直接引用他的話或者用自己的語言重組對方的話重新組合是有利于溝通的重要技巧它可以檢驗本人是否聽懂了對方的意思可以證實本人聽懂了對方的意思…(檢驗服從個人動機。證實則是關(guān)系到剛剛說話的人，這樣他便確信自己的話對方已經(jīng)明白)可以使討論繼續(xù)下去：當(dāng)信息已經(jīng)被正確接受，我們可使對方繼續(xù)說下去、進(jìn)一步表達(dá)。在曲解了本意的情況下，或是解釋得過了分，對方會立刻糾正，詳細(xì)解釋，改正錯處。把對方的原意保持完整重新組合某些重新組合可能會幫助那些最不熟練的交談?wù)咴诠妶龊舷掳l(fā)言，使他們的話更好被人們聽進(jìn)去；重新組合可以在會面中制造一種氣氛；使那些原本沒有理解的或是沒有聽見的人重新跟上發(fā)言者的話。積極傾聽就是告訴對方你對他的信息的理解！積極傾聽在這兩種情況下尤其有用當(dāng)你不確定對方的意思時當(dāng)對方給予的是重要的，或感情上的信息時積極傾聽避免中途打斷不要多說共情目光接觸贊賞性的點頭及恰當(dāng)?shù)谋砬樘釂柋苊夥中牡呐e動和手勢復(fù)述聽：用口去聽聽：用耳朵聽用眼睛看用心聆聽封閉式問題開放式問題你是哪里人？你多大啦？結(jié)婚了嗎？……提問題的技巧這種問題需要解釋和說明，同時向?qū)Ψ奖硎灸銓λ麄冋f的話很感興趣，還想了解更多的內(nèi)容提問題提問題增強你的控制能力，牢記：空投、指定站在對方的角度思考問題提問題時常見的問題問題過于寬泛開始的問題太難問引導(dǎo)性問題可能是最封閉的問題提問之前已經(jīng)表示不贊同找不到提問的內(nèi)容高效會議的八大特征1.只有在必要時才召集2.仔細(xì)籌劃過3.擬定和分發(fā)了議程表4.遵守時間5.一切按計劃進(jìn)行6.邀請了有經(jīng)驗的人士和決策人7.作出了結(jié)論和歸納8.記錄了所有決定、建議和負(fù)責(zé)人決策方式一致通過法多數(shù)票通過法領(lǐng)導(dǎo)決定法決定影響群體決策的因素1.心理定勢2.自尊、自信3.從眾行為4.合理化動機5.權(quán)威效應(yīng)6.責(zé)任擴散、風(fēng)險轉(zhuǎn)移會議成功的小竅門竅門一：在頭腦風(fēng)暴會議上，絕不允許對別人的建議進(jìn)行評判

竅門二：決策制定會議，一定要把方案的提出與方案的評價分開

奧美廣告─大人閉嘴請吃棒棒糖會議成功的小竅門竅門四：會議室放置一個活頁板/白報紙架/白板

竅門三：讓每個人都有發(fā)言的機會

竅門五：制造幽默的會議氛圍

會議成功的小竅門竅門六：適時應(yīng)用切臘腸策略：對取得的成果進(jìn)行歸納總結(jié)

會議達(dá)成目的的七大技巧注意人際關(guān)系選擇最佳時機鼓勵積極的發(fā)言正面發(fā)言提出并強調(diào)問題克服脾氣假想對方的反對意見說服方式說服型Persuasive切身利誘煽情ImplicationResultingfromFacts事實導(dǎo)出的影響、結(jié)果Facts無可爭辯的事實CounterPosition/YourPosition對方位置/我方位置Feature特點Advantage優(yōu)點Benefit好處010203VS四種說服型方式1)AnalyticalApproach:Presentfacts,Logic&SoundReasoning曉之以理2)ConsequenceApproach:PresentReward/Punishments誘之以利唬之以害3)Management-By-ObjectiveApproach:PresentYourPositioninEnthusiastic,Goal-OrientedTerms目標(biāo)管理4)EmotionalApproach:PresentYourPositioninDramaticTermsThatwillAppealtoListener’sHearts&Minds動之以情EffectivemeetingmanagementskillsLOGO03會議致命傷會議的四大惡習(xí)七種會議陷阱會而不議議而不決決而不行行而不實員工會議太頻繁會議時間太長會前缺乏準(zhǔn)備主持人話說得太多討論結(jié)構(gòu)松散發(fā)言內(nèi)容重復(fù)會議常流于形式會議的十大致命傷1.沒有議程2.跑題，偏離討論主題3.主持人不能拍板決定4.少數(shù)人壟斷發(fā)言，意見無法流暢地溝通5.一言堂，與者迎合附會領(lǐng)導(dǎo)的想法6.沒有設(shè)法先了解別人的觀點而經(jīng)常打斷別人的談話，強行、迫切表達(dá)自己的觀點，造成爭辯，或彼此爭奪資源，或邀功討好，將會議作為明爭暗斗或刻意展示才華的場合7.在會議中，有結(jié)論但沒有做出決議，或決議中無行動計劃及明白責(zé)任歸屬8.與會人員不對，即參與會議的人員與會議主題相關(guān)性不大9.會議場所不佳，易于分心，會議人員頻頻進(jìn)出，辦理與會議無關(guān)的事情，破壞會議的氣氛10.與會者沒有充分準(zhǔn)備四種說服型方式參會者的守則和責(zé)任會前充分準(zhǔn)備會中全情投入，貢獻(xiàn)自己的創(chuàng)意與意見以解決問題為己任開放的心態(tài)，摒除部門之見盡可能多的獲取信息耐心聆聽，尊重他人的意見勇于發(fā)言，言之有物不隱善揚惡，不人身攻擊避免不當(dāng)?shù)闹w語言會后總結(jié)如何處理會議中的沖突決斷：滿足自己的要求回避不合作遷就（適應(yīng)）合作妥協(xié)競爭（暴力）協(xié)作決斷不決斷EffectivemeetingmanagementskillsLOGO04會議跟進(jìn)會議記錄會議記錄者的功能誰能勝任會議記錄者對會議記錄的10大建議會議記錄僅次于主持人記錄及維持議程所設(shè)計的順序協(xié)助主持人總結(jié)與歸納會議記錄者的才能反應(yīng)快打/寫字快知識面廣記憶力特別強組織能力強傾聽能力強總結(jié)能力強會議記錄的10大建議對重要的會議可進(jìn)行錄音定期召開的會議不用錄音大多數(shù)會議應(yīng)指定記錄者記錄者的筆記流暢不失真會議記錄者的責(zé)任更全面會議記錄內(nèi)容全面而準(zhǔn)確會議結(jié)束后整理會議內(nèi)容會議記錄應(yīng)有組織的整理與主席共同修正錯誤部分紀(jì)要簽批后發(fā)送給與會者團隊會議的誤區(qū)社會性懈怠團體思維團體極化會后跟進(jìn)作為參與者的會后跟進(jìn)作為主持人的會后跟進(jìn)自我評定怎樣提高下次會議的質(zhì)量關(guān)于習(xí)慣參會者會后跟進(jìn)的內(nèi)容拿到會議記錄以后要細(xì)讀分析不同參會者的眾生相考慮自己任務(wù)的完成方法會議是一項新任務(wù)的開始主持人的會后跟進(jìn)1.請大家填寫會議評估表2.針對意見做出改進(jìn)措施3.詢問和聯(lián)絡(luò)缺席的同事4.制定跟進(jìn)計劃，負(fù)責(zé)跟進(jìn)5.如有需要找高層協(xié)助6.如計劃進(jìn)行順利，取消下次會議7.會議之后檢討得失主持人會后自我評定問卷（一）1.在開會中有沒有人誤解過我的意思？2.我有沒有在別人談話時跳到其他話題？3.有沒有在會前讓員工了解會議的內(nèi)容？4.面對別人說話的時候是不是很緊張？處理說話緊張最好的方式是排練主持人會后自我評定問卷（二）5.是否遇到只有主持人說話而沒人參與？6.談話結(jié)束后是否確認(rèn)別人明白了你的意思？7.在分派工作時大家是否都看著我而不提問?8.總會把事情的前因后果呈現(xiàn)給別人嗎？9.是否提前考慮把復(fù)雜的問題用平易近人的方法表達(dá)出來？10.是否會在會議