歷史資料管理與檔案歸檔制度

歷史資料管理與檔案歸檔制度1.目的與適用范圍本制度目的在于規(guī)范醫(yī)院歷史資料及檔案的管理與歸檔工作，確保歷史資料的安全性、完整性和易查性，適用于全部醫(yī)院相關(guān)部門(mén)和人員。2.定義與縮寫(xiě)歷史資料：指醫(yī)院過(guò)去發(fā)生的與其經(jīng)營(yíng)活動(dòng)有關(guān)的紙質(zhì)或電子記錄、報(bào)告、事務(wù)處理文件等。檔案：指醫(yī)院歷史資料的正式歸檔料子，包含紙質(zhì)檔案和電子檔案。檔案管理員：指被醫(yī)院委派負(fù)責(zé)歷史資料管理和檔案歸檔的專職人員或責(zé)任人。3.歷史資料管理3.1歷史資料的收集與整理每個(gè)部門(mén)應(yīng)建立規(guī)范的歷史資料收集制度，負(fù)責(zé)收集與部門(mén)工作相關(guān)的歷史資料。收集的歷史資料應(yīng)及時(shí)整理、分類、編號(hào)和歸檔。3.2歷史資料的保管與存儲(chǔ)紙質(zhì)歷史資料應(yīng)妥當(dāng)保管，避開(kāi)受潮、受熱、受鼠蟻侵害等損壞。電子歷史資料應(yīng)定期備份，并儲(chǔ)存在安全可靠的網(wǎng)絡(luò)或服務(wù)器上。對(duì)于特殊保密的歷史資料，應(yīng)采取額外的安全措施，如設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限、加密存儲(chǔ)等。3.3歷史資料的索引與檢索每個(gè)部門(mén)應(yīng)建立歷史資料索引系統(tǒng)，確保歷史資料的易查性。檔案管理員應(yīng)負(fù)責(zé)建立和更新索引系統(tǒng)，并引導(dǎo)相關(guān)人員正確使用。3.4歷史資料的銷毀不再需要保存的歷史資料應(yīng)依照規(guī)定的時(shí)間進(jìn)行銷毀，銷毀過(guò)程應(yīng)有監(jiān)督人員在場(chǎng)，并留有銷毀記錄。特殊保密的歷史資料應(yīng)依照保密要求進(jìn)行銷毀，銷毀過(guò)程應(yīng)保證資料不被泄露。3.5歷史資料的利用與傳承歷史資料的利用應(yīng)遵守相關(guān)法律法規(guī)和醫(yī)院規(guī)定，不得用于非法用途。醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)對(duì)歷史資料的宣傳和傳承工作，提高員工對(duì)醫(yī)院發(fā)展歷程的了解和認(rèn)同。4.檔案歸檔制度4.1檔案分級(jí)管理依據(jù)醫(yī)院業(yè)務(wù)特點(diǎn)和需要，將檔案劃分為不同級(jí)別，明確各級(jí)檔案的管理權(quán)限和保密要求。4.2檔案?jìng)鬟f與移交檔案管理員應(yīng)依據(jù)工作需要，及時(shí)進(jìn)行檔案的傳遞和移交，確保后續(xù)工作的順利進(jìn)行。檔案?jìng)鬟f和移交應(yīng)依照規(guī)定的程序進(jìn)行，并填寫(xiě)相關(guān)移交記錄。4.3檔案借閱與歸還借閱檔案需填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，并經(jīng)主管部門(mén)批準(zhǔn)后方可借閱。被借閱的檔案應(yīng)妥當(dāng)保管，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還，逾期需經(jīng)正當(dāng)理由說(shuō)明并延期借閱。4.4檔案安全與防損檔案管理員應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查，確保其安全完好。在檔案使用過(guò)程中，應(yīng)注意防止遺失、破損和損毀，如有發(fā)現(xiàn)應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理員并進(jìn)行修復(fù)或增補(bǔ)。5.監(jiān)督與評(píng)估5.1監(jiān)督機(jī)制醫(yī)院應(yīng)建立相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制，確保歷史資料管理與檔案歸檔工作的有效執(zhí)行。5.2評(píng)估與改進(jìn)醫(yī)院應(yīng)定期對(duì)歷史資料管理與檔案歸檔制度進(jìn)行評(píng)估，并依據(jù)評(píng)估結(jié)果進(jìn)行相應(yīng)的改進(jìn)和完善。6.附則本制度的解釋權(quán)歸醫(yī)院全部，有關(guān)部門(mén)和人員應(yīng)依照制度執(zhí)行，不得有個(gè)人私自修改或解釋。對(duì)于違反本制度的行為，將依據(jù)醫(yī)院相關(guān)管理規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)的紀(jì)律處分。以上為醫(yī)院歷史資料管理與檔案歸檔制度的內(nèi)容