檔案室管理制度

檔案室管理制度一、總則為公司發(fā)展需要，加強(qiáng)公司檔案的管理和收集、整理，改善以往部門分管和統(tǒng)一集中保管兩種管理模式的弊端，有效保護(hù)和運(yùn)用檔案，特成立檔案室并制定檔案室管理實(shí)施細(xì)則。公司檔案管理實(shí)行各部門收集歸檔，檔案室集中分類保管，提供利用的原則。二、檔案室規(guī)劃（一）檔案室應(yīng)處在一個通風(fēng)良好、干燥、光照不強(qiáng)且場地面積較大的場所。辦公大樓空閑的中大型辦公室中，3樓現(xiàn)有的儲物室，是很好的選擇?？梢宰?yōu)楣緳n案室。（二）辦公設(shè)備要求：1、按各部門檔案分類規(guī)劃，每個部門標(biāo)配檔案柜2個。特殊部門按照實(shí)際情況可增加檔案柜。2、配備電腦、打印設(shè)備一套。3、必備辦公用品（檔案盒、裝訂設(shè)備、印章等）及防蟲、防霉、防潮、防火設(shè)施。

4、由前臺以及行政經(jīng)理各拿一把鑰匙，做為保管。不得轉(zhuǎn)交他人。前臺做好查詢檔案人員的所在部門、姓名以及來訪時(shí)間和離開時(shí)間。并陪同查詢。一定要有2人及以上在場。三、文件材料的歸檔（一）文件材料歸檔范圍：

文件材料歸檔，指公司在運(yùn)營發(fā)展中及各部門在完成其職能活動中形成的可能成為工作中的依據(jù)。可供參考、借鑒的文件材料由前臺進(jìn)行收集，按公司統(tǒng)一的分類方法分類整理、保管，并按公司規(guī)定移交期限移交公司檔案室匯總整理，以提供利用。（二）文件歸檔要求：1、各部門應(yīng)指定專職人員（文員）進(jìn)行文件的收集、整理工作。并按本細(xì)則中規(guī)定的移交時(shí)間，完整、系統(tǒng)地交與前臺；2、檔案的登記制度，檔案文件收進(jìn)、發(fā)出、借出都要進(jìn)行嚴(yán)格的登記登記便于掌握文件的去向，并且方便收回；

3、將整理完畢的文件，隨即收集歸檔。4、對整理完畢的文件進(jìn)行檢查，是不是有殘缺的或不全，如有應(yīng)及時(shí)追回補(bǔ)上，以免時(shí)間一長，找不到責(zé)任人；

5、注意活動中的文件的歸檔。指公司領(lǐng)導(dǎo)人及有關(guān)人員外出開會的會議文件和參加公務(wù)活動、培訓(xùn)形成的與本機(jī)關(guān)有關(guān)的文件材料。

6、文件歸檔必須填寫“文件歸檔清單”格式如下：序號、文件題名、份數(shù)、歸檔部門、移交人、接受人、時(shí)間、保存期限、備注。四、文件材料的分類及各類文件材料歸檔制度（一）文件材料的類別依據(jù)各類文件材料的內(nèi)容、事件的不同，將公司各類文件材料分為管理性文件類、工程項(xiàng)目文件類、質(zhì)量管理體系文件類、會計(jì)文件冊，編制會計(jì)檔案保管清冊；②會計(jì)檔案應(yīng)做到齊全、完整。6、人力資源管理文件類⑴人力資源檔案收集范圍

①員工個人文件材料

員工個人文件材料一般會形成兩種類型，一種是企業(yè)管理員工過程形成的管理性文件材料，另一種是記錄員工個人在本企業(yè)工作情況的文件材料。員工個人的文件材料通常會形成以下幾種a個人履歷登記表、培訓(xùn)證書、技術(shù)登記證書、學(xué)術(shù)成績情況的證明材料、社會保險(xiǎn)單據(jù)、任免、錄用、聘用、獎懲、考評的文件材料等。②公司年度培訓(xùn)計(jì)劃及培訓(xùn)實(shí)施記錄、培訓(xùn)實(shí)施效果評估③員工公益活動組織情況記錄。⑵公司員工檔案的歸檔要求①公司人力資源部門對反映員工上述方面的材料應(yīng)及時(shí)整理歸檔；②歸檔的材料必須真實(shí)，文字清楚；⑶公司員工檔案歸檔份數(shù)公司員工檔案一般歸檔一式一份。⑷公司員工檔案的歸檔時(shí)間

每一個員工被公司正式錄用后，人力資源部應(yīng)及時(shí)建立有關(guān)的員工檔案。7、設(shè)備文件材料類⑴設(shè)備文件材料，含辦公設(shè)備文件材料及施工、檢驗(yàn)設(shè)備文件材料。歸檔⑵設(shè)備文件材料的歸檔要求①歸檔設(shè)備文件必須準(zhǔn)確反映設(shè)備及其管理活動的真實(shí)情況；②歸檔設(shè)備文件應(yīng)完整、系統(tǒng)、成套。⑶設(shè)備文件材料的歸檔時(shí)間①外購設(shè)備的隨機(jī)文件，在設(shè)備開箱驗(yàn)收后應(yīng)即時(shí)收集歸檔；②在設(shè)備安裝、調(diào)試、使用、維修、改造過程中形成的文件材料，應(yīng)在每一階段工作結(jié)束后，將有關(guān)文件材料及時(shí)收集歸檔。8、特殊載體文件類⑴特殊載體檔案收集范圍

特殊載體文件材料是用聲音和圖像、實(shí)物等形成記錄的各項(xiàng)重要活動的信息記錄。形成的主要種類有照片、錄影帶、錄像帶、實(shí)物等。⑵特殊檔案的歸檔要求①特殊載體檔案必須是原件；②錄音、錄像文件應(yīng)保證載體的有效性。確保影像清晰、畫面完整；③長期保存的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤；

④所有實(shí)物檔案必須配有簡明扼要的文字說明。⑵

實(shí)物檔案歸檔時(shí)間

特殊載體檔案最好做到隨時(shí)歸檔。（三）檔案的立卷整理1、卷內(nèi)目錄是指卷內(nèi)文件目錄。在每一卷文件的最前面，都必須填寫卷內(nèi)文件目錄，用以介紹卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成分，就像一本書的目錄一樣，以便查詢利用。卷內(nèi)目錄格式如下：

卷內(nèi)文件目錄、序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、

卷內(nèi)文件目錄、序號，應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注卷內(nèi)文件的順序，一個文件一個號。文件編號，應(yīng)填寫文件文號或圖樣的圖號，或設(shè)備、項(xiàng)目代號。責(zé)任者，應(yīng)填寫文件形成部門或主要責(zé)任者。文件題名，應(yīng)填寫文件標(biāo)題全稱。日期，應(yīng)填寫文件形成日期。頁號，應(yīng)填寫每份文件首尾頁上標(biāo)注的頁號；卷內(nèi)文件目錄填好后，應(yīng)制作一式兩份，除放置一份于卷首外，其余一份做《檔案目錄》2、卷內(nèi)備考表。

備考表是用來說明卷內(nèi)文件狀況的。應(yīng)放在全卷文件的最后。備考表項(xiàng)目有：本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時(shí)間。本卷情況說明：填寫卷內(nèi)文件缺損、修補(bǔ)、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。3、擬寫案卷標(biāo)題

案卷標(biāo)題的擬定應(yīng)做到題文相符、簡煉準(zhǔn)確，其擬寫結(jié)構(gòu)通常是“年度——、問題——、名稱”，如“2004年度各項(xiàng)會議紀(jì)要”、“2004年度各部門工作總結(jié)、報(bào)告”等。4、填寫案卷封面⑴案卷封面統(tǒng)一使用國家標(biāo)準(zhǔn)的各級檔案行政管理部門監(jiān)制的封皮，填寫時(shí)應(yīng)使用毛筆或粗筆劃的筆填寫，字要端正規(guī)范，大小適中，并要求醒目、以便長期保存。

⑵案卷封面的欄目有：全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時(shí)間、保管期限、件、頁號、歸檔號、檔號等。各欄目的填寫方法：a全宗名稱：填寫公司全稱填寫在案卷封面的第一橫欄內(nèi)。b類目名稱：按上所述，公司文件分為八大類，按卷內(nèi)文件反映的問題不同本卷情況說明

立卷人：檢查人：立卷時(shí)間：對號入座，明確其所屬類別。c類目名稱填寫在封面的第二橫欄內(nèi)。案卷名稱：即案卷標(biāo)題，填寫在案卷封面的大方欄內(nèi)，字體要稍大些，筆工清晰工整，排列勻稱，位置適中，美觀醒目。d時(shí)間：填寫案卷的所屬年度。e保管期限：根據(jù)立卷后劃定的保管期限填寫。f歸檔號：因公司未實(shí)行部門立卷，可以不填。5、案卷的裝訂

案卷的裝訂，是為了固定文件之間的排列順序，保護(hù)文件不受損壞和防止散失，便于保護(hù)利用。圖紙可不裝訂，但同一項(xiàng)目應(yīng)統(tǒng)一。單份裝訂的案卷應(yīng)逐件加蓋檔號章。檔號章的位置在每份文件首頁的右下角。6、檔號章格式

目錄號：即檔案目錄號，簡稱目錄號。每一本檔案目錄都應(yīng)有一個編號，也可稱為類別號，一個類別一個代號。如；“管理類文件”代號為“A”。案卷號：是目錄內(nèi)案卷的順序號。件號：是文件每頁的編號。裝