印章與檔案管理制度

印章與檔案管理制度一、前言本《印章與檔案管理制度》（以下簡稱“制度”）旨在規(guī)范公司印章和檔案的管理，確保公司的印章使用和檔案管理工作的規(guī)范性、安全性和效率，保護(hù)公司的利益和資產(chǎn)。二、印章管理2.1印章種類公司設(shè)有以下印章種類：公司公章：用于對外合同、法律文件的簽署。公司法人簽字章：用于與其他單位簽訂的合同和協(xié)議。個人簽字章：用于公司內(nèi)部文件的簽署。財務(wù)章：用于公司財務(wù)相關(guān)事務(wù)的簽署。其他經(jīng)批準(zhǔn)的特殊章。2.2印章使用權(quán)限公司公章、公司法人簽字章：由公司法定代表人和授權(quán)的高級管理人員負(fù)責(zé)使用。個人簽字章：由持有者本人負(fù)責(zé)使用，須經(jīng)授權(quán)。財務(wù)章：由財務(wù)部門授權(quán)的人員負(fù)責(zé)使用。其他特殊章：依照具體授權(quán)使用。2.3印章保管公司公章、公司法人簽字章由指定人員負(fù)責(zé)保管；個人簽字章由持有者本人保管；財務(wù)章由財務(wù)部門指定人員保管；其他特殊章由指定人員保管。2.4印章使用流程使用公司公章和公司法人簽字章的文件，需經(jīng)相關(guān)部門審核并由授權(quán)人員簽署，方可蓋章；使用個人簽字章的文件，需持有者本人簽署，方可蓋章；使用財務(wù)章的文件，需經(jīng)財務(wù)部門審核并由財務(wù)負(fù)責(zé)人簽署，方可蓋章；使用其他特殊章的文件，需依照授權(quán)使用，并須經(jīng)授權(quán)人員簽署，方可蓋章。2.5印章使用記錄每次使用印章都要填寫印章使用記錄，包含使用日期、文件名稱、用途、蓋章人和復(fù)核人等信息；印章使用記錄由印章使用人員填寫，并由所在部門的主管審核簽字。2.6印章的損壞、滅失和封存如發(fā)現(xiàn)印章?lián)p壞或滅失，應(yīng)立刻向上級主管報告，并及時辦理掛失手續(xù)；印章封存需經(jīng)公司管理部門批準(zhǔn)，并記錄封存日期和原因。2.7幫助調(diào)查對于違規(guī)使用印章和印章丟失等情況，公司有權(quán)調(diào)查，并要求相關(guān)人員供應(yīng)必需的幫助和說明。三、檔案管理3.1檔案保管責(zé)任每個部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的管理與保管；檔案管理人員應(yīng)具備相關(guān)專業(yè)知識，熟識檔案管理規(guī)范。3.2檔案分類按文件性質(zhì)、用途、緊要程度等因素，將檔案進(jìn)行分類；常見分類包含項目檔案、合同檔案、財會檔案、人事檔案等。3.3檔案歸檔檔案歸檔時，應(yīng)列明文件題名、編號、歸檔日期等信息，并封存于檔案柜中；檔案柜應(yīng)有防火、防潮、防蟲等功能，存放環(huán)境清潔、整齊。3.4檔案借閱檔案借閱需出具書面申請，注明借閱事由、文件編號、借閱期限等信息；檔案管理人員應(yīng)記錄借閱檔案的相關(guān)信息，并由借閱人簽字確認(rèn)。3.5檔案銷毀檔案實現(xiàn)保管年限后，應(yīng)依照相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行銷毀；檔案銷毀需編制銷毀清單，并經(jīng)相關(guān)部門審核簽字。3.6檔案安全檔案應(yīng)妥當(dāng)保管，嚴(yán)禁私自帶出公司或交給無關(guān)人員；檔案柜應(yīng)保持密碼或鑰匙安全，定期更換密碼或鑰匙；緊要檔案應(yīng)備份并存放于防火設(shè)備，以防止意外損失。四、附則4.1生效日期本制度自發(fā)布之日起生效，并取代公司的相關(guān)規(guī)章制度