【稅會實務(wù)】高校會計電算化檔案管理的思考

我們只分享有價值的知識點，本文由梁老師精心收編，大家可以下載下來好好看看！【稅會實務(wù)】高校會計電算化檔案管理的思考【摘要】本文根據(jù)會計電算化檔案的特點‚分析了高校會計電算化檔案管理存在的問題‚提出了加強高校會計電算化檔案管理的對策。

【關(guān)鍵詞】高校;會計電算化;檔案管理

會計檔案是重要的經(jīng)濟檔案和歷史資料‚具有不可再生的特點‚它是檢查以前年度發(fā)生的經(jīng)濟工作責任和進行績效評價的重要依據(jù)。高校領(lǐng)導(dǎo)在了解學(xué)校狀況、預(yù)測經(jīng)費開支、制定事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和科學(xué)決策時都必須借助會計檔案記載的各種信息‚會計檔案是高校必不可少的經(jīng)濟信息資源‚具有極為重要的經(jīng)濟意義的法律意義。會計電算化在為我們提供快捷、高效服務(wù)的同時‚不同程度地存在著某些問題。怎樣做好會計電算化檔案管理‚是擺在我們面前的一個新課題‚需要不斷深入地研究和總結(jié)。

一、高校會計電算化檔案管理存在的問題

(一)會計電算化檔案管理內(nèi)容不夠完整

目前大部分高校雖已經(jīng)實現(xiàn)了會計電算化‚但由于對會計電算化檔案的組成內(nèi)容不甚了解‚缺乏管理會計檔案的經(jīng)驗‚因此大多數(shù)高校定期向檔案部門移交的只是打印出來的紙質(zhì)會計檔案‚而沒有移交存儲會計數(shù)據(jù)的磁性介質(zhì)會計檔案和開發(fā)使用的全套電算化會計的應(yīng)用軟件程序、系統(tǒng)軟件及文檔資料等。有的高校為了管理需要進行了會計軟件的升級‚而原有的會計軟件及資料卻未能及時進行整理歸檔‚隨著時間的推移‚不同版本下的會計數(shù)據(jù)不能被調(diào)用‚會計檔案的完整性、安全性就得不到保證。會計電算化檔案管理的最終目的是為了提供利用‚但這種服務(wù)方式已經(jīng)制約了會計電算化檔案的利用‚更無法適應(yīng)會計電算化檔案的改革發(fā)展。

(二)會計電算化檔案自身存在的問題

1.機制記賬憑證內(nèi)容不完整。盡管機制記賬憑證上面已經(jīng)打印了制單、出納、記賬、審核和會計主管等‚但是卻缺少上述相關(guān)人員的印章或者簽字。作為會計憑證‚內(nèi)容不完整‚責任不明確。

2.備份打印輸出不及時。有些高校不及時對會計電算化形成的賬、表定期打印輸出‚過于依賴計算機存儲‚沒有做到將電算化數(shù)據(jù)定期備份。一旦因意外或人為錯誤造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)的丟失、破壞‚就不能在最短時間、最小損失下恢復(fù)原有的會計資料‚從而影響電算化系統(tǒng)的正常工作。

3.硬件設(shè)施未跟上。由于某些高校受條件限制‚沒有配備激光打印機或噴墨打印機‚致使打印輸出的紙介質(zhì)會計檔案達不到規(guī)定的保存期限;沒有按照國家檔案局規(guī)定的庫房管理制度標準‚建立專門的會計電算化檔案保護措施;沒有選擇質(zhì)量優(yōu)良的磁盤介質(zhì)進行會計檔案數(shù)據(jù)備份‚沒有實行備用盤與存儲盤分離存放‚導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。

(三)會計電算化檔案管理缺乏專門人員

會計電算化檔案管理要求管理人員既要懂會計專業(yè)知識‚又要懂檔案業(yè)務(wù)知識和計算機知識。目前許多高校比較重視教學(xué)和科研的人才引進‚對檔案的管理不夠重視‚有的高校甚至讓非專業(yè)人員管理檔案‚遇有上級主管部門檢查時忙于應(yīng)付‚檔案意識滯后。個別高校的檔案室多采用打開柜門‚讓財務(wù)部門的同志自己查閱會計檔案‚有的甚至沒辦任何手續(xù)就隨意借出檔案查閱‚既不符合會計檔案管理的要求‚也無法滿足高校對會計檔案的信息需求。

(四)會計電算化檔案管理制度有待完善

目前‚國家關(guān)于會計電算化檔案管理的討論‚大多是圍繞《會計電算化工作規(guī)范》、《會計電算化管理辦法》、《會計檔案管理辦法》、《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》等幾個文件‚僅對會計電算化檔案的基本要求而談‚未提及會計電算化檔案管理存在的問題及其防范。隨著會計電算化的普及‚會計檔案的內(nèi)容增多了‚對環(huán)境的要求提高了‚而很多高校沒有認識到這些變化‚認為會計電算化僅僅是數(shù)據(jù)處理工具的變化‚沒有及時修訂學(xué)校的會計檔案管理制度‚沒有及時制定相應(yīng)的會計電算化檔案保管人員的崗位職責‚也沒有及時采取相應(yīng)的保障措施來改善會計電算化檔案的保管環(huán)境等‚會計檔案的人為破壞和自然損壞現(xiàn)象在所難免。會計電算化檔案管理中存在的問題越來越突出‚原有的管理方式陳舊‚不能適應(yīng)會計電算化檔案管理的要求。

會計是一門操作性很強的專業(yè)，同時，由于會計又分很多行業(yè)，比如工業(yè)企業(yè)會計、商業(yè)企業(yè)會計、酒店企業(yè)會計、餐飲企業(yè)會計、金融企業(yè)會計等等。會計處理，關(guān)鍵是思路，因為課堂上不可能教給你所有行業(yè)，怎么樣才叫學(xué)會了實操呢，就是你有了一個基本的賬務(wù)處理流程，知道