技術(shù)文件管理規(guī)定

xxxxxxx有限公司JinHuaJinShunToolsCO.,LTD文件編號：xx/WI08-001文件版本：A/0技術(shù)文件管理規(guī)定頁碼：第1頁/共3頁生效日期：2008/12/15目的：為了規(guī)范技術(shù)文件資料的簽署、蓋章、發(fā)放、復(fù)印、回收、歸檔等管理特制定本規(guī)定。范圍：本規(guī)定適用于公司所有技術(shù)文件（包括紙質(zhì)版和電子版）：如產(chǎn)品圖紙、工藝文件、檢驗文件，工裝技術(shù)資料，與顧客和供方所簽署的各種技術(shù)合同和技術(shù)協(xié)議，產(chǎn)品設(shè)計開發(fā)過程中所編制的項目立項申請書，設(shè)計和開發(fā)任務(wù)書等，評審記錄，各類試驗驗證報告，各種技術(shù)通知等等。職責：3.1技術(shù)中心負責技術(shù)文件的設(shè)計和編制；3.2公司辦文控中心負責技術(shù)檔案管理和收發(fā)管理。定義：無內(nèi)容：5.1技術(shù)文件的管理技術(shù)文件是公司進行生產(chǎn)經(jīng)營和各項管理工作開展的共同的技術(shù)依據(jù)。明確技術(shù)文件的設(shè)計∕編制、簽署、蓋章、發(fā)布、保密、歸檔、保存、收/發(fā)使用、復(fù)制、更改等相關(guān)內(nèi)容，是確保技術(shù)文件的完整、準確、清晰、統(tǒng)一并受控和實施有效管理的重要一環(huán)。在紙質(zhì)版技術(shù)文件歸檔管理的同時，技術(shù)文件的電子版軟件資料也必須及時歸檔管理。5.1.1技術(shù)文件的設(shè)計/編制依據(jù)顧客要求，貫徹國家標準和相關(guān)的各種技術(shù)標準、規(guī)范等，貫徹各種認證技術(shù)要求，貫徹公司經(jīng)營管理的有關(guān)要求，并嚴格執(zhí)行三級審簽手續(xù)。5.1.2技術(shù)文件的簽署技術(shù)文件至少必須進行三級簽署，應(yīng)完整地簽署姓名，日期（年、月、日），否則無效：●設(shè)計/編制：技術(shù)文件的設(shè)計人員或文件起草人員簽字；●校核∕校對：指定的技術(shù)設(shè)計人員（臨時指定）；●審查/審核：技術(shù)中心主任或授權(quán)的項目負責人/項目工程師簽字；●批準：公司技術(shù)副總經(jīng)理簽字。5.1.3技術(shù)文件的歸檔、保存簽署完整的技術(shù)文件原稿（包括電子版）須及時歸檔保存。技術(shù)文件資料檔案管理總原則依據(jù)文件控制程序（xx/QP-01）的要求開展工作。設(shè)計人員送交底圖時，資料員應(yīng)檢查圖樣的完整性、有無代號、規(guī)定的責任簽字、底圖的清晰度，并登記歸檔。5.2技術(shù)文件的發(fā)放審批根據(jù)公司的保密原則，產(chǎn)品圖紙資料應(yīng)盡量減少發(fā)放數(shù)量，能不發(fā)的盡量不發(fā)，能零散分發(fā)的盡量不發(fā)整體資料，能用技術(shù)通知解決的盡量不發(fā)產(chǎn)品圖，個別部門有關(guān)人員臨時用圖經(jīng)技術(shù)中心部門主管同意可到資料管理員處或項目工程師處查閱5.2.1技術(shù)文件發(fā)放哪些部門和單位，由技術(shù)中心主任或授權(quán)的項目負責人/項目工程師確定并書面填寫在“技術(shù)通知”（xx∕QR08-011）單上，然后由資料員辦理相關(guān)手續(xù)，由受文部門經(jīng)辦人在“文件、資料發(fā)放登記表”上簽名。5.2.2部門申請用圖（包括正常損耗替換）須寫申請報告（填明圖號、名稱和用途等），經(jīng)部門主管審查同意后到技術(shù)副總處審批，然后到資料員處辦理相關(guān)手續(xù)。5.2.3技術(shù)通知的發(fā)放直接在該通知的底稿上寫明并簽名即可。5.3技術(shù)文件的蓋章5.3.1產(chǎn)品技術(shù)文件圖樣標記：“S”表示試制階段，“A”表示小批量試生產(chǎn)階段，“B”表示產(chǎn)品設(shè)計定型∕進入批量生產(chǎn)階段。5.3.2產(chǎn)品試制階段用圖，首先須蓋上“試制用圖”藍印，然后區(qū)分部門，分別蓋上藍?。汗?yīng)/外協(xié)用圖，生產(chǎn)部/生產(chǎn)用圖，品保部/檢驗用圖，技術(shù)中心/技術(shù)用圖。復(fù)印件允許用技術(shù)用圖（底圖）再復(fù)印，但須蓋上藍?。骸霸囍朴脠D”和分發(fā)部門印章。5.3.3產(chǎn)品設(shè)計定型∕進入批量生產(chǎn)用圖，首先須蓋上“受控”藍色鮮印，然后區(qū)分部門，分別蓋上藍?。汗?yīng)/外協(xié)用圖，生產(chǎn)部/生產(chǎn)用圖，品保部/檢驗用圖，技術(shù)中心/技術(shù)用圖。復(fù)印件允許用技術(shù)用圖（底圖）再復(fù)印，但須蓋上藍?。骸笆芸亍焙头职l(fā)部門印章。5.3.4試制后圖紙原則上收回，蓋上藍印“作廢存查”隔離存放。生產(chǎn)用的損傷圖紙或作廢圖紙?zhí)鎿Q下來后也須蓋上藍印“作廢存查”印章。5.4技術(shù)文件的復(fù)印及回收5.4.1除技術(shù)檔案資料員或技術(shù)中心主任∕技術(shù)副總指定的技術(shù)人員外，其余任何部門個人不得擅自復(fù)印產(chǎn)品圖紙、技術(shù)文件。因工作需要必須復(fù)印時，經(jīng)部門主管書面同意報公司技術(shù)副總批準，辦理手續(xù)后方可復(fù)印。公司檢查發(fā)現(xiàn)有非法復(fù)印者，處罰50～100元∕次。5.4.2當產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)更改或該型號產(chǎn)品停產(chǎn)一年以上時，技術(shù)檔案資料員須及時收回舊版資料。當更換配套企業(yè)時，由供應(yīng)部及時收回使用的技術(shù)資料。公司內(nèi)部生產(chǎn)部門正常使用的圖樣及技術(shù)文件必須有標識，并應(yīng)保持清潔明晰，無法使用的損耗替換的舊圖紙∕技術(shù)資料也必須及時交還，收回后的資料加蓋藍印“作廢存查”，隔離存放，集中處理。5.5技術(shù)文件更改

按設(shè)計和開發(fā)控制程序（xx/QP-08）辦理。5.6電子文檔的保存由資料員負責將電子文檔刻錄成光盤永久保存，一般2～3個月進行一次。5.7外來技術(shù)文件的管理外來技術(shù)文件經(jīng)公司辦文控中心歸檔管理后供借用。外來技術(shù)資料須經(jīng)技術(shù)部門分析轉(zhuǎn)化成企業(yè)內(nèi)部技術(shù)資料，才可發(fā)生產(chǎn)等部門使用。如需直接使用，則需項目負責人/項目工程師確認簽字后以正常的審批和發(fā)放手續(xù)供流轉(zhuǎn)使用。5.8技術(shù)文件的銷毀已作廢的技術(shù)文件及損耗替換資料等，不再具有保存價值時，由資料員清理登記，寫明銷毀原因，經(jīng)技術(shù)中心主任審核，公司技術(shù)副總批準由資料