2024信息與文獻文件（檔案）管理核心概念與術語

（IIII目??次前言 3引言 4范圍 6規(guī)范性引用文件 6術語和定義 6與組織概念相關的術語 6與文件概念相關的術語 11與鑒定概念相關的術語 12與文件管理和文件過程概念相關的術語 13與文件控制概念相關的術語 14與系統(tǒng)與文件系統(tǒng)概念相關的術語 15附錄A（資料性附錄）概念圖 16參考文獻 19索引 21PAGEPAGE10引??言總則見ISO1087-1:2019,3.7.5）ISO/TC46/SC11范圍內(nèi)的標準制修訂提供了共識基礎。1。明確、一致和連貫的標準需要明確、一致和連貫的術語。本文件遵循ISO/TC372為術語標準制訂提供的規(guī)則和指南。不熟悉術語工作的讀者可以從ISO704中增加理解。本文件旨在為ISO/TC46/SC11的標準研制人員提供文件管理領域所使用概念的最相關定義，同時可以供標準用戶和利益相關方使用，以明確地理解由連貫一致的術語和定義所表示的文件管理概念。1A的子圖與第3圖1核心概念及其關系在第三章和附錄A中的映射注：A.2中說明了用于概念關系的圖式的含義。為了方便檢索特定術語，本文件的最后提供了按字母排序的索引。1（案館館藏檔案），標題上采用“文件（檔案）”，便于檢索，也便于維護文件（檔案）的本意，便于維護已經(jīng)采標的國家標準使用的連貫性和更廣泛推廣應用。2ISO/TC37,Languageandterminology.背景本文件中的術語和定義基于ISO30300：2011的概念體系，并增加了ISO15489-1中的新概念。本文件也是ISO文件管理體系系列的詞匯標準。因此，它包括2019版《ISO/IEC1ISO補充部分-ISOLTC46/SC11標準中使用的文件管理領域核心概念相關的術語和定義。本文件并不是文件管理領域使用的所有術語的全部詞匯表，也不是所有ISO/TC46/SC11標準的全部詞匯表。如何應用本文件的術語和定義現(xiàn)有ISO/TC46/SC11ISO/TC46/SC11標準的完整修訂周期之前，如果另一個ISO/TC46/SC11標準中存在重復或沖突的定義，則以本文件中的定義為準。30300外，新增定義可以包括在本文件的第3章中。在本文件的未來修訂中，將考慮收入ISO/TC46/SC11標準中新增的術語和定義。信息與文獻文件（檔案）管理核心概念與術語范圍本文件包含與文件管理領域核心概念相關的術語和定義。本文件并不限制ISO/TC46/SC11標準中新術語的定義。規(guī)范性引用文件本文件沒有規(guī)范性引用文件。術語和定義ISO和IEC在以下地址維護用于標準化的術語數(shù)據(jù)庫：ISO在線瀏覽平臺：https:///obpIEC/3.1.1問責accountability組織（3.1.19）對其管理機構、法務部門，以及其他利益相關方(3.1.13）就其決策和活動負責的情況。[來源：ISO26000：2010，2.1，修改—將“狀態(tài)（state）”改為“情況（condition）”，并重新措辭，以便更好地理解。]3.1.2活動activity組織（3.1.19）執(zhí)行的任務。3.1.3責任者agent負責或參與文件過程（3.4.13）的個人或群體。（如軟件應用程序3.1.4審核audit一種系統(tǒng)的、獨立的和能提供證明的過程（3.1.23），用于獲取審核證據(jù)（3.2.6）并客觀評估以確定其對審核準則的滿足程度。（第一方（第二方或第三方（結合兩個或兩個以上的準則）。注2：內(nèi)部審核由組織自己進行，或由外部第三方進行。注3：“審核證據(jù)”和“審核準則”的定義參見ISO19011。注4：此術語是2019版《ISO/IEC導則第1部分ISO補充部分-ISO專用程序》規(guī)范性附錄L中管理體系的高層結構的核心術語和定義。3.1.5業(yè)務連續(xù)性businesscontinuity22301：2019，3.3]3.1.6能力competence應用知識和技能以實現(xiàn)預期結果的能力。注：此術語是2019版《ISO/IEC導則第1部分ISO補充部分-ISO專用程序》規(guī)范性附錄L中管理體系的高層結構的核心術語和定義。3.1.7合規(guī)compliance符合組織（3.1.19）的授權（3.1.14）。注：這包括由內(nèi)部政策和決定以及（或）外部法律、條例、標準和協(xié)議規(guī)定的義務。3.1.8符合conformity滿足要求（3.1.25）。注：此術語是2019版《ISO/IEC導則第1部分ISO補充部分-ISO專用程序》規(guī)范性附錄L中管理體系的高層結構的核心術語和定義。3.1.9持續(xù)改進continualimprovement為提高績效(3.1.21）而多次開展活動（3.1.2)。注：此術語是2019版《ISO/IEC導則第1部分ISO補充部分-ISO專用程序》規(guī)范性附錄L中管理體系的高層結構的核心術語和定義。3.1.10整改措施correctiveaction采取措施以消除不符合（3.1.17）的成因，并防止再次發(fā)生。注：此術語是2019版《ISO/IEC導則第1部分ISO補充部分-ISO專用程序》規(guī)范性附錄L中管理體系的高層結構的核心術語和定義。3.1.11有效性effectiveness實現(xiàn)所計劃活動(3.1.2)和達成計劃結果的程度。注：此術語是2019版《ISO/IEC導則第1部分ISO補充部分-ISO專用程序》規(guī)范性附錄L中管理體系的高層結構的核心術語和定義。3.1.12職能function一系列旨在實現(xiàn)組織（3.1.19）一個或多個目標的活動（3.1.2）。3.1.13利益相關方interestedparty（stakeholder）（3.1.2）。注：此術語是2019版《ISO/IEC1ISO補充部分-ISO專用程序》規(guī)范性附錄L中管理體系的高層結構的核心術語和定義。3.1.14授權mandate管理組織（3.1.19）的法律、法規(guī)或業(yè)務規(guī)則。注：在文件管理領域，授權影響文件過程。3.1.15測量measurement確定一個值的過程（3.1.23）。注：此術語是2019版《ISO/IEC導則第1部分ISO補充部分-ISO專用程序》規(guī)范性附錄L中管理體系的高層結構的核心術語和定義。3.1.16監(jiān)控monitoring確定體系（3.6.5)、過程(3.1.23)或活動(3.1.2)的狀態(tài)。1：確定狀態(tài)可能需要檢查、監(jiān)督或進行密切觀察。注2：此術語是2019版《ISO/IEC導則第1部分ISO補充部分-ISO專用程序》規(guī)范性附錄L中管理體系的高層結構的核心術語和定義。3.1.17不符合nonconformity未滿足要求(3.1.25)。注：此術語是2019版《ISO/IEC導則第1部分ISO補充部分-ISO專用程序》規(guī)范性附錄L中管理體系的高層結構的核心術語和定義。3.1.18目標objective要達成的結果。注1：目標可以是戰(zhàn)略性的、戰(zhàn)術性的或操作性的。（注4：在文件管理體系的語境下，組織設定的文件目標與文件方針一致，以達成特定的結果。注5：此術語是2019版《ISO/IEC導則第1部分ISO補充部分-ISO專用程序》規(guī)范性附錄L中管理體系的高層結構的核心術語和定義。3.1.19組織organization為具備自身職能和實現(xiàn)目標所需的責任、權利和關系的個人或群體。注2：此術語還包括為實現(xiàn)共同目標而一起工作的不同部分。注3：此術語是2019版《ISO/IEC導則第1部分ISO補充部分-ISO專用程序》規(guī)范性附錄L中管理體系的高層結構的核心術語和定義。3.1.20外包outsource安排外部組織（3.1.19）執(zhí)行組織的部分職能（3.1.12）或過程（3.1.23）。1：外部組織在管理體系的范圍之外，盡管外包的職能或過程在范圍之內(nèi)。注2：此術語是2019版《ISO/IEC導則第1部分ISO補充部分-ISO專用程序》規(guī)范性附錄L中管理體系的高層結構的核心術語和定義。3.1.21績效performance可測量的結果。注1：績效可能涉及定量或定性的結果。注2：績效可能涉及與管理活動、過程、產(chǎn)品（包括服務）、體系或組織。注3：此術語是2019版《ISO/IEC導則第1部分》附錄L3.1.22.中管理體系高層結構的核心術語和定義的一部分。3.1.22方針policy由最高管理者（3.1.27）正式發(fā)布的組織（3.1.19）的意圖和方向。注：此術語是2019版《ISO/IEC導則第1部分》附錄L中管理體系高層結構的核心術語和定義的一部分。3.1.23過程process將輸入轉換成輸出的相互關聯(lián)或相互作用的活動集。注：此術語是2019版《ISO/IEC導則第1部分ISO補充部分-ISO專用程序》規(guī)范性附錄L中管理體系高層結構的核心術語和定義的一部分。3.1.24文件方針recordspolicy與文件(3.2.10)相關的組織的意圖和方向（3.1.19)。注1：文件管理體系（MSR）中的文件方針是一種特殊的意圖聲明，通常由最高管理層以簡短的形式正式聲明。3.1.25要求requirement明示的、默認的或強制性的需求或期望。注12：指規(guī)定要求是經(jīng)明示的要求，如在證明性信息中闡明。注3：此術語是2019版《ISO/IEC導則第1部分ISO補充部分-ISO專用程序》規(guī)范性附錄L中管理體系高層結構的核心術語和定義的一部分。3.1.26風險risk不確定性對目標(3.1.18)的影響。注1：影響可以是積極的或消極的，也可以是兩者兼有，并且可以產(chǎn)生、創(chuàng)造或?qū)е聶C會和威脅。注2：不確定性是事態(tài)及其結果或可能的相關信息、理解或知識缺乏的狀態(tài)（即使是部分的）。注3：目標可以有不同的方面和類別，可以應用于不同的層次。注4：風險通常從風險來源，潛在事件，其后果及其可能性等方面來表達。注5：此術語是2019版《ISO/IEC導則第1部分ISO補充部分-ISO專用程序》規(guī)范性附錄L中管理體系的高層結構的核心術語和定義。3.1.27最高管理者topmanagement在最高層指揮和控制組織（3.1.19）的個人或群體。1：最高管理者在組織內(nèi)有授權和提供資源的權力。注3：此術語是2019版《ISO/IEC導則第1部分ISO補充部分-ISO專用程序》規(guī)范性附錄L中管理體系的高層結構的核心術語和定義。3.1.28第三方thirdparty與所涉及的問題有關的，被認定為獨立于相關組織（3.1.19）的個人或團體。3.1.29事務transaction兩個或多個參與者或系統(tǒng)之間的交互組成的活動(3.1.2)的最小單位。3.2.1資產(chǎn)asset具有潛在或?qū)嶋H價值的項目、事務或?qū)嶓w。例：資產(chǎn)的例子包括信息、軟件、計算機、服務、人員、能力、技能、經(jīng)驗、聲譽和形象。注：隨著時間的推移，資產(chǎn)對組織可能具有不同的價值。[來源：ISO55000：2014，3.2.1，修改-“對組織”和注釋已被刪除；已添加示例和新的注釋。]3.2.2真實性authenticity能夠證明文件（3.2.10）與其制文目的相符，文件的形成者和發(fā)送者與其既定形成和發(fā)送的責任者（3.1.3）相吻合，文件的形成或發(fā)送與其既定時間一致的性質(zhì)。3.2.3權威性文件authoritativerecord具備真實性(3.2.2)、可靠性(3.2.11)、完整性(3.2.8)和可用性(3.2.12)特性的文件（3.2.10)。3.2.4數(shù)據(jù)data一組被賦予或可以被賦予意義的字符或符號。3.2.5證明性信息documentedinformation需要由組織（3.1.19）控制和維護的信息（3.2.7）及其載體。注1：從文件管理的角度來看，證明性信息是文件的一種類型。當組織實施任何管理體系標準時，它被創(chuàng)建并命名為證明性信息。注2：證明性信息是指在實施管理體系時，組織需要控制和維護的信息，這可能包括：——管理體系，包括相關過程；——為組織運行而創(chuàng)建的信息；——所取得結果的證據(jù)。注3：證明性信息可以以任何格式和載體存在，并可來自任何來源。4：此術語是2019版《ISO/IEC1ISO補充部分-ISO專用程序》規(guī)范性附錄L中管理123.2.6證據(jù)evidence可單獨使用或與其他信息結合使用以證明某個事件或行為的信息（3.2.7）。注：證據(jù)能夠證明是未受破壞的和完整的。它不限于法律意義上的”證據(jù)”。3.2.7信息information在上下文中具有特定含義的數(shù)據(jù)(3.2.4）。3.2.8完整性integrity文件齊全且未加改動的質(zhì)量性質(zhì)。3.2.9文件元數(shù)據(jù)metadataforrecords（3.1.19）（3.1.19）實現(xiàn)的結構化或半結構化信息（3.2.7）。3.2.10文件record而形成、接收和維護的的信息（3.2.7）。注1：文件的英文通常用復數(shù)形式。注2：在管理體系標準（MSS）實施過程中，為指導管理體系和記錄其實施情況而創(chuàng)建的文件稱為證明性信息。3.2.11可靠性reliability文件（3.2.10）能夠被證明是齊全且準確的性質(zhì)。3.2.12可用性usability/usability文件能夠被定位、檢索、呈現(xiàn)和理解的性質(zhì)。3.3.1鑒定appraisal3.112)(3..23(31.2(3..2。1/注2：鑒定是組織內(nèi)反復出現(xiàn)的過程。3.3.2文件要求recordsrequirement業(yè)務職能（3.1.12）、活動（3.1.2）或事務（3.1.29）的證據(jù)（3.2.6）以及文件過程（3.4.13）的要求（3.1.25），包括文件（3.2.10）需要保存的方式和時間。3.3.3風險管理riskmanagement針對風險（3.1.25）指導和控制組織（3.1.19）的協(xié)調(diào)活動。[來源：iso31000：2018，3.2]與文件管理和文件過程概念相關的術語3.4.1訪問控制accesscontrol通過訪問和許可規(guī)則確定文件的行為或監(jiān)督文件的使用（3.5.1）。3.4.2檔案著錄archivaldescription對識別、管理、定位和解釋檔案材料及其背景的信息（3.2.7）進行捕獲、整理、分析和組織的過程。[來源：ISO5127：2017，7，修改-在保持意義的基礎上縮短了詞句。]3.4.3捕獲capture將文件（3.2.10）登記到文件系統(tǒng)（3.6.4）中的特意行為。[來源：ISO/TS22220：2011，3.1，修改-“文件保存系統(tǒng)”已改為“文件系統(tǒng)”。]3.4.4分類classification按照方案中所規(guī)定的方法、流程和慣例將文件進行系統(tǒng)整理歸類。3.4.5轉換conversion將文件（3.2.10）從一種格式轉換成另一種格式。3.4.6著錄description創(chuàng)建對象及其組成部分的表示形式。3.4.7銷毀destruction消除或刪除文件，使之無法恢復。3.4.8處置disposition按處置授權(3.5.4)(3.4.7)或移交（3.3.15）的一系列文件過程（3.4.13）。3.4.9標引indexing根據(jù)對文件（3.2.10）的分析，為文件（3.2.10）分配索引項。注1：索引可由人工或自動方式完成。3.4.10遷移migration將文件（3.2.10）由一種硬件或軟件配置轉移到另一種硬件或軟件配置過程。3.4.11保存preservation（3.2.12(3.2.2(3.2.11)和完整性而采取的措施。注：措施包括原則、方針、規(guī)則、策略、過程和運行。3.4.12文件管理recordsmanagement/recordkeeping負責采用文件過程(3.4.13(3.5.6)和文件系統(tǒng)(3.6.4)對文件(.13文件過程recordsprocess一組管理有效性文件（3.2.3）的活動。3.4.14留存retention根據(jù)文件要求（3.3.2)保存文件(3.2.10）。3.4.15移交transfer（3.2.10)的保管權從一個組織3.5.1訪問和許可規(guī)則accessandpermissionrule確定文件（3.2.10）和文件系統(tǒng)（3.6.4）的訪問權限的規(guī)則。3.5.2業(yè)務分類方案businessclassificationscheme關聯(lián)文件（3.2.10）及其形成背景的工具。3.5.3著錄規(guī)則descriptionrule規(guī)定檔案著錄（3.4.2）信息（3.2.7）的來源、結構、語義和語法的成文慣例、指南或原則。3.5.4處置授權dispositionauthority確定特定文件（3.2.10）的授權處置(3.4.8)或要求處置(3.4.8)措施的文書。3.5.5元數(shù)據(jù)方案metadataschema文件元數(shù)據(jù)（3.2.9）的邏輯計劃，顯示元素之間的關系，建立語義、語法和值域可選性（義務程度）的規(guī)則。3.5.6文件控制recordscontrol幫助執(zhí)行文件過程（3.4.13）的工具。（3.5.2）與系統(tǒng)和文件系統(tǒng)概念相關的術語3.6.1信息系統(tǒng)informationsystem處理、提供和分發(fā)信息（3.2.7）以及相關組織資源的系統(tǒng)（3.6.5）[來源：ISO/IEC20944-1：2013，3.6.2管理體系managementsystem（3.1.18）（3.1.18）過程的一組相互關聯(lián)或相互作用的要素。。注1：一個管理體系可以針對單一的領域或幾個領域。注2：管理體系要素規(guī)定了組織的機構、崗位和職責、規(guī)劃和運行等。注4：此術語是2019版《ISO/IEC導則第1部分》附錄L中管理體系的高層結構的核心術語和定義。3.6.3文件管理體系managementsystemforrecords用來治理文件(3.2.10）的管理體系（3.6.2)。3.6.4文件系統(tǒng)recordssystem能長期實現(xiàn)對文件（3.2.10）進行管理的信息系統(tǒng)（3.6.1）。3.6.5體系（系統(tǒng)）system相互關聯(lián)或相互作用的一組要素。[來源：ISO9000:2015,3.5.1]附錄A（資料性附錄）概念圖A.1總則A.2概念關系及其圖示本附錄中呈現(xiàn)的概念關系有三種類型。關聯(lián)關系（帶箭頭）。關聯(lián)關系是非等級關系。當可以通過經(jīng)驗在概念之間建立主題聯(lián)系時，就存在關聯(lián)關系(見ISO704：2009，5.5.3)。部分與整體關系（沒有箭頭）。部分與整體關系是分等級的。部分與整體關系是指當上位概念代表一個整體時，從屬概念代表這個整體的一部分。各部分組成整體(見ISO704：2009，.1)。種屬關系（沒有箭頭）。種屬關系是分等級的。當從屬概念的內(nèi)涵包括上位概念的內(nèi)涵加上至少一個額外的分隔特性時，兩個概念之間存在著種屬關系(見ISO704：2009，.1)。A.3概念圖圖A.1至A.7所示為概念圖，表示作為研制本術語表基礎的概念體系。圖A.1是展示了主要概念之間關系的總括圖。圖A.2至A.7顯示了主要概念的概念圖。概念圖沒有與術語相關的任何定義或注釋。有關概念的定義和進一步信息，請參閱第3章。圖A.1核心概念圖圖A.2圖A.3圖A.4圖A.5與文件管理與過程有關的概念圖A.5與文件控制有關的概念圖A.5與文件管理體系和文件系統(tǒng)有關的概念PAGEPAGE21索引漢語拼音索引B保存 3.4.11不符合 3.1.17捕獲 3.4.3標引 3.4.9C測量 3.1.15持續(xù)改進 3.1.9處置 3.4.8處置授權 3.5.4D檔案著錄 3.4.2第三方 3.1.28F符合 3.1.8分類 3.4.4訪問和許可規(guī)則 3.5.1訪問控制 3.4.1風險 3.1.26風險管理 3.3.3方針 3.1.22G過程 3.1.23管理體系 3.6.2H活動 3.1.2合規(guī) 3.1.7J鑒定 3.3.1監(jiān)控 3.1.16績效 3.1.21K可靠性 3.2.11可用性 3.2.12L留存 3.4.14利益相關方 3.1.13M目標 3.1.18N能力 3.1.6Q遷移 3.4.10S審核 3.1.4數(shù)據(jù) 3.2.4授權 3.1.14事務 3.1.29T體系（系統(tǒng)） 3.6.5W外包 3.1.20文件 3.2.10文件方針 3.1.24文件管理 3.4.12文件管理體系 3.6.3文件過程 3.4.13文件控制 3.5.6文件系統(tǒng) 3.6.4文件要求 3.3.2文件元數(shù)據(jù) 3.2.9完整性 3.2.8X銷毀 3.4.7信息 3.2.7信息系統(tǒng) 3.6.1Y移交 3.4.15要求 3.1.25元數(shù)據(jù)方案 3.5.5業(yè)務分類方案 3.5.2業(yè)務連續(xù)性 3.1.5有效性 3.1.11有效性文件 3.2.3Z資產(chǎn) 3.2.1整改措施 3.1.10最高管理者 3.1.27轉換 3.4.5證據(jù) 3.2.6著錄 3.4.6著錄規(guī)則 3.5.3證明性信息 3.2.5職能 3.1.12問責 3.1.1責任者 3.1.3真實性 3.2.2組織 3.1.19英文對應詞索引Aaccessandpermissionrule 3.5.1accesscontrol 3.4.1accountability 3.1.1activity 3.1.2agent 3.1.3appraisal 3.3.1archivaldescription 3.4.2asset 3.2.1audit 3.1.4authenticity 3.2.2authoritativerecord 3.2.3Bbusinessclassificationscheme 3.5.2businesscontinuity 3.1.5Ccapture 3.4.3classification 3.4.4competence 3.1.6compliance 3.1.7conformi