辦公用品采購與申領(lǐng)管理制度

辦公用品管理制度

第一章、總則

第一條、為進(jìn)一步規(guī)公司辦公用品的申購、入庫、保管、發(fā)

放、運用、報廢、盤存、交接程序和行為，提高辦公用品運

用效率和工作效率，做到管理有序、責(zé)任明確、節(jié)儉節(jié)約、

避開奢侈，結(jié)合公司實際狀況，特制定本制度。

其次條、本制度的歸口管理部門為綜合部。

第三條、本制度的適用范圍：公司各部門。

其次章、辦公用品的分類

第四條、辦公用品按運用性質(zhì)及選購價格分為低值易耗

品和耐用高值品兩類。

1、低值易耗品：主要指簽字筆、碳素筆、白板筆、記

號筆、鉛筆、圓珠筆、固體膠、膠帶、剪刀、各類紙張、筆

記本、印泥、文件夾、復(fù)寫紙、檔案袋、文件盒、燕尾夾、

大頭針、回形針、線插板、釘書器、計算器、電話機等簡潔

損耗的日常辦公用品。

2、耐用高值品：主要指電腦、打印機、復(fù)印機、空調(diào)、

照相機、投影儀、文件柜、辦公桌椅、U盤、移動硬盤等相

對價值較高且耐用的辦公用品。

第三章、辦公用品的管理規(guī)定

第五條、辦公用品的選購

1、低值易耗品的選購

(1)每月25日前各部門向后勤部報送下月辦公用品需求

支配。

(2)每月28日前后勤部匯總各部門辦公用品需求，結(jié)合

辦公用品庫存狀況，完成公司《辦公用品選購申請單》，

經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽批后進(jìn)行選購。

2、耐用高值品的選購

購買耐用高值品、特殊用或?qū)俎k公用品時，由申

購部門填寫《固定資產(chǎn)選購申請單》，由部門負(fù)責(zé)人、后

勤部負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批同意后，交由后勤部予

以選購。如專業(yè)化較強的物品，可由部門與后勤部共同完

成選購。

3、選購費用支付

對一次性選購數(shù)量多、金額較大須要簽訂合同的，

依據(jù)合同約定的結(jié)算方式進(jìn)行結(jié)算。金額數(shù)額較小的零星選

購，選購人員可憑審批后的《選購申請單》到財務(wù)部借

支現(xiàn)金，進(jìn)行選購。

4、供應(yīng)商的管理

后勤部應(yīng)做好供應(yīng)商的建檔工作，編制出常用辦公用品

的價格表，把握好辦公用品的價格行情，做好供應(yīng)商的比較、

甄選工作，盡最大可能限制好辦公用品的選購成本。

5、常用辦公用品至少應(yīng)保持三十天的平安運用庫存。

6、后勤部要加強對辦公用品選購、保管、發(fā)放的監(jiān)督

和管理，如發(fā)覺選購人員和保管人員有違規(guī)行為，視狀況

輕重賜予警告、書面檢查、停職、解除勞動合同等處分。

第六條、辦公用品的入庫

1、選購人員在選購后半日內(nèi)，憑借《選購申請

單》、供方出具的物資清單、發(fā)票等到保管人員處辦理辦公

用品入庫手續(xù)，未經(jīng)入庫不得領(lǐng)用。

2、保管人員辦理入庫時須核對《選購申請單》、發(fā)

票與實物是否一樣后，方可辦理入庫手續(xù)，填制辦公用品入

庫單。選購經(jīng)辦人、保管人員、后勤部長在入庫單上簽字

確認(rèn)。

3、保管人員憑入庫單登記存貨數(shù)據(jù)和相關(guān)賬目。

第七條辦公用品的保管、申請、領(lǐng)用、運用及管理

1、備用的辦公用品由保管人員統(tǒng)一進(jìn)行封閉保存，并

實行每月盤存制。后勤部于每月末后兩天進(jìn)行辦公用品的盤

存，盤存內(nèi)容包括庫存狀況和檢查已發(fā)放的耐用高值品運

用、保管狀況，并讓相應(yīng)的責(zé)任人簽字確認(rèn)，以確保耐用高

值品的運用效率。

2、辦公用品的領(lǐng)用

(1)新入職員工辦公用品的領(lǐng)用由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行。人

事專員應(yīng)提前三天通知部門負(fù)責(zé)人做好相關(guān)準(zhǔn)備，準(zhǔn)備內(nèi)容

包括：辦公桌椅的確定、電腦、電話機及辦公用品的領(lǐng)用。

(2)在職人員領(lǐng)用辦公用品需填寫《辦公用品領(lǐng)用申請

單》(附件2),易耗低值品由部門負(fù)責(zé)人、綜合部審查批準(zhǔn),

耐用高值品的申請由部門負(fù)責(zé)人、綜合部、分管領(lǐng)導(dǎo)審批。

3、各部門憑借審批過的《辦公用品領(lǐng)用申請單》到保

管人員處領(lǐng)取所需辦公用品。領(lǐng)取人要在《辦公用品發(fā)放表》

上簽署本人姓名和領(lǐng)取日期。涉及耐用高值品的，必需是運

用人前來領(lǐng)取并簽字，以明確具體保管責(zé)任。

4、已領(lǐng)取運用的辦公用品由實際運用人和部門負(fù)責(zé)人

擔(dān)當(dāng)責(zé)任。對因個人自身過失、非正常運用而對辦公用品造

成的重大異樣損耗，由責(zé)任人擔(dān)當(dāng)所造成損失部分的賠償。

(責(zé)任認(rèn)定分3等，含完全責(zé)任、一般責(zé)任和略微責(zé)任，分

別對應(yīng)80%,50%,20%的損失賠償比例。損失由財務(wù)部計算

計提折舊后得出。如存在產(chǎn)品更新?lián)Q代，市面購置價值降低

的，也可以干脆按重置成本計算，兩種賠償計算方式可以由

賠償人選擇。)

第八條、辦公用品的報廢

1、公司對耐用高值品的報廢實行審批管理。各部門如

有耐用高值品損壞，不能運用的，應(yīng)當(dāng)依據(jù)以下程序進(jìn)行處

理。

(1)對一些簡潔問題可自行修理處理。但對于保修服務(wù)

品，且在保修期內(nèi)的，不得擅自自行處理。

(2)可修理品出現(xiàn)問題的應(yīng)當(dāng)提交《辦公用品報修單》

至綜合部，由綜合部聯(lián)系專業(yè)修理人員統(tǒng)一處理。

(3)對修理不成的耐用高值品實行報廢處理。報廢應(yīng)當(dāng)

是在對可能修理的，提交過修理申請，經(jīng)過專業(yè)人員修理但

無法修好的狀況下，或者是對無條件修理的，經(jīng)過綜合部的

故障認(rèn)定，方可由該管理品的責(zé)任人填寫《辦公用品報廢申

請單》，經(jīng)所屬部門負(fù)責(zé)人、綜合部、財務(wù)部簽字確認(rèn)后，

報廢事項方為成立。報廢品原購買價值單件超過100元的，

須報請分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理批準(zhǔn)。

(4)耐用高值品在經(jīng)過報廢審批后，由綜合部進(jìn)行回收

處理，以求盡可能的開源節(jié)流。

(5)耐用高值品完成報廢程序后，應(yīng)當(dāng)從《耐用高值品

登記表》內(nèi)核銷，核銷時須附上《辦公用品報廢申請單》。

第九條辭職清退狀況處理

對于辭職、離職或不在公司工作的員工，須在辦理完辦

公用品清退手續(xù)后方可辦理工資領(lǐng)取事項。

第十條本制度由綜合部制定并負(fù)責(zé)說明。

辦公用品選購申請單

填寫日期：價格：元

序預(yù)估預(yù)估

號名稱規(guī)格用途單位數(shù)量備注

單價合計

合計

固定資產(chǎn)選購申請單

部門：申請人：申請日期：年—月

日

物品名規(guī)格申請項目

序號

稱型號數(shù)量單價金額

合計金額：（大寫）

申請理由：部門負(fù)責(zé)人：綜合部看法：

分管領(lǐng)導(dǎo)看法：常務(wù)副總經(jīng)理審批：

辦公用品領(lǐng)用申請單

領(lǐng)用

領(lǐng)用部門領(lǐng)用人

日期

辦公用品運用人

數(shù)量用途備注

名稱（責(zé)任人）

部門負(fù)責(zé)人：綜合部：分管副總：常務(wù)副總：

辦公用品領(lǐng)用申請單

領(lǐng)用

領(lǐng)用部門領(lǐng)用人

日期

辦公用品運用人

數(shù)量用途備注

名稱（責(zé)任人）

部門負(fù)責(zé)人：后勤部：分管領(lǐng)導(dǎo)：總經(jīng)理：

辦公用品報修單

報修時間:編號:

設(shè)備名報修部

稱門

設(shè)備編

運用人號

故

障

現(xiàn)

象

處

理

結(jié)

果

或

建

議

報

修

部

門

意

見

負(fù)責(zé)人簽字：年月日

維護(hù)人員簽備注或

字其他

綜合部簽字