備品備件管理作業(yè)指導書

備品備件庫房物資管理作業(yè)指導書營銷服務中心2023年12月目錄一、庫存管理概述 6（一）相關定義 6（二）管理目的 6（三）常用物資分類 61.調(diào)試類物資 62.三包物資 63.維護類物資 7二、庫存物資管理 7（一）物資管理員職責 71.提供合格備件 72.做好統(tǒng)計反饋 73.減少資金占用 74.編制修訂標準 75.組織驗收鑒定 86.制定更換周期 8（二）備品備件儲備 81.常用備件 82.不常用備件 83.備品備件放置 94.備品備件更新 9（三）備品備件入庫 91.核對物資計劃 92.核對物資規(guī)格 93.更新庫存系統(tǒng) 10（四）備品備件領取 101.備品備件申請 102.備品備件審核 103.備品備件領取 104.備品備件出庫 105.備品備件發(fā)貨 11（五）備品備件報廢 111.客戶物資回收 112.三包物資回收 113.需檢測確定物資 114.備品備件報廢 12（六）質(zhì)量保障 121.選擇合格供應商 122.定期檢測質(zhì)量 12三、庫存臺帳管理 12（一）服務類型劃分 121.調(diào)試類信息 132.三包類信息 133.維護類信息 13（二）庫房臺帳建設 131.物資庫存臺帳 132.物資發(fā)貨臺帳 133.物資回收臺帳 144.物資報廢臺帳 14四、庫存報表管理 14（一）月度報表管理 141.物資領用報表 142.物資預警報表 15（二）考核指標統(tǒng)計 151.按期發(fā)貨率 152.延遲發(fā)貨率 15（三）定期優(yōu)化分析 151.數(shù)據(jù)分析 152.持續(xù)改進 163.定期評審 16一、庫存管理概述（一）相關定義1.備件定義在售后維修工作中，為了縮短修理停歇時間，按照儲備原則事先準備的各種零部件，統(tǒng)稱為備件。2.備品備件管理是指備件的計劃、生產(chǎn)、訂貨、供應、儲備的知識與管理，它是設備維修資源管理的主要內(nèi)容。3.備品備件定義為了及時滿足設備的維修需要，縮短維修停機時間，減少停機損失，盡快恢復設備原有功能，需要將設備中容易磨損的各種零、部件，事先加工、采購和儲備好。這些根據(jù)設備磨損規(guī)律和零件使用壽命實現(xiàn)按一定數(shù)量儲備的零件稱為備品備件。（二）管理目的為進一步規(guī)范公司備品備件的時效性、統(tǒng)一性管理，明確設備備件從申報、采購、入庫、保管、發(fā)放領用的制度及管理職責，以保證用戶設備正常維修和檢修計劃的順利進行。（三）常用物資分類按照時間跨度可以分為調(diào)試類配件、三包類和維護類備件1.調(diào)試類物資指安裝調(diào)試過程中、由于設計錯誤、設計更改、客戶更改、發(fā)貨缺失導致增加的物資。時間段橫跨調(diào)試初期至投運結(jié)束。2.三包物資從設備正式投運至質(zhì)保期結(jié)束期間，由于元件缺陷、元件損壞而導致增加的物資。3.維護類物資指質(zhì)保期過后，由于元件損壞或元件壽命終止而導致增加的物資。此類物資通常指的是需要收費的物資。按照設備備件的使用壽命和重要程度，可以將設備備件分為：1.事故備件：使用壽命長，或只需更換小部件就能長期使用的整機（備機）或部件，一般情況下，采購周期大于六個月，價格較貴，無重大人為或自然因素不易損傷的整機或部件，簡稱為“A”類備件；2.常規(guī)備件：采購周期在六個月至三個月之間，備件的使用壽命較長且可預知或預測，從而可制定出備件更新的周期或修復的周期，簡稱為“B”類備件；3.易損易耗備件：采購周期小于三個月，使用壽命較短，價格較低，較難確定其更換周期，且少有修復價值，簡稱為“C”類備件。（四）物資管理員職責1.提供合格備件及時有效地向維修人員提供合格的備品備件，并做好備件保管供應工作；2.做好統(tǒng)計反饋做好備品備件使用情況的信息收集和反饋工作；3.減少資金占用在保證備件供應的前提下，盡可能減少備件的資金占用量。備件管理人員應努力做好備件的計劃、生產(chǎn)、采購、供應、保管等工作，壓縮備件儲備資金，降低備件管理成本；4.編制修訂標準定期編制和修訂備品備件管理標準；5.組織驗收鑒定組織有關部門對到備品備件進行驗收、鑒定工作，并填寫驗收單。6.制定更換周期根據(jù)備件的使用壽命和保存環(huán)境，確定備品備件的使用周期及更換周期。并對庫存時間較長的備件進行預警，適時進行換用或退庫。二、庫存物資管理（一）備品備件儲備安全庫存是指為了防止因不確定因素導致的需求增加或完成周期延長而設置的緩沖存貨。庫存管理還需要考慮到庫存成本和資金占用等問題，確保庫存量的合理性和經(jīng)濟性。1.常用備件此類備件為易消耗品，使用量較大，平時需要加強儲備，其儲備量應能保障50-60%的用量。使用周期低于一年或易損件原則按照50%備用，非易損件或更換周期較長按照20%—10%備用。2.不常用備件此類備件可根據(jù)使用量進行儲備或者及時采購，但對于采購周期較長的，應提前進行評估，以確保儲備的物資在正常使用壽命周期內(nèi)。3.備品備件放置備品備件依據(jù)不同類型分架放置，并貼上標簽。標簽要清晰、完整且貼在醒目的位置。重的備件盡量放在底層，輕的且頻率不高的備品備件可以放置在頂層。4.備品備件更新倉庫管理人員需要定期檢查庫存數(shù)量，發(fā)現(xiàn)數(shù)量異常時，應及時通知相關采購人員或生產(chǎn)計劃編制人員。對于使用率較高或庫存較少的備件要及時制定采購計劃，按時進行補充，確保滿足使用要求。（二）備品備件采購1.正常計劃申報需要采購的所有備品備件需填寫材料計劃單，逐級申報審批后由供應部在規(guī)定時間內(nèi)組織采購。2.緊急物資申報發(fā)生因備件損壞造成客戶停產(chǎn)，且?guī)旆繘]有備用物資時，售后部門可啟用緊急物資采購程序。（三）備品備件入庫1.核對物資計劃物資入庫時，物資管理員應按照制定的采購計劃清單進行核對，查清楚那些已采購，那些未采購，并落實原因和到貨計劃。2.核對物資規(guī)格物資入庫時，需要核對物資的品名、規(guī)格、數(shù)量及外包裝是否完好無損，同時核對物資生產(chǎn)日期，防止購買過期產(chǎn)品。3.更新庫存系統(tǒng)在對入庫物資核對完后，物資管理員應及時將庫存物資更新情況錄入庫存系統(tǒng)。（四）備品備件領取1.備品備件申請所有需要領取備件的項目，都需要填寫申請單，填寫者需要說明備件更換的原因、名稱、型號、規(guī)格、必要時可以填上廠家，同時需要注明備品備件的分類，是調(diào)試類、三包類或者是維護類。2.備品備件審核接到備品備件申請后，需要設專人進行審核，對物資的需求及去向進行核對和確認，必要時向用戶進行確認或者向營銷進行核對。此部分工作一般由專責進行審核。3.備品備件領取備品備件的領取需要有專用的物資領取單，此物資領取單需要有相關主管簽字后方可生效。4.備品備件出庫物資管理員應按照審批的發(fā)貨申請單進行物資發(fā)放，物資的出庫按照先入先出原則進行選擇，以充分保證物資的有效期。5.備品備件發(fā)貨發(fā)貨時，物資管理員應注明發(fā)貨物資清單，明確說明發(fā)貨物資數(shù)量、規(guī)格型號及名稱。對于可以自提的，由申請人進行領??；對于直發(fā)現(xiàn)場的，在物資發(fā)出時，應電話告知收貨人注意查收物資。（五）備品備件報廢1.客戶物資回收對于現(xiàn)場更換的備件，如果是客戶買單的備件，則不需要回收，如果客戶提出維修要求，這服務人員負責將備件發(fā)回公司服務部門，由服務部門發(fā)送相關部門進行維修。2.三包物資回收對于三包期更換的備品備件或其他物資，服務人員應負責將該物資寄回公司服務部門進行處置。對于退貨產(chǎn)品，需要審核退貨單或相關憑證，并記錄退庫或退貨產(chǎn)品的數(shù)量和質(zhì)量狀況。3.需檢測確定物資對于不確定原因需要進行檢測的物資，應在公司相關部門檢測確定無效后，方可走報廢流程進行處置；對于檢測后，經(jīng)修理仍可使用的物資可作為物資進行儲備，以應對下一次使用。4.備品備件修復經(jīng)鑒定確認可以修復使用的必須安排修復使用，生產(chǎn)單位能夠修復的由生產(chǎn)單位組織自行修復，生產(chǎn)單位不能修復的由供應商修復。5.備品備件報廢對于檢測后，經(jīng)確定無法進行修復的備件，應交給相關部門走報廢流程，元件的報廢流程應有主管人員審核。（六）質(zhì)量保障1.選擇合格供應商根據(jù)需求，制定詳細的備品備件采購計劃。該計劃應包括采購的種類、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、價格、交貨時間等信息。同時，需要考慮到供應商的能力、信譽等因素，確保采購的備品備件符合要求。2.定期檢測質(zhì)量在采購和管理過程中，需要嚴格控制備品備件的質(zhì)量，確保其符合設備運行的要求。還需要對備品備件進行定期的質(zhì)量檢測和抽檢，確保其質(zhì)量的穩(wěn)定性和可靠性。3.備品備件驗收備品備件到廠，對外包裝驗收、核實型號數(shù)量，屬于重點、關鍵、大型設備備件生產(chǎn)單位現(xiàn)場驗收；非重點、關鍵、大型備品備件，生產(chǎn)單位進行現(xiàn)場驗收。三、庫存臺帳管理（一）服務類型劃分根據(jù)服務信息所處的階段，我們可以將信息劃分為三類。1.調(diào)試類信息此信息指的是從設備運抵現(xiàn)場后開始的安裝配線及調(diào)試活動，以設備正式投運為結(jié)束點。對電源類產(chǎn)品來說，調(diào)試類信息包含投運前的通訊調(diào)試、故障消缺、投運等工作。2.三包類信息此類信息指的是設備投運后至質(zhì)保期結(jié)束期間發(fā)生的服務需求，此期間的信息統(tǒng)稱為三包型信息。3.維護類信息此類信息指的是設備質(zhì)保期過后直到設備生命周期結(jié)束期間的服務需求信息。統(tǒng)稱為維護類信息。（二）庫房臺帳建設1.物資庫存臺帳物資管理員應對庫房現(xiàn)存物資進行編號并記錄在帳，明確標明物資名稱、規(guī)格、型號，生產(chǎn)日期、生產(chǎn)廠家、單價及存儲位置。2.物資發(fā)貨臺帳發(fā)貨物資管理員應建立發(fā)貨物資臺帳，清楚統(tǒng)計物資領用人、物資審批人、領用時間，并對物資名稱、規(guī)格、型號，生產(chǎn)日期、生產(chǎn)廠家、單價、數(shù)量、目標工程、目標合同進行登記，同時標明物資單價，總價。3.物資回收臺帳物資管理員應建立公司回收物資管理臺帳，清楚記錄回收物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量以及返回人，并統(tǒng)計應回未回物資數(shù)量，并及時進行相關預警。4.物資報廢臺帳明確記錄備品備件報廢過程，統(tǒng)計記錄報廢名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、審批人、檢測人，必要時說明生產(chǎn)廠家。四、庫存報表管理（一）月度報表管理1.物資領用報表物資管理員應按月對庫存物資進行盤點，并按月輸出月度領用物資的成本統(tǒng)計，以及當月累計領用物資數(shù)量及金額，并形成月度統(tǒng)計報表。2.物資預警報表對月度消耗物資進行統(tǒng)計，對下月使用物資進行預測，提醒物資管理員及時補充消耗物資，滿足正常消耗。（二）考核指標統(tǒng)計1.按期發(fā)貨率物資管理員應按月對發(fā)貨物資的及時性進行統(tǒng)計，明確及時發(fā)貨數(shù)量，并計算及時發(fā)貨的數(shù)量比例、金額比例，并顯示普通客戶按期比例，重點客戶按期比例。2.延遲發(fā)貨率物資管理員應按月對發(fā)貨物資的及時性進行統(tǒng)計，明確延遲發(fā)貨數(shù)量，并計算延遲發(fā)貨的數(shù)量比例、金額比例，并顯示普通客戶延遲比例，重點客戶延遲比例。（三）定期優(yōu)化分析1.數(shù)據(jù)分析數(shù)據(jù)分析是備品備件管理的重要環(huán)節(jié)之一。通過對采購、庫存、質(zhì)量等方面的數(shù)據(jù)進行收集和分析，可以及時發(fā)現(xiàn)和解決問題，優(yōu)化管理流程和提高效率。同時，數(shù)據(jù)分析還可以為企業(yè)的決