《會(huì)計(jì)制度設(shè)計(jì)》第十一章會(huì)計(jì)電算化制度設(shè)計(jì)教學(xué)課件

第十一章

會(huì)計(jì)電算化制度設(shè)計(jì)

學(xué)習(xí)目標(biāo)

通過本章學(xué)習(xí)，學(xué)生要了解會(huì)計(jì)電算化控制系統(tǒng)的相關(guān)內(nèi)容；掌握會(huì)計(jì)電算化制度設(shè)計(jì)的基本內(nèi)容；了解與領(lǐng)會(huì)會(huì)計(jì)電算化制度設(shè)計(jì)的原則；掌握會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制系統(tǒng)設(shè)計(jì)的相關(guān)內(nèi)容；掌握會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)與管理的設(shè)計(jì)。

第一節(jié)會(huì)計(jì)電算化制度與會(huì)計(jì)電算化控制系統(tǒng)

一、會(huì)計(jì)電算化和會(huì)計(jì)電算化制度會(huì)計(jì)處理方式經(jīng)歷了手工處理、機(jī)械處理和電子數(shù)據(jù)處理三個(gè)階段。會(huì)計(jì)電算化就是利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行記賬、算賬和報(bào)賬，以及部分代替人工，完成對(duì)會(huì)計(jì)信息的核算、分析、預(yù)測和決策的過程。會(huì)計(jì)電算化是新技術(shù)的產(chǎn)物，它的產(chǎn)生不僅是會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理手段的革命性變化，而且對(duì)會(huì)計(jì)理論和會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)產(chǎn)生了巨大而深遠(yuǎn)的影響。隨著會(huì)計(jì)電算化事業(yè)的發(fā)展，會(huì)計(jì)電算化的含義得到了進(jìn)一步的延伸。從廣義上講會(huì)計(jì)電算化是指與會(huì)計(jì)工作中應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)有關(guān)的所有工作，也稱會(huì)計(jì)電算化工作，包括會(huì)計(jì)電算化的組織、規(guī)劃、實(shí)施、管理、人員培訓(xùn)、制度建立、計(jì)算機(jī)稽核等。這是一個(gè)基層單位實(shí)施會(huì)計(jì)電算化的流程，也是會(huì)計(jì)電算化的完整含義。由于計(jì)算機(jī)運(yùn)算和處理數(shù)據(jù)快捷、準(zhǔn)確，極大地減輕了財(cái)會(huì)人員的工作強(qiáng)度，把會(huì)計(jì)工作的重點(diǎn)從事后記賬、算賬轉(zhuǎn)移到事前預(yù)測、決策，事中監(jiān)控，為充分發(fā)揮會(huì)計(jì)工作的管理職能創(chuàng)造了有利的條件。同時(shí)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后，還可促進(jìn)會(huì)計(jì)工作規(guī)范化，提高會(huì)計(jì)工作質(zhì)量。

隨著會(huì)計(jì)處理方式從手工操作向電算化操作的轉(zhuǎn)變，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的操作流程、會(huì)計(jì)的內(nèi)部控制制度以及會(huì)計(jì)人員的組織體系等發(fā)生很大的變化，傳統(tǒng)會(huì)計(jì)制度無法滿足會(huì)計(jì)電算化提出的新要求，進(jìn)行會(huì)計(jì)電算化制度的設(shè)計(jì)成為現(xiàn)代會(huì)計(jì)工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。會(huì)計(jì)電算化制度，是進(jìn)行會(huì)計(jì)電算化工作的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，是會(huì)計(jì)電算化工作的規(guī)則、方法和作業(yè)流程的總稱，是會(huì)計(jì)制度的重要組成部分。每一個(gè)企業(yè)事業(yè)單位實(shí)施會(huì)計(jì)電算化時(shí)，必須建立一套科學(xué)的會(huì)計(jì)電算化制度，才能規(guī)范地開展會(huì)計(jì)電算化工作，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)的作用。二、會(huì)計(jì)電算化制度設(shè)計(jì)的作用及要求會(huì)計(jì)電算化制度設(shè)計(jì)的作用主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

(一)使企事業(yè)單位會(huì)計(jì)工作程序化、規(guī)范化會(huì)計(jì)電算化制度設(shè)計(jì)的首要任務(wù)是制定一套對(duì)企事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)全過程利用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行作業(yè)，并保證信息安全的規(guī)范和辦法，通過會(huì)計(jì)電算化制度的實(shí)施，使會(huì)計(jì)電算化工作有組織、有系統(tǒng)、有秩序地順利開展，使運(yùn)行環(huán)境安全可靠，會(huì)計(jì)人員職責(zé)明確，作業(yè)方式有據(jù)可依，會(huì)計(jì)信息準(zhǔn)確及時(shí)。(二)充分滿足企事業(yè)單位內(nèi)外會(huì)計(jì)信息使用者的需要

會(huì)計(jì)軟件的功能很多，通用會(huì)計(jì)軟件經(jīng)過初始化設(shè)計(jì)可以成為每一個(gè)企事業(yè)單位所適用的軟件，只要作業(yè)設(shè)計(jì)合理，各種會(huì)計(jì)信息均可由會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)提供。會(huì)計(jì)電算化制度設(shè)計(jì)是對(duì)軟件中科目的設(shè)置、部門項(xiàng)目的設(shè)置、核算方法的設(shè)置、信息輸出方式的設(shè)置、報(bào)表內(nèi)容的設(shè)置以及各子系統(tǒng)數(shù)據(jù)傳遞關(guān)系的設(shè)置等所作的科學(xué)、具體的設(shè)計(jì)。把企事業(yè)單位的核算方式、管理要求等都融入到了會(huì)計(jì)軟件中，使電算化信息系統(tǒng)所提供的信息更充分地滿足各個(gè)會(huì)計(jì)信息使用者的需要，為企事業(yè)單位加強(qiáng)管理提高效益服務(wù)。(三)可以有效防止舞弊行為，為會(huì)計(jì)監(jiān)督和開展審計(jì)工作創(chuàng)造條件會(huì)計(jì)電算化制度設(shè)計(jì)將內(nèi)部控制制度貫穿會(huì)計(jì)電算化工作的整個(gè)過程，起到堵塞漏洞、防止貪污舞弊的作用。(四)可以為會(huì)計(jì)電算化操作創(chuàng)造良好環(huán)境，保證信息的安全可靠

與傳統(tǒng)的手工核算相比，會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)潛伏的問題比手工下的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)更多。各種有意無意的差錯(cuò)都有可能發(fā)生，給單位帶來危害。因此，會(huì)計(jì)電算化制度設(shè)計(jì)應(yīng)為會(huì)計(jì)電算化工作中的每一個(gè)環(huán)節(jié)、每一個(gè)操作程序設(shè)計(jì)完善的內(nèi)部管理制度，如機(jī)房管理、病毒防范、操作規(guī)程等，以防止發(fā)生差錯(cuò)，保證信息的安全。

會(huì)計(jì)電算化制度是會(huì)計(jì)制度的一個(gè)組成部分，設(shè)計(jì)科學(xué)的會(huì)計(jì)電算化制度除應(yīng)符合會(huì)計(jì)制度設(shè)計(jì)的一般要求外，還應(yīng)結(jié)合會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)的具體特點(diǎn)達(dá)到以下要求：

第一，保證會(huì)計(jì)信息的安全可靠。這要求應(yīng)設(shè)計(jì)詳細(xì)的內(nèi)部控制的操作管理制度，做到進(jìn)入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)要有憑有據(jù)，數(shù)據(jù)進(jìn)入系統(tǒng)后要確保其安全可靠，能及時(shí)防錯(cuò)、查錯(cuò)、糾錯(cuò)，保證提供正確的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)；對(duì)各種意外事故，有預(yù)防與補(bǔ)救措施，使提供的會(huì)計(jì)信息安全可靠。

第二，做到既滿足單位使用又簡便易行。會(huì)計(jì)軟件功能很多，但各單位對(duì)它的要求不同，因此，在設(shè)計(jì)會(huì)計(jì)電算化制度時(shí)應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，結(jié)合單位管理的特點(diǎn)和需要，制定出適合本單位使用的會(huì)計(jì)電算化制度。

第三，應(yīng)兼顧會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)各子系統(tǒng)之間的關(guān)系，遵循系統(tǒng)性原則，使整個(gè)系統(tǒng)實(shí)施最優(yōu)化。系統(tǒng)性原則是指以包括整體觀點(diǎn)、關(guān)聯(lián)觀點(diǎn)、發(fā)展觀點(diǎn)、最優(yōu)觀點(diǎn)在內(nèi)的系統(tǒng)觀點(diǎn)來進(jìn)行會(huì)計(jì)電算化工作設(shè)計(jì)。會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)包括多個(gè)子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)之間都有一定的聯(lián)系，在設(shè)計(jì)某一子系統(tǒng)作業(yè)流程時(shí)，必須從整個(gè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)出發(fā)，考慮到與其他子系統(tǒng)的連接性能，使逐個(gè)實(shí)施的其他子系統(tǒng)全部完工后能組成高質(zhì)量的、完整的會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)，而不能只考慮單個(gè)子系統(tǒng)的優(yōu)化，以至于影響整個(gè)系統(tǒng)的完美結(jié)合和質(zhì)量。例如在使用會(huì)計(jì)軟件的各個(gè)子系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)遵循一定的順序：先啟用采購和銷售系統(tǒng)，然后是庫存和存貨系統(tǒng)，總賬、工資、固定資產(chǎn)系統(tǒng)可同時(shí)應(yīng)用，最后啟用應(yīng)收、應(yīng)付和成本系統(tǒng)。但是，如果各個(gè)系統(tǒng)沒有同時(shí)啟用，或按順序啟用，那么后啟用系統(tǒng)的一些功能可能會(huì)因其他系統(tǒng)的啟用而受到限制。所以，在設(shè)計(jì)會(huì)計(jì)電算化制度時(shí)，要合理規(guī)劃本單位各項(xiàng)信息內(nèi)容，規(guī)范本單位的管理模式，了解各種業(yè)務(wù)活動(dòng)之間的聯(lián)系，得出最佳的設(shè)計(jì)方案。

第四，應(yīng)滿足財(cái)會(huì)人員易學(xué)易用、操作方便的要求。會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)的使用者是會(huì)計(jì)人員，他們的計(jì)算機(jī)操作水平相對(duì)不高，因此，系統(tǒng)的作業(yè)流程設(shè)計(jì)必須盡可能方便操作。例如在憑證類別設(shè)計(jì)時(shí)，如果只要設(shè)計(jì)一種憑證就可以滿足使用，則不必設(shè)更多的類別；能在一個(gè)子系統(tǒng)中解決的問題，就不要放到其他子系統(tǒng)中解決，各子系統(tǒng)之間過多的聯(lián)系，有時(shí)不便操作，也不便于會(huì)計(jì)電算化工作的推廣。三、會(huì)計(jì)電算化制度設(shè)計(jì)的基本內(nèi)容

(一)會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制系統(tǒng)的意義與特點(diǎn)

會(huì)計(jì)電算化數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)產(chǎn)生之后，就提出了對(duì)會(huì)計(jì)電算化數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的控制問題。在手工處理?xiàng)l件下，所有的會(huì)計(jì)處理都由人工完成，對(duì)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制，主要是通過不相容職務(wù)的分離和實(shí)行業(yè)務(wù)的分割來實(shí)現(xiàn)的。面對(duì)會(huì)計(jì)電算化的新形勢(shì)，如何搞好內(nèi)部控制，保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和有關(guān)資產(chǎn)的安全完整，是會(huì)計(jì)制度設(shè)計(jì)的一個(gè)重要組成部分。

在西方國家，從會(huì)計(jì)電算化數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的應(yīng)用開始，在不長的時(shí)間里，一些運(yùn)用會(huì)計(jì)電算化的銀行、保險(xiǎn)公司和投資公司等金融機(jī)構(gòu)，受到來自計(jì)算機(jī)犯罪的嚴(yán)重?fù)p害，輕者造成財(cái)產(chǎn)和信譽(yù)的損失，重者瀕臨倒閉。時(shí)至今日，網(wǎng)絡(luò)犯罪有愈演愈烈之勢(shì)。因此，如何保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的內(nèi)部控制，是我們?cè)跁?huì)計(jì)制度設(shè)計(jì)中要關(guān)注的重要問題。同時(shí)會(huì)計(jì)電算化已從單純的提供財(cái)務(wù)信息轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)會(huì)計(jì)處理過程的控制，具備了信息系統(tǒng)和控制系統(tǒng)的特征。會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制系統(tǒng)的存在，必須以會(huì)計(jì)電算化數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的存在為前提，并依靠會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)的運(yùn)行進(jìn)行控制活動(dòng)。

會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制系統(tǒng)(也叫電子數(shù)據(jù)處理會(huì)計(jì)內(nèi)部控制系統(tǒng))，涵蓋了會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)與內(nèi)部控制的關(guān)系，延伸了內(nèi)部控制在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中的應(yīng)用。內(nèi)部控制是指一個(gè)企業(yè)在保護(hù)資產(chǎn)、檢查會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)正確性和可靠性、提高經(jīng)營管理效率以及在促進(jìn)遵守經(jīng)營管理政策方面，所制定的組織機(jī)構(gòu)方案和相應(yīng)采取的全部方法、措施，包括會(huì)計(jì)控制和管理控制。

在傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，內(nèi)部控制系統(tǒng)對(duì)保證經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的合理性、合法性，保證經(jīng)濟(jì)信息的準(zhǔn)確性和可靠性有著決定性的意義。表現(xiàn)在：第一，通過建立以崗位責(zé)任制為中心的責(zé)任控制約束機(jī)制，將會(huì)計(jì)部門劃分為不同的核算組，互相監(jiān)督、互相制約；第二，明確錢、賬、物分管原則，既保證財(cái)產(chǎn)物資的安全和完整，同時(shí)又可避免會(huì)計(jì)記錄被篡改而喪失真實(shí)性；第三，堅(jiān)持經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)分割辦理原則，使得一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的辦理，在幾個(gè)程序之間互相牽制、互相印證，并避免舞弊行為的發(fā)生；第四，通過建立良好的賬、證、表核對(duì)制度，既能保證產(chǎn)生可靠的會(huì)計(jì)信息，又能有效地促進(jìn)業(yè)務(wù)處理的正常進(jìn)行。

在會(huì)計(jì)電算化數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)條件下，傳統(tǒng)會(huì)計(jì)的工作組織、處理程序、核對(duì)制度、數(shù)據(jù)修改、信息存儲(chǔ)方式都發(fā)生了很大的變化。它需要把手工系統(tǒng)的信息轉(zhuǎn)換為機(jī)器可讀的形式，以被多次調(diào)用的數(shù)據(jù)文件產(chǎn)生各種信息的準(zhǔn)確性為前提，自行處理而非人可直接接近的維護(hù)和檢查運(yùn)行系統(tǒng)。這樣，建立嚴(yán)格的會(huì)計(jì)電算化控制制度，就成為會(huì)計(jì)電算化制度設(shè)計(jì)的重要問題。

會(huì)計(jì)電算化的出現(xiàn)，不僅使傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)工作的組織機(jī)構(gòu)、處理程序發(fā)生了重大變革，而且在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的控制和管理方式上也發(fā)生了重大的改變，并具有如下特點(diǎn)。

第一，會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制系統(tǒng)的控制機(jī)能是由人和電算系統(tǒng)共同完成的。盡管會(huì)計(jì)電算化信息處理是一個(gè)自動(dòng)化過程，但它只控制經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)及信息過程和結(jié)果，而不控制其開始。最為突出的表現(xiàn)在于：原始數(shù)據(jù)的生成、審核和編碼是電算化系統(tǒng)內(nèi)部無法承擔(dān)并處理的，往往需要由財(cái)會(huì)人員手工完成。只有財(cái)會(huì)人員將在一定控制下產(chǎn)生的數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī)后，才能獲得真實(shí)可靠的會(huì)計(jì)信息。因而，實(shí)現(xiàn)對(duì)電算化系統(tǒng)全過程的控制，離不開電算化會(huì)計(jì)內(nèi)部控制系統(tǒng)，更離不開人的積極作用。

第二，會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制系統(tǒng)的控制過程具有規(guī)律性。這主要因?yàn)殡娝慊到y(tǒng)的內(nèi)部控制點(diǎn)是由人設(shè)定的，在控制點(diǎn)上的控制過程也是由人事先按科學(xué)的方法規(guī)定的。因而，大量的信息在任何時(shí)間通過控制點(diǎn)都要接受監(jiān)督，這樣就使得會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)控制過程具有明顯規(guī)律性。但這樣也帶來一個(gè)問題：對(duì)于特殊業(yè)務(wù)的處理，如支票的保管和使用，就不能按其他業(yè)務(wù)控制的規(guī)律來處理，而另辟蹊徑，專門在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)內(nèi)部建立有別于其他原始憑證業(yè)務(wù)的支票處理及控制系統(tǒng)。這也說明，會(huì)計(jì)電算化只要不進(jìn)入智能處理時(shí)代，其控制系統(tǒng)的應(yīng)用就缺乏一定的靈活性。

第三，會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制系統(tǒng)的控制形式與信息處理同時(shí)進(jìn)行。由于控制系統(tǒng)在會(huì)計(jì)軟件開發(fā)時(shí)就被置定于整個(gè)電算化系統(tǒng)中，所以在應(yīng)用時(shí)，電算化就對(duì)有關(guān)會(huì)計(jì)信息邊處理、邊控制，一旦發(fā)現(xiàn)信息存在問題，就提示用戶，并停止進(jìn)行下一步驟的處理；在用戶按系統(tǒng)要求對(duì)信息進(jìn)行修改調(diào)整后，再繼續(xù)下一步驟的信息處理。這種控制形式具有不同于傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)作業(yè)的明顯特點(diǎn)。

第四，會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制系統(tǒng)的控制內(nèi)容并不限于軟件系統(tǒng)內(nèi)部。一提到會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制系統(tǒng)，人們的眼光往往就會(huì)盯住一個(gè)信息處理的會(huì)計(jì)軟件包，試圖在軟件系統(tǒng)內(nèi)尋找建立、健全內(nèi)部控制系統(tǒng)的辦法。實(shí)際上，會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制系統(tǒng)涉及會(huì)計(jì)組織的重新組合，涉及儀器設(shè)備和機(jī)房設(shè)備的科學(xué)管理，涉及計(jì)算機(jī)程序和文件的維護(hù)等，這些內(nèi)容并不是軟件系統(tǒng)可以自行控制的，需要人在軟件外部的環(huán)境中加以控制。

第五，會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)內(nèi)部的控制行為自動(dòng)化不允許人的接近。在解釋這一點(diǎn)時(shí)，需要強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)控制行為自動(dòng)化并不包括在控制數(shù)據(jù)開始時(shí)人直接參與的階段，也不包括環(huán)境控制中人作為主體控制的行為。它僅指會(huì)計(jì)信息被錄入計(jì)算機(jī)后到信息輸出這一過程行為的自動(dòng)化。在這一過程中，如果允許人的參與，那么各環(huán)節(jié)中的信息就會(huì)存在被篡改的可能，這樣輸出的信息將無真實(shí)、可靠之言。因此，人們?cè)O(shè)計(jì)的內(nèi)部控制系統(tǒng)往往具有封閉性，在這種封閉的系統(tǒng)內(nèi)部，控制系統(tǒng)在執(zhí)行控制職能的同時(shí)，對(duì)于非法信息通過計(jì)算機(jī)自動(dòng)提示，允許用戶修改調(diào)整，直到合法為止。(二)會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)內(nèi)部控制制度設(shè)計(jì)的內(nèi)容

會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)內(nèi)部控制制度，是指為確保會(huì)計(jì)信息計(jì)算機(jī)處理結(jié)果的準(zhǔn)確性、處理過程的一貫性和自動(dòng)性、處理環(huán)境的穩(wěn)定性和安全性而建立起來的對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的管理組織和應(yīng)用過程進(jìn)行相互牽制、相互聯(lián)系的一系列具有控制職能措施的規(guī)定的總稱。這個(gè)系統(tǒng)創(chuàng)造了良好的運(yùn)行環(huán)境，保證其運(yùn)行安全、可靠。會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)內(nèi)部控制制度設(shè)計(jì)主要包括管理控制、操作控制、系統(tǒng)開發(fā)控制、安全性控制等。(三)會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)作業(yè)制度設(shè)計(jì)的內(nèi)容

會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)作業(yè)方面的制度，包括會(huì)計(jì)軟件每個(gè)子系統(tǒng)的初始化和日常處理以及各個(gè)子系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)連接、共享等。會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)作業(yè)制度設(shè)計(jì)主要有以下內(nèi)容：

第一，軟件各子系統(tǒng)初始化設(shè)計(jì)。系統(tǒng)初始化主要包括系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置、科目設(shè)置、輸入賬戶余額、輸入銀行往來賬余額、輸入客戶往來賬余額以及科目類型設(shè)置功能。

第二，軟件各子系統(tǒng)日常處理的設(shè)計(jì)。在初始化賬務(wù)子系統(tǒng)之后，接著就可以進(jìn)行日常賬務(wù)處理了。日常賬務(wù)處理以會(huì)計(jì)月份為基本單位。一個(gè)會(huì)計(jì)月份處理完畢(結(jié)賬之后)，便可以輸入和處理下一個(gè)會(huì)計(jì)月份的記賬憑證信息。日常賬務(wù)處理過程設(shè)計(jì)如下：

(1)輸入和修改記賬憑證；

(2)憑證復(fù)核；

(3)科目匯總，記賬；

(4)月末處理，包括月末轉(zhuǎn)賬、試算平衡、對(duì)賬、結(jié)賬等處理；

(5)打印賬簿和報(bào)表；

(6)銀行對(duì)賬。

在日常賬務(wù)處理設(shè)計(jì)中，憑證復(fù)核、憑證記賬、結(jié)賬是三個(gè)關(guān)鍵性操作，為了使系統(tǒng)處理具有較大的靈活性，允許在憑證復(fù)核、記賬、結(jié)賬之后，取消復(fù)核、取消記賬和取消結(jié)賬；分別恢復(fù)到憑證、憑證記賬之前或者結(jié)賬之前的狀態(tài)，但只能由專人進(jìn)行這些操作。

第三，會(huì)計(jì)軟件各子系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)傳遞、共享的設(shè)計(jì)。

第二節(jié)會(huì)計(jì)電算化制度設(shè)計(jì)的原則

計(jì)算機(jī)應(yīng)用于會(huì)計(jì)工作中，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)工作的電算化，目前在我國已經(jīng)具有了相當(dāng)?shù)囊?guī)模，并在全國逐步普及。以會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)為核心的企業(yè)管理信息系統(tǒng)也已在一部分大、中型企業(yè)建成投入使用，并成為我國會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)發(fā)展的重要方向。已經(jīng)建立會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)的大量單位已脫離了手工賬本，完全使用計(jì)算機(jī)處理自己的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)。與此同時(shí)，在會(huì)計(jì)工作當(dāng)中也出現(xiàn)了利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行舞弊的犯罪行為，近年來這種犯罪行為一直呈上升趨勢(shì)。因此加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)的制度建設(shè)，完善企業(yè)會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制機(jī)制，是推動(dòng)我國會(huì)計(jì)電算化工作發(fā)展的重要問題。

會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)與手工會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的基本職能并沒有本質(zhì)的區(qū)別，因此規(guī)范整個(gè)會(huì)計(jì)工作的會(huì)計(jì)法律、法規(guī)、法令、會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和會(huì)計(jì)制度仍然是制定會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)管理制度的基本依據(jù)。會(huì)計(jì)內(nèi)部控制體系的基本目的和設(shè)計(jì)原則對(duì)于會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)也仍然適用。由于會(huì)計(jì)電算化與手工會(huì)計(jì)比較有其不同的特點(diǎn)，本節(jié)針對(duì)會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)的特點(diǎn)，分析建立會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)管理制度的依據(jù)和建立有關(guān)制度的原則。一、會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)管理制度設(shè)計(jì)的基本依據(jù)

隨著會(huì)計(jì)電算化工作的深入發(fā)展，財(cái)政部、國家審計(jì)總署相繼頒發(fā)了一系列關(guān)于會(huì)計(jì)電算化管理工作的規(guī)定，這些規(guī)定是制定企業(yè)會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)管理制度的重要依據(jù)。

由于會(huì)計(jì)電算化工作在我國的開展起步較晚，缺乏適合我國國情的成熟的理論指導(dǎo)，因此開展會(huì)計(jì)電算化工作的單位還應(yīng)從建立會(huì)計(jì)內(nèi)部控制系統(tǒng)的基本原則出發(fā)，充分考慮計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的工作特點(diǎn)，制定相應(yīng)的管理制度。(一)財(cái)政部、國家審計(jì)總署有關(guān)會(huì)計(jì)電算化管理的法令、法規(guī)和制度

近年來財(cái)政部陸續(xù)發(fā)布了《關(guān)于印發(fā)〈會(huì)計(jì)電算化管理辦法〉等規(guī)章的通知》(1994年6月30日)、《關(guān)于印發(fā)〈會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范〉的通知》(1996年6月10日)，這兩個(gè)文件及其附件較為詳盡地規(guī)定了會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)應(yīng)該具有的管理制度，并明確規(guī)定會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)管理制度的主要內(nèi)容應(yīng)包括：系統(tǒng)操作管理制度、計(jì)算機(jī)硬件和軟件管理制度和會(huì)計(jì)檔案管理制度。同時(shí)，《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》第六條規(guī)定：“在我國境內(nèi)銷售的商品化會(huì)計(jì)核算軟件必須通過評(píng)審”，“商品化核算軟件評(píng)審工作由省、自治區(qū)、直轄市財(cái)政廳(局)或財(cái)政部組織進(jìn)行”。這些規(guī)定實(shí)際上給出了企業(yè)選購商品化核算軟件的合法性依據(jù)。需要指出的是，這些文件還規(guī)定了會(huì)計(jì)核算軟件必須具備的基本功能規(guī)范，這些功能規(guī)范給出了會(huì)計(jì)核算軟件在技術(shù)上應(yīng)該具有的內(nèi)部控制措施。在實(shí)際工作中制定相應(yīng)的管理制度，使軟件中設(shè)計(jì)的控制措施真正發(fā)揮應(yīng)有的作用，是會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理正確可靠和安全的基本保證。也正是因?yàn)闀?huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)采用了計(jì)算機(jī)技術(shù)控制和組織、制度控制相結(jié)合的控制方法，所以會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)比手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制體系更嚴(yán)格，控制的內(nèi)容更廣泛。

我們知道，計(jì)算機(jī)技術(shù)控制是指采用計(jì)算機(jī)技術(shù)由計(jì)算機(jī)自動(dòng)進(jìn)行的控制。如進(jìn)入會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，系統(tǒng)自動(dòng)查驗(yàn)操作人員輸入的密碼，以防止無關(guān)人員非法進(jìn)入系統(tǒng)。操作人員無權(quán)進(jìn)行的操作，該功能不在菜單中顯示或該菜單項(xiàng)處于“休眠”狀態(tài)以防止操作人員進(jìn)行非法操作等。

基本功能規(guī)范的要求，實(shí)際上也是衡量企業(yè)定點(diǎn)開發(fā)的會(huì)計(jì)核算軟件是否合法的基本依據(jù)。這是因?yàn)闀?huì)計(jì)軟件的功能是指軟件完成會(huì)計(jì)工作的能力和工作方式，由于系統(tǒng)的設(shè)計(jì)目標(biāo)不完全一樣，因此軟件的功能也不盡相同。但所有的會(huì)計(jì)電算化軟件必須具備財(cái)政部頒布的《會(huì)計(jì)核算軟件的基本功能規(guī)范》所規(guī)定的功能，這是對(duì)會(huì)計(jì)軟件最基本的要求。這些要求包括會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理能力的要求和系統(tǒng)控制功能的要求，達(dá)不到功能規(guī)范要求的軟件應(yīng)該視為難以保證數(shù)據(jù)處理正確、可靠或存在安全隱患的軟件。這種會(huì)計(jì)軟件是無法在實(shí)際工作中應(yīng)用的，因此《會(huì)計(jì)核算軟件的基本功能規(guī)范》既是軟件開發(fā)的基本依據(jù)，也是設(shè)計(jì)會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)管理制度的基本依據(jù)。

1999年修訂的《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》第十三條特別明確規(guī)定：“使用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的，其軟件及其生成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)資料，也必須符合統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度的規(guī)定”，從法律的高度對(duì)開展會(huì)計(jì)電算化工作的基本原則作出了明確的規(guī)定。中國注冊(cè)會(huì)計(jì)師協(xié)會(huì)2001年7月16日頒布了《獨(dú)立審計(jì)具體準(zhǔn)則第20號(hào)——計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)環(huán)境下的審計(jì)》，向建立完善的對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)進(jìn)行審計(jì)的法規(guī)體系邁出了重要的一步，對(duì)于開展計(jì)算機(jī)審計(jì)具有重要意義。2001年2月財(cái)政部發(fā)布了《內(nèi)部會(huì)計(jì)控制基本規(guī)范(征求意見稿)》，系統(tǒng)地明確了內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的目標(biāo)和原則、內(nèi)部控制的內(nèi)容、內(nèi)部控制的方法、內(nèi)部控制的檢查等問題。這是制定企業(yè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的基本依據(jù)。這些有關(guān)的法律、法令和法規(guī)是企業(yè)制定會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)管理制度的基本依據(jù)。(二)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)工作的基本特點(diǎn)

技術(shù)的飛速發(fā)展和客觀實(shí)際的需要，使我國的會(huì)計(jì)電算化工作一直處于實(shí)踐超前于理論的狀態(tài)，會(huì)計(jì)電算化工作缺乏成熟的理論體系的指導(dǎo)。因此，目前我國有關(guān)會(huì)計(jì)電算化工作的法令、法規(guī)不可避免地帶有很多手工會(huì)計(jì)的痕跡，有些具體問題的規(guī)定，并不完全適用會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的工作特點(diǎn)。會(huì)計(jì)核算軟件功能規(guī)范所規(guī)定應(yīng)具備的功能，也僅僅是對(duì)會(huì)計(jì)軟件最基本的必備要求。對(duì)于會(huì)計(jì)軟件應(yīng)保留足夠的審計(jì)線索，以使審計(jì)人員能跟蹤審計(jì)線索，順利完成審計(jì)工作；軟件應(yīng)有足夠的操作簡便性和容錯(cuò)性功能等，對(duì)于保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)正確、可靠和安全的重要要求并沒有給出明確的規(guī)定。另外，一些商品化軟件公司出于種種原因，在提供給用戶的軟件中也可能或明或暗地留有諸如“反記賬”或“反結(jié)賬”等雖可以方便用戶使用卻不合法的功能。

所謂“反記賬”是指記賬憑證已記賬，由于種種原因使其返回記賬前狀態(tài)，以便操作人員可以不留痕跡地對(duì)記賬憑證進(jìn)行修改的功能。“反結(jié)賬”是指將已經(jīng)完成結(jié)賬操作的月份的賬返回到結(jié)賬前狀態(tài)，使操作者可以對(duì)已結(jié)賬月份的數(shù)據(jù)進(jìn)行修改或調(diào)整的功能。由于這些功能使會(huì)計(jì)的記賬、結(jié)賬等操作失去了應(yīng)有的保證數(shù)據(jù)真實(shí)、可靠的作用，因此是違反會(huì)計(jì)制度的功能。除此而外，對(duì)于以會(huì)計(jì)系統(tǒng)為核心的企業(yè)管理信息系統(tǒng)、通過網(wǎng)絡(luò)披露企業(yè)有關(guān)會(huì)計(jì)信息等涉及的有關(guān)會(huì)計(jì)問題，目前還沒有明確的規(guī)定。因此，企業(yè)在設(shè)計(jì)自己的會(huì)計(jì)工作管理制度時(shí)，還應(yīng)根據(jù)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的工作特點(diǎn)和所使用的會(huì)計(jì)軟件的實(shí)際情況制定相應(yīng)的控制措施和管理制度。二、會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)管理制度設(shè)計(jì)原則

(一)合法性原則

對(duì)于會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)來說，合法性要求主要體現(xiàn)在企業(yè)使用的軟件必須滿足會(huì)計(jì)核算軟件功能規(guī)范的要求，這是建立會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的基礎(chǔ)。需要指出的是，在我國會(huì)計(jì)電算化工作剛剛起步的階段，開發(fā)方和軟件的使用方都缺乏經(jīng)驗(yàn)，因此在1989年我國在商品化財(cái)務(wù)軟件推出的同時(shí)，財(cái)政部就制定了對(duì)商品化財(cái)會(huì)軟件必須由財(cái)政部門對(duì)軟件進(jìn)行評(píng)審的規(guī)定。并且，財(cái)政部于1994年7月頒發(fā)了《商品化會(huì)計(jì)核算軟件評(píng)審規(guī)則》，從政府的角度對(duì)商品化會(huì)計(jì)軟件評(píng)審作出了明確的規(guī)定。這是商品化會(huì)計(jì)軟件合法性、可靠性、準(zhǔn)確性、安全性的基本保證，對(duì)于會(huì)計(jì)電算化工作的開展起到了很好的推進(jìn)作用。但是實(shí)行十幾年來，也發(fā)現(xiàn)由政府主管部門直接進(jìn)行評(píng)審存在一定的弊病。隨著財(cái)會(huì)軟件向管理型發(fā)展，軟件系統(tǒng)功能越來越完善、結(jié)構(gòu)越來越復(fù)雜，政府機(jī)構(gòu)進(jìn)行評(píng)審越來越困難，弊病也越來越明顯。同時(shí)隨著會(huì)計(jì)電算化工作的廣泛開展，無論是專業(yè)軟件公司還是用戶也越來越成熟，政府主管部門直接進(jìn)行評(píng)審的必要性也逐漸減小。因此，自2000年之后，對(duì)于財(cái)會(huì)軟件的評(píng)審，原則上不再由政府主管部門進(jìn)行。

有鑒于此，對(duì)商品化軟件的合法性判斷應(yīng)從兩方面來分析。其一是商品化軟件公司對(duì)開發(fā)過程的自我控制，以保證軟件功能符合財(cái)政部門的要求，并提供必要的供審計(jì)使用的接口，以方便用戶和審計(jì)部門對(duì)系統(tǒng)的輸出進(jìn)行審計(jì)；如果因?yàn)檐浖旧淼膯栴}造成用戶的損失，則軟件公司應(yīng)負(fù)相應(yīng)的法律和經(jīng)濟(jì)責(zé)任。其二是用戶在選擇商品化財(cái)會(huì)軟件時(shí)應(yīng)對(duì)軟件的功能進(jìn)行必要的審查，以檢驗(yàn)其是否符合財(cái)政部關(guān)于會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范的要求。這點(diǎn)對(duì)于曾經(jīng)經(jīng)過財(cái)政部門審批且目前市場占有率較高的知名的財(cái)務(wù)軟件如用友、金蝶、新中大、安易等來說一般不會(huì)存在問題，但對(duì)軟件是否存在諸如“反記賬”“反結(jié)賬”等非法功能、系統(tǒng)的控制功能是否完備，應(yīng)進(jìn)行仔細(xì)的檢查。對(duì)存在的問題，或者要求軟件公司進(jìn)行改進(jìn)，或者制定相應(yīng)的管理制度進(jìn)行控制。用戶尤其不能出于自身的種種考慮，對(duì)軟件公司的產(chǎn)品提出設(shè)置非法功能的要求。(二)業(yè)務(wù)處理程序標(biāo)準(zhǔn)化原則

會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的處理具有嚴(yán)格的時(shí)序性的要求，例如結(jié)賬前必須首先完成期末業(yè)務(wù)的攤、提和結(jié)轉(zhuǎn)，結(jié)轉(zhuǎn)時(shí)也有結(jié)轉(zhuǎn)順序的要求。在會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)中，由于有關(guān)的功能通過功能菜單的形式提供給用戶，由用戶根據(jù)需要選擇使用，軟件很難嚴(yán)格控制操作的時(shí)序。因此，應(yīng)該制定出標(biāo)準(zhǔn)化的操作程序及有關(guān)的控制點(diǎn)的控制要求，以便對(duì)業(yè)務(wù)處理的過程進(jìn)行控制。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，多臺(tái)計(jì)算機(jī)同時(shí)對(duì)一個(gè)會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行各種操作，如果軟件開發(fā)控制設(shè)計(jì)不夠完善，使用單位又沒有建立嚴(yán)格的業(yè)務(wù)處理程序，則系統(tǒng)往往會(huì)出現(xiàn)很多難以預(yù)料的錯(cuò)誤。(三)經(jīng)濟(jì)性原則

會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)通常采用計(jì)算機(jī)程序和組織、制度控制相結(jié)合的綜合控制方法建立自己的內(nèi)部控制體系。對(duì)于某一關(guān)鍵點(diǎn)具體采用哪一種控制方法可以有多種考慮，在確定具體的使用方法時(shí)除了考慮控制的有效性外，還必須考慮所采取措施的經(jīng)濟(jì)性，真正做到以最小的成本達(dá)到最好的效果。(四)民主性原則

會(huì)計(jì)制度設(shè)計(jì)主要是由專業(yè)會(huì)計(jì)人員進(jìn)行的，但會(huì)計(jì)制度的執(zhí)行者不僅僅是會(huì)計(jì)人員，而且涉及企業(yè)的其他有關(guān)人員，尤其在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)下，許多交易數(shù)據(jù)輸入不再僅限于會(huì)計(jì)人員來做，可以直接由經(jīng)辦人員輸入會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)。因此，在進(jìn)行會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)制度設(shè)計(jì)工作時(shí)，還應(yīng)當(dāng)吸收其他有關(guān)人員積極參加，要充分調(diào)查了解其他有關(guān)人員對(duì)于制度的意見和要求，采納他們的合理建議。設(shè)計(jì)之后，也要接受有關(guān)人員的監(jiān)督。這樣就為制度的順利執(zhí)行打下了基礎(chǔ)。

第三節(jié)會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制系統(tǒng)設(shè)計(jì)

一、會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制系統(tǒng)的目標(biāo)設(shè)計(jì)

會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制系統(tǒng)的實(shí)施，是發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性的客觀結(jié)果，因而它的控制目標(biāo)也是由人們事先根據(jù)情況來設(shè)定，并按這一設(shè)定的方向，通過實(shí)施會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制系統(tǒng)來達(dá)到控制的目標(biāo)。

會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制系統(tǒng)的目標(biāo)設(shè)計(jì)，是指通過實(shí)施會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制系統(tǒng)，而要求受控制的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)應(yīng)達(dá)到的效果與目標(biāo)。它涉及的問題包括：對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的哪些問題進(jìn)行控制，按什么標(biāo)準(zhǔn)對(duì)這些問題進(jìn)行控制，通過對(duì)這些問題的控制要達(dá)到什么目的，等等。會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制系統(tǒng)的目標(biāo)設(shè)計(jì)，主要是控制有關(guān)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)在計(jì)算機(jī)中的處理及其結(jié)果，而不是對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生進(jìn)行控制。會(huì)計(jì)部門所能處理的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，只是企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的一部分。在目前情況下，會(huì)計(jì)電算化所能夠處理的也只是會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的某些方面，主要局限在會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)的處理，它不是對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生進(jìn)行處理，而是對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生所產(chǎn)生的會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行處理。作為對(duì)會(huì)計(jì)電算化進(jìn)行控制的會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制系統(tǒng)，其控制的對(duì)象也只能局限在會(huì)計(jì)電算化所能夠處理的方面。

會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制設(shè)計(jì)的總目標(biāo)是保證會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的可控、合法、可靠和高效率運(yùn)行，最大限度地保護(hù)電算化系統(tǒng)下信息和資產(chǎn)的完整，保證財(cái)務(wù)記錄、財(cái)務(wù)報(bào)表等管理信息的準(zhǔn)確性和可靠性，促進(jìn)會(huì)計(jì)電算化在企業(yè)管理中的有效運(yùn)用，嚴(yán)守管理標(biāo)準(zhǔn)和效率。

根據(jù)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的特點(diǎn)，上述總目標(biāo)可以分解為以下四個(gè)子目標(biāo)。

1.責(zé)任控制目標(biāo)設(shè)計(jì)

它著重于組織、批準(zhǔn)、權(quán)限及保護(hù)措施責(zé)任的控制，使電算化系統(tǒng)的運(yùn)行建立在可控、合法、合理的基礎(chǔ)上。

2.防錯(cuò)控制目標(biāo)設(shè)計(jì)

它著重于財(cái)產(chǎn)安全、數(shù)據(jù)處理防錯(cuò)的檢測，避免舞弊，正確檢索信息和傳遞信息等方面的控制，使電算化系統(tǒng)的運(yùn)行建立在可靠、可信的基礎(chǔ)上。

3.效率控制目標(biāo)設(shè)計(jì)

它著重于充分協(xié)調(diào)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)內(nèi)的結(jié)構(gòu)和組織，發(fā)揮系統(tǒng)效能，使電算化系統(tǒng)建立在高效率運(yùn)行的基礎(chǔ)上。

4.環(huán)境控制目標(biāo)設(shè)計(jì)

它著重于系統(tǒng)軟件使用方面的安全保密、自然環(huán)境的正常化和科學(xué)化、硬件檢測的維護(hù)等方面的控制，使電算化系統(tǒng)建立在安全運(yùn)行的基礎(chǔ)上。

二、會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制系統(tǒng)的內(nèi)容設(shè)計(jì)

(一)會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制系統(tǒng)的分類

會(huì)計(jì)電算化與其內(nèi)容控制系統(tǒng)是相互作用和相互影響的。會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用程度和應(yīng)用效果，取決于其內(nèi)部控制系統(tǒng)所能達(dá)到的程度，取決于這些內(nèi)部控制的應(yīng)用范圍和應(yīng)用效果。因此，不同控制級(jí)別的會(huì)計(jì)電算化有不同的特征，具有明顯不同的控制要求。國外一些控制論學(xué)者通常把控制系統(tǒng)劃分為三種：業(yè)務(wù)控制、管理控制和戰(zhàn)略控制。從目前世界范圍的會(huì)計(jì)電算化應(yīng)用程度來看，它的內(nèi)部控制系統(tǒng)已具備業(yè)務(wù)控制的大部分和管理控制的相當(dāng)部分。人們認(rèn)為，會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制系統(tǒng)最終將覆蓋和涉及戰(zhàn)略控制方面，從而達(dá)到控制的最高層次。在此基礎(chǔ)上，可以把會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制系統(tǒng)的內(nèi)容分為一般控制和應(yīng)用控制兩個(gè)基本方面(見圖11-1)，并對(duì)這兩個(gè)方面的具體內(nèi)容作系統(tǒng)分類。圖11-1列示了會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制系統(tǒng)的內(nèi)容和框架，對(duì)于上述內(nèi)容還可以再進(jìn)行下一步分為以下四類。

1.管理控制

管理控制是針對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)本身在工作方面所提出的各項(xiàng)控制要求，包括組織控制、運(yùn)行安全控制和工作環(huán)境控制等。

2.操作控制

操作控制是針對(duì)信息處理操作方面的控制，包括輸入和輸出控制、軟件和硬件控制等。

3.系統(tǒng)開發(fā)控制

系統(tǒng)開發(fā)控制即在軟件使用期內(nèi)，對(duì)各階段產(chǎn)生的文件進(jìn)行控制。如對(duì)軟件系統(tǒng)說明書、模塊說明書、系統(tǒng)流程圖、程序框圖、使用說明書等文件的控制。

4.安全性控制

安全性控制包括對(duì)設(shè)備安全和系統(tǒng)使用安全狀況進(jìn)行的控制。(二)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的一般控制設(shè)計(jì)

會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的一般控制(又稱管理控制或總體控制)，是以軟件系統(tǒng)存在和外在環(huán)境控制為主的控制，它包括組織控制、運(yùn)行安全控制、工作環(huán)境控制、軟件質(zhì)量控制、文件檔案控制等方面的具體內(nèi)容。它不涉及軟件系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)的裝載、處理和傳遞。可見，一般控制是對(duì)整個(gè)會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)所采取的一系列控制方法、程序和手段，它是會(huì)計(jì)電算化控制系統(tǒng)的核心和重點(diǎn)，是應(yīng)用控制的基礎(chǔ)。

1.組織控制

組織控制是對(duì)組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配置、職權(quán)授受、權(quán)限規(guī)定和內(nèi)部牽制等方面的控制。組織控制的設(shè)計(jì)包括以下幾方面的內(nèi)容。

(1)組織機(jī)構(gòu)設(shè)置控制。建立電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)以后，通常會(huì)產(chǎn)生一個(gè)或幾個(gè)新的部門和機(jī)構(gòu)。目前，一般是按照會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的功能，將有關(guān)職責(zé)和權(quán)限分開，并設(shè)立相應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)，如財(cái)務(wù)審核部、電腦部、會(huì)計(jì)檔案部等。

由于出現(xiàn)組織機(jī)構(gòu)方面的變化，便直接產(chǎn)生許多管理與協(xié)調(diào)上的問題，如各機(jī)構(gòu)的職責(zé)權(quán)限、工作范圍、相互關(guān)系、效率等。這些問題的核心，在于如何建立和完善相應(yīng)的組織控制。然而，不論如何設(shè)置部門機(jī)構(gòu)，從內(nèi)部控制考慮，在會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制系統(tǒng)中，應(yīng)特別注重職權(quán)的分割，必須貫徹不相容職務(wù)分離的原則。

(2)職責(zé)與權(quán)限控制。職責(zé)與權(quán)限控制的重點(diǎn)是職能分隔和權(quán)限規(guī)定，既要有利于保證會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)和資產(chǎn)的安全，又要能從專業(yè)角度提高工作效率。

一般來說，職能、職責(zé)的分離和權(quán)限的規(guī)定包括以下內(nèi)容：業(yè)務(wù)事項(xiàng)的發(fā)生、業(yè)務(wù)事項(xiàng)的執(zhí)行、業(yè)務(wù)事項(xiàng)的記錄、直接的資產(chǎn)保護(hù)等。這樣劃分的目的在于避免業(yè)務(wù)工作集中于一個(gè)人或一個(gè)部門，使各業(yè)務(wù)部門和各工作人員之間相互制約、相互監(jiān)督，防止產(chǎn)生舞弊行為。

根據(jù)會(huì)計(jì)制度和會(huì)計(jì)電算化的要求，設(shè)置電算會(huì)計(jì)主管和系統(tǒng)管理員崗位。電算會(huì)計(jì)主管由處領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)和管理整個(gè)會(huì)計(jì)電算化工作；系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)處網(wǎng)頁及內(nèi)部局域網(wǎng)的日常管理工作，定期殺毒和更新殺毒軟件，每天負(fù)責(zé)開機(jī)、關(guān)機(jī)，機(jī)器發(fā)生故障時(shí)及時(shí)維修和記錄備查，保證系統(tǒng)合法、安全、可靠。從內(nèi)部控制的角度來考慮，以下職能必須分離，應(yīng)由不同的部門或人員來擔(dān)任：①業(yè)務(wù)審批與計(jì)算機(jī)操作；②輸入數(shù)據(jù)準(zhǔn)備與計(jì)算機(jī)操作；③數(shù)據(jù)文件處理與計(jì)算機(jī)操作；④程序編制、修改與計(jì)算機(jī)操作；⑤程序和數(shù)據(jù)文件的管理與計(jì)算機(jī)操作；⑥重要的計(jì)算機(jī)打印誤差表的調(diào)整與計(jì)算機(jī)操作。

(3)人員配置。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化以后，業(yè)務(wù)人員的變化很大。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)下的人員主要包括會(huì)計(jì)人員、計(jì)算機(jī)操作人員、系統(tǒng)設(shè)計(jì)人員和系統(tǒng)維護(hù)人員等。按照內(nèi)部牽制的原則，這些人員在執(zhí)行有關(guān)職責(zé)時(shí)，應(yīng)實(shí)行業(yè)務(wù)分割和職務(wù)分離。①會(huì)計(jì)人員與操作人員的職務(wù)分離。單獨(dú)的操作人員必須能迅速處理來自單獨(dú)會(huì)計(jì)人員給定的信息，如果二者一旦結(jié)合，完全有可能給系統(tǒng)輸入和輸出的真實(shí)性造成嚴(yán)重的威脅。②系統(tǒng)設(shè)計(jì)人員與操作人員的職務(wù)分離。系統(tǒng)設(shè)計(jì)人員通曉系統(tǒng)軟件的詳細(xì)情況，有能力修改系統(tǒng)軟件，讓他們充當(dāng)操作人員難以避免非法操作的可能性。因此，系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和系統(tǒng)的操作必須由不同的人員去完成。③系統(tǒng)設(shè)計(jì)人員和會(huì)計(jì)人員的職務(wù)分離。如果這兩項(xiàng)職務(wù)由一人擔(dān)任，有可能導(dǎo)致兼任系統(tǒng)設(shè)計(jì)的會(huì)計(jì)人員事先在系統(tǒng)設(shè)計(jì)中留下可作弊的接口，也容易掩蓋系統(tǒng)存在的缺陷和問題，更有可能的是會(huì)計(jì)人員為了達(dá)到某一非法目的去改系統(tǒng)軟件。

(4)會(huì)計(jì)電算化操作控制。①財(cái)務(wù)處工作人員必須經(jīng)過培訓(xùn)和授權(quán)認(rèn)可后方能上機(jī)操作，其他人員未經(jīng)允許不得上機(jī)操作；②財(cái)務(wù)處工作人員應(yīng)按密碼和操作權(quán)限操作，除系統(tǒng)管理員外其他人員不得擅自上機(jī)操作；③任何人員禁止在網(wǎng)絡(luò)機(jī)器上安裝和使用游戲軟件；使用外來軟盤時(shí)應(yīng)先進(jìn)行殺毒；使用內(nèi)部局域網(wǎng)時(shí)禁止同時(shí)使用校園網(wǎng)等外部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，以保證計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)安全和防止感染計(jì)算機(jī)病毒；④任何人員不得直接打開數(shù)據(jù)庫文件進(jìn)行操作，不允許隨意增刪和修改數(shù)據(jù)、源程序和數(shù)據(jù)庫文件結(jié)構(gòu)；不得偽造、非法涂改變更、故意毀壞程序、數(shù)據(jù)文件、賬冊(cè)、軟盤等；⑤各崗位工作人員在操作使用計(jì)算機(jī)過程中，如遇異常情況，要及時(shí)聯(lián)系系統(tǒng)管理員進(jìn)行解決，不得自行解決，不得自行處理；⑥操作人員對(duì)個(gè)人的上機(jī)注冊(cè)名與口令要嚴(yán)格保守秘密，不得泄露；⑦操作人員必須嚴(yán)格履行崗位職責(zé)與操作權(quán)限，不能越權(quán)、越位操作。未經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人同意，不能向他人提供各類會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)；⑧輸入到計(jì)算機(jī)的記賬憑證必須經(jīng)過復(fù)核人員審核才能進(jìn)行記賬。月末結(jié)賬前確保本月憑單本月處理完畢。

2.運(yùn)行安全控制

安全控制是對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的軟件系統(tǒng)在使用方面的安全保密控制。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)能安全可靠地運(yùn)行，很大程度上取決于系統(tǒng)的運(yùn)行安全控制。

運(yùn)行安全控制設(shè)計(jì)包括以下內(nèi)容：

(1)系統(tǒng)文件安全控制設(shè)計(jì)。在建立和設(shè)計(jì)系統(tǒng)過程中，會(huì)產(chǎn)生一系列關(guān)于系統(tǒng)運(yùn)行的文件，這些文件一般需要有專門的磁盤和建立專門的目錄以供寄存。這些磁盤和記錄在系統(tǒng)運(yùn)行時(shí)將會(huì)被逐一調(diào)用，它是系統(tǒng)能否安全運(yùn)行的關(guān)鍵。系統(tǒng)文件安全控制設(shè)計(jì)應(yīng)包括以下內(nèi)容：①系統(tǒng)文件由專人保管、使用和修改。凡與系統(tǒng)無關(guān)的人員以及按規(guī)定不得接觸文件的人員，不得使用這些文件，也不得接觸這些文件。②系統(tǒng)文件設(shè)計(jì)上的自行維護(hù)。在設(shè)計(jì)系統(tǒng)時(shí)，產(chǎn)生的系統(tǒng)文件個(gè)數(shù)很多，所占磁盤空間也較大。為了允許系統(tǒng)的合法轉(zhuǎn)移，設(shè)計(jì)者往往設(shè)計(jì)出一些有規(guī)律的轉(zhuǎn)移指令，以防止系統(tǒng)轉(zhuǎn)移時(shí)造成個(gè)別文件的遺漏；對(duì)于非法轉(zhuǎn)移，從保護(hù)系統(tǒng)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的角度考慮，設(shè)計(jì)者往往在他人非法轉(zhuǎn)移所用指令中，連接一些系統(tǒng)文件自行破壞命令，使得非法轉(zhuǎn)移的系統(tǒng)文件不具完全性和可操作性。

(2)系統(tǒng)操作的安全控制設(shè)計(jì)。大多數(shù)的操作安全措施，在設(shè)計(jì)時(shí)被固化在系統(tǒng)軟件中，其功能是防止非法用戶對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行操作。其控制方式有：用戶級(jí)別控制，采用分級(jí)設(shè)定密碼口令的方式，控制各用戶使用資格和權(quán)限；操作記錄控制，即采用系統(tǒng)自動(dòng)生成操作記錄簿的辦法，對(duì)操作人、時(shí)間、工作項(xiàng)目進(jìn)行序時(shí)記錄和控制；軟件保密控制，采用對(duì)系統(tǒng)軟件編譯和采用一定方式加密的方法，控制和防止非法人員打開程序或數(shù)據(jù)庫；數(shù)據(jù)安全控制，采用對(duì)數(shù)據(jù)加以分類，分別以操作口令方式加以控制，對(duì)特別重要的數(shù)據(jù)和文件，可采用密碼存儲(chǔ)方式，以防被盜和被損。以上四種方式通?？梢员煌瑫r(shí)運(yùn)用于同一軟件系統(tǒng)中。

3.工作環(huán)境控制

工作環(huán)境控制是指為保證會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的正常工作條件而實(shí)施的控制。盡管工作環(huán)境并不寓于軟件系統(tǒng)內(nèi)部，但是它的好壞會(huì)對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的安全產(chǎn)生直接影響。

工作環(huán)境控制設(shè)計(jì)包括以下內(nèi)容：

(1)硬件工作狀況控制。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)需要較多的硬件設(shè)備，如主機(jī)、鍵盤、監(jiān)視器、上網(wǎng)硬件等。為保證系統(tǒng)正常安全運(yùn)行，應(yīng)建立對(duì)各類硬件設(shè)備定期維修制度，對(duì)關(guān)鍵設(shè)備要定期檢測和維護(hù)，保證其處于良好的工作狀態(tài)。①會(huì)計(jì)電算化應(yīng)配備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，并需按固定資產(chǎn)管理要求登記，由專人負(fù)責(zé)保管；②會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)所用的計(jì)算機(jī)設(shè)備必須配備不間斷電源，以保其系統(tǒng)正常運(yùn)行，保障會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全；③機(jī)房應(yīng)安裝空調(diào)、抽濕等設(shè)備，以保證相應(yīng)的溫度、濕度；④操作人員應(yīng)隨時(shí)保持設(shè)備的潔凈，并定期檢查設(shè)備的運(yùn)行情況，做好記錄；⑤硬件發(fā)生故障，應(yīng)由專人或定點(diǎn)維修人員負(fù)責(zé)檢修，做好維修記錄，其他人員不得擅自拆修；⑥系統(tǒng)的開、關(guān)機(jī)應(yīng)由系統(tǒng)管理人員或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)，并需嚴(yán)格遵守開、關(guān)機(jī)順序。

(2)自然環(huán)境控制。計(jì)算機(jī)工作時(shí)，要求外界自然環(huán)境達(dá)到一定的標(biāo)準(zhǔn)，越是性能先進(jìn)的計(jì)算機(jī)，對(duì)工作環(huán)境條件的要求越高。這類控制具體包括：機(jī)房環(huán)境控制，即要求機(jī)房的溫度、濕度、防塵、防火等達(dá)到一定的條件；磁場環(huán)境控制，磁場的存在是看不見摸不著的，但它在瞬間就可以破壞系統(tǒng)工作，尤其是損毀儲(chǔ)存的各種數(shù)據(jù)，因此必須在沒有磁場的空間建立會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)；形成環(huán)境控制制度，包括建立防火制度、防空制度、防磁制度、出入登記制度、機(jī)房財(cái)產(chǎn)保管制度等。

4.軟件質(zhì)量控制

軟件質(zhì)量控制是指在軟件開發(fā)和使用過程中，為保證軟件基本質(zhì)量而實(shí)施的控制。

軟件質(zhì)量控制設(shè)計(jì)的內(nèi)容包括以下兩個(gè)方面：

(1)軟件開發(fā)質(zhì)量控制。即要求軟件開發(fā)者按軟件開發(fā)規(guī)范來研究和開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化的會(huì)計(jì)軟件，具體要求如下：①選擇的財(cái)務(wù)軟件應(yīng)符合財(cái)政部《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》和上級(jí)部門的要求，并且能滿足會(huì)計(jì)電算化的實(shí)際工作需要；②財(cái)務(wù)軟件應(yīng)在軟件開發(fā)商的協(xié)助下安裝、調(diào)試，直至正常運(yùn)行。

(2)軟件使用質(zhì)量控制。軟件使用質(zhì)量控制關(guān)鍵在于對(duì)軟件維護(hù)的控制，包括正常使用過程中的軟件維護(hù)工作以及隨著經(jīng)營情況的變化而對(duì)軟件作相應(yīng)修改和完善的工作。對(duì)系統(tǒng)軟件的維護(hù)，必須經(jīng)過一定的審批手續(xù)，按照規(guī)定的工作程序，由指定的人員進(jìn)行。①系統(tǒng)管理人員應(yīng)對(duì)軟件進(jìn)行正常維護(hù)，包括對(duì)程序、數(shù)據(jù)、編碼的維護(hù)，以保證系統(tǒng)的正常工作，并做好維護(hù)記錄備查；其他任何人員未經(jīng)允許，不得對(duì)軟件數(shù)據(jù)進(jìn)行修改、刪除。②會(huì)計(jì)軟件運(yùn)行發(fā)生錯(cuò)誤，系統(tǒng)管理人員應(yīng)立即檢查處理，如無法處理，需及時(shí)與軟件開發(fā)商聯(lián)系，弄清原因，排除故障。③會(huì)計(jì)核算軟件的修改必須在處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)和監(jiān)督下進(jìn)行，嚴(yán)禁擅自修改軟件。

5.文件檔案控制

文件檔案控制是指對(duì)會(huì)計(jì)文件檔案的建立、保管、使用、復(fù)制、修改和銷毀等方面的控制。

文件檔案控制設(shè)計(jì)包括以下內(nèi)容：

(1)非書面輸出的文檔控制。即其副本應(yīng)如何拷貝、保管和使用。

(2)書面輸出的文檔控制。即應(yīng)規(guī)定輸出文檔的內(nèi)容、件數(shù)、管理人和使用人的登記制度，并在系統(tǒng)中實(shí)行輸出文檔的自動(dòng)連續(xù)編號(hào)。

(3)文檔查閱控制。無論輸出何種文檔，只要源于系統(tǒng)內(nèi)部，都應(yīng)建立登記查閱制度，確保文檔資料的安全保密。電算化會(huì)計(jì)檔案管理是重要的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作，要嚴(yán)格按照財(cái)政部有關(guān)規(guī)定的要求對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理，由專人負(fù)責(zé)；一般不允許借閱。會(huì)計(jì)電算化的數(shù)據(jù)，必須每日備份，重要的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)備雙份。對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案要定期進(jìn)行檢查更新，定期用其他介質(zhì)進(jìn)行備份，備份至少雙份，防止會(huì)計(jì)檔案和數(shù)據(jù)丟失。會(huì)計(jì)檔案要嚴(yán)格保密，按規(guī)定保管，存放時(shí)間截止至該軟件停止使用。不得隨便翻閱、打印和復(fù)制與工作職責(zé)無關(guān)的數(shù)據(jù)。

(4)文檔銷毀控制。一些到期按規(guī)定可以銷毀的文檔，對(duì)已經(jīng)輸出的書面文檔，可以直接銷毀；而其保留在計(jì)算機(jī)內(nèi)的信息，則應(yīng)通過專人按指定內(nèi)容和范圍進(jìn)行刪除；還應(yīng)建立包括銷毀人、銷毀時(shí)間、件數(shù)、內(nèi)容、審批等在內(nèi)的銷毀制度。(三)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的應(yīng)用控制設(shè)計(jì)

會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的應(yīng)用控制，是指對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理這一選定功能的控制。它包括數(shù)據(jù)輸入控制、數(shù)據(jù)處理控制和數(shù)據(jù)輸出控制三個(gè)基本內(nèi)容。這是按照會(huì)計(jì)電算化應(yīng)用時(shí)計(jì)算機(jī)對(duì)數(shù)據(jù)資料進(jìn)行處理的過程來劃分的。

應(yīng)用控制設(shè)計(jì)的目標(biāo)：預(yù)防、檢查和糾正暴露在系統(tǒng)應(yīng)用方面的問題；確保各種授權(quán)的、已發(fā)生的業(yè)務(wù)事項(xiàng)和數(shù)據(jù)在計(jì)算系統(tǒng)中完整地一次處理；確保業(yè)務(wù)事項(xiàng)在電算化系統(tǒng)中得以準(zhǔn)確處理；確保電算化系統(tǒng)可以持續(xù)地發(fā)揮效用。

1.數(shù)據(jù)輸入控制

數(shù)據(jù)輸入控制是為保證輸入電算化系統(tǒng)內(nèi)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)正確、真實(shí)和合法而設(shè)置的各種控制。數(shù)據(jù)輸入是電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理的基礎(chǔ)，如果對(duì)輸入的業(yè)務(wù)事項(xiàng)和數(shù)據(jù)不加以控制和校驗(yàn)，就會(huì)產(chǎn)生“輸入垃圾、輸出垃圾”的混亂局面，既影響計(jì)算機(jī)信息處理質(zhì)量，又影響有關(guān)人員對(duì)數(shù)據(jù)結(jié)果的分析和評(píng)價(jià)。

數(shù)據(jù)輸入控制的形式較多，主要有以下幾種：

(1)多重輸入校驗(yàn)。即將數(shù)據(jù)多次輸入電腦(一般采用兩次輸入)，由電腦對(duì)輸入的數(shù)據(jù)進(jìn)行比較，如果不相符合，機(jī)器就會(huì)提示操作者做相應(yīng)的修改。比如：輸入現(xiàn)金支出業(yè)務(wù)，先將應(yīng)收賬款科目和對(duì)應(yīng)科目及其科目編號(hào)輸入電腦，并輸入相應(yīng)的金額，計(jì)算機(jī)接受后，向操作者提出重新輸入的要求，操作者按原方式再次輸入該業(yè)務(wù)和數(shù)據(jù)，如果不相符，電腦會(huì)提醒操作人員予以修改，直到相互符合為止。但是，這種校驗(yàn)方式大大增加了輸入的工作量，妨礙工作效率的提高，但在保證數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性方面是絕對(duì)可靠的。

(2)邏輯校驗(yàn)。即按數(shù)據(jù)本身所具備的邏輯關(guān)系進(jìn)行輸入控制，檢查一個(gè)記錄的數(shù)值是否超過事先允許的界限和量級(jí)。比如輸入會(huì)計(jì)科目的編號(hào)若為9999時(shí)，顯然超出科目編號(hào)的規(guī)定；又如輸入某人本月工資中的扣款項(xiàng)目水電費(fèi)為880元時(shí)，這一般也不符合客觀事實(shí)；再如輸入月份為14時(shí)，這是日歷中不可能找到的；等等。邏輯校驗(yàn)法一般要求事先在系統(tǒng)中設(shè)置邏輯值，這種校驗(yàn)方式會(huì)增加在設(shè)計(jì)方面的工作量和難度，但對(duì)于用戶來說則是很方便的。

(3)順序校驗(yàn)。即對(duì)一批業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)是否按預(yù)定順序排列而進(jìn)行的控制。比如，輸入職工工資一般按職工編號(hào)順序輸入等。在現(xiàn)行的會(huì)計(jì)電算化軟件中，這種校驗(yàn)方法運(yùn)用的不多。相反，在信息輸出時(shí)，往往會(huì)要求按一定順序排列輸出。

(4)字段類型校驗(yàn)。即檢驗(yàn)一個(gè)字段中的字符號(hào)是否屬于該字段的類型。例如，輸入的成本費(fèi)用一般是數(shù)值型，它不接受字符型字段內(nèi)容；在字符型字段中輸入邏輯字段的內(nèi)容，也是電腦所不允許的。通過字段查驗(yàn)，可以有效控制字段存儲(chǔ)發(fā)生錯(cuò)誤。

(5)符號(hào)校驗(yàn)。即校驗(yàn)一個(gè)字段中算術(shù)符號(hào)的正確或錯(cuò)誤。例如，發(fā)生的成本費(fèi)用金額一般都是正數(shù)，財(cái)產(chǎn)物資的結(jié)余金額一般應(yīng)大于或等于零，一旦出現(xiàn)負(fù)數(shù)，就應(yīng)提示出錯(cuò)信息，讓用戶進(jìn)行修改。

(6)校驗(yàn)碼控制。即將數(shù)值型的代碼末尾附加一位校驗(yàn)數(shù)字，用來校驗(yàn)輸入代碼是否正確。

(7)合計(jì)數(shù)控制。也稱總量控制，具體做法：先將一批業(yè)務(wù)量的總數(shù)(一般是合計(jì)數(shù))輸入計(jì)算機(jī)，然后再將該批業(yè)務(wù)各數(shù)據(jù)逐一輸入，并由計(jì)算機(jī)匯總，若與事先輸入的總量不符，則表明輸入數(shù)據(jù)有誤。例如，要輸入15張記賬憑證資料，其合計(jì)金額為65000元。先將合計(jì)數(shù)65000元輸入計(jì)算機(jī)，然后再將15張憑證的有關(guān)業(yè)務(wù)金額分別輸入計(jì)算機(jī)，由計(jì)算機(jī)匯總輸入15張憑證的金額，若與前面輸入的65000元不相等，機(jī)器會(huì)自動(dòng)顯示出錯(cuò)信息，要求輸入正確的憑證資料。

(8)平衡校驗(yàn)。即根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的平衡關(guān)系進(jìn)行的控制。例如，某資產(chǎn)期初余額為200000元，本期借方發(fā)生額是

60000元，本期貸方發(fā)生額是50000元，那么期末余額應(yīng)為210000元。如果輸入的各項(xiàng)該資產(chǎn)增加額共為65000元，且要保證其他項(xiàng)目不變的話，計(jì)算機(jī)是不會(huì)接受的。再如，輸入的資產(chǎn)總額為1500000萬元，負(fù)債總額為700000萬元，所有者權(quán)益總額為750000萬元，對(duì)這種最終結(jié)果的不平衡，計(jì)算機(jī)會(huì)提示重新修改信息。

2.數(shù)據(jù)處理控制

數(shù)據(jù)處理控制主要是為保證數(shù)據(jù)處理的正確性而設(shè)置的控制。在一般情況下，數(shù)據(jù)處理控制應(yīng)在系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)固化在系統(tǒng)軟件中。在設(shè)置這類控制時(shí)，應(yīng)注意數(shù)據(jù)處理控制不僅應(yīng)包括對(duì)設(shè)備操作和程序的控制，而且必須包括對(duì)原始數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備、轉(zhuǎn)換、輸出和使用中人的錯(cuò)誤的控制。系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)，應(yīng)考慮適用于系統(tǒng)的整套控制以及它們的適用組織環(huán)境和適用管理環(huán)境。包括合理性控制、勾稽關(guān)系控制、文件標(biāo)記控制和有效性控制等。

(1)合理性控制，是指檢查一項(xiàng)輸入記錄和其有關(guān)文件記錄上面的數(shù)據(jù)之間關(guān)系的邏輯性控制。例如，根據(jù)消耗原材料計(jì)劃成本金額和分配的材料超支差異額等數(shù)據(jù)資料，計(jì)算機(jī)計(jì)算的結(jié)果如果是原材料消耗總額為負(fù)數(shù)，并將這種結(jié)果輸出，那么就令人難以置信。

(2)勾稽關(guān)系控制，是根據(jù)業(yè)務(wù)事項(xiàng)內(nèi)容各項(xiàng)目的運(yùn)算關(guān)系進(jìn)行數(shù)據(jù)處理控制。這在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中是極為常見的控制方式，也是實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)處理電算自動(dòng)化的主要途徑。例如，當(dāng)操作者輸入職工工資的基本工資項(xiàng)目、各種補(bǔ)助款項(xiàng)目和各種扣款項(xiàng)目和金額后，就可以通過計(jì)算機(jī)自動(dòng)得出應(yīng)發(fā)和實(shí)發(fā)工資金額。再如，只要輸入一筆銷售業(yè)務(wù)的銷售產(chǎn)品數(shù)量、單價(jià)、單位成本、銷售費(fèi)用和稅率，相應(yīng)的會(huì)計(jì)處理將在系統(tǒng)內(nèi)自動(dòng)實(shí)現(xiàn)，并且通過利潤與收入和成本的關(guān)系，計(jì)算機(jī)自動(dòng)把利潤結(jié)轉(zhuǎn)出來，并作出相應(yīng)會(huì)計(jì)處理。

利用勾稽關(guān)系校驗(yàn)的重要表現(xiàn)就是：一個(gè)合法的原始數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī)后，便在計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)內(nèi)部自動(dòng)執(zhí)行從憑證到賬簿，再到財(cái)務(wù)報(bào)表相互聯(lián)系的處理。這種勾稽關(guān)系在會(huì)計(jì)中通常是指賬、證、表之間的數(shù)據(jù)對(duì)應(yīng)關(guān)系，但在會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制中，它還包括數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)之間的運(yùn)算關(guān)系。

(3)有效性控制，即將一個(gè)鑒別號(hào)和經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)代碼同一個(gè)經(jīng)過審定的鑒別號(hào)和經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)代碼加以比較，從而判斷其是否有效，是否要被計(jì)算機(jī)調(diào)用處理。這種控制通常應(yīng)用于數(shù)據(jù)的有條件存取，如查詢、打印等。

3.輸出控制

輸出控制是指為保證合法、正確地輸出各種會(huì)計(jì)信息而進(jìn)行的控制。一般在計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)輸出時(shí)，人們要做好以下檢查：將輸出數(shù)據(jù)，尤其是輸出總量和控制總量與以前確立的、在處理循環(huán)的輸入階段得出的數(shù)字相核對(duì)；檢驗(yàn)輸出數(shù)據(jù)的合理性和格式的適當(dāng)性；及時(shí)地將輸出報(bào)告送交給用戶。

從輸出控制的內(nèi)容來看，它包括兩個(gè)部分：一是儲(chǔ)存性輸出控制，即在儲(chǔ)存數(shù)據(jù)時(shí)作必要的檢測和控制，以保證輸出數(shù)據(jù)合理有效的控制方式；二是報(bào)告性輸出控制，即將輸出的報(bào)告與有關(guān)信息進(jìn)行核對(duì)，并及時(shí)傳遞和保管輸出報(bào)告。

輸出控制的方法有兩種：一是輸出控制總數(shù)與輸入控制總數(shù)相核對(duì)。這種方法用于賬、證、表的輸出控制；二是系統(tǒng)抽樣檢測。為了確保輸出信息的正確性，往往要由數(shù)據(jù)輸入部門或?qū)徲?jì)部門，對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)內(nèi)部的數(shù)據(jù)進(jìn)行抽樣測試。抽樣測試的入口可以通過查詢子系統(tǒng)進(jìn)行，也可以是重新輸入抽樣數(shù)據(jù)進(jìn)行校對(duì)。進(jìn)行抽樣檢測時(shí)，應(yīng)注意抽樣預(yù)計(jì)差錯(cuò)率的計(jì)算。

輸出控制的最終目的，是確定數(shù)據(jù)處理過程中是否發(fā)生任何未經(jīng)授權(quán)的、由計(jì)算機(jī)操作部門進(jìn)行的數(shù)據(jù)變換，輸出結(jié)果是否正確、合理。

第四節(jié)會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)與管理的設(shè)計(jì)

會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)投入運(yùn)行后，為了保證系統(tǒng)的長期穩(wěn)定運(yùn)行，必須要對(duì)會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)的運(yùn)行進(jìn)行管理。

一、信息系統(tǒng)內(nèi)部管理制度的設(shè)計(jì)

會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)內(nèi)部管理制度的設(shè)計(jì)包括崗位責(zé)任制度的設(shè)計(jì)、會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)操作制度的設(shè)計(jì)、計(jì)算機(jī)硬件和數(shù)據(jù)管理制度以及會(huì)計(jì)檔案管理制度等的設(shè)計(jì)。

(一)會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制設(shè)計(jì)

電算化會(huì)計(jì)崗位是指直接管理、操作、維護(hù)計(jì)算機(jī)及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)的工作崗位，其設(shè)計(jì)如下。

(1)電算主管。負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)計(jì)算機(jī)及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)的運(yùn)行工作，要求具備會(huì)計(jì)和計(jì)算機(jī)知識(shí)以及相關(guān)的會(huì)計(jì)電算化組織管理經(jīng)驗(yàn)。電算化主管可由會(huì)計(jì)主管兼任，采用中小型計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)軟件的單位，應(yīng)設(shè)立此崗位。

(2)軟件操作。負(fù)責(zé)輸入記賬憑證和原始憑證等會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，輸出記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)表和進(jìn)行部分會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理工作，要求具備會(huì)計(jì)軟件操作知識(shí)，達(dá)到會(huì)計(jì)電算化初級(jí)知識(shí)培訓(xùn)水平。各單位應(yīng)鼓勵(lì)基本會(huì)計(jì)崗位的會(huì)計(jì)人員兼任軟件操作崗位的工作。

(3)審核記賬。負(fù)責(zé)對(duì)輸入計(jì)算機(jī)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)(記賬憑證和原始憑證等)進(jìn)行審核，以保證憑證的合法性、正確性和完整性，操作會(huì)計(jì)軟件登記機(jī)內(nèi)賬簿，對(duì)打印輸出的賬簿、報(bào)表進(jìn)行確認(rèn)。此崗位要求具備會(huì)計(jì)和計(jì)算機(jī)知識(shí)、達(dá)到會(huì)計(jì)電算化初級(jí)知識(shí)培訓(xùn)的水平，可由主管會(huì)計(jì)兼任。

(4)電算維護(hù)。負(fù)責(zé)保證計(jì)算機(jī)硬件、軟件的正常運(yùn)行，管理機(jī)內(nèi)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。此崗位要求具備計(jì)算機(jī)和會(huì)計(jì)知識(shí)，經(jīng)過會(huì)計(jì)電算化中級(jí)知識(shí)培訓(xùn)。采用大型、小型計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)軟件的單位，應(yīng)設(shè)立此崗位，此崗位在大中型企業(yè)中應(yīng)由專職人員擔(dān)任，維護(hù)員一般不對(duì)實(shí)際會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行操作。

(5)電算審查。負(fù)責(zé)監(jiān)督計(jì)算機(jī)及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)的運(yùn)行，防止利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行舞弊。審查人員要求具備會(huì)計(jì)和計(jì)算機(jī)知識(shí)，達(dá)到會(huì)計(jì)電算化中級(jí)知識(shí)培訓(xùn)的水平，此崗位可由會(huì)計(jì)稽核人員兼任。采用大型、小型計(jì)算機(jī)和大型會(huì)計(jì)軟件的單位，可設(shè)立此崗位。

(6)數(shù)據(jù)分析。負(fù)責(zé)對(duì)計(jì)算機(jī)內(nèi)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，要求具備計(jì)算機(jī)和會(huì)計(jì)知識(shí)，達(dá)到會(huì)計(jì)電算化中級(jí)知識(shí)培訓(xùn)的水平。采用大型、小型計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)軟件的單位，可設(shè)立此崗位，由主管會(huì)計(jì)兼任。

(7)會(huì)計(jì)檔案資料保管員。負(fù)責(zé)存檔數(shù)據(jù)軟盤、程序軟盤，輸出的賬表、憑證和各種會(huì)計(jì)檔案資料的保管工作，做好軟盤、數(shù)據(jù)及資料的安全保密工作。

(8)軟件開發(fā)。由本單位人員進(jìn)行會(huì)計(jì)軟件開發(fā)的單位，還可以設(shè)立軟件開發(fā)崗位，主要負(fù)責(zé)本單位會(huì)計(jì)軟件的開發(fā)和軟件維護(hù)工作。(二)會(huì)計(jì)電算化操作管理制度設(shè)計(jì)

單位實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后，會(huì)計(jì)人員必須操作計(jì)算機(jī)才能進(jìn)行會(huì)計(jì)核算工作，如果操作不正確會(huì)造成系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)的破壞或丟失，影響系統(tǒng)的正常運(yùn)行。因此，必須通過對(duì)系統(tǒng)操作的管理，保證系統(tǒng)正常運(yùn)行，完成會(huì)計(jì)核算工作，保證會(huì)計(jì)信息的安全與完整。會(huì)計(jì)電算化操作管理制度設(shè)計(jì)的主要內(nèi)容包括：

(1)明確規(guī)定上機(jī)操作人員對(duì)會(huì)計(jì)軟件的操作工作內(nèi)容和權(quán)限，對(duì)操作密碼嚴(yán)格管理，指定專人定期更換操作員的密碼，杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作會(huì)計(jì)軟件。

(2)預(yù)防已輸入計(jì)算機(jī)的原始憑證和記賬憑證等會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而登記機(jī)內(nèi)賬簿，保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)正確合法。

(3)操作人員離開機(jī)房前，應(yīng)執(zhí)行相應(yīng)命令退出會(huì)計(jì)軟件，否則密碼的防線就會(huì)失去了作用，會(huì)給無關(guān)人員操作軟件留下機(jī)會(huì)。

(4)根據(jù)本單位實(shí)際情況，由專人保存必要的上機(jī)操作記錄，記錄操作人、操作時(shí)間、操作內(nèi)容、故障情況等內(nèi)容。

(5)必要的防范計(jì)算機(jī)病毒的措施和制度。(三)計(jì)算機(jī)硬件、軟件和數(shù)據(jù)管理制度設(shè)計(jì)

(1)計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備維護(hù)管理制度設(shè)計(jì)。保證機(jī)房設(shè)備安全和計(jì)算機(jī)正常運(yùn)行是進(jìn)行會(huì)計(jì)電算化的前提條件，要經(jīng)常對(duì)有關(guān)設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)，保持機(jī)房和設(shè)備的整潔，防止意外事故的發(fā)生。硬件維護(hù)工作中，小故障一般由本單位的電算維護(hù)人員負(fù)責(zé)，較大的故障應(yīng)及時(shí)與硬件生產(chǎn)或銷售廠家聯(lián)系解決。

(2)會(huì)計(jì)軟件和系統(tǒng)軟件的維護(hù)管理設(shè)計(jì)。系統(tǒng)軟件維護(hù)管理的主要任務(wù)是檢查系統(tǒng)文件的完整性和系統(tǒng)文件是否被非法刪除和修改，以保證系統(tǒng)軟件的正常運(yùn)行。會(huì)計(jì)軟件的維護(hù)是會(huì)計(jì)電算化軟件系統(tǒng)維護(hù)的主要工作，包括操作維護(hù)設(shè)計(jì)和程序維護(hù)設(shè)計(jì)兩方面。操作維護(hù)設(shè)計(jì)是指日常維護(hù)工作。對(duì)于使用商品化會(huì)計(jì)軟件的單位，軟件的修改、版本的升級(jí)等程序維護(hù)是由軟件開發(fā)廠家負(fù)責(zé)的；對(duì)于自行開發(fā)軟件的單位，程序維護(hù)設(shè)計(jì)則包括了正確性維護(hù)、完整性維護(hù)和適應(yīng)性維護(hù)等內(nèi)容。正確性維護(hù)是指診斷和改正錯(cuò)誤的過程；適應(yīng)性維護(hù)是指當(dāng)單位的會(huì)計(jì)工作發(fā)生變化時(shí)，為適應(yīng)變化了的工作而進(jìn)行的修改活動(dòng)；完整性維護(hù)是為了修改已有功能的需求而進(jìn)行的軟件修改活動(dòng)。對(duì)正在使用的會(huì)計(jì)核算軟件進(jìn)行修改、對(duì)通用會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行升級(jí)和計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備進(jìn)行更換等工作，要有一定的審批手續(xù)，同時(shí)要保證實(shí)際會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全，并由有關(guān)人員進(jìn)行監(jiān)督。

(3)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全維護(hù)管理設(shè)計(jì)。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全維護(hù)是為了確保會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì)軟件的安全保密，防止對(duì)數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除。主要設(shè)計(jì)內(nèi)容包括：必須經(jīng)常進(jìn)行備份工作，對(duì)磁性介質(zhì)存放的數(shù)據(jù)要雙備份。系統(tǒng)維護(hù)一般由系統(tǒng)維護(hù)員或指定的專人負(fù)責(zé)，數(shù)據(jù)錄入員、系統(tǒng)操作員等其他人員不得進(jìn)行維護(hù)操作。另外，應(yīng)制定會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)發(fā)生意外事故時(shí)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)維護(hù)制度，以解決因發(fā)生意外事故而使數(shù)據(jù)混亂或丟失的問題。

(四)電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度的設(shè)計(jì)

電算化會(huì)計(jì)檔案，是指存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)(以磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù))和計(jì)算機(jī)打印出來的書面等形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。電算化會(huì)計(jì)檔案具有磁性化、不可見及易修改的特點(diǎn)，因此單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的設(shè)計(jì)，建立和健全會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀管理制度，并由專人負(fù)責(zé)管理。主要設(shè)計(jì)內(nèi)容包括：

(1)對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理要做好防磁、防火、防潮、防塵等工作，重要的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)。

(2)采用磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案，要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞，而使會(huì)計(jì)檔案丟失。

(3)會(huì)計(jì)軟件的全套文檔資料及會(huì)計(jì)軟件程序視同會(huì)計(jì)檔案保管，管理期截至該軟件停止使用或有重大更改之后的5年。但一般情況下，單位如遇到會(huì)計(jì)軟件升級(jí)、更換以及會(huì)計(jì)軟件運(yùn)行環(huán)境改變的情況時(shí)，舊版本會(huì)計(jì)軟件及相關(guān)的文檔資料應(yīng)與該軟件使用期的會(huì)計(jì)資料一并歸檔。

二、會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的相關(guān)管理工作設(shè)計(jì)

會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的運(yùn)行需要設(shè)計(jì)規(guī)范的運(yùn)行管理制度，在正常運(yùn)行出現(xiàn)問題的情況下，需要進(jìn)行故障診斷并加以解決。

(一)會(huì)計(jì)軟件的數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)制度設(shè)計(jì)

為了確保會(huì)計(jì)電子數(shù)據(jù)的安全性，對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行備份處理是非常必要的。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的備份設(shè)計(jì)通常采用以下幾種方式：

(1)小型會(huì)計(jì)軟件一般都運(yùn)行在單機(jī)或單臺(tái)服務(wù)器上，可以采用軟盤或磁帶機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，備份時(shí)間一般是按天(不應(yīng)超過一周時(shí)間)進(jìn)行備份。也可以在計(jì)算機(jī)中不同的硬盤上進(jìn)行備份，以防止硬盤損壞而丟失會(huì)計(jì)電子數(shù)據(jù)。對(duì)于這種數(shù)據(jù)備份方式，應(yīng)按日期做好電子數(shù)據(jù)的檔案管理工作。

(2)對(duì)于大型會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)的運(yùn)行，由于數(shù)據(jù)量大，一般應(yīng)采用兩個(gè)服務(wù)器和磁盤陣列進(jìn)行雙機(jī)熱備份，以提高系統(tǒng)運(yùn)行的安全性。

當(dāng)系統(tǒng)出現(xiàn)問題而導(dǎo)致會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失等情況時(shí)，便可以用離當(dāng)前日期最近的備份數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)處理，以盡可能減少損失。目前，國內(nèi)會(huì)計(jì)軟件大多都提供數(shù)據(jù)備份與數(shù)據(jù)恢復(fù)的功能，而國外軟件大多都需要系統(tǒng)管理員直接操作數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)完成數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)工作。

備份時(shí)需要注意的問題：

(1)備份應(yīng)該在每天關(guān)機(jī)前進(jìn)行。兩份軟盤應(yīng)該保存在不同的地點(diǎn)，以避免偶然因素破壞軟盤上的數(shù)據(jù)。備份的軟盤保留到下次系統(tǒng)運(yùn)行時(shí)為止。備份軟盤可以循環(huán)使用，每次備份時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)刪除原有數(shù)據(jù)并將新的數(shù)據(jù)拷貝到軟盤上。

對(duì)于數(shù)據(jù)量大的單位，備份時(shí)有時(shí)需要幾塊甚至十幾塊軟盤，因此最好采用數(shù)據(jù)磁帶進(jìn)行日常備份。由于數(shù)據(jù)磁帶較貴，為了節(jié)約開支也為了便于保存，作為會(huì)計(jì)檔案保留的備份可以采用刻錄成光盤的形式進(jìn)行保管。

(2)每次備份都應(yīng)該在軟盤標(biāo)簽上寫明備份的時(shí)間及責(zé)任人，以免恢復(fù)機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)時(shí)發(fā)生錯(cuò)誤。為此最好應(yīng)該設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)格式的軟盤標(biāo)簽以規(guī)范標(biāo)注工作。

(3)對(duì)于單機(jī)系統(tǒng)，凡是具有數(shù)據(jù)輸入或系統(tǒng)設(shè)置權(quán)限的人員都應(yīng)該有數(shù)據(jù)備份權(quán)，以便進(jìn)行完輸入或設(shè)置后能夠及時(shí)進(jìn)行備份。對(duì)于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，應(yīng)設(shè)專人負(fù)責(zé)備份。

需要特別注意的是，目前我國使用的會(huì)計(jì)軟件比較注意數(shù)據(jù)的安全性，因此軟件設(shè)計(jì)中備份功能設(shè)置廣泛且權(quán)限控制較松。這種做法雖然有利于保證數(shù)據(jù)的安全但卻不利于數(shù)據(jù)的保密。針對(duì)這一特點(diǎn)，應(yīng)著重制定對(duì)備份軟盤、磁帶和光盤的管理制度以保護(hù)企業(yè)的商業(yè)秘密。(二)會(huì)計(jì)軟件應(yīng)用的二次開發(fā)工作設(shè)計(jì)

商品化會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)是會(huì)計(jì)軟件公司根據(jù)大多數(shù)企業(yè)的應(yīng)用模型而開發(fā)的通用性較強(qiáng)的會(huì)計(jì)軟件，針對(duì)特殊行業(yè)或某個(gè)具有特殊需求的企業(yè)，有時(shí)需要對(duì)通用的商品化會(huì)計(jì)軟件產(chǎn)品進(jìn)行一些二次開發(fā)(或客戶化)以滿足用戶的一些特殊需要。

對(duì)于大多數(shù)企業(yè)而言，一般也可以通過調(diào)整業(yè)務(wù)處理流程來達(dá)到商品化會(huì)計(jì)軟件的功能要求。由于進(jìn)行二次開發(fā)需要一定的人員、時(shí)間與費(fèi)用投入，而且開發(fā)能否取得成功也存在一定的風(fēng)險(xiǎn)性，此外還會(huì)給會(huì)計(jì)軟件在未來的升級(jí)帶來問題，因此在決定是否一定需要進(jìn)行二次開發(fā)時(shí)，應(yīng)在二次開發(fā)與調(diào)整業(yè)務(wù)流程這兩者之間做好權(quán)衡。對(duì)確實(shí)需要進(jìn)行二次開發(fā)的單位，需在會(huì)計(jì)軟件開發(fā)商或咨詢公司的指導(dǎo)下按以下步驟設(shè)計(jì)開發(fā)：

(1)做好業(yè)務(wù)需求分析工作；

(2)對(duì)二次開發(fā)進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)。在進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)需弄清會(huì)計(jì)軟件產(chǎn)品中相關(guān)數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)，以便與標(biāo)準(zhǔn)化軟件產(chǎn)品之間能很好地接口；

(3)組織軟件開發(fā)。從事二次開發(fā)的軟件開發(fā)人員需要掌握已購買的商品化會(huì)計(jì)軟件的開發(fā)平臺(tái)，或會(huì)計(jì)軟件產(chǎn)品自身提供的開發(fā)工具；

(4)系統(tǒng)測試。在完成二次開發(fā)后，應(yīng)對(duì)開發(fā)出的功能進(jìn)行仔細(xì)測試，只有通過測試后才能投入正常使用；

(5)操作培訓(xùn)。在二次開發(fā)工作完成并通過測試后，應(yīng)組織對(duì)操作人員進(jìn)行培訓(xùn)；

(6)二次開發(fā)維護(hù)。企業(yè)完成二次開發(fā)工作并投入實(shí)際運(yùn)行后，系統(tǒng)維護(hù)人員還需要對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行提供維護(hù)服務(wù)。(三)建立嚴(yán)格的防范計(jì)算機(jī)病毒侵害制度

計(jì)算機(jī)病毒是危害計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的一種手段，其傳播泛濫的客觀效果是危害或破壞計(jì)算機(jī)資源，輕則中斷或干擾計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的工作，重則破壞機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)造成系統(tǒng)重大甚至是無可挽回的損失。據(jù)統(tǒng)計(jì)，1995年計(jì)算機(jī)病毒種類達(dá)

10000種，傳播范圍兩個(gè)月增加一倍。病毒造成的損害也十分巨大，美國僅1988年11月份因病毒感染而造成的損失就超過了一億美元。因此，在計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的運(yùn)行過程中必須對(duì)計(jì)算機(jī)病毒問題給予充分的重視。

1991年海灣戰(zhàn)爭之前，美國派遣特工把攜帶計(jì)算機(jī)病毒的芯片偷偷安裝在伊拉克的打印機(jī)中。伊拉克軍方使用這些計(jì)算機(jī)后，計(jì)算機(jī)病毒入侵到防空指揮中心主計(jì)算機(jī)。戰(zhàn)爭爆發(fā)后美軍通過無線電遙控將病毒激活，致使伊方防空指揮系統(tǒng)癱瘓。

1.典型病毒簡介

了解病毒的特點(diǎn)有利于制定對(duì)計(jì)算機(jī)