公司會議費用管理制度

公司會議費用管理制度1.前言本制度的目的是規(guī)范公司會議費用的管理，確保會議費用的合理使用和監(jiān)督，提高會議的效率與質(zhì)量，保證公司資源的最優(yōu)化利用。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部舉辦的各類會議，包含但不限于部門會議、公司全員大會、項目推動會等。3.定義3.1會議費用：指會議期間發(fā)生的各項費用，包含會議場合租賃費、餐飲費、交通費、留宿費等。3.2會議組織人：指負(fù)責(zé)組織與布置會議的相關(guān)人員，包含會議發(fā)起人、會議組織者等。3.3會議參加人：指被邀請參加會議的員工或外部嘉賓。4.會議費用的預(yù)算與審批4.1會議組織人應(yīng)依據(jù)會議規(guī)模、內(nèi)容和參會人數(shù)合理預(yù)估會議費用，并填寫會議費用預(yù)算表。4.2會議費用預(yù)算需提交給上級主管部門進(jìn)行審批，包含預(yù)算金額、費用明細(xì)和估計使用期限等。4.3預(yù)算金額超出公司預(yù)算限額的會議費用需提交給公司高級管理層進(jìn)行審批。4.4會議組織人須確保會議前獲得預(yù)算審批的有效文件，方可進(jìn)行后續(xù)會議布置。5.會議費用的支出與報銷5.1會議組織人在會議結(jié)束后應(yīng)及時將會議費用明細(xì)整理成報銷清單，并附上相關(guān)發(fā)票等票據(jù)。5.2報銷清單需提交給財務(wù)部門進(jìn)行審批，包含費用明細(xì)、發(fā)票原件和參會人員名單等。5.3財務(wù)部門在對報銷清單進(jìn)行審核通過后，將費用以公司規(guī)定的支出方式進(jìn)行支出。6.會議費用的監(jiān)督與掌控6.1財務(wù)部門應(yīng)定期對公司會議費用進(jìn)行監(jiān)督和審計，確保費用使用符合規(guī)定和預(yù)算要求。6.2會議組織人應(yīng)在會議結(jié)束后及時供應(yīng)相關(guān)的費用支出明細(xì)，搭配財務(wù)部門進(jìn)行審計和核對。6.3公司高級管理層有權(quán)對任何會議費用進(jìn)行審查和調(diào)整，確保費用的合理性和適用性。7.會議費用的記錄與歸檔7.1財務(wù)部門應(yīng)建立會議費用的記錄和歸檔制度，保管相關(guān)的費用明細(xì)、發(fā)票、報銷票據(jù)等。7.2歸檔記錄應(yīng)包含會議名稱、費用明細(xì)、參會人員名單、會議決議等相關(guān)信息，以備公司日后查詢和審計之用。7.3歸檔記錄應(yīng)依照公司規(guī)定的存檔期限進(jìn)行保管，并采取合適的安全措施，以防止文件的遺失和損毀。8.違規(guī)處理8.1對于違反本制度的行為，將依據(jù)公司的違規(guī)處理制度進(jìn)行處理，包含但不限于警告、記過、降級、罰款等。8.2對嚴(yán)重違反財經(jīng)紀(jì)律的行為，公司保存追究法律責(zé)任的權(quán)利。9.附則9.1本制度的解釋權(quán)歸公司高級管理層全部，并可依據(jù)實際情況進(jìn)行修改和調(diào)整。9.2各部門應(yīng)依據(jù)本制度訂立相應(yīng)的實施細(xì)則，并進(jìn)行內(nèi)部宣貫，確保本制度的有效實施。9.3本制度自公布之日起執(zhí)行，廢止之前的相關(guān)規(guī)定。以上為