事半功倍2教材

事半功倍

-------PowerPoint制作技巧講座（二）主講人：王靜編輯日期：2011年10月20日授課日期：2011年10月21日

大綱

二讓你的PPT講故事

三讓你的模板與眾不同

四橫豎都有理的表格表達

五趨勢圖的表達

六如何SHOW出PPT二讓你的PPT講故事1）多用簡單句一）不簡單的簡單完整句6/6法則只用簡單詞，不用完整句,每頁不多于6行字，每行不超過6個單詞30法則每頁總共不超過30個單詞。字數(shù)越少，視覺沖擊力越強。反正還要講，要具體解釋，所以沒必要什么都寫。流行說法論據(jù)反方觀點查閱前期工作只有簡單詞和圖無完整結(jié)論的PPT沒有參考價值事后閱讀PPT需要PPT里有完整的觀點，清楚易懂簡單完整句是滿足要求的最好形式。僅幾個關(guān)鍵詞容易引起誤解完整句節(jié)省聽眾理解時間完整句解放自己例：表1-1短語與簡單句對比短語完整句項目背景項目在總結(jié)前期工作的基礎(chǔ)上進行項目計劃項目計劃制定得仔細周到項目實施項目實施中得到了各方面的支持項目進展項目中收獲酸甜苦辣項目結(jié)題項目圓滿完成一）不簡單的簡單完整句2）完整你的簡單句示例

短語：項目管理（projectmanagement)

句子：管理項目（manageproject）

句子結(jié)構(gòu)完整，一個句子中有一個謂語觀點明確

示例Rehearsal(彩排）Importanceofrehearsal(彩排的重要性）Rehearsalisimportant(彩排很重要）Rehearsalisveryimportant(彩排非常重要）Rehearsalisveryimportanttobuildupconfidence(彩排對提高自信心很重要）示例8月份銷售報表8月份銷售報表超額完成計劃的5%

一）不簡單的簡單完整句2）完整你的簡單句句子結(jié)構(gòu)完整，一個句子中有一個謂語觀點明確簡單1）句式簡單、字數(shù)少，一行能寫下的完整句。如果是中文，用32號字體，大概可以寫下18個字，包括標點；如果是24號字體，大概可以寫下25個字。英文用28號字，約50個字母。2）不產(chǎn)生歧義，有自己的觀點。簡單完整句決定這整個PPT的效果，以及用PPT做報告的質(zhì)量，絕對不能忽視。不要迷戀KISS原則（keepitsimpleandstupid)。過度形式上的simple帶來的是stupid,甚至可怕的后果。

2003年2月，“哥倫比亞”號航天飛機在返航時失事解體，7名機組宇航員全部遇難。美國宇航局隨后進行了深入調(diào)查，當時把事故原因作為調(diào)查重點，結(jié)果發(fā)現(xiàn)，發(fā)射升空時航天飛機外部燃料箱泡沫絕緣材料脫落擊中了左翼，給返航埋下隱患。而這一問題，在飛機起飛之前就已經(jīng)被觀察到。波音公司所作的評估報告以PPT形式提交給了美國航天局，但是因為PPT中沒有使用簡單句，存在的隱患沒有得到重視，最終導致了這場災難。

資料圖片：失事的美國哥倫比亞號航天飛機7名機組人員。非簡單完整句“擊落”航天飛機資料圖片：美國空軍在哥倫比亞號解體前一分鐘拍攝到的圖片。SOFI:sprayonfoaminsulation,噴涂保溫隔熱泡沫，就是它造成了機翼上的洞。波音公司的20余頁評估報告中的一頁ReviewofTestDataIndicatesConservatismforTilePenetration●

TheexistingSOFIontiletestdatausedtocreateCraterwasreviewedalongwithSTS-87Southwestresearchdatasignificantly—Crateroverpredictedpenetrationoftilecoatingsignificantly

●Initialpenetrationtodescribedbynormalvelocity

—Varieswithvolume/massofprojectile(e.g.,200ft/secfor3cu.in)

●SiginificantenergyisrequiredforthesofterSOFIparticletopenetratetherelativelyhardtilecoating—Testresultsdoshowthatitispossibleatsuficientmassandvelocity

●Conversely,oncetileispenetratedSOFIcancausesignificantdamage

—minorvariationsintotalenergy(abovepenetrationlevel)cancausesignificanttiledamage—Flightconditionissignificantlyoutsideoftestdatabase

●Volumeoframpis1920cuinvs3cuinfortest測試數(shù)據(jù)的評估指出要用保守主義對待隔熱瓦的撞擊●值得關(guān)注，現(xiàn)存的隔熱瓦上的泡沫涂層測試數(shù)據(jù)被crater模型用STS-87西南研究數(shù)據(jù)所評估

—Crater模型嚴重地預測了隔熱瓦的穿透性

●被正常速度描述的最初穿透結(jié)果

—不同體積、質(zhì)量的拋射體（如體積3立方英寸以200英尺/秒運動）

●需要巨大的能量來軟化隔熱層顆粒，從而穿透相對硬的隔熱瓦包層

—測試結(jié)果的確顯示了有足夠質(zhì)量和速度的可能性

●相反地，一旦隔熱瓦被穿透，泡沫涂層就能造成巨大的破壞

—總能量（在穿透水平之上）的微小波動就能造成重大破壞

—飛行條件已嚴重地超出了測試數(shù)據(jù)庫

●碎片是1920立方英寸，而非測試中用的3立方英寸波音公司的20余頁評估報告中的一頁該PPT頁情況分析優(yōu)點：大量使用完整句缺點：1）結(jié)構(gòu)不簡單，使用復雜語法結(jié)構(gòu)

2）觀點不明確，讓看報告的人不知所以。此為致命處?！八槠?920立方英寸，而非測試中用的3立方英寸”到底想說明什么問題？表達什么觀點？

3）前后矛盾，整個PPT不能有效的講述故事；并且有很多前后矛盾的地方修改如下：測試模型恐無法正確模擬穿透性的嚴重程度，故需謹慎處理！隔熱瓦的泡沫涂層數(shù)據(jù)超出了Crater模型及STS-87西南數(shù)據(jù)研究范圍-真是碎片為1920立方英寸，運動速度8.3英尺/秒。--實驗碎片為3立方英寸，運動速度200英尺/秒1920立方英寸8.3英尺/秒

3立方英寸，200英尺/秒（示意圖，未顯示真實比例）基于模型測試條件，結(jié)果證明須謹慎考慮安全性能—測試結(jié)果顯示碎片質(zhì)量和速度有可能穿透隔熱瓦包層—一旦隔熱瓦被穿透，總能量的微小波動就能造成重大破壞因結(jié)果超出模型范圍，測試結(jié)果僅供參考二）骨灰級的PPT結(jié)構(gòu)—總分總第一個總：概述□

第一部分內(nèi)容

□

第二部分內(nèi)容

□

第三部分內(nèi)容

□

第四部分內(nèi)容概述第x部分內(nèi)容

●

第一分論點

●第二分論點

●第三分論點

●第四分論點二）骨灰級的PPT結(jié)構(gòu)—總分總第一個總：概述概述。。。。。。

□

第一部分內(nèi)容□第三部分內(nèi)容

●分論點1●分論點1

●分論點2●分論點2□第二部分內(nèi)容

●分論點1

●

分論點2

●

分論點3

概述頁里，設(shè)置3-5條要點比較合適，每一條的層次不多于兩層。二）骨灰級的PPT結(jié)構(gòu)—總分總分：把你的分論點做成頁標題跨地區(qū)項目之特點1參與項目的人員和部門眾多二）骨灰級的PPT結(jié)構(gòu)—總分總分：把你的分論點做成頁標題跨地區(qū)項目之特點2不同的文化、語言和時區(qū)會導致交流困難álor明天跨地區(qū)項目之特點3傳統(tǒng)項目組織結(jié)構(gòu)不適用于跨地區(qū)項目二）骨灰級的PPT結(jié)構(gòu)—總分總第二個總：概述□

回顧內(nèi)容recap□整理邏輯logic□提出最終結(jié)論conclusion□計劃下一步工作nextstep□尋求反饋feedback

三讓你的模板與眾不同

1）模板里的小細節(jié)和大學問1PPT頁按頁碼布局、功能來分類首頁概述頁章節(jié)頁內(nèi)容頁結(jié)束頁首頁顯示題目和作者，讓聽眾明白要講什么，誰來講，演講者所在單位概述頁是希望聽眾在正式內(nèi)容前有一個全局觀篇幅較長的PPT中間要加一些過渡的章節(jié)頁引到聽眾到下一部分的內(nèi)容內(nèi)容也要多用簡單完整句，表達明確的觀點和聽眾最關(guān)心的內(nèi)容最后，千萬別忘了感謝你的聽眾放到結(jié)束頁中。

1）模板里的小細節(jié)和大學問2首頁盡顯個人修養(yǎng)要體現(xiàn)出制作者和制作團隊的精神風貌Thereisno2ndchancetomakefirstimpression.(沒有第二次機會給別人第一印象。）首頁是張嘴說話前給人的第一印象。所需細節(jié)：（1）大標題抓住聽眾眼球（2）副標題說明具體內(nèi)容（3）人名顯示團隊精神（4）及時修改日期和添加單位標志，表達對聽眾的尊重

1）模板里的小細節(jié)和大學問3結(jié)構(gòu)變活，要靠概述頁和章節(jié)過渡頁1）目錄頁標題或章節(jié)頁標題：要用最簡練的話概括內(nèi)容，提示聽眾進入下一部分2）內(nèi)容簡介：用簡單完整句把整個PPT或者一章的各個分觀點說清楚3）進程指示標志：可以吧概述頁和章節(jié)過渡頁做在一起用。先做個目錄頁，然后每到新的一章，就把目錄頁在顯示一下，同事用動畫或者方框把要講的下一章突出出來。最出彩4）時間分配：告訴聽眾每一部分安排的時間，非常有效。

1）模板里的小細節(jié)和大學問3讓內(nèi)容頁清晰完整1）章節(jié)標志和本頁觀點（1）縮小標題的字號（2）用圖片代表主題2）核心內(nèi)容（1）觀點一定要單一（2）各個要素一定要一致，包括：字體、字號、顏色的一致。頁邊距一致。提示符一致。語言風格一致（3）注釋如果引用了別人的觀點或者工作，特別是正式的報告，一定要注明出處信息。1來表示對原作者的尊重；2來避免了抄襲他人的嫌疑（4）頁碼可加可不加結(jié)束頁要表達一顆感恩的心感謝支持者，感謝觀眾參與并引導觀眾提問二）省心型模板簡單不“撞衫”1）給現(xiàn)成模板做個整容小手術(shù)/zh-cn/templates/CT101172622052.aspx2）讓模板有些新變化

1）給現(xiàn)成模板做個整容小手術(shù)

二）省心型模板簡單不“撞衫”二）省心型模板簡單不“撞衫”2）讓模板有些新變化

二）省心型模板簡單不“撞衫”添加標題添加副標題第一類模板幾何圖形的組合添加標題添加副標題背景拆開后，是幾個幾何圖形的組合

頁標題

.內(nèi)容原來的模板

頁標題

.內(nèi)容

.內(nèi)容

頁標題在主題里改變顏色和字體在母板里改變一些設(shè)計元素改變顏色改變顏色把分隔欄下移點擊插入標題內(nèi)容第二類使用照片做模板幾何型背景有很多優(yōu)點，但是難以通過模板烘托主題，也不能體現(xiàn)作者的風格。所以用照片做模板，以增加質(zhì)感，體現(xiàn)個性。主標題副標題提防兩個陷阱1)不要把圖片做成水印作為背景，費力不討好;2)不用很炫的模板作為背景三個貼士1)設(shè)計模板并不難，并不是專業(yè)設(shè)計人員的專利；2)一個自己設(shè)計的模板能更好地為我所用；3）高明的PPT作者是在無數(shù)“很土”的PPT基礎(chǔ)上鍛煉成長起來的。四橫豎都有理的表格表達1）表格是PPT的天敵2）別把Excel表格原樣貼過來3）循規(guī)蹈矩做表格：有表頭、分行線、數(shù)量要有單位、一行只寫一個種內(nèi)容4）表格不能過度圖形化5）講述表格的套路表1冬天的洗衣頻率明顯地低于夏天

冬天夏天>=7/周11854-6/周13102-3/周5851/周150<1/周40平均（/周）37問題表頭沒有編號，信息不明確；沒有畫線，沒有對齊，字號?。粏挝蝗笔奶斓南匆骂l率明顯地高于冬天表一：冬夏洗衣頻率調(diào)查洗滌次數(shù)/周冬天夏天7or>711%85%4-613%10%2-358%5%115%0%<14%0%平均3次/周7次/周地點：青島參與調(diào)查人數(shù)：女性20