辦公用品管理流程

辦公用品管理流程

1辦公用品管理的目的與原則

1.1目的：辦公用品管理的目的在于規(guī)范公司辦公用品申領、選購、保管、

發(fā)放及統(tǒng)計流程，有效限制公司辦公成本，防止奢侈，實現(xiàn)各部門辦公資

源共享最大化。

1.2原則：堅持以舊換新，以壞換新，杜絕重復領取、順手牽羊現(xiàn)象；做到辦

公用品臺賬清晰，心中有數(shù)。

2辦公用品申領流程

2.1提出領用申請：每周五前，部門員工依據(jù)個人辦公用品運用狀況，書面提

出辦公用品領用申請。申領領原則如下：

?非易耗品，如訂書機、計算器、文件夾、筆筒等需以壞換新，原則上一

人只能領取一次。

?易耗品，如簽字筆、筆記本、鉛筆等需以舊換新，原則上除財務部外每

人一月2支簽字筆。

?其他部門公用辦公用品，如打印紙等由申領人統(tǒng)一申領。

2.2申領人審核并匯總：部門申領人于每周五下班前，對部門辦公用品申領進

行審核，收集已舊已壞辦公用品；匯總部門辦公用品申領，列出申領清單

（見附件2-1）。

2.30A至行政綜合部：部門申領人對部門辦公用品審核并匯總列出清單后，

于周五下班前通過0A將申領清單傳至行政綜合部辦公用品管理人員。

2.4行政綜合部審核并記錄：行政綜合部辦公用品管理人員收到各部門辦公用

品申領清單后，進行審核記錄。公司無庫存的需于周二中午以前選購到

位。

3辦公用品選購流程

3.1辦公用品擬購清單及申請：行政綜合部依據(jù)各部門申領清單，結合辦公用

品庫存狀況，理出擬購清單，向行政綜合部部長及相關領導提出選購申

請，選購申請包括選購物品、選購數(shù)量、費用預算等（見附件2-2）。

3.2簽署看法：行政綜合部部長及相關領導就辦公用品擬購申請簽署看法。

3.3詢價、比價：行政綜合部選購人員應就欲選購物品進行詢價、比

價，確定合作供應商，并與其建立長期合作伙伴關系，便于日后常規(guī)性選

購的實惠政策。

3.4交易：行政綜合部選購人員與供應商確定擬購物品價格、質量后予以交

易，對于大件物品，如辦公打印紙、維達卷筒紙等考慮供應商送貨。

3.5電腦錄入，物品入庫：行政綜合部辦公用品管理員將選購回公司的

辦公用品就名稱、品種、型號、價格、選購日期等進行電腦入庫，建立

臺帳（見附件2-3）；將選購物品分類入庫保管。

4辦公用品發(fā)放流程

4.1發(fā)放物品準備：每周二下午為辦公用品發(fā)放時間，行政綜合部在每周二上

午準備所需發(fā)放的物品。

4.2領取辦公用品并登記：部門申領人每周二下午前往行政綜合部，依據(jù)所在

部門申領清單領取辦公用品，將收集的己壞已舊辦公用品交予行政綜合部

辦公用品管理者，并依據(jù)行政綜合部要求予以簽字登記（見附件2-4）。

4.3部門員工領取辦公用品：部門申領人領取部門辦公用品后，部門員工向部

門申領人領取各自辦公用品。部門可依據(jù)部門規(guī)模考慮簽字登記。

5辦公用品統(tǒng)計流程

5.1每周統(tǒng)計：行政綜合部辦公用品管理人員在每周的辦公用品領取發(fā)放過程

中即可就辦公用品進行統(tǒng)計，做到賬物一樣。

5.2每月盤點：行政綜合部辦公用品管理人員在月末進行辦公用品全面盤點，

提前增加庫存，削減選購次數(shù)，盡可能一月集中選購一次。對盤點過

程中發(fā)覺的差異找尋緣由，使賬物一樣，對盤點過程中發(fā)覺的其他異樣狀

況上報部長。

5.3月統(tǒng)計報表：行政綜合部辦公用品管理人員月底出統(tǒng)計報表，包括物品編

號、物品名稱、規(guī)格型號、價格、領用數(shù)量、庫存量及領用部門等信息（見

附件2-5）。

5.4批閱并簽署看法：行政綜合部部長對每月辦公用品報表進行批閱，發(fā)覺問

題簽署相關看法。

附件2-1：辦公用品申領清單

申領部門申領人申領時間

序號物品名稱規(guī)格數(shù)量用途

附件2-2：辦公用品擬購審批表

填表時間:

序號物品名稱規(guī)格數(shù)量預算特殊要求

訂購緣由

行政綜合部看法

主管領導看法

附件2-3：辦公用品臺賬

編號數(shù)量單價入庫時間備注

物品

武漢南國置業(yè)股份有限公司

附件2-4：辦公用品領取登記表

編號物品名稱規(guī)格數(shù)量運用部門領取人領取時間備注

附件2-5：辦公用品月統(tǒng)計報表

編號物品名稱規(guī)格單價月末庫存本月領用數(shù)量領用物品總