公司文件管理制度

文件編號：生效時間：修訂時間：總頁數(shù)：擬定部門：簽發(fā)：公司文件管理制度一、總則1、為規(guī)范公司文件得起草、審批、傳達(dá)、存檔工作，充分發(fā)揮文件在各項工作中得指導(dǎo)作用，結(jié)合公司得實際情況，特制訂本制度。2、文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，公司上報下發(fā)得各種文件，同級相關(guān)方函、電、來文。其中工程系統(tǒng)與甲方得往來函件按《檔案管理制度》執(zhí)行。3、公司文件由辦公室統(tǒng)一管理與存檔。文件得分類外收文：公司從外部接收得政府文件。外發(fā)文：以公司名義向外部發(fā)送得文件。3、內(nèi)行文：公司內(nèi)部下發(fā)得文件，分為正式文件與臨時文件（指時效性較強(qiáng)得文件）。本制度得內(nèi)行文所指得就是正式文件。內(nèi)行文得管理內(nèi)行文得范圍：凡就是以公司名義對內(nèi)發(fā)布得制度、辦法、通知、決定、決議、會議紀(jì)要與會議簡報，均屬內(nèi)行文范圍。內(nèi)行文得編號各部門發(fā)放文件之前，應(yīng)交至辦公室統(tǒng)一編號并留存一份（見附件一《編號規(guī)則》）。3、格式要求（附件二）⑴、每一頁頁眉右側(cè)注明公司名稱并用五號宋體加粗字體。⑵、每一頁頁腳中心注明頁數(shù)與總頁數(shù)，其中總頁數(shù)用“（）”括起。⑶、在首頁正文上方注明文件得編號、生效時間、修訂時間、總頁數(shù)、擬定部門，簽發(fā)人。⑷、文件標(biāo)題使用宋體小二號字居中。⑸、正文使用小四或四號宋體，行間距1、5倍。⑹、主題詞/抄報/抄送使用小四或四號宋體。⑺、公司全稱：在落款、合同文本等情形必須用全稱。注：主題詞即文件內(nèi)容得關(guān)鍵詞。抄報適用于需了解文件內(nèi)容得公司管理層，抄送適用于需了解文件內(nèi)容得相關(guān)單位、部門及同級部門。4、辦公室負(fù)責(zé)對各部門起草得文件格式進(jìn)行審核，對不符合格式要求得，有權(quán)退回并按要求格式改正。5、內(nèi)行文發(fā)文流程⑴、起草人→部門負(fù)責(zé)人（審核）→辦公室（審核）→分管領(lǐng)導(dǎo)（審核）→總經(jīng)理（簽發(fā)）→辦公室（存檔發(fā)放）⑵、說明各部門如需發(fā)文，贏事先向辦公室申請編號并填寫《內(nèi)行文審批單》（見附件三）。b、辦公室負(fù)責(zé)檢查文件格式與起草內(nèi)容就是否與現(xiàn)有制度相沖突等。c、文件由總經(jīng)理簽發(fā)。d、文件由辦公室統(tǒng)一發(fā)放并在《文件收發(fā)記錄》上登記（見附件四）。e、辦公室負(fù)責(zé)流轉(zhuǎn)。f、辦公室負(fù)責(zé)督辦并定期組織評估與修訂。四、外收文得管理1、外發(fā)文得接收⑴、凡郵寄公司得文件（領(lǐng)導(dǎo)親啟得除外）均由辦公室登記簽收。⑵、公司上級主管部門發(fā)布得相關(guān)信息資料由辦公室統(tǒng)一整理并發(fā)布。⑶、各部門接收得函件一律先交至辦公室編號并存檔。⑷、公司外出人員開會帶回得文件應(yīng)及時送交辦公室鑒別，對有價值得由辦公室編號并存檔。2、外收文得管理⑴、辦公室根據(jù)文件內(nèi)容與性質(zhì)閱簽后，登記編號并填寫《外收文流轉(zhuǎn)單》（見附件五），分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)親自閱批后分送承辦部門閱辦。如關(guān)系兩個以上業(yè)務(wù)部門，按批示次序依次傳閱。⑵、一般函、電等，由辦公室直接分轉(zhuǎn)處理。⑶、如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”，辦公室負(fù)責(zé)督辦。外收文得歸檔按《檔案管理制度》執(zhí)行。外發(fā)文得管理外發(fā)文得范圍(1)、公司對外界公共媒體發(fā)布得信息。⑵、向政府有關(guān)部門提交得說明、請示、報告等。2、外發(fā)文得程序⑴、發(fā)文程序參照內(nèi)行文得發(fā)文程序。⑵、經(jīng)總經(jīng)理審批，辦公室加蓋公章存檔后方可對外移交。附則本管理制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。附件一：文件編號規(guī)則編號格式FHYL【XXXX】第XXX號。二、格式說明1、FHYL：表示沈陽楓樺園林公司2、【XXXX】：表示年份3、第XXX號：表示發(fā)文順序號。附件二：文件編號：生效時間：修訂時間：總頁數(shù)：擬定部門：簽發(fā)：標(biāo)題（小二宋體加黑、居中）正文（小四或四號宋體）沈陽楓樺園林公司二零XX年X月X日主題詞：抄報：抄送：附件三：內(nèi)行文審批單起草部門起草人文件名稱日期編號文件發(fā)送