人力資源管理師有經(jīng)驗(yàn)管理人事檔案

人力資源管理師有經(jīng)驗(yàn)管理人事檔案 學(xué)文官網(wǎng)：人力資源管理師有經(jīng)驗(yàn)管理人事檔案學(xué)文教育溫馨提示：備考人力資源管理師一級(jí)、二級(jí)、三級(jí)的考生注意知識(shí)點(diǎn)的要點(diǎn)，同時(shí)，各位企業(yè)人事在工作忙碌的同時(shí)也不要忘記充實(shí)自己?！竟救耸聶n案管理規(guī)定】第一條為加強(qiáng)和規(guī)范員工檔案管理，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》及《干部檔案工作條例》，制定本細(xì)則。第二條中層以上管理人員檔案由總裁辦公室負(fù)責(zé)管理，派專人負(fù)責(zé)；其余員工的檔案均由辦公室檔案管理員負(fù)責(zé)管理。檔案管理人員不能保管本人的檔案?？偛棉k公室和辦公室的檔案管理人員的檔案實(shí)行交叉管理。第三條員工失蹤或死亡后滿三年，其檔案應(yīng)移交當(dāng)?shù)貏趧?dòng)行政部門保存。對(duì)國(guó)家和企業(yè)有特殊貢獻(xiàn)的英雄、模范人物死亡以后，其檔案由公司檔案室按規(guī)定向有關(guān)檔案館移交。第四條人事檔案管理員的職責(zé)1.保管員工檔案；2.及時(shí)索要、收集、鑒別和整理員工檔案材料；3.辦理員工檔案的查閱、借閱、和轉(zhuǎn)遞手續(xù)；4.登記員工工作、工資、獎(jiǎng)懲情況；5.為領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門提供員工的情況；6.做好員工檔案的安全、保密、保護(hù)工作；7.定期向檔案室等部門移交檔案；8.辦理其它有關(guān)事項(xiàng)。第五條人事檔案的內(nèi)容及分類歸檔本人歷年填寫的個(gè)人簡(jiǎn)歷、履歷、登記表；本人經(jīng)歷、家庭情況、社會(huì)關(guān)系、成長(zhǎng)歷史等自傳材料；本人自我鑒定，組織鑒定材料；對(duì)員工的考察、后一個(gè)月內(nèi)移交其檔案。員工調(diào)動(dòng)、辭職，解除勞動(dòng)合同或被開除、辭退等，已辦理離公司手續(xù)者，應(yīng)在一個(gè)月內(nèi)將其檔案移交新單位或戶口所在地的街道辦事處。轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)通過(guò)機(jī)要通訊或派專人送取，并履行登記手續(xù)，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。對(duì)轉(zhuǎn)出的檔案，必須按統(tǒng)一規(guī)定的“員工檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的項(xiàng)目登記，并密封包裝，加蓋公章和經(jīng)辦人印章。第九條新接收檔案，檔案材料不全，可不予接收。接收檔案后，應(yīng)將基本檔案資料錄入計(jì)算機(jī)內(nèi)。員工調(diào)出，檔案材料轉(zhuǎn)出時(shí)，應(yīng)從計(jì)算機(jī)內(nèi)注銷員工基本檔案情況。第十條本細(xì)則未盡事宜按《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》和《干部檔案工作條例》辦理。第十一條本管理細(xì)則由公司總裁辦公室負(fù)責(zé)解釋。【做好人事檔案管理工作】1、公司人事檔案包括的內(nèi)容：1）電子檔：?jiǎn)T工基本情況表（包括姓名、性別、部門、職位、崗位、出生年月、年齡、民族、籍貫、政治面貌、身份證號(hào)碼、學(xué)歷、專業(yè)、學(xué)位、家庭住址、聯(lián)系電話、緊急聯(lián)系人姓名地址單位聯(lián)系電話、入職時(shí)間、五險(xiǎn)一金購(gòu)買情況、勞動(dòng)合同起始時(shí)間、勞動(dòng)合同終止時(shí)間、工作年限等）、培訓(xùn)履歷表（入職培訓(xùn)、在職培訓(xùn)）、各次考試成績(jī)表、各次獎(jiǎng)懲情況表、各月薪資等。以上電子檔均按部門進(jìn)行分類長(zhǎng)期保存。2）紙質(zhì)檔：主要包括：?jiǎn)T工入職登記表、各證件（身份證、畢業(yè)證、學(xué)位證、資格證、駕駛證等）復(fù)印件、入職體檢合格表、原司離職證明、擔(dān)保人相關(guān)資料、勞動(dòng)合同書及附件、獎(jiǎng)懲通告、培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)考試卷、不購(gòu)買住房公積金申明、試用（實(shí)習(xí)）總結(jié)、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)總結(jié)、內(nèi)審員證書、轉(zhuǎn)調(diào)崗?fù)ㄖ?、員工每月工資、工作總結(jié)、離職通知書等。（1）員工個(gè)人信息表（入職前及入職后的變更）：包括姓名、生日、民族、婚否、血型、聯(lián)系方式（含緊急聯(lián)絡(luò)電話）、教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷及證明人和聯(lián)系方式、項(xiàng)目經(jīng)歷（僅針對(duì)開發(fā)及技術(shù)服務(wù)人員）、家庭情況（父母及配偶、子女姓名、生日、聯(lián)系方式）、資格證書、個(gè)人職業(yè)發(fā)展期望；由員工本人簽字確認(rèn)提供的信息屬實(shí)（如不屬實(shí)，公司可解除勞動(dòng)合同）。（2）員工入職審批材料：包括入職申請(qǐng)及審批單（含薪酬福利等，新員工簽字確認(rèn)）、試用期崗位職責(zé)及目標(biāo)計(jì)劃和培訓(xùn)計(jì)劃（新員工簽字確認(rèn)）、面試測(cè)評(píng)量表及面試官評(píng)價(jià)意見、新員工提供的以前工作成果文檔（如需要）、離職證明（如有）。（3）員工轉(zhuǎn)正審批材料：包括個(gè)人申請(qǐng)及試用期總結(jié)、試用期業(yè)績(jī)完成情況、引導(dǎo)人及部門的轉(zhuǎn)正評(píng)估意見、轉(zhuǎn)正后薪酬福利（新員工需簽字確認(rèn)）。（4）員工調(diào)崗、調(diào)薪、獎(jiǎng)懲記錄：審批后均由員工簽字確認(rèn)。（5）員工培訓(xùn)記錄：尤其是公司規(guī)章制度、崗位職責(zé)及要求、崗位激勵(lì)機(jī)制（薪酬、考核、晉升、淘汰、獎(jiǎng)懲、能力評(píng)估等），培訓(xùn)后均要有員工本人簽字認(rèn)可。（6）勞動(dòng)合同及保密協(xié)議（7）其他：包括員工入職后取得的資格證書等備案（紙質(zhì)原件+電子版）。2、公司人事檔案規(guī)范及措施：1）制定制度：公司有相對(duì)較為完善的人事檔案管理制度，對(duì)目的意義、職責(zé)、定義、管理流程、處罰等均做了較為具體而詳細(xì)的規(guī)定。2）專人管理：HR部門派專人進(jìn)行人事檔案的管理，并及時(shí)更新，對(duì)違反管理制度的給予提醒、警告甚至處罰，適當(dāng)時(shí)對(duì)制度進(jìn)行修改和完善。3）具體措施舉例：由于保密要求，在此不方便將公司人事檔案管理制度公諸于眾，僅舉例如下：保管人事檔案的柜子只能由專人保管，任何人借閱員工人事檔案，均需層層審批，且只能在專人監(jiān)看下查閱，不能拍照、抄寫、復(fù)印等，更不能帶出檔案室，否則按嚴(yán)重違反公司管理制度處理；人事檔案保存期限為員工離職后2年，如經(jīng)提醒本人后仍不前來(lái)書面說(shuō)明將檔案轉(zhuǎn)到具體機(jī)構(gòu)的將按審批程序予以銷毀；任何人不得泄露任何員工的人事檔案，否則按嚴(yán)重違反公司管理規(guī)定處理。4）一點(diǎn)建議：公司人事檔案管理制度的制定我認(rèn)為需要參考檔案法、勞動(dòng)合同法等法律法規(guī)，適當(dāng)結(jié)合公司發(fā)展階段的實(shí)際，并結(jié)合單位性質(zhì)（比如國(guó)有企業(yè)肯定要比較重視，民營(yíng)企業(yè)就相對(duì)粗略管理）給予管理，并在管理過(guò)程中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)及時(shí)加以完善，做到“內(nèi)外檢查有據(jù)”。二、管理制度和操作流程：1、人事檔案管理基本要點(diǎn)：保密管理：人事檔案為公司機(jī)密，公司由人力資源部同事專人負(fù)責(zé)管理，無(wú)關(guān)人員不得查閱。動(dòng)態(tài)管理：隨著員工在公司的變動(dòng)情況和個(gè)人情況變更，例如結(jié)婚生育、崗位調(diào)動(dòng)、薪酬調(diào)整、個(gè)人聯(lián)系方式變更…只要員工的信息有變更，員工檔案就應(yīng)該實(shí)時(shí)更新，否則就失去員工檔案的意義，沒法給公司工作提供價(jià)值。2、人事檔案管理主要規(guī)定：（1）保衛(wèi)制度：設(shè)立專人管理檔案柜鑰匙和維護(hù)檔案柜清潔等，檔案柜保持清潔和干燥衛(wèi)生，有相應(yīng)的防火防潮措施，檔案柜不準(zhǔn)放無(wú)關(guān)物品。（2）歸檔制度：所有員工人事檔案要及時(shí)歸檔，入職新員工要新建檔案袋，檔案袋上貼員工姓名、入職時(shí)間、工號(hào)等，員工檔案要分部門和時(shí)間管理，以便在需要時(shí)快速查找。公司設(shè)立人事檔案管理清單，里面注明檔案袋統(tǒng)計(jì)數(shù)量、人員清單、使用登記等等。（3）審閱制度：公司領(lǐng)導(dǎo)或者相關(guān)人員如因工作需要查閱人事檔案，需在借閱表格上填寫審閱人、審閱理由、到期歸還時(shí)間等，再由審閱人員的領(lǐng)導(dǎo)簽字并由人事檔案部門審核批準(zhǔn)，人事檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)報(bào)告進(jìn)行審核，若手續(xù)齊全，可以給予審閱并借出人事檔案。在歸還時(shí)間快到時(shí)，管理人員要檢查人事檔案是否已經(jīng)完整歸還，是否有損壞等情況。（4）出具證明材料：公司、部門、個(gè)人需要由人事檔案出具證明材料時(shí)，例如工資證明、婚育證明等等，需要求使用人出具證明材料的理由，例如用于貸款、買房、報(bào)銷費(fèi)用等等，人事部門結(jié)合檔案材料出具證明材料，證明材料還需人事部門檢查是否合適，再給予蓋章、使用。（5）檢查制度：公司定期對(duì)人事檔案進(jìn)行檢查，檢查文件是否及時(shí)更新、是否完備。如果遇上公司突發(fā)事故，還需對(duì)員工檔案進(jìn)行抽查，檢查是否有損壞和遺失。（6）銷毀制度：如果檔案袋滿足銷毀要求，需在銷毀登記表上注明銷毀原因、銷毀時(shí)間、審核人簽名。相應(yīng)管理表格有：人事檔案清單、借出登記表、銷毀登記表、檢查登記表、人事檔案負(fù)責(zé)人交接清單……人事檔案包含了員工的基本個(gè)人信息，管理工作不容忽視。3、公司人事管理風(fēng)險(xiǎn)性評(píng)估：（1）暫無(wú)風(fēng)險(xiǎn)：公司屬外資企業(yè)，而且成立剛一年多，在公司沒有任何指示情況下，HR部門建立健全了員工人事檔案管理，目前只供部分領(lǐng)導(dǎo)查閱某些員工基本情況（如學(xué)歷、工作經(jīng)歷）之用，還未出現(xiàn)因員工離職而提出將其人事檔案轉(zhuǎn)出的情況。（2）相應(yīng)措施：在人事檔案管理過(guò)程中，我們做到“三關(guān)”，一是把關(guān)檔案專人管理關(guān)，對(duì)其勝任、性格等把好關(guān)，并時(shí)時(shí)了解其思想狀況；二是把關(guān)保存關(guān)，公司提供了較好的檔案柜及檔案保管室；三是把關(guān)制度關(guān)，公司規(guī)定凡是違反人事檔案管理制度造成一定損失或影響，將按嚴(yán)重違反公司管理規(guī)定處理。做到以上“三關(guān)”當(dāng)然還不夠，需要HR部門領(lǐng)導(dǎo)時(shí)時(shí)檢查、跟蹤并予以及時(shí)處理。（3）居安思危：雖然公司有相對(duì)比較完備的管理制度，而且目前也沒有出現(xiàn)任何可預(yù)見的風(fēng)險(xiǎn)，但隨著公司不斷發(fā)展和員工人數(shù)的不斷增加，不同要求的員工將會(huì)對(duì)人事檔案的管理提出更多的要求，簡(jiǎn)單舉例如下：A：離職后進(jìn)入事業(yè)單位。如果員工考取公務(wù)員或被事業(yè)、國(guó)企、機(jī)關(guān)單位錄用，將對(duì)其人事檔案提出及時(shí)轉(zhuǎn)出要求，如果保管不善將引起糾紛甚至訴訟，所以對(duì)檔案專管人員及檔案室做出了較高要求。B：仍需補(bǔ)充員工資料。如部分員工經(jīng)過(guò)自學(xué)獲得的有關(guān)證照沒有及時(shí)予以進(jìn)行催交。C：管理仍待加強(qiáng)。如部分領(lǐng)