電子會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范

電子會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范1范圍本文件規(guī)定了電子會(huì)計(jì)資料形成、收集、整理、歸檔和電子會(huì)計(jì)檔案保管、統(tǒng)計(jì)、利用、鑒定、處置等工作的要求。本文件適用于機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織（以下簡(jiǎn)稱“單位”）開(kāi)展電子會(huì)計(jì)檔案管理活動(dòng)。

2規(guī)范性引用文件下列文件中的內(nèi)容通過(guò)文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對(duì)應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。

DA/T15磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范

DA/T38檔案級(jí)可錄類光盤CDR、DVD-R、DVD十R技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范

DA/T39會(huì)計(jì)檔案案卷格式

DA/T70文書類電子檔案檢測(cè)一般要求3術(shù)語(yǔ)和定義下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本文件。

3.1電子會(huì)計(jì)資料electronicaccountingdocument單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算過(guò)程中通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸、存儲(chǔ)的記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的電子形式的各種會(huì)計(jì)信息記錄。注：電子會(huì)計(jì)資料包括以電子形式存在的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)資料。其中，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告包括企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、政府會(huì)計(jì)主體的財(cái)務(wù)報(bào)告和決算報(bào)告、民間非營(yíng)利組織財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，以及其他會(huì)計(jì)主體的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告。

3.2電子會(huì)計(jì)檔案electronicaccountingarchive在會(huì)計(jì)核算工作中由電子計(jì)算機(jī)直接形成或接收、傳輸、存儲(chǔ)并歸檔，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)，具有憑證、查考和保存價(jià)值的電子會(huì)計(jì)資料。

3.3會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)accountingsystem單位為進(jìn)行會(huì)計(jì)核算而使用的，用于直接采集數(shù)據(jù)，處理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，生成會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)資料，并對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行轉(zhuǎn)換、輸出、分析和利用的計(jì)算機(jī)軟件、軟件系統(tǒng)或軟件功能模塊。

3.4業(yè)務(wù)系統(tǒng)businesssystem除會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)外，其他產(chǎn)生電子會(huì)計(jì)憑證的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、報(bào)銷系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)等計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)。

3.5電子會(huì)計(jì)檔案管理信息系統(tǒng)electronicaccountingarchivesmanagementinformationsystem單位用于電子會(huì)計(jì)資料收集、整理、歸檔以及電子會(huì)計(jì)檔案保管、統(tǒng)計(jì)、利用、鑒定、處置等業(yè)務(wù)的電子檔案管理信息系統(tǒng)或軟件功能模塊。4管理原則和要求

4.1單位應(yīng)加強(qiáng)電子會(huì)計(jì)檔案管理工作，建立和完善電子會(huì)計(jì)資料的形成、收集、整理、歸檔和電子會(huì)計(jì)檔案保管、統(tǒng)計(jì)、利用、鑒定、處置等管理制度，采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)和措施，保證電子會(huì)計(jì)檔案在傳遞及存儲(chǔ)過(guò)程中的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。

4.2單位應(yīng)將電子會(huì)計(jì)檔案管理工作納入會(huì)計(jì)人員、檔案人員、相關(guān)業(yè)務(wù)人員崗位職責(zé)和績(jī)效考核。

4.3單位的會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)或會(huì)計(jì)人員所屬機(jī)構(gòu)（以下統(tǒng)稱單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)）負(fù)責(zé)應(yīng)歸檔的電子會(huì)計(jì)資料收集、整理、歸檔等工作，定期向單位的檔案管理機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員所屬機(jī)構(gòu)（以下統(tǒng)稱單位檔案管理機(jī)構(gòu))移交。

4.4單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)電子會(huì)計(jì)檔案保管、統(tǒng)計(jì)、利用、鑒定、處置等工作，并對(duì)電子會(huì)計(jì)資料的收集、整理、歸檔等進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。單位也可以委托具備檔案管理?xiàng)l件的機(jī)構(gòu)代為管理電子會(huì)計(jì)檔案。

4.5單位的信息技術(shù)機(jī)構(gòu)應(yīng)在相關(guān)會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)及業(yè)務(wù)系統(tǒng)規(guī)劃、分析、設(shè)計(jì)、實(shí)施、運(yùn)維等過(guò)程中落實(shí)電子會(huì)計(jì)資料歸檔要求，將電子會(huì)計(jì)資料歸檔要求在會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)及業(yè)務(wù)系統(tǒng)中予以實(shí)現(xiàn)，提供信息技術(shù)支持，并負(fù)責(zé)電子會(huì)計(jì)檔案管理信息系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù)。

4.6單位應(yīng)加強(qiáng)電子會(huì)計(jì)檔案的安全保密管理，涉密電子會(huì)計(jì)資料和電子會(huì)計(jì)檔案管理按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

4.7符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定形成（或接收）并按照本文件管理的電子會(huì)計(jì)資料，可僅以電子形式歸檔保存。5電子會(huì)計(jì)檔案管理流程電子會(huì)計(jì)檔案管理由會(huì)計(jì)人員、檔案人員分工負(fù)責(zé)，涉及會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)、電子會(huì)計(jì)檔案管理信息系統(tǒng)等信息系統(tǒng)，管理過(guò)程包括電子會(huì)計(jì)資料的形成、收集、整理、歸檔和電子會(huì)計(jì)檔案的保管、統(tǒng)計(jì)、利用、鑒定、處置等，管理流程見(jiàn)圖1。6電子會(huì)計(jì)資料的形成

6.1內(nèi)部形成的電子會(huì)計(jì)資料應(yīng)經(jīng)過(guò)經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序，內(nèi)容及元數(shù)據(jù)齊全完整。元數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容等一定應(yīng)符合附錄A的規(guī)定。

6.2電子會(huì)計(jì)資料應(yīng)形成相應(yīng)格式的獨(dú)立的電子文件進(jìn)行歸檔。

6.3內(nèi)部形成的電子會(huì)計(jì)資料應(yīng)按一定的時(shí)間和單元輸出歸檔電子會(huì)計(jì)資料，文件大小應(yīng)便于管理和利用，各類電子會(huì)計(jì)資料輸出時(shí)間及格式應(yīng)符合以下要求。

a)內(nèi)部形成的電子會(huì)計(jì)憑證應(yīng)在辦理完畢后輸出成歸檔電子會(huì)計(jì)憑證，并在輸出信息中體現(xiàn)相關(guān)聯(lián)電子會(huì)計(jì)憑證間的關(guān)聯(lián)關(guān)系。從外部接收的電子會(huì)計(jì)憑證一般以原格式歸檔。如原格式不符合歸檔要求，應(yīng)將專用軟件一并歸檔，或?qū)⒃袷睫D(zhuǎn)換為符合歸檔要求的格式，原格式與符合歸檔要求格式的電子會(huì)計(jì)資料一并歸檔。

b)電子會(huì)計(jì)賬簿可按月、季、年等周期定期輸出歸檔電子會(huì)計(jì)賬簿，輸出周期可根據(jù)數(shù)據(jù)量大小確定。

c)電子財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告可按會(huì)計(jì)期間輸出歸檔電子財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告。

6.4電子會(huì)計(jì)資料歸檔版式推薦使用OFD格式，不具備應(yīng)用OFD格式條件的單位可使用PDF格式或其他符合長(zhǎng)期保存要求的版式格式。為方便解析和統(tǒng)計(jì)，可同步輸出類XML描述文件歸檔。

7電子會(huì)計(jì)資料的收集

7.1電子會(huì)計(jì)資料歸檔范圍應(yīng)符合附錄B的規(guī)定，各單位可參考但不限于附錄B確定本單位電子會(huì)計(jì)資料歸檔范圍。7.2屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料及其元數(shù)據(jù)應(yīng)由會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)傳輸至電子會(huì)計(jì)檔案管理信息系統(tǒng)，傳輸過(guò)程安全可控。電子會(huì)計(jì)檔案元數(shù)據(jù)方案應(yīng)符合附錄A的規(guī)定。

7.3電子會(huì)計(jì)資料收集一般通過(guò)接口在線自動(dòng)收集，接口方案見(jiàn)附錄C。

7.4電子會(huì)計(jì)資料收集時(shí)應(yīng)梳理電子會(huì)計(jì)資料的來(lái)源，歸檔電子會(huì)計(jì)資料與來(lái)源系統(tǒng)對(duì)照關(guān)系可參照表1。7.5電子會(huì)計(jì)資料收集時(shí)應(yīng)按照DA/T70中的相關(guān)要求進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性和安全性檢測(cè)。經(jīng)檢測(cè)合格的電子會(huì)計(jì)資料方可登記進(jìn)入電子會(huì)計(jì)檔案管理信息系統(tǒng)。檢測(cè)不合格的，應(yīng)重新收集并在檢測(cè)合格后登記進(jìn)入電子會(huì)計(jì)檔案管理信息系統(tǒng)。

7.6檢測(cè)合格的電子會(huì)計(jì)資料應(yīng)根據(jù)附錄B劃定保管期限。電子會(huì)計(jì)檔案保管期限分為永久和定期，定期一般為10年和30年，從會(huì)計(jì)年度結(jié)束后的第一天算起。附錄B中的電子會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限，各單位可根據(jù)工作需要選擇更高的保管期限。

7.7各單位電子會(huì)計(jì)檔案的具體名稱如有同附錄B所列名稱不一致的，應(yīng)比照類似檔案的保管期限辦理。8電子會(huì)計(jì)資料的整理

8.1整理時(shí)間電子會(huì)計(jì)資料收集完成后應(yīng)及時(shí)整理。其中，電子會(huì)計(jì)憑證、電子會(huì)計(jì)賬簿、電子固定資產(chǎn)卡片、電子財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告及其他電子會(huì)計(jì)資料應(yīng)分別在會(huì)計(jì)年度結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)、會(huì)計(jì)決算后1個(gè)月內(nèi)、固定資產(chǎn)報(bào)廢后1年內(nèi)、電子財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告生成后1個(gè)月內(nèi)、會(huì)計(jì)年度結(jié)束后3個(gè)月內(nèi)完成整理。

8.2原則整理電子會(huì)計(jì)資料應(yīng)按照其自然形成規(guī)律和固有特點(diǎn)，保持電子會(huì)計(jì)資料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的保存價(jià)值，便于保管和利用。形成電子會(huì)計(jì)資料數(shù)量較少的單位，將電子會(huì)計(jì)資料按照8.3進(jìn)行分類后可按件整理。

8.3分類

8.3.1制定分類方案電子會(huì)計(jì)資料整理時(shí)應(yīng)按照電子會(huì)計(jì)檔案分類方案進(jìn)行分類。電子會(huì)計(jì)檔案分類方案按照8.3.3進(jìn)行編制，并嵌入電子會(huì)計(jì)檔案管理信息系統(tǒng)中。8.3.2電子會(huì)計(jì)檔案分類原則電子會(huì)計(jì)檔案分類原則如下。a)按會(huì)計(jì)資料形式分類：即按會(huì)計(jì)資料的內(nèi)容形式分類。一般分為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、其他會(huì)計(jì)資料4類。

b)按會(huì)計(jì)年度分類：即按會(huì)計(jì)檔案針對(duì)的會(huì)計(jì)年度分類。

c)按保管期限分類：即按會(huì)計(jì)檔案的保管期限分類。

d)按組織機(jī)構(gòu)分類：即按會(huì)計(jì)檔案形成的組織機(jī)構(gòu)分類。一般用于總預(yù)算會(huì)計(jì)單位的會(huì)計(jì)檔案分類。e)按會(huì)計(jì)類型分類：即按會(huì)計(jì)檔案反映的會(huì)計(jì)類型分類。一般用于稅務(wù)機(jī)關(guān)的會(huì)計(jì)檔案分類。

8.3.3分類方法推薦使用的分類方法及適用性如下。a)會(huì)計(jì)資料形式·會(huì)計(jì)年度·保管期限分類法，具體應(yīng)符合附錄D中D.1的規(guī)定，適用于中、小型單位，即會(huì)計(jì)檔案的年形成量不大的單位，也是目前大多數(shù)單位采用的方法。b)會(huì)計(jì)年度·會(huì)計(jì)資料形式·保管期限分類法，具體應(yīng)符合D.2的規(guī)定，適用于預(yù)算單位。c)會(huì)計(jì)年度·組織機(jī)構(gòu)·會(huì)計(jì)資料形式·保管期限分類法，具體應(yīng)符合D.3的規(guī)定，適用于多個(gè)部門產(chǎn)生會(huì)計(jì)檔案的單位以及各級(jí)總預(yù)算單位。d)會(huì)計(jì)年度·會(huì)計(jì)類型·會(huì)計(jì)資料形式·保管期限分類法，具體應(yīng)符合D.4的規(guī)定，適用于專業(yè)性強(qiáng)的各級(jí)稅務(wù)機(jī)關(guān)。8.3.4類別號(hào)設(shè)置電子會(huì)計(jì)檔案類別號(hào)的設(shè)置應(yīng)科學(xué)、簡(jiǎn)潔，可根據(jù)實(shí)際擴(kuò)展。會(huì)計(jì)年度采用4位阿拉伯?dāng)?shù)字，會(huì)計(jì)資料形式、保管期限、組織機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)類型等類目一般采用大寫漢語(yǔ)拼音字母、阿拉伯?dāng)?shù)字或二者組合編制，不應(yīng)有重號(hào)。上、下級(jí)類目編號(hào)間用“·”分隔。

8.4電子會(huì)計(jì)憑證的組件、組卷及排列

8.4.1電子會(huì)計(jì)憑證按記賬憑證號(hào)組件，記賬憑證及其附帶的原始憑證、其他附件等組成一件。件內(nèi)按記賬憑證、原始憑證、其他附件的順序排列。8.4.2電子會(huì)計(jì)憑證一般按時(shí)間組卷，即將電子會(huì)計(jì)憑證按適當(dāng)?shù)臅r(shí)間周期組卷，卷內(nèi)電子會(huì)計(jì)憑證按憑證號(hào)先后順序排列。實(shí)行電子會(huì)計(jì)憑證分類的，按類型結(jié)合時(shí)間組卷，不同類型的電子會(huì)計(jì)憑證不應(yīng)組成一卷。8.4.3電子會(huì)計(jì)憑證案卷按時(shí)間先后順序排列。實(shí)行電子會(huì)計(jì)憑證分類的，電子會(huì)計(jì)憑證案卷按類型結(jié)合時(shí)間順序排列。8.4.4同一記賬憑證號(hào)的會(huì)計(jì)憑證存在不同記錄形式時(shí)，可分別按照不同記錄形式進(jìn)行整理，并以元數(shù)據(jù)的方式記錄其關(guān)聯(lián)關(guān)系。如記賬憑證為電子形式、原始憑證為紙質(zhì)形式時(shí)，記賬憑證按電子檔案形式整理，成為一件電子檔案；原始憑證以紙質(zhì)檔案形式整理，成為一件紙質(zhì)檔案。同時(shí)，在記賬憑證的相應(yīng)元數(shù)據(jù)中注明其原始憑證號(hào)，在原始憑證適當(dāng)位置注明其對(duì)應(yīng)記賬憑證號(hào)。8.5電子會(huì)計(jì)賬簿的組件、組卷及排列

8.5.1電子會(huì)計(jì)賬簿根據(jù)6.3按科目、會(huì)計(jì)周期，結(jié)合單個(gè)電子文件可存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)量組件。其中，電子固定資產(chǎn)卡片按固定資產(chǎn)編號(hào)組件，同一固定資產(chǎn)編號(hào)的電子固定資產(chǎn)卡片組成一件。

8.5.2電子會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)在一個(gè)會(huì)計(jì)年度內(nèi)按類型定期組卷。卷內(nèi)電子會(huì)計(jì)賬簿按形成時(shí)間先后順序排列。

8.5.3不同類型的電子會(huì)計(jì)賬簿按總賬、明細(xì)分類賬、銀行存款日記賬、現(xiàn)金日記賬、固定資產(chǎn)卡片、其他輔助賬簿的順序排列，同一類型的電子會(huì)計(jì)賬簿按時(shí)間順序排列。

8.6電子財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告及其他電子會(huì)計(jì)資料的組件、組卷及排列

8.6.1電子財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告按類型結(jié)合周期組件。不同類型、不同周期的報(bào)告不應(yīng)組成一件。

8.6.2電子財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告按月報(bào)、季報(bào)、半年報(bào)、年報(bào)分別組卷。卷內(nèi)電子財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告按形成時(shí)間先后順序排列。

8.6.3電子財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告案卷按月報(bào)、季報(bào)、半年報(bào)、年報(bào)的順序排列，同一類型電子財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告案卷按時(shí)間先后順序排列。

8.6.4除前述外的其他電子會(huì)計(jì)資料按類別結(jié)合時(shí)間整理組卷，不同類別和保管期限的電子會(huì)計(jì)資料不應(yīng)組成一卷。卷內(nèi)電子會(huì)計(jì)資料按形成時(shí)間順序排列。8.7編號(hào)排列好的電子會(huì)計(jì)資料應(yīng)編制檔號(hào)，檔號(hào)格式為“[全宗號(hào)-]類別號(hào)-案卷號(hào)-件號(hào)（卷內(nèi)序號(hào)）”。類別號(hào)由分類方案給定；案卷號(hào)和件號(hào)（卷內(nèi)序號(hào)）由4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，不足4位的，前面用“0”補(bǔ)足。

9電子會(huì)計(jì)資料的歸檔

9.1經(jīng)整理的電子會(huì)計(jì)資料在會(huì)計(jì)年度終了后，可由單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管1年，再移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管。因工作需要確需推遲移交的，應(yīng)經(jīng)單位檔案管理機(jī)構(gòu)同意，但最長(zhǎng)不超過(guò)3年。臨時(shí)保管期間，電子會(huì)計(jì)檔案的保管應(yīng)符合國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，且出納人員不應(yīng)兼管電子會(huì)計(jì)檔案。

9.2單位檔案管理機(jī)構(gòu)在接收電子會(huì)計(jì)檔案時(shí)應(yīng)按照DA/T70的有關(guān)要求進(jìn)行檢測(cè)，檢測(cè)合格后方可接收。9.3電子會(huì)計(jì)檔案移交與接收時(shí)，雙方應(yīng)通過(guò)線上或線下及時(shí)辦理交接手續(xù)。10電子會(huì)計(jì)檔案的保管

10.1定期評(píng)估單位檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)每年對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的可讀性進(jìn)行評(píng)估，形成評(píng)估報(bào)告；如存在因系統(tǒng)軟硬件或其他技術(shù)升級(jí)、更新導(dǎo)致電子會(huì)計(jì)檔案不可讀取的風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行遷移。

10.2遷移評(píng)估電子會(huì)計(jì)檔案遷移前應(yīng)進(jìn)行遷移可行性評(píng)估，包括目標(biāo)載體、系統(tǒng)、格式的可持續(xù)性、安全性、經(jīng)濟(jì)性等評(píng)估，并保證遷移過(guò)程中電子會(huì)計(jì)檔案真實(shí)、完整，過(guò)程可控，防止遷移過(guò)程中電子會(huì)計(jì)檔案信息失或被非法篡改。10.3存儲(chǔ)

10.3.1電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)實(shí)施在線和離線存儲(chǔ)。在線存儲(chǔ)按電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行要求實(shí)施。離線存儲(chǔ)載體應(yīng)具有較好的耐久性，按優(yōu)先順序依次為一次性寫光盤、磁帶、硬磁盤等。

10.3.2重要電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)進(jìn)行一式三套離線存儲(chǔ)，三套離線存儲(chǔ)載體宜分開(kāi)