訂單處理課件

配送作業(yè)

《配送作業(yè)篇》項(xiàng)目六任務(wù)一訂單處理

2020年7月20日，嘉美超市北京市朝陽(yáng)區(qū)光華路店通過(guò)嘉美數(shù)據(jù)通信平臺(tái)向嘉美配送中心發(fā)出訂單申請(qǐng)表（見(jiàn)表），請(qǐng)求配送訂單上的貨物。任務(wù)導(dǎo)入

接到訂單后，嘉美配送中心馬上開(kāi)始進(jìn)行訂單處理。你知道訂單處理都有哪些步驟嗎？第一節(jié)—4

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一、接收訂單

（一）傳統(tǒng)訂貨方式

傳統(tǒng)訂貨方式是指以人力為主傳遞訂貨信息的方式，包括電話訂貨、傳真訂貨、郵寄訂貨、用戶自行取貨等。由于該方式存在訂貨過(guò)程煩瑣、人工處理錯(cuò)誤率高、訂單傳遞時(shí)間長(zhǎng)等弊端，目前已不常使用。第一節(jié)—5

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一、接收訂單

（二）電子訂貨方式

電子訂貨方式是指客戶借助計(jì)算機(jī)信息處理系統(tǒng)，將訂貨信息轉(zhuǎn)為電子信息，并且通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送訂單的一種訂貨方式。（1）掃描貨物條碼標(biāo)簽進(jìn)行訂貨。（2）利用POS系統(tǒng)進(jìn)行訂貨。（3）利用訂貨應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行訂貨。—6

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（一）堆碼的基本要求假設(shè)你是武漢中百魯巷賣場(chǎng)的采購(gòu)人員，該賣場(chǎng)計(jì)劃在2020年3月8日向中百配送中心訂購(gòu)一批貨物，并于2020年3月10日在中百魯巷倉(cāng)庫(kù)交貨。請(qǐng)想一想：你可以通過(guò)哪些方式完成訂貨？第一節(jié)—7

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二、訂單確認(rèn)

（一）確認(rèn)訂貨信息

接收訂單后，接單員首先需要確認(rèn)貨物的名稱、數(shù)量以及送貨日期等是否有誤或存在不符合配送中心要求的情形。如果送貨時(shí)間有問(wèn)題或出貨時(shí)間已延誤，接單員需要與客戶協(xié)商配送時(shí)間。此外，客戶如果采用的是電子訂貨方式，接單員還需要確認(rèn)支付信息和物流信息。訂貨信息的主要內(nèi)容第一節(jié)—8

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二、訂單確認(rèn)

（二）確認(rèn)客戶信用

核查客戶的財(cái)務(wù)狀況，判斷其支付該訂單賬款的能力。通常的做法是檢查客戶的應(yīng)付賬款是否已超出其信用額度。如已超出，則須經(jīng)過(guò)主管審核后，才能進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。第一節(jié)—9

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二、訂單確認(rèn)

（三）確認(rèn)訂單類型

不同類型訂單的交易形態(tài)及具體的處理方式訂單類型交易形態(tài)具體的處理方式一般交易訂單接單后按正常的作業(yè)程序進(jìn)行揀貨、配貨、送貨和收費(fèi)接單后，將相關(guān)信息輸入訂單處理系統(tǒng)，然后按訂單處理程序進(jìn)行處理，處理完畢后進(jìn)行揀貨、配貨、送貨、收費(fèi)等現(xiàn)銷式交易訂單與客戶當(dāng)場(chǎng)交易，直接給貨輸入訂單信息前，貨物就已交給客戶，故揀貨、配貨、送貨等環(huán)節(jié)不需要訂單信息，只需記錄交易信息即可間接交易訂單客戶向配送中心訂貨，但由供應(yīng)商直接配送給客戶接單后，配送中心將客戶的訂貨信息傳給供應(yīng)商，由其代配。采用這種方式時(shí)，送貨單是客戶自己制作或供應(yīng)商制作的，因此配送中心應(yīng)對(duì)出貨信息加以核對(duì)確認(rèn)合約式交易訂單通過(guò)與客戶簽訂配送合約的方式進(jìn)行交易，如簽訂在某時(shí)期內(nèi)定時(shí)配送指定數(shù)量貨物的合約配送中心在約定的送貨日將配送信息輸入系統(tǒng)，以便出貨配送；或一開(kāi)始便輸入合約中的訂貨信息并設(shè)定各批次的送貨時(shí)間，系統(tǒng)在約定日期來(lái)臨時(shí)自動(dòng)生成訂單寄庫(kù)式交易訂單客戶因促銷、降價(jià)等需要先訂購(gòu)一定數(shù)量的貨物，需要時(shí)再要求出貨客戶要求配送貨物時(shí)，配送中心應(yīng)核查倉(cāng)庫(kù)中是否有客戶要求配送的寄存貨物。若有，則出此貨物，并扣除此項(xiàng)貨物相應(yīng)的寄庫(kù)量。注意：此貨物的價(jià)格應(yīng)按客戶訂購(gòu)時(shí)的單價(jià)計(jì)算第一節(jié)—10

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二、訂單確認(rèn)

（四）確認(rèn)訂貨價(jià)格

客戶及其訂購(gòu)批量不同，同樣貨物的售價(jià)可能會(huì)不同。在輸入訂貨價(jià)格時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)加以審核。若輸入的價(jià)格有誤，系統(tǒng)將鎖定此訂單，以便主管審核。第一節(jié)—11

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二、訂單確認(rèn)

（五）確認(rèn)特殊要求

對(duì)于客戶訂購(gòu)的貨物，配送中心應(yīng)確認(rèn)其是否有包裝、分裝、貼標(biāo)簽等方面的特殊要求。若有，則應(yīng)詳細(xì)記錄。第一節(jié)—12

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三、設(shè)定訂單號(hào)碼

客戶的訂單上一般都有訂單編碼，不過(guò)這是客戶企業(yè)對(duì)訂單的編碼。為了便于管理，配送中心一般還需按自己的習(xí)慣或編碼原則對(duì)收到的訂單設(shè)定訂單號(hào)碼。設(shè)定訂單號(hào)碼，不僅可以方便系統(tǒng)查詢訂單、核算相關(guān)賬目，還有利于配送等其他相關(guān)工作的開(kāi)展。所有與訂單有關(guān)的后續(xù)處理工作的單證上及進(jìn)度報(bào)告中，都應(yīng)附有相應(yīng)訂單的號(hào)碼。第一節(jié)—13

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四、建立客戶檔案

（一）客戶檔案的內(nèi)容（1）客戶的名稱、代號(hào)、等級(jí)等。（2）客戶的信用額度。（3）客戶的付款方式及享受折扣的條件。（4）開(kāi)發(fā)或負(fù)責(zé)該客戶的業(yè)務(wù)員的資料。（5）客戶的收貨地址。（6）送貨車輛的類型。（7）客戶點(diǎn)的卸貨特點(diǎn)。（8）客戶的配送要求。（9）延遲訂單的處理方式。第一節(jié)—14

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四、建立客戶檔案

（二）客戶檔案的形式客戶檔案有多種形式，配送中心可根據(jù)訂單處理系統(tǒng)的要求自行設(shè)計(jì)。某配送中心的客戶檔案如表所示?？蛻羧Q：客戶編碼：?jiǎn)挝辉敿?xì)地址：法人代表：聯(lián)系電話：訂（供）貨負(fù)責(zé)人：聯(lián)系電話：送貨地址：送貨車輛的類型：客戶點(diǎn)的卸貨特點(diǎn)：客戶的配送要求：客戶檔案第一節(jié)—15

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四、建立客戶檔案

（二）客戶檔案的形式續(xù)表付款方式：折扣率的條件：延遲訂單的處理方式：其他說(shuō)明企業(yè)規(guī)模注冊(cè)類型單位類別隸屬關(guān)系上年固定資產(chǎn)值上年總產(chǎn)值潛在購(gòu)買力往年信用情況說(shuō)明今年信用情況分析受信等級(jí)□一級(jí)

□二級(jí)

□三級(jí)

□四級(jí)

□五級(jí)上年銷售情況：上年貸款回籠情況：本年銷售計(jì)劃：本年貸款回籠計(jì)劃：與我司合作歷史：主要競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手：本年銷售采用的方案說(shuō)明：備注：第一節(jié)—16

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五、查詢與分配存貨（一）存貨查詢

存貨查詢的目的在于確認(rèn)庫(kù)存是否能滿足客戶需求。存貨資料一般包括貨物的名稱、編碼、庫(kù)存量（包括原始庫(kù)存量和現(xiàn)有庫(kù)存量）、儲(chǔ)存期限、期望進(jìn)貨時(shí)間等。在訂單處理系統(tǒng)中輸入客戶所訂貨物的名稱及編碼后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)查詢?cè)撠浳锏膸?kù)存情況。若缺貨，系統(tǒng)會(huì)提供貨物的詳細(xì)資料以便采購(gòu)，或顯示此貨物已采購(gòu)但未入庫(kù)的信息，便于接單員與客戶進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)，從而提高接單和訂單處理的效率。第一節(jié)—17

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五、查詢與分配存貨（二）存貨分配1．單一訂單分配單一訂單分配多為線上即時(shí)分配，也就是在輸入訂單信息時(shí)，系統(tǒng)就將存貨分配給該訂單所對(duì)應(yīng)的客戶。單一訂單分配的流程較簡(jiǎn)單，但是采用該方式分配存貨時(shí)，每次只能分配一張訂單，因此工作效率較低。大批量存貨的分配適合采用這種方式。第一節(jié)—18

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五、查詢與分配存貨（二）存貨分配2．批次訂單分配（1）按接單順序分批。若一天有多個(gè)配送批次，可根據(jù)配送批次，將訂單按接單先后分為幾個(gè)批次處理。（2）按配送區(qū)域或路徑分批。將同一配送區(qū)域或同一送貨路徑的訂單匯總后統(tǒng)一處理，如圖所示。第一節(jié)—19

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五、查詢與分配存貨（二）存貨分配2．批次訂單分配（3）按流通加工需求分批。將加工處理需求或流通加工需求相同的訂單匯總、合并后統(tǒng)一處理，如圖所示。第一節(jié)—20

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五、查詢與分配存貨（二）存貨分配2．批次訂單分配（4）按車輛需求分批。將對(duì)配送車輛有相同需求（如低溫、冷凍、冷藏等）的訂單匯總、合并后統(tǒng)一處理，如圖所示。第一節(jié)—21

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五、查詢與分配存貨（三）分配后存貨不足的處理方法若現(xiàn)有存貨的數(shù)量無(wú)法滿足客戶的需求，且客戶不愿意以替代品替代，則應(yīng)根據(jù)客戶的意愿與配送中心的政策，采用合適的處理方法，類別約束條件處理說(shuō)明客戶不允許延期交貨配送中心無(wú)法重新調(diào)撥刪除訂單上不足額的訂貨，甚至取消訂單配送中心可以重新調(diào)撥重新分配訂單客戶希望所有訂單一起配送，但是配送中心無(wú)法重新調(diào)撥取消客戶訂單客戶允許

延期交貨客戶允許延期交貨，且希望所有訂單一起配送等待所有貨物備齊后一起配送客戶允許

不足額訂單配送中心不允許分批出貨刪除不足額訂單配送中心政策允許分批出貨等待有貨時(shí)再補(bǔ)送客戶同意在處理下一張訂單時(shí)補(bǔ)送與下一張訂單合并配送分配后存貨不足的處理方法課堂互動(dòng)

某配送中心的客戶訂單上有A類貨物180件，客戶要求盡快送達(dá)。經(jīng)查詢，發(fā)現(xiàn)倉(cāng)庫(kù)里沒(méi)有足夠的該類貨物，與客戶溝通后，客戶不允許延期交貨。此時(shí)，配送中心該如何處理？如果客戶同意延期交貨，又該如何處理？3～5人為一組，討論處理方法，教師隨機(jī)選擇學(xué)生回答。第一節(jié)—23

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六、計(jì)算揀取時(shí)間為了有計(jì)劃地安排出貨，接單員事先要掌握揀取每張訂單或每批訂單上的貨物可能花費(fèi)的時(shí)間，以便有計(jì)劃地安排出貨。計(jì)算揀取時(shí)間的步驟如下：計(jì)算揀取每一單元（托盤、箱、單品）貨物的時(shí)間。

（1）計(jì)算揀取單元貨物的時(shí)間第一節(jié)—24

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六、計(jì)算揀取時(shí)間（2）計(jì)算揀取每種貨物的時(shí)間。計(jì)算出揀取單元貨物的時(shí)間后，便可根據(jù)每品項(xiàng)的訂購(gòu)數(shù)量，以及每種貨物的尋找、行走時(shí)間，計(jì)算出揀取每種貨物的時(shí)間。為輔助計(jì)算，可列出相應(yīng)的揀取時(shí)間表，如表所示。

揀取每種貨物的時(shí)間品項(xiàng)揀取單元揀取時(shí)間尋找、行走時(shí)間揀取時(shí)間合計(jì)貨物A托盤箱單品貨物B托盤箱單品第一節(jié)—25

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六、計(jì)算揀取時(shí)間（三）分配后存貨不足的處理方法（3）計(jì)算揀取整張或整批訂單上所有貨物的時(shí)間。根據(jù)每一訂單或每批訂單的訂貨品項(xiàng)和輔助作業(yè)的時(shí)間，便可計(jì)算出揀取整張訂單或某批訂單上所有貨物的時(shí)間。為輔助計(jì)算，可列出相應(yīng)的揀取時(shí)間表，如表所示。

揀取整張或整批訂單上所有貨物的時(shí)間品項(xiàng)揀取單元單元數(shù)量單元揀取時(shí)間品項(xiàng)揀取時(shí)間貨物A托盤箱單品貨物B托盤箱單品揀取時(shí)間合計(jì)第一節(jié)—26

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七、輸出訂單資料（一）揀貨單

揀貨單是揀貨作業(yè)的主要依據(jù)，其作用是為貨物的出庫(kù)作業(yè)提供相應(yīng)指示。接單員應(yīng)根據(jù)貨物貨位的前后順序填寫揀貨單，盡量減少揀貨員往返取貨的次數(shù)。訂單編碼加工要求：客戶名稱出貨類別出貨日期年

月

日揀貨日期年

月

日揀貨人核查日期年

月

日核查人序號(hào)貨位貨物名稱貨物編碼規(guī)格型號(hào)包裝單位數(shù)量備注箱托盤單件

揀貨單編碼：

填寫日期：年月日倉(cāng)管員：

審核：

制單：第一節(jié)—27

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七、輸出訂單資料（二）送貨單

送貨單是給客戶簽收、確認(rèn)的出貨資料，其格式如圖所示。客戶資料客戶名稱送貨單位資料出貨類別客戶編碼運(yùn)輸方式收貨單位編碼承運(yùn)單位收貨單位聯(lián)系人聯(lián)系人聯(lián)系電話聯(lián)系電話貨物資料貨物編碼貨物名稱規(guī)格包裝單位實(shí)收數(shù)量金額備注箱托盤單件

送貨單編碼：

填寫日期：年月日押運(yùn)人（司機(jī)）：

審核：

制單：第一節(jié)—28

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七、輸出訂單資料（三）缺貨資料（1）缺貨單（見(jiàn)圖）：按貨物類別查詢或按供應(yīng)商類別查詢所缺貨物的資料，用以提醒采購(gòu)員及時(shí)進(jìn)貨。

缺貨單制單人：制單時(shí)間：年月日貨物名稱規(guī)格單位生產(chǎn)廠家?guī)齑媪啃枨罅總渥⒌谝还?jié)—29

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七、輸出訂單資料（三）缺貨資料（2）缺貨訂單（見(jiàn)圖）：按客戶類別查詢或按業(yè)務(wù)員類別查詢所缺貨物的訂單資料，用以提醒業(yè)務(wù)人員及時(shí)處理。訂單號(hào)訂單客戶