人事檔案與信息保密規(guī)定

人事檔案與信息保密規(guī)定第一條總則本規(guī)定依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及公司內(nèi)部管理要求訂立，旨在規(guī)范企業(yè)內(nèi)部人事檔案的管理與信息保密工作，確保企業(yè)員工個人信息的安全性和保密性，維護公司的合法權(quán)益和商業(yè)秘密。第二條適用范圍本規(guī)定適用于公司內(nèi)部全部員工、顧問以及外包人員等，包含正式員工、臨時工、實習(xí)生等，并適用于公司內(nèi)全部的人事檔案和員工的相關(guān)信息。第三條信息保密全部員工在崗期間及離職后，對于公司的商業(yè)機密、經(jīng)營秘密、商業(yè)計劃、財務(wù)情形、技術(shù)資料、客戶名單、研發(fā)計劃等一切涉及公司及其客戶的信息均須保密，不得泄露給外部人員或利用于個人利益或其他組織的利益。員工應(yīng)對公司內(nèi)部溝通、會議討論、文件傳遞等場合的保密要求嚴加遵守，不得將涉及公司信息的文件或資料隨便丟棄、外傳或存儲在個人非授權(quán)的設(shè)備中。員工因工作需要與外部人員溝通時，應(yīng)遵守公司相關(guān)規(guī)定，僅限于授權(quán)范圍內(nèi)的信息共享，并確保對方具有相應(yīng)的保密意識和措施。離職員工應(yīng)簽署保密協(xié)議，明確對離職后仍適用的保密責(zé)任，不得以任何形式披露、復(fù)制、傳播或使用公司和客戶的保密信息。第四條人事檔案管理公司應(yīng)設(shè)立特地的人事檔案管理部門，并委派專人負責(zé)人事檔案的管理工作，確保檔案的安全性和完整性。人事檔案應(yīng)依照員工入職時供應(yīng)的相關(guān)信息進行建檔，包含但不限于個人身份證明、家庭住址、聯(lián)系方式、教育背景、工作經(jīng)過等，并定期更新員工的檔案信息。公司應(yīng)訂立人事檔案的管理規(guī)程，明確檔案的保管期限、格式、整理和維護方式，嚴格依照規(guī)程執(zhí)行，確保檔案的準確、完整和安全。檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行審核和整理，排出重復(fù)、過期或無效的檔案，并進行備份和歸檔，確保檔案的長期保管和存儲安全。人事檔案僅限授權(quán)人員查閱和使用，未經(jīng)授權(quán)人員不得擅自查閱、復(fù)制或泄露檔案內(nèi)容。全部查閱記錄應(yīng)由管理部門進行登記，并及時核實和追溯。第五條人事檔案使用公司員工個人有權(quán)查閱、復(fù)制和更正本身的人事檔案信息，但需提前向檔案管理部門申請，并經(jīng)過合法、合規(guī)的身份認證程序。未經(jīng)公司授權(quán)和相關(guān)法律法規(guī)許可，員工不得將人事檔案信息用于其他用途，包含但不限于個人求職、商業(yè)競爭等。對于違反規(guī)定者，將依法追究法律責(zé)任。正式員工離職后，公司仍保存員工的人事檔案信息，用于后續(xù)的法定要求、業(yè)務(wù)需要等合法用途。除非經(jīng)員工本人書面申請，公司不得隨便銷毀或轉(zhuǎn)移員工的人事檔案信息。第六條懲罰和追責(zé)對于違反本規(guī)定的行為，依據(jù)情節(jié)輕重和影響程度，將依法依規(guī)采取相應(yīng)的紀律和法律措施，包含但不限于口頭警告、書面警告、禁閉、職務(wù)調(diào)整、解除勞動合同等。對于利用人事檔案信息從事非法活動、人為破壞人事檔案、竊取人事檔案信息等嚴重情況，公司將保存追究法律責(zé)任的權(quán)利，并向有關(guān)部門舉報。第七條附則本規(guī)定自頒布之日